TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL ENTIDAD PRODUCTORA: COMISION NACIONAL DEL SERVICIO CIVIL OFICINA PRODUCTORA: 1400 OFICINA ASESORA JURIDICA Pagina 1 de 6 CÓDIGO D

P

S

Sb

01 1400

1400

1400

RL

RL

RL

01

01

CÓDIGO: D = Dependencia P: Proceso S= Serie Documental; Sb= Subserie Documental

Firma responsable:

SERIE, SUBSERIE Y TIPOS DOCUMENTALES

ACCIONES CONSTITUCIONALES 1 DE CUMPLIMIENTO Notificación de la Acción Respuesta Requerimiento adicional del despacho judicial Respuesta al requerimiento Sentencia o fallo en primera instancia Cumplimiento a la Orden Judicial en primera instancia Impugnacion Requerimiento del despacho judicial en segunda instancia Respuesta al requerimiento Sentencia o fallo en segunda instancia Cumplimiento a la Orden Judicial en segunda instancia 2 DE TUTELA Notificación de la Acción Respuesta Requerimiento adicional del despacho judicial Respuesta al requerimiento Sentencia o fallo en primera instancia Cumplimiento a la Orden Judicial en primera instancia Impugnacion Requerimiento del despacho judicial en segunda instancia Respuesta al requerimiento Sentencia o fallo en segunda instancia Cumplimiento a la Orden Judicial en segunda instancia 3 POPULARES Notificación de la Acción Respuesta Citación Ficha Técnica Certificación Decisión Comité Audiencia Pacto de Cumplimiento Sentencia o fallo en primera instancia Cumplimiento a la Orden Judicial en primera instancia Impugnacion Requerimiento del despacho judicial en segunda instancia Respuesta al requerimiento Sentencia o fallo en segunda instancia Cumplimiento a la Orden Judicial en segunda instancia SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES: Mayúscula sostenida en negrilla = SERIE Mayúscula sostenida = SUBSERIE Tipo Documental

_____________________________________________________ Responsable Oficina

RETENCIÓN EN AÑOS ARCHIVO ARCHIVO GESTIÓN CENTRAL

DISPOSICIÓN FINAL CT

E

M

S

PROCEDIMIENTO

2

12

X

Una vez cumplido su tiempo de retención se puede eliminar debido a la perdida de valor legal y probatorio.

2

12

X

Una vez cumplido su tiempo de retención se puede eliminar debido a la perdida de valor legal y probatorio.

2

10

X

Una vez cumplido su tiempo de retención se puede eliminar debido a la perdida de valor legal y probatorio.

RETENCIÓN EN AÑOS: AG = Archivo de Gestión AC = Archivo Central

__________________________________ Responsable Comite

DISPOSICIÓN FINAL: CT = Conservación Total; E = Eliminación M = Conservación en imágenes; S = Selección

Fecha: Febrero 2015

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL ENTIDAD PRODUCTORA: COMISION NACIONAL DEL SERVICIO CIVIL OFICINA PRODUCTORA: 1400 OFICINA ASESORA DE JURIDICA pagina 2 de 6 CÓDIGO D

P

S

Sb

03 1400

RL

SERIE, SUBSERIE Y TIPOS DOCUMENTALES ACTAS 4 DEL COMITÉ DE CONCILIACIÓN Y DEFENSA JUDICIAL Citación al Comité Acta de Comité de Conciliación y Defensa Judicial Informe de Procesos Judiciales

15

1400

16

1400

RL

17 CT

2

DISPOSICIÓN FINAL CT

E

M

10

CONCILIACIONES 1 PREJUDICIALES Solicitud de conciliación Citacion Ficha tecnica Certificación Decisión Comité Acta de Audiencia de Conciliación Aprobación judicial de acuerdo conciliatorio Soportes de cumplimiento de acuerdo conciliatorio CONTRATOS 1 DE ARRENDAMIENTO Estudio Previos Solicitud Certificado Disponibilidad Presupuestal Certificado Disponibilidad Presupuestal Condiciones del Bien.

