Acta de cierre de auditoría Positiva Compañía de Seguros S.A.

Informe de Austeridad en el Gasto – Primer trimestre del 2016. Mayo de 2016

Índice

►

Alcance

►

Antecedentes

►

Aspectos relevantes

►

Resultados de la auditoría

Informe de Austeridad en el gasto - Positiva Alcance Equipo responsable: Dueño de Proceso:

Hermes Antonio López Sierra, Hernando Moreno, Irma Ramírez. Olga Sanabria Amín – Vicepresidente Financiero y Administrativo y Carlos Alejandro Vanegas – Gerente de Logística.

Objetivos de la revisión ► Analizar

los gastos administrativos causados contablemente por la Compañía, con el fin de verificar el cumplimiento de las disposiciones de austeridad en el gastos, según la normatividad vigente que establece que el Jefe de la Oficina de Control Interno, debe verificar el cumplimiento de las medidas de austeridad y eficiencia por parte de la Compañía. ► Artículo 22 del Decreto 1737 del 21 de agosto de 1998 (Austeridad en el gasto). ► Directiva presidencial No 01 del 10 febrero de 2016. ► Resolución Orgánica N° 5289 del 27 de noviembre de 2001 de la Contraloría General de la República.

Periodo auditado y alcance Periodo auditado: La auditoría se realizó al periodo comprendido entre el 1 de enero de 2015 al 31 de marzo de 2016. Alcance: La auditoría contempla verificar las políticas de austeridad en el gasto y su cumplimiento respecto a los gastos de Papelería, Útiles de Oficina, del expediente del Parque automotor propio de la compañía a nivel nacional (vehículos activos y vendidos), e identificar las cuentas de gasto que presentan las mayores variaciones (incremento).

Gestión - administración del parque automotor de Positiva Antecedentes – Ciclo del sistema * Comportamiento Administración parque automotor

Elementos

* Gestión 31 vehículos y 1 moto vendidos 2015. * Traspaso a compradores. Políticas

Mantenimiento (Preventivo/ Correctivo * Comportamiento consumo de combustible y lavado año 2015. * Comparativo 1er trimestre 2015-2016

Manuales Procesos Controles

mantenimientos efectuados durante el 2015.

Etapas

Venta/Remate

Administración legal y administrativa * Control de seguros e infracciones

Decreto 019 de 2012 - Mintransporte Manual de políticas uso vehículos / Plan de mantenimiento - Positiva

Gestión - Administración de recursos papelería/útiles oficina Antecedentes – Ciclo del sistema 3. Gerencia de Logística Autoriza, Modifica o rechaza

2. Solicitud de pedido a través de la plataforma de Ofixpres

1. Llegan alertas de solicitud de pedido al correo Institucional

4. Gerencia Logística hace consolidación de pedidos y envía a Ofixpres

5. Llega el Pedido a las áreas

Antecedentes – Ciclo del sistema de pedidos - OFIXPRES S.A.S contrato No. 768 de 2013.

Gestión - Administración de recursos papelería/útiles oficina Antecedentes – Contexto 

Para el suministro de papelería, útiles de oficina e Insumos para usos de archivo y otras formas de cartón aplicaciones pre impreso para la gestión de Positiva Compañía de Seguros S.A se realiza a través de los proveedores de:

 OFIXPRES S.A.S., contrato No. 768 de 2013, que inicio el 17 de octubre de 2013 hasta 31 de diciembre de 2016 - Línea 1 - insumos de papelería de uso genérico.  SERVIPEL LTDA contrato No. 769 de 2013, que inicio 10 de octubre de 2013 hasta el 31 de diciembre de 2016 - Línea 2 – usos de archivo y otras formas de cartón o afines. Proveedor

Contrato

Presupuesto inicial

Liberado Otrosí No. 1

OFIXPRES SAS

768 de 2013

1.590.000.000

-250.000.000

SERVIPEL LTDA

769 de 2013

280.000.000

60.000.000

Total general

1.870.000.000,0

Otrosí No. 2 300.000.000

Total Presupuesto

Ejecutado (pagado)

1.640.000.000

1.290.970.001,2

340.000.000

191.359.209,2

1.980.000.000,0

1.482.329.210,4

% Variación Ejecución 79% 56%

Fuente: Contratos 768 y 769 - reporte de SISE lo contabilizado - mayo 19 de 2016 Cifras en pesos



A diciembre de 2015 se observa una ejecución (valor contabilizado) del 79%, para el contrato OFIXPRES SAS, es decir del total presupuestado a esta fecha $1.640.000.000 se pagaron $1.290.970.000 y para el contrato de SERVIPEL se pagaron $191.359.209 de los $340.000.000, para una ejecución del 56%.



El presupuesto para el 2016 para OFIXPRES SAS es de $300.000.000 millones, y para SERVIPEL LTDA de adiciono $60.000.000, en SISE no figuraron pagos para estos proveedores en el 2016.

Gestión de administración del parque automotor de Positiva Traspaso - Vehículos vendidos por la compañía. En la verificación al proceso de remate de los 31 vehículos y una moto que la compañía vendió durante 2013 y 2014, a través del Banco Popular (martillo), se observó que los siguientes vehículos, no tiene el respectivo traspaso.

Observación

Consecuencia

Vehículo Vendido

Acta Adjudicación

Fecha

Adjudicatario

Moto Yamaha, placas AYS61A

C0019131404111-81

Abr. 11/2014

Luis Hernando Torres Betancourt

vehículo Renault placas OUB948

C0019131405161-72

May.16/2014

Gustavo Alfonso Montero M.

 Como resultado de la verificación del proceso de remate, el traspaso de la propiedad de los 30 vehículos restantes se pudo observar que el tiempo trascurrido desde la venta hasta el traspaso fue: Cantidad

% de vehículos

Tiempo del traspaso después del remate

12

38%

1 mes

12

38%

Entre 2 y 12 meses

6

18%

En el mismo mes

2

6%

Pendiente. Más de 23 meses.

 No se evidencia un procedimiento, manual, instructivo o guía que ilustre la gestión de venta (remate) de este tipo de activos dados de baja.  Posible problemas legales externos por el mal uso de terceros y administrativos para la compañía.  Fallas en la gestión del proceso de ventas (remate) de vehículos.

Gestión de administración del parque automotor de Positiva Traspaso - Vehículos rematados por la Compañía. Tipo de observación Causas

Recomendación

 4.3.2. Actividades de control - Gestión directa de funciones o actividades y procedimientos de control.  Incumplimiento del adjudicatario en el compromiso adquirido y falta de mecanismo legal para su resolución.  Formalizar y concluir el traspaso de estos vehículos a sus respectivos compradores, con el fin de evitar problemas legales y administrativos para la compañía.  Contar con los documentos de guía, manual o procedimiento que permitan a la administración ilustrar el proceso para ventas (remate) futuras.  Se formalizará el traspaso de los vehículos vendidos, con el fin de evitar problemas legales con la compañía.  Consultar al área Jurídica de la Compañía el procedimiento a seguir sobre traspaso de la moto (adjudicatario sin voluntad de realizarlo).  Incluir en el Manual de Activos un numeral que cite el procedimiento para venta de vehículos

Plan de Acción

Evidencia 1: Formalizar y concluir el traspaso del vehículo de placas OUB948. Evidencia 2: Concepto Jurídico con respecto al bien. Evidencia 3: Manual de Activos con procedimiento indicado.. Responsable: Carlos Alejandro Vanegas– Gerente de Logística. Equipo de Apoyo: Javier Beltrán Fecha inicio: Fecha fin:

01/06/2016 15/08/2016

Gestión de administración del parque automotor de Positiva Infracciones de transito a los vehículos en uso. En verificación a través del SIMIT (Sistema Integrado de Información de Infracciones de Transito) y siguiendo lo enunciado al cumplimiento del código nacional de transito, que establece la ley 769 de 2002, Capitulo II "Sanciones por incumplimiento de las normas de transito", articulo 131 "Multas“ y del numeral 5. Conductores, "Cumplir con toda la normatividad descrita en el Código Nacional de Tránsito“ y del “Manual de políticas de uso vehículos propios” de Positiva, se pudo establecer que:

 El vehículo con placas OQN 621, asignado a la Gerencia Regional Norte, presenta cinco (5) fotomultas registradas en las secretarias de transito de Barranquilla y Atlántico; de las cuales dos (2) son del 2014 y tres (3) del 2015. Observación  Estas multas suman $ 2.028.103 ($ 1.582.540, + $ 445.563 de intereses), que a la fecha de corte de la auditoria, no han sido canceladas, como se aprecia en el sitio web del Simit.

