ANALISIS DEL TAT ( TURN AROUND TIME), DE LAS REPARACIONES QUE CONTRATA AVIANCA SA PARA SU FLOTA DE AVIONES AIRBUS A320.

AUTOR: SAUL FELIPE RODRIGUEZ AMAYA TUTOR: NATALY ORTEGON CACERES

FACULTAD DE INGENIERIA ESPECIALIZACION GERENCIA EN LOGISTICA INTEGRAL Diciembre 16 de 2014

ANALISIS DEL TAT ( TURN AROUND TIME), DE LAS REPARACIONES QUE CONTRATA AVIANCA SA PARA SU FLOTA DE AVIONES AIRBUS A320. ANALISYS OF TAT (TURN AROUND TIME ) , OF THE REPAIRS FOR AIRBUS A320 AIRCRAFT FLEET FROM AVIANCA SA Saúl Felipe Rodríguez Amaya Economista Negociador de Reparaciones Avianca SA Bogotá, Colombia [email protected]

RESUMEN En este documento se hace un análisis del procedimiento de reparaciones de las aeronaves operadas por Avianca SA, validando aspectos de carácter logístico y económico, a fin de encontrar una alternativa que mejore los tiempos de entrega de las unidades al departamento de mantenimiento y el indicador de TAT (Turn Around Time), lo anterior para evitar sobrecostos en la operación del Holding y aplicar los resultados del análisis a la flota A320 de Airbus. Se encontró que la clave para que la empresa mejore su operación en este procedimiento esta de la mano de la exploración del mercado nacional en el sector aeronáutico, de las mejores condiciones de negociación que se obtengan en los contratos de mantenimiento y dar continuidad a las buenas practicas logísticas que se tienen en la actualidad. Palabras Clave: Mantenimiento, TAT, Reparaciones

ABSTRACT In this paper analyzed the process of repair of aircraft operated by Avianca SA, validating aspects of logistical and economic, in order to find an alternative to improve the delivery times of the units to the maintenance department and the indicator TAT ( Turn Around Time) , the above to avoid overruns in the operation of Holding and apply the results of the analysis to the Airbus A320 fleet . It was found that the key to the company to improve its operation in this procedure is exploring the domestic market in the aviation sector, the best trading conditions obtained in maintenance contracts and to continue the good logistics practices that have at present. KeyWords: Maintenance , TAT, Repairs

INTRODUCCION

En la actualidad en el sector Aeronáutico, las diferentes aerolíneas tienen modelos de aprovisionamiento de sus componentes como respaldo a la operación de sus flotas, sin embargo los tiempos de respuesta en los eslabones logísticos han generado sobrecostos en la reparación y adquisición de componentes de los aviones. Para dar continuidad a la operación, las aerolíneas a través de la ampliación de sus activos fijos – Componentes de los aviones, soportan la operación, Pero están en continua búsqueda de alternativas de reducción de costos y gastos relacionados con la operación para optimizar su utilidad. Avianca SA, actualmente cuenta con una flota de 142 aviones de los principales fabricantes ( AIRBUS, Embraer, ATR), a nivel mundial para cubrir las rutas que tiene en el continente Americano, con los cuales tiene contratos para la adquisición de los componentes de las aeronaves y en algunos casos para la reparación de los mismos, sin embargo en la actualidad se han generado sobrecostos por valor aproximado de 4 millones de Dolares según el reporte de ejecución presupuestal de la división de materiales con corte de a octubre del 2014, para cubrir los escenarios en los que las reparaciones contratadas con los talleres se retrasan. Durante el trascurso del año 2014, la vicepresidencia técnica estima que la meta presupuestal para la compra de componentes no supere los 9 millones de dólares al finalizar el año y uno de los métodos para facilitar el cumplimiento de esta meta es a través del cumplimiento del TAT (Turn Around Time), o tiempo de retorno de las reparaciones contratadas en el exterior. Debido al impacto en la operación de Avianca SA , de los tiempos en los cuales se efectúan las reparaciones de las partes de los aviones y a la política corporativa de no ampliar el Stock de componentes de la flota , es necesario hacer un análisis de la cadena logística desde la remoción de las partes a reparar así como de la logística de retorno de las mismas, esto con el objetivo de optimizar los tiempos en cada uno de los eslabones de la cadena logística y de generar una propuesta de optimización que permita una disponibilidad adecuada de los componentes a fin de evitar casos de AOG ( Aircraf on Ground), que se traducirían en sobrecostos para reestablecer la operación de la flota, el análisis de estas variables se concentrara en la flota A320 que es de las que más vuelos cubre en la actualidad en el Holding Avianca SA.

