AUDITORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA GERENCIA SECCIONAL III

INFORME FINAL DE AUDITORIA INTEGRAL A LA CONTRALORÍA DISTRITAL DE BUENAVENTURA Vigencia 2008 (Incluye Observaciones enero – agosto de 2009)

Santiago de Cali, diciembre 4 de 2009

AUDITORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA

IVAN DARIO GOMEZ LEE Auditor General

FREDY CESPEDES VILLA Auditor Delegado para la Vigilancia de la Gestión Fiscal

JORGE ALBERTO PLAZA SATIZABAL Gerente Seccional III (e) con AF

LUIS FERNANDO GARCIA PACHECO Coordinador de la Auditoría

Equipo Auditor: Martha Cecilia Lara Lozano Sandra Janeth Camargo Acosta Marco Fidel Varón Pedraza 2

TABLA DE CONTENIDO No.

Pág. 5

INTRODUCCIÓN 1.

DICTAMEN DE AUDITORIA Dictamen sobre los Estados Financieros

6 9

2.

ASPECTOS RELEVANTES DE LA ENTIDAD

11

3.

RESULTADOS DE LA AUDITORÍA

13

3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6

SEGUIMIENTO AL PLAN DE MEJORAMIENTO 2007 SISTEMA DE CONTROL INTERNO REVISION DE CUENTA PROCESO CONTABLE PROCESO DE PRESUPUESTO CONTRATACION

13 13 15 15 24 30

3.7

PARTICIPACION CIUDADANA

31

3.8 3.9 3.10

PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL PROCESO DE JURISDICCION COACTIVA PROCESO ADMINISTRATIVO SANCIONATORIO

35 43 44

3.11 3.11.1 3.11.1 3.11.2 3.11.3

PROCESO AUDITOR Entidades Sujetas de Control Rendición y Revisión De Cuentas Auditorias Gestión Fiscal Ambiental

48 48 49 49 52

3.12

INFORMES MACROFISCALES

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4

INCONSISTENCIAS EN FORMULARIOS RENDIDOS EN EL SIREL

60

5

RECOMENDACIONES

62

6

TABLA DE HALLAZGOS Y CONNOTACION

65

3

INDICE DE CUADROS No. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15

Pág. Planta de Personal Aprobada Cuentas del Pasivo por Depurar Modificaciones Presupuestales Presupuesto de Gastos Ejecución Presupuestal de Gastos 2008 Relación de Desembolsos Ejecución Presupuestal de Gastos a Junio de 2009 Consolidado de Quejas y Denuncias 2008 Consolidado de Quejas y Denuncias Agosto 31 de 2009 Procesos de Responsabilidad Fiscal Vigencias 2004-2008 Entidades Sujetas de Control Fiscal 2008-2009 Relación de Hallazgos no trasladados revisión de Cuentas 2007 Relación de Hallazgos no trasladados revisión de Cuentas 2006 Programación y Ejecución de Auditorías Sobre Recursos 2005-2007 Estado Actual Hallazgos Procesos Auditores realizados en el 2008

4

12 20 25 25 27 28 30 32 35 35 48 49 50 54 66

INTRODUCCIÓN La Auditoría General de la República en cumplimiento de lo ordenado en el art. 274 Constitucional, en el Decreto 272 de 2000 y en la Sentencia C-1339 de octubre de 2000, de la Corte Constitucional, ejerce la vigilancia de la gestión fiscal de los organismos de control conforme a los procedimientos, sistemas y principios establecidos en la Constitución Política y en las normas pertinentes. En cumplimiento de lo anterior, la AGR fijó las políticas, prescribió los métodos y la forma de rendir cuentas y determinó los criterios que deben aplicarse para la evaluación financiera, de legalidad, de gestión, de resultados y del sistema de control interno, entre otros. El Plan General de Auditorias para la vigencia 2009 incluyó la ejecución de la Auditoria Gubernamental con Enfoque Integral a la Contraloría Distrital de Buenaventura a cargo de la Gerencia Seccional III de la AGR. En cumplimiento de éste, se evaluó la gestión realizada durante la vigencia fiscal 2008, incluyéndose la evaluación al período comprendido entre el 1º de enero al 31 de agosto de 2009. Para llevar a cabo esta evaluación se utilizaron las técnicas y normas de auditoría generalmente aceptadas y acogidas por la AGR. En el presente informe se consignan los resultados de la revisión de la cuenta rendida, a partir de la cual se determinaron los procesos a auditar previo análisis de los riesgos mediante los cuales se seleccionaron las líneas relevantes para el programa de la auditoría a practicarse en la Contraloría Distrital. Evaluadas las actividades y operaciones ejecutadas en las distintas áreas de la entidad, se elaboró el presente informe que contiene un análisis sobre la cuenta rendida y la gestión adelantada por la administración, teniendo en cuenta los principios de economía, eficiencia, eficacia y equidad, evaluación sobre la ejecución financiera y presupuestal y un concepto sobre el cumplimiento de las normas y disposiciones aplicables por la entidad en cada una de sus actuaciones.

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1.

DICTAMEN DE AUDITORÍA

Corresponde a la AGR producir este informe preliminar en el cual se expresa la opinión sobre la razonabilidad de los Estados Financieros, el concepto sobre la gestión adelantada por la administración y el cumplimiento de la normatividad vigente. La auditoría se llevó a cabo sobre una muestra representativa de la información que soportó la gestión de la entidad, con pruebas selectivas, de acuerdo con normas, políticas y procedimientos de auditoría de general aceptación. A partir de la información rendida por la Contraloría Distrital y los informes complementarios, la Auditoria General de la República considera que la entidad ha proporcionado una base razonable de información para fundamentar la opinión y los conceptos expresados en este Informe.


Sistema de Control Interno

Se evidenciaron deficiencias de control interno y control de calidad que se encuentran consignadas en cada uno de los procesos evaluados en el presente informe de auditoría.


Presupuesto

El presupuesto se aprobó mediante Acuerdo Distrital No. 09 de diciembre 13 de 2007 y se liquidó mediante Decreto No. 003 de enero 2 de 2008. Posteriormente mediante Decreto 013 de enero 28 de 2008, de la Alcaldía Distrital, se efectúo una adición al presupuesto de la Contraloría, para una apropiación definitiva de $914.728 miles. A junio de 2009, la entidad ejecutó la suma de $434.284 miles, que corresponde al 44% del total apropiado.


Contratación

Se celebraron 71 contratos por valor de $163.763 miles, todos de prestación de servicios, de los cuales 25 explícitamente se celebraron para apoyar en proceso auditor al área de control fiscal, por ende la modalidad de contratación fue la directa de acuerdo a lo establecido en las normas que regulan el proceso de contratación. No obstante se observó desorganización en el archivo de las carpetas. Algunos de los contratos evaluados iniciaron su ejecución antes de que se hubieran aprobado las pólizas y en las carpetas de los contratos auditados no se encontraron los registros presupuestales. Se configuraron tres hallazgos disciplinarios.

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Participación Ciudadana

El trámite de los requerimientos ciudadanos recibidos por la entidad presentó un nivel de eficacia del 17%, al resolver de fondo durante la vigencia siete casos de 42 recibidos. Se observaron deficiencias en el trámite de los requerimientos, en promedio al emplearse entre seis y ocho meses para resolver de fondo las denuncias y peticiones interpuestas por la comunidad. En cuanto a los mecanismos de participación, se realizó un foro sobre servicios públicos y un evento sobre sensibilización de la participación ciudadana.


Procesos de Responsabilidad Fiscal

Se observó ausencia de valoración probatoria en los autos de imputación en los cuales se limitó la entidad a relacionar las pruebas y se evidenció incumplimiento de términos; no obstante, la gestión en el trámite mejoró, toda vez que en la vigencia 2008 no se observaron períodos considerables de inactividad procesal y en los ocho meses correspondientes a la vigencia 2009, se actuó con diligencia, ya que las inactividades no superaron el lapso de cuatro meses.


Procesos de Jurisdicción Coactiva

Se circularizó en la búsqueda de bienes y como consecuencia de las observaciones hechas por la Auditoria General de la República en vigencia anterior, se procedió a la reliquidación de los créditos, de forma tal que en la mayoría de los procesos activos los valores a recaudar fueron de cuantía reducida. En términos generales se observó gestión adecuada en el trámite de los procesos.


Procesos Administrativos Sancionatorios

No se observaron prescripciones ni caducidades y se encontraron deficiencias en cuanto que no coinciden las causales invocadas en los hallazgos trasladados con las citadas en las resoluciones sancionatorias, así como inobservancia en el cumplimiento de términos establecido en el art. 9º de la Resolución interna No. 013 de 2008, expedida por la Contraloría Distrital.


Revisión de Cuentas

No obstante el esfuerzo de la entidad para lograr que las cuentas de vigencias anteriores y las de la vigencia evaluada se encontraran revisadas, se encontraron pendientes los Dictámenes a los Estados Financieros de los sujetos de control, situación que deberá ser incluida en ejercicios auditores posteriores.


Auditorias

El traslado de hallazgos no fue oportuno, no obstante, haberse alcanzado un adecuado nivel de eficacia en las gestión desarrollada con respecto a las 7

anteriores vigencias, observándose que a 31 de agosto de 2009, la entidad había trasladado el 11.7% de los hallazgos fiscales, el 7% de los penales y el 8.9% de los disciplinarios, transcurridos ocho meses de culminados los procesos auditores, evidenciándose deficiencias en la oportunidad e ineficacia en los resultados de los ejercicios auditores.


Gestión Fiscal Ambiental

La gestión en las auditorias ejecutadas fue eficaz, se ejerció control preventivo sobre los temas especiales evaluados cuyos resultados permitieron conocer sobre la inversión ejecutada de los recursos destinados en materia medio ambiental por parte de los sujetos de control y los resultados alcanzados; sin embargo, el traslado de los hallazgos fue inoportuno.


Gestión Macrofiscal

En cumplimiento de los preceptos Constitucionales y legales, se presentaron oportunamente, para efectos del control político a cargo del Concejo Distrital de Buenaventura, el informe sobre la Deuda Pública, la Situación de las Finanzas del Distrito y el Estado de los Recursos Naturales y el Medio Ambiente. PRONUNCIAMIENTO SOBRE LA CUENTA Concluida la revisión de la cuenta y el proceso auditor sobre los procesos seleccionados y con base en las observaciones consignadas sobre el Sistema de Control Interno, el Dictamen sobre los Estados Financieros, Procesos Presupuestal, de Participación Ciudadana, Auditor, Gestión Fiscal Ambiental, Responsabilidad Fiscal, Jurisdicción Coactiva, Administrativos Sancionatorios e Informes Macrofiscales, no se fenece la cuenta correspondiente a la vigencia 2008. Santiago de Cali, diciembre 4 de 2009

JORGE ALBERTO PLAZA SATIZABAL Gerente Seccional III (e) con AF

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Doctora ANA BETTY ARBOLEDA HURTADO Contralora Distrital Contraloría de Buenaventura Ciudad

Referencia:

Dictamen con salvedad sobre los Estados Contables Período 2008

La Auditoria General de la República, ha practicado control financiero al Balance General, al Estado de Actividad Financiera, Económica, Social y Ambiental; al Estado de Cambios en el Patrimonio y a las Notas a los Estados Contables, de la Contraloría Distrital de Buenaventura a diciembre 31 de 2008, cuya responsabilidad es de los administradores de la Entidad. Nuestra responsabilidad es la de expresar una opinión sobre los estados Contables basados en nuestro informe. La revisión se realizó, teniendo en cuenta la materialidad de los grupos del Efectivo, Deudores, Propiedad Planta y Equipo, Otros Activos, Cuentas por Pagar y Gastos Generales, de acuerdo con las Normas de Auditoria Generalmente Aceptadas en Colombia, mediante pruebas selectivas, que proporcionaron una base razonable para fundamentar la valoración. Nuestro examen fue practicado de acuerdo con Normas de Auditoria Generalmente Aceptadas en Colombia. Tales Normas requieren que se planifique y se realice el examen con el objeto de obtener una seguridad razonable acerca de si los estados contables están libres de errores y falsedades importantes. Basado en las pruebas, de las evidencias que respaldan las cifras y revelaciones, estas proveen una base razonable para fundamentar nuestra opinión, excepto por: - No registrar en orden cronológico los comprobantes de reembolso de caja menor en su libro auxiliar. - Incertidumbre en las cuentas del activo, Otros deudores, Ingresos no tributarios, Sanciones, Anticipo sobre Convenios y Otros avances y anticipos, por valor de $15.553 miles. - La cuenta de Propiedad, Planta y Equipo, se encuentra sobre-estimada en $10.417 miles, por cuanto aun aparecen contabilizados los ajustes integrales por inflación los cuales desaparecieron en 2001.

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- No se han retirado del Balance los bienes totalmente depreciados. - No se realizó el cruce o la conciliación del inventario de Propiedad, Planta y Equipo con los registros de contabilidad. - La entidad no contabilizó la compra de licencias y software directamente al gasto. El valor de la compra fue por $23.210 miles. - Incertidumbre en cuentas del pasivo por valor de $58.549 miles, representados en la cuentas de Retención en la Fuente, Créditos Judiciales, Salarios y Prestaciones Sociales. - Las Notas a los Estados Contables no cumplieron suficientemente con el principio de revelación contable. En nuestra opinión excepto por lo expresado en las observaciones precedentes, el Balance General, el Estado de Actividad Financiera, Económica, Social y Ambiental, y el Estado de Cambios en el Patrimonio, presentan razonablemente, en todos los aspectos importantes la situación financiera de la Contraloría Distrital de Buenaventura al 31 de diciembre de 2008, de conformidad con los Principios y Normas de Contabilidad Pública prescritos por la Contaduría General de la Nación y aplicados uniformemente en el período. Santiago de Cali, diciembre 4 de 2009.

MARCO FIDEL VARON PEDRAZA Contador Público TP Nº 9499-T

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2.


ASPECTOS RELEVANTES DE LA ENTIDAD

Naturaleza Jurídica

La Contraloría de Buenaventura es un órgano de control fiscal del orden Distrital, de carácter técnico, con autonomía administrativa, presupuestal y contractual, creada por Decreto Extraordinario No. 403 de Octubre 22 de 1987 de la Alcaldía de Buenaventura. Mediante Acuerdo No. 11 de agosto 13 de 2001, se modificó la estructura orgánica y la planta de personal de la entidad. Mediante Acto Legislativo No. 02 de 2007 se decreta la ciudad de Buenaventura como Distrito Especial, Industrial, Portuario, Biodiverso y Ecoturístico, cambiándose en consecuencia la denominación del órgano de control.


Misión

“Ejercer el control y vigilancia fiscal a los sujetos de control con sujeción a los principios de eficiencia, eficacia, equidad, economía y valorización de costos ambientales, con el apoyo de nuestros colaboradores altamente comprometidos con el crecimiento y desarrollo institucional, de tal manera que le permita a la comunidad bonaverence recuperar la credibilidad de su ente de control y la confianza en el manejo del erario de las entidades vigiladas.”




Visión

“Ser en el 2011 la Contraloría Distrital más eficiente, eficaz y transparente en el ejercicio del control fiscal con enfoque integral a nivel Nacional.”




Política de Calidad

“Realizar la vigilancia de los recursos públicos a través del Control Fiscal Integral de manera Eficiente, Eficaz y Transparente, ejercido en forma posterior y selectiva a la Gestión de la Administración Pública Distrital de conformidad con la Constitución Política y la Ley, con talento humano competente y comprometido con la mejora continua de la eficacia del Sistema de Gestión de la Calidad.”




Objetivos de Calidad -

Ejercer la vigilancia de los recursos Públicos a través del Control Fiscal con Enfoque Integral que permita mejorar la gestión pública en las Entidades que integran la estructura de la administración Distrital en Buenaventura.

-

Promover la participación ciudadana y crear mecanismos adecuados para su real cumplimiento.

-

Mejorar los índices de satisfacción de los Sujetos de Control y de la comunidad con el servicio que presta la Contraloría Distrital.

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-




Mantener la competencia del personal de la Contraloría para que permita mejorar la calidad del servicio que se presta en la actualidad y estar a la vanguardia para afrontar los rectos que se avecinan con la designación del Municipio de Buenaventura como Distrito Especial, Industrial Portuario y Biodiverso.

Planta de Cargos

La Contraloría Distrital para cumplir con su misión cuenta con una planta de personal aprobada de 17 cargos, distribuidos así: Cuadro No. 1 Planta de personal aprobada No. de Cargos 4 6 1 6 17

Nivel Directivo Profesional Técnico Asistencial Total

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3.

RESULTADOS DE LA AUDITORÍA

En cumplimiento del Plan Estratégico formulado por la Auditoría General de la República y su correspondiente Plan General de Auditorías – PGA para la vigencia 2009, se practicó Auditoría Integral a la Contraloría Distrital de Buenaventura, para evaluar la gestión realizada durante la vigencia 2008 y el período enero a agosto de 2009. En el presente informe se consignan los resultados de la revisión de la cuenta rendida sobre la vigencia 2008, a partir de la cual se determinaron los procesos a auditar, previo análisis de los riesgos mediante los cuales se seleccionaron las líneas relevantes para el programa de auditoria, constituidas por: Sistema de Control Interno (MECI y SGC), Financiero (Contabilidad y Presupuesto), Contratación, Participación Ciudadana, Revisión de Cuentas y Auditoría, Gestión Ambiental, Procesos Fiscales e Informes Macrofiscales, definidos en el Memorando de Planeación. 3.1 SEGUIMIENTO AL PLAN DE MEJORAMIENTO VIGENCIA 2007 En el seguimiento efectuado por el equipo auditor a las acciones formuladas en el plan, se pudo evidenciar que la Contraloría subsanó las deficiencias observadas en los procesos de: participación ciudadana, fiscales y auditor. En el proceso contable se evidenció cumplimiento del 80% en la metas formuladas por la entidad y el 20% restante (ocho acciones de mejoramiento) se deberán consignar en el plan de mejoramiento resultante de la presente auditoria. 3.2. SISTEMA DE CONTROL INTERNO Presentó bajo nivel de operación al no ejercer ni contemplar eficientemente la aplicación de controles que permitieran evaluar y monitorear a cabalidad la ejecución de las funciones y actividades, que garantizaran mejores niveles de eficacia, eficiencia y economía en el manejo de los recursos y en el desarrollo del objeto misional. La presencia de la dependencia encargada de ejercer las funciones de control interno fue escasa en las áreas de la entidad, lo cual no le permitió de manera integral conocer, verificar y evaluar el cumplimento de las actividades desarrolladas durante la vigencia. Por lo anterior, se presentaron deficiencias en el proceso presupuestal y contable, participación ciudadana, responsabilidad fiscal, contratación, inoportunidad en el traslado de los hallazgos y falta de celeridad en el trámite de las denuncias y peticiones. 3.2.1 Implementación del Modelo Estándar de Control Interno – MECI y Sistema de Gestión de Calidad. 13

En atención a las directrices impartidas por la Auditoria Delegada para la Vigilancia de la Gestión Fiscal en el memorando con rad. 2009-210-000451-3 de 13.02.09, se diligenció y se verificaron los elementos y productos a evaluar contenidos en la tabla elaborada por la AGR sobre el MECI y el SGC, observándose que se surtieron las cuatro etapas de que trata el Decreto No. 15991 de 2005, evidenciándose la existencia de los tres subsistemas, nueve componentes y 29 elementos integrantes del modelo, adoptados mediante actos administrativos internos expedidos por la Contraloría Distrital. El informe ejecutivo anual del Sistema de Control Interno fue remitido a la AGR y al Departamento Administrativo de la Función Pública el 28.02.09. En cuanto al SGC, se observó la adopción de los manuales y procedimientos para la ejecución de cada proceso aprobado por la entidad. 3.2.2 Sistema de Control Interno por Procesos Informe de Control Interno Contable: a la cuenta rendida se anexó este informe el cual se ajustó a la estructura establecida por la Contaduría General de la Nación en el art. 1º de la Resolución No. 34[1] del 31 de enero de 2008, que determina la forma de presentación de la información. Proceso Contable: la entidad no cuenta con buen ambiente de control, a pesar de haberse establecido el MECI y de estar certificados en el Sistema de Gestión de Calidad; sin embargo, han mejorado en los diferentes procesos pero aún se presentan deficiencias en el control y monitoreo sobre saldos en cuentas por cobrar y por pagar que no se concilian en forma mensual o semestral. No obstante, se cuenta con un nuevo programa contable que integra las áreas de contabilidad, presupuesto y tesorería, que según el informe de control interno contable presenta deficiencias; es por ello, que los registros presupuestales se encuentran atrasados, llevándose para su control un registro paralelo en hojas de calculo a la espera de entrar en operación el programa. Los libros oficiales Mayor y Balance, y Caja Diario, no fueron presentados al Equipo Auditor de la AGR. Presupuesto: se observaron deficiencias relacionadas con errores en la elaboración de documentos como certificados de disponibilidad presupuestal, registro presupuestal, resoluciones de ordenamiento del gasto y comprobantes de egreso, toda vez que estos fueron diligenciados manualmente, puesto que no se utilizan formas prenumeradas, lo cual ocasiona enmendaduras, numeraciones dobles, disponibilidades sin el código del rubro presupuestal asignado, errores en el número del comprobante, no se diligencian los campos “elaboro, reviso, aprobó y 1

Por el cual se adopta El Modelo Estándar de Control Interno para el estado Colombiano. Por la cual se adoptan los procedimientos para reportar el informe anual de evaluación del control interno contable a la Contaduría General de la Nación, con corte a 31 de diciembre de 2007, se deroga la Resolución 393 de 2007 y deja sin vigencia el instructivo 002 de 2007

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contabilizó”. Algunos CDP no tienen número asignado, algunas resoluciones aparecen sin fecha y otras sin firma. Los libros se encuentran atrasados a pesar de contar con software específico. Participación Ciudadana: se observaron deficiencias en la operación del SCI por la falta de celeridad en el trámite de los requerimientos, al emplearse en promedio siete meses para resolver de fondo las denuncias y peticiones interpuestas. Falto celeridad en el traslado de los hallazgos configurados en los ejercicios auditores como resultado de las denuncias y peticiones tramitadas. Procesos de Responsabilidad Fiscal: el SCI fue deficiente al no contar con un control que garantice el cumplimiento de los términos y procedimientos establecidos por ley para las etapas procesales. Es necesario contar con un tablero de control que posibilite el seguimiento de los expedientes y la aplicación de los formatos de calidad adoptados por la entidad. Revisión de Cuentas: se evidenciaron los registros de las actividades realizadas, los resultados de la revisión se encontraron debidamente organizados en AZ; sin embargo, se debe continuar con la elaboración de las tablas de retención documental, como también el levantamiento del inventario discriminado de las cuentas recibidas y revisadas acorde con la actualización de la TRD y el trabajo realizado en conjunto con el Equipo Auditor de la Auditoria General a la fecha. Auditorias: no obstante evidenciarse seguimiento al cumplimiento de las actividades programadas y realizadas, no se ejerció suficiente supervisión y control al oportuno traslado de los hallazgos resultantes de los ejercicios auditores. 3.3 REVISIÓN DE CUENTA De conformidad con lo dispuesto en la Resolución Orgánica No. 006 de octubre de 2008 de la AGR, se procedió a la revisión de la cuenta rendida dentro del término establecido, efectuándose en primer lugar una verificación de las formalidades mediante el diligenciamiento del “Formulario de Verificación de Documentos”. Se observaron inconsistencias en la información relacionada con los siguientes formularios: Catalogo de Cuentas, Ejecución Presupuestal de Ingresos y Gastos, Indagaciones Preliminares, Responsabilidad Fiscal y Administrativos Sancionatorios, Garantías para el Manejo de Fondos y Bienes de la entidad, Ejecución del Plan Anual de Caja, Cuentas por Pagar, Participación Ciudadana, Modificaciones Presupuestales, Proceso Auditor y Gestión Ambiental, dando lugar a requerimiento de corrección, aclaración de los formularios y solicitud de soporte a través del Sistema de Rendición Electrónica de Cuentas - (SIREL). La entidad procedió a corregir los formularios y anexó los documentos requeridos. 3.4 PROCESO CONTABLE 3.4.1 Vigencia 2008 15




Control a la planeación y programación

La Contraloría Distrital adopto el Manual de Procedimientos del Régimen de Contabilidad Pública. La entidad posee un programa de contabilidad COMPATEL, que integra las áreas de contabilidad, presupuesto y tesorería. Los libros principales no están adecuadamente parametrizados, motivo por el cual no se analizaron y cotejaron con los auxiliares de contabilidad, que se encontraron diseñados y estructurados conforme al PGCP. Según el informe de Control Interno, el programa presenta deficiencias. En trabajo de campo se observaron deficiencias que conllevaron a un atraso en el área de presupuesto y tesorería, y en los libros principales de contabilidad y de presupuesto.


Control de legalidad

Se evaluó el cumplimiento de las disposiciones legales consideradas en el PGCP; sin embargo, se evidenció inoportunidad en el registro de las operaciones contables en los libros obligatorios de contabilidad y la conservación de archivos. La oficina de contabilidad no implementó las tablas de retención documental, razón por la cual se puede presentar riesgo pérdida de documentos o soportes contables ya que no se aplican las técnicas adecuadas de archivo.