 Fueron interpuestas por infringir los códigos de transito:  C02 - Estacionar un vehículo en sitios prohibidos.  C29 - Conducir un vehículo a velocidad superior a la máxima permitida. Anexo 1. NOTA: La Gerencia de Logística, desconocía la existencia de estas fotomultas.

Consecuencia

 Limitación para posible ventas de vehículos.  Generación de historial negativo.

Gestión de administración del parque automotor de Positiva Infracciones de transito a los vehículos en uso. Tipo de observación

Causas

 4.1.1 Ambiente de control: Principios básicos que rigen la entidad y Procedimientos con conocimientos, habilidades y conductas.  Presunta violación de normas de tránsito por parte del conductor del automotor.  No notificación de los organismos de tránsito sobre la imposición de comparendos.

 Controlar y monitorear permanentemente posibles infracciones de los vehículos en uso, a través de los sitios web. Recomendación  Verificar que estas infracciones interpuestas, sean subsanadas por los responsables.  Llevar a cabo el monitoreo trimestral de infracciones a nivel nacional de los vehículos de la compañía.  Gestión sobre las fotomultas reportadas por el ente de transito.

Plan de Acción

Evidencia 1: Gestión sobre las foto- multas reportadas. Evidencia 2: Reporte de consulta de multas generado por la autoridad de tránsito competente Responsable: Carlos Alejandro Vanegas– Gerente de Logística. Equipo de Apoyo: Julian Diaz Fecha inicio: Fecha fin:

01/06/2016 15/12/2016

Gestión de administración del parque automotor de Positiva Conservación y mantenimiento de vehículos en uso. Observación

Consecuencia

Tipo de observación Causas

 No se evidenciaron informes mensuales individuales de mantenimiento preventivo y correctivo, consumo de combustible de los vehículos asignados a las gerencias-regionales (centro, suroccidente, norte y oriente) de la compañía, de acuerdo con lo establecidos en el numeral 8 del MANUAL DE POLITICAS DE USO DE VEHICULOS PROPIOS, código VFA-MA PUV-02, de fecha 29/05/2.014.  Falta de control del consumo de combustible de los vehículos asignados a las Regionales.  4.1.1 Ambiente de control.  Falta de cumplimiento a lo establecido en el Manual por parte de las Regionales.  Solicitar a las Gerencias-Regionales dar cumplimiento al numeral 8 del manual y al instructivo.

Recomendación

 Hacer seguimiento mensual a los informes de mantenimiento y consumo de combustible de acuerdo a lo estipulado al manual y al instructivo. Llevar a cabo el seguimiento a los informes mensuales de mantenimiento preventivo y correctivo, así como el de consumo de combustible.

Plan de Acción

 Evidencia: Actualizar hoja de vida con los mantenimientos realizados y consumo de combustible. (bitácoras de los talleres). Responsable: Carlos Alejandro Vanegas– Gerente de Logística. Equipo de Apoyo: Julian Diaz Fecha inicio: 01/06/2016 Fecha fin: 15/12/2016

Gestión de administración del parque automotor de Positiva Conservación y mantenimiento de vehículos en uso. Observación

 En el análisis adelantada a los gastos de mantenimiento preventivo y correctivo, se pudo apreciar que el vehículo con placas OJF 941, asignado a Casa Matriz, tuvo 9 mantenimiento en 2015, por un valor de $ 4.527.437, vehículo con 21 años de antigüedad (modelo 1995). Anexo 2. NOTA: la gerencia de logística, ya había contemplado la opción de venta del vehículo.

Consecuencia

Tipo de observación Causas

Recomendación

 Ejecución de rubros de mantenimiento que no justifican el gasto.  4.1.1 Ambiente de control.  Vehículo muy antiguo  Evaluar el costo beneficio de continuar con el vehículo OJF 941, que exige un mantenimiento promedio de $ 4.527.437 al año. Se solicitará el aval al Comité de Bajas, para darle baja al vehículo relacionado.  Evidencia 1: Acta de adjudicación del remate.

Plan de Acción Responsable: Carlos Alejandro Vanegas– Gerente de Logística. Equipo de Apoyo: Julian Diaz – Javier Beltrán Fecha inicio: 01/06/2016 Fecha fin: 15/12/2016

Gestión de administración del parque automotor de Positiva Instructivo "Plan de Mantenimiento de Vehículos" En verificación al cumplimiento del instructivo “Plan de Mantenimiento Vehículos VA-OD-PMV-02”, que tiene publicado la Gerencia de Logística en la Intranet, en especial a su alcance "Inicia en la planeación del mantenimiento preventivo hasta el registro de mantenimiento del vehículo en su hoja de vida“, así como de los parámetros establecidos en la Hoja de revisiones, se observó:

Observación

 En instructivo estipula que cada 10.000 kilómetros de recorrido, se debe realizar el cambio del filtro de aire. En pruebas realizadas se observó que:  El vehículo con placas OCK 363, con kilometrajes de 60.468, 67.217 y 72.137 efectuó cambios de filtro de aire, se aprecia que los intervalos no superan los 6.000 kilómetros.

los tres

 El vehículo con placas ODT 001, con kilometrajes de 17.876 y 23.250, efectuó los dos cambios de filtro de aire, se aprecia que el intervalo no supera los 5.300 kilómetros. Anexo 3.

Consecuencia

 Aplicación de un instructivo con un plan de revisiones sin el debido conocimiento técnico.

Gestión de administración del parque automotor de Positiva Instructivo "Plan de Mantenimiento de Vehículos" Tipo de observación Causas

Recomendación

 4.1.1 Ambiente de control.  Criterio concepto técnico de mecánicos del taller.  Aplicar y dar cumplimiento a los instructivos diseñados para la administración y control de los vehículos en uso.  Impartir y monitorear las políticas de mantenimientos a los responsables por la custodia de los vehículos.

Ajustar el instructivo plan de mantenimiento de vehículos de la Compañía, eliminando aspectos técnicos que son competencia de documentación especializada de los fabricantes o conceptos de expertos.  Evidencia: Instructivo ajustado y publicado en la Intranet. Plan de Acción Responsable: Carlos Alejandro Vanegas– Gerente de Logística. Equipo de Apoyo: Julian Diaz Fecha inicio: Fecha fin:

01/06/2016 15/08/2016

Gestión de administración del parque automotor de Positiva Carencia de riesgos asociados al proceso.  En la verificación realizada al reporte de riesgos del proceso de servicios generales, el objetivo no cubre la administración, custodia y control de los recursos físicos suministrados y por ende los riesgos asociados no son aplicables.

 No se identifican riesgos y controles asociados a: Nota de mejora o Administración de papelería e insumos de oficina. o Venta (remates) de vehículos. o Uso de vehículos, conservación, mantenimientos y consumo de combustible de vehículos en uso. Anexo 4.

Consecuencia

 Carencia de información para análisis de eventos de riesgos para el manejo de estos recursos.

Gestión de administración del parque automotor de Positiva Carencia de riesgos asociados al proceso.  4.5 Monitoreo: Supervisión de los líderes del proceso sobre su control interno y Planes de mejoramiento. Tipo de mejora Causas

Recomendación

 4.3.11: Procedimientos de control.  Falta del diseño de riesgos y controles específicos para el mantenimiento de vehículos, consumo de combustible y administración de útiles de oficina.  Evaluar en conjunto con la Gerencia de Riesgos del Negocio, que el objetivo del proceso de servicios generales se fortalezca, con el fin de contar con una administración adecuada de los recursos como insumos de oficina y parque automotor. Llevar a cabo las sesiones de trabajo con la Gerencia de Riesgos del Negocio, para ajustar la matriz de riesgos y controles del proceso de logística.  Evidencia 1: Documento que contenga el ajuste del objetivo del proceso de servicio generales.

