APROBACIÓN Aprobado por: Armando Rodríguez Jaramillo Cargo: Secretario de Despacho
PROCEDIMIENTO
Código: P-PLA-71 Versión: 03
Acciones preventivas
Fecha: 07/06/2011 Página 2 de 7
TABLA DE CONTENIDO 1. OBJETO............................................................................................................ 3 2. ALCANCE ......................................................................................................... 3 3. DEFINICIONES................................................................................................. 3 4. NORMATIVIDAD............................................................................................... 3 5. CONDICIONES GENERALES .......................................................................... 3 6. CONTENIDO..................................................................................................... 5 7. REGISTROS DE CALIDAD............................................................................... 7 8. DOCUMENTOS DE REFERENCIA .................................................................. 7 9. ANEXOS ............................................................................................................ 7
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1. OBJETO Este procedimiento tiene como objetivo establecer un método para determinar las posibles no conformidades y evitar su ocurrencia reforzando de esta forma la Política de Mejora Continua de la entidad. 2. ALCANCE Este procedimiento aplica en todos los procesos del Sistema de Gestión de la Calidad, identificados en el alcance del Manual de Calidad. 3. DEFINICIONES 3.1 ACCIÓN PREVENTIVA (AP) Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una no conformidad potencial u otra situación potencialmente indeseable. NOTA 1 Puede haber más de una causa para una no conformidad potencial. NOTA 2 La acción preventiva se toma para prevenir que algo suceda, mientras que la acción correctiva se toma para prevenir que vuelva a producirse. 4. NORMATIVIDAD - NTCGP 1000:2009 5. CONDICIONES GENERALES 5.1 CLASIFICACIÓN PROCESO: Gestión de la Planeación y la Planificación. SUBPROCESO: Desarrollo Organizacional. 5.2. INTERRELACIONES
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PROVEEDOR: Secretaría de Planeación y Planificación – Coordinación del Sistema Integrado de Gestión Administrativa SIGA. CLIENTE: Público interno. 5.3 RIESGOS Y CONTROLES 5.3.1 Riesgos Falta de implementación de las acciones preventivas. 5.3.2 Puntos de control Seguimiento a la implementación de acciones preventivas. (Actividad 7). 5.4 ACCIONES PREVENTIVAS Las acciones preventivas son aquellas que se ejecutan para reducir las probabilidades de que ocurra un problema potencial. Estas acciones están basadas en un entendimiento de las posibles causas que pudieran conducir a una situación problemática. Si se eliminan las posibles causas, se minimizan las probabilidades de que el problema vuelva a desarrollarse. En la acción preventiva se presenta otro tipo de acciones que se denominan “contingentes” que son aquellas dirigidas a reducir la seriedad de un problema futuro si volviera a ocurrir. Así como las acciones correctivas son respuestas válidas a un problema que ha ocurrido, las acciones preventivas y contingentes son adecuadas para un posible problema. El establecimiento de acciones preventivas permite eliminar causas potenciales, disminuyendo los problemas en gran medida.
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6. CONTENIDO No. 1
DESCRIPCIÓN
PRODUCTO
Analizar los datos generales del Sistema de Gestión de la Calidad y plantear acciones Acciones para eliminar la (s) causa (s) de una no planteadas para conformidad potencial u otra situación eliminar causa potencialmente indeseable. (s) de una no conformidad Se da tanto en reuniones de Revisión potencial Directiva como de Comité de Calidad.
2
Establecer por cada situación analizada si es necesaria una acción preventiva.
3
Notificar y asignar responsable de la posible no conformidad potencial, para el Responsable no caso de requerirse acciones preventivas. conformidad potencial
4
5
6
7
Posible no conformidad potencial documentada
Revisar la posible no conformidad potencial, la causa raíz y el plan de acción en el Formato de Acción Preventiva.
Plan de acción
según Acción
Dar seguimiento a las acciones preventivas identificadas.
Representante Alta Dirección Miembros Comité de Calidad
TIEMPO
1 día
Identificación necesidad de acción preventiva
Documentar la posible no conformidad potencial en el Formato de Acción Preventiva, y registrar la acción preventiva en el Listado Maestro de Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejoramiento.
Implementar acción preventiva descripción en Formato de Preventiva.
RESPONSABLE
Coordinador del SIGA
1 día
Servidor público responsable posible no conformidad
Servidor público responsable posible no conformidad
5 días
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No. 8
9
DESCRIPCIÓN
PRODUCTO
Evaluar la efectividad de las acciones tomadas con base en criterios de tiempo: a) Verificar el cumplimiento de las actividades del Plan de prevención y sus fechas de inicio y duración especificadas en el Formato de Acción Preventiva, por parte del área responsable. b) Si se presenta la No conformidad antes de terminar el Plan de prevención, calificar la acción preventiva como inefectiva y realizar una acción correctiva y darle Evaluación seguimiento según procedimiento efectividad Acciones Correctivas. acciones c) Si la acción preventiva significa cambios tomadas en la infraestructura esperar a que se presenten las situaciones pronosticadas de las posibles causas de una No Conformidad, para verificar la efectividad de la prevención. d) Si el Plan de prevención es interrumpido por cambios significativos en la operación del proceso o eliminación del proceso por normatividad, la acción preventiva es cerrada y se detiene el seguimiento. Registrar resultados de las acciones tomadas en el Formato de Acción Registro acción tomada Preventiva.
10 Firmar y colocar la fecha de cierre acción en el Formato de Acción Preventiva.
Cierre acción
RESPONSABLE
TIEMPO
Líder de proceso Servidor público responsable posible no conformidad
5 días
1 día Líder de proceso 1 día
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7. REGISTROS DE CALIDAD IDENTIFICACIÓN Código
Nombre
F-PLA-20
Formato de Acción Correctiva y Preventiva LM-PLA-04 Listado maestro de acciones correctivas y preventivas
ALMACENAMIENTO Y RECUPERACIÓN Recolección
Indización
Clasificación
Responsables Base de Datos - Carpeta de procesos
Cronológico
Coordinador Base de Datos - Carpeta del SIGA Responsables de procesos
Cronológico
ACCESO
CONSERVACIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
Personal Autorizado
Tiempo de Retención
Método
Coordinador del SIGA Responsables de procesos Coordinador del SIGA Responsables de procesos
2 años
Archivo Central
Actualizado
Destruir Anterior
8. DOCUMENTOS DE REFERENCIA 8.1 MT-PLA-02 Mapa de riesgos. 8.2 LM-PLA-06 Listado maestro de controles. 9. ANEXOS 9.1 F-PLA-20 Formato de acción correctiva y preventiva. 9.2 LM-PLA-04 Listado maestro de acciones correctivas y preventivas.