1. MATERIALES Y METODOS En Avianca SA, el área encargada de las gestión de los componentes desde los escenarios del aprovisionamiento y/o reparaciones es la División de Materiales, en la cual también se hace control estricto de los tiempos logísticos y de las variables económicas, así como guardar la premisa de generar ahorros que impidan la ampliación de stock de inventarios como resultados de las demoras en la llegada de los componentes, y así evitar las situaciones de AOG, que implican el uso de recursos de la empresa para restablecer la operación, se va a concentrar el análisis de la información en el área de las reparaciones, ya que el adecuado manejo del proceso realmente evitaría sobrecostos y no en el área de aprovisionamiento ya que las solicitudes que se encuentran en ese departamento ya han sido validados por otra áreas y las solicitudes en este caso son de obligatoria adquisición.

1.1

HISTORIAL DEL TAT

Los datos históricos del TAT, fueron suministrados por el departamento de reparaciones de Avianca, en dicha información se consolidan en un histograma la suma de los tiempos logísticos y de taller de las diferentes unidades, que cierran su proceso de reparación mes a mes. Figura 1 Histograma del TAT General Avianca SA

Dias de TAT

T.A.T GENERAL (SAM BOG) 2014 - Componentes 60.0

600

55.0

500

50.0

400

45.0

300

40.0

200

35.0

100

30.0 ENERO

FEBRER MARZO O

ABRIL

MAYO

JUNIO

JULIO

AGOST O

SEPTIE MBRE

OCTUB NOVIEM DICIEM RE BRE BRE

O.R. Cerradas

385

417

486

459

326

343

443

343

316

432

TAT 2014

45.3

49.0

43.3

41.1

42.5

47.2

46.1

47.6

53.1

57.3

Meta 2014

50

50

50

50

50

50

49

49

49

49

49

0

49

Fuente: Elaboración Propia

En dicha grafica podemos observar que los tiempos promedios del TAT oscilan entre 41 días y 57 días , lo que corresponde al tiempo en que los componentes de las flotas han sido removidos de los aviones o son retirados del Stock, y son enviados a reparación a los diferentes talleres en el mundo, de forma adicional cada componente al ser retirado de la aeronave atraviesa un proceso de alistamiento, después es exportado de forma temporal al exterior y enviado al

centro logístico de Miami, después las partes son enviadas a los talleres y finalmente se realiza el proceso de logística inversa para retornar las partes a las bodegas de Bogotá y dejarlas disponibles para su uso en los Aviones. La meta establecida por la compañía es de 49 días a partir de julio de 2014, y a pesar de que se ha cumplido en algunos de los periodos aún se presentan de forma recurrente casos de AOG que han generado sobrecostos en la operación por la no disponibilidad de las unidades que requieren los aviones para su normal funcionamiento.

1.2 EVIDENCIAS DEL MERCADO En la actualidad los diferentes competidores de Avianca SA, en América y en Colombia contratan con proveedores en el mundo la gestión de sus reparaciones, ya sea con los fabricantes de algunas partes o con otras aerolíneas que han ampliado su portafolio de servicios adquiriendo la capacidad de reparar los componentes de sus flotas aéreas y vendiendo este servicios a otras en el mundo, como es el caso de Iberia Maintenence y Lufthansa Technik , o en el caso de los fabricantes que por la criticidad de los componentes negocian contratos con las aerolíneas para la atención de las unidades de su producción, que se utilizan en los diferentes aviones. En la actualidad algunas de las aerolíneas más importantes de Latino América han empezado a trabajar con proveedores como los enunciados anteriormente por la calidad y experiencia con la que cuentan, así como el respaldo de sus actividades al poseer la inversión en tecnología, instalaciones, personal y experiencia como talleres fabricantes o como aerolíneas que diversificaron su portafolio. Es así como LATAM, aerolínea conformada entre LAN (Chile), y TAM (Brasil), en américa es considerada una de las aerolíneas más puntuales en sus itinerarios, de forma similar Copa Airlines la cual también ostenta el mejor posicionamiento respecto al manejo de sus costos operacionales, y las cuales son la competencia más fuerte para Avianca. Figura 2 Top On Time , Perfil de Puntualidad

