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UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE SANTANDER TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL UNIDAD ACADEMICA / ADMINISTRATIVA: VICERRECTORÍA DE INVESTIGACIÓN Y EXTENSIÓN CODIGO UNIDAD ACADEMICA /ADMINISTRATIVA: 4110
CODIGOS
SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
A02
ACTAS
A02.30
Actas de Comité Operativo de Investigación y Extensión
A06
AUXILIATURAS
A06.01
Auxiliaturas Estudiantiles Solicitud de Auxiliatura (Si aplica) Copia de la Resolución de aprobación
C04
CIRCULARES
C04.01
Circulares Informativas
C09
CONTRATACION
C09.08
Orden de Compra Formulario de Soliciutd RUT Cotizaciones
AG = AC = CT = M= E= S= P=
Archivo de Gestión Archivo Central Conservación Total Microfilmación Eliminación Selección Permanente
RETENCION (AÑOS) A.G. A.C.
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DISPOSICION FINAL CT
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OBSERVACIONES
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Se elimina porque pierde valor administrativo
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X
Se elimina porque pierde valor administrativo
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Se elimina porque los originales reposan en Tesorería
_______________________________________________________ IVONNE SUÁREZ PINZÓN DIRECTORA DE CERTIFICACION Y GESTION DOCUMENTAL Fecha Acta Comité de Archivo UIS: 17 DE DICIEMBRE DE 2015
* Documentos de Apoyo del Sistema de Gestión de Calidad, remitirse al Listado Maestro de Registros
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RETENCION (AÑOS) A.G. A.C.
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DISPOSICION FINAL CT
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OBSERVACIONES
S
Pólizas (Si aplica) Factura de Venta Concepto Técnico Certificado de Garantia Certificado de Exclusividad Comprobante Salida de Almacén C09.09
Orden de Compra al Exterior Formulario de Solicitud Cotizaciones
3
0
X
Se elimina porque los originales reposan en Tesorería
C09.10
Orden de Pago Formulario de Solicitud RUT Factura de Venta (Si aplica) Legalización (Si aplica)
3
0
X
Se elimina porque los originales reposan en Tesorería
C09.11
Orden de Prestación de Servicios Formulario de Solicitud RUT Factura de Venta o Cuenta de Cobro
3
0
X
Se elimina porque los originales reposan en Tesorería
AG = AC = CT = M= E= S= P=
Archivo de Gestión Archivo Central Conservación Total Microfilmación Eliminación Selección Permanente
_______________________________________________________ IVONNE SUÁREZ PINZÓN DIRECTORA DE CERTIFICACION Y GESTION DOCUMENTAL Fecha Acta Comité de Archivo UIS: 17 DE DICIEMBRE DE 2015
* Documentos de Apoyo del Sistema de Gestión de Calidad, remitirse al Listado Maestro de Registros
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RETENCION (AÑOS) A.G. A.C.
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DISPOSICION FINAL CT
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Pólizas (Si aplica) Fotocopia de pago al sistema de seguridad social Certificado de Paz y Salvo de Aportes Parafiscales (personas jurídicas) C09.12
Orden de Trabajo Formulario de Solicitud RUT Cotizaciones Pólizas (Si aplica) Acta de Inicio Factura de Venta o Cuenta de Cobro Acta de Suspensión Acta de Reinicio Acta de Recibo Final Fotocopia de pago al sistema de seguridad social Certificado de Paz y Salvo de Aportes Parafiscales (personas jurídicas)
3
0
X
Se elimina porque los originales reposan en Tesorería
C09.13
Solicitud de Pasajes Formulario de solicitud
3
0
X
Se elimina porque los originales reposan en Tesorería
AG = AC = CT = M= E= S= P=
Archivo de Gestión Archivo Central Conservación Total Microfilmación Eliminación Selección Permanente
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* Documentos de Apoyo del Sistema de Gestión de Calidad, remitirse al Listado Maestro de Registros
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RETENCION (AÑOS) A.G. A.C.
