ACTUALIZACIÓN DEL MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y DE COMPETENCIAS LABORALES PROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA, TECNOLÓGICA Y FINANCIERA SUBPROCESO: GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO

Versión: 8.0 Fecha: 21/04/2016 Código: TH-P-10

1. OBJETIVO: Actualizar, modificar o adicionar perfiles en el Manual Específico de Funciones y de Competencias Laborales de acuerdo con los lineamientos establecidos por el Departamento Administrativo de la Función Pública – DAFP- y de conformidad con la estructura y planta del Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio. 2. ALCANCE:  La actualización, modificación y adición de perfiles en el Manual Específico de Funciones y de Competencias Laborales inicia con la solicitud del responsable de la dependencia dirigida a la Coordinación del Grupo Interno de Trabajo de Talento Humano y culmina con la comunicación del respectivo acto administrativo a las personas involucradas.  Aplica para los funcionarios que prestan sus servicios en el Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio y FONVIVIENDA. 3. PARTICIPAN:  Despacho Ministro  Secretaría General  Grupo Interno de Trabajo de Talento Humano  Dependencias interesadas. 4. DEFINICIONES:  Manual Específico de Funciones y de Competencias Laborales: Es un instrumento de administración de personal a través del cual se establecen las funciones y las competencias laborales de los empleos que conforman la planta de personal de una entidad así como de conocimiento, experiencia y demás competencias exigidas para el desempeño de estos.  Competencias: Las competencias laborales se definen como la capacidad de una persona para desempeñar, en diferentes contextos y con base en los requerimientos de calidad y resultados esperados en el sector público, las funciones inherentes a un empleo; esta capacidad está determinada por los conocimientos, destrezas, habilidades, valores, actitudes y aptitudes que debe poseer y demostrar el empleado público.  Competencias Funcionales: Se refieren a la capacidad real para desempeñar las funciones individuales de un empleo. Tienen relación con el desempeño o resultados concretos y predefinidos que el empleado público debe demostrar.  Competencias comportamentales: Conjunto de características de la conducta que se exigen como estándares básicos para el desempeño del empleo, atiende a la motivación, aptitudes, actitudes, habilidades y rasgos de personalidad.  Identificación del empleo: Conjunto de datos que describen la denominación, dependencia, código, grado, nivel, número de cargos y el cargo del jefe inmediato.  Propósito Principal: Describe aquello que el empleo debe lograr o su razón de ser; es decir, el producto o servicio que ofrece y que lo caracteriza.. La estructura gramatical sugerida para orientar la definición del propósito principal del empleo, es: verbo (acción fundamental del empleo en función de los procesos en que participa y del área de desempeño específico), objeto (los aspectos sobre los que recae su acción dentro del área de desempeño) y condición (los requerimientos de calidad que se espera obtener en los resultados de la función laboral).  Descripción de funciones generales: Son aquellas funciones básicas que se requieren en el desempeño de un empleo de acuerdo con el nivel del cargo. Son comunes a los empleos de un mismo nivel ocupacional. Página 1 de 6

T H - P - 10 Actualización del manual específico de funciones y de competencias laborales.  Descripción de funciones específicas: Son aquellas que se requieren para el cumplimiento del propósito principal del empleo y presentan las siguientes características: i) describen lo que una persona debe realizar, ii) responden a la pregunta ¿qué debe hacerse para lograr el propósito principal?, iii) expresan lo que debe hacerse, lo cual no corresponde siempre con lo que se hace actualmente, iv) cada función enuncia un resultado diferente, v) su redacción sigue el mismo ordenamiento metodológico que para el propósito principal con la estructura gramatical verbo, objeto y condición.  Conocimientos Básicos Esenciales: Comprenden el conjunto de teorías, principios, normas, técnicas, conceptos y demás aspectos del saber que debe poseer y comprender quien esté llamado al desempeño del empleo para alcanzar los criterios de desempeño.  Requisitos de estudios. Se refiere a los conocimientos académicos adquiridos en instituciones públicas o privadas, debidamente reconocidas por el Gobierno Nacional, correspondientes a la educación primaria, básica secundaria, media vocacional, superior en los programas de pregrado, en las modalidades de formación técnica profesional, tecnológica y profesional en programas de postgrado en las modalidades de especialización, maestría, doctorado y posdoctorado.  Requisitos de experiencia. Se entiende por experiencia los conocimientos, habilidades y las destrezas adquiridas o desarrolladas mediante el ejercicio de una profesión, arte u oficio. laboral. La experiencia se clasifica en profesional, relacionada, laboral y docente.  Experiencia Profesional: Es la adquirida a partir de la terminación y aprobación del pénsum académico de la respectiva formación profesional, en el ejercicio de las actividades propias de la profesión o disciplina académica exigida para el desempeño del empleo. En el caso de las disciplinas académicas o profesiones relacionadas con el Sistema de Seguridad Social en Salud, la experiencia profesional se computará a partir de la inscripción o registro profesional. La experiencia adquirida con posterioridad a la terminación de estudios en las modalidades de formación técnica profesional o tecnológica, no se considerará experiencia profesional.  Experiencia Relacionada: Es la adquirida en el ejercicio de empleos o actividades que tengan funciones similares a las del cargo a proveer.  Experiencia laboral: Es la adquirida con el ejercicio de cualquier empleo, ocupación, arte u oficio.  Experiencia Docente: Es la adquirida en el ejercicio de las actividades de divulgación del conocimiento obtenida en instituciones educativas debidamente reconocidas. 5. GLOSARIO:  GTH: Grupo de Talento Humano  MVCT: Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio 6. NORMATIVA:  Constitución Política de Colombia, artículo 122  Ley 909 de 2004.  Decreto 3571 de 2011.  Decreto 3576 de 2011.  Decreto 770 de 2005.  Decreto 2489 de 2006.  Decreto 1083 de 2015 7. POLÍTICAS DE OPERACIÓN: El manual específico de funciones y competencias laborales, se orienta al logro de los siguientes propósitos:  Es un instrumento que sirve inicialmente para adelantar el proceso de selección de empleados públicos, y de su coherencia dependerá la vinculación y el desempeño exitoso del empleo y en

