Título: PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTOS EXTERNOS

Código: UPRA-MEJ-PR-06

Versión: 02

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1. OBJETIVO Establecer los lineamientos y el procedimiento a seguir para el manejo de la documentación externa que afecte los procesos del SGC y/o del SGSI de PROMPERÚ. 2. ALCANCE La presente norma es administrada por la Unidad de Planeamiento y Racionalización y es fuente de consulta y aplicación para las áreas comprendidas en el alcance del SGC y del SGSI de PROMPERÚ. El procedimiento se inicia con la obtención de un nuevo documento externo y finaliza con el control de su vigencia. Este procedimiento es aplicable a los procesos comprendidos dentro del alcance del SGC y del SGSI, bajo las normas ISO 9001:2008 y NTP-ISO/IEC 27001:2008, respectivamente. 3. DOCUMENTOS A CONSULTAR 3.1.

Reglamento de Organización y Funciones de la Comisión de Promoción del Perú para la Exportación y el Turismo – PROMPERÚ, aprobado por Decreto Supremo Nº 009-2007-MINCETUR y modificado por Decreto Supremo Nº 0142010-MINCETUR.

3.2.

Manual de Funciones y Perfiles de Contratos Administrativos de Servicios de PROMPERÚ, aprobado por Resolución de Secretaría General Nº 102-2008-PROMPERÚ/SG y modificatorias.

3.3.

Procedimiento de Control de Documentos Internos.

3.4.

Manual de Calidad de la Dirección de Promoción de las Exportaciones.

3.5.

Norma ISO 9000:2005. Sistemas de Gestión de la Calidad. Principios y Vocabulario.

3.6.

Norma ISO 9001:2008. Sistemas de Gestión de la Calidad. Requisitos.

3.7.

Norma NTP-ISO/IEC 27001:2008 EDI. Tecnología de la Información. Técnicas de Seguridad. Sistemas de Gestión de la Seguridad de la Información. Requisitos.

4. GLOSARIO DE TÉRMINOS OPP: Oficina de Planeamiento y Presupuesto OSI: Oficial de Seguridad de la Información RED: Representante de la Dirección SGC: Sistema de Gestión de Calidad SGSI: Sistema de Gestión de Seguridad de la Información UPRA: Unidad de Planeamiento y Racionalización UTIN: Unidad de Tecnologías de la Información 5. DEFINICIONES Para el caso específico del presente procedimiento se consideran las siguientes definiciones: 5.1.

Documento: Información y su medio de soporte.

5.2.

Documento Controlado: Documento sobre el que se tiene responsabilidad de su adecuación a cualquier cambio o modificación, del que se mantiene control en la distribución de sus copias.

5.3.

Documento Derogado: Documento que derivado de un cambio ha sido eliminado o cuenta con una nueva versión, por lo cual ha perdido su vigencia.

5.4.

Documento Externo: Son las Normas Legales, Reglamentos, Manuales Técnicos, etc. de origen externo que PROMPERÚ ha determinado necesarios para su SGC o SGSI, y/o aplicables a sus procesos involucrados.

5.5.

Documento No controlado: Documento sobre el que no se tiene responsabilidad de informar de su adecuación sobre cualquier modificación. Asimismo, su distribución no se registra. Solo es de carácter informativo.

Título: PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTOS EXTERNOS

Código: UPRA-MEJ-PR-06

Versión: 02

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6. CONDICIONES BÁSICAS 6.1.

Todos los documentos de origen externo serán identificados mediante el nombre o título del documento.

7. CONDICIONES ESPECÍFICAS 7.1.

En caso que el personal de PROMPERÚ requiera imprimir copias de documentos externos, quedará bajo su responsabilidad la impresión de la versión vigente, la cual podrá ser verificada mediante comparación con el original.

7.2.

En caso que el personal de PROMPERÚ utilice copias impresas de los documentos externos, quedará bajo su responsabilidad la utilización de la versión vigente, la cual podrá ser verificada mediante comparación con el original.

7.3.

Cuando un órgano o unidad orgánica, tome conocimiento de la emisión de un nuevo documento externo que afecte el desarrollo de sus actividades, coordinará la adquisición de la copia pertinente.

7.4.

El personal de PROMPERÚ mantendrá legibles e identificables los documentos externos (físicos) que se encuentran bajo su custodia, e informará al Jefe del órgano o unidad orgánica, o al Coordinador del Departamento su pérdida o deterioro.

8. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Nº Inclusión de Documentos Externos

Actividad

1

Obtiene un nuevo documento externo.

2

Incluye el nuevo documento externo y el detalle de sus controles en el formato de Lista Maestra de Documentos Externos.

Responsable Jefe del Órgano/ Jefe de la Unidad Orgánica/ Coordinador del Departamento Jefe del Órgano/ Jefe de la Unidad Orgánica/ Coordinador del Departamento

Archivo de Documentos Externos 3

Archiva el documento externo, de acuerdo a lo señalado en la Lista Maestra de Documentos Externos.

Acceso a Documentos Externos Requiere consultar el documento externo. Procede según lo siguiente: 4.1 Si requiere copia física del documento, solicita copia del documento externo. Continúa en el paso 5. 4 4.2 No requiere copia física del documento, accede al documento externo archivado, de acuerdo a lo señalado en la Lista Maestra de Documentos Externos. Fin del procedimiento. 5

Entrega las copias físicas del documento externo o de la nueva versión y/o edición al personal que lo requiera.

6

Controla su distribución a través de la Lista de Distribución de Documentos (Véase Anexo C).

