Archivo Nacional

Instructivo Para la Gestión de Transferencias Documentales al Archivo Nacional Edición 2008

Elaborado por : PATRICIA HUENUQUEO CANALES Encargada Oficina del Sistema Nacional de Archivos

Índice

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Objetivos

3

•

Alcance

3

•

Definiciones

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•

Unidades del Archivo Nacional

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•

Normas aplicables a los productores documentales

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•

Normas aplicables a las unidades integrantes del AN

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INSTRUCTIVO PARA LA GESTIÓN DE TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES AL ARCHIVO NACIONAL

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I.

Objetivos

Este instructivo ha sido desarrollado con el propósito de sistematizar todas las actividades involucradas en el Proceso de Transferencias Documentales al Archivo Nacional y establecer un mecanismo de control que permita verificar la conformidad del proceso con lo establecido en el Decreto con Fuerza de Ley N º 5.200 de 1929 y los reglamentos internos del AN.

II.

Alcance

Este procedimiento se aplica a todas las instituciones consignadas en el Art. 14 del Decreto con Fuerza de Ley N º 5.200 de 1929, así como en general a todos aquellos organismos públicos que expresen su voluntad en esta materia, y a las unidades que integran el Archivo Nacional.

Este procedimiento se aplica a los documentos de archivos públicos registrados en cualquier tipo de soporte.

Este procedimiento no se aplica a los documentos ingresados por donación o compra.

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III.

Definiciones

La terminología técnica del procedimiento, se utiliza tomando como referencia las definiciones consignadas en el Diccionario de Terminología Archivística de la Dirección de Archivos Estatales de España (1993) y la 2da. Versión de la Norma Internacional General de Descripción Archivística del Consejo Internacional de Archivos ISAD-(G) (2000).

En los casos en que se hayan formulado precisiones locales, estas han sido debidamente indicadas entre corchetes [notas locales].

Para todos los efectos aquí señalados, se entenderán como autorizadas las siguientes definiciones.

Archivo (1) Conjunto orgánico de documentos producidos y/o recibidos en el ejercicio de sus funciones por las personas físicas o jurídicas, públicas y privadas. En función del organismo productor, los archivos pueden ser de la Administración Central [Ministerios], periféricos [Secretarías Regionales Ministeriales], judiciales, etc. En función del ámbito de sus fondos: nacionales, regionales, municipales, etc. En función de la personalidad jurídica de la institución productora: públicos y privados. En función del ciclo vital de los documentos pueden ser: archivos de oficina o de gestión, centrales, intermedios o históricos.

(2) la institución cultural donde se reúnen, conservan, ordenan y difunden los conjuntos orgánicos de documentos para la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura.

(3) El archivo también es el local donde se conservan y consultan los conjuntos orgánicos de documentos.

Archivo Nacional

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Es el archivo constituido por fondos documentales producidos por instituciones cuya jurisdicción abarca todo el territorio nacional. [En Chile, es la institución pública que desde 1927 tiene por misión reunir, conservar y difundir la documentación generada por los organismos de Gobierno, Justicia y Auxiliares de la Administración de Justicia, consignados en el D.F.L. N º 5.200 de 1929].

Archivo Regional Es aquel cuyos fondos documentales han sido producidos o reunidos por instituciones cuya actividad no supera el ámbito regional.

Caja [de archivo] Contenedor, generalmente en cartón que sirve para la conservación de una o varias unidades documentales, constituyendo así una unidad de instalación.

Clasificación Operación intelectual que consiste en el establecimiento de las categorías y grupos que reflejan la estructura orgánica y/o funcional del Fondo.

Conservación Conjunto de procedimientos y medidas destinadas a asegurar, por una parte, la preservación o prevención de posibles alteraciones físicas en los documentos, y por otra, la restauración de éstos cuando la alteración se ha producido.

Depósito Conjunto de espacios destinados a la conservación de documentos en una institución archivística.

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Documento de Archivo Información contenida en cualquier soporte y tipo documental, producida, recibida y conservada por cualquier organización o persona en el ejercicio de sus competencias o en el desarrollo de su actividad.