Fuente: FlightStats, 2013

1.3 EVIDENCIA INTERNA Parte de la recolección de la información acerca de la problemática que se ha tenido con los eslabones logísticos de las reparaciones no es ajena a la actividad de los colaboradores de Avianca SA, por lo cual en previa entrevista con el Jefe de Reparaciones de la compañía y con algunos de sus colaboradores, se amplió la óptica y procedimiento de las reparaciones, después de la charla con ellos se evidencio que el proceso de reparaciones de las unidades contiene los siguientes pasos y puntos de control. La primera etapa es la remoción de las partes que son detectadas como dañadas en los aviones por parte del personal de mantenimiento, los cuales identifican los daños en los aviones a través de los reportes que son enviados por los pilotos así como por los reportes de funcionamiento generados por los aviones durante la operación, después de esto las unidades son entregadas al almacén de materiales en donde , las unidades son intercambiadas por una de reemplazo que se encuentra en el Stock, dicha reposición se debe realizar en tan pronto como sea posible, para evitar que el avión no pueda volar, esto se debe a que la industria aeronáutica comprende muchas regulaciones de las diferentes entidades de control aéreo en el orden nacional e internacional. Después la unidad entra a un proceso de alistamiento en donde se empaca y el departamento de reparaciones es notificado para asignar uno de los talleres reparadores con los que se ha trabajado en ocasiones anteriores o averiguando en el mercado los que tengan capacidad instalada para la reparación de las unidades, una vez se ha hecho esta selección, la unidad es exportada de forma temporal a Estados Unidos al centro logístico del Holding y desde este las unidades son enviadas a los talleres reparadores y el equipos de reparaciones hace la verificación de precios y condiciones de entrega, posterior a las actividades que realizan los talleres reparadores, la unidad es entregada nuevamente en el centro logístico del Holding en Miami donde es inspeccionada para que cumpla los requisitos básicos de regulación de las entidades internacionales y después sea despachada para hacer la importación de la unidad nuevamente a Colombia, la unidad es inspeccionada para que cumpla la regulación nacional y es puesta a disposición del departamento de mantenimiento para ser usada eventualmente. Este procedimiento se ve opacado cuando no hay disponibilidad inmediata de las partes que se encuentran en los talleres y la empresa debe recurrir a figuras utilizadas en el comercio aeronáutico como los son los Exchange (Prestamos de Unidades), o intercambio de las mismas, así como la compra del activo necesario para restablecer la operación, todas estas situaciones generan un costo que afecta directamente las finanzas de la compañía.

2. ANALISIS Y RESULTADOS 2.1 ANALISIS DE IMPACTO LOGISTICO Para las menciones previas acerca del proceso logístico de Avianca en lo relacionado a las reparaciones, el análisis se concentrara en las etapas de alistamiento de la mercancía, transporte internacional, tiempo de taller y el proceso inverso de retorno de las unidades.

2.1.1 Alistamiento de la mercancía Avianca realiza este proceso de forma autónoma debido al especial manejo que se le debe dar a los compontes de las aeronaves, estos son removidos y son entregados en las taquillas del almacén de materiales, de forma inmediata son ubicados en estanterías en las cuales cursan alrededor de 2 días en encontrar un taller de destino para ser envidas , procedimiento que es realizado por el are a de Reparaciones , acto seguido las unidades son empacas por el área de despachos internacionales, y se alista la documentación requerida para realizar la exportación temporal de los componentes al centro logístico en Miami. Durante la verificación en sitio de este procedimiento no se encontraron anomalías en el proceso se realizó de forma efectiva y eficiente, asegurando que los componentes no se retrasaran en las bodegas afectando el tiempo de respuesta del área, y permitiendo que los demás áreas involucradas continuaran el flujo de las unidades.