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Cotizaciones Invitación a Evento D02
DERECHOS DE PETICIÓN
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Se elimina porque pierde vigencia
G02
GESTIÓN DE CARTERA Acuerdo de Pago (Si aplica) Informe sobre la gestión de cobro Solicitud cobro jurídico (Si aplica)
2
0
X
Se elimina porque pierde valor administrativo
I01
INFORMES
I01.05
Informes de Actividades de Extensión
2
0
X
Se elimina porque se refleja en el informe consolidado de Dirección de Control Interno y Evaluación de Gestión
I01.09
Informes de Evaluación de Gestión
2
0
X
Se elimina porque se refleja en el informe consolidado de Dirección de Control Interno y Evaluación de Gestión
I01.42
Informes de OPS, Convenios y Contratos
3
0
X
El tiempo de permanencia en el Archivo de Gestión se contará a partir de la fecha de finalización de la OPS,
el Convenio o el Contrato AG = AC = CT = M= E= S= P=
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CODIGOS
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P03
PLANES
P03.02
Planes de Mejoramiento de Auditorías Internas
P09
PROGRAMAS
P09.06
Programas de Fomento con Apoyo Externo Propuesta aprobada Carta de aprobación del ente financiador Contrato y/o Convenio Solicitud de asignación de código presupuestal Respuesta de asignación del código presupuestal Copia de Consignación Comunicaciones Orden de Compra (Si aplica) Formulario de Soliciutd RUT Cotizaciones Pólizas (Si aplica) Factura de Venta Concepto Técnico
AG = AC = CT = M= E= S= P=
Archivo de Gestión Archivo Central Conservación Total Microfilmación Eliminación Selección Permanente
RETENCION (AÑOS) A.G. A.C.
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Se elimina porque los originales reposan en la Dirección de Control Interno y Evaluación de Gestión
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RETENCION (AÑOS) A.G. A.C.
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DISPOSICION FINAL CT
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OBSERVACIONES
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Certificado de Garantia Certificado de Exclusividad Comprobante Salida de Almacén Orden de Compra al Exterior (Si aplica) Formulario de Solicitud Cotizaciones Orden de Pago(Si aplica) Formulario de Solicitud RUT Factura de Venta (Si aplica) Legalización (Si aplica) Orden de Prestación de Servicios (Si aplica) Formulario de Solicitud RUT Factura de Venta o Cuenta de Cobro Pólizas (Si aplica) Fotocopia de pago al sistema de seguridad social Certificado de Paz y Salvo de Aportes Parafiscales (personas jurídicas) Orden de Trabajo (Si aplica) Formulario de Solicitud AG = AC = CT = M= E= S= P=
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RETENCION (AÑOS) A.G. A.C.
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OBSERVACIONES
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RUT Cotizaciones Pólizas (Si aplica) Acta de Inicio Factura de Venta o Cuenta de Cobro Acta de Suspensión Acta de Reinicio Acta de Recibo Final Fotocopia de pago al sistema de seguridad social Certificado de Paz y Salvo de Aportes Parafiscales (personas jurídicas) Solicitud de Pasajes (Si aplica) Formulario de solicitud Cotizaciones Invitación a Evento Solicitud de Auxiliaturas Estudiantiles (Si aplica) Copia Acto Administrativo de Aprobación de Auxiliaturas (Si aplica) Solicitud de Reconocimientos Económicos (Si aplica) Copia Acto Administrativo de Aprobación de Reconocimientos Económicos (Si aplica) AG = AC = CT = M= E= S= P=
Archivo de Gestión Archivo Central Conservación Total Microfilmación Eliminación Selección Permanente
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RETENCION (AÑOS) A.G. A.C.
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OBSERVACIONES
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Traslado de Rubros (Si aplica) Traslado de Fondos (Si aplica) Informes Evaluación de los Informes Solicitud de Prórroga (Si aplica) Respuesta a la Solicitud de Prórroga Otro Sí al Contrato y/o Convenio Acta de Liquidación Solicitud de Cancelación del Código Presupuestal P09.08
Programas de Fomento con Apoyo Interno Términos de Referencia Formulario de Solicitud de Apoyo Resultados de la Convocatoria Orden de Compra (Si aplica) Formulario de Soliciutd RUT Cotizaciones Pólizas (Si aplica) Factura de Venta Concepto Técnico
AG = AC = CT = M= E= S= P=
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RETENCION (AÑOS) A.G. A.C.