Expediente Unidad documental formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por un sujeto productor en la resolución de un mismo asunto.

Fechas extremas Son aquellas que indican el momento de inicio y conclusión de un expediente, [serie y/o fondo documental].

Fondo Conjunto de documentos, con independencia de su tipo documental o soporte, producidos orgánicamente y/o acumulados y utilizados por una persona física, familia o entidad en el transcurso de sus actividades como productor.

Instalación Ubicación de las unidades de conservación en el depósito, previa organización del espacio.

Inventario Instrumento de referencia y consulta que describe las unidades de instalación [carpetas, legajos, cajas, volúmenes] y/o las unidades documentales de una serie o series documentales, respetando su estructura.

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Legajo Atado de documentos a veces protegido por tapas de cartón, con lo que forma una unidad de instalación. [Conjunto de expedientes de causas judiciales ordenados por número de rol y año y unidos mediante una cinta de algodón o algún medio que prevenga daños en el soporte papel].

Ordenación Operación archivística realizada dentro del proceso de organización, que consiste en establecer secuencias dentro de las categorías y grupos, de acuerdo con las series naturales cronológicas y/o alfabéticas.

Organismo productor Persona física o jurídica, pública o privada, que en el ejercicio de sus competencias genera un [fondo documental].

Organización Adaptación material o física de un fondo a la estructura que le corresponde, una vez realizado el proceso intelectual de identificación. Incluye las fases de clasificación y ordenación.

Serie Conjunto de documentos producidos por un sujeto en el desarrollo de una misma actividad administrativa y regulado por la misma norma jurídica y/o de procedimiento.

Soporte Materia física, en la que se contiene o soporta la información registrada (por ejemplo, tableta de barro, papiro, papel, pergamino, película, cinta magnética).

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Tipo Documental Unidad documental producida por un organismo en el desarrollo de una competencia concreta, regulada por una norma de procedimiento y cuyo formato, contenido informativo y soporte es homogéneo [por ejemplo, Decretos Supremos].

Transferencia Procedimiento habitual de ingreso de fondos en un archivo mediante traslado de las fracciones de series documentales, una vez que éstas han cumplido el plazo de permanencia fijado por las normas establecidas. Unidad de conservación - instalación Es la formada por una o varias unidades documentales homogéneas reunidas para su conservación y colocación en el depósito en [carpetas, legajos, cajas y volúmenes, identificados con un código único dentro del Fondo]. IV. Unidades del Archivo Nacional

En lo concerniente a la recepción y depósito de transferencias documentales, las unidades integrantes del Archivo Nacional son: •

Archivo Nacional de la Administración. Agustinas 3250 - Comuna de Santiago.

•

Archivo Regional de la Araucanía. Lautaro 1171 - Comuna de Temuco.

•

Archivo Regional de Tarapacá. Avenida Arturo Prat 2120, Comuna de Iquique.

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V. Normas aplicables a los productores documentales 1. De conformidad con lo establecido en el Art. 14 del Decreto con Fuerza de Ley N º 5.200 de 1929, los organismos de Gobierno, Justicia y Auxiliares de Administración de Justicia indicados, deben anualmente remitir al Archivo Nacional los documentos que hayan cumplido

los siguientes plazos de

antigüedad en sus archivos de origen:

ORGANISMOS

AÑOS DE ANTIGÜEDAD

TIPOS DOCUMENTALES

MINISTERIOS

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DOCUMENTOS EN GENERAL

INTENDENCIAS

60

DOCUMENTOS EN GENERAL

GOBERNACIONES

60

DOCUMENTOS EN GENERAL

MUNICIPALIDADES

60

LIBROS DE ACTAS

NOTARIOS Y CONSERVADORES DE BIENES RAÍCES

80

PROTOCOLOS NOTARIALES Y REGISTROS DE HIPOTECAS, CONSERVATORIOS DE BIENES RAÍCES, COMERCIO Y DE MINAS

TRIBUNALES DE JUSTICIA, NOTARIOS Y CONSERVADORES DE BIENES RAÍCES DE TARAPACÁ, ANTOFAGASTA, AYSÉN Y MAGALLANES

30

LIBROS COPIADORES DE SENTENCIAS, EXPEDIENTES JUDICIALES, PROTOCOLOS NOTARIALES Y REGISTROS DE HIPOTECAS, CONSERVATORIOS DE BIENES RAÍCES, COMERCIO Y DE MINAS