2

5

Una vez terminado su tiempo de retención en el archivo central esta serie se elimina porque se actualiza permanentemente en el archivo de gestión.

X

1

5

X Una vez cumplido su tiempo de retención se puede eliminar debido a la perdida de valor legal y probatorio.

2

16

X

Firma responsable:

SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES: Mayúscula sostenida en negrilla = SERIE Mayúscula sostenida = SUBSERIE Tipo Documental

_____________________________________________________ Responsable Oficina

X Una vez cumplido su periodo de retención el Jefe de la Oficina Juridica determinara el contrato por año a seleccionar para la conservacion total, el cual debe contribuir a la memoria institucional con referencia a los procesos realizados dentro de la entidad

Registro Único Tributario Certificación de Existencia y Representación Legal (si aplica) Certificación de Antecedentes Disciplinarios Certificado de Antecedentes Fiscales Certificado de Aportes a Seguridad Social Certificación Bancaria Cedula Ciudadanía Acto Administrativo de Justificación Contrato Certificado Registro Presupuestal (CRP) Garantía Única (si aplica) Designacion de supervisor Notificación de Supervisión Acta de Inicio Publicación en SECOP Soportes de pago. Modificaciones Contractuales (Adiciones, prorrogas, suspensiones, Acta de Liquidación

CÓDIGO: D = Dependencia P= Proceso S= Serie Documental; Sb= Subserie Documental

PROCEDIMIENTO

Se transfiere para conservacion total y se digitaliza debido a que estos documentos dan testimonio de las decisiones tomadas dentro de la entidad.

X

Certificado de Libertad y tradicion del inmueble o del bien mueble.

1400

S

CONCEPTOS 1 JURIDICOS Nota Interna Solicitud de Concepto Jurídico Concepto Jurídico

RL

RETENCIÓN EN AÑOS ARCHIVO ARCHIVO GESTIÓN CENTRAL

RETENCIÓN EN AÑOS: AG = Archivo de Gestión AC = Archivo Central

__________________________________ Responsable Comite

DISPOSICIÓN FINAL: CT = Conservación Total; E = Eliminación M = Conservación en imágenes; S = Selección

Fecha: Febrero 2015

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL ENTIDAD PRODUCTORA: COMISION NACIONAL DEL SERVICIO CIVIL OFICINA PRODUCTORA: 1400 OFICINA ASESORA DE JURIDICA pagina 3 de 6 CÓDIGO D

P

S

Sb

17 CT

1400

17 CT

1400

CÓDIGO: D = Dependencia P= Proceso S= Serie Documental; Sb= Subserie Documental

Firma responsable:

SERIE, SUBSERIE Y TIPOS DOCUMENTALES 2 DE COMODATO Estudios Previos Condiciones del Bien. Certificado de Libertad y tradicion del inmueble o del bien mueble. Registro Único Tributario Certificación de Existencia y Representación Legal (si aplica) Certificación de Antecedentes Disciplinarios Certificado de Antecedentes Fiscales Certificado de Aportes a Seguridad Social Cedula Ciudadanía Acto Administrativo de Justificación Certificado Registro Presupuestal (CRP) Garantía Única (si aplica) Aprobación de Garantía Única (si aplica) Designacion de supervisor Notificación de Supervisión Acta de Inicio Publicación en SECOP Modificaciones Contractuales (Adiciones, prorrogas, suspensiones, cesiones, modificaciones y demas) Acta de Liquidación 3 DE COMPRAVENTA / SUMINISTRO / CONSULTORIA Estudios Previos Solicitud Certificado de Disponibilidad Presupuestal – CDP Certificado de Disponibilidad Presupuestal Proyecto de Pliego de condiciones con Anexos Pliegos definitivos de condiciones con anexos Resolución de Apertura Resolución Designación Comité Evaluador Aviso de Convocatoria Invitación Publicación en Página Web y SECOP (la publicidad debde de ser de todos los actos adminsitrativos siguientes del proceso) Adendas Observaciones Respuesta a Observaciones Manifestación Limitada a mi Pymes Acta de Cierre Resolución Declaratoria Desierto Observaciones al Pliego Respuesta a Observaciones al Pliego Manifestación de Interés Propuesta u oferta Informe Evaluación de las Propuestas Observaciones Informes a Evaluación Respuesta a las Observaciones Resolución de Adjudicación Contrato Registro Presupuestal Garantía Única (si aplica) Aprobación de Garantía SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES: Mayúscula sostenida en negrilla = SERIE Mayúscula sostenida = SUBSERIE Tipo Documental