Control de gestión

Se revisaron los soportes de las transacciones a fin de verificar su legalidad, para establecer que las operaciones se hubieran registrado en los libros. Los Estados Contables rendidos no se encontraron certificados, por cuanto aparecen con la firma del Tesorero y de la Contadora de la entidad. Los Estados Financieros certificados son aquellos que se encuentran firmados por el Representante Legal y por Contador Público, acompañado con el número de la Tarjeta Profesional. Se evaluaron las actividades de contabilidad relacionadas con los registros y sistemas de información y se efectuaron pruebas selectivas para obtener y evaluar evidencias que nos permitan tener elementos de juicio para dictaminar sobre la razonabilidad de los Estados Financieros, observándose lo siguiente: Clase Activos Se reportaron activos por valor de $1.386.478 miles, sobre los cuales no fue posible establecer un análisis comparativo con la vigencia anterior, toda vez que la entidad en el año 2008, reconstruyo la contabilidad de cuatro años atrás, como consecuencia de un análisis efectuado a los estados financieros y a la abstención de opinión dada por la AGR en el año inmediatamente anterior. -

Caja y Bancos 16

Caja Menor: La entidad contó con una caja menor por valor de $420 miles aperturada mediante Resolución No. 008 de febrero 19 de 2008. Cuenta con póliza de manejo por valor de $50 millones, cuyo vencimiento fue el 20.02.09. Al efectuar un análisis a la citada Resolución, se observa que en la misma no se detallaron los rubros y las cuantías a utilizar, tal como lo reglamenta la Resolución No. 001 de 2008 del Ministerio de Hacienda y Crédito Público. Al revisar el libro auxiliar en el cual se registraron los gastos de caja menor, se observó inadecuadamente diligenciado, toda vez que se dejan espacios en blanco entre los diferentes meses; los saldos no se encontraron al día; los comprobantes de reembolso no se asentaron o registraron en orden cronológico y algunas facturas se encontraron a nombre del responsable de la caja menor y no a nombre de la entidad. Al registrar los asientos en desorden de fechas, se indica que se están efectuando gastos sin tener el dinero necesario para ello y luego se reembolsan, practica que es considerada como aceptación de hechos cumplidos. Al finalizar la vigencia, la entidad, contó con cuatro cuentas en el Banco de Bogotá: tres de ahorro y una cuenta corriente. Se circularizó a la entidad bancaria, la cual fue respondida, encontrándose todo en debida forma. Se analizaron las conciliaciones de los meses de mayo, junio y diciembre, cuyos saldos fueron verificados en libros y en extractos, sin encontrar partidas representativas en conciliación. Se observaron algunas inconsistencias en las conciliaciones, las cuales fueron corregidas en la presente ejercicio de control y se toman como beneficio de auditoria. A raíz del hurto efectuado en las oficinas de la entidad, consistente en la sustracción de cuatro cheques en blanco, llenados y cobrados por terceros, cuya suma ascendió a $24.870 miles, se tomo la decisión de cancelar el giro a clientes internos y externos a través de transferencias bancarias. La entidad formalizo reclamación ante el respectivo banco y esta suma fue devuelta por la entidad bancaria BBVA, en el mes de diciembre y reintegrada a la contabilidad, observándose una buena gestión en la recuperación de los dineros. La entidad tiene registrada en el Banco de Bogotá la cuenta corriente No. 18608043-8 con saldo debito por $74 miles al cierre de la vigencia; adicionalmente tiene otra cuenta corriente, número 57007054-0 del Banco de Bogotá con un saldo de $173 miles; estas cuentas fueron canceladas razón por la cual se debe realizar un ajuste para retirar de libros dichos valores. -

Ingresos no Tributarios

La entidad registró en la subcuenta 140104 – Sanciones, un saldo por cobrar de $13.589 miles, valor que no contiene saldos por cobrar detallados; es de anotar que esta cifra con relación al año 2007 ha bajado en un 50%. 17

La cuenta 14016101 - Cuotas de Fiscalización y Auditaje, presento un saldo a 31 de diciembre de cero pesos; en esta cuenta se causaron las doceavas partes recibidas el municipio, encontrándose esta cuenta en debida forma. En vigencias anteriores no se causaban estos ingresos. La cuenta 14019001 - Otros deudores por Ingresos no Tributarios, presentó un saldo al final de la vigencia 2008 de $1.397.533.16, cifra que viene del año anterior, la cual debe ser analizada y tomar las medidas correspondientes, ya que no se conoce a quien corresponde. -

Avances y anticipos entregados

La cuenta 1420031 - Anticipo sobre Convenios y Acuerdos presenta un saldo que viene de la vigencia 2007 de $182.016. Igualmente la cuenta 14209001 - Otros Avances y Anticipos presenta saldo de $376.035 que en la vigencia actual no tuvo movimiento. Recomendamos que estos saldos sean analizados y tomar los correctivos del caso, con el fin de depurar los Estados Financieros. En resumen, existe incertidumbre en las siguientes cuentas: 140190 140104 142003 142090 Total

Otros deudores por ingreso no tributarios Sanciones Anticipos sobre convenios Otros avances y anticipos

$ 1.398.000 13.590.000 182.000 376.000 $15.553.835

- Propiedad Planta y Equipo Esta cuenta presentó un saldo neto de $53.730 miles, correspondientes a las subcuentas de Redes, Líneas y Cable, Muebles y Enseres, Equipos de Comunicación y Computación, Equipo de Transporte y Equipo de Comedor. Se adquirieron activos fijos por valor de $34.715 miles, los cuales fueron registrados a las respectivas cuentas en forma oportuna. Revisados los comprobantes de egreso, se observa que las compras realizadas no fueron ingresadas al almacén ni recibidas a satisfacción. Esta cuenta se encontró sobre-estimada en $10.417 miles, por cuanto aun aparecen contabilizados los ajustes integrales por inflación los cuales desaparecieron en el año 2001. Estos valores deben ser reversados tal como esta prescrito en el Manual de Procedimientos de la Contaduría General de la Nación. A pesar que la entidad cuenta con un software en el cual tiene el modulo de inventarios, este no se encuentra en funcionamiento ya que no esta efectuando la depreciación, la cual se realiza en forma manual.

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Se observaron deficiencias en el manejo de inventario de bienes, puesto que, aunque existe el inventario físico no se ha realizado la conciliación con los registros contables. Lo anterior es importante para determinar los bienes totalmente depreciados y aquellos que se encontraron inservibles o en desuso, con el fin de reclasificarlos en la cuenta de orden. En este caso existe incertidumbre puesto que no se sabe a ciencia cierta cual es el valor real de los activos de la entidad. En las notas a los Estados Financieros no se revelaron las adquisiciones de la vigencia, las mejoras, vida útil y métodos utilizados para la determinación de la depreciación o amortización e información de los activos recibidos de otras entidades. -

Bienes y servicios pagados por anticipado

La entidad contabilizó los seguros tomados contra incendio, manejo responsabilidad civil y automotores, por valor de $6.249 miles y amortizó la suma de $3.841 miles, quedando un saldo por amortizar de $2.408 miles. Se tiene una adecuada cobertura en seguros para los bienes de la entidad. -

Intangibles

La entidad contabilizó en este rubro la compra de licencias y software por valor de $23.210 miles. Además presentó un saldo a 31 de diciembre de 2008 por $1.205.198 miles. El saldo de la cuenta así como las compras efectuadas se debieron contabilizar directamente al gasto. En consecuencia no se esta dando cumplimiento al Manual de procedimientos Contables de la CGN, Cap. VI - Procedimiento Contable para el Reconocimiento y Revelación de los Activos Intangibles, num. 5º: “En el evento que un intangible no pueda identificarse, controlarse, que no genere beneficios económicos futuros y su medición monetaria no sea confiable, las erogaciones necesarias para su adquisición se reconocen como gasto. En este caso se debitan las cuentas de gastos generales 5111 subcuenta 511165 intangibles”. En las notas a los Estados Financieros deben revelarse los activos intangibles que se hayan adquirido. Clase Pasivos Se reportaron pasivos por valor de $556.888 miles, sin establecerse un análisis comparativo con los saldos de la vigencia anterior, por cuanto la entidad en la vigencia 2008 reconstruyó la contabilidad de cuatro años atrás como consecuencia de un análisis efectuado a los estados financieros y a la abstención de opinión dada por la AGR el año inmediatamente anterior.

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Las cuentas por pagar enunciadas en la Resolución No. 0189 no coinciden con las cifras reveladas en los libros. La entidad presenta los siguientes saldos del pasivo, los cuales se deben analizar y depurar: Cuadro No. 2 Cuentas del Pasivo por depurar Código 2401 2425 2436 2460 2505 2905

Cuenta Bienes y Servicios Acreedores Retefuente Créditos Judiciales Obligaciones Laborales Recaudo a favor de 3º Total Pasivo

Valor en miles de $ 31.12.08 $28.694 75.267 22.475 42.011 387.784 636 $556.867

Fuente: Sirel Rendición Cuenta

La entidad cuenta con pasivos asumidos por la Administración Distrital en el año 2001 al amparo de la Ley 550 de 1999. Se recomienda efectuar seguimiento al trámite de los pagos de dichas obligaciones que se efectúen por parte del Municipio a través de la Fiduciaria, con el objeto de sanear los pasivos. A su vez encontramos incertidumbre en cuentas del pasivo por valor de $58.549 miles ya que no existe análisis ni desglose de las mismas: Código 243603 243690 246090 250590

Cuenta Honorarios Otras retenciones Otros créditos judiciales Otros salarios Otras cuentas menores

Valor $4.842 1.504 42.010 5.301 4.889

Es necesario efectuar análisis y depuración a los saldos de los libros y Estados Financieros. Comité de sostenibilidad: La entidad no cuenta con el Comité de Sostenibilidad tal como lo estipula la Resolución No. 357 de 2008, con el fin de efectuar depuración a los Estados Contables. Igualmente el artículo séptimo del Decreto 1914 de 2003 señala que el representante legal y el máximo organismo colegiado de dirección, según sea la entidad pública de que se trate, serán responsables de adelantar las gestiones necesarias que conduzcan a garantizar la sostenibilidad y permanencia de un sistema contable que produzca información razonable y oportuna. Por lo anterior, se debe proceder a establecer el Comité de conformidad con las normas antes citadas. -

Capital Fiscal

Se reportó un patrimonio por valor de $829.590 miles, sin establecerse un análisis comparativo con el año anterior por los motivos arriba expuestos. La

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entidad efectuó contabilizaciones, débitos y créditos al patrimonio como consecuencia de las amortizaciones y los bienes recibidos de otras entidades del Gobierno, como la AGR. -

Clases Ingresos y Gastos

Los ingresos ascendieron a $941.324 miles y los gastos a $900.616 miles, y una utilidad de $40.708 miles. Los ingresos estuvieron constituidos principalmente por transferencias del Municipio, Cuotas de Fiscalización de entidades descentralizadas y Multas. -

Desembolsos

En el trabajo de campo se realizó una prueba de desembolsos, con el objeto de observar su contabilización y los soportes correspondientes, encontrándose lo siguiente: CE 7550 de marzo 13 de 2008: se canceló reintegro por gastos de papelería, por valor de $174.000. La factura del proveedor Impresores del Pacifico, tiene fecha de marzo 10 de 2008 y los documentos presupuestales CDP y RP de marzo 12 de 2008. Lo anterior se configura como un hecho cumplido. CE 7725 de junio 13 de 2008: se canceló reintegro por gastos de representación por valor de $168.200, las facturas tienen fecha de 11 de junio y los CDP y RP de junio 13 de 2008. Lo anterior se configura como un hecho cumplido. CE 7736 de junio 19 de 2008: se canceló reintegro por gastos de representación por valor de $ 228.600; las facturas tienen fecha de 13 y 18 de junio y el CDP y RP de junio de 2008. Lo anterior se configura como un hecho cumplido. CE 7803 de julio 17 de 2008: gastos de restaurantes por valor de $489.200, presenta facturas varias de fechas diferentes (26.06.08 - 02.07.08 – 04.07.08 – 05.07.08) y anteriores al CDP y RP fechados en julio 17 de 2008. Lo anterior se configura como un hecho cumplido. CE 7819 de julio 19 de 2008: se canceló suministro de papelería por valor de $3.988.940. El proveedor presentó factura que no reúne los requisitos exigidos por la DIAN, no se determina a que régimen pertenece, no tiene numeración consecutiva, ni resolución de autorización de la DIAN para la papelería, además tiene fecha de junio 27 de 2008 y el CDP y RP de julio 8 de 2008. Lo anterior se configura como un hecho cumplido. CE 7537: por valor de $1.886.355 y 7555 por reintegro por $300.000 en los que igualmente se configuran hechos cumplidos. CE 8389: por $141.000 no tiene Registro Presupuestal y el Certificado de Disponibilidad no tiene fecha. 21

CE 8419: por $136.102, gasto de viáticos. No hay Registro Presupuestal y el Certificado de Disponibilidad no tiene número. La entidad no exigió a los proveedores la presentación del RUT. Este documento se debe pedir la primera vez que se contrata con el proveedor y guardar en archivo este documento para evitar solicitarlo cada vez que se haga una compra o se solicite un servicio. -

Viáticos

En cuanto a desembolsos por viáticos, esta cuenta registró al cierre de la vigencia un saldo ejecutado de $31.848.337, de los cuales la Representante Legal gasto $21.000 miles; en algunas ocasiones llevó el vehículo y hubo gastos de viáticos para el conductor que ascendieron a $2.000 miles, para un total de $23.000 miles que representan el 75% del total de viáticos, suma que puede considerarse alta debido a lo exiguo del presupuesto. CE 7506 de febrero 21 de 2008: se cancelaron viáticos por un día a la Contralora Distrital a la ciudad de Cali para comparecer ante el Juzgado Sexto Penal del Circuito por valor de $310.805; como soporte no existe la notificación del juzgado ni el cumplido. Así mismo, mediante CE 7507 de febrero 21 de 2008, se cancelaron viáticos al conductor para llevar a la Contralora Distrital a esta cita. Valor cancelado $79.734. CE 7549 de marzo 13 de 2008: se cancelaron viáticos por un día a la Contralora Distrital a la ciudad de Cali para comparecer ante el Juzgado Sexto Penal del Circuito por valor de $310.805; como soporte existe la notificación del Juzgado que la citó por segunda ocasión para declarar dentro del proceso seguido contra Luis Fernando Ramírez y otros por delito de peculado, hechos al parecer ocurridos en la Contraloría General de la República, cuando la funcionaria se encontraba vinculada en esa entidad y al sindicato Asdecol. Existe cumplido del Juzgado. Estos hechos no se debieron cancelar con cargo a la Contraloría toda vez que no tienen nada que ver con el ente que hoy representa. La entidad en el derecho de contradicción al Informe Preliminar, adjuntó copia del recibo con el cual soportó la devolución de los dineros cancelados por concepto de viáticos a la Contralora Distrital para comparecer ante el Juzgado Sexto Penal del circuito de Cali. Dentro de los Gastos Generales, uno de los mas representativos fue el de combustible que registró un saldo de $12.000 miles así como los gastos de viaje por concepto de pasajes aéreos y terrestres que registraron un saldo de $13.000 miles, considerándose elevados en contravía de la austeridad en el gasto público. El gran total de gastos de viaje, viáticos y combustible ascendió a la suma de $48.000 miles, por lo que se recomienda racionalizar estos gastos considerando 22

otras prioridades de la entidad. No se reprochan los gastos en viáticos sino que estos deben ser moderados.


Control de Resultados

Mediante pruebas selectivas se analizaron los desembolsos registrados en las diferentes cuentas con el fin de confirmar la legalidad, razonabilidad y su coherencia en relación con los gastos de la entidad, además de su registro oportuno en los libros. La información obtenida proporcionó una base razonable para emitir opinión sobre los Estados Financieros. Los documentos solicitados fueron entregados en forma por demás oportuna. 3.4.2 Vigencia 2009 Con base en el Balance de Comprobación con corte a junio 30 de 2009, entregado por la Contraloría Distrital, se efectúo un somero análisis a las diferentes cuentas del Activo, Pasivo y Gastos, para mirar su evolución, encontrando que algunas cuentas del Pasivo se han corregido pero no se verificaron los registros. Aun hay cuentas del Activo y del Pasivo que se deben analizar para llevar a cabo la depuración o saneamiento de las cuentas ya que siguen arrastrando saldos de las vigencias anteriores. Recomendamos como se manifestó en el Informe de Auditoria sobre la vigencia 2008, crear el Comité de Sostenibilidad Contable y aprovechar antes del término de la vigencia 2009 para depurar los saldos, para lo cual se hace necesario contar con los respectivos soportes y que queden constancias en las Actas del Comité, para su posterior verificación -

Caja Menor

En cuanto a la caja menor se cometió el mismo error enunciado en la vigencia 2008, ya que se elabora la Resolución sin indicar los rubros del gasto y los montos. Mediante Resolución No. 08 del 13 de enero de 2009, se expidió el Estatuto de la Caja Menor de la entidad, en el cual no se indica el monto de los rubros, ni su destinación. En el libro de caja menor se dejaron espacios en blanco; igual observación quedó plasmada en el Informe de Auditoria sobre la vigencia 2008; se siguen registrando los reembolsos sin respetar el orden cronológico; a la fecha de la auditoria, los saldos del 2009 no estaban registrados, se les hizo la observación y procedieron a subsanar las deficiencias, resultando esta actuación como beneficio de la auditoria. En esta vigencia, el Tesorero efectuó dos arqueos de caja, encontrándose bien las cuentas. No hubo observaciones en cuanto al diligenciamiento del Libro Auxiliar.

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-

Bancos

Se verificaron las conciliaciones bancarias de los meses de enero y junio, de las cuentas de ahorro No. 186211652 y 186366233, así como de la cuenta corriente No. 186366209, observándose que no hubo partidas conciliatorias y que se efectuaron en forma oportuna. A junio 30 de 2009, aun aparecen los saldos de las cuentas Nos. 11100502 por $74 miles y la 11100509 por $173 miles. En consecuencia estos valores se deben reclasificar y si están en bancos solicitar su devolución. -

Deudores

Al practicarse la presente auditoria, persisten los saldos inactivos de las cuentas 140104 – Sanciones, 140190 - Otros deudores por ingresos no tributarios, 142003 - Anticipo sobre convenios, 142090 - Otros avances y anticipos y 147090 - Otros deudores, que vienen de vigencias anteriores y que es necesario analizar y entrar a depurar a través del Comité de Sostenibilidad. -

Propiedad Planta y Equipo

Deben analizar los saldos y reclasificar aquellas cuentas que estén totalmente depreciadas y registrarlas en cuentas de orden para su control. -

Intangibles

Se debe reclasificar esta cuenta (ver observación consignada en el Informe de Auditoria sobre la vigencia 2008). -

Pasivos

La entidad ha corregido algunos saldos, pero aun hace falta efectuar un análisis a las partidas de las siguientes cuentas, para sanear las cifras del balance así: 24252201 – Cooperativas, 242523 - Fondo de Empleados, 242524 - Embargos Judiciales, 2425 – Acreedores y 2436 - Retención en la Fuente. -

Desembolsos

Se efectuó verificación a los comprobantes de egreso en cuanto a su consecutivo y sus respectivos soportes, se tomó una muestra de 12 comprobantes, es decir, uno de cada 30 comprobantes iniciando por el No. 8149 y terminando con el No. 8489; algunos comprobantes por ejemplo, en el CE 8389 por $141 miles, el CDP no tiene número ni registro presupuestal, y el CE 8419 por $136 miles, el CDP no tiene número y no hay registro presupuestal. 3.5 PROCESO DE PRESUPUESTO 3.5.1 Vigencia 2008

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El presupuesto se aprobó mediante Acuerdo Distrital No. 09 de diciembre 13 de 2007 y se liquidó mediante Decreto No. 003 de enero 2 de 2008. Posteriormente mediante Decreto de la Alcaldía Distrital No. 013 de enero 28 de 2008, se efectuó una adición al presupuesto de la entidad. -

Presupuesto de Ingresos

La Contraloría de Buenaventura presentó una apropiación inicial de ingresos por $767.392 miles y adición por $147.335 miles para una apropiación definitiva de $914.728 miles. -

Presupuesto de Gastos

Se realizaron 12 modificaciones al presupuesto de gastos por valor de $117.755 miles y una adición por $147.335 miles, así: Cuadro No. 3 Modificaciones Presupuestales (Miles de $)

Apropiación Inicial

Descripción Gastos Personal Gastos Generales Transferencias Gastos de Funcion. Inversión Total

Modificaciones Créditos

Contra créditos

Adiciones

Apropiación Definitiva

615.664 102.622 49.105

65.209 52.545 0

68.906 38.357 10.491

61.407 85.927 0

673.376 202.738 38.613

767.392 0 $767.392

117.755 0 $117.755

117.755 0 $117.755

147.335 0 $147.335

917.728 0 $914.728

Fuente: Papeles de trabajo.

La apropiación definitiva de gastos ascendió a la suma de $914.728 miles, destacándose el rubro de personal el cual representó el 73% del total de gastos de funcionamiento, como se presenta en el siguiente cuadro: Cuadro No 4 Presupuesto de Gastos (Miles de $)

Concepto Gastos de Personal Gastos Generales Transferencias Total Gastos de Func. Total

Apropiación Definitiva 2006 673.376 202.738 38.613 914.728 $914.728

Fuente: Papeles de trabajo

-

Ejecución del Presupuesto

25

Porcentaje 73 22 5 100 100

La entidad ejecutó en su totalidad el presupuesto asignado, como se presenta en el siguiente cuadro:

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Cuadro No. 5 Ejecución Presupuestal de Gastos 2008 (Miles de $)

Descripción

Apropiación Definitiva

Compromisos Registro Presupuestal

G. de Personal G. Generales Transferencias G. de Funcion. Total

673.376 202.738 38.613 914.728 $914.728

673.376 202.738 38.613 914.728 $914.728

Obligaciones

43.862 26.647 22.216 92.726 $92.726

Pagos 628.179 176.091 16.396 820.667 $820.667

Saldo Por Comprometer

0 0 0 0 $0

% Ejec.

100 100 100 100 100

Fuente: papeles de trabajo.

-

Créditos y Contra-créditos de un mismo rubro

Se realizaron 12 modificaciones al presupuesto por valor de $117.755 miles, efectuándose créditos y contra créditos en 31 de los 39 rubros; igualmente se modificaron rubros entre dos y siete veces, tales como: intereses sobre cesantías, materiales y suministros, impresos y publicaciones, cesantías, caja de compensación, y otros gastos de servicios personales, rubro este que fue modificado siete veces. Si bien es cierto, la normatividad vigente permite realizar modificaciones en el presupuesto, estas “… tienen como objeto, sin alterar el valor total del presupuesto, financiar apropiaciones nuevas e insuficientes mediante el uso de recursos que se encuentran financiando otras que ya no se consideren indispensables”[1].

Es de anotar que las modificaciones se hicieron mediante Resoluciones fechadas el 4 de junio de 2008 sugiriéndose acudir a la elaboración de un solo acto administrativo en el cual se consignen las decisiones en esta materia. Cosa diferente sería si las modificaciones corresponden a diferentes fechas. No fueron presentados los certificados de disponibilidad presupuestal que se deben elaborar en estos casos. Siempre que se efectúe una modificación al presupuesto, se debe contar con el respectivo CDP, por cada rubro a modificar. De conformidad con lo observado, queda demostrado que no hubo una adecuada gestión presupuestal como se anotó en párrafos precedentes, se registraron 31 reformas a los diferentes rubros a través de 12 modificaciones al presupuesto; algunos CDP y RP se elaboraron a mano y otros a través del aplicativo. No existió un buen control interno en la parte presupuestal, -

Libros de presupuesto

En el trabajo de campo no se efectuaron pruebas de auditoria ya que no se presentaron los libros presupuestales. La entidad al no contar con los libros de presupuesto, en los cuales se debe llevar el registro de todas las operaciones presupuestales, no observa los lineamientos que en materia presupuestal imparten las instancias correspondientes a nivel nacional para la conformación del [1]

Gestión Financiera Pública (Presupuesto, Contabilidad y Tesorería)

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sistema presupuestal interno, por lo que se advierte la necesidad de adecuarse mediante la implantación de: -

Libro de ingresos Libro de apropiaciones, compromisos, obligaciones y pagos Libro registro de cuentas por pagar

La entidad cuenta con un programa de registro presupuestal denominado COMPATEL, adquirido en la vigencia 2008, y que presentan deficiencias que deben ser corregidas a la mayor brevedad posible para que se adelanten los registros respectivos; lo anterior con el fin de evitar un desgaste administrativo y un posible detrimento patrimonial al no darle plena utilidad al software. A la fecha de la auditoria, en este programa se encuentra registrado el presupuesto a mayo de 2009, los registros presupuestales se llevan en una hoja de cálculo y los registros presupuestales elaborados a mano, procedimiento que puede presentar riesgo de error al momento de numerar los CDP y los RP. -

Afectación del Presupuesto

La entidad no lleva a cabo en debida forma la afectación presupuestal. Se observa que se incurre primero en el gasto, luego se causa contablemente la obligación y en seguida se expiden con la misma fecha y número el Certificado de Disponibilidad Presupuestal y Registro Presupuestal. Lo anterior se evidenció al efectuar una prueba de desembolsos: Cuadro No. 6 Relación de Desembolsos Miles de $)

Numero 278 335 1321 1320 228 236 088 Total

CDP Fecha 17/07/08 08/07/08 28/12/08 28/12/08 13/06/08 19/06/08 12/03/08

Valor $489 3.988 600 130 168 228 174 $5.779

RP Fecha 17/07/08 08/07/08 28/12/08 28/12/08 13/06/08 19/06/08 12/03/08

Numero 278 335 1321 1320 228 236 088

Valor $489 3.988 600 130 168 228 174 $5.779

Obligaciones Numero Fecha 354 26/06/08 0182 27/06/08 48957 05/12/07 12001 17/12/08 11386 11/06/08 291 12/06/08 0014 10/03/08

Fuente: Papeles de trabajo.

La afectación Presupuestal es el procedimiento para la ejecución que deben llevar a cabo todas las entidades públicas. Cualquier órgano que afecte las apropiaciones presupuestales debe contar previamente con certificado de Disponibilidad Presupuestal que garantice la existencia de apropiación suficiente para atender el compromiso a adquirir. Este documento afecta el presupuesto, provisionalmente hasta tanto se perfeccione al acto que respalda el compromiso y se efectúe el correspondiente registro presupuestal.