Control de Documentos Externos Verifica la vigencia de los documentos externos del órgano o unidad orgánica o departamento de acuerdo a la frecuencia de revisión de la Lista Maestra de 7 Documentos Externos. 7.1 El documento externo se encuentra vigente. Fin del Procedimiento. 7.2 El documento externo no se encuentra vigente, continúa en el paso 8. 8

Actualiza el detalle del control del documento externo en la Lista Maestra de Documentos Externos.

9

Coloca el documento externo no vigente en formato electrónico en la carpeta “Documentos Derogados” de la base documental del SGC o del SGSI.

10

Recoge y destruye las copias físicas de los documentos externos derogados entregados al personal. Fin del procedimiento.

Jefe del Órgano/ Jefe de la Unidad Orgánica/ Coordinador del Departamento

Personal de PROMPERÚ

Jefe del Órgano/ Jefe de la Unidad Orgánica/ Coordinador de Departamento Jefe del Órgano/ Jefe de la Unidad Orgánica/ Coordinador de Departamento

Jefe del Órgano/ Jefe de la Unidad Orgánica/ Coordinador del Departamento Jefe del Órgano/ Jefe de la Unidad Orgánica/ Coordinador del Departamento Jefe del Órgano/ Jefe de la Unidad Orgánica/ Coordinador del Departamento Jefe del Órgano/ Jefe de la Unidad Orgánica/ Coordinador del Departamento

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9. REGISTROS Código

Nº de ejemplares

Lugar de archivo

Tiempo de archivo (Años)

Lista Maestra de Documentos Externos

FO-MEJ-013

1

Archivo del Área

Permanente

Lista de Distribución de Documentos

FO-MEJ-012

1

Archivo del Área

Permanente

Descripción

10.HOJA DE CONTROL DE CAMBIOS Nº de versión

Nº de capítulo/ Ítem

01

1

Párrafo/ Figura/ Tabla/ Nota Carátula y Encabezados ---

01

2

---

Se modificó el Alcance del procedimiento.

01

3

3.2

Se actualizó el nombre del documento a consultar.

01

3

3.3 y 3.4

01

3

3.5

01

3

---

01

4

---

01

5

5.5

01

5

5.6

01

5

5.4

01

6

6.1

01

8

8.8

01

11

Anexo A

01

11

Anexo B

01

11

Anexo C

01

Modificaciones Se antepuso al nombre del procedimiento la palabra “Procedimiento de”. Se modificó el Objetivo del procedimiento.

Se completaron los nombres de los documentos a consultar. Se modificó la denominación del “Manual de Calidad de la Subdirección de Servicios y Asistencia Empresarial” por “Manual de Calidad de la Dirección de Promoción de las Exportaciones”. Se incorporó el nuevo documento a consultar (numeral 3.7). Se retiraron los términos “DBF”, “DPE”, “N/A”, “PDF”, “PROMPERÚ” y “SDSAE”; se incorporaron los términos “OSI”, “SGSI”, “UPRA” y “UTIN”. Se actualizaron estos cambios en todo el documento. Se complementó la definición de “Documento No controlado”. Se retiró la definición de “Representante de la Dirección”. Se adicionó al SGSI, producto del nuevo alcance del presente procedimiento. Se modificó remarcando que solo se identifica un documento externo a través del título o nombre. Se adicionó al SGSI, producto del nuevo alcance del presente procedimiento. Se actualizó el diagrama de flujo. Se modificóel código del formato “Lista Maestra de Documentos Externos”. Se modificó el código y se cambio la denominación del formato “Lista de Distribución de Documentos Internos”.

11.ANEXOS Descripción Diagrama de Flujo Formato Lista Maestra de Documentos Externos Formato Lista de Distribución de Documentos

Anexo A B C

Título: PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTOS EXTERNOS

Código: UPRA-MEJ-PR-06

Anexo: A

Versión: 02

ANEXO A: DIAGRAMA DE FLUJO

Proceso: Control de Documentos Externos

Versión: 02

Jefe del Órgano/ Jefe de la Unidad Orgánica / Coordinador del Departamento

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Personal de PROMPERÚ

Inicio Inclusión de los documentos externos

1 Obtiene un nuevo documento externo

Documento Externo

2 Incluye el nuevo documento externo y el detalle de sus controles en el formato correspondiente

Lista Maestra de Documentos Externos

Archivo de los documentos

3 Archiva el documento externo, de acuerdo a lo señalado en la Lista Maestra de Documentos Externos

Acceso a los documentos externos

¿Requiere copia física del documento externo?

Si

5 Entrega las copias físicas del documento externo o de la nueva versión y/o edición al personal que lo requiera

4.1 Solicita copia del documento externo

6

4.2 Accede al documento externo archivado, de acuerdo a lo señalado en la Lista Maestra de Documentos Externos

Controla su distribución a través de la Lista de Distribución de Documentos

Control de los documentos externos

7 Verifica la vigencia de los Documentos Externos del Órgano o Unidad Orgánica o Departamento

¿Documento vigente?

No

8

Actualiza el detalle del control del documento externo en la Lista Maestra de Documentos Externos

9

Si

Coloca el documento externo no vigente en formato electrónico en la carpeta “Documentos Derogados”

10 Recoge y destruye las copias físicas de los documentos externos derogados entregados al personal

Fin

No

Copia de Documento Externo

Lista Maestra de Documentos Externos

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Título: PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTOS EXTERNOS

ANEXO B: FORMATO LISTA MAESTRA DE DOCUMENTOS EXTERNOS

Código: UPRA-MEJ-PR-06

Anexo: B

Versión: 02

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Título: PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTOS EXTERNOS

Código: UPRA-MEJ-PR-06

ANEXO C: FORMATO LISTA DE DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS

Anexo: C

Versión: 02

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