_____________________________________________________ Responsable Oficina

RETENCIÓN EN AÑOS ARCHIVO ARCHIVO GESTIÓN CENTRAL 2 3

DISPOSICIÓN FINAL CT

E

M

S

Una vez cumplido su periodo de retención el Jefe de la Oficina Juridica determinara el contrato por año a seleccionar para la conservacion total, el cual debe contribuir a la memoria institucional con referencia a los procesos realizados dentro de la entidad

X

2

10

X

PROCEDIMIENTO

X Una vez cumplido su periodo de retención el Jefe de la Oficina Juridica determinara el contrato por año a seleccionar para la conservacion total, el cual debe contribuir a la memoria institucional con referencia a los procesos realizados dentro de la entidad

RETENCIÓN EN AÑOS: AG = Archivo de Gestión AC = Archivo Central

__________________________________ Responsable Comite

DISPOSICIÓN FINAL: CT = Conservación Total; E = Eliminación M = Conservación en imágenes; S = Selección

Fecha: Febrero 2015

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL ENTIDAD PRODUCTORA: COMISION NACIONAL DEL SERVICIO CIVIL OFICINA PRODUCTORA: 1400 OFICINA ASESORA JURIDICA pagina 4 de 6 CÓDIGO D

P

CT

S

Sb

17

1400

CÓDIGO: D = Dependencia P= Proceso S= Serie Documental; Sb= Subserie Documental

Firma responsable:

SERIE, SUBSERIE Y TIPOS DOCUMENTALES Designación de Supervisión Notificación de Supervisión Acta de Inicio Soportes de pago. Modificaciones Contractuales (Adiciones, prorrogas, suspensiones, Solicitudes y/o Requerimientos de la Ejecución del Contrato Acta de liquidación (si aplica) 4 DE PRESTACION DE SERVICIOS Estudios Previos Justificación para celebrar contratos con el mismo objeto (si aplica) Autorización para realizar contratos con el mimo objeto (si aplica) Solicitud Certificado de Disponibilidad Presupuestal Certificado de Disponibilidad presupuestal Evaluación de Experiencia Certificado de Inexsistencia de personal en planta Proyecto de Pliego de Condiciones Observaciones al Proyecto de Pliego de Condiciones Respuestas a Observaciones al Proyecto de pliego de Condiciones Pliego de Condiciones Definitivo Resolución de comité Evaluador Resolución de Apertura de Proceso Invitación Publica Publicación en Página Web y SECOP (la publicidad debe de ser de todos los Observaciones Acta de Audiencia de Riesgos Adendas Manifestacion de Interes por parte de los Proponentes Propuestas Acta de Cierre Informe evaluación de las Propuestas Acta de Conformacion de Lista de Oferentes Acta de Audiencia de Adjudicacion Resolución Adjudicación Resolución declarando desierto el Proceso Formato Unico Hoja de Vida Funcion Publica Certificados de Estudios Certificaciones de Experiencia Fotocopia de Cedula de Ciudadania Fotocopia de la libreta Militar (si aplica) Copia de la Tarjeta Profesional (si aplica) Certificado Antecedentes Disciplinarios de la Profesión (si aplica) Certificado del RUT Certificado de Camara y Comercio (si aplica) Certificado de Antecedentes de Procuraduria Cetificado de la Policia Nacional Certificado de Antecedentes Contraloría Certificación de Pagos Parafiscales y de Aportes a Seguridad Social Examen Preocupacional Certificación de Entidad Bancaria Formato Declaración de Bienes y Rentas Certificado de Experinecia e Idoneidad Contrato Resolucion de Cláusulas Comunes. Certificado de Registro Presupuestal - CRP Soporte de afiliación a la ARL Garantía Única (si aplica) Aprobacion de Garantia Unica (si aplica) Designacion de Supervisor Notificacion de Supervision SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES: Mayúscula sostenida en negrilla = SERIE Mayúscula sostenida = SUBSERIE Tipo Documental