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DISPOSICION FINAL CT
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OBSERVACIONES
S
Certificado de Garantia Certificado de Exclusividad Comprobante Salida de Almacén Orden de Compra al Exterior (Si aplica) Formulario de Solicitud Cotizaciones Orden de Pago(Si aplica) Formulario de Solicitud RUT Factura de Venta (Si aplica) Legalización (Si aplica) Orden de Prestación de Servicios (Si aplica) Formulario de Solicitud RUT Factura de Venta o Cuenta de Cobro Pólizas (Si aplica) Fotocopia de pago al sistema de seguridad social Certificado de Paz y Salvo de Aportes Parafiscales (personas jurídicas) Orden de Trabajo (Si aplica) Formulario de Solicitud AG = AC = CT = M= E= S= P=
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OBSERVACIONES
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RUT Cotizaciones Pólizas (Si aplica) Acta de Inicio Factura de Venta o Cuenta de Cobro Acta de Suspensión Acta de Reinicio Acta de Recibo Final Fotocopia de pago al sistema de seguridad social Certificado de Paz y Salvo de Aportes Parafiscales (personas jurídicas) Solicitud de Pasajes (Si aplica) Formulario de solicitud Cotizaciones Invitación a Evento Solicitud de Auxiliaturas Estudiantiles (Si aplica) Copia Acto Administrativo de Aprobación de Auxiliaturas (Si aplica) Solicitud de Reconocimientos Económicos (Si aplica) Copia Acto Administrativo de Aprobación de Reconocimientos Económicos (Si aplica) AG = AC = CT = M= E= S= P=
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P11
PROYECTOS
P11.02
Proyectos de Investigación con Financiación Externa Propuesta aprobada Carta de aprobación del ente financiador Contrato y/o Convenio Solicitud de asignación de código presupuestal Respuesta de asignación del código presupuestal Copia de Consignación Comunicaciones Orden de Compra (Si aplica) Formulario de Soliciutd RUT Cotizaciones Pólizas (Si aplica) Factura de Venta Concepto Técnico Certificado de Garantia Certificado de Exclusividad Comprobante Salida de Almacén
AG = AC = CT = M= E= S= P=
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RETENCION (AÑOS) A.G. A.C.
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RETENCION (AÑOS) A.G. A.C.
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DISPOSICION FINAL CT
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OBSERVACIONES
S
Orden de Compra al Exterior (Si aplica) Formulario de Solicitud Cotizaciones Orden de Pago(Si aplica) Formulario de Solicitud RUT Factura de Venta (Si aplica) Legalización (Si aplica) Orden de Pago (Si aplica) Formulario de Solicitud RUT Factura de Venta (Si aplica) Legalización (Si aplica) Orden de Prestación de Servicios (Si aplica) Formulario de Solicitud RUT Factura de Venta o Cuenta de Cobro Pólizas (Si aplica) Fotocopia de pago al sistema de seguridad social Certificado de Paz y Salvo de Aportes Parafiscales (personas jurídicas) AG = AC = CT = M= E= S= P=
Archivo de Gestión Archivo Central Conservación Total Microfilmación Eliminación Selección Permanente
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RETENCION (AÑOS) A.G. A.C.
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DISPOSICION FINAL CT
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OBSERVACIONES
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Orden de Trabajo (Si aplica) Formulario de Solicitud RUT Cotizaciones Pólizas (Si aplica) Acta de Inicio Factura de Venta o Cuenta de Cobro Acta de Suspensión Acta de Reinicio Acta de Recibo Final Fotocopia de pago al sistema de seguridad social Certificado de Paz y Salvo de Aportes Parafiscales (personas jurídicas) Solicitud de Pasajes (Si aplica) Formulario de solicitud Cotizaciones Invitación a Evento Solicitud de Auxiliaturas Estudiantiles (Si aplica) Copia Acto Administrativo de Aprobación de Auxiliaturas (Si aplica) Solicitud de Reconocimientos Económicos (Si aplica) AG = AC = CT = M= E= S= P=
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DISPOSICION FINAL CT
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Copia Acto Administrativo de Aprobación de Reconocimientos Económicos (Si aplica) Traslado de Rubros (Si aplica) Traslado de Fondos (Si aplica) Informes Evaluación de los Informes Solicitud de Prórroga (Si aplica) Respuesta a la Solicitud de Prórroga Otro Sí al Contrato y/o Convenio Acta de Liquidación Solicitud de Cancelación del Código Presupuestal P11.03
Proyectos de Investigación con Financiación Interna
2
3
Propuesta Aprobada Carta de Aprobación (Si aplica) Contrato (Si aplica) Acta de Inicio Solicitud de asignación de código presupuestal Respuesta de asignación del código presupuestal AG = AC = CT = M= E= S= P=
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DISPOSICION FINAL CT
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Acta de Suspensión (Si aplica) Acta de Reinicio (Si aplica) Orden de Compra (Si aplica) Formulario de Soliciutd RUT Cotizaciones Pólizas (Si aplica) Factura de Venta Concepto Técnico Certificado de Garantia Certificado de Exclusividad Comprobante Salida de Almacén Orden de Compra al Exterior (Si aplica) Formulario de Solicitud Cotizaciones Orden de Pago(Si aplica) Formulario de Solicitud RUT Factura de Venta (Si aplica) Legalización (Si aplica) Orden de Prestación de Servicios (Si aplica) AG = AC = CT = M= E= S= P=
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RETENCION (AÑOS) A.G. A.C.
