ACCIONES PREVENTIVAS, CORRECTIVAS Y DE MEJORA Memoria capacitación Noviembre 6 de 2015

Introducción El presente documento hace parte del ciclo de capacitaciones sobre el Sistema Integrado de Gestión, que viene adelantando la oficina Asesora de Planeación con el fin de dar continuidad al proceso de fortalecimiento y mantenimiento del Sistema en el Ministerio.

Objetivo de la capacitación Socializar a los líderes de calidad la nueva versión del procedimiento de acciones preventivas, correctivas y/o de mejora del Sistema Integrado de Gestión.

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¿Qué es una acción correctiva? Conjunto de acciones tomadas para eliminar la causa de una No conformidad detectada u otra situación no deseable.

¿Qué es una acción de mejora? Conjunto de acciones que incrementan la capacidad de la organización para cumplir con los requisitos y que no actúa sobre las No conformidades o situaciones potenciales no deseables.

¿Qué es una acción preventiva? Conjunto de acciones tomadas para eliminar la causa de una No conformidad potencial u otra situación potencial no deseable.

¿Qué es una corrección? Es la acción inmediata que elimina el factor de inconformidad en la organización.

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¿Cuáles son las fuentes para formular una acción preventiva, correctiva o de mejora?

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Políticas de Operación Para el análisis de cusas, el responsable del Proceso y/o Subproceso con el líder de calidad, podrán conformar un grupo de trabajo con los servidores involucrados en la implementación de la mejora o con aquellos involucrados en el problema detectado.

La metodología para el análisis de la causa raíz de los hallazgos u observaciones en el Ministerio es la Espina de Pescado

A las acciones de mejora no es obligatorio realizarle análisis de causas. Para las demás acciones si es de obligatorio cumplimiento.

Una vez identificadas las causas se formulará el plan de acción, la cual describe la gestión a realizar por parte de los funcionarios y/o contratistas quienes intervienen en la misma, con el fin de subsanar la situación identificada o potencial.

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Políticas de Operación Cada responsable de Proceso y/o Subproceso o quien este designe, es el responsable de verificar que las acciones planteadas en la acción de mejora se ejecuten en los tiempos establecidos

La modificación de las acciones de mejora, están permitidas para aquellas eventualidades en las que de manera anticipada se observe que:

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El tiempo para la ejecución de la acción no sea suficiente.



Las acciones planteadas presentan dificultad para su realización.



Las acciones planteadas definitivamente no resolverán la situación que la motivó.

Se podrá efectuar máximo (2) dos modificaciones (reprogramación y/o reformulación), sin oportunidad de una nueva solicitud de modificación, a excepción de los requerimientos que de acuerdo a los seguimientos realizados efectué la Oficina de Control Interno

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¿Cuáles son los plazos para las acciones de mejoramiento?

1. Para reportar el plan de acción

El plazo para la radicación de las acciones de mejoramiento en la Oficina Asesora de Planeación es 15 días hábiles, a partir de la fecha de entrega del informe final por parte de la Oficina de Control Interno.

2. Para reportar el avance de las acciones El avance mensual de cada acción es reportado por el líder de calidad o quien el responsable del proceso designe, en el formato F-MC02-01 “Solicitud y Consolidación de Acciones de Mejoramiento” a partir del décimo día hábil de cada mes y hasta finalizar el quinto día hábil del mes siguiente. Este reporte deberá hacerse al correo electrónico [email protected]

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3. Para el seguimiento de Control Interno La Oficina de Control Interno realiza seguimiento trimestral al estado de las acciones, cualquiera que sea su fuente a partir del día octavo después de finalizado el trimestre y hasta los siguiente diez días hábiles

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