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La entidad en forma oportuna debe contabilizar los registros presupuestales que afectan las apropiaciones, de tal forma que permitan observar los saldos de las apropiaciones libres de compromiso. De otra parte la entidad no tiene establecido: a) Recibo a satisfacción de los bienes o servicios adquiridos, b) Ingreso a almacén, y c) Cotizaciones. Además de la información consignada en los CDP, éstos deben contener la siguiente: Código y rubro presupuestal, nombre, cargo, oficina solicitante y número de oficio. En los registros presupuestales se debe registrar el número de la disponibilidad presupuestal. -

Archivo de los registros presupuestales

Al solicitar el consecutivo de los CDP y los RP de la vigencia 2008, el responsable del presupuesto, manifestó que: “… en esta área no se lleva un archivo en forma consecutiva de estos documentos”, lo cual significa que la entidad no ha establecido controles internos apropiados. Se sugiere llevar un archivo en forma consecutiva de los CDP y los RP; en la parte contable y junto al comprobante de egreso deben reposar todos los soportes en documentos originales, tales como: orden de pago, facturas, certificado de recibo a satisfacción, entrada a almacén, CDP y RP. -

Relación de Cuentas por Pagar

La Resolución No. 0189 de 2008, mediante la cual se consolida la relación de cuentas por pagar presento inconsistencia debido a que figuran dos fechas, una del 31 de diciembre de 2008 y otra en la parte resolutiva del 9 de enero de 2009. Además, la relación que se adjunta a la Resolución, no coincide con la información contable. El área de Tesorería no efectúa conciliación con el área Contable. 3.5.2 Vigencia 2009 Al mes de junio, la entidad ejecutó $434.284 miles, que corresponden al 44% del total apropiado. Se observan algunos rubros que por su ejecución en términos relativos, sobrepasa hasta en un 230% el valor apropiado, como se aprecia en el siguiente cuadro:

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Cuadro No.7 Ejecución presupuestal de gastos a junio de 2009 (Miles de $)

Código

Rubro

3710701 371902 371901 1371130 37008

Mantenimiento Otros bienes Otros gastos Administrativos Viáticos Honorarios

Apropiación Definitiva 4.500 1.500 5.500 37.693 130.000

Ejecutado 6.972 3.322 12.659 27.600 88.269

Diferencia 2.472 1.822 7.159 10.093 41.730

% ejecución 154 221 230 73 68

Fuente: Reporte de ejecución Contraloría de Buenaventura

Por lo anterior, se sigue observando la falta de control interno y de análisis a la ejecución presupuestal en forma mensual, debido a que en algunos rubros se comprometió más de lo apropiado; también se observó, que en los meses de abril y junio no se efectuó el pago de las contribuciones inherentes a la nómina, realizándose en forma extemporánea, un mes después de su causación. 3.6 CONTRATACION Se celebraron 71 contratos por valor de $163.763 miles, todos fueron de prestación de servicios, de los cuales 25 explícitamente para apoyar el proceso auditor en el área de control fiscal; por ende, la modalidad de contratación fue la directa de acuerdo a lo establecido en el lit. h), num. 4º, art. 2º de la Ley 1150 de 2007 y art. 82 del Decreto 2474 de 2008. Teniendo en cuenta la información reportada en la cuenta y lo verificado en trabajo de campo, se estableció en términos generales coherencia en la información, salvo en el contrato No. 018 de 2008 en el que reportó un valor de $7.200 miles y el valor real fue por $6.000 miles. Por la importancia que reviste el tema contractual se verificó el cumplimiento de las normas que rigieron durante el 2008, puesto que entraron en vigencia los Decretos Nos. 006 de enero y 2474 de julio de 2008, los cuales reglamentan las Leyes 80 de 1993 y 1150 de 2007. Se procedió a evaluar el cumplimiento de las etapas contractuales y de las formalidades de acuerdo con la modalidad contractual, la aplicación de los principios de transparencia, eficacia, celeridad, objetividad y economía, entre otros.


Etapa pre contractual

Al revisar los contratos objeto de la muestra, se observó que en ninguno (Nos. 025 de 2008, 062 de 2008, 018 de 2008, 036 de de 2008, 037 de 2008 y 038 de 2008), que los estudios previos no tenían fecha que permitiera establecer el momento de su elaboración, por lo que se recomienda tener en cuenta este aspecto que es fundamental para analizar el cumplimiento de requisitos.

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Etapa contractual

En esta etapa se debe tener en cuenta que es requisito de ejecución la aprobación de la póliza de acuerdo a lo preceptuado en el art. 41 de la Ley 80 de 1993, y se evidenció en trabajo de campo, que algunos contratos se iniciaron antes de que se hubieran aprobado las pólizas, lo que es constitutivo de un presunto hallazgo de carácter disciplinario por celebración de contratos sin el lleno de requisitos legales. Esta situación fue detectada en los contratos que se relacionan a continuación: Contrato 036 de 2008: el contrato inició el 23 de junio de 2008 y la póliza fue aprobada el 24 de junio de 2008 sin el cumplimiento de los requisitos de ejecución. Contrato 037 de 2008: el contrato inició el 23 de junio de 2008 y la póliza fue aprobada el 27 de junio de 2008. Contrato 016 de 2008: el contrato inició el 11 de marzo de 2008 y la póliza fue aprobada el 31 de julio de 2008 (cuatro meses después) Mayor desacierto se presenta cuando no reposa en la carpeta del contrato No. 062 de 2008 la garantía ni su aprobación. El perfil de los profesionales contratados para el área de control fiscal, en los contratos que fueron objeto de revisión fue acorde con la labor a realizar. No siendo así en el caso del contrato 025 de 2008 en el que se requería experiencia en Control Interno y la contratista en su hoja de vida acreditó ser Contadora con experiencia en Revisoría Fiscal en la Asociación del Cuerpo de Bomberos Voluntarios del Valle del Cauca y como Contadora en la misma entidad y en el Taller El Piloto. Si bien la normatividad permite que se contrate directamente la prestación de servicios de apoyo a la gestión, no es menos cierto, que se debe demostrar que la escogencia del contratista fue objetiva en razón a su experiencia, so pena de incurrir en una conducta que amerita ser analizada desde el punto de vista disciplinario.


Etapa Post Contractual

En todos los contratos reportados y los verificados en campo se procedió a su liquidación dentro del mes en que finalizaba la prestación del servicio, lo que demuestra diligencia y eficiencia de parte de los funcionarios encargados. Se observaron organizadas en orden cronológico las carpetas de los contratos Nos. 025 de 2008, 062 de 2008, 018 de 2008, 036 de de 2008, 037 de 2008 y 038 de 2008, pero sin foliar, como lo determinan las normas de archivo. 3.7

PARTICIPACIÓN CIUDADANA

3.7.1 Vigencia 2008 31

Se recepcionaron 42 requerimientos ciudadanos de los cuales seis corresponden a la vigencia anterior y 36 radicados durante el periodo 2008. De los anteriores, siete fueron archivados, 19 incluidos en proceso auditor para su trámite y 18 se encontraron en etapa de recolección de información documental por parte de la entidad. No se observaron requerimientos que originaran Indagaciones Preliminares o Procesos de Responsabilidad Fiscal. Se alcanzó durante la vigencia un nivel de cumplimiento del 17% al resolverse de fondo siete de los casos, como se presenta en el siguiente cuadro. Se realizó un evento de participación ciudadana y un foro; se capacitaron 370 Veedores Ciudadanos y Personeros, y en el rubro Otros no se reportó ningún evento. Cuadro No. 8 Consolidado de quejas y denuncias 2008 Pendientes vig. anter. 6

Recibidas vig. actual 36

Total 42

Estado Archivo En trámite 7 35

Trasladadas por competencia PRF PGN FGN Otros 0 0 0 0

Fuente: formulario F-15 de la cuenta rendida y papeles de trabajo

En el análisis de los requerimientos interpuestos por la comunidad, se evidenció que el 26% de los casos tuvo relación con contratos de infraestructura vial por obras no concluidas, el 74% de los casos restante relacionados con manejo de recursos de las Secretarías de Salud y Educación, auditorias realizadas y gastos efectuados por la Administración Central. En la evaluación a la atención de quejas, denuncias y peticiones, se constató la existencia de la guía de procedimientos de participación ciudadana, mediante la cual se estableció un diagrama de flujo que describe las actividades a realizar y el responsable de cada actividad; no obstante, los procedimientos adoptados deben ser actualizados, conforme a los principios, términos y procedimientos dispuestos en el Código Contencioso Administrativo. Los requerimientos ciudadanos se radican en un libro con un número consecutivo, el nombre del quejoso, un resumen del objeto del requerimiento y el número del memorando, por el cual se asigna el funcionario responsable de su trámite; no obstante, se omite la fecha de ingreso, la entidad denunciada, el medio de llegada. Tampoco se consignan en el libro las actuaciones realizadas por la entidad durante el trámite del requerimiento, ni la respuesta definitiva o archivo del mismo. Es decir, que el libro no cumple con el objetivo para el cual fue aperturado por cuanto no reposa en él la historia de cada requerimiento tramitado, que sirva de consulta para retroalimentar o rendir información a una dependencia de la Contraloría u otro organismo de control, situación que va en contravía de los procedimientos del Sistema de Gestión de Calidad y las Normas de Archivo. Las carpetas en las cuales se archivan las actuaciones de cada requerimiento ciudadano, presentan desorden en su organización al no guardar un orden cronológico de acuerdo a la fecha de entrada o salida de correspondencia. Así mismo, los oficios por los cuales se les comunica a los ciudadanos la respuesta de

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fondo a sus requerimientos no se radican, ni se registran con una fecha de salida, conforme lo establecen los procedimientos adoptados por la Contraloría Distrital. Faltó celeridad en el trámite de los requerimientos. En promedio se emplearon siete meses para resolver de fondo las denuncias y peticiones interpuestas por la comunidad. Así mismo, algunos hallazgos configurados como resultado de las denuncias y peticiones tramitadas en los ejercicios auditores practicados a las Secretarias de Educación e Infraestructura, a agosto de 2009, no habían sido trasladados, como se observa a continuación: - Incumplimiento de contratos debido al manejo inadecuado de los recursos entregados a titulo de anticipo. Configurándose hallazgo fiscal por $614.678 miles y hallazgo con incidencia penal. Transcurridos ocho meses desde la comunicación del informe final de auditoria, los hallazgos configurados no se habían trasladado a la Dirección de Responsabilidad Fiscal y a la Fiscalía General de la Nación. - Celebración de contratos de obra publica sin tener en cuenta el K o capacidad financiera y experiencia de los contratistas en el Registro Único de Proponentes, irregularidad que permitió el incumplimiento contractual de gran parte de las obras, pues después del no pago de las actas parciales los contratistas se quedaron ilíquidos y no terminaron las obras encomendadas existiendo compromisos previos. Se configuraron hallazgos que no han sido trasladados. - Incumplimiento de requisitos para la contratación, tales como: licencia urbanística, requisito obligatorio para adelantar obras de construcción, encontrando que las edificaciones no cumplen con las normas sismoresistentes, configurándose hallazgo penal y disciplinario sin trasladar, transcurridos ocho meses desde la comunicación del informe final de auditoría. - Pagos indebidos con recursos del SGP (sin soportes) por $82.500 miles. Se configuraron hallazgos: fiscal, disciplinario y penal, sin trasladar a las instancias correspondientes transcurridos ocho meses desde la comunicación del informe final de auditoría. - Mal manejo de anticipo configurándose un peculado por apropiación, prevaricato por omisión de parte del pagador y detrimento por $44.984 miles. Los hallazgos no habían sido trasladados. - Mal manejo de anticipo configurándose un peculado por apropiación, prevaricato por omisión de parte del pagador y detrimento por $24.999 miles. Los hallazgos no han sido trasladados.

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- Reporte de incumplimiento de los contratos al verificarse mal manejo de los recursos entregados a titulo de anticipo, configurándose un presunto detrimento por $61.678 miles. Los hallazgos no han sido trasladados. 3.7.2 Vigencia 2009 A 31 de agosto se habían recepcionado 52 requerimientos ciudadanos, de los cuales 35 correspondientes a la vigencia anterior y 17 radicados durante el periodo. De los anteriores, 22 fueron archivados y 13 se encontraron en trámite al igual que las 17 recibidas en lo corriente año. No se observaron requerimientos que originaran Indagaciones Preliminares o Procesos de Responsabilidad Fiscal. La entidad ha alcanzado un nivel de cumplimiento del 42%, al resolver durante el período evaluado 22 de los casos. En cuanto a la promoción de los mecanismos de participación ciudadana se realizó un Seminario Taller sobre Contaminación Auditiva.

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Cuadro No. 9 Consolidado de quejas y denuncias Agosto 31 de 2009 Pendientes vig. anter. 35

Recibidas vig. actual 17

Total 52

Estado Archivo En trámite 22 30

Trasladadas por competencia PRF PGN FGN Otros 0 0 0 0

Fuente: formulario F-15 de la cuenta

De los 17 requerimientos ciudadanos radicados en la vigencia, uno se recibió por vía de internet, cinco por correo, 11 presentados personalmente y uno anónimo. Se observaron similares deficiencias a las evidenciadas en la vigencia 2008, relacionadas con el libro radicador, la actualización de los procedimientos y la falta de celeridad en el trámite de los requerimientos. Observaciones comunicadas a la entidad en trabajo de campo mediante oficio con radicado 8401 de 31.08.09. 3.8 PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL 3.8.1 Vigencia 2008 Se reportaron en trámite 41 procesos por valor de $2.645.171 miles, discriminados así: Cuadro No.10 Procesos de Responsabilidad Fiscal Vigencias 2004-2008 (Miles de $)

Año de inicio 2004 2005 2006 2007 2008

No. de procesos 1 2 2 20 16 41

Valor 48.268 48.209 9.257 1.778.831 760.604 $2.645.169

Fuente: rendición de cuenta e inventario de procesos de responsabilidad fiscal

Del cuadro anterior, se concluye que el mayor número de procesos se inició durante la vigencia 2007, seguido de la vigencia 2008. Se procedió a realizar un inventario físico de los expedientes, encontrándose que los procesos reportados corresponden a los que reposan físicamente en la Contraloría Distrital. De los 41 procesos existentes, se tomo una muestra de 16, equivalentes al 29.3% del total y al 61% del valor total reportado, seleccionados bajo los siguientes criterios: antigüedad de los procesos, cuantía y procesos iniciados sobre una misma entidad a fin de verificar la unidad procesal.


Control a la planeación y programación

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Continúa sin observarse el análisis previo de los hallazgos que se trasladan a la Dirección de Responsabilidad Fiscal, situación que en el informe correspondiente a la vigencia 2007 fue objeto de la siguiente observación: “No se observó estudio previo sobre las circunstancias fácticas, ni la suficiencia del acervo probatorio aportado con el hallazgo, observándose asuntos que presuntamente no constituían investigaciones fiscales, al no determinarse los elementos de la responsabilidad fiscal. Se recomienda realizar control sobre la verificación y análisis de los soportes probatorios de los hallazgos, con el fin detectar deficiencias y corregirlos por parte de los auditores responsables, evitándose el inicio improcedente de Procesos Fiscales. Como procedimiento se propone realizar mesas de trabajo previas al inicio de los procesos, en las cuales se evalúen los soportes probatorios para decidir si son suficientes o deben complementarse, al igual que fortalecer en la Oficina de Control Fiscal la conformación y materialización de los hallazgos de acuerdo con los atributos de éstos (condición, criterio causa y efecto). “ Se insiste en la necesidad de verificar y analizar los soportes probatorios de los posibles hallazgos, con el fin de garantizar la firmeza de los mismos para iniciar directamente un proceso de responsabilidad fiscal, obviándose la Indagación Preliminar dando así aplicación al principio de economía y celeridad.


Control de Legalidad

Mediante la evaluación de la totalidad de los procesos existentes se verificó la sujeción y el cumplimento de lo establecido en los arts. 29 y 209 de la CP y la Ley 6102 de 2000, en cada etapa procesal, con los siguientes resultados: a) Cumplimento de Términos y Requisitos Irregularidades previas al auto de apertura de proceso: se evidenció que entre la fecha del traslado del hallazgo y el auto de apertura a proceso, en promedio se tardaron seis meses; no obstante, en el proceso 004 de 2006 el traslado del hallazgo se efectuó el 5 mayo de 2006 y el auto de apertura esta fechado el 3 enero 2007; por tanto, se tardó ocho meses en tomar la decisión de abrir proceso sin que mediara trámite alguno que justificara tal demora. Se recomienda que este lapso sea reducido al menor término posible, en aras de la celeridad en el trámite. En el proceso 017 de 2008 el traslado del hallazgo corresponde a un proceso disciplinario y esta sustentado en normas disciplinarias; sin embargo, se adelantó un proceso de responsabilidad fiscal, lo que evidencia y refuerza la observación

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Por la cual se establece el trámite de los procesos de Responsabilidad Fiscal de competencia de las contralorías.

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relacionada con la falta de estudio y análisis de los hallazgos, tanto de la Oficina de Control Fiscal como en la de Responsabilidad Fiscal que los recibe. Incumplimiento de requisitos para proferir auto de apertura: en relación al cumplimiento de los requisitos exigidos en el art. 41 de la Ley 610 de 2000, se concluye que en términos generales se dió cumplimiento a las exigencias de dicha norma; sin embargo, en el proceso 001 de 2007 no fueron claros los fundamentos de hecho en el auto de apertura ni la determinación de la cuantía, a pesar de estar en el formato de traslado de hallazgos, situación que debe ser corregida por la entidad, en aras de salvaguardar el derecho de defensa de los implicados. Irregularidades en la notificación del auto de apertura: se observó en el proceso 017 de 2008 que se notificó el auto de apertura por edicto cuando ya había notificación personal al presunto responsable lo que va en contravía de los principios de economía y celeridad procesal, que son rectores de las actuaciones administrativas. Aspectos positivos: en los procesos auditados se observó que desde el auto de apertura se procedió a la búsqueda de bienes de los presuntos responsables, situación que no se presentaba en la vigencia 2007 y por lo tanto fue objeto de observación por parte de la AGR. En los procesos en los cuales se solicitan pruebas y se conceden unas y se niegan otras, no se deben proferir dos autos, uno para negarlas y otro para decretarlas, sino que se elabore uno solo por economía procesal. Se recomendó en el informe de auditoría correspondiente a la vigencia 2007: “Implementar un tablero de control, documento en el cual el líder o representante con el funcionario que administra el proceso puede hacer seguimiento a los compromisos adquiridos por quien lleva los procesos”, observándose que dicha recomendación no se implementó por lo que dada su importancia se reitera e insiste en lo mencionado. En algunos procesos, los apoderados de oficio designados no respondieron al llamado de la entidad. Se recomienda poner en conocimiento del organismo competente el incumplimiento del Estatuto del Abogado que en su art. 28 preceptúa: “DEBERES PROFESIONALES DEL ABOGADO. Son deberes del abogado (…) 21. Aceptar y desempeñar las designaciones como defensor de oficio. Sólo podrá excusarse por enfermedad grave, incompatibilidad de intereses, ser servidor público, o tener a su cargo tres (3) o más defensas de oficio, o que exista una razón que a juicio del funcionario de conocimiento pueda incidir negativamente en la defensa del imputado o resultar violatoria de los derechos fundamentales de la persona designada.”

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Incumplimiento de requisitos para proferir auto de imputación: se observó incumplimiento de los requisitos enumerados en el art. 48 de la Ley 610 de 2000, pues en los procesos auditados en los que se profirió auto de imputación no hubo valoración probatoria, de tal suerte que no es posible determinar cuál o cuales pruebas fueron las que llevaron al sustanciador al convencimiento de imputar. Tan solo se efectuó una relación de las pruebas, transcribiéndose unos apartes de las declaraciones. La imputación de responsabilidad fiscal debe surgir de un sustento legal contundente, que implica absoluta claridad en los hechos generadores de responsabilidad fiscal, identificación de los responsables, valoración objetiva del material probatorio, identificación de la entidad afectada, certeza y cuantificación del daño. Irregularidades en la Notificación del Auto de Imputación: la notificación personal del auto de imputación no se encuentra suscrita por el notificador en el proceso 002 de 2007. Incumplimiento de términos: se observó en todos los procesos auditados incumplimiento del término establecido en el art. 45 de la Ley 610 de 2000, al transcurrir más de cinco meses para tomar decisión, desbordándose el término máximo que otorga el artículo en mención y contraviniéndose los principios de celeridad y economía procesal. De igual forma, se presentó incumplimiento del término establecido en el art. 52 de la Ley 610 de 2000 ya que no se ha procedido a fallar con dilación injustificada del término para decidir en los procesos Nos. 004 de 2006 y 001 de 2007. Los autos de imputación son de fecha 28 de noviembre de 2008 y en agosto de 2009 no se habían fallado, transcurridos nueve meses sin tomar decisión de fondo. Actualmente los autos de imputación se profieren previa recepción de las versiones libres, situación que en vigencias anteriores fue objeto de observación por parte de la AGR. b) Aplicación de procedimientos Inconsistencias: una vez revisados los expedientes procesales se observó en algunos de ellos, variación en el valor del presunto daño sin que mediara justificación alguna, lo que es violatorio del principio del debido proceso. En el proceso con rad. 002 de 2007 se observó incongruencia puesto que en la notificación del auto de imputación por edicto, la parte resolutoria no correspondió al auto de imputación, ya que el valor del presunto daño en el auto fue $8.677.876 y en el edicto de $42.632.449. Adicionalmente, se evidenció en el mismo proceso que el auto de apertura se dictó por valor de $9.912.298 (fl. 48), el de imputación por $8.677.876 y el de medidas 38

cautelares en los considerandos hace mención a $71.451.467, sin que exista justificación aparente. En el proceso 001–2007A en el auto fechado el 8 de mayo de 2008, que decreta prórroga del término para práctica de pruebas, se observa que en el num. 1º se hace mención a un presunto daño patrimonial por valor de $8.439.400 mientras que en el auto de apertura de $11.701.742. Declaraciones juramentadas: en el proceso 004 de 2006 se evidenció que la declaración juramentada de la implicada fue recibida para dos procesos diferentes y por hechos diferentes, cuando lo procedente era rendir versión por cada proceso. Irregularidad en la formación de los expedientes: en los procesos iniciados respecto de un mismo presunto responsable se evidenció que solo se lleva un cuaderno de medidas cautelares, siendo procedente llevar un cuaderno por cada proceso tal como lo establece el art. 125 del CPC que en su tenor literal dice: “ARTÍCULO 125. FORMACION DE LOS EXPEDIENTES. De todo proceso se formará un expediente, dentro del cual irán en cuaderno separado la actuación de cada una de las instancias y el recurso de casación, de los incidentes, de los trámites especiales que sustituyan a éstos, del decreto y la práctica de las medidas cautelares,…” y de las pruebas practicadas a solicitud de cada parte sobre la cuestión principal. Las actas de las audiencias en que se practiquen pruebas pedidas por ambas partes y las pruebas que el juez decrete de oficio, formarán otro cuaderno. “ En esta situación se encontraron los siguientes procesos: − 001 de 2007: el cuaderno de medidas cautelares se comparte con cinco procesos que se adelantan contra la misma persona, − 001 -2007 A: el cuaderno es compartido con cuatro procesos más. − 003 de 2006: hay un solo cuaderno de medidas cautelares para cuatro procesos adelantados contra una misma persona Extemporaneidad del auto que decreta prórroga: el auto de prórroga se decretó cuando ya está vencido el término y aún así se excedió el término adicional concedido. En el Proceso 001 de 2007A el auto de apertura está fechado el 9 de febrero de 2007, notificándose personalmente el 19 de julio de 2007 y el auto de prórroga el 8 de mayo de 2008 (ocho meses después de vencido el término de tres meses);

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adicionalmente, lo única actuación practicada en dicho lapso fue una versión libre, por lo que la prórroga no era justificada. En el Proceso 010 de 2007 se notificó el auto de apertura al vinculado el 6 de diciembre de 2007 y el auto que decretó prórroga fue posterior a los tres meses que otorga la norma, tanto así, que aún a la fecha de auditoría no se había decidido el proceso con imputación o archivo. Incumplimiento de términos para notificar auto que decreta pruebas: en el proceso 004 de 2006 se profirió auto denegando práctica de pruebas el 23 de febrero de 2009 y a la fecha de auditoría no se había notificado, incumpliéndose así lo establecido en el art. 51 de la Ley 610 de 2000. Nulidades improcedentes: para proceder a la ruptura de la unidad procesal se requería un auto de trámite y no el decreto de una nulidad, si se tiene en cuenta que las causales son taxativas y dentro de ellas no se encuentra consagrada la situación objeto de cuestionamiento. A continuación se relacionan los procesos que fueron objeto de revisión y en los cuales se decretó nulidad para proceder a iniciar varios en los cuales el presunto responsable era el mismo: − Proceso 010 de 2007: se decretó la nulidad basada en el art. 14 de la Ley 610 de 2000 y no obra en el expediente el nuevo auto de apertura, y sí se decretan medidas cautelares con posterioridad a la nulidad. − Proceso 012 de 2004: este dio origen a los procesos con rads. 015, 016 y 017 de 2008 con auto de apertura de 24 de abril de 2008, los cuales se encontraron en etapa probatoria; al decretarse la nulidad desde el auto de apertura, se vulneraron los principios de economía y celeridad procesal. − Proceso 015 de 2008: como consecuencia de la nulidad decretada la acción caducó para los pagos efectuados antes del 24 de abril de 2008, fecha en la que se profirió el nuevo auto de apertura, por tanto se debe revisar esta situación. − Proceso 016 de 2008: se encuentra en etapa probatoria actualmente. − Proceso 017 de 2008: como consecuencia de la nulidad decretada en el proceso 012 de 2004, se decretó de nuevo su apertura el 28 de abril de 2008, es decir, que debido a la declaratoria de nulidad caducó la acción para iniciar la investigación, pues los hechos ocurrieron, de acuerdo con el traslado de hallazgos, el 27 de septiembre de 2002. − Proceso 0012 de 2007: se decretó nulidad de lo actuado desde el auto de apertura.