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T H - P - 10 Actualización del manual específico de funciones y de competencias laborales. los procesos de capacitación, entrenamiento en los puestos de trabajo, evaluación del desempeño laboral y sistema de medición laboral.  Proporcionar información de soporte para la planeación e implementación de medidas administrativas de mejoramiento y modernización.  Es un insumo esencial para la ejecución de los procesos de planeación, ingreso, permanencia y desarrollo del talento humano al servicio del Ministerio. 8. RIESGOS:  Inexistencia de perfiles necesarios para el desempeño de las funciones en cada una de las áreas.  Ejercicio de funciones sin estar establecidas en el manual de funciones.  Ver mapa de riesgos 9. MEDIDAS DE CONTROL:  Revisar la concordancia de las funciones asignadas en los perfiles de los funcionarios que prestan sus servicios en el Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio, en relación con las funciones designadas a la entidad, las dependencias y los grupos internos de trabajo.  Comunicar a los funcionarios los respectivos actos administrativos de actualización, modificación y adición de funciones. 10. CONTENIDO: N°

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DESCRIPCIÓN

RESPONSABLE /PROCESO

Presenta solicitud de actualización, modificación y / o adición de perfiles en el Manual Específico de Funciones y de Competencias Laborales en la Dependencia ante la Coordinación del Grupo Interno de Trabajo de Talento Humano, con la propuesta de actualización.

Jefe de la / Dependencia interesada.

Recibe solicitud /propuesta y la tramita según procedimiento de correspondencia. Revisa solicitud y la reparte al empleado público designado del tema. Revisa la solicitud de actualización, modificación y / o adición de perfiles en el Manual Específico de Funciones y de Competencias Laborales en la Dependencia, teniendo en cuenta que dichas funciones estén de acuerdo con la estructura interna del Ministerio y la naturaleza del cargo para buscar una adecuada distribución de funciones Elabora proyecto de resolución adición, modificación, actualización o ajuste del Manual Específico de Funciones y de Competencias

PUNTO DE OBSERVACIONES CONTROL Memorando de solicitud de adición, modificación, actualización o ajuste del manual específico de funciones y de competencias laborales.

Secretario Ejecutivo / GTH. Coordinador / GTH.

Profesional Especializado o Universitario / GTH.

Verificación de las funciones de los funcionarios que prestan sus servicios en la dependencia.

Profesional Especializado o Universitario / GTH.

Proyecto de resolución adición, modificación,

Consultar la normatividad vigente aplicable sobre la materia.