_____________________________________________________ Responsable Oficina

RETENCIÓN EN AÑOS ARCHIVO ARCHIVO GESTIÓN CENTRAL

2

16

DISPOSICIÓN FINAL CT

E

M

X

S

PROCEDIMIENTO

X

Una vez cumplido su periodo de retención el Jefe de la Oficina Juridica determinara el contrato por año a seleccionar para la conservacion total, el cual debe contribuir a la memoria institucional con referencia a los procesos realizados dentro de la entidad

RETENCIÓN EN AÑOS: AG = Archivo de Gestión AC = Archivo Central

__________________________________ Responsable Comite

DISPOSICIÓN FINAL: CT = Conservación Total; E = Eliminación M = Conservación en imágenes; S = Selección

Fecha: Febrero 2015

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL ENTIDAD PRODUCTORA: COMISION NACIONAL DEL SERVICIO CIVIL OFICINA PRODUCTORA: 1400 OFICINA ASESORA JURIDICA pagina 5 de 6 CÓDIGO D

P

S

Sb

1400

18 CT

1400

SERIE, SUBSERIE Y TIPOS DOCUMENTALES Acta de inicio Soportes de pago. Modificaciones Contractuales (Adiciones, prorrogas, suspensiones, cesiones, modificaciones y demas) Solicitudes y/o Requerimientos de la Ejecución del Contrato Acta de Liquidación CONVENIOS/CONTRATOS INTERADMINISTRATIVOS Estudios previos Solicitud Certificado de Disponibilidad Presupuestal (si aplica) Certificado de Disponibilidad presupuestal (si aplica) Ficha técnica. Certificado o copia de acta de sala donde se aprueba. Registro Único Tributario Certificación de Existencia y Representación Legal (si aplica) Certificación de Antecedentes Disciplinarios Certificado de Antecedentes Fiscales Certificado de Aportes a Seguridad Social Cedula Ciudadanía Acto Administrativo de nombramiento y posesión Resolución de justificación Contrato/ convenio interadministrativo Certificado de Registro presupuestal (si aplica) Garantía Única (si aplica) Aprobación garantía única (si aplica) Designación interventor o Supervisión Comunicación al interventor o supervisor Acta de Inicio Soportes de pago/desembolsos (si aplica) Modificaciones Contractuales (Adiciones, prorrogas, suspensiones, cesiones, modificaciones y demas)

RETENCIÓN EN AÑOS ARCHIVO ARCHIVO GESTIÓN CENTRAL

2

18

DISPOSICIÓN FINAL CT

E

M

X

S

PROCEDIMIENTO

X Una vez cumplido su periodo de retención el Jefe de la Oficina Juridica determinara el contrato por año a seleccionar para la conservacion total, el cual debe contribuir a la memoria institucional con referencia a los procesos realizados dentro de la entidad

Solicitudes y/o Requerimientos de la Ejecución del Contrato/Convenio Informe / Producto Acta de liquidación

21 1400

DERECHOS DE PETICIÓN

RL Derecho de petición Respuesta 36

1400

RL

PROCESOS 1 DE COBRO PERSUASIVO Y COACTIVO Resolución que contiene Titulo ejecutivo Ejecutoria Auto Avoca Conocimiento Requerimiento Persuasivo Solicitud de investigación de bienes a entidades competentes

2

10

X

7

8

X

X

Una vez cumplido su periodo de retención el Jefe de la Oficina Juridica determinara los derechos de petición por año a seleccionar para la conservacion total, los cuales deben contribuir a la construcción de la memoria institucional.