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Gestión

Se puede concluir que en comparación con la vigencia 2007, mejoró el trámite de los procesos, por cuanto en la vigencia 2008, no se observaron períodos considerables de inactividad procesal y en los ocho meses correspondientes a la vigencia 2009 se actuó con mayor diligencia, ya que las inactividades no superaron el lapso de cuatro meses. Adicionalmente, durante las vigencias 2008 y 2009 se observó adecuada gestión para proceder a la notificación personal de los presuntos responsables y cuando no fue posible se fijaron los edictos y se procedió a nombrar apoderados de oficio que en la mayoría de los procesos no se notificaron, lo que generó dilación en los procesos que no resulta imputable a la Contraloría Distrital, con el agravante de que la ciudad no cuenta con facultades de derecho en sus universidades para que los estudiantes actúen como apoderados de oficio. No obstante lo anterior, se presentaron situaciones que ameritan observación así: Demora para designar apoderado de oficio: en el proceso 004 de 2006 no se obró de conformidad con lo establecido en el art. 43 de la Ley 610 de 2000 que establece claramente la obligación de designar apoderado de oficio una vez se haya surtido la notificación por edicto y aunque es de conocimiento de la AGR, la dificultad existente para que los apoderados de oficio fueran notificados, en este caso no se vio ninguna acción conducente para lograrlo. Demora en atender solicitudes: al revisar los procesos que se relacionan a continuación, se advirtió que median escritos de los presuntos responsables quienes por apoderado elevan solicitudes de acumulación de procesos o de caducidad, sin que el órgano de control se haya pronunciado al respecto y habían transcurrido cinco o seis meses desde que se hizo la solicitud, y a la fecha en que se realizó la auditoría no se habían resuelto, situación detectada en los siguientes procesos: − Proceso 004 de 2006: en escrito presentado por el apoderado de la presunta responsable, en febrero de 2009, se solicitó acumulación de procesos y a la fecha de la auditoria no se ha producido respuesta, pese a que la solicitud se presentó en el escrito de descargos del auto de imputación y el término para decidir sobre los mismos era de 30 días (si no se decretan pruebas), y ya habían transcurrido seis meses. − Proceso 001 de 2007: existe solicitud de acumulación de procesos sin responder desde el 18 de febrero de 2009.

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− Procesos 016 y 017 de 2008: existen solicitudes de caducidad sin responder de fecha 31 de marzo de 2009, presentadas por el apoderado de oficio. Inactividad Procesal: Se observó en los siguientes casos: − Proceso 004 de 2006: desde el 30 de diciembre de 2007 hasta el 5 de febrero de 2008, hubo total inactividad procesal, no se observó gestión para notificar personalmente al presunto responsable ni para a notificarlo por edicto como ordena la Ley. Adicionalmente en el mismo proceso, se observó que la última actuación procesal fue de exposición libre y espontánea de la presunta responsable, el día 28 de abril de 2009, por lo que el proceso presenta inactividad de cuatro meses. − Proceso 001 de 2007: la última actuación procesal es de 28 de abril de 2009, exposición libre y espontánea, es decir, han transcurrido cuatro meses con inactividad procesal. − Proceso 001–2007A: la última actuación procesal es del 28 de abril de 2009 y a la fecha de auditoría no se había fallado el proceso, por lo que presenta inactividad de cuatro meses, incumpliéndose de manera injustificada el término del art. 52 de la Ley 610 de 2000. − Proceso 003 de 2006: inactividad procesal de 19 meses contados desde la notificación del auto de apertura (4 julio de 2006) hasta el 16 de febrero de 2008, cuando se emplaza a los herederos de la presunta responsable. Otras irregularidades (situaciones que no se trasladan a la autoridad competente) presentadas en los siguientes casos: Denuncias: en el Proceso 001-2007A, en la declaración juramentada (a fl. 39 que también reposa en el proceso 004 de 2006) hay denuncia por nepotismo y no se trasladó a la autoridad competente. No se tienen en cuenta pruebas practicadas antes de una nulidad: en el proceso 016 de 2008 actualmente se está citando al presunto responsable para rendir versión libre y ya la había rendido el 16 de noviembre de 2004. En el proceso 017 de 2008 se cita al presunto responsable para rendir versión libre cuando ésta ya reposaba en el expediente a fl. 37 y ss. Desactualización de libros radicadores: los libros radicadores no se encontraron actualizados; sin embargo, se constató que actualmente se está elaborando un nuevo libro que facilitará el conocimiento del estado de los procesos. Los

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documentos y actuaciones procesales se encuentran en orden cronológico, las carpetas de los expedientes son uniformes e identifican plenamente el expediente. En consecuencia, la organización de los expedientes que fue objeto de evaluación en la vigencia anterior, ha sido notablemente corregida por la Contraloría Distrital. 3.8.2 Vigencia 2009 La entidad dio inicio a 17 procesos, el 28 de agosto de 2009, es decir, durante el desarrollo de la presente auditoría, razón por la que no fueron objeto de revisión. 3.9 PROCESO DE JURISDICCION COACTIVA 3.9.1 Vigencia 2008 De los 15 procesos reportados en la cuenta, se auditó el 30%, equivalente a cinco procesos y se revisó el estado actual de los 10 restantes.


Control de Legalidad

Entre la fecha de traslado del fallo con responsabilidad fiscal o la resolución sancionatoria ejecutoriada y el mandamiento de pago, transcurrió en promedio un mes, lo que indica que se está dando cumplimiento al principio de celeridad. Notificación del mandamiento de pago: los procesos de Jurisdicción Coactiva, especialmente los tramitados con posterioridad a la entrada en vigencia de la Resolución No. 060 de 2008, tienen notificado el mandamiento de pago. Búsqueda de bienes: se observó en todos los procesos investigación de bienes, especialmente en la vigencia 2008, y cuando la circularización de oficios a las entidades arrojó resultados positivos se procedió a decretar los embargos. Liquidación de creditos: en el informe de la vigencia anterior se advirtió que no se estaban liquidando los intereses en los acuerdos de pago; en consecuencia, durante la vigencia 2008, la funcionaria sustanciadora procedió a revisar los acuerdos de pago y en los cuales no se había realizado el auto de archivo, para proceder a reliquidarlos, razón por la que hay varios procesos activos en los que se adeudan cifras pequeñas por recaudar y a pesar de que se ha procedido a notificar de estas reliquidaciones a los deudores no ha habido respuesta debido a que los ejecutados habitan en zona rural y no es fácil ubicarlos.


Control de Gestión

En la mayoría de los procesos reportados en trámite ya aparece cancelado un buen porcentaje de lo adeudado, gracias a la exhaustiva búsqueda de bienes. Los procesos archivados lo fueron al invocarse la causal de pago.

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3.9.2 Vigencia 2009 Se iniciaron dos procesos con rads. 01 y 02 de 2009, notificados personalmente, los cuales se encontraron con mandamiento de pago y en búsqueda de bienes, dentro del trámite normal sin generar observación alguna. 3.10 PROCESOS ADMINISTRATIVOS SANCIONATORIOS 3.10.1 Vigencia 2008 Se revisó la totalidad de los procesos reportados en la cuenta y que se encontraban en ejecución a 3 de septiembre de 2009 (6) y se estableció la razón de archivo de los procesos que se reportaron en la cuenta (10) y que actualmente no están en ejecución, con el siguiente resultado: - 4 procesos se archivaron por no mérito - 4 procesos se archivaron por pago y suman $309 miles - 2 se trasladaron a Jurisdicción Coactiva


Control de legalidad

En la vigencia anterior se observó que: “Se eleva auto de cargos el cual no se encuentra estipulado como etapa procesal dentro de los procedimientos adoptados por la entidad. No se fijaron oportunamente las constancias de ejecutoria. Se observó negligencia en el traslado de las Resoluciones de imposición de Multa para ser ejecutados por vía Coactiva”, situaciones que no se presentan actualmente en la Contraloría de Buenaventura. a) Aplicación de Procedimientos Notificaciones: el auto de iniciación del proceso administrativo sancionatorio se está notificando de conformidad con lo establecido en el art. 7º de la Resolución 0013 de 20081. Causales de sanción: al auditar los procesos sancionatorios se encontró que la causal invocada para sancionar es una y la resolución de comisión, en virtud de la cual el funcionario avoca conocimiento, en las consideraciones invoca dos causales, añadiendo una que no formaba parte del traslado, situación que se repite en el auto de iniciación del proceso y que da lugar a confusiones, pues en el expediente no obra prueba relacionada con las dos causales invocadas. Esto se evidenció en los siguientes procesos: − 002 de 2008: la causal invocada para efectuar el proceso es: “…no suministro oportuno de información solicitada…” como consta a fl. 1; no obstante, en la resolución de comisión que obra a fl. 9 en las consideraciones se resalta: “…e informes exigidos o no lo hagan en la forma y oportunidad establecidos por ellas...”, y seguidamente se cita la Resolución 44

interna No. 013 de 2008 en la cual “… se establece que el no suministro de la información solicitada dará imposición de sanciones por los funcionarios competentes.”, situación que se repite en el auto de iniciación del proceso y que da lugar a confusiones, pues en el expediente no obra prueba relacionada con la exigencia de informes, tan solo con el no suministro de información. − Proceso 003 de 2008: la causal invocada para efectuar el proceso es: “… no suministro oportuno de información solicitada…”, como consta a fl. 1; no obstante, en la resolución de comisión que obra a fl. 11 en las consideraciones se resalta: “…e informes exigidos o no lo hagan en la forma y oportunidad establecidos por ellas..”, y seguidamente se cita la Resolución interna No. 013 de 2008 “…el cual establece que el no suministro de la información solicitada dará imposición de sanciones por los funcionarios competentes.”, situación que se repite en el auto de iniciación del proceso (fls. 13 y 14), y que da lugar a confusiones, pues en el expediente no obra prueba relacionada con la exigencia de informes, tan solo con el no suministro de información. − Proceso 004 de 2008: la causal invocada para solicitar el proceso a la Oficina de Responsabilidad Fiscal es no suministro oportuno de información solicitada como consta a fl. 1; sin embargo, la causal invocada por el Jefe de Oficina de Control Fiscal es la no presentación de la cuenta (fls. 2 y 3) que es la verdadera causal de acuerdo a los soportes del traslado; no obstante, en la resolución de comisión que obra a fls. 8 y 9 en las consideraciones se resalta: “…e informes exigidos o no lo hagan en la forma y oportunidad establecidos por ellas..”, y seguidamente se cita la Resolución No. 013 de 2008: “…el cual establece que el no suministro de la información solicitada dará imposición de sanciones por los funcionarios competentes.”, situación que se repite en el auto de iniciación del proceso (fl. 10) y que da lugar a confusiones, pues en el expediente no obra prueba relacionada con la exigencia de información distinta al de las cuentas. − Proceso 005 de 2008: la causal invocada para solicitar el proceso a la Oficina de Responsabilidad Fiscal fue el no suministro oportuno de información solicitada y entorpecer o impedir en cualquier forma el cabal cumplimiento del proceso auditor, como consta a fl. 1; no obstante, en la resolución de comisión que obra a fls. 33 a 35 las consideraciones, se resalta: “…no rindan las cuentas e informes exigidos o no lo hagan en la forma y oportunidad establecidos por ellas.”, y seguidamente se cita la Resolución No. 013 de 2008 en lo pertinente al no suministro oportuno de la información y el entorpecimiento de la labor auditora, situación que se repite en el auto de iniciación del proceso (fls. 36) y que da lugar a confusiones, pues en el expediente no obra prueba relacionada con la rendición de la cuenta. − Proceso 006 de 2008: La causal invocada para efectuar el proceso es no suministro oportuno de información solicitada como consta a fl. 1; no obstante, en la resolución de comisión que obra a fls. 6 y 7 en las

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consideraciones se resalta: “…e informes exigidos o no lo hagan en la forma y oportunidad establecidos por ellas..”, y seguidamente se cita la Resolución No. 013 de 2008: “…el cual establece que el no suministro de la información solicitada dará imposición de sanciones por los funcionarios competentes”, situación que se repite en el auto de iniciación del proceso a fls. 10 y 11 que da lugar a confusiones, pues en el expediente no obra prueba relacionada con la exigencia de informes, tan solo con el no suministro de información. Soporte probatorio: en el proceso 001 de 2008 se evidenció que, no obra en el expediente el oficio remisorio de la cuenta, prueba contundente para demostrar la extemporaneidad. La decisión sancionatoria se basó en oficio remitido por el Jefe de Control Fiscal de la Contraloría Distrital. Valoración probatoria: en los procesos auditados se encontró que carecen de valoración probatoria en la Resolución sancionatoria, incumpliendo así lo establecido en el art. 11 de la Resolución No. 013 de 2008 expedida por la Contraloría Distrital, lo que se encontró en los siguientes procesos: − 001 de 2008 y 002 de 2008: en estos no hubo valoración probatoria en la resolución sancionatoria, pues en el num. 1.2 se transcribieron los argumentos expuestos por la procesada sin ningún análisis. Cumplimiento del art. 9º de la Resolución 013 de 20081: al auditar los procesos que se relacionan a continuación, se observó Incumplimiento del término establecido en el art. 9º de la citada Resolución, que concede un término máximo de 30 días para la etapa probatoria una vez vencidos los 15 días para rendir descargos: − Proceso 001 de 2008: existe informe secretarial (fl. 11) de la no rendición de los descargos, es decir, a partir de esa fecha han debido contabilizarse los 30 días que trata la norma antes citada y la resolución sancionatoria fue de 14 de noviembre de 2008, sin decretarse pruebas que justificaran el incumplimiento de términos, tan solo se solicitó información y la misma reposa en el expediente desde el 5 de septiembre. − Proceso 002 de 2008: el informe secretarial hace constar que se rindieron los descargos y que el término venció el 13 de agosto de 2008, es decir, a partir de esa fecha han debido contabilizarse los 30 días de que trata la norma antes citada y la resolución sancionatoria es de fecha 18 de noviembre de 2008. − Proceso 003 de 2008: en el informe secretarial (fl. 197), consta que se rindieron los descargos y se venció el término el 15 de octubre, es decir, que a partir de esa fecha han debido contabilizarse los 30 días de que trata la norma antes citada y la resolución sancionatoria es de fecha 13 de abril de 2009.

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− Proceso 004 de 2008: el informe secretarial permite establecer que se rindieron los descargos y el término se venció el 14 de octubre, es decir que a partir de esa fecha han debido contabilizarse los 30 días que trata la norma antes citada y a la fecha en que se realizó la auditoria, 3 de septiembre de 2009, no se había proferido decisión de fondo. − Proceso 005 de 2008: obra en el proceso informe secretarial (fl. 15) la rendición de descargos y se venció el término el 5 de noviembre, es decir, que a partir de esa fecha han debido contabilizarse los 30 días que trata la norma antes citada y a la fecha de la auditoria, 3 de septiembre de 2009, no se había proferido decisión de fondo. − Proceso 006 de 2008: existe informe secretarial en cual consta la rendición de descargos y se venció el término el 28 de noviembre, es decir, a partir de esa fecha han debido contabilizarse los 30 días que trata la norma antes citada y la resolución sancionatoria es de fecha 13 de abril de 2009. Recurso de reposición: se evidenció incumplimiento del término para resolver recursos, el cual es de 15 días hábiles establecido en el art. 13 de la Resolución 013 de 2008 expedida por la Contraloría de Buenaventura, situación que se presentó en los siguientes procesos: − Proceso 003 de 2008: se presentó recurso de reposición de la resolución sancionatoria el 30 de abril de 2009 que fue notificada el 23 de abril de 2009 y se incumplió el término de 15 días hábiles establecido en el artículo 13 de la Resolución No. 013 de 2008, ya que el auto que resolvió el recurso es de fecha agosto 19 de 2009. (fl. 137) − Proceso 006 de 2008: se presentó recurso de reposición de la resolución sancionatoria el 27 de abril de 2009, la cual fue notificada el 21 de abril de 2009 y se incumplió el término de 15 días hábiles establecido en el art. 13 de la Resolución No. 013 de 2008, ya que el auto que resolvió el recurso confirmando sanción es del 23 de junio de 2009. (fl. 137) y se notificó el 21 de julio de 2009, sin que a la fecha de auditoría se haya ordenado el traslado a Jurisdicción Coactiva.


Control de Gestión

La gestión ha presentado deficiencias relacionadas con el incumplimiento de términos evidenciado; no obstante, se observó que gracias a la gestión en los procesos algunos culminaron con el pago de las obligaciones.


Control de Resultados

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De los seis procesos que se encontraron en ejecución, se profirió resolución sancionatoria en cuatro casos y se han trasladado dos de estos (001 y 002 de 2008) a Jurisdicción Coactiva. 3.10.2 Vigencia 2009 Se iniciaron 25 procesos auditados en su totalidad, iniciados el 1º de mayo, 1º de julio, y 26 y 27 de agosto, para un total de 23 procesos trasladados con oficio de fecha 19 de agosto de 2009, y respecto de los cuales la causal fue: “…no rendición de la cuenta correspondiente a la vigencia 2008…”, o por haberla rendido extemporáneamente. 3.11 PROCESO AUDITOR 3.11.1 Entidades Sujetas a Control Es de aclarar que en trabajo de campo se estableció que el presupuesto de gastos ejecutados de las 43 entidades fue de $279.184.835 miles y no de $404.146.085 miles, que por error involuntario se había reportado en la cuenta. Los correspondientes a funcionamiento ascendieron a $197.619.999 miles, situación objeto de corrección mediante requerimiento elevado a través del SIREL. Cuadro No.11 Entidades Sujetas de Control Fiscal vigencias 2008 y 2009 Nivel

Entidades Vigencia 2008

Entidades Vigencia 2009

Central Descentralizado

Alcaldía Sociedad de Acueducto y Alcantarillado Hospital Luis Ablanque de la Plata Cuerpo de Bomberos Voluntarios Concejo Personería Terminal de Transportes

Puntos de Control Total

Instituciones Educativas. (36) 43

Alcaldía Sociedad de Acueducto y Alcantarillado Concejo Personería Hospital Luis Ablanque de la Plata Cuerpo de Bomberos Voluntarios Fondo Rotatorio de Tránsito Curaduría Urbana No.1 Curaduría Urbana No. 2 Terminal de Transportes Instituciones Educativas. (40) 50

Fuente: papeles de trabajo.

En la vigencia 2008, se reglamentó el proceso de revisión y rendición de las cuenta mediante Resolución Reglamentaria No. 01213 de diciembre 27 de 2006. La rendición es anual determinándose un término de tres años para el pronunciamiento sobre las mismas. Actualmente, y a partir de la Resolución No. 0006 del 27 de diciembre de 2008, se estableció la rendición electrónica de cuentas, su revisión y se unificó la información que se presenta a la Contraloría Distrital, estableciéndose un periodo de cinco años para emitir los respectivos pronunciamientos. 3

Prescribe los métodos y establece la forma, términos y procedimientos para la rendición de la cuenta y la presentación de informes

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3.11.2 Rendición y Revisión de Cuentas En la vigencia 2008, de las 43 entidades sujetas a control, 42 rindieron en término y una extemporánea correspondiendo esta a la Institución Educativa Liceo del Pacifico, observándose que mediante oficio No. 10.07.12-896 del 14 de marzo de 2008, se trasladó el hallazgo y a la fecha se encontró archivado por pago de la multa por valor de $168 miles. Igualmente se observó, que mediante el proceso de revisión de cuentas efectuado en la sede del órgano de control y en cumplimiento del Procedimiento interno 3.0, la entidad emitió pronunciamientos sobre las cuentas de sus vigilados. En atención a lo anterior, se recomendó replantear el proceso para pronunciarse, con el propósito que dicha revisión sea incluida como línea dentro de sus ejercicios auditores y de esta manera se puedan dictaminar los Estados Financieros. De la evaluación al estado actual del proceso de revisión de cuentas, se observó, que al cierre de la vigencia 2008, la entidad había revisado en cumplimiento de su procedimiento interno de los 43 sujetos de control, cuatro cuentas del 2007 y comunicado los pronunciamientos de no fenecimiento de la Alcaldía Distrital, las Instituciones Educativas Termarit, Normal Superior Juan Ladrilleros, Néstor Urbano Tenorio, evidenciándose, a septiembre 3 de 2009, que los hallazgos resultantes no se habían traslado a los organismos e instancias competentes, como se relaciona en el siguiente cuadro No 12: Cuadro No.12 Relación de Hallazgos No Trasladados, Revisión de Cuentas Vigencia 2007 (Miles de $)

Entidad / Pronunciamiento 2008

Disciplinarios

Alcaldía – No Fenecida IE N. Urbano T.– No Fen. IE N. J. de L. - No Fen. IE Term..- No Fenecida Total

6 2 1 6 15

Sancionatori os 11 2 2 2 17

Penales

Fiscales

2 2 0 3 7

4 2 2 2 10

Presunto Detrimento 184.392.879 97.746 144.625 67.205 $184.702.455

También se evidenció que en la vigencia 2009, fueron comunicados los pronunciamiento de no fenecimiento de la Personería Municipal, M. Cuerpo de Bomberos y de las Instituciones Educativas Pascual de Andagoya y Jaime Rock, es decir, que de las 43 cuentas rendidas del 2007, en el año 2008 hay un total de ocho revisadas y las 35 restantes, se encontraron con informes preliminares comunicados y en etapa del uso al derecho de contradicción al practicarse la presente auditoría.

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Igualmente, la entidad revisó 15 cuentas correspondientes a la vigencia 2006. Como resultado de esa revisión, la entidad configuró los siguientes hallazgos, pendientes de trasladar a otros organismos e instancias competentes: Cuadro No.13 Relación de Hallazgos no trasladados por Revisión de Cuentas Vigencia 2006 (Miles de $) Entidad / Pronunciamiento 2008 Concejo Municipal M. Cuerpo de Bomberos V. IE. José Acevedo y Gómez IE. Inedelpa IE. José Ramón Bejarano IE. Las Américas IE. Néstor Urbano Tenorio IE. Pablo Emilio Carvajal IE. San Rafael IE. Termarit IE. Alfredo Vásquez Cobo IE. Atanasio Girardot IE. Niño Jesús De Praga IE. Antonio José De Sucre IE. N. Señora Del Perpetuo S. IE. Raúl Orejuela Bueno Total

Discip.

Sancionat.

Penales

Fiscales

0 2 0 0 0

0 2 0 6 3

0 0 0 2 0

0 0 0 1 2

0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 3

2 2 0 2 3 3 2 0 0 2 27

0 0 0 0 0

1 0 0 2 2 2 0 0 0 1 12

0 0 0 0 2

Presunto Detrimento

543.771

$543.771

Lográndose con lo anterior, dejar al día las cuentas del 2006; sin embargo, las presuntas irregularidades que dieron origen a los hallazgos relacionados en el cuadro anterior, a 3 de septiembre de 2009, no se habían trasladado ante las instancias competentes. Respecto del estado actual de las cuentas del 2008, presentadas en el 2009, la entidad recibió al 31 de marzo de los sujetos de control existentes y siete nuevos incorporados en 2009, 22 cuentas rendidas extemporáneamente, observándose el traslado de 22 hallazgos sancionatorios mediante oficio No. 20.07.12 del 18 de agosto de 2009 al Despacho de la Contralora y al día siguiente a la Oficina de Responsabilidad Fiscal para el trámite subsiguiente, encontrándose al practicarse la presente auditoria, con Resoluciones pendientes de notificación. Sobre las 28 restantes, se evidenció revisión de dos cuentas cuyos informes preliminares se encontraron pendientes de transcribir y 26 sin revisión, es decir, que a la fecha y sobre esta vigencia, se tienen por revisar 48 cuentas incluyéndose las rendidas extemporáneamente. No obstante, haber establecido en el 2008 un periodo de tres y de cinco años en el 2009, para emitir los respectivos pronunciamientos y de haber configurado hallazgos de diferente naturaleza como resultado del proceso de revisión de cuentas efectuados desde los puestos de trabajo, se advierte a la entidad que de no replantearse el procedimiento para la revisión de las cuentas, en el año 2010,

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se tendría un atraso considerable de 129 cuentas pendientes por dictaminar los estados financieros, sin sumar las 50 cuentas del 2009, que se rendirán en el 2010. Por lo anterior, se reitera la necesidad de replantear el procedimiento implementado para el pronunciamiento de las cuentas, ya que por el formalismo como este, se realiza, les esta generando inadecuados pronunciamientos, configuración de hallazgos desde los puestos de trabajo, carencia de oportunidad para dictaminar los Estados Financieros, desgaste administrativo tanto para los auditores como para las mismas entidades de control, incurriendo estas ultimas en costos al tener que fotocopiar dos y hasta tres veces documentos que durante este proceso son requeridos y que en su defecto debieron ser presentados con la cuenta. Si el equipo auditor elabora un informe previo de la información rendida, este les permitirá conocer integralmente la cuenta e igualmente establecer puntos críticos que servirían de insumo para planear los procesos auditores e incluirlos como línea para la verificación, confrontación y el análisis de la información en el trabajo de campo, conllevándolos igualmente a emitir pronunciamientos más certeros y dictaminar la opinión sobre los Estados Financieros. Respecto a la calidad del proceso ejercido sobre la revisión de las cuentas, se tomó una muestra del cuatro informes (equivalentes al 50% de los existentes), comunicados al cierre de la vigencia 2008, (Administración Central, Instituciones Educativas Termarit, Normal Superior Juan Ladrilleros y Néstor Urbano Tenorio), observándose lo siguiente: Una adecuada estructura en su forma y presentación. Cumplimento de los procedimientos establecidos para tal fin. Informes descriptivos, sin un análisis critico. Pronunciamientos emitidos desde los puestos de trabajo, es decir sin confrontación y verificación en campo de la información reportada. - Cuentas sin dictamen de opinión de estados financieros. - Informes repetitivos, en los cuales solo modifican las cifras y nombre de la entidad. - Materialización de hallazgos sobre presuntas irregularidades desde los puestos de trabajo.

-

De lo evidenciado se concluye que: - El proceso requiere de un análisis crítico y amplio sobre la información reportada. - Cuentas pendientes de dictaminar sobre los Estados Financieros. - Al cierre de la vigencia 2008, tenían sin revisar 35 cuentas del 2007, sin embargo, a la fecha se encontraron con informe preliminar comunicado y en espera del uso del derecho de contradicción. - No obstante, lograr al cierre de la vigencia 2008, revisar y poner al día la revisión de las cuentas del 2006, no se ha efectuado el traslado de hallazgos determinados como resultado de dicha revisión. 51




Patrimonio Cultural

En la cuenta se reporto información relacionada con los recursos destinados al Patrimonio Cultural, de los cuales se ejecutaron $383.796 miles con cargo al Sistema General de Participaciones. Por otras fuentes tales como: recursos propios, telefonía móvil y sobretasa a la gasolina no se reportaron ingresos a excepción de la estampilla Pro-cultura por valor de $383.796. Dichos recursos no han sido auditados, argumentándose no contar con la metodología para su evaluación.


Regalías

No se reportó información sobre la ejecución de recursos destinados por concepto de Regalías Directas.