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DISPOSICION FINAL CT
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Formulario de Solicitud RUT Factura de Venta o Cuenta de Cobro Pólizas (Si aplica) Fotocopia de pago al sistema de seguridad social Certificado de Paz y Salvo de Aportes Parafiscales (personas jurídicas) Orden de Trabajo (Si aplica) Formulario de Solicitud RUT Cotizaciones Pólizas (Si aplica) Acta de Inicio Factura de Venta o Cuenta de Cobro Acta de Suspensión Acta de Reinicio Acta de Recibo Final Fotocopia de pago al sistema de seguridad social Certificado de Paz y Salvo de Aportes Parafiscales (personas jurídicas) Solicitud de Pasajes (Si aplica) AG = AC = CT = M= E= S= P=
Archivo de Gestión Archivo Central Conservación Total Microfilmación Eliminación Selección Permanente
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DISPOSICION FINAL CT
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OBSERVACIONES
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Formulario de solicitud Cotizaciones Invitación a Evento Solicitud de Auxiliaturas Estudiantiles (Si aplica) Copia Acto Administrativo de Aprobación de Auxiliaturas (Si aplica) Traslado de Rubros(Si aplica) Traslado de Fondos (Si aplica) Informes de avance y final Solicitud de Prórroga (Si aplica) Respuesta a la Solicitud de Prórroga (Si aplica) Acta de Recibo Final Acta de Finalización Solicitud de Cancelación del Código Presupuestal R01
REGISTROS
R01.21
Registro de Propuestas de Extensión Presentadas Formato de Registro de Actividades de Extensión Propuesta (hoja de vida de participantes, cronograma y presupuesto)
AG = AC = CT = M= E= S= P=
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2
3
El Formato de Registro de Actividades de Extensión se encuentra en digital en la base de datos del módulo de extensión de forma permanente
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DISPOSICION FINAL CT
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OBSERVACIONES
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Convenio y/o Contrato R01.22
Registro de Propuestas de Investigación Negadas Propuesta
2
0
X
R01.23
Registro de Propuestas de Investigación Presentadas Formato de Registro de propuesta en trámite Propuesta (hoja de vida de los participante, el cronograma y el presupuesto) Carta formal de envío
2
3
X
R14
RECONOCIMIENTO ECONOMICO DE ACTIVIDADES DE INVESTIGACIÓN CON RECURSOS DE ENTIDADES EXTERNAS
R14.01
Reconocimiento a Estudiantes de Posgrado Solicitud Copia Acto Administrativo Orden de Pago Manual Pagaré
3
0
X
AG = AC = CT = M= E= S= P=
Archivo de Gestión Archivo Central Conservación Total Microfilmación Eliminación Selección Permanente
Se elimina porque se devuelve al investigador
X
El formato de registro de propuestas se encuentra en digital en la base de datos del Sistema de Información de la Vicerrectoría de Investigación y Extensión, de forma permanente para las propuestas con financiación externa y hasta el cierre de las convocatorias para las propuestas con financiación interna.
Se elimina porque pierde valor administrativo
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RETENCION (AÑOS) A.G. A.C.
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DISPOSICION FINAL CT
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OBSERVACIONES
S
Carta de Instrucción Acuerdo de Confidencialidad (Si aplica) Solicitud de pago Certificado de Afiliación al Sistema General de Riesgos laborales Certificado Pago de Salud R14.02
Reconocimiento a Profesionales Jovenes Investigadores Solicitud Copia Acto Administrativo Orden de Pago Manual Pagaré Carta de Instrucción Acuerdo de Confidencialidad (Si aplica) Solicitud de pago Certificado de Afiliación al Sistema General de Riesgos laborales Certificado Pago de Salud
AG = AC = CT = M= E= S= P=
Archivo de Gestión Archivo Central Conservación Total Microfilmación Eliminación Selección Permanente
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0
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Se elimina porque pierde valor administrativo
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