2.1.2

Transporte Internacional

Una vez la mercancía esta lista para el despacho internacional, la compañía tiene contratada una Sociedad de intermediación aduanera (SIA), quienes se encargan de la documentación relacionada a la exportación e importación de los componentes, el trámite de exportaciones toma de dos o tres días por carga enviada al exterior y la cantidad de unidades que salen a reparación al exterior en la actualidad no tiene una proporción exacta, ya que depende de las labores de mantenimiento y la probabilidad de ocurrencia en el daño de un componente no ha sido determinado con un grado de severidad considerable, con algunas excepciones que son enviadas a reparar de acuerdo a una programación de definida entre el área de mantenimiento e ingeniería. Todas las cargas son enviadas en Aeronaves de la flota de la compañía o utilizando las unidades del Holding que la empresa utiliza para transporte de carga a través de la razón social del Tampa y Avianca Cargo, lo que asegura y permite tener un control más directo sobre el transporte internacional de las unidades, al

centro logísticos de Miami, en donde son distribuidas a los talleres asignados en la base de Bogotá. Al verificar este procedimiento los tiempos de operación por parte de la SIA en casos particulares se ven trastocados por los requisitos que solicita la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) , en atención al manejo del material aeronáutico y de algunos componentes que son considerados material peligroso, de forma adicional, en contraste a esta situación la operación del centro logístico de Miami ya cuenta con todos los requisitos para recibir las unidades sin que se presenten retrasos.

2.1.3

Tiempo de Taller

Corresponde al tiempo que tardan los talleres en reparar las unidades, aunque es un tiempo que podemos medir y el cual los talleres sustentan como el tiempo en que harán pruebas sobre la unidad y la reparan, es un tiempo que no se puede controlar, debido a la oferta limitada de talleres reparadores de partes aeronáuticas, al respecto y como parte del análisis es importante acotar que el holding mitiga los tiempos de respuesta de los principales talleres a través de contratos firmados controlando tiempos de entrega y precios de algunas de las unidades críticas para el funcionamiento de un Avion, como es el caso de los motores. Se ve evidenciado que las restricciones que se tienen a través de un contrato no aplican para los demás talleres, los cuales están tomando más tiempo del promedio determinado en los últimos meses el cual es de 33 días, y genera cuestionamientos respecto a la disponibilidad de las partes por medio de las áreas de mantenimiento e ingeniería.

2.1.4 Retorno de las Unidades Dicho procedimiento empieza cuando el taller reparador entrega las unidades en el centro logístico en Miami, las unidades son inspeccionadas cuidando que los documentos necesarios para su ingreso al país y necesarios por parte de las entidades de control aeronáutico estén completos, de esta forma las unidades retornan también en la flota interna o de carga de Avianca, y son entregados en el almacén de materiales en la base de Bogotá. Cabe aclarar que el proceso de importación de las unidades es realizado por una Agencia de Intermediación aduanera diferente cuya experiencia está concentrada en la importación de bienes y servicios al país, también se debe tener en cuenta que durante es te proceso de retorno las unidades son inspeccionadas localmente a fin de que se verifiquen los requisitos de los entes reguladores de orden aeronáutico, cuando lo anterior no se cumple los documento entran en un estado

llamado cuarentena, el cual retiene las unidades hasta que la documentación este en regla.

2.2 ANALISIS DE IMPACTO ECONOMICO ECONOMICO En la actualidad la contratación de las reparaciones en el Holding de Avianca presenta dos escenarios, el primero de ellos consiste en empresas que por ser los fabricantes de las partes de los aviones , tiene la capacidad para repararlas y por el aseguramiento del servicio que será prestado se han firmado contratos para la atención de dichas reparaciones, de forma adicional en el tema de los contratos también hay una variante en la cual debido al el nivel de especialización de algunos de los talleres y la poca oferta en el mercado los hace llamativos para la firma de contratos de Reparación, para evitar búsquedas exhaustivas de talleres, el segundo escenario comprende las reparaciones que no se hacen a través de contratos, lo anterior es debido a que se desconoce la capacidad de reparación de muchos de los talleres que hay en el mercado o simplemente no se han utilizado con recurrencia.