Sistema General de Participaciones - SGP

En la vigencia 2007 se transfirieron $122.585.053 miles provenientes del SGP, de los cuales el Distrito de Buenaventura ejecutó $71.472.114.208 miles en prestación del servicio y mejoramiento de la calidad educativa, $23.293 miles en servicios de salud, $2.445.681 miles en salud pública, $112.407.190 miles en el régimen subsidiado $527.647.475 miles en Propósito General, $475.262 para deporte y $3.417.284 miles en cultura. No se establecieron recursos de libre inversión para agua potable y libre destinación. Destinación Especial: $262.174 miles para Alimentación escolar y $221.224 miles para Resguardos Indígenas. La entidad, ejerció control fiscal sobre estos recursos, evaluación que se efectuará en el capitulo del proceso auditor en el presente informe. 3.11.3 Auditorias


Control a la planeación y programación

En el Plan General de Auditorias se fijaron los objetivos, políticas, modalidades de auditorias (Regulares y Especiales); así mismo, se establecieron las actividades a desarrollar, cronogramas para cada una de las etapas de los procesos auditores y la determinación de riesgos, observándose la aplicación de los mismos en la planeación y ejecución de los ejercicios auditores realizados. Sobre la evaluación de los memorandos de encargo y de planeación correspondientes a los informes seleccionados en la muestra (Terminal de Transportes, Concejo, Secretaria de Educación e infraestructura Vial, Residuos Sólidos- Plazas de Mercado, Hospital Luis Ablanque de la Plata, Secretaria de Salud, e Instituciones Educativas Liceo del Pacifico y Néstor Urbano Tenorio), se observó, que tanto los objetivos propuestos y las líneas a evaluar en la que se

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incluyo la ambiental, así como la selección de muestras se cumplieron en el desarrollo de los ejercicios auditores. Cabe mencionar que el escaso recurso humano y la limitante de recursos presupuestales con que contó el área misional en la vigencia 2008, las actividades misionales se vieron limitadas, observando etapas del proceso auditor sin concluir a la fecha, como es el caso del inoportuno traslado de los hallazgos resultantes de los procesos auditores ante las instancias competentes. Información que se ampliara en este informe y en el capitulo a la evaluación del control de resultados.


Control de Legalidad

Sobre los informes evaluados, se evidenció la aplicación de los sistemas de control fiscal, primando la evaluación contable, financiera, presupuestal, contractual, la gestión, resultados y la operatividad del Sistema de Control Interno. Los archivos continuaron organizados; no obstante, permitir la oportuna consulta de los informes preliminares, finales, actas de las mesas de trabajo, formatos de traslado de hallazgos y la solicitud de los planes de mejoramiento, debe continuarse con la labor de clasificación de los documentos que soportaron los procesos auditores acordes a la clase de archivo, ubicando los documentos conforme correspondan a: Archivo Corriente, Permanente y General, y foliar consecutivamente dichos documentos. La elaboración de los papeles de trabajo presentó mejoría a diferencia de vigencias anteriores; sin embargo, se requiere supervisar que todo el equipo auditor firme dichos documentos y establecer las conclusiones de lo evaluado sobre cada línea. Igualmente se observó el requerimiento ante la entidad auditada de un sin número de soportes considerándose en algunos casos innecesarios si no se han tipificado hallazgos, labor de archivo que en su momento puede llegar a ser dispendiosa y la ubicación de los mismos en la dependencia.


Control de Gestión

En la vigencia 2009 se programaron 10 auditorias de las cuales se han ejecutado cuatro a agosto 31 de 2009; de estas, tres se encontraron en etapa de informe preliminar comunicado, pendientes del derecho de contradicción que le asiste a las entidades vigiladas. Por lo anterior, no se logro establecer el nivel de cobertura del PGA (por sujetos de control) a agosto 31 de 2009, ni la cobertura del proceso auditor sobre los presupuestos vigilados. En el siguiente cuadro se relaciona la programación y ejecución de las auditorías realizadas por la Contraloría Distrital en el año 2008.

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Cuadro No.14 Programación y Ejecución de Auditorías Sobre Recursos del 2007 – 2006 y 2005 (Realizadas en el 2008) (Miles de $)

Sujetos Vigilados (Recursos del 2007)

No. Vigilados

N. Central N. Descentralizado Puntos de Control Subtotal (Auditorias 2008, a recursos 2005 y 2006) Total

1 6 36 43

Presupuesto vigilado

Programación y ejecución del PGA

Presupuesto Auditado

Program.

Ejecución

Avance %

235.872.608 31.054.940 12.257.286 $279.184.835

2 2 2 6

2 2 2 6

100 100 100 100

96.052.348 2.007.941 185.039 $98.245.328

162.096.480

2

2

100%

112.457.988

$441.281.315

8

8

100

$210.703.316

Respecto de la vigencia 2008 y como se observa en el cuadro anterior, se programaron ocho auditorias ejecutadas en su totalidad, alcanzando un nivel de cumplimiento del 100%, incluyéndose los ejercicios auditores sobre los cuales se auditaron recursos de vigencias 2005 y 2006. De las ocho auditorias realizadas, seis fueron modalidad Especial y correspondieron a la evaluación de los recursos de la vigencia de 2007 (Secretaria de Salud e Infraestructura Vial, Terminal de Transportes, Concejo Municipal, Instituciones Educativas Liceo del Pacifico, Néstor Urbano Tenorio, Plazas de Mercado), y las dos restantes sobre las vigencias 2005 y 2006 (Secretaria de Salud y Hospital Luis Ablanque de la Plata), modalidad Regular. El cubrimiento alcanzado con el PGA sobre las entidades vigiladas fue del 18.6% respecto a las de las vigencias 2005 y 2006 y del 14% respecto de las seis entidades auditadas sobre los recursos del 2007 y realizadas en el 2008. Es de aclarar, que para calcular la cobertura real del proceso auditor sobre los presupuestos vigilados en el 2008 y respecto a los recursos de 2007, se tuvieron en cuenta los presupuestos de las seis entidades auditadas (2007), alcanzándose una cobertura del 35.1% (Presupuesto auditado: $98.245.328 miles, y vigilado: ($279.184.835 miles). Como se observa en el cuadro No. 14, durante la vigencia 2008 fueron auditados recursos por valor de $102.148.190 miles, correspondientes a recursos de la vigencia 2006 y de $10.309.798 miles del2005, alcanzándose una cobertura del 69.3%. En conclusión, la cobertura total de los presupuestos auditados, sumados los de las vigencias 2005 y 2006 ($210.703.316) respecto de los de gastos ejecutados en conjunto ($441.281.315), fue del 48%. Como resultado de los procesos auditores, se configuraron en total 923 hallazgos, de los cuales 94 de naturaleza fiscal con un presunto detrimento de $31.636.565 miles, 303 disciplinarios, 143 penales y 383 administrativos.

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Sobre los ejercicios evaluados, (Terminal de Transportes, Concejo, Secretaria de Educación e infraestructura Vial, Residuos Sólidos- Plazas de Mercado, Hospital Luis Ablanque de la Plata, Secretaria de Salud, e Instituciones Educativas Liceo del Pacifico y Néstor Urbano Tenorio), cabe resaltar el cumplimiento de los plazos y términos establecidos en el PGA para la ejecución de las auditorias y la comunicación oportuna de los informes; sin embargo, hubo inoportunidad en el traslado de los hallazgos a las entidades competentes una vez culminados los procesos auditores. De la evaluación a la calidad del proceso auditor se evidenció en los informes evaluados, el establecimiento de valiosos pronunciamientos sobre las diferentes situaciones presentadas y lo actuado por las entidades auditadas; sin embargo, es necesario efectuar observaciones amplias y con sentido critico que permitan formular las características de todo hallazgo como son: condición, criterio, causa y efecto, al describir los hechos irregulares evidenciados.


Control de Resultados

Del seguimiento al trámite surtido y del estado actual de los hallazgos penales, disciplinarios, administrativos y fiscales resultantes de los ocho ejercicios auditores evaluados y seleccionados en la muestra, se evidenció lo siguiente: Auditoria a la Terminal de Transportes: se eestablecieron 75 hallazgos, de los cuales seis de naturaleza fiscal con un presunto detrimento por $79.941 miles, 28 disciplinarios, siete penales y 34 administrativos, que a 31 de agosto de 2009, no se habían trasladado a las instancias competentes. Auditoria al Concejo Distrital: un total de 30 hallazgos, de los cuales uno de naturaleza fiscal con presunto detrimento por $250 miles, tres penales, 13 disciplinarios y 13 administrativos, sin trasladar a las instancias competentes al 31 de agosto de 2009. Auditoria a la Secretaria de Educación e infraestructura Vial: un total de 501 hallazgos, 61 de naturaleza fiscal con presuntos detrimentos por $25.732.532 miles, observándose el traslado de uno de ellos mediante oficio No. 10.23.04 de agosto 21 de 2009, 143 disciplinarios de los cuales se trasladaron nueve con oficio No. 10.07.02, Rad. 8190 de agosto 14 de 2009, 112 penales de los cuales se trasladaron nueve con oficio No. 10.07.02, Rad. 8189 de agosto 14 de 2009, y 185 administrativos. Auditoria Residuos Sólidos- Plazas de Mercado: un total de 58 hallazgos, cuatro de naturaleza fiscal con presunto detrimento por $1.426.660 miles, de los cuales se trasladaron dos con oficio No. 10.23.04, Rad.8390 del 31 de agosto de 2009, 18 disciplinarios, de los cuales se trasladaron ocho con oficio No. 10.0703, Rad. 8363 del 31 de agosto de 2009, nueve penales sin trasladar y 27 administrativos.

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Auditoria Hospital Luis Ablanque de la Plata: un total de 86 hallazgos, de los cuales dos de naturaleza fiscal con presunto detrimento por $15.215 miles, dos penales, 36 disciplinarios sin trasladar a las instancias competentes al 31 de agosto de 2009 y 46 administrativos. Auditoria Secretaria de Salud: un total de 70 hallazgos, 12 de naturaleza fiscal con presunto detrimento por $4.355.485 miles, de los cuales se trasladaron seis con oficios Nos. 10.23.04.-03, Rad.8390 y 8392 del 31 de agosto de 2009, 22 disciplinarios de los cuales se trasladaron 10 con oficio No. 10.07.03 Rad.8394 del 31 de agosto de 2009, uno penal sin trasladar y 35 administrativos. Auditoria Instituciones Educativa Liceo del Pacifico: Un total de 63 hallazgos, cuatro de naturaleza fiscal con presuntos detrimentos por $4.594 miles, de los cuales se trasladaron dos con oficio No. 10.23.04, Rad.8390 del 31 de agosto, cuatro hallazgos penales y 28 disciplinarios que al 31 de agosto de 2009, no se habían trasladado a las instancias competentes, y 27 administrativos;. Auditoria Néstor Urbano Tenorio: Un total de 40 hallazgos, cuatro de naturaleza fiscal con presunto detrimento por $21.885 miles, cinco penales y 15 disciplinarios sin trasladar a las instancias competentes al 31 de agosto de 2009, y 16 administrativos.. Cuadro No.15 Estado Actual de los Hallazgos Procesos Auditores Realizados en el 2008 Entidad Auditadas

A

D

P

F

Terminal de Transp. Concejo Distrital S. Ed. e Infr. Vial Plazas de M. – RR.SS. H. Luis A. de la Plata S. Salud del Municipio IE Liceo del Pacifico IE Néstor Urbano T. Total

34 13 185 27 46 35 27 16 383

28 13 143 18 36 22 28 15 303

7 3 112 9 2 1 4 5 143

6 1 61 4 2 12 4 4 94

A: Administrativos D: Disciplinarios P: Penales Fuente: Papeles de trabajo en campo.

Presunto Detrimento (en miles $) 79.941. 250 25.732.532 1.426.660 15.215 4.355.485 4.594 21.885 $31.636.565

Hallazgos pendientes de traslado a 31.08.09 D P F 28 7 6 13 3 1 134 103 60 10 9 2 36 2 2 12 1 6 28 4 2 15 5 4 276 134 83

F: Fiscales

Según el cuadro anterior, existe un número considerable de hallazgos sin trasladar ante las instancias competentes a 31 de agosto del 2009, permitiendo concluir la falta de oportunidad sobre los resultados de los ejercicios auditores transcurridos ocho meses de haberse comunicado los informes definitivos. Indicadores: Se estableció el porcentaje del número de hallazgos realmente trasladados ante las instancias competentes al 31 de agosto de 2009, sobre el total de hallazgos determinados en los ejercicios auditores así:

56

Número de hallazgos trasladados ------------------------------------------Número de hallazgos Fiscales

11 -----94

11.7%

Número de hallazgos trasladados ------------------------------------------Número de hallazgos Penales

10 -----143

7%

27 -----303

8.9%

Número de hallazgos trasladados -------------------------------------------------Número de hallazgos Disciplinarios

Como se evidencia, el traslado de los hallazgos fue menor frente al de los establecidos, por lo que se recomienda implementar un Plan de Contingencia con el propósito de trasladarlos a las instancias competentes. De la evaluación a la calidad de la configuración de hallazgos, se observaron debilidades respeto de la formulación y del diligenciamiento del formato establecido, que se considera necesario dar a conocer a la entidad, tales como: - En el formato de traslado de hallazgos, se debe establecer claramente la característica del hallazgo, es decir si este obedece a faltante de bienes, faltante de fondos, irregularidades en contratación, irregularidades en cuentas, violación de los principios de la gestión fiscal o de la función administrativa entre otras. - Efectuar un enlace claro sobre las características del hallazgo (condición, criterio, causa y efecto), al describir los hechos. - En la configuración de hallazgos se recomienda unificar las mismas irregularidades y abstenerse de elaborar un formato para cada una de ellas, como se evidenció en campo.


Auditoria a las Inversiones y Transferencias del Sistema General de Participaciones para la Salud.

En la vigencia 2008 los recursos fueron auditados particularmente a través de la evaluación de las líneas presupuestal y contractual, realizándose dos auditorias modalidad Regular sobre dichos recursos a la Secretaria de Salud (vigencias 2006 y 2007) y modalidad Regular a la Secretaria de Educación e Infraestructura Vial (Vigencias 2005 y 2006). Se resaltan los resultados obtenidos en las anteriores auditorias, en las que se evidenciaron y se establecieron irregularidades de naturalezas fiscal, penal y disciplinaria como consecuencia del inadecuado uso, manejo y destinación ejercida sobre los recursos asignados También se destacan entre otras las siguientes auditorías:

57

Auditoria Secretaria de Educación e Infraestructura Vial: -

Compromisos de vigencias futuras con recursos para ampliación de cobertura. Devolución de gastos ejecutados. Inadecuada legalización de los registros presupuestales. CDP con mayor valor del contrato. Apropiación inferior a los compromisos. Desviación de recursos públicos. Falsedad en documentos públicos. Contrataciones canceladas con dobles pagos. Pagos de viáticos y transporte injustificados con recursos del SGP. Violación al régimen de inhabilidades e incompatibilidades No traslados de los recursos del SGP - Educación a las Instituciones Educativas Oficiales. Contratos de mayor cuantía sin licitaciones. Desayunos escolares pagados y no entregados. Aprobación de garantías posteriores a los pagos de anticipos. Aplicación indebida de recursos con destinación especifica, entre otros.

Auditoria Secretaria de Salud: -

-

-

Inexistencia de actos administrativos en la modificación del presupuesto. Inexistencia de los soportes de los proyectos de cada una de las jornadas de aseguramiento contratos del PAB. Diferencia de 1.094 cupos sobre la asignación de 3020 para la población en condiciones de desplazamiento respecto de los 4.114 afiliados. Y de 44 cupos asignados por ARS, con relación a 3594 asignados. Faltantes de soportes en adquisición de bienes en la compra de un telefax (Marca Panasonic $279.000), nueve dopplex manual (Marca Huntleith $22.455.000), seis biombos de doble nave ($1.169.280), un computador ($1.220.000), impresión de 30 rotafolios ($1.287.000). ARS seleccionadas mediante Resolución No. 3734 de Octubre 25 de 2005 emanada del Ministerio de la Protección Social para la Operación Regional del Régimen Subsidiado, y con cupo Coosalud por fuera de las listas de la Secretaria de Salud. Inexistencia de facturas por suministro de insumos para cultivos, diagnostico, baciloscopias y enfermedades, sin constancia de recibo ni destinación de actividades realizadas con los insumos. Compra de medicamentos sin facturas, documentos soportes de la jornada, ordenes de prestación de servicios, interventora, solicitados por el Secretario de Salud y sin firma del ordenador del gasto. Celebración de contratos sin el lleno de requisitos. Solicitud de servicios y certificados expedidos por personas diferentes a quienes se factura, entre otros.

58

3.11.4 Gestión Fiscal Ambiental La entidad cuenta con la Administración Central como autoridad y/o administradora del medio ambiente con un presupuesto ejecutado para inversión ambiental de $7.364.966 miles y como usuaria a la Sociedad de Acueducto y Alcantarillado por $8.182.334 miles. Durante la vigencia, la evaluación ambiental fue incluida como línea dentro de los ejercicios auditores realizados en la Secretaria de Salud, Terminal de Transportes, Hospital Luis Ablanque de la Plata y Plazas de Mercado, observándose el establecimiento de hallazgos importantes, los que se encuentran referidos en la evaluación del proceso auditor en el presente informe. Bajo Otras Actividades se evaluaron proyectos ambientales por valor de $1.762.954 miles (Contrato de concesión servicio de aseo), se atendieron quejas y denuncias ciudadanas relacionadas con diversos temas medio ambientales que aquejan a la comunidad y al Distrito, visitas de inspección a las plazas de mercado y al relleno sanitario, se realizó un foro sobre servicios públicos domiciliarios y se elaboró el Informe Anual sobre los Recursos Naturales y del Medio Ambiente en el Distrito. En los informes evaluados se evidenció el establecimiento de importantes observaciones relacionadas con la inadecuada gestión ejercida sobre el manejo integral de los residuos hospitalarios, de los recursos e inversiones ejecutadas en materia ambiental con relación a los PGIRS, disposición final de residuos sólidos, saneamiento básico, procesamiento de residuos orgánicos y calidad del agua, entre otros. Cabe mencionar, que como resultados de los ejercicios auditores se establecieron acciones de prevención y advertencia ante las entidades auditadas, por lo que la Administración Central procedió a la construcción de una celda transitoria para la disposición final de residuos sólidos. Se vinculó a los responsables del control ambiental (CVC Regional Pacifico y Administración Central), para ofrecer una oportuna respuesta sobre los problemas originados en la quema de madera en sitios periféricos del Distrito. 3.12 INFORMES MACROFISCALES 3.12.1 Informe Anual de los Recursos Naturales y del Medio Ambiente La entidad en cumplimiento de lo establecido en la Ley 42 de 1993, elaboró y presentó al Concejo Municipal mediante el oficio No. 10.07.13, Rad.1361 del 22 de abril de 2008, el Informe Anual sobre los Recursos Naturales y el Medio Ambiente en el Municipio de Buenaventura, vigencia 2007. De la evaluación el citado informe, se concluye que el documento presenta adecuada elaboración, se recopiló información valiosa resultante de la revisión de

59

cuentas, así como de los resultados de las auditorias realizadas sobre los diferentes temas evaluados. Se Incluyó además el análisis sobre la calidad del agua potable, inversión ambiental de la Administración Central y entidades descentralizadas, problemática ambiental del Municipio y sus posibles acciones de mitigación, entre otros. 3.12.2 Deuda Pública La Contraloría Distrital en cumplimiento de los preceptos Constitucionales y legales, presentó al Concejo Distrital el informe sobre la Deuda Publica y las Finanzas del Distrito. De igual manera, se incluyo análisis al comportamiento de los ingresos y gastos. Según el informe la Administración Distrital, presenta el estado de la deuda publica con entidades financieras configurada en los Tramos I que corresponde a deudas capitalizadas (aquella que no genera intereses, pero su capital o valor debe ser cancelado) y II relacionada con las obligaciones que generan intereses. A diciembre 31 de 2007, la Administración Central presentaba una deuda publica por valor de $23.389.701 miles, de la cual se cancelaron por el tramo I $813.320 miles en la vigencia 2008 y por el tramo II $4.125.596 miles, presentando el Distrito deudas con las entidades financieras por valor de $19.264.105 miles a diciembre 31 de 2008. 3.12.3 Acuerdo Reestructuración de Pasivos - Ley 550 de 1999 Según el informe, la Administración Central reporta una deuda por Acuerdo de Reestructuración de Pasivos (Ley 550 de 1999), compuesta por cuatro grupos correspondientes a: - Grupo 1, corresponde a trabajadores. Este fue cancelado entre los años 2004 y 2006, por valor de $20.950.824 miles. - Grupo 2, compuesto por entidades publicas. - Grupo 3, corresponde a las entidades financieras. - Grupo 4, corresponde a acreedores externos (personas naturales y jurídicas). Al finalizar la vigencia 2007, el valor total de la deuda perteneciente a los tres grupos ascendió a $42.532.713 miles. En la vigencia 2008 se efectuó el pago a entidades publicas por $4.128.964, a entidades financieras se pago por $5.243.785 miles y a acreedores externos por $7.048.870 miles, para un total pagado en el 2008, por Ley 550de 1999 de $16.421.619 miles, quedando un saldo de la deuda de $29.848.957 miles. 4. INCONSISTENCIAS EN FORMULARIOS RENDIDOS EN EL SIREL Confrontada la información en trabajo de campo, se observaron inconsistencias que fueron corregidas por el órgano de control a través del SIREL, así:

60

Formulario 7 – Ejecución Presupuestal de Gastos: los valores relacionados en la apropiación inicial, no coincidieron con la distribución del presupuesto, además para su liquidación no se elaboró la Resolución respectiva. En la columna de “obligaciones” se registraron las cuentas por pagar y no las obligaciones de la vigencia. Formulario 8 - Modificaciones al Presupuesto: al diligenciarlo no se incluyó la adición presupuestal y no se anexaron los actos administrativos por medio de los cuales se ordenó el traslado o modificación del presupuesto. De otra parte no fueron presentados los certificados de disponibilidad presupuestal, de cada uno de los rubros modificados. Formulario 9 - Ejecución PAC de la vigencia: se diligenció la columna de “reducciones” cuando no las hubo, la columna “PAC situado” no fue diligenciada, pero existe un saldo por recaudar. El total de gastos de funcionamiento no guardó concordancia. Formulario 11 - Ejecución Presupuestal de Cuentas por Pagar: se diligenció la columna “valor actas de cancelación”, lo cual no corresponde a la realidad pues en su gran mayoría fueron pagadas y no canceladas. Estos valores deben consignarse en la columna siguiente. Formulario 13 - Contratación: en el contrato No. 018 de 2008 se reportó un valor de $7.200 miles y el valor real de contrato fue por $6.000 miles. Formulario 20 - Entidades Sujetas de Control: en trabajo de campo se estableció que el presupuesto de gastos ejecutados de las 43 entidades ascendió a $279.184.835 miles y no a $404.146.085 miles como se reportó en la cuenta.

61

5. RECOMENDACIONES Control Interno


Mejorar la operatividad de la Oficina de Control Interno e implementar controles que permitan evaluar y monitorear la ejecución de las funciones y actividades.




Controlar eficazmente la expedición de disponibilidades y registros presupuestales, así como las resoluciones de ordenación del gasto con una numeración consecutiva inmodificable.




Estudiar las funciones asignadas a cada funcionario y ajustar los manuales teniendo en cuenta la segregación de funciones como una herramienta de control interno y la definición de perfiles.




Establecer una política de seguridad en el manejo de la información.




Establecer mayor control sobre la custodia y manejo de los bienes, recursos físicos y financieros.




Efectuar preciso seguimiento al cumplimiento de las acciones de mejoramiento planteadas en los respectivos planes internos.

Contabilidad y Tesorería


Realizar ajuste para retirar saldos por -$74, de la cuenta No. 186-08043-8 Banco de Bogotá y por -$173.38, de la cuenta No.570007054.




Realizar depuración y saneamiento de los saldos de las cuentas por cobrar (Distrito de Buenaventura y cuentas por pagar a terceros), como consecuencia de la reestructuración de pasivos asumidos por el Municipio (Ley 550 de 1999) para relevar de estos pagos a la entidad.




Realizar depuración y saneamiento de las cuentas de propiedad planta y equipo, por pagar, cesantías y nomina.




Contabilizar en Cuentas de Orden los bienes recibidos de terceros (Computadores de la AGR)




Reclasificar el saldo de la cuenta de Intangibles.




Realizar control, monitoreo, conciliación, en forma mensual a las cuentas de activo, pasivo, ingresos y gastos.

62




Realizar el respectivo soporte, mantenimiento y actualización del software Compatel, así como adoptar de manera obligatoria el uso de este.




Solicitar el RUT a todos los proveedores de bienes y servicios.

Presupuesto


Adoptar un sistema de información para el proceso presupuestal que garantice y ofrezca seguridad sobre las operaciones efectuadas.




Implementar un presupuestal.




Evaluar la viabilidad de separar las responsabilidades del presupuesto de la de Tesorería.




Llevar un archivo de los respectivos Certificados de Disponibilidad Presupuestal y Registros Presupuestales.




Ejercer un control efectivo sobre la numeración de los CDP y los RP.




Ejecutar en debida forma la afectación presupuestal, con el fin de que no hayan hechos cumplidos.




Coordinar y verificar la numeración y las fechas de las resoluciones que expide la entidad.




Efectuar en una misma Resolución las modificaciones al presupuesto que correspondan a una misma fecha.




Conciliar mensualmente los saldos del presupuesto de ingresos y gastos con las áreas de Tesorería y Contabilidad.

procedimiento

para

el

cierre

anual

del

proceso

Contratación


Establecer un mecanismo de monitorear sobre el cumplimiento de los requisitos en las carpetas de los contratistas.

Proceso de Responsabilidad Fiscal


Proferir en atención al principio de economía procesal un solo auto que decida sobre las pruebas.




Adoptar un tablero de control para los Procesos de Responsabilidad Fiscal.




Reducir el término para decisión sobre los hallazgos, al menos a dos meses. 63

Proceso Auditor


Fortalecer la capacidad institucional con estudiantes en pasantía o profesionales en áreas especializadas como el medio ambiente, arquitectura, ingeniería civil, forestal, sanitaria y de sistemas, mediante la suscripción de convenios con Universidades Públicas y Privadas, o solicitando la concurrencia de las Contralorías Departamental del Valle y General de la República.