80

LIBROS COPIADORES DE SENTENCIAS Y EXPEDIENTES JUDICIALES

TRIBUNALES DE JUSTICIA

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2. Aquellos organismos de gobierno no contemplados expresamente en la legislación vigente, que hayan transferido o en el futuro expresaren su voluntad de depositar sus registros en unidades del Archivo Nacional, deberán acogerse a estas mismas normas de procedimiento.

3. En consecuencia, salvo las instituciones existentes en las regiones I y IX, los demás organismos consignados en la legislación vigente, continuarán transfiriendo sus documentos al Archivo Nacional de la Administración.

4. Para verificar una transferencia documental por primera vez, las instituciones localizadas en la Región Metropolitana deberán solicitar una visita en terreno a la Oficina del Sistema Nacional de Archivos; los organismos públicos de las regiones de la Araucanía y Tarapacá, deberán contactarse con sus Archivos Regionales respectivos.

5. Aquellos organismos localizados fuera de la Región Metropolitana y en donde no existen Archivos Regionales, deberán completar un Catastro de Archivos y enviarlo a

la dirección electrónica de la Oficina del Sistema Nacional de

Archivos.

6. Sobre la base de la información derivada de la visita/catastro, se remitirá al organismo productor una comunicación con las recomendaciones técnicas específicas requeridas para aceptar la transferencia documental, siempre que esta proceda.

7. Para autorizar una Transferencia Documental, los estándares mínimos de organización, identificación, inventario y conservación solicitados por el Archivo Nacional son los que a continuación se indican. Si existiesen situaciones excepcionales en algunos de ellos, se informarán y acordarán modalidades especiales de forma previa al traslado de la documentación. 8. Organización a) En general, los documentos deben clasificarse de acuerdo a las series documentales existentes y ordenarse cronológicamente por fecha, desde lo más antiguo hasta lo más reciente, y de acuerdo a su disposición numérica interna.

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b) En el caso de Ministerios y servicios públicos, las series documentales existentes se ordenaran cronológicamente por tipos documentales de acuerdo a la siguiente pauta: •

Decretos Supremos

•

Decretos Exentos

•

Copias de Decretos

•

Resoluciones con Toma de Razón

•

Resoluciones Exentas

•

Copias de Resoluciones

•

Circulares Emitidas

•

Providencias

•

Ordenes Internas

•

Comunicaciones recibidas, como oficios, cartas y solicitudes.

•

Comunicaciones enviadas

•

Otros documentos

c) En el caso de la documentación judicial, ésta debe ordenarse en legajos con numeración consecutiva. A su vez, cada legajo deberá ordenarse internamente por el número de causa de cada uno de los expedientes que lo conforman. 9. Identificación a) Una vez realizados los procesos de organización, la institución productora procederá a completar los Formularios de Transferencia, en los que se resumirá la información por cada tipo documental que se transfiere.

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10. Inventario a) Toda la documentación en proceso de transferencia será debidamente inventariada en una planilla electrónica Excel o en el sistema proporcionado por el Archivo Nacional. b) Para realizar dicho inventario, las instituciones deberán utilizar el Formato de Inventario correspondiente. 11. Conservación a) Con excepción de los expedientes judiciales, todos los documentos que ingresen al Archivo Nacional deben encuadernarse. b) La encuadernación debe realizarse siguiendo las instrucciones indicadas en las Normas de Encuadernación de Documentos de Archivo, informadas mediante Oficio Circular N º 342 de 1979, del Conservador del Archivo Nacional. c) Por su parte, los expedientes judiciales, deben agruparse en legajos e instalarse en cajas de archivo, siguiendo las Normas de Conservación para Expedientes Judiciales. d) Para su transporte al Archivo Nacional, los volúmenes o cajas, deben ordenarse correlativamente por años, es decir,

desde lo más antiguo hasta lo más

reciente, y disponerlos en ese orden en las cajas o paquetes de embalaje, siguiendo a este efecto, las Normas de