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PUNTO DE OBSERVACIONES CONTROL Laborales. actualización o ajuste del Manual Específico de Funciones y de Competencias Laborales. proyecto de Recibe, verifica el proyecto de resolución, y determina: resolución de adición, 6. a. Si tiene observaciones regresa modificación, al empleado público designado para actualización o que sea ajustada. Va a la actividad 5 ajuste del Coordinador /GTH Manual 6. b. Si no tiene observaciones da Específico de visto bueno al proyecto de Funciones y resolución y lo entrega al empleado de público designado. Va a la actividad Competencias 7 Laborales Revisa y remite a la Secretaria General, el proyecto de resolución TH-F-07 Secretario de adición, modificación, Control de actualización o ajuste del Manual Ejecutivo / GTH. resoluciones Específico de Funciones y de Competencias Laborales proyecto de resolución de adición, Recibe el proyecto de resolución de modificación, adición, modificación, actualización o actualización o ajuste del Manual Específico de Secretario ajuste del Funciones y de Competencias Ejecutivo / Manual Laborales y traslada al empleado Secretaría General Específico de público designado para revisión de Funciones y proyectos de resoluciones. de Competencias Laborales Recibe, verifica el proyecto de resolución, y determina: - Verificación 9. a. Si tiene observaciones regresa de las al empleado público designado para funciones de Consultar la que sea ajustada. Va a la actividad 5 Asesor / los normatividad vigente Secretaría funcionarios aplicable sobre la 9. b. Si no tiene observaciones da General. que prestan materia. visto bueno y entrega al empleado sus servicios público asignado para ser remitido al en la Secretario General. Va a la actividad dependencia. 10 DESCRIPCIÓN

RESPONSABLE /PROCESO

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PUNTO DE OBSERVACIONES CONTROL proyecto de resolución de adición, modificación, actualización o Revisa, da visto bueno y gestiona ajuste del Secretario General firma del Ministro Manual Específico de Funciones y de Competencias Laborales Ministro/Despacho Resolución Recibe, revisa y firma la resolución Ministro firmada Resolución de adición, modificación, Numeración y fecha de la resolución actualización o de adición, modificación, ajuste del actualización o ajuste del Manual Técnico Manual Especifico de Funciones y de Administrativo / Específico de Competencias Laborales y remite Secretaría General Funciones y copia al Grupo Interno de Trabajo de de Talento Humano Competencias Laborales numerada y fechada Recibe y comunica a los funcionarios respectivos sujetos de la Resolución Secretario de adición, modificación, - Memorando actualización o ajuste del Manual Ejecutivo / GTH. Especifico de Funciones y de Competencias Laborales. DESCRIPCIÓN

RESPONSABLE /PROCESO

FIN

11. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Y REGISTROS  Ver Listado maestro de documentos internos  Ver Tabla de retención documental  Ver Normograma 12. CONTROL DE CAMBIOS FECHA

VERSIÓN DEL DOCUMENTO QUE MODIFICA

VERSIÓN ACTUAL DEL DOCUMENTO

MOTIVO DE LA MODIFICACIÓN 

21/02/2013

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

Se incluyó en el ítem normativa, para el decreto 4476 de 2007 que modifica “algunos artículos” del Decreto 2772 de 2005. Se incluyó en ítem contenido punto 7 el formato TH-F-07 – Control de resoluciones

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VERSIÓN DEL DOCUMENTO QUE MODIFICA

VERSIÓN ACTUAL DEL DOCUMENTO

MOTIVO DE LA MODIFICACIÓN 

29/10/2013

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11/07/2014

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20/04/2015

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02/06/2015

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26/08/2015

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21/04/2016

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Se eliminó a FONVIVIENDA en razón a que de acuerdo con el Decreto 555 de 2003, es una entidad sin planta de personal.  Se actualizaron las normas vigentes y se eliminaron las derogadas.  Se modificaron las medidas de control.  Se modificaron los responsables del proceso  Se complementa alcance  Se redefine el alcance a la actualización, modificación y adición de perfiles en el Manual Específico de Funciones y de Competencias Laborales  Se complementa el campo de definiciones  Se actualizan y complementan actividades y sus responsables Actualización de los documentos del Sistema Integrado de Gestión de acuerdo con las directrices de Presidencia de la República y el Manual de Identidad Visual de entidades del gobierno Se incluye el Decreto 1785 de 2014 “Por el cual se establecen las funciones y los requisitos generales para los empleos públicos de los distintos niveles jerárquicos de los organismos y entidades del orden nacional y se dictan otras disposiciones” y se ajustan las definiciones de acuerdo con lo establecido en la norma citada anteriormente. Se actualizan el nombre de las personas que elaboraron el documento. Se eliminan los decretos 2539 de 2005, decreto 2772 de 2005, decreto 4476 de 2007, decreto 1785 de 2014, se incluye el decreto 1083 de 2015 “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector de Función Pública” Se ajustó: definiciones, la política de operación, y el contenido de las actividades. Se ajustaron puntos de control.

13. FLUJOGRAMAS (OPCIONAL) No aplica Elaboró: Juan Carlos Morillo Herrera, Rafael Sastoque Rey. Cargo: Contratista – Técnico Administrativo

Revisó: Constanza Martínez Aprobó Armando Gómez Rayo Guevara Cargo: Coordinadora Grupo Cargo: Secretario General Interno de Trabajo de Talento Humano

Firma:

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Fecha: 01/03/2016

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