Fortalecer las competencias de los auditores en la materialización de los hallazgos, para evitar el archivo posterior ante la falta de documentos y demás elementos probatorios que posibilitan el trámite exitoso y el resarcimiento de los daños patrimoniales.




Replantear el procedimiento para el proceso de revisión de cuentas, realizando trabajo de campo.




Fortalecer el análisis sobre la información que presentan las entidades de control.




Dictaminar los Estados Financieros mediante la realización de los procesos auditores con trabajo de campo.




Fortalecer el análisis en la evaluación a la gestión y resultados en cada una de las líneas a evaluar.




Continuar con la clasificación de los documentos soportes resultantes de los procesos auditores y acordes al tipo de archivo a que corresponden (Corriente, General, Permanente), y con la elaboración de las Tablas de Retención Documental.

64

6. TABLA DE HALLAZGOS Y CONNOTACION No. 1

Observación

Adm.

PROCESO FINANCIERO Presupuesto: La entidad no lleva libros de presupuesto en los cuales se registren las operaciones presupuestales, contraviniendo con esta actuación, la normatividad del Estatuto Orgánico del Presupuesto.

2

Presupuesto: No se esta llevando a cabo en debida forma la afectación presupuestal, al incurrirse en el gasto, luego a causar contablemente la obligación y a expedir con la misma fecha y número los Certificados de disponibilidad y Registro Presupuestal.

3

Presupuesto:Mediante CE 7506 de febrero 21 de 2008 se canceló un gasto de viáticos a la ciudad de Cali por un día, a la Contralora Municipal, para comparecer ante el juzgado Sexto Penal del Circuito de Cali por valor de $310.805, como soporte no existe la notificación del juzgado ni el cumplido.

X

X

X

Mediante CE 7549 de marzo 13 de 2008 se cancelo un gasto de viáticos a la ciudad de Cali por un día, a la Contralora Municipal, para comparecer ante el Juzgado Sexto Penal del circuito de Cali por valor de $310.805, como soporte existe la notificación del juzgado que la cita por segunda ocasión para comparecer para declarar dentro del proceso seguido contra Luis Fernando Ramírez y otros por delito de peculado, hechos al parecer ocurridos en la Contraloría General de la República, cuando la Contralora era funcionaría de esa entidad y miembro del Sindicato Asdecol. Existe cumplido del juzgado. Estos hechos no han debido ser cancelados por la Contraloría toda vez que no tienen nada que ver con el ente que hoy representa. Así mismo mediante CE 7507 de febrero 21 de 2008, se cancelaron viáticos al conductor para llevar a la Contralora a esta cita. Valor cancelado $79.734 Presuntamente se vulneró la Constitución Nacional arts. 2º, 6º y 209, y Código Único Disciplinario, num. 21 del art. 34, y num. 1º del art. 35. 4

Presupuesto: No se aplican controles sobre la radicación de los actos administrativos expedidos por la entidad, en particular al constituir las cuentas por pagar al cierre de la vigencia.

X

5

Presupuesto: No se lleva un archivo en forma consecutiva de Certificados de Disponibilidad y Registros Presupuestales.

X

6

Contabilidad: No se lleva en debida forma el libro auxiliar en el cual se registran los gastos de caja menor.

X

7

Contabilidad: En el Banco de Bogotá existen, al cierre de la vigencia, saldos a favor de la entidad en la cuenta corriente No. 186-08043-8 por $74 miles y en la cuenta corriente No. 57007054-0 por $173 miles, requiriéndose ajustes para retirar de los libros dichos valores.

X

8

Contabilidad: No se efectuó depuración de las cuentas

X

65

CONNOTACION F D

S

No.

Observación

Adm.

relacionadas a continuación lo cual no ofrece certeza respecto de los saldos: 140190 Otros deudores ingr. no tribut. $ 1.398.000 140104 Sanciones 13.590.000 142003 Antic sobre convenios 182.000 142090 Otros avanc y antici 376.000 Total $15.553.835 9

Contabilidad: No se realizó depuración de la cuenta propiedad, planta y equipo al encontrarse sobreestimada en $10.417 miles, en razón a que los ajustes por inflación fueron contabilizados y estos habían sido eliminados desde 2001.

X

10

Contabilidad: No se ha realizado el cruce o la conciliación de los registros de con el inventario físico de los bienes.

X

11

Contabilidad: No se contabilizó directamente al gasto la compra de licencias y software ni se reclasificó el saldo existente en la cuenta Intangibles.

X

12

Contabilidad: No existe certeza en las cuentas del pasivo por valor de $58.549.600 al carecer de análisis y desglose de las mismas, en las cuentas con saldos a 31 de diciembre de 2008:

X

243603 Honorarios, $ 4.842.824 243690 Otras retenciones $1.504.753 246090 Otros créditos judiciales $ 42.010.668 250590 Otros salarios $5.301.424 Otras cuentas menores $4.889.931 13

Contabilidad: No se creó el Comité de Sostenibilidad tal como lo ordena la Resolución 357 del 23 de julio de 2008.

X

14

Contabilidad: No fueron suficientes las revelaciones de las notas a los Estados Financieros.

X

15

Tesorería: No se exigió a los proveedores, en los casos evaluados, la presentación del Registro Único Tributario RUT.

X

16

Contabilidad: No se contabiliza el monto de los fallos con Responsabilidad Fiscal en las Cuentas de Orden Deudoras de Control.

X

17

Contabilidad: No se reclasificaron los activos totalmente depreciados y que por su estado de uso o deterioro, estaban retirados del servicio en la Cuenta de Orden 831500 – Activos Totalmente Depreciados.

X

18

Contabilidad: Acumulada.

Depreciación

X

19

Contabilidad: No coincidió el saldo de los Estados Financieros con lo reportado por la dependencia a cargo de los procesos de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva.

X

20

Contabilidad: No se efectuaron conciliaciones entre las áreas

X

No

se

depuró

la

cuenta

66

CONNOTACION F D

S

No.

Observación

Adm.

CONNOTACION F D

de Presupuesto, Contabilidad y Tesorería en las vigencias 2007 y 2008.

21

CONTRATACION Contratos: Algunos contratos se iniciaron antes de aprobarse las pólizas respectivas, como en el caso de los contratos 036, 037 y 016 de 2008, y en la carpeta del contrato No. 062 de 2008 no reposaba la garantía ni su aprobación, incumpliéndose requisitos de ejecución de los contratos.

X

Presunto incumplimiento del art. 41 de la Ley 80 de 1993 por celebración de contratos sin el lleno de requisitos legales, considerándose como conducta disciplinable en el num. 3º del art. 34 de la Ley 734 de 2002. 22

Contratos: En el contrato 025 de 2008 en el que se requería experiencia en Control Interno, la contratista acreditó en su hoja de vida ser Contadora con experiencia en Revisoría Fiscal en la Asociación del Cuerpo de Bomberos Voluntarios del Valle del Cauca y como Contadora en la misma entidad y en el Taller El Piloto.

X

Al parecer se incumplió con el deber de selección objetiva, según el art. 81 del Decreto 066 de 2008. 23

Contratos: No se determinó en los estudios previos, de algunos de los contratos auditados, la fecha de su elaboración.

X

24

Contratos: No se evidenciaron foliadas las piezas documentales que conformaban los expedientes de algunos de los contratos evaluados.

X

25

PROCESO PARTICIPACION CIUDADANA Participación Ciudadana: No reposan en el libro radicador X de quejas, denuncias y derechos de petición toda la historia y actuaciones de cada requerimiento ciudadano tramitado por la entidad.

26

Participación Ciudadana: No se encontraron actualizados los procedimientos adoptados conforme a los principios, términos y procedimientos dispuestos en el Código Contencioso Administrativo.

X

27

Participación Ciudadana: No se radican ni registran las comunicaciones definitivas a los ciudadanos en respuesta a sus requerimientos conforme lo establecen los procedimientos adoptados por la Contraloría Municipal.

X

28

Participación Ciudadana: No se trasladaron oportunamente, a las instancias respectivas, los hallazgos configurados como resultado de las denuncias y peticiones tramitadas en los ejercicios auditores practicados a las Secretarias de Educación e infraestructura.

X

29

PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL Se encuentran escritos de apoderados de oficio haciendo solicitudes y transcurren aproximadamente seis meses sin que la Contraloría Distrital ofrezca respuesta, contraviniéndose lo dispuesto en el num. 8º del art. 35 de la Ley 734 de 2000.

67

X

S

No.

Observación

30

Procesos de Responsabilidad Fiscal: No se trasladó oportunamente la denuncia recibida por nepotismo contraviniéndose lo dispuesto en el num. 24 del art. 34 de la Ley 734 de 2000.

31

Procesos de Responsabilidad Fiscal: No se dió cumplimiento a los requisitos en el auto de apertura en el proceso 001 de 2007 no son claros los fundamentos de hecho en el auto de apertura ni la determinación de la cuantía, a pesar de estar en el formato de traslado de hallazgos.

X

32

Procesos de Responsabilidad Fiscal: No se dió cumplimiento a los requisitos del auto de imputación establecidos en el art. 48 de la Ley 610 de 2000 al no efectuarse valoración probatoria.

X

33

Procesos de Responsabilidad Fiscal: No se cumplió con el término establecido en el art. 52 de la Ley 610 de 2000 al proferir los fallos correspondientes.

X

34

Procesos de Responsabilidad Fiscal: No se notifica por estados el auto que decide sobre las pruebas.

X

35

Procesos de Responsabilidad Fiscal: No se decretan prorrogas de términos previo a su vencimiento.

X

36

Procesos de Responsabilidad Fiscal: No se conforman adecuadamente los cuadernos de medidas cautelares para varios procesos, cuando se trata del mismo presunto responsable.

X

37

Procesos de Responsabilidad Fiscal: No se da cumplimiento al art. 45 de la Ley 610 de 2000, para decidir sobre archivo o imputación en las investigaciones.

X

38

Procesos de Responsabilidad Fiscal: No se cumplió con las ritualidades contempladas por la Ley para recepcionar testimonios en el proceso 004 de 2006.

X

39

Procesos de Responsabilidad Fiscal: No se dio constante impulso procesal a las investigaciones fiscales.

X

40

Procesos de Responsabilidad Fiscal: No existió coherencia en las actuaciones procesales surtidas en los procesos 002 de 2007 y 001 – 2007 A.

X

41

Procesos de Responsabilidad Fiscal: No se informó a la autoridad competente en los casos en que se observó renuencia de los apoderados de oficio designados sobre incumplimiento del Estatuto del Abogado.

X

42

Procesos de Responsabilidad Fiscal: No se cumplió con lo establecido en el art. 37 de la Ley 610 de 2000 sobre la valoración probatoria.

X

43

Adm.

PROCESO AUDITOR Proceso Auditor: No se han trasladado los hallazgos configurados en la revisión de cuentas y en los ejercicios

68

CONNOTACION F D X

X

S

No.

Observación

Adm.

auditores, relacionados en los cuadros Nos. 12, 13 y 14 del presente informe de auditoria. 44

Proceso Auditor: No se han dictaminado los Estados Financieros de las cuentas.

Adm: Administrativos, F: Fiscales, D: Disciplinarios, S: Sancionatorios

69

X

CONNOTACION F D

S

2

RESPUESTA DE LA CONTRALORÍA MUNICIPAL

III. IV.

I. II.

Libro de ingresos. Libro de apropiaciones, compromisos, obligaciones y pagos. Libro de registro de vigencias futuras. Libro registro de reservas presupuestales.

Presupuesto: La entidad no lleva libros de presupuesto, en los cuales debe registrar todas las operaciones presupuestales, contraviniendo con esta actuación, la normatividad del Estatuto Orgánico del Presupuesto y la Resolución 036 de mayo de 1998 que en el articulo 1ª dice: “…….. Para efecto de llevar el registro de todas las operaciones presupuestales. Las dependencias encargadas en cada órgano deberán llevar los siguientes libros:

Con lo anterior la Contraloría vulnero la normatividad del Estatuto Orgánico del Presupuesto, en especial el articulo 5 del decreto 1957 de 30 de mayo de 2007, La Resolución No 036 de 1998 de la Dirección Gral. de Presupuesto y el Decreto 111 de 1996.

En el trabajo de campo no fue presentada.

Por cuanto la entidad anexo copia de la Resolución con el escrito de contradicción.

La observación se retira.

OBSERVACIONES DEL EQUIPO AUDITOR DE LA AGR

5

“La entidad no lleva libros de presupuesto en los cuales se registren las operaciones presupuestales, contraviniendo con esta actuación, la normatividad

El hallazgo quedará de la siguiente manera:

Los soportes enviados no corresponden a los libros expresados en la observación, se recibió un resumen de cada uno de ellos. Al no poder observar los libros presupuestales para cotejar con los soportes, se El libro de vigencias futuras y el libro de reservas presupuestales no crea una incertidumbre respecto a la gestión aplican para la Contraloría de Buenaventura. realizada por la Contraloría.

Libro de ingresos, Libro de apropiaciones, compromisos obligaciones y pagos Libro Registro de cuentas por pagar

En la connotación de hallazgo No.2. En relación a los libros Se modifica la connotación del hallazgo y se mantiene como administrativo. presupuestales, si se llevan anexamos copia de los siguientes:

En la connotación de hallazgo No.1. Si se expidió la resolución de liquidación y modificación al presupuesto de la Contraloría Distrital de Buenaventura en la Vigencia 2008, con sus respectivos Certificados de Disponibilidad Presupuestal. Se le entrego el decreto de liquidación que expidió el municipio y se paso por alto anexarle a la Además No fueron presentados los Certificados de desagregación del presupuesto la resolución de liquidación. disponibilidad presupuestal, que se deben hacer en estos casos, presuntamente no los elaboraron. Siempre que se Por lo antes expuestos estamos enviando copias de las resoluciones efectúe una modificación al presupuesto, esta debe y sus respectivos certificados de disponibilidad presupuestal. contar con el respectivo CDP, por cada rubro a modificar.

No. 1 Presupuesto: La Contraloría de Buenaventura no expidió la Resolución de liquidación de presupuesto de la vigencia 2008; fue presentada una relación desagradada del presupuesto.

OBSERVACIONES EN EL INFORME PRELIMINAR DE AUDITORIA

AUDITORÍA A LA CONTRALORÍA DISTRITAL DE BUENAVENTURA VIGENCIA 2008 (INCLUYE PERIODO ENERO a AGOSTO DE 2009)

6. MATRIZ DE EVALUACIÓN DEL DERECHO DE CONTRADICCIÓN

3

No.

RESPUESTA DE LA CONTRALORÍA MUNICIPAL

Efectivamente la disponibilidad presupuestal no se afecto, pero lo que se inobservo fue la norma (D111/96. Art 71). No obstante se modifica la connotación de la observación y se mantiene como hallazgo administrativo.

Como ahora nos presentan CDP y RP elaborados a mano con numeración diferente y fechas diferentes, se encuentra ahora una incertidumbre y entonces cabe preguntar cuales son los verdaderos?

Los CDP y RP que pude evidenciar, son los que reposan como soporte en los comprobantes de pago.

En nuestro trabajo realizado en la CDB, no se nos informo que existían CDP y RP elaborados a mano.

Efectivamente en el trabajo de campo se observo que el programa no estaba funcionando correctamente.

Se modifica la connotación del hallazgo y se mantiene como administrativo.

del Estatuto Orgánico del Presupuesto.”

OBSERVACIONES DEL EQUIPO AUDITOR DE LA AGR

6

Cabe anotar que la disponibilidad presupuestal que se tenía destinada para cada una de los rubros presupuestales no se vieron afectadas.

Como puede darse cuenta, este caso se presentó en unos cuantos El hallazgo quedará de la siguiente manera: documentos sin que estos afectaran la disponibilidad presupuestal de cada uno de los rubros ejecutados. Además se cuenta con los “No se esta llevando a cabo en debida forma la afectación presupuestal, al incurrirse en el gasto, soportes de los CDP y RP elaborados a mano. luego a causar contablemente la obligación y a Se quiere hacer claridad que los CDP y RP elaborados a mano y en la expedir con la misma fecha y número los de disponibilidad y Registro hoja electrónica Excel no coinciden es su numero consecutivo, debido Certificados a que la información fue depurada por la tesorera que ostentaba el Presupuestal.” cargo en esos momento, que consideró que no ere necesario elaborar varios CDP por cada pago, como se venía presentando en el caso de los honorarios y remuneraciones personales indirecta; sino que se debía elaborar un solo documento por el valor total del contrato (CDP y RP), lo que genero que los consecutivos de los CDP y RP elaborados en la hoja electrónica Excel se modificaran.

Se presentaron casos donde la factura tiene fecha anterior a los CDP y RP, errores que se cometieron en la transcripción de dichos documento como se explicó en los párrafos anteriores. Antes de comprometer el recurso se certifica por parte del tesorero la disponibilidad presupuestal; como lo establece el decreto 111 de 1996, art. 71; Ley 38 de 1989 art. 86; Ley 179 de 1994 art. 49.

En la connotación de Hallazgo No.3 y 4. En la connotación de hallazgo 3 y 4. en cuanto a la afectación presupuestal cabe aclara que la Contraloría Distrital de Buenaventura, adquirió en el mes de abril de 2008, un software COMPTEL SYSTEM para el registro de las operaciones presupuestales, en el momento de usarlo se detecto fallas en su configuración debido a que los saldos que arrojaba el programa no correspondía a la información real. Por esta anomalía se vio la necesidad de reconstruir la información en la hoja electrónica Presuntamente se vulneró el Estatuto Orgánico del EXCEL, hasta que el proveedor diera realizará los ajuste pertinentes. Presupuesto, Decreto 111 de 1996, Art. 71; la ley 38 de La información de los CDP y RP se encontraban elaborados a mano, 1989 Art. 86; ley 179 de 1994, Art. 49. en el momento de reconstruirlo en la hoja electrónica EXCEL, se tomaron las fechas de los mismo en forma equivocada; es decir, se registró la fecha de los mismo con base en los comprobante de egreso y no con la que reposaba en el comprobante inicial (que estaba elaborado a mano).

Libro registro de cuentas por pagar.”

Presupuesto: La Contraloría de Buenaventura, no esta llevando a cabo en debida la forma la afectación presupuestal. Se observó que primero se incurre en el gasto, luego se causa contablemente la obligación y en seguida expiden con la misma fecha y número el Certificado de disponibilidad presupuestal y el Registro Presupuestal.

V.

OBSERVACIONES EN EL INFORME PRELIMINAR DE AUDITORIA

4

No.

Numero de los DP Fecha Detalle o descripción Apropiación inicial Valor ejecutado Saldo por ejecutar

OBSERVACIONES DEL EQUIPO AUDITOR DE LA AGR

En la connotación de Hallazgo No.3 y 4. En la connotación de La observación se mantiene como hallazgo hallazgo 3 y 4. en cuanto a la afectación presupuestal cabe aclara que administrativo. la Contraloría Distrital de Buenaventura, adquirió en el mes de abril de 2008, un software COMPTEL SYSTEM para el registro de las Se une al hallazgo Nº 3 y se elimina de la Tabla de operaciones presupuestales, en el momento de usarlo se detecto Hallazgos del Informe de Auditoria. fallas en su configuración debido a que los saldos que arrojaba el programa no correspondía a la información real. Por esta anomalía se vio la necesidad de reconstruir la información en la hoja electrónica EXCEL, hasta que el proveedor diera realizará los ajuste pertinentes.

Solicito se sirva considerar unificar los hallazgos 3 y 4, en uno solo, ya que hacen parte del mismo caso.

•1 •2 •3 •4 •5 •6

Se anexa copia de los CDP y RP elaborados a mano, un resumen de los registros de las operaciones presupuestales donde se observa lo siguiente:

RESPUESTA DE LA CONTRALORÍA MUNICIPAL

7

Como puede darse cuenta, este caso se presentó en unos cuantos documentos sin que estos afectaran la disponibilidad presupuestal de cada uno de los rubros ejecutados. Además se cuenta con los soportes de los CDP y RP elaborados a mano.

Se presentaron casos donde la factura tiene fecha anterior a los CDP y RP, errores que se cometieron en la transcripción de dichos documento como se explicó en los párrafos anteriores. Antes de comprometer el recurso se certifica por parte del tesorero la disponibilidad presupuestal; como lo establece el decreto 111 de 1996, art. 71; Ley 38 de 1989 art. 86; Ley 179 de 1994 art. 49.

Presuntamente se vulneró el Estatuto Orgánico del La información de los CDP y RP se encontraban elaborados a mano, Presupuesto, Decreto 111 de 1996, Art. 71; la ley 38 de en el momento de reconstruirlo en la hoja electrónica EXCEL, se 1989 Art. 86; ley 179 de 1994, Art. 49. tomaron las fechas de los mismo en forma equivocada; es decir, se registró la fecha de los mismo con base en los comprobante de egreso y no con la que reposaba en el comprobante inicial (que estaba elaborado a mano).

Presupuesto: Mediante CE 7550 de marzo 13 de 2008 se cancelo un reintegro por gastos de papelería, por valor de $ 174.000. La factura del proveedor Impresores del Pacifico, tiene fecha de marzo 10 de 2008 y lo documentos presupuestales CDP y RP tienen fecha marzo 12 de 2008. Lo anterior se configura como hecho cumplido. Igual situación sucedió con los Comprobantes de egreso números 7725-7736-7803-7819-7537-8389-.

OBSERVACIONES EN EL INFORME PRELIMINAR DE AUDITORIA

5

No.

Connotación de hallazgo No. 5. En cuanto a la cancelación de un gasto de viáticos a la ciudad de Cali por dos días, según comprobante 7506 de febrero 21, comprobante 7507 de febrero 21 y comprobante 7549 de marzo 13 de 2008, el tesorero de la época, liquido los viáticos por un error de apreciación de la diligencia que debía resolver ante el Juzgado sexto Penal del Circuito de Cali la Dra. Ana Betty Arboleda Hurtado- Contralora Distrital y al Señor Nelson Antonio Morales Conductor de la entidad (, error que fue evidenciado por el funcionario de la auditoria, situación que produjo la notificación del caso a la Contralora a través de oficio de fecha 2 de Septiembre de 2009 por parte del tesorero, para que hiciera la respectiva devolución de los dineros cancelados por valor de Setecientos Un Mil Trescientos Cuarenta y Cuatro Pesos Mcte ($ 701.344.oo). En la Cuenta Corriente No. 186-366209 del Banco de Bogotá.

Solicito se sirva considerar unificar los hallazgos 3 y 4, en uno solo, ya que hacen parte del mismo caso.

Se anexa copia de los CDP y RP elaborados a mano, un resumen de los registros de las operaciones presupuestales donde se observa lo siguiente: •7 Numero de los DP •8 Fecha •9 Detalle o descripción •10 Apropiación inicial •11 Valor ejecutado •12 Saldo por ejecutar

Cabe anotar que la disponibilidad presupuestal que se tenía destinada para cada una de los rubros presupuestales no se vieron afectadas.

Se quiere hacer claridad que los CDP y RP elaborados a mano y en la hoja electrónica Excel no coinciden es su numero consecutivo, debido a que la información fue depurada por la tesorera que ostentaba el cargo en esos momento, que consideró que no ere necesario elaborar varios CDP por cada pago, como se venía presentando en el caso de los honorarios y remuneraciones personales indirecta; sino que se debía elaborar un solo documento por el valor total del contrato (CDP y RP), lo que genero que los consecutivos de los CDP y RP elaborados en la hoja electrónica Excel se modificaran.

RESPUESTA DE LA CONTRALORÍA MUNICIPAL

8

Mediante CE 7549 de marzo 13 de 2008 se cancelo un gasto de viáticos a la ciudad de Cali por un día, a la Contralora Municipal, para comparecer ante el juzgado sexto penal del circuito de Cali por valor de $310.805, como soporte existe la notificación del juzgado que la cita por segunda ocasión para comparecer para declarar dentro del proceso seguido contra Luis Fernando Ramírez y otros por delito de peculado, hechos al parecer ocurridos en la Contraloría General de la Con lo antes expuesto estamos haciendo llegar a ustedes copia del República, cuando la Doctora Betty era funcionaría de recibo de consignación de la devolución de los dineros cancelados por esa entidad y miembro del sindicato Asdecol. Existe parte de la Dra. Ana Betty Arboleda Hurtado y el señor Nelson Antonio

Presupuesto:Mediante CE 7506 de febrero 21 de 2008 se cancelo un gasto de viáticos a la ciudad de Cali por un día, a la Contralora Municipal, para comparecer ante el juzgado sexto penal del circuito de Cali por valor de $310.805, como soporte no existe la notificación del juzgado ni el cumplido.

OBSERVACIONES EN EL INFORME PRELIMINAR DE AUDITORIA

A este hallazgo se le retira la connotación fiscal, y se mantiene como disciplinario y administrativo, toda vez que se efectuó la devolución de los dineros mencionados en el informe; no obstante, con lo actuado presuntamente se vulneró el Código Único Disciplinario, en consecuencia se mantiene la connotación administrativa y disciplinaria.

Se modifica la connotación del hallazgo.

OBSERVACIONES DEL EQUIPO AUDITOR DE LA AGR

Morales Ramírez.

OBSERVACIONES DEL EQUIPO AUDITOR DE LA AGR

Contabilidad: Al revisar el libro auxiliar donde se Connotación de hallazgo No. 9. El libro fue corregido durante el La observación se mantiene. registran los gastos de caja menor, observamos que se proceso de la auditoría, llenando cada uno de los espacios en blanco;

9

9

Por cuanto en la Resolución 032 de 2005 y la 08 de 2009, tienen especificados los gastos autorizados. Resoluciones que no fueron presentadas en el trabajo de campo.

La observación se retira.

Contabilidad: En la Resolución de apertura de caja menor no se discriminaron los rubros y las cuantías que se iban a utilizar, tal como lo reglamenta la Resolución 001 de 2008 del Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

8

Connotación de hallazgo No. 8. Con base a la Resolución de Apertura de caja menor No.0008 de febrero 19 de 2008, me permito hacer las siguientes aclaraciones: la entidad posee la Resolución No. 0032 de mayo 10 de 2005 y Resolución No.0008 de enero 13 de 2009 “Por medio del cual se expide el estatuto de la caja menor de la Contraloría de Buenaventura” donde se encuentran especificados cada uno de los rubros que se destinarán a los gastos de menor cuantía según (Art. 2º), en cuanto a la resolución de apertura esta contiene la cuantía, el responsable del manejo y la finalidad (Anexamos dichas resoluciones).