Cumplido el tiempo de retencion se puede eliminar esta subserie documental.

Respuestas a solicitud de investigación de bienes a entidades competentes CÓDIGO: D = Dependencia P= Proceso S= Serie Documental; Sb= Subserie Documental

Firma responsable:

SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES: Mayúscula sostenida en negrilla = SERIE Mayúscula sostenida = SUBSERIE Tipo Documental

_____________________________________________________ Responsable Oficina

RETENCIÓN EN AÑOS: AG = Archivo de Gestión AC = Archivo Central

__________________________________ Responsable Comite

DISPOSICIÓN FINAL: CT = Conservación Total; E = Eliminación M = Conservación en imágenes; S = Selección

Fecha: Febrero 2015

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL ENTIDAD PRODUCTORA: COMISION NACIONAL DEL SERVICIO CIVIL OFICINA PRODUCTORA: 1400 OFICINA ASESORA JURIDICA pagina 6 de 6 CÓDIGO D

P

S

Sb

36

1400

RL

CÓDIGO: D = Dependencia P= Proceso S= Serie Documental; Sb= Subserie Documental

Firma responsable:

SERIE, SUBSERIE Y TIPOS DOCUMENTALES Respuesta a requerimiento Persuasivo Solicitud de acuerdo de pago (esta solicitud se puede realizar en cualquier Resolución que realiza acuerdo de pago (esta resolucion se puede realizar Resolución de incumplimiento de acuerdo de pago (solo en caso y en el Resolución libra mandamiento de pago Citacion para notificación de mandamiento de pago Notificación personal del mandamiento de pago Notificación por correo a la Entidad de mandamiento de pago Excepciones al Mandamiento de pago Resolución que resuelve excepciones Citacion para notificación de resolución que resuelve excepciones Notificación personal de resolución que resuelve excepciones Notificación por correo a la Entidad de resolución que resuelve excepciones Recurso de reposicion en contra de resolucion que resuelve excepciones Resolución que resuelve el recurso de reposición en contra de resolucion Citacion para notificación de resolución que resuelve el recurso de Notificación personal de resolución que resuelve el recurso de reposición en Notificación por correo a la Entidad de resolución que resuelve el recurso de Proceso de demanda en la Jurisdicción Contenciosa Administrativa (Todo lo Resolución que ordena seguir adelante con la ejecución Notificación por correo a la Entidad de resolución que ordena seguir Proceso de demanda en la Jurisdicción Contenciosa Administrativa (Todo lo Proceso de embargo de bienes identificados Liquidacion de creditos y costas Avaluo y remate de los bienes Auto de terminacion y archivo del proceso (procede en cualquier etapa del 3 JUDICIALES CONTENCIOSO ADMINISTRATIVO Traslado de la demanda Contestacion a la demanda Audiencia inicial Audiencia de practica de pruebas Alegatos de conclusión Sentencia y/o fallo en primera instancia Impugnación Alegatos de conclusión Sentencia y/o fallo en segunda instancia Cumplimiento Cumplimiento a la Orden Judicial en segunda instancia SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES: Mayúscula sostenida en negrilla = SERIE Mayúscula sostenida = SUBSERIE Tipo Documental

_____________________________________________________ Responsable Oficina

RETENCIÓN EN AÑOS ARCHIVO ARCHIVO GESTIÓN CENTRAL

5

15

DISPOSICIÓN FINAL CT

E

M

S

PROCEDIMIENTO

X

Cumplido el tiempo de retencion se puede eliminar esta subserie documental.

RETENCIÓN EN AÑOS: AG = Archivo de Gestión AC = Archivo Central

__________________________________ Responsable Comite

DISPOSICIÓN FINAL: CT = Conservación Total; E = Eliminación M = Conservación en imágenes; S = Selección

Fecha: Febrero 2015