2.1.1 Talleres Bajo Contrato Algunos de los proveedores más importantes de Avianca que se encuentran bajo obligaciones contractuales, cuentan con tiempos de respuesta menores que aseguran la llegada de los componentes de los aviones, estos contratos se han firmado por la criticidad de las unidades que nos solo podrían afectar la operación sino la experiencia de los clientes, situación por la cual la compañía cuenta con un área de contratos quienes se encargan de la negociación con estos proveedores, de esta forma este departamento se asegura de generar contratos favorables para la compañía y que se atienda eficientemente la necesidad operativa. A continuación podemos ver la gráfica de comportamiento del proveedor Panasonic Avionics, el cual como obligación contractual con el holding tiene que asegurar un tiempo de taller de 30 días máximo, en donde los incumplimientos tienen las siguientes opciones de reposición de las unidades, en primer lugar el taller se compromete a enviar una unidad a Avianca en calidad de préstamo sin cargo alguno y en caso de que no disponga de esa unidad este será penalizado, y se cuestionaran las condiciones de la renovación de los contratos a futuro, bajo estas medidas el 90% de los proveedores trabajan con Avianca generando alianzas estratégicas en donde la estandarización de los precios de las reparaciones y el aseguramiento de ingresos en periodos se convierten en componentes básicos para mantener las relaciones comerciales con los talleres en el futuro. Es así que en el mercado aeronáutico trabajan todas las aerolíneas, bajo condiciones diferentes y que son determinadas por el alcance de las negociaciones de cada empresa.

Figura 3 Turn Around Time Performance 2014- Panasonic

TURN ARROUND TIME PERFORMANCE 2014- PANASONIC

Título del eje

70 60 50 40 30 20 10 0 TAT TALLER 2014

JAN FEB MAR APR MAY JUN JUL AUG SEP OCT NOV DEC 34 32 26 27 27 26 26 23 34 32

AVIANCA TAT TOTAL 42.55 51

40

40

40

40

48

39.9

47

61

TARGET TAT TALLER

30

30

30

30

30

30

30

30

30

30

30

30

Fuente: Elaboración Propia

2.1.1 Talleres Sin Contrato Son proveedores con los que no se ha tenido una frecuente relación comercial o que no han sido requeridos en Avianca, situación por la cual se hace innecesario la vinculación de forma contractual, estos proveedores podrían atender las necesidades operativas de la compañía para gran parte de los componentes que no han sido negociados bajo contratos, sin embargo presentan los siguientes inconvenientes, en primer lugar los tiempos de entrega de estos proveedores no son los mejores y usualmente sobrepasan el limite solicitado por la compañía. Figura 3 Turn Around Time Performance 2014 - Vision Aero

TURN ARROUND TIME PERFORMANCE 2014 - VISION AERO 60

Dias de TAT

50 40 30 20 10 0 TAT TALLER 2014 META TAT TALLER 2014

ENE 29 30

FEB MAR ABR MAY JUN 48 35 40 51 47 30

30

30

30

30

JUL 36 30

AGO SEPT OCT NOV 45 42 44 30

30

30

30

DIC 30

Fuente: Elaboración Propia

En la gráfica podemos ver el comportamiento del taller Vision Aero el cual no cuenta con un contrato de reparación con Avianca, como se puede observar los tiempos de entrega son más altos que el promedio que exige la compañía a sus proveedores de contrato y debido a la poca oferta de talleres, aun con estos inconvenientes se deben mantener las relaciones comerciales con los

proveedores, situación que ha generado impactos directos al costo cuando no se disponen de las partes de los aviones.