Presupuesto: No se lleva un archivo en forma Connotación de hallazgo No. 7. De acuerdo a lo aclarado en el La observación se mantiene. consecutiva de Certificados de Disponibilidad y Registros hallazgo 3 y 4 antes mencionado 2009 se hizo un archivo del 2008 y Presupuestales actualmente se está llevando un archivo secuencial en carpeta de los Toda vez que la Contraloría acepta que se presentó Certificados de Disponibilidad y Registro Presupuestal. la situación descrita.

“No se aplican controles sobre la radicación de los actos administrativos expedidos por la entidad, en particular al constituir las cuentas por pagar al cierre de la vigencia.”

El hallazgo quedará así:

Presupuesto: La Resolución mediante la cual Connotación de hallazgo No. 6. La Resolución mediante el cual se La observación se mantiene. constituyeron las cuentas por pagar a 31.12.08 contiene constituyeron las cuentas por pagar a 31 de diciembre de 2008, las fechas diferentes, esta debe ser corregida. fechas fueron corregidas debidamente dado que se cometió un error Toda vez que la Contraloría acepta que se presentó de trascripción. Se anexa copia de la resolución en mención. la situación descrita.

Presuntamente se vulneró la Constitución Nacional artículos 2º-6º y 209º; Art 3 Ley 610 de 2000 y Código Único Disciplinario.

Estos hechos no han debido ser cancelados por la Atendiendo el artículo 83 de la Constitución Nacional de Colombia, la Contraloría toda vez que no tienen nada que ver con el Contralora Distrital ha obrado de buena fé y en ningún momento se quiso hacer uso indebido de los recursos de la entidad cuando se le ente que hoy representa. liquido los viáticos en mención, actuando con la convicción errada e Así mismo mediante CE 7507 de febrero 21 de 2008, se invencible de que su conducta no constituye falta disciplinaria (Art. 28, cancelo viáticos al conductor para llevar a la Contralora numeral 6. Ley 734 de 2002). a esta cita. Valor cancelado $79.734

cumplido del juzgado.

RESPUESTA DE LA CONTRALORÍA MUNICIPAL

7

6

No.

OBSERVACIONES EN EL INFORME PRELIMINAR DE AUDITORIA

Contabilidad: En resumen existe incertidumbre en las Connotación de hallazgo No. 11. Para explicación y mayor claridad La observación se mantiene. siguientes cuentas: de los saldos de las cuentas en mención aclaramos: La entidad en su respuesta no desvirtúa lo La Cuenta 140104 sanciones que tiene un saldo $ 13.590.000 es observado por la AGR. 140190 Otros deud ingr no tribu $ 1.398.000. producto de un saldo anterior de $26.282.979 producto de la 140104 Sanciones $ 13.590.000. 142003Anticsobreconvenios 182.000. reconstrucción de la contabilidad 2004-2007, basado en los El hallazgo quedará así: 142090 Otros avanc y antici 376.000. documentos encontrados; mas un movimiento debito de $635.440 por sanciones impuestas a personas en la vigencia 2008 menos un “No se efectuó depuración de las cuentas Total 15.553.835 movimiento crédito de $ 13.328.568 producto de las consignaciones relacionadas a continuación lo cual no ofrece certeza realizadas en la vigencia 2008 por algunas personas sancionadas las respecto de los saldos: cuales están relacionadas en el libro auxiliar. …” Las cuentas 14019001 por $1.397.533.16, Cuenta 14209001 con

11

10

Anexamos Nota Contable de corrección No.630

58159301 173,38 11100509 173,38

2-

74 74

58159301 11100502

1-

“En el Banco de Bogotá existen, al cierre de la En cuanto el saldo de $173,38 anterior es cierto, ambas situaciones vigencia, saldos a favor de la entidad en la cuenta se repitió por un error humano el cual no se volverá a cometer prueba corriente No. 186-08043-8 por $74 miles y en la de ello Anexamos nota de ajuste donde se corrige el error. cuenta corriente No. 57007054-0 por $173 miles, requiriéndose ajustes para retirar de los libros dichos Se realizó el ajuste de los 74 y 173,38 pesos Así: valores.”

El hallazgo quedará así:

Por cuanto la CDB efectúo el ajuste después de la auditoria.

La observación se mantiene.

Connotación de hallazgo No. 10. Según hallazgo No. 1 reportado en la Auditoría practicada de la vigencia 2007 los 74 pesos estaban con saldo negativo ($-74) valor que fue ajustado en su momento por el equipo de profesionales que reconstruyeron la contabilidad de 20042007 y ajustado en la contabilidad de 2008, pero debido a premura para efectuar la rendición de Cuentas vigencia 2008, se repitió el ajuste reflejando este valor con saldo positivo.

Contabilidad: La entidad tiene registrada en el Banco de Bogotá la cuenta corriente No. 186-08043-8 con saldo debito por $74 miles al cierre de la vigencia, adicionalmente tiene otra cuenta corriente la número 57007054-0 del Banco de Bogotá, con un saldo de $173 miles; estas cuentas fueron canceladas, razón por la cual se debe realizar un ajuste para retirar de libros dichos valores.

10

OBSERVACIONES DEL EQUIPO AUDITOR DE LA AGR

en el último reembolso de caja se asentó en el libro el comprobante Por cuanto en el libro auxiliar de caja menor se de egreso en la fecha que corresponde, dicho libro se encuentra al asentaron todos los reembolsos en fechas diferentes día, en orden cronológico con su respectivo saldo a la fecha a la expedición del comprobante de egreso. (anexamos copia del libro). El hallazgo quedará así: Ninguna de las facturas de reembolso de caja menor anteriores se encuentra a nombre de la responsable de caja menor la cual se llama “No se lleva en debida forma el libro auxiliar en el Nora Idaly Caicedo Perea. cual se registran los gastos de caja menor.”

RESPUESTA DE LA CONTRALORÍA MUNICIPAL

encuentra mal diligenciado, toda vez que dejan espacios en blanco entre los diferentes meses; los saldos no se encontraban al día; los comprobantes de reembolso no se asentaron o registraron en orden cronológico; algunas facturas se encuentran a nombre del responsable de la caja menor y no a nombre de la entidad.

No.

OBSERVACIONES EN EL INFORME PRELIMINAR DE AUDITORIA

Connotación de hallazgo No. 14. la contabilización en las cuentas La observación se retira. de orden de los computadores recibidos en comodato sin contraprestación de servicios se realizó en el mes de julio del 2009 Se acepta la respuesta dada por la entidad en su por medio de la Nota Contable No. 636 que adjuntamos. escrito de contradicción.

Contabilidad: La entidad recibió en comodato computadores por parte de la Auditoría General de la República, sin contraprestación de servicios y fueron contabilizados en las respectivas cuentas. Pero omitieron contabilizarlas en las cuentas de orden para su control, acreditando la subcuenta 934619 y debitando la 991506 bienes recibidos de terceros.

Contabilidad: La entidad contabilizó en este rubro la Connotación de hallazgo No. 15. En el mes de julio se reclasificó el La observación se mantiene. compra de licencias y software, por valor de $23.210 saldo de la cuenta licencias y software con la cuenta 310590. miles Además presenta un saldo a 31 de diciembre de Anexamos la Nota Contable 635 de julio 2009. Toda vez que la Contraloría acepta que se presentó la situación descrita 2008 de $ 1.205.198 miles. El saldo de la cuenta así como las compras efectuadas han debido ser contabilizadas directamente al gasto.

14

15

11

Connotación de hallazgo No. 13. En la actualidad aún se encuentran activos fijos de años anteriores que se desconoce su costo histórico, sin embargo con el proceso de reconstrucción de la contabilidad de los años 2004, 2005, 2006 y 2007 se encontró parte de la información de las compras, mejoras, adiciones y depreciación, con la cual se trabajará para hacer la conciliación correspondiente.

Contabilidad: La Contraloría cuenta con el inventario físico de los bienes de la entidad, pero no se ha realizado el cruce o la conciliación con los registros de contabilidad.

13

“No se ha realizado el cruce o la conciliación de los registros de con el inventario físico de los bienes.”

El hallazgo quedará así:

Toda vez que la Contraloría acepta que se presentó la situación descrita.

La observación se mantiene.

“No se realizó depuración de la cuenta propiedad, planta y equipo al encontrarse sobreestimada en $10.417 miles, en razón a que los ajustes por inflación fueron contabilizados y estos habían sido eliminados desde 2001.”

El hallazgo quedará así:

Connotación de hallazgo No. 12. En el caso de los ajustes por La observación se mantiene. inflación de la propiedad planta y equipo se está en el proceso de su desmonte, ya se finalizó el inventario físico y se hará la conciliación Toda vez que la Contraloría acepta que se presentó correspondiente. la situación descrita.

OBSERVACIONES DEL EQUIPO AUDITOR DE LA AGR

Contabilidad: La cuenta de propiedad planta y equipo se encuentra sobre estimada en $10.417 miles, por cuanto aun aparecen contabilizados los ajuste integrales por inflación los cuales desaparecieron en el 2001.

saldo $376.000 y la cuenta 14200301 por $182.016 estos son saldos productos de la reconstrucción de la contabilidad de las vigencias 2004, 2005,2006 y 2007 que por desconocimiento de su procedencia y falta de soportes serán sometidas a discusión en el Comité de Sostenibilidad Contable para determinar los ajustes correspondientes.

RESPUESTA DE LA CONTRALORÍA MUNICIPAL

12

No.

OBSERVACIONES EN EL INFORME PRELIMINAR DE AUDITORIA

RESPUESTA DE LA CONTRALORÍA MUNICIPAL

“No existe certeza en las cuentas del pasivo por valor de $58.549.600 al carecer de análisis y desglose de las mismas, en las cuentas con saldos a 31 de diciembre de 2008:

El hallazgo quedará así:

Toda vez que la Contraloría acepta que se presentó la situación descrita.

La observación se mantiene.

OBSERVACIONES DEL EQUIPO AUDITOR DE LA AGR

Connotación de hallazgo No. 18 Y 27: Estos dos hallazgos relacionan el mismo tema como son las falencias en las notas a los Estados Contables según hallazgo que “no revelan amplia y suficiente los estados financieros”. Para los próximos periodos se tendrá en cuenta esta observación y se incluirán las adquisiciones de la vigencia, las mejoras, vida útil y métodos utilizados para la determinación de la depreciación o amortización e información de los

Contabilidad: Las notas a los Estados Contables no son suficientes en cuanto a las revelaciones, por ejemplo, no se revelaron las adquisiciones de Propiedad Planta y Equipo de la vigencia, las mejoras; vida útil y métodos utilizados para la determinación de la depreciación o amortización; los intangibles adquiridos.

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12

Connotación de hallazgo No. 17. Si se está realizando la depuración de los estados contables, pero no se contó con el comité de sostenibilidad en su momento, según Resolución 357 del 23 de julio de 2008, el cual dice que”… los entes públicos, éstos evaluarán la pertinencia de construir e integrar el Comité Técnico de Sostenibilidad Contable, como una instancia asesora del área contable confiable, relevante y comprensible. No obstante, de acuerdo con la recomendación de la Auditoria General se opto por crear el comité según Resolución 0163 de septiembre 7 de 2009. Se anexa copia.

Contabilidad: La Contraloría no cuenta con el comité de sostenibilidad tal como lo ordena la Resolución 119 de 2006; esto con el fin de efectuar una depuración a los Estados Contables.

17

Los pasivos por valor de $58.549.600 son saldos obtenidos del proceso de reconstrucción de la contabilidad 2004/2007, en esta vigencia 2009 se ha continuado en el proceso de depuración y saneamiento, en el caso especial de la cuenta 246090 $42.010.668 en el proceso de reconstrucción de los fallos de responsabilidad fiscal se llevaron a ésta cuenta, pero en el 2009 se reclasificó con la Nota de Contabilidad 651 y se llevó a la cuenta 290590 Otros recaudos a favor de terceros.

El hallazgo quedará así:

Toda vez que la Contraloría acepta que se presentó la situación descrita.

La observación se mantiene.

“No se creó el Comité de Sostenibilidad tal como lo ordena la Resolución 357 del 23 de julio de 2008.”

El hallazgo quedará así:

Toda vez que la Contraloría acepta que se presentó la situación descrita.

La observación se mantiene.

Además como bien lo dice el equipo auditor en su página 20 en las vigencias anteriores el saldo del pasivo ascendía a $556.888 miles, se …” ha depurado en gran proporción quedando un saldo pendiente de depurar de $58.549 miles equivalente a un porcentaje de reducción de un 96%.

Connotación de hallazgo No. 16. Teniendo en cuenta que se realizo la construcción de la contabilidad 2004-2007 en un año y al mismo tiempo trabajar la vigencia 2008, se debe considerar que en la parte contable el proceso de saneamiento se realiza en forma paulatina y no en forma inmediata; además, son hechos financieros históricos que afectan las vigencias siguientes ya que estos arrastran saldos que 243603 Honorarios,$ 4.842.824; 243690 Otras requieren un saneamiento posterior previa verificación de la retenciones $1.504.753;246090Otroscréditos judiciales$ procedencia del mismo, adicional a esto la oficina de contabilidad 42.010.668;250590 Otros salarios $5.301.424;Otras cuenta con dos personas de planta (tesorero y auxiliar contable) para cuentas menores $4.889.931 realizar todo este proceso.

No. 16 Contabilidad: A su vez encontramos incertidumbre en cuentas del pasivo por valor de $58.549.600 ya que no existe un análisis de estas cuentas, no hay un desglose de las mismas, en las siguientes cuentas se muestran los saldos a 31 de diciembre de 2008:

OBSERVACIONES EN EL INFORME PRELIMINAR DE AUDITORIA

“No fueron suficientes las revelaciones de las notas a los Estados Financieros.”

OBSERVACIONES DEL EQUIPO AUDITOR DE LA AGR

Contabilidad: No se reclasificaron los activos que estando depreciados en su totalidad y que por su estado de uso o deterioro, están retirados del servicio, a la Cuenta de orden 831500 – Activos Totalmente Depreciados.

Contabilidad: En el patrimonio hay un saldo por Connotación de hallazgo No. 23. En los estados financieros de la La observación se retira. $2.352.852 pesos correspondientes a ajustes por vigencia año 2008 y 2099 no aparece este valor $2.352.852 por inflación, los cuales deben reclasificarse. ajustes de inflación, sin embargo en el reporte de la auditoria del año Se acepta la respuesta de la entidad. 2007 si se registra, página 10 Hallazgo 32 del 2007.

22

23

13

Anexamos fotocopia de la página donde se relaciona el hallazgo.

“No se reclasificaron los activos totalmente depreciados y que por su estado de uso o deterioro, estaban retirados del servicio en la Cuenta de Orden 831500 – Activos Totalmente Depreciados.”

El hallazgo quedará así:

Toda vez que la Contraloría acepta que se presentó la situación descrita.

La observación se mantiene.

Contabilidad: No se contabiliza el monto de los fallos Connotación de hallazgo No. 21. Con los fallos de responsabilidad La observación se mantiene. con responsabilidad fiscal, en las Cuentas de Orden fiscal se contabilizan el deudor y el pasivo, pero se ha omitido la utilización de las cuentas de orden deudoras de control, se hará las Toda vez que la Contraloría acepta que se presentó Deudoras de Control. contabilizaciones necesarias. la situación descrita.

21

Connotación de hallazgo No. 22. y 25: Con extrañeza se observa que el Auditor solicita en el punto 22, que los activos que están depreciados y que por su uso están retirados del servicio llevarlos a la cuenta de orden 831500- Activos totalmente depreciados. Y de igual manera en el punto 25 solicita que se trasladen los saldos de Propiedad Planta y Equipo a la Cuenta de Orden. A nuestro entender la cuenta 831500 pertenece a las cuentas de orden, Por tal razón consideramos que la interpretación de las dos observaciones es la misma, por lo cual solicitamos unir estas observaciones. De igual forma estos hallazgos se solucionan al realizar el cruce del inventario físico con los registros de contabilidad.

Tesorería: Revisados los comprobantes de egreso, Connotación de hallazgo No. 20. La documentación no fue La observación se retira. observamos que las compras realizadas, no cuenta con solicitada por el auditor; además, esa información reposa en la ingreso a almacén ni con recibido a satisfacción, carpeta de la Oficina Administrativa en cabeza del Dr. Urbano Angulo Se acepta la respuesta dada por la entidad en su Mosquera, información que corresponde al Jefe de compras. Se escrito de contradicción. anexa muestra.

“No se exigió a los proveedores, en los casos evaluados, la presentación del Registro Único Tributario - RUT.”

El hallazgo quedará así:

Tesorería: La Contraloría no le esta exigiendo a los Connotación de hallazgo No. 19. Si se le exige el Rut a los La observación se mantiene. proveedores la presentación del RUT. Este documento proveedores para poder realizar el respectivo pago, prueba de ello se se debe pedir la primera vez que se contrata con el encuentra adjuntos en los comprobantes de egreso. No se desvirtuaron el hallazgo. En los comp. de pago proveedor. que reposan en la auditoria y que se tomaron como muestra no existe esa evidencia.

activos recibidos de otras entidades.

RESPUESTA DE LA CONTRALORÍA MUNICIPAL

20

19

No.

OBSERVACIONES EN EL INFORME PRELIMINAR DE AUDITORIA

Contabilidad: No se han efectuado las traslados de la Connotación de hallazgo No. 22. y 25: Con extrañeza se observa La observación se retira. cuenta Propiedad Planta y Equipo a la cuenta de Orden que el Auditor solicita en el punto 22, que los activos que están depreciados y que por su uso están retirados del servicio llevarlos a la Se acepta la respuesta de la entidad; por lo tanto cuenta de orden 831500- Activos totalmente depreciados. Y de igual esta observación se une a la No 22. manera en el punto 25 solicita que se trasladen los saldos de Propiedad Planta y Equipo a la Cuenta de Orden. A nuestro entender la cuenta 831500 pertenece a las cuentas de orden, Por tal razón consideramos que la interpretación de las dos observaciones es la misma, por lo cual solicitamos unir estas observaciones. De igual forma estos hallazgos se solucionan al realizar el cruce del inventario físico con los registros de contabilidad.

Contabilidad: El saldo que presenta en los estados Connotación de hallazgo No. 26. Este hallazgo hace parte del 21, La observación se mantiene. contables, no coincide con lo reportado por la oficina de pues se realizó el proceso de conciliación con los recaudos de la Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva vigencia y no con los fallos, por lo tanto se hará la verificación de los Toda vez que la Contraloría acepta que se presentó saldos contables para hacer la conciliación con la oficina de la situación descrita. Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva. El hallazgo quedará así:

26

14

Contabilidad: En las vigencias 2007 y 2008, no se Connotación de hallazgo No.

28

28. El área contable siempre ha La observación se mantiene.

Contabilidad: Las notas a los estados contables, no son Connotación de hallazgo No. 18 Y 27: Estos dos hallazgos Se retira la observación. suficientemente amplias ni revelan todo lo relativo a los relacionan el mismo tema como son las falencias en las notas a los estados financieros. Estados Contables según hallazgo que “no revelan amplia y suficiente Se acepta la respuesta de la entidad. los estados financieros”. Para los próximos periodos se tendrá en cuenta esta observación y se incluirán las adquisiciones de la vigencia, las mejoras, vida útil y métodos utilizados para la determinación de la depreciación o amortización e información de los activos recibidos de otras entidades.

27

“No coincidió el saldo de los Estados Financieros con lo reportado por la dependencia a cargo de los procesos de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva.”

“No se depuró la cuenta depreciación acumulada.”

El hallazgo quedará así:

Toda vez que la Contraloría acepta que se presentó la situación descrita.

25

La observación se mantiene.

OBSERVACIONES DEL EQUIPO AUDITOR DE LA AGR

Contabilidad: No se han desglosado las depreciaciones Connotación de hallazgo No. 24. Este hallazgo hace parte del 22 y de vigencias anteriores. del 25, pues tienen la misma solución. En el momento del proceso de reconstrucción de la contabilidad años 2004/2007 no se contaba con la información necesaria de la propiedad planta y equipo para la adecuada depreciación de los mismos, con el cruce del inventario físico y la contabilidad, se tomaran los correctivos necesarios y se seguirán aplicando para las vigencias siguientes.

RESPUESTA DE LA CONTRALORÍA MUNICIPAL

24

No.

OBSERVACIONES EN EL INFORME PRELIMINAR DE AUDITORIA

RESPUESTA DE LA CONTRALORÍA MUNICIPAL

OBSERVACIONES DEL EQUIPO AUDITOR DE LA AGR

Contratos: Se determinó que en ninguna de las carpetas de los contratos auditados Nos: 025 de 2008, 062 de 2008, 018 de 2008, 036 de de 2008, 037 de 2008 y 038 de 2008, no reposa el registro presupuestal, el cual es un

30

El contrato es ley para las partes y en virtud del principio de autonomía de la voluntad lo pactado les obliga, y siendo así la Contraloría debió proceder a dar cumplimiento de sus propias exigencias y el no hacerlo genera como consecuencia que se analice la situación desde el punto de vista disciplinario. como conducta Art 34 numeral 3 de la ley 734 de 2002.

La observación se mantiene.

15

Connotación de hallazgo No. 30. Los Certificado de registro La observación se retira. presupuestal si existen pero en el momento de la auditoria, estos se encontraban incorporados en los diferentes comprobantes de egresos La Contraloría aporto los registros presupuestales en que reposan en la oficina de tesorería; se procedió a sacar las copias la contradicción.

Cabe anotar, que analizado el Art 48 ley 734 de 2002, este no aplica ya que no es el caso en mención; sin embargo según concepto la auditoria la califica como conducta dolosa “y no es el caso de la contraloría, ya que esta obró de buena fé al solicitar la póliza de cumplimiento al contratista cuando la misma ley no obliga al cumplimiento de este requisito cuando los contratos son inferiores de menor cuantía.

No obstante en aras de atender los requerimientos de la AGR, los contratos de prestación de servicios a partir del mes de septiembre de 2009 inician con la aprobación de la póliza.

Connotación de hallazgo No. 29. Si bien las Actas de Aprobación de las Pólizas están firmadas con fecha posterior a la iniciación del contrato, es importante que se considere que para efectos del cumplimiento del objeto contractual, no se puso en riesgo en ningún momento a la entidad en razón a que efectivamente se expidieron las pólizas respectivas. Además es de anotar que no se presentó ningún riesgo e inconveniente en el desarrollo de la ejecución del objeto contractual, ni se vio afectado el patrimonio de la entidad ni el nivel de Al parecer se incumplió el artículo 41 de la Ley 80 de actividad funcional de la misma. Se debe considerar que la 1993 por celebración de contratos sin el lleno de administración quiso obrar de buena fe, al solicitar póliza de requisitos legales. Lo que es considerado como conducta cumplimiento al contratista, a pesar de que en el artículo 7º de la Ley disciplinable en el Art 48 de la ley 734 de 2002. 1150 de 2007 (DE LAS GARANTÍAS EN LA CONTRATACIÓN), las garantías no serán obligatorias en los contratos cuyo valor sea inferior al 10% de la menor cuantía, es decir de $13.913.200 pesos MTCE, como se pudo observar en la auditoria, ninguno de los contratos de prestación de servicio suscripto en la entidad, superan el 10% de la mínima cuantía.

Contratos: Se evidenció en trabajo de campo que algunos contratos iniciaron antes de que se hubieran aprobado las pólizas, es decir, sin el cumplimiento de los requisitos de ejecución de los contratos Nos.: 036, 037 y 016 de 2008. De igual manera no reposa en la carpeta contractual la garantía ni su aprobación, del contrato No. 062 de 2008.

“No se efectuaron conciliaciones entre las áreas de Presupuesto, Contabilidad y Tesorería en las vigencias 2007 y 2008.”

efectuaron conciliaciones entre las áreas de presupuesto, estado dispuesta para el proceso de conciliación pero debido a los contabilidad y tesorería. retrasos ocasionados en la contabilidad de las vigencias anteriores Toda vez que la Contraloría acepta que se presentó 2004-2007 se ve reflejado en las falencias del proceso de la la situación descrita. información del 2008, convirtiéndose en un karma. El hallazgo quedará así:

29

No.

OBSERVACIONES EN EL INFORME PRELIMINAR DE AUDITORIA

31

No.

Anexo copias Presupuestal.

de

Diciembre 01 de 2008 los

Prestación de Servicios

Julio 01 de 2008

Prestación de Servicios

Junio 23 de 2008

Prestación de Servicios

Junio 23 de 2008

Prestación de Servicios

Abril 8 de 2008

Prestación de Servicios

Marzo 10 de 2008

Prestación de Servicios

respectivos

499

062

258

038

239

037

238

036

114

025

081

018

Certificados

No contrato Tipo de contrato No. Certificado de Registro Presupuestal Fecha de Expedición

de

y anexarlas en las diferentes carpetas de todos los contratos.

RESPUESTA DE LA CONTRALORÍA MUNICIPAL

Registro

OBSERVACIONES DEL EQUIPO AUDITOR DE LA AGR

16

Contratos: En el contrato 025 de 2008 en el que se Connotación de hallazgo No. 31. Es importante que se tenga en La observación se mantiene. requería experiencia en control interno y la contratista cuenta que una de las profesiones habilitadas para realizar en su hoja de vida acreditó ser contadora con actividades de control interno son los Contadores Públicos, tal como si bien es cierto que la profesión esta habilitada, la

Presuntamente se incumplió Incumplimiento de lo establecido en el artículo 71 del decreto 111 de 1996.

requisito de perfeccionamiento del contrato.