Plan de Acción

 Evidencia 2: Nuevos riesgos asociados al proceso, que contemple la administración de recursos de insumos y papelería de oficina, control de mantenimiento de vehículos, consumo de combustible y venta de vehículos. Responsable: Carlos Alejandro Vanegas– Gerente de Logística. Equipo de Apoyo: Luis Eduardo Moreno – Gerente de Riesgos de Negocio

Fecha inicio: Fecha fin:

01/06/2016 15/08/2016

Gestión de administración del parque automotor de Positiva Conservación registro documental – Vehículos. En la verificación al Manual de políticas de uso vehículos propios, numeral 2 "Registro”, donde menciona que cada vehículo automotor de propiedad de la Compañía, debe tener un expediente, se observó:  La Gerencia de logística no conserva la integralidad de la información de los expedientes de los vehículo de la compañía.  No se evidencia en cada expediente, información como:

Nota de mejora

o o o o o

Informe mensual del mantenimiento preventivo y correctivo. Informe mensual de consumo de combustible (fecha, kilometraje, consumo y valor). Informe de eventos de siniestros ocurridos en caso que aplique. Informe periódico de infracciones, comparendos o multas aplicados por entidades de transito. Informe de características técnicas, documentación legal y dotación reglamentaria.

Como ejemplo se evidenció: o De los ocho (8) siniestro que se presentaron a los vehículos de la compañía, solo se pudo tener acceso a dos (2) (Vehículo OML 685 Regional Occidente y OBS 054 Regional Oriente). Los demás siniestros de Bogotá, no fueron allegados a la auditoria, pese a que se solicitaron en varias oportunidades a través de correo electrónico. o Los informes de consumo de combustible y mantenimiento fueron remitidos por las regionales sin cumplir lo descrito en el manual de políticas de uso vehículos propios. Consecuencia

 Carencia de información consolidada para toma de decisiones.

Gestión de administración del parque automotor de Positiva Conservación registro documental – Vehículos. Tipo de mejora Causas

Recomendación

 4.5 Monitoreo:  Existencia de la documentación e información de los vehículos en forma separada.  Conservar digitalmente las hojas de vida de cada vehículo, cumplimiento el estándar metodológico de integralidad, disponibilidad y ante todo centralizada, que permita ser consultada y de fácil interpretación.

Consolidar la información de los vehículos en un solo archivo, que permita la consulta integral.  Evidencia 1: Hojas de vida de los vehículos complemente integral y disponible a nivel central.

Plan de Acción

Responsable: Carlos Alejandro Vanegas– Gerente de Logística. Equipo de Apoyo: Luis Eduardo Moreno – Gerente de Riesgos de Negocio. Fecha inicio: Fecha fin:

01/06/2016 15/08/2016

Gestión de Administración - recursos papelería y útiles de oficina Asignación de presupuesto por centro costo. En la verificación realizada al cumplimiento de la directiva presidencial 01 de 2016 del 10 febrero de 2016, que establece que todas las entidades de la Rama Ejecutiva, incluidas las empresas industriales y comerciales deben de alcanzar un ahorro en los gastos de funcionamiento del 10%, con referencia a ello se observó:

Observación

 Para el sub- rubro de papelería y útiles de oficina se observa un incremento del 65% entre el valor ejecutado al 31 de diciembre de 2015 y el valor asignado en el presupuesto del año 2016 y del 26% entre el presupuesto del 2015 y el presupuesto del 2016 Anexo 1.

Consecuencia Tipo de mejora Causas

Recomendación

 Al exceder el presupuesto se desajustan las cantidades de dinero que posiblemente estén destinadas a cumplir otra función, esto no es un beneficio ya que se aumenta el nivel de gastos y se disminuye el nivel de ingresos.  4.5 Monitoreo: Supervisión de los líderes del proceso sobre su control interno y Planes de mejoramiento.  4.3.11: Procedimientos de control.  Falta de un análisis más detallado por centro de costo.  Realizar un nuevo análisis del presupuesto que se está asignado a los centros de costo y puntos de atención para los consumos de papelería y útiles de oficina, que permitan mejorar la sustentabilidad de la asignación del presupuesto.  Realizar proceso sensibilización sobre el consumo de papelería.  tener un registro de datos confiables del consumos de papelería y útiles de oficina que permita mejorar la sustentabilidad de la asignación del presupuesto por centros de costos y puntos de atención.

Gestión de Administración - recursos papelería y útiles de oficina Asignación de presupuesto por centro costo.  Se realizará un nuevo análisis del presupuesto que se está asignado a los centros de costo y puntos de atención para los consumos de papelería y útiles de oficina, que permitan mejorar la sustentabilidad de la asignación del presupuesto.  Se realizara proceso sensibilización sobre el consumo de papelería.  Se tendrá un registro de datos confiables del consumos de papelería y útiles de oficina que permita mejorar la sustentabilidad de la asignación del presupuesto por centros de costos y puntos de atención

Plan de Acción

Evidencia 1: Informe de análisis de presupuesto realizado, siguiendo las políticas directiva de la Directiva Presidencial 01 de 2016 del 10 febrero de 2016. Evidencia 2: Archivo digital Campaña y Sensibilización sobre austeridad en el consumo de papelería.

Responsable: Carlos Alejandro Vanegas– Gerente de Logística. Equipo de Apoyo: Gloria Basto - Gerencia Logística Fecha inicio: Fecha fin:

01/06/2016 15/08/2016

Gestión de Administración - recursos papelería y útiles de oficina Cruce Reportes - Resmas de papelería en centro de impresión. Al cruzar el reporte generado por ofixpres con el reporte de la Gerencia Logística respecto del papel entregado al centro de impresión para ser distribuido entre los centros de costos de casa matriz (fotocopiadora) se evidencio lo siguiente: 1. Diferencias en las cantidades 2. Diferencias en la unidad de medida Ejemplo. En el reporte de ofixpres en lo que respecta a las hojas de papel “membretado positiva” se reporta por hojas, mientras que en el control de logística por resmas de 200 hojas Reporte de Ofixpres Descripcion del producto

Unidad de M.

Observación

Las 46,485 Febrero hojas equivale Diciem bre 2015 a:

Reporte de la Gerencia Logística

Febrero Marzo 2016

Febrero Diciem bre de 2015

Total

Febrero Marzo de 2016

Diferencias entre total Ofixpres Vs Logistica

Total

Hoja Mem brete Positiva Pqt*200

Resma

46.485

232

210

442

176

105

281

161

Papel fotocopia carta 75G

Resma

2.040

2.040

750

2.790

624

534

1.158

1.632

Papel fotocopia oficio 75G

Resma

0

4,5

3

8

-8

2.272

960

3.232

805

642

1.447

1.786

Total Fuente: Gerencia Logistica

Papel de fotocopia tamaño carta (resma): El centro de impresión registra como pedido (reporte de ofixpres) 2,790 resmas entre los periodos 2015 y 2016, mientras que la Gerencia logística registra 1,158 resmas en el mismo periodo, lo que genera una diferencia de 1,682 resmas. Papel de fotocopia tamaño oficio (resma): El centro de impresión no registra pedido (reporte de ofixpres) en el 2015 y 2016, mientras que la Gerencia logística registra en el mismo periodo 4.5 y 3 resmas respectivamente.