Conservación para el Traslado de

Documentos. 12. Según sea la unidad de destino de la transferencia documental, el funcionario responsable de la entrega debe emitir un oficio dirigido al: •

Conservador del Archivo Nacional

•

Coordinador del Archivo Regional de La Araucanía

•

Coordinador del Archivo Regional de Tarapacá

a) En dicho oficio, se indicarán los años extremos y volumen de la documentación entregada, comunicación que acompaña como antecedentes los formularios de transferencia respectivos. b) El día del traslado, dichos documentos deben presentarse en un original y una copia.

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13. Para acordar el día y

hora en que va a efectuarse el traslado de los

documentos, la institución productora se contactará, vía telefónica o por correo electrónico, con la Oficina del Sistema Nacional de Archivos o su Archivo Regional respectivo. 14. El traslado, descarga e instalación de los documentos en el área de depósito reservada por el Archivo Nacional, serán de responsabilidad de la institución que entrega los documentos. 15. Al momento de verificarse el ingreso de la documentación, el funcionario encargado entregará copia del expediente de transferencia con timbre de recepción conforme provisional. 16. Con posterioridad y en un plazo máximo de dos meses, se enviará al organismo remitente, un oficio de acuse de recibo definitivo, con las indicaciones específicas correspondientes. 17. El Archivo Nacional se reserva el derecho de no recibir aquellos documentos que sean transferidos sin atenerse a las presentes instrucciones.

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VI. Normas aplicables a las unidades integrantes del AN

1. El Coordinador de cada unidad de destino del AN, es el funcionario responsable de vigilar el cumplimiento de las presentes normas de procedimiento y de mantener al día toda la información relativa al estado del proceso.

2. Sin perjuicio de lo anterior, cada unidad de destino del AN asignará un funcionario que tendrá a su cargo las transferencias documentales, quién deberá cumplir las tareas que a continuación se indican:

a) El día del traslado, supervisar la recepción de los documentos y del oficio conductor con sus respectivos formularios de transferencia. b) Una vez concluido el traslado, enviar un correo electrónico a la Coordinación de la Unidad y a la Osinar, con la información provisoria de años extremos y volumen de la documentación ingresada. c) Verificar la conformidad de la información declarada en los formularios de transferencia con los documentos efectivamente depositados y de acuerdo a su unidad de instalación, esto es, volúmenes, cajas y/o legajos. d) De forma paralela a la verificación, procederá a ordenar la documentación en estantería de acuerdo a los criterios definidos por la Unidad de Clasificación y Descripción de Documentos; vigilando siempre la óptima utilización de la estantería disponible pero sin afectar la adecuada conservación del material documental. e) Redactar el borrador de oficio de acuse de recibo y remitirlo a la Oficina de Legalizaciones para su numeración, firma autorizada y remisión al destinatario final, recibiendo una copia del mismo.

f)

En dicho oficio se dejará establecido que la recepción conforme de los documentos sólo se refiere a la cantidad de encuadernaciones, cajas y/o

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carpetas recibidas y que, por lo tanto, el contenido de cada una de las unidades de instalación señaladas no es responsabilidad del Archivo Nacional sino del organismo generador de los archivos. g) Concluido el proceso de transferencia, enviar a la Unidad de Clasificación y Descripción copia del Expediente de Transferencia y un Memorándum con la información final del proceso, a la Coordinación de la Unidad y a la Osinar. h) Realizadas las comunicaciones de rigor, archivar por procedencia y fecha el Expediente de Transferencia respectivo, compuesto por los siguientes documentos: •

Oficio conductor de la transferencia

•

Formularios de transferencia

•

Oficio de acuse de recibo

3. En general, este procedimiento se aplicará por orden de ingreso de la transferencia documental respectiva.

4. En el caso de aquellos documentos que se reciban mediante un servicio de correos, la coordinación de la unidad de destino deberá disponer del personal necesario para realizar la descarga e instalación del material documental en las áreas de depósito asignadas.

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