OBSERVACIONES EN EL INFORME PRELIMINAR DE AUDITORIA

No. lo sugiere el Departamento Administrativo de la Función Pública “DAFP”, en su documento “Rol de la Oficina de Control Interno o quien haga sus veces en las entidades estatales”, enunciando los siguiente:

RESPUESTA DE LA CONTRALORÍA MUNICIPAL

observación se orientó fue hacia la experiencia ya que el decreto 066 de 2008, vigente al momento de suscripción del contrato objeto de estudio en el artículo 81 que trata de los contratos de prestación de servicios profesionales y al respecto dice “…la entidad estatal podrá contratar directamente con la persona natural o jurídica que este en capacidad de ejecutar el objeto del contrato y que haya demostrado la idoneidad y experiencia directamente relacionada con el área de que se trate…” (negrita fuera de texto).

OBSERVACIONES DEL EQUIPO AUDITOR DE LA AGR

17

Experiencia Docente. Es la adquirida en el ejercicio de las actividades

Experiencia Laboral. Es la adquirida con el ejercicio de cualquier empleo, ocupación, arte u oficio.

Experiencia Relacionada. Es la adquirida en el ejercicio de empleos que tengan funciones similares a las del cargo a proveer o en una determinada área de trabajo o área de la profesión, ocupación, arte u oficio.

Experiencia Profesional. Es la adquirida a partir de la terminación y aprobación de todas las materias que conforman el pénsum académico de la respectiva formación profesional, tecnológica o técnica profesional, en el ejercicio de las actividades propias de la profesión o disciplina exigida para el desempeño del empleo.

Para los efectos del presente decreto, la experiencia se clasifica en profesional, relacionada, laboral y docente.

Artículo 11. Experiencia. Se entiende por experiencia los conocimientos, las habilidades y las destrezas adquiridas o desarrolladas mediante el ejercicio de una profesión, arte u oficio.

Al parecer se incumplió con el deber de selección El Consejo Asesor del Gobierno Nacional en materia de Control objetiva. Interno, conceptuó sobre las disciplinas que tienen mayor relación con la actividades objeto del Control Interno, identificando las áreas que pertenecen a las ciencias administrativas, económicas, contables y afines y en un menor grado a las áreas de Ingeniería y de Derecho y Ciencias Sociales, en la medida en que en las primeras el profesional adquiere un conocimiento más amplio en los aspectos que afectan de manera transversal el proceso de Esto Sumado a la definición de experiencia administración, mientras que en las segundas se adquiere un relacionada que ustedes mismos transcribieron”… conocimiento parcial de tales aspectos. Experiencia Relacionada. Es la adquirida en el ejercicio de empleos que tengan funciones •1 Ahora bien en relación con la experiencia del profesional para similares a las del cargo a proveer o en una ser contratado, se considera su experiencia profesional como lo determinada área de trabajo o área de la profesión, establece el artículo 11 del Decreto 785 de 2005, como se ocupación, arte u oficio…” confirma el hallazgo. enuncia a continuación:

experiencia en revisoría fiscal en la Asociación del cuerpo de Bomberos Voluntarios del Valle del cauca y como contadora en la misma entidad y en el taller El Piloto.

OBSERVACIONES EN EL INFORME PRELIMINAR DE AUDITORIA

18

Contratos: En el texto de algunos contratos se asigna la Connotación de hallazgo No. 33. Muy respetuosamente, me permito La observación se retira. función de interventoría a una oficina y no a un cargo, lo informarle que los contratos (No. 018-025) no presentan dicha que impide tener certeza respecto del responsable de observación; lo que el texto dice es lo siguiente: “ la coordinación, Puesto que verificados los contratos objeto de

33

“No se determinó en los estudios previos, de algunos de los contratos auditados, la fecha de su elaboración.”

El hallazgo quedará así:

Toda vez que la Contraloría acepta que se presentó la situación descrita.

los correctivos La observación se mantiene.

Fotocopia de la cédula de ciudadanía. Acta de grado No. 777. Diploma de Contador. Certificación de estudios Universidad del Valle. Copia Tarjeta Profesional. Constancia laboral Concepto No. 142 de octubre 27 de 1997 Fragmento: Perfil de jefe de oficina de control interno(DAFP) Ley 87 de 1993.

OBSERVACIONES DEL EQUIPO AUDITOR DE LA AGR

Contratos: Al revisar los contratos objeto de muestra se Connotación de hallazgo No. 32. Se tomarán observó que en ninguno de los contratos auditados necesarios con el fin del mejoramiento del mismo. (Contratos No. 025 de 2008, 062 de 2008, 018 de 2008, 036 de de 2008, 037 de 2008 y 038 de 2008), los estudios previos tenían fecha que permitiera establecer el momento de su elaboración.

•9

•1 •2 •3 •4 •5 •6 •7 •8

Cabe anotar que la funcionaria contratada en el área de control interno cuenta con la experiencia profesional, laboral, docente y relacionada, como lo define el decreto 785 de 2005 en su artículo 11. Con lo antes expuesto se demuestra que no se incumplió con el deber de selección objetiva (decreto 2170 de 2002). Y el concepto No. 142 de octubre 27 de 1997 “el control interno del sector público”. Se anexa copia:

Por lo antes expuestos solicito que se me levante este hallazgo por cuanto la Doctora SANDRA PATRICIA GONZALEZ GAMBOA, cuenta con la experiencia suficiente para ejercer el cargo de Asesora de Control Interno. Su trabajo se ha visto reflejado en esta entidad ya que gracias a la asesoría de ella se obtuvo una calificación del 99,43%.

de divulgación del conocimiento obtenida en instituciones educativas debidamente reconocidas.

RESPUESTA DE LA CONTRALORÍA MUNICIPAL

32

No.

OBSERVACIONES EN EL INFORME PRELIMINAR DE AUDITORIA

supervisión y vigilancia del presente contrato, se realizará a través del observación se encuentra que le asiste razón a la jefe de la oficina…” es decir, en cada uno de los contratos la Contraloría. interventoría está a cargo de un jefe de área cuyas funciones tienen relación con el objeto contractual. Se anexa copia de los contratos auditados (018, 025, de 2008).

OBSERVACIONES DEL EQUIPO AUDITOR DE LA AGR

Connotación de hallazgo No. 36: Esta observación, No se acepta debido a que no vemos claro el hallazgo, pues no explica en que directamente estamos desactualizados y analizado los principios, términos y procedimientos dispuestos en el C.C.A. estamos cumpliendo con los mismos, los cuales están incluidos en el procedimiento de participación ciudadana versión modificada en el mes de septiembre de 2008. Se anexa copia del Procedimiento de participación Ciudadana Actualizado, prueba de hallazgo #36 Connotación de hallazgo No. 37: No se acepta debido a que los oficios por los cuales se les comunica a los ciudadanos las respuestas definitivas de sus requerimientos se radican y se registran con una fecha de salida, además se envía junto a este oficio una encuesta a satisfacción del cliente, como lo podemos ver en las Quejas

Participación Ciudadana: Los procedimientos adoptados deben ser actualizados, conforme a los principios, términos y procedimientos dispuestos en el Código Contencioso Administrativo.

Participación Ciudadana: Los oficios por los cuales se les comunica a los ciudadanos las respuestas definitivas de sus requerimientos no se radican, ni se registran con una fecha de salida, conforme lo establecen los procedimientos adoptados por la Contraloría Municipal.

36

37

19

Connotación de hallazgo No. 35: Esta Afirmación no se acepta debido a que las actuaciones que se realizan para resolver las denuncias y quejas no reposan en el libro radicador, debido a que la entidad cuenta con un programa llamado SIRED de la Contraloría General de la República en el que se ingresan estos datos y en el libro radicador solo se consigna datos básicos con el fin de hacerle control en cuanto a la competencia por parte de la Dirección Estratégica. Se anexan copias del programa SIRED de Participación Ciudadana y copia en medio magnético de este. Pruebas hallazgo #35.

Participación Ciudadana: En el libro radicador de quejas, denuncias y derechos de petición no reposa toda la historia y actuaciones de cada requerimiento ciudadano tramitado por la entidad.

En el trabajo de campo se pudo evidenciar que las respuestas de fondo a los requerimientos tramitados por la entidad no se radican, ni se registran con una

La observación se mantiene.

La respuesta de la entidad evidencia que en el momento de la Auditoría practicada por la AGR, el procedimiento de participación se encontraba desactualizado.

La observación se mantiene.

La Contraloría se encuentra certificada por el Icontec, por haber adoptado y establecido procedimientos del SGC, para el desarrollo de sus funciones. Dentro de los procedimientos para el proceso de participación ciudadana, se estableció llevar un libro radicador, para registrar todas las actuaciones de los requerimientos que se tramiten; por lo tanto la entidad debe cumplir con cada uno de los procedimientos adoptados al interior de la organización.

La observación se mantiene.

“No se evidenciaron foliadas las piezas documentales que conformaban los expedientes de algunos de los contratos evaluados.”

Contratos: Se observó que ninguna de las carpetas Connotación de hallazgo No. 34.Se tomaron las medidas correctivas La observación se mantiene. contractuales (Contratos No. 025 de 2008, 062 de 2008, del caso y se continuará con su aplicación y se anexa copia de una 018 de 2008, 036 de de 2008, 037 de 2008 y 038 de muestra (contrato 018 y 025). toda vez que la Contraloría acepta que se presentó 2008) no se encontraba foliada, no obstante, estaban la situación descrita. en orden cronológico. El hallazgo quedará así:

ejercer tal función

RESPUESTA DE LA CONTRALORÍA MUNICIPAL

35

34

No.

OBSERVACIONES EN EL INFORME PRELIMINAR DE AUDITORIA

OBSERVACIONES DEL EQUIPO AUDITOR DE LA AGR

Participación Ciudadana: Los hallazgos configurados como resultado de las denuncias y peticiones tramitadas en los ejercicios auditores practicados a las Secretarias de Educación e infraestructura, no han sido trasladados a las instancias respectivas.

39

La entidad anexo soportes que evidencian la existencia y aplicación de las encuestas de satisfacción.

La observación se retira.

20

Connotación de hallazgo No. 39: Cabe resaltar que los hallazgos La observación se mantiene. encontrados en la auditoria a Secretaria de Educación e Infraestructura Vial en las vigencias 2006-2007 y que hacían parte de La entidad con su respuesta no desvirtúa lo algunas denuncias ciudadanas, no se habían trasladado en el observado por la AGR. momento que se nos practico la auditoria (27-08-2009), debido a que a principios de año (06-02-2009), se recibo un derecho de petición por parte de una ex-funcionaria del Municipio de Buenaventura, que solicitaba la oportunidad de ejercer los derechos fundamentales de defensa y de contradicción, argumentando que no tenía conocimiento del informe y que contaba con un archivo personal con documentos y pruebas que podían aclarar algunas irregularidades plasmadas en la auditoria. Por lo cual se revisaron nuevamente los hallazgos definitivos; actividad que finalizo el 08 de julio de 2009, hay que tener en cuenta que la persona que encontró los respectivos hallazgos en esta auditoría y que hacían parte de estas denuncias, es la misma que debe de hacer los traslados de los hallazgos, es la encargada de Participación Ciudadana, es la encargada de inspeccionar y dictaminar los contratos de obra del Municipio de Buenaventura, entre otros, por lo tanto no se cuenta con el tiempo suficiente para cumplir a cabalidad con todas las actividades que están a cargo del funcionario; a la fecha se han realizado el 60% de los traslados de hallazgos de las quejas. Se anexa copia del oficio con el que se

Participación Ciudadana: La entidad no realiza Connotación de hallazgo No. 38: La entidad realizo dos eventos de encuestas de satisfacción a la comunidad en los eventos participación ciudadana en la vigencia 2008 (Sensibilización en de participación ciudadana. Participación Ciudadana y Primer Foro (Audiencia), sobre Servicios Públicos Domiciliarios), en los cuales se realizaron encuesta a satisfacción, Se recuerda respetuosamente que estas no fueron solicitadas por parte de la auditoria y se encuentran en la A-Z de participación ciudadana, al igual que otras encuestas que hemos efectuada en los diferentes eventos, como también la evaluación con los respectivos resultados de estas, con el fin de cumplir con los procedimientos del Sistema de Gestión de Calidad. Además se divulgo en prensa, radio y televisión Se anexa copia de las mismas, Prueba hallazgo # 38.

Q.C:0117.2008, Q.C:0123.2008, Q.C:0131.2008, Q.C:0141.2008, fecha de salida. La entidad empezó a corregir lo Q.C:0142.2008, Q.C:0143.2008, Q.C:0146.2008, Q.C:0148.2008, observado una vez la AGR lo puso en conocimiento Q.C:0149.2008, Q.C:0113.2007, Q.C:0007.2009, solo cabe aclarar de los funcionarios encargados del proceso. que hay denuncias en donde es difícil encontrar al quejoso por causas como ubicación en zona Rural del Distrito de Buenaventura, cuando esto ocurre se plasma la respuesta en la cartelera que existe en la Contraloría Distrital de Buenaventura. Se anexa copia de las quejas archivadas y mencionadas anteriormente. (Respuesta Hallazgo 37).

RESPUESTA DE LA CONTRALORÍA MUNICIPAL

38

No.

OBSERVACIONES EN EL INFORME PRELIMINAR DE AUDITORIA

40

No.

Procesos de Responsabilidad Fiscal: Para proceder al rompimiento de la unidad procesal se están decretando nulidades desde los autos de apertura de proceso lo que generó que en el proceso 017 de 2008 se configurará la caducidad y en el proceso 015 de 2008 caducó la acción respecto de algunos hechos generadores del daño

OBSERVACIONES EN EL INFORME PRELIMINAR DE AUDITORIA

OBSERVACIONES DEL EQUIPO AUDITOR DE LA AGR

21

Connotación de hallazgo No. 40: La declaración de nulidad desde el Se retira la observación no sin antes recordar a la auto de apertura en los procesos anteriormente relacionado, Contraloría que las decisiones que toma deben estar obedeció a la recomendación que la AGR detectó como hallazgo basadas en preceptos legales. administrativo en el informe final de auditoría de la vigencia 2006, se transcribe: “No se aplico correctamente el artículo 14 de la ley 610 de 2000”. Quedando contemplada en el plan de mejoramiento el cual al momento de la ia vigencia 2007, ya se había realizado la ruptura de la unidad procesal en los expedientes 012 y 016 de 2004 por medio de los autos 01 de marzo 1 de 2008 y 02 de marzo 3 de 2008, del

Se anexan copia de todos los oficios nombrados anteriormente, en las pruebas del Hallazgo # 39

Sumado a lo anterior esta el traumatismo que causa al sacar las copias de las pruebas de los respectivos hallazgos, que pueden oscilar entre 400 y mas copias, además que hay ocasiones donde los hallazgos pueden tener las tres incidencias y en la entidad solo se cuenta con una fotocopiadora, para las diferentes actividades de la oficina.

Aunado a lo anterior la Contraloría Distrital de Buenaventura, debido a las falencias encontradas en el equipo auditor para realizar los traslados de hallazgos, solicito a la Contraloría General de la República capacitación en la Tipificación de Hallazgos, Traslado de los Hallazgos y Daño o Detrimento Patrimonial, capacitación que se llevo a cabo los días 26, 27, 28 y 29 de mayo de 2009, se anexa copia del oficio radicado con el No 7120 del 14 de mayo de 2009, enviado al Director oficina de Capacitación de la C.G.R.

Además una vez terminado el análisis de las pruebas aportadas por el peticionario, se traslado el informe con sus anexos, a la Fiscalía General de la Nación mediante oficio No 7914 del 27 de julio de 2009, a la Procuraduría General de la Nación, mediante oficio 7915 del 27 de julio de 2009, a la Contraloría General de la República, mediante oficio 7703 del 09 de julio de 2009. Prueba de ello es que la Fiscalía Treinta y siete Seccional Unidad de delitos contra la Administración Pública, nos solicitan le enviemos documentación soporte del hallazgo No 5 del legajo enviado por nosotros, mediante oficio 37-337, recibido el 16 de septiembre de 2009, mediante cacci 8620, ya que se inicio de oficio, dando respuesta mediante el oficio No 8755 del 25 de septiembre de 2009.

comunico el informe definitivo y copia de los oficios de envío de los hallazgos trasladados.

RESPUESTA DE LA CONTRALORÍA MUNICIPAL

No.

OBSERVACIONES EN EL INFORME PRELIMINAR DE AUDITORIA

1. 2.

22

Presunto detrimento por pago de intereses, incumplimiento de las políticas de austeridad en el gasto por pago de servicios de telefonía celular

Proceso 0016-2005(4) siete hallazgos

Por lo anterior; solicito se levante este hallazgo, porque se obro de acuerdo a lo establecido en el artículo 28. Numerales 2,3 4,6 de la Ley 734 de 2002. Por salvar un derecho propio o ajeno al cual deba ceder el cumplimiento del deber, en razón de la necesidad, adecuación, proporcionalidad, razonabilidad y con la convicción errada e invencible de que su conducta no constituye falta disciplinaria, en cumplimiento de un deber legal conforme a las recomendaciones recibida por la AGR. y en atención a las observaciones realizadas por la Auditoria en el informe final de auditoria 2006, paginas 55 y 56 por el hecho de haber iniciado los procesos 0012 y 0016 de 2004, conjuntamente los siguientes hechos.

Sin embargo; el mes de abril de 2008 que se presento la auditoria, la doctora Paula Isabel Ramírez Caicedo Auditoria Gerencia Seccional III, en trabajo de campo recomendó que en vez de ruptura, decretara la nulidad en los procesos 0012 y 016 de 2004, por cuanto había irregularidades sustanciales que afectaban el debido proceso, acatando la sugerencia de la auditora, se procedió nuevamente a cambiar el auto de rompimiento por el auto de nulidad 002-2008 de abril 07 -2008, en ese auto se decretó la nulidad a partir del auto de imputación de responsabilidad fiscal, el cual fue presentado a la doctora Paula y ella manifiesto que decretara la nulidad a partir del auto de apertura, por cuanto el auto de imputación fue resuelto cuando todos los hechos estaban acumulados en un solo proceso y que por cada hecho generador de responsabilidad fiscal se adelantará una sola actuación procesal, de nuevo se procedió a cambiar los autos, y decretar la nulidad a partir del auto de apertura. Observación que fue levantada por la Auditoría, anexo copia del acta No. 001 de 21 de abril de 2008 del auto de rompimiento que se realizo en marzo 1 y 3 de 2008 y el auto de nulidad donde se decretaba la nulidad a partir del auto de imputación. Anexo copia informe final auditoria vigencia 2006 páginas 55, 56 del Informe de Auditoría vigencia 2006 y matriz de contradicción anexo 3 pagina 21, inciso 1.3 del informe definitivo vigencia 2007 (Folios 17).

proceso 0012-04 se aperturaron los procesos 015,016 y 017 de 2008 y del 0016 de 2004 los procesos 006, 007, 008 y 009 de 2008. Se organizó un expediente por cada hecho generador de daño.

RESPUESTA DE LA CONTRALORÍA MUNICIPAL

OBSERVACIONES DEL EQUIPO AUDITOR DE LA AGR

No.

OBSERVACIONES EN EL INFORME PRELIMINAR DE AUDITORIA sobre costo en contrato de suministro irregularidades en cuenta-pagos sin soportes violación de la ley 617 de 2000

irregularidades en contratación incumplimiento en políticas de austeridad en el gasto por pago de servicios de telefonía celular pago de interese moratorio

23

Se le recuerda a la auditoria frente a la observación formulada hace transito a cosa juzgada"El fenómeno de la cosa juzgada constitucional, tal como lo ha reiterado la Corte, no sólo se presenta cuando existe una decisión anterior del juez constitucional en relación con la misma norma que nuevamente es objeto de demanda, sino también cuando dicha decisión recae sobre una disposición distinta pero que es literalmente igual o cuyo contenido normativo es idéntico. "En efecto: hay lugar a declarar la cosa juzgada formal "cuando existe una decisión previa del juez constitucional en relación con la misma norma que es llevada posteriormente a su estudio", y la cosa juzgada material "cuando no se trata de una norma con texto normativo exactamente igual, es decir, formalmente igual, sino de una disposición cuyos contenidos normativos son idénticos. Si bien es cierto que el hecho caduco en los procesos 0015 y 0016 de 2008, precisamente como se manifestó anteriormente, esta situación se dio

Se sugiere a la AGR, unificar criterios en los procedimientos, porque cada auditor tiene puntos de vista y recomendaciones diferentes que una vez acatadas, causan observaciones a la entidad auditada, incumpliendo con ello las políticas de calidad de fortalecimiento a las contralorías.

En cuanto al proceso 0010 de 2007 donde la auditoria afirma en la observación que se decreto nulidad, basado en el artículo 14 de la ley 610 de 2000 y que no obra en el expediente en nuevo auto de apertura, respetuosamente aclaro que a ese proceso no se le decreto auto de nulidad, con relacion a las medidas cautelares decretadas, el artículo 12 de la ley 610 dice: “En cualquier momento del proceso de responsabilidad fiscal se podrán decretar medidas cautelares sobre los bienes de la persona presuntamente responsable de un detrimento al patrimonio público, por un monto suficiente para amparar el pago del posible desmedro al erario, sin que el funcionario que las ordene tenga que prestar caución”. Anexo copia del traslado de hallazgo.

3.

1. 2.

Proceso 0014(2)-2005(4)

3. 4. 5.

RESPUESTA DE LA CONTRALORÍA MUNICIPAL

OBSERVACIONES DEL EQUIPO AUDITOR DE LA AGR

Proceso de Responsabilidad Fiscal: Se encuentran escritos de apoderados de oficio haciendo solicitudes y transcurren aproximadamente 6 meses sin que la Contraloría proceda a dar respuesta.

Proceso de Responsabilidad Fiscal: Proceso 001 de 2007 A: En la declaración juramentada de la señora Corrales (folio 39 que también reposa en el proceso 004 de 2006) hay denuncia de nepotismo y no se traslado a la autoridad competente

41

42

No.

OBSERVACIONES EN EL INFORME PRELIMINAR DE AUDITORIA

24

Connotación de hallazgo No. 42: Según declaración a folio 36 se transcribe: “Que los pagos que ella hacia a veces no estaban sustentados con soportes, porque habían muchas personas familiares de ella que realizaban trabajo y me decía la licenciada que después me entregaba los soportes.” Situación que en su momento no se observó que en la declaración rendida por la señora Corrales, se presentase hecho alguno constitutivo de falta disciplinaria, ya que se consideró que esta declaración sin prueba

Por lo tanto solicito que se levante el hallazgo, ya que en ningún momento esta observación afecto el deber funcional.

Connotación de hallazgo No. 41. En los procesos números 0042006 y 001-2007 la presunta responsable fiscal es IRMA JANETH ALOMIA y en los procesos 0016 y 0017 de 2008 El presunto responsable fiscal es OSCAR ANTONIO RENTERIA en estos proceso el apoderado es el doctor Ceferino Mosquera Murillo. En fecha oportuna verbalmente se le manifestó la respuesta a sus solicitudes de la cual el da fe bajo declaración juramentada y debido a la carga laboral que hay en la Oficina se le envió por escrito la respuesta el 31 de agosto de 2009. Anexo copia de las mismas (5 folios).

En estricto cumplimiento de un deber legal de mayor importancia que el sacrificado. Por que cuando en la oficina de responsabilidad se decreto la nulidad esta se hizo desde el auto de imputación, anexo copia, pero dando cumplimiento a las órdenes impartidas por la Auditoria se decreto la nulidad desde el auto de apertura. Situación que va en contravía de los principios de las políticas de calidad en el sentido de “la Auditoria General de la República, orienta el desempeño de sus funcionarios y contratistas hacia el fortalecimiento de las contralorías…..y el mejoramiento continuo de su gestión para satisfacer las expectativas de sus clientes, con eficiencia, eficacia y efectividad”. Y de la Misión “La Auditoría General de la República coadyuva a la transformación, depuración y modernización de los órganos instituidos para el control de la gestión fiscal, mediante la promoción de los principios, finalidades y cometidos de la función administrativa consagrados en la Constitución Política….” “Efectivamente en el proceso 0012-2007 se decretó nulidad de lo actuado desde el auto de apertura, basado en la observación anterior, de los cuales se originaron los procesos 0010,0011, 0012, 0013, 0014 de 2008 procesos de infraestructura vial por la no ejecución de contrato de obra civiles, a los cuales se les profirió auto de imputación y/o archivo.

RESPUESTA DE LA CONTRALORÍA MUNICIPAL

La obligación legal de todo funcionario público es poner en conocimiento de las autoridades competentes las irregularidades de las que tenga conocimiento.

La observación se mantiene.

Los pronunciamientos de la administración no pueden ni deben ser verbales, y la Contraloría con sus argumentos no desvirtúa el hallazgo, al contrario lo confirma.

La observación se mantiene.

OBSERVACIONES DEL EQUIPO AUDITOR DE LA AGR

43

No.

Procesos de Responsabilidad Fiscal: Incumplimiento de requisitos en el auto de apertura en el proceso 001 de 2007 no son claros los fundamentos de hecho en el auto de apertura ni la determinación de la cuantía, a pesar de estar en el formato de traslado de hallazgos,

OBSERVACIONES EN EL INFORME PRELIMINAR DE AUDITORIA

OBSERVACIONES DEL EQUIPO AUDITOR DE LA AGR

25

Connotación de hallazgo No. 43. Si se está cumpliendo con los La observación se mantiene. requisitos exigidos en el artículo 41 de la ley 610 para los autos de apertura: La parte relacionada con la falta de claridad en los fundamentos de hecho se mantiene, pues no es 1. Competencia del funcionario de conocimiento. posible establecer exactamente que conducta es la 2. Fundamentos de hecho. que genera el proceso de responsabilidad fiscal y 3. Fundamentos de derecho. para demostrar lo anterior transcribo los numerales 2 4. Identificación de la entidad estatal afectada y de los presuntos y 3 de los hechos, por ser los pertinentes, así responsables fiscales. “SEGUNDO: El hallazgo detectado por el grupo 5. Determinación del daño patrimonial al Estado y estimación de su auditor designado para el efecto, se hace consistir en cuantía. una presunta violación a los principios de la Gestión 6. Decreto de las pruebas que se consideren conducentes y Fiscal o de la Función Administrativa consagrados en pertinentes. los artículos 209 de la Constitución Política de 7. Decreto de las medidas cautelares a que hubiere lugar, las cuales Colombia y 3 de la Ley 610 de 2000; igualmente de deberán hacerse efectivas antes de la notificación del auto de los artículos71 y 89 del Decreto 111 de 1996, artículo apertura a los presuntos responsables. 