Gestión de Administración - recursos papelería y útiles de oficina Cruce Reportes - Resmas de papelería en centro de impresión. Al Cierre de la Auditoria la Gerencia logística en su correo del 31/05/2016 dice ”información de salida de papel tuvo dos fuentes: las planillas físicas y el reporte que a partir de octubre de 2015 fue implementado por Compufacil. En ese orden, 1,913 resmas son registradas en la planilla física (kárdex digitalizado) y, al tabular esta información consolidada obtenemos el resultado. Reporte de Ofixpres Descripcion del producto

Aclaración a la observación

Unidad de M.

Reporte de la Gerencia Logística

Las 46,485 Febrero Febrero hojas equivale Diciembre 2015 Marzo 2016 a:

Febrero Diciembre de 2015

Total

Febrero Marzo de 2016

Diferencias entre total Ofixpres Vs Logistica

Total

Hoja Membrete Positiva Pqt*200

Resma

46.485

232

210

442

176

105

281

161

Papel fotocopia carta 75G

Resma

2.510

2.510

450

2.960

2537

534

3.071

-111

Papel fotocopia oficio 75G

Resma

0

4,5

3

8

-8

3.402

2.718

642

3.360

43

Total

2.742

960

Fuente: Gerencia Logistica

Papel de fotocopia tamaño carta (resma): El centro de impresión registra como pedido (reporte de ofixpres) 2,960 resmas entre los periodos 2015 y 2016, mientras que la Gerencia logística registra 3,071 resmas en el mismo periodo, lo que genera un saldo de 111 resmas. Nota: De acuerdo a lo anterior se identifica se debe continuar afinando la información con los controles implementados, entre la información entregada por el proveedor y el centro de impresión.

Consecuencia

 Carencia de controles.  Carencia de información estadística confiable para análisis y toma de decisiones.

Tipo de mejora

 4.5 Monitoreo: Supervisión de los líderes del proceso sobre su control interno y Planes de mejoramiento.  4.3.11: Procedimientos de control.

Gestión de Administración - recursos papelería y útiles de oficina Cruce Reportes - Resmas de papelería en centro de impresión. Causas

Recomendación

Plan de Acción

Error en la generación del reporte de consumos.  Llevar un control del papel que se entrega al centro de impresión para ser distribuido a los centros de fotocopiado..  Realizar campañas de reducción de uso de papel en materia de Gestión Ambiental.  Evaluar el flujo de consumo de papel y hacer públicos los resultados y beneficios obtenidos por cada centro de costo.

 Se Llevará un control del papel que se entrega al centro de impresión para ser distribuido a los centros de fotocopiado..  Se realizara campañas de reducción de uso de papel en materia de Gestión Ambiental.  Se evaluar el flujo de consumo de papel para hacer públicos los resultados y beneficios obtenidos por cada centro de costo. . Evidencia 1: Archivo digital del control de consumo de papel que se distribuye por el centro de impresión y que contenga el análisis para hacer publico los resultados. Evidencia 2: Archivo digital campañas internas propendiendo por la reducción del uso del papel. Responsable: Carlos Alejandro Vanegas– Gerente de Logística. Equipo de Apoyo: Jhon Alexander Rubiano Rojas – Gerencia Logística Fecha inicio: 01/06/2016 Fecha fin: 15/08/2016

Gestión de Administración - recursos papelería y útiles de oficina Saldos de inventarios – Papelería/útiles oficina - dependencias Casa matriz. En visita realizada a áreas seleccionadas al azar (Gerencias de: Logística, médica, técnica de vida, actuaria, riesgos, recaudo y cartera , pensiones y afiliaciones), se pudo establecer que las gerencias visitadas, presentan acumulados de papelería/útiles de oficina y su rotación es baja; sin embargo existe recurrencia en los pedidos de los elementos en stop. A manera de ejemplo se evidencia : Consolidado total de las áreas visitadas primeros 12 ítem No.

Observación

Descripción ítem

Saldo de inventario

1

Sobre manila media carta

Unidad

294

2

Esferos

Unidad

201

3

Lápices

Unidad

138

4

Marcador permanente

Unidad

126

5

Ganchos plásticos carpetas

Unidad

120

6

Resaltadores

Unidad

92

7

Sobre manila carta

Unidad

90

8

Ganchos Clips

Paquete

87

9

Marcador borraseco

Unidad

63

10 11 12

Ganchos Cosedora DVD Caja x 25 CD-R Caja x 25

caja caja caja

Fuente: visita presencial a áreas visitadas

Anexo 2.

Unidad Med.

58 16 10,5

Unidades

400 263

Gestión de Administración - recursos papelería y útiles de oficina Saldos de inventarios – Papelería/útiles oficina - dependencias Casa matriz. Consecuencia

 Carencia de controles  Carencia de información estadística confiable para análisis y toma de decisiones

Tipo de mejora

 4.5 Monitoreo: Supervisión de los líderes del proceso sobre su control interno y Planes de mejoramiento.  4.3.11: Procedimientos de control.

Causas

Recomendación

Plan de Acción

 Necesidad de mayor sensibilización a la organización en materia de solicitudes.  Establecer políticas de control y monitoreo de saldos de inventario que permitan a otras áreas tener acceso a estos insumos  Realizar campañas de sensibilización a los responsables de elaborar los pedidos de palería y útiles de oficina  Desarrollar campaña interna para que las áreas identifiquen sus excesos y sean reintegrados para redistribuirlos.  Se realizaran campañas de sensibilización a los responsables de elaborar los pedidos de palería y útiles de oficina  Se desarrollaran campaña interna para que las áreas identifiquen sus excesos y sean reintegrados para redistribuirlos.  Se establecerán políticas de control y monitoreo de saldos de inventario que permitan a otras áreas tener acceso a estos insumos . Evidencia 1: Archivo digital de campañas. Evidencia 2: Políticas de control y monitoreo de saldos de inventario publicados en la intranet Responsable: Carlos Alejandro Vanegas– Gerente de Logística. Equipo de Apoyo: Gloria Basto – Gerencia Logística Fecha inicio: 01/06/2016 Fecha fin: 15/08/2016

Gestión de Administración - recursos papelería y útiles de oficina compra de papelería y útiles de oficina por caja menor. Al verificar las políticas y normas generales del manual de caja menor VFA-MA-MCM-11 - 20/08/2015 - capitulo 2 numeral 7 en el ítem decimo se describe “Útiles y papelería (que no se puedan adquirir a través del proveedor único asignado por la Compañía) o por urgencia manifiesta”; es decir se podrán adquirir estos elementos siempre y cuando el proveedor no lo suministre o por urgencia manifiesta. se observa los siguiente:

Sucursal

Observación

Casa matriz Huila Regional Occidente Casanare Norte de Santander Putumayo Regional Occidente Casa matriz Quindío Casanare Huila Santander Casa matriz Casa matriz

Compra de Papelería por Caja Menor Unidad de Descripción del producto Cantidad valor M. compra de estilógrafos unidad 2 19.000 Papel fotocopiadora tamaño oficio Resma 2 19.800 Fotocopias formularios de afiliación 225.000 Papel fotocopiadora tamaño carta Resma 2 41.700 compra de CD unidad 4 3.600 CD torre x 50 Torre 1 37.500 1 11.700 Papel fotocopiadora tamaño oficio Resma compra de CD para P y P unidad 20 12.000 Papel fotocopiadora tamaño carta Resma 10 88.000 20 unidades de CD Unidad 20 12.000 Papel fotocopiadora tamaño carta Resma 2 55.200 Papel fotocopiadora tamaño oficio Resma 1 9.900 fólderes tres argollas 1 pulgada unidad 20 150.000 Compra de perforadora tres anillos unidad 2 70.000

Fecha 23/10/2015 12/12/2015 16/12/2015 17/12/2015 18/12/2015 28/01/2016 05/02/2016 15/02/2016 15/02/2016 15/02/2016 19/02/2016 01/03/2016 03/03/2016 03/03/2016

Fecha Normal de pedido Proveedor ofixpres 1 al 7 diciembre 2015 1 al 7 diciembre 2015 1 al 7 diciembre 2015 1 al 7 diciembre 2015 1 al 7 diciembre 2015 8 al 15 enero de 2016 9 al 13 febrero de 2016 9 al 13 febrero de 2016 9 al 13 febrero de 2016 9 al 13 febrero de 2016 9 al 13 febrero de 2016 9 al 13 marzo de 2016 9 al 13 febrero de 2016 9 al 13 febrero de 2016

Fuente: cajas menores - Soportes

De acuerdo a lo anterior todos los elementos relacionados son objeto de adquisición a través del proveedor de ofixpres de acuerdo a las fechas de corte para realizar los respectivos pedidos, adicionalmente en casa matriz, se compro dos estilógrafos que no son de urgencia manifiesta y los CD la Gerencia logística, tiene un saldo importante de estos. Anexo 3. soportes de caja menor , se anexan 4 soportes a manera de ejemplo

Gestión de Administración - recursos papelería y útiles de oficina compra de papelería y útiles de oficina por caja menor. Consecuencia

 Carencia de controles  Carencia de información estadística confiable para análisis y toma de decisiones

Tipo de mejora

 4.5 Monitoreo: Supervisión de los líderes del proceso sobre su control interno y Planes de mejoramiento.  4.3.11: Procedimientos de control.

Causas

Recomendación

Falta de planeación en la adquisición de los suministros por parte de las áreas.  Mantener evaluaciones continuas a los gastos de papelería y útiles de papelería de los diferentes centros de costo.  Establecer Políticas y procedimientos relacionados con el reporte de la información confiable.

 Sensibilizar sobre el uso de la Caja menor sobre temas de papelería. . Evidencia 1: Archivo digital de la sensibilización. Plan de Acción Responsable: Carlos Alejandro Vanegas– Gerente de Logística. Equipo de Apoyo: Gloria Basto. – Gerencia Logística Fecha inicio: 01/06/2016 Fecha fin: 15/08/2016

Sistema de Administración de Riesgo de Crédito - SARC Anexo 1. Infracciones de transito a vehículos en uso.

Sistema de Administración de Riesgo de Crédito - SARC Anexo 1. Infracciones de transito a vehículos en uso.

Gestión de administración del parque automotor de Positiva Anexo 2 - Mantenimiento a vehículos en uso. Kilometr Sucursal aje OCK 209 Bogotá OCK 209 Bogotá OCK 209 Bogotá

Mar.4-2015 Jun.23-2015 Oct.7-2015

OCK 341 OCK 341

30,345Bogotá 37,680Bogotá

Feb.23-2015 S12-377666 Dic.22-2015 S12-385843

566,050 164,925 730,975 540,790 197,200

OCK 341

35,402Bogotá

Sep.29-2015 S12-382277

Placa

Fecha

Factura 243-34956 243-36583 243-38105

Mano de Obra

Repuestos

Materiales

34,301 1,335,028 34,474 1,403,803 87,017

289,549 286,575 255,547 831,671 88,220

408,000

352,867

79,876

439,884 38,786 38,786

168,096 58,501 58,501

OCK 342 OCK 342

33,847Bogotá 35,369Bogotá

Ago.3-2015 S12-379711 Oct.5-2015 S12-382284

1,145,990 85,000 451,045 536,045

OCK 343

46,667Bogotá

May.22-2015 S12-377668

218,875

35,470

76,316

OCK 343

46,667Bogotá

Jul.8-2015 S12-378331

218,875

35,470

76,316

OCK 343

50,101Bogotá

Sep.24-2015 S12-382039

OCK 344 OCK 344

25,000Bogotá -Bogotá

Jul.14-2015 S12-379068 Jul.9-2015 S12-378699

98,987 169,927 35,470 35,470

OCK 345 OCK 345

35,415Bogotá 34,271Bogotá

Dic.30-2015 S12-385844 Oct.26-2015 S12-382282

OCK 346

25,267Bogotá

Sep.24-2015 S12-382038

303,875 741,625 23,375 193,375 216,750 85,000 630,700 715,700 278,375 278,375

76,417 229,049 6,674 53,980 60,654 316 55,640 55,956 78,373 78,373

248,025 248,025 37,349 37,349

IVA

Concepto

51,817Mantenimiento en general 350,025Mantenimiento en general 72,792Mantenimiento en general 474,634 108,506Mantenimiento en general 31,552SSR Automóvil O Mantenimiento en general / 109,958 Tijera inferior 250,016 13,600Diagnóstico (1) 87,373Mantenimiento en general 100,973 Mantenimiento en general, 50,437 servicio igual Mantenimiento en general, 50,437 servicio igual 69,795Mantenimiento en general 170,669 4,808Lavado y materiales 42,784Mantenimiento en general 47,592 13,651Guaya y Pedal 134,645Mantenimiento en general 148,296 60,456Mantenimiento en general 60,456

Total Factura 375,667 2,537,678 527,738 3,441,083 824,533 228,752 950,701 2,003,986 98,600 635,705 734,305 381,098 381,098 549,074 1,311,270 34,857 325,609 360,466 98,967 1,069,010 1,167,977 454,553 454,553

Gestión de administración del parque automotor de Positiva Anexo 2 - Mantenimiento a vehículos en uso. Kilometr Sucursal aje OCK 361 24,998Bogotá Placa

Fecha

Factura

Mzo.3-2015 S12-373504

OCK 362

20,148Bogotá

Jun.24-2015

S12-378470

OCK 363 OCK 363 OCK 363

60,468Bogotá 67,217Bogotá 72,137Bogotá

Abr.28-2015 Ago.18-2015 Nov.18-2015

S12-377667 S12-380933 S12-384592

OCK 364 OCK 364 OCK 364

50,048Bogotá 44,663Bogotá 55,067Bogotá

Jul.7-2015 Mar.20-2015 Nov.11-2015

S12-378611 S12-377665 S12-384593

ODT 001 ODT 001 ODT 001 ODT 001

17,876Bogotá 23,250Bogotá 29,329Bogotá 29,329Bogotá

Feb.26-2015 S12-373506 Jun.26-2051 S12-378615 Nov.20-2015 S12-383893 Nov.28-2015 S12-384594

OJF 941 OJF 941 OJF 941 OJF 941 OJF 941 OJF 941 OJF 941 OJF 941 OJF 941

316,908Bogotá 316,201Bogotá 316,889Bogotá 318,525Bogotá 318,526Bogotá 319,000Bogotá 315,963Bogotá 317,695Bogotá 317,831Bogotá

Jun.23-2015 May.4-2015 Jun.3-2015 Nov.11-2015 Nov.24-2015 Feb.18-2016 Feb.26-2015 Oct.26-2015 Oct.20-2015

S12-378332 S12-377653 S12-377219 S12-384591 S12-384741 S12-389982 S12-373503 S12-382283 S12-383226

Mano de Obra 315,700 315,700 526,575 526,575 705,500 680,000 280,500 1,666,000 323,000 694,875 170,000 1,187,875 680,190 528,700 263,500 1,472,390 170,000 42,500 178,500 340,000 255,000 272,000 201,310 85,000 128,872 1,673,182

Repuestos 33,954 33,954 96,047 96,047 752,285 428,036 467,672 1,647,993 284,070 722,486 26,293 1,032,849 83,465 92,090 534,009 39,312 748,876 314,225 1,190,000 414,000 9,768 269,900 1,819,969

Materiales 79,474 79,474 115,102 115,102 147,507 161,116 94,374 402,997 76,455 74,776 76,368 227,599 140,230 124,630 96,859 35,304 397,023 144,908

144,908

IVA

Concepto

66,296Mantenimiento en general 66,296 111,352Mantenimiento en general 111,352 204,485Mantenimiento en general 173,270Mantenimiento en general 102,258Mantenimiento en general 480,013 89,593Mantenimiento en general 188,456Mantenimiento en general 41,795Mantenimiento en general 319,844 138,812Mantenimiento en general 112,858Mantenimiento en general 107,578Mantenimiento en general 9,201Bombillos 368,449 27,200Revisión sistema (4) 6,800Revisión sistema (1) 78,836Alternador / Motor arranque 161,976Mordaza freno/Mang.freno 40,800Arreglo exhosto 80,946Amortig.y Cruceta Cardan 56,277Cambio aceite, lav./R.frenos 37,999Mant/to y Bateria MAC 20,620Mantenimiento en general 511,454

Total Factura 495,424 495,424 849,076 849,076 1,809,777 1,442,422 944,804 4,197,003 773,118 1,680,593 314,456 2,768,167 1,042,697 858,278 1,001,946 83,817 2,986,738 197,200 49,300 571,561 1,691,976 295,800 766,946 412,263 392,899 149,492 4,527,437

Gestión de administración del parque automotor de Positiva Anexo 2 - Mantenimiento a vehículos en uso. Kilometr Sucursal aje OML 685 39,610Medellín OML 685 44,524Medellín

Abr.7-2015 Jul.15-2015

S57-49737 S57-51297

365,500 212,500

299,570 100,744

105,136 50,400

OML 685

Oct.9-2015

S57-52575

391,000

1,593,446

76,447

969,000

1,993,760

231,983

Placa

Fecha

Factura

Mano de Obra

Repuestos

Materiales

IVA

Concepto

Total Factura 847,150 400,026

May.13-2015 S35-105801

411,110

81,034

174,882

ONK 484

Cali 56,074Cali

Jul.1-2015 S35-106754

98,400

32,535

66,580

ONK 484

62,220Cali

Sep.25-2015 S35-108478

262,400

1,113,794

104,686

ONK 484

67,827Cali

Dic.11-2015 S35-110017

180,400 952,310

22,414 1,249,777

58,272 404,420

OQN 621

45,509Barranquilla Ago.11-2015

S23-94870

218,700

56,315

57,233

OQN 621

55,100Barranquilla Nov.30-2015

S23-97084

696,600

558,105

76,461

915,300

614,420

133,694 -

76,944Mantenimiento en general 36,382Mantenimiento en general Llantas (4), Buje 191,620 suspensión, Filtros 304,946 Mano obra (cambio aceite, 81,534 mano obra externa) 22,489Revisión mecánica Llantas (3), Filtros, pastillas, 141,158 cambio aceite 27,658Mantenimiento en general 272,839 Mantenimiento en general 28,268 -Mantenimiento en general / 5,331Repar.Bomper delantero 33,599

S60-85965

307,500

71,920

91,776

48,150Mantenimiento en general

S60-86774

164,320

S60-87533

216,460

32,535

51,030

Mantenimiento en general 35,170

264,855

S60-88684

237,000

40,345

79,035

37,250Mantenimiento en general

393,630

925,280 14,238,097

144,800 10,351,886

429,949 3,217,778

ONK 484

OSB 054 OSB 054 OSB 054 OSB 054

48,900Medellín

Bucaraman 14,995 Feb.26-2015 ga Bucaraman 17,637 May.6-2015 ga Bucaraman 20,587 Jun.12-2015 ga Bucaraman 23,900 Oct.14-2015 ga

208,108

21,466

71,696 3,251,292

Batería Rp / Viaje seguro y Batería MAC 42

2,252,513 3,499,689 748,560 220,004 1,622,038

288,744 2,879,346 303,980 1,325,835 1,629,815

519,346 393,894

1,571,725 34,500,136

Gestión de administración del parque automotor de Positiva Anexo 2 - Mantenimiento a vehículos en uso. Vr. Consumo - Mantenimiento Preventivo-Correctivo 2015 5.000.000 4.527.437 4.500.000 4.197.003 4.000.000

3.500.000

3.499.689

3.441.083

2.986.738 3.000.000

2.768.167

2.879.346

2.500.000 2.003.986 2.000.000 1.629.8151.571.725 1.500.000

1.311.270 1.167.977

1.000.000

849.076

734.305 500.000

360.466

454.553 495.424

-

OCK 209 OCK 341 OCK 342 OCK 343 OCK 344 OCK 345 OCK 346 OCK 361 OCK 362 OCK 363 OCK 364 ODT 001 OJF 941 OML 685 ONK 484 OQN 621 OSB 054

Gestión de administración del parque automotor de Positiva Anexo 2 - Mantenimiento a vehículos en uso. Vehículo OCK 209 OCK 341 OCK 342 OCK 343 OCK 344 OCK 345 OCK 346 OCK 361 OCK 362 OCK 363 OCK 364 ODT 001 OJF 941 OML 685 ONK 484 OQN 621 OSB 054

Resumen año 2015 - Mantenimiento Vehículos (modelo 2013) Vr. Mant/tos Modelo Asignación % x vehículo 3,441,083 2013 Presidencia 9.97 2,003,986 2013 Vicepresidencia 5.81 734,305 2013 Gerente Regional 2.13 1,311,270 2013 Vicepresidencia 3.80 360,466 2013 Secretaria Gral. 1.04 1,167,977 2013 Vicepresidencia 3.39 454,553 2013 Vicepresidencia 1.32 495,424 2013 Vicepresidencia 1.44 849,076 2013 Vicepresidencia 2.46 4,197,003 2013 Gerente Regional 12.17 2,768,167 2013 Prof.Admon 8.02 2,986,738 2014 Vicepresidencia 8.66 4,527,437 1995 Profesional Espec. 12.98 3,499,689 2013 Gerente Regional 10.14 2,879,346 2013 Profesional Admin. 8.35 1,629,815 2013 Gerente Regional 4.72 1,571,725 2013 Gerente Regional 4.56 34,500,136 100

No. Mant./tos 3 3 2 3 2 2 1 1 1 3 3 4 9 3 4 2 4 50

Gestión de administración del parque automotor de Positiva Anexo 2 – Consumo de Combustible vehículos en uso. No

Placa

Siniestros

Sucursal

Asignado a

Contrato Combustible y Lavado 2015

Consumo Combustible y lavado 2015 6,394,385.0 1,942,870.0 1,224,516.0

CASA MATRIZ CASA MATRIZ CASA MATRIZ

PRESIDENCIA VICEPRESIDENCIA DE INVERSIONES VICEPRESIDENCIA TECNICA

CASA MATRIZ

VICEPRESIDENCIA DE NEGOCIOS

2,030,540.0

CASA MATRIZ

SECRETARIA GENERAL

1,457,885.0

CASA MATRIZ

VICEPRESIDENCIA DE P. y P.

2,360,935.0

7 OCK-346

CASA MATRIZ

VICEPRESIDENCIA DE OPERACIONES

8 OCK-361

CASA MATRIZ

VICEPRESIDENCIA TIC

CASA MATRIZ

VICEPRESIDENCIA RIESGOS

1,501,525.0

10 OJF-941

CASA MATRIZ

APOYO LOGISTICO

2,254,181.0

11 ODT-001

CASA MATRIZ

VICEPRESIDENCIA ADMON Y F.

3,600,843.0

REGIONAL CENTRO

HUGO RAMON VASQUEZ NIÑO

4,583,203

REGIONAL BOGOTA

AVELINO MANUEL BLANCO

4,855,356

1 OCK-209 2 OCK-341 3 OCK-342

X

4 OCK-343 5 OCK-344

X

6 OCK-345

9 OCK-362

X

12 OCK-363

X

13 OCK-364

X

1,171,554.0

27.450.000

895,530.0

27,878,938 14 OML-685

X

REGIONAL OCCIDENTE

JOSE MAURO PALACIOS

REGIONAL NORTE

ADOLFO VILLALOBOS PINEDA

X

REGIONAL ORIENTE

X

REGIONAL SUROCCIDENTE

15 OQN-621 16 OSB-054 17 ONK-484

6.000.000

5,466,910

10.000.000

7,689,282

ELGA JOHANNA PALACIOS PARRA

4.000.000

3,642,763

LUIS ALBERTO GIRALDO

8.000.000

7,787,785

55,450,000

58,860,063 -

3,410,063

Gestión de administración del parque automotor de Positiva Anexo 2 – Consumo de Combustible vehículos en uso. Consolidado consumo Combustible - año 2015 9.000.000 7.787.785 8.000.000