2.3 RESULTADOS GENERALES Previo análisis de las condiciones de orden Logístico y Económico que podrían afectar el TAT, desde un aspecto general, es importante acotar que dichas operaciones descritas anteriormente aplican para la totalidad de la flota de Avianca, sin embargo los siguientes aspectos enunciados aplicaran para la flota A320 de Airbus. En primer lugar al no encontrar evidencias severas acerca de la operación logística de las unidades, no se puede generar acciones o propuesta de mejora significativa, y al analizar el objetivo del centro logístico de Miami se corrobora que es un excelente recurso ya que este permita centralizar la operación de las unidades y tener mayor control de los requisitos normativos por parte de los diferentes entes de control a fin de evitar mercancías retenidas en las aduanas o puestas en cuarentena por parte del departamento de Inspección, sin embargo es importante resaltar que se podría ahorrar tiempo Logístico, si para las partes criticas de un avión se hacen envíos directos desde el país de origen y asi mejorar los tiempos logístico, sin embargo se debe hacer especial énfasis en los requisitos de importación que requiere Avianca para poder ingresar las unidades al país, también se debe tener en cuenta que las unidades ya no viajarían en la flota de carga del Holding y se perdería control de la trazabilidad de la unidad, sin embargo es algo que se debería validar con los talleres. En segundo lugar a pesar de que la compañía cuenta con un gran portafolio de proveedores en el exterior que podrían atender las necesidades operativas es importante que se consideren talleres locales para dichas actividades de reparación, se debe considerar a la industria Colombiana que es desconocida y en la cual se podría encontrar una perfecta solución de reparación para algunos elementos como lo son las herramientas, algunos eléctricos e inflables, explorando el mercado local la empresa podría percibir ahorros en términos de transporte de las unidades, impuestos por la salida de las partes del país así como el ingreso de las mismas, costos de reparación menores y ahorros en toda la cadena logística. En tercer lugar para los talleres del exterior con los cuales no se cuenta con una vinculación a través de contratos es importante validar acuerdos de servicio para mejorar las condiciones y tiempos de entrega de los componentes que se envían a reparar, de esta forma podremos tener disponibilidad de las unidades en tiempos más atractivos para la operación de la compañía, y se fortalecerán los vínculos comerciales con dichos proveedores a fin de generar acuerdos comerciales más fuertes en el futuro y posibles contratos para la gestión de las reparaciones, finalmente es importante que se hagan seguimientos estrictos a los talleres con los cuales se han firmado contratos, ya que en lo reducido del mercado aeronáutico y mediante una correcta negociación se pueden obtener mejores opciones de

servicio y/o precios a pesar de las buenas que ya se tienen con proveedores como Lufthansa Technick, Iberia Maintenence y Panasonic Avionics entre otros.

3. CONCLUSIONES 

En la industria aeronáutica , las aerolíneas y los diferentes proveedores que hacen parte de este sector económico, deben intensificar su operación y direccionarla a la prestación del mejor servicio, se evidencia que las condiciones de participación en el mercado están ligadas a fortalecer su operación vía nuevos desarrollos en términos de logística y negociación, lo anterior obedece a la limitada oferta de proveedores que hay en la actualidad desde un ámbito internacional y en mayor proporción a nivel nacional.



Hay una tendencia en las aerolíneas para dirigir sus métodos de mantenimiento a través de contratos con talleres con la capacidad de atender las demandas operacionales, así como de otras aerolíneas que han diversificado su portafolio para prestar servicios relacionados a las reparaciones de la gran mayoría de los componentes de diferentes flotas de aviones, minimizando la selección de proveedores y asegurando la disponibilidad de las partes a través de niveles de servicio con garantías contractuales.



A pesar de las diferencias en las flotas de las diferentes aerolíneas, su nivel de estandarización de procesos ha permitido que la logística tome un papel determinante y de gran importancia, no solo en la afectación de los tiempos de respuesta sino también en las afectaciones que se puedan generar a nivel económico para las diferentes compañías del mercado.



A nivel general y después del análisis para el caso de Avianca, vale la pena que se haga inversión en el desarrollo de capacidad operativa de diferentes empresas nacionales para atender a las aerolíneas, ya que es un mercado que no está explorado y bajo una correcta preparación, se podría lograr acuerdos comerciales que permitirían que el flujo de recursos de las aerolíneas nacionales en términos de los costos de reparación no salga del país.

REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS

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