7.689.282

7.000.000 6.394.385 6.000.000 5.466.910 4.855.356 4.583.203

5.000.000

4.000.000

3.600.843

3.642.763

3.000.000 2.360.935 2.000.000

1.942.870

1.224.516 1.000.000

2.254.181

2.030.540 1.501.525

1.457.885 1.171.554

895.530

-

OCK 209 OCK 341 OCK 342 OCK 343OCK 344 OCK 345 OCK 346 OCK 361 OCK 362 OCK 363 OCK 364 ODT 001 OJF 941 OML 685 ONK 484 OQN 621 OSB 054

Gestión de administración del parque automotor de Positiva Anexo 3 - Plan de Mantenimiento de Vehículos. Placa OCK 209 OCK 209 OCK 209 OCK 341 OCK 341 OCK 341 OCK 342 OCK 342 OCK 343 OCK 343 OCK 343 OCK 344 OCK 344 OCK 345 OCK 345 OCK 346 OCK 361 OCK 362 OCK 363 OCK 363 OCK 363 OCK 364 OCK 364 OCK 364

Kilometraje

30.345 35.402 37.680 33.847 35.369 46.667 46.667 50.101 25.000 35.415 34.271 25.267 24.998 20.148 60.468 67.217 72.137 44.663 50.048 55.067

Sucursal Fecha Bogotá Bogotá Bogotá Bogotá Bogotá Bogotá Bogotá Bogotá Bogotá Bogotá Bogotá Bogotá Bogotá Bogotá Bogotá Bogotá Bogotá Bogotá Bogotá Bogotá Bogotá Bogotá Bogotá Bogotá

Feb.23-2015 Sep.29-2015 Dic.22-2015 Ago.3-2015 Oct.5-2015 May.22-2015 Jul.8-2015 Sep.24-2015 Jul.14-2015 Jul.9-2015 Dic.30-2015 Oct.26-2015 Sep.24-2015 Mzo.3-2015 Jun.24-2015 Abr.28-2015 Ago.18-2015 Nov.18-2015 Mar.20-2015 Jul.7-2015 Nov.11-2015

Factura 243-34956 243-36583 243-38105 S12-377666 S12-382277 S12-385843 S12-379711 S12-382284 S12-377668 S12-378331 S12-382039 S12-379068 S12-378699 S12-385844 S12-382282 S12-382038 S12-373504 S12-378470 S12-377667 S12-380933 S12-384592 S12-377665 S12-378611 S12-384593

Total Factura 375.667 2.537.678 527.738 824.533 950.701 228.752 98.600 635.705 381.098 381.098 549.074 34.857 325.609 98.967 1.069.010 454.553 495.424 849.076 1.809.777 1.442.422 944.804 1.680.593 773.118 314.456

Observaciones Filtro de aire. Filtro de aire. Filtro de aire. Filtro de aire. No No No No No No Filtro de aire. No Filtro de aire. No No No No Filtro de aire. Filtro de aire. Filtro de aire. Filtro de aire. No Filtro de aire. No

Gestión de administración del parque automotor de Positiva Anexo 3 - Plan de Mantenimiento de Vehículos. Placa ODT 001 ODT 001 ODT 001 ODT 001 OJF 941 OJF 941 OJF 941 OJF 941 OJF 941 OJF 941 OJF 941 OJF 941 OJF 941 OML 685 OML 685 OML 685 ONK 484 ONK 484 ONK 484 ONK 484 OQN 621 OQN 621 OSB 054 OSB 054 OSB 054 OSB 054

Kilometraje 17.876 23.250 29.329 29.329 316.908 316.201 316.889 318.525 318.526 319.000 315.963 317.695 317.831 39.610 44.524 48.900 56.074 62.220 67.827 45.509 55.100 14.995 17.637 20.587 23.900

Sucursal Fecha Bogotá Bogotá Bogotá Bogotá Bogotá Bogotá Bogotá Bogotá Bogotá Bogotá Bogotá Bogotá Bogotá Medellín Medellín Medellín Cali Cali Cali Cali Barranquilla Barranquilla Bucaramanga Bucaramanga Bucaramanga Bucaramanga

Feb.26-2015 Jun.26-2051 Nov.20-2015 Nov.28-2015 Jun.23-2015 May.4-2015 Jun.3-2015 Nov.11-2015 Nov.24-2015 Feb.18-2016 Feb.26-2015 Oct.26-2015 Oct.20-2015 Abr.7-2015 Jul.15-2015 Oct.9-2015 May.13-2015 Jul.1-2015 Sep.25-2015 Dic.11-2015 Ago.11-2015 Nov.30-2015 Feb.26-2015 May.6-2015 Jun.12-2015 Oct.14-2015

Factura S12-373506 S12-378615 S12-383893 S12-384594 S12-378332 S12-377653 S12-377219 S12-384591 S12-384741 S12-389982 S12-373503 S12-382283 S12-383226 S57-49737 S57-51297 S57-52575 S35-105801 S35-106754 S35-108478 S35-110017 S23-94870 S23-97084 S60-85965 S60-86774 S60-87533 S60-88684

Total Factura

Observaciones

1.042.697Filtro de aire. 858.278Filtro de aire. 1.001.946 No 83.817 No 197.200 No 49.300 No 571.561 No 1.691.976 No 295.800 No 389.022 No 412.263 No 392.899 No 149.492 No 847.150Filtro de aire. 400.026No 2.252.513Filtro de aire. 748.560Filtro de aire. 220.004No 1.622.038Filtro de aire. 288.744No 303.980No 1.325.835Filtro de aire. 519.346No 393.894No 264.855No 393.630No

Gestión de administración del parque automotor de Positiva Anexo 3 - Plan de Mantenimiento de Vehículos.

Gestión de administración del parque automotor de Positiva Anexo 3 - Plan de Mantenimiento de Vehículos.

Gestión de administración del parque automotor de Positiva Anexo 3 - Plan de Mantenimiento de Vehículos.

Sistema de Administración de Riesgo de Crédito - SARC Anexo 4. Matriz de riesgos y controles Objetivo proceso Servicios Generales: Proporcionar a los procesos de la compañía los recursos físicos, de oficina y servicios, para realizar las funciones propias del Personal. Riesgo - 306: Fallas en el funcionamientos de los vehículos y equipos de la compañía. Control 476: Seguimiento a equipos considerados críticos con soporte y asignación puntual.

Control 819: Seguimiento a la vigencia de las pólizas

Objetivo : Garantizar una adecuado funcionamiento de equipos a través de un apropiado mantenimiento. Procedimiento: A través de la constitución de contratos de soporte y mantenimiento, se realiza la asignación puntual para manejo de equipos críticos y mantenimiento que garantiza el adecuado funcionamiento.

Objetivo: Garantizar el mejor amparo posible para mitigar el impacto causado por un siniestro. –

Evidencia: Registros de rutinas de mantenimiento Equipos a cargo de la gerencia de logística específicamente casa matriz Dueño: Profesional Especializado (Casa Matriz) grado 10.

Procedimiento: Realizar seguimiento al inventario de pólizas de seguros a través de la Gerencia Logística y del corredor de seguros.

Evidencia: Correo de aviso de vencimiento. Dueño: Auxiliar de Oficina grado 1

Anexo 1 Presupuesto 2016 Vs Ejecutado 2015

Anexo 2 saldo papelería y útiles de oficina Fecha Inventario: May. 4-2016 Fecha Inventario: May.4 y 6 -2016 No. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 60 61 62 63

Descripción item Sobre manila media carta Esferos Lapices Marcador permanente Ganchos plasticos carpetas Resaltadores Sobre manila carta Ganchos Clips Marcador borraseco Ganchos Cosedora Sobre manila oficio Sobre manila extraoficio Rollos calculadora - Papel Protector Hojas Cajas carton correspondencia Cajas de carton archivo x 200 Protector de transparencia x 20 Borradores de Nata Pegastick DVD Caja x 25 Papel carta Carpetas de presentación blancas Cosedora Tajalapiz Papel membrete Positiva Paq.x 200 Papel menbreteado CD-R Caja x 25 Reglas 30 cmtrs Sacaganchos Cuadernos argollados pequeños Ganco Grapadora Industrial Cinta trasparente rollo grueso Rollo label Ganchos Mariposa Almohadillas Sello Sharpick Pilas sueltas AAA Tijeras Separadores Hojas # 4 Rollo papel Zebra Rollo radicación Tinta sello Cinta trasparente rollo delgado Perforadora Jumbo Huelleros Papel Iris Cuadernos argollados oficio Amarillo Separadores normal Portaminas AZ - propuestas blancas plastico 1/1/2" AZ - propuestas blancas plastico 3/4" Perforadora pequeña Cuadernos argollados oficio Cinta enmascarar Pilas recargables AAA x 4 AZ - propuestas blancas plastico 2" Humedecedor Tactil Bisturi papel oficio Cauchos (Bandas) Plasticos porta carnet Pilas (4) recargables con cargador Perforadora 3 huecos

Unidad Med. Unidad Unidad Unidad Unidad Unidad Unidad Unidad Paquete Unidad Paquete Unidad Unidad Unidad Unidad Unidad unidad Paquete Unidad Unidad Paquete remas Unidad Unidad Unidad Paquete remas Paquete Unidad Unidad Unidad Paquete Rollo Unidad Paquete Unidad Unidad Unidad Unidad Paquete Unidad Unidad Unidad Unidad Unidad Unidad Block Unidad Paquete Unidad Unidad Unidad Unidad Unidad Rollo Paquete Unidad Unidad Unidad remas Bolsa Paquete Paquete Unidad

G.de riesgos Cantidad

Fecha Inventario: May.6-2016 Recaudo Pensiones Afiliaciones y Cartera Cantidad Cantidad Cantidad

Logistica

Medica

G.T de vida

Actuaria

Cantidad 294 65 30 114 60 57 90 4 37 4 31 27 20 20 19 19 18 4 7 8 16 14 9 9 11 11 2 8 4 4 7 3 6 5 5 5 5 3 4 4 4

Cantidad

Cantidad

Cantidad

41 24

30 27

36 46 9

8

9

60 10

30

42

14

15

4 15 3

3 6 3

1 2 11

4 2 3

3

9 4

2 3 3 3 3 3 3 3

1

1

7

14 5

8 6 3

3

5 2 4

1 3 4

4

2 2

1

5 2 3 5

2

0,5

2

4

1

1

1

1 3

2 1

1

1

2

2 2 2 2 1 2

1

2 1 1 1 1

total Stock 294 201 138 126 120 92 90 87 63 58 31 27 20 20 19 19 18 17 16 16 16 14 12 11 11 11 10,5 10 9 9 7 7 6 5 5 5 5 5 4 4 4 4 4 3 3 3 3 3 3 3 3 3 2 2 2 2 2 2 2 1 1 1 1

Comentarios saldo papelería y útiles de oficina Gerencia Logística Sobres correspondencia: Se registra un inventario de 442 sobres; siendo los sobres de media carta la existencia más alta (294 sobres), seguido de los sobres tamaño carta (90), sobres oficio (31) y extra oficio (27), se aclara que las áreas no requieren de sobres para él envió de correspondencia, el centro de costo de correspondencia es quien realiza la solicitud de sobres. La Gerencia Logística entre el periodo 01/01/2015 al 31/03/2016 envió fue de 148 oficios, sobres que no fueron suministrados por la Gerencia Logística. Marcador Permanente: Se registra un inventario de 119 marcadores; de los cuales 5 corresponde a marcadores para CD Sharpie, cantidad de marcadores que al ser repartidos entre los 15 funcionarios del área daría para un promedio de 7,6 marcadores por servidor público. Marcadores Borraseco: Se registra un inventario de 37 marcadores borraseco, cantidad de marcadores que al ser repartidos entre los 15 funcionarios del área daría un promedio de 2.5 marcadores por servidor público. Bolígrafos: se registra un inventario de 65 bolígrafos, cantidad de bolígrafos que al ser repartidos entre los 15 funcionarios del área daría para un promedio de 4.3 bolígrafos por servidor público. Resaltadores: Se registra un inventario de 57 resaltadores, cantidad de resaltadores que al ser repartidos entre los 15 funcionarios del área daría para un promedio de 3.8 resaltadores por servidor público.

Elementos varios: Se registran elementos como son: lápices, portaminas, borradores, reglas, almohadillas, huelleros, papel iris, kilos de bandas de cauchos etc., que no se utilizan con frecuencia, dentro de estos elementos se destaca los block de papel iris que no son necesarios para dar cubrimiento a las necesidades del personal del área. Adicionalmente se piden elementos como son cosedoras y ganchos de cosedora, carpetas AZ cuando el procedimientos de gestión documental prohíben utilizar elementos metálicos por cuanto contaminan los documentos al archivarlos, la Gerencia Logística tiene 9 cosedoras en saldo. CD y DVD: Se registra un inventario de 2 cajas de CD (50 unidades) y 10 cajas de DVD-R 4.7gb 16x 120min Imation*25 (250 unidades) y 140 fundas Cuadernos: Se registra un inventario de 9 cuadernos, a pesar de que Positiva al inicio de cada año entrega agenda y esferos a cada uno de los servidores públicos Rollos papel calculadora: Se registra un inventario de 20 rollos de papel para calculadora papel que ya no se utiliza, salvo en algunas áreas de Gestión Financiera. Protectores transparente: Se registra un inventario de 18 paquetes de Protector de transparencia x 20 cada uno, 14 Carpetas de presentación blancas y 11 paquetes de papel membrete Positiva Paq.x 200 (2200 hojas) Tarjetas de presentación: Se registra un inventario de 7 paquetes por 240 Unidades cada uno de tarjetas de presentación de: Augusto Gutiérrez, Eduardo Hollman y Claudia Carolina Chica.

Fotos - saldo papelería y útiles de oficina Gerencia Logística

Fotos - saldo papelería y útiles de oficina Gerencia de Actuaria Bolígrafos y Lápiz: se registra un inventario de 36 bolígrafos y 46 lápices, cantidad de bolígrafos y lápices que al ser repartidos entre los 9 funcionarios del área daría para un promedio de 4 bolígrafos y 5 lápices por servidor público. CD y DVD: Se registra un inventario de 5 cajas de CD (125 unidades) y 3 cajas de DVD-R 4.7gb 16x 120min Imation*25 (75 unidades) con sus respectivas fundas Gancho Legajador Plástico: Se registra un inventario de 7 paquetes (140 unidades)

Fotos - saldo papelería y útiles de oficina Gerencia Médica Lápiz y bolígrafos: Se registra un inventario de 24 lápices y 41 bolígrafos; para el primer trimestre de 2016 la Gerencia Médica no realizo pedidos de elementos, es decir el personal del área no solicita estos elementos para el desarrollo de sus actividades, motivo por los cuales se dejan en saldo. El número de servidores públicos son 32. Llama la atención, la cantidad “grapas estándar galvanizada” 14 cajas en saldo, en lo que respecta a los CD, se identifican en saldo 50 unidades de CD

Fotos - saldo papelería y útiles de oficina Gerencia Técnica de vida

Anexo 3 soportes caja menor Casa Matriz– compra de estilógrafos

Anexo 3 soportes caja menor Sucursal Huila– compra de resmas de papel

Anexo 3 soportes caja menor Sucursal Huila– compra de resmas de papel

Anexo 3 soportes caja menor Regional Occidente– fotocopias

Anexo 3 soportes caja menor Sucursal Casanare– compra de resmas de papel

Anexo 3 soportes caja menor Sucursal Norte de Santander– compra de CD

Anexo 3 soportes caja menor Sucursal Putumayo– compra de CD

Anexo 3 soportes caja menor Sucursal Quindío– compra de resmas de papel

Anexo 3 soportes caja menor Casa Matriz– compra de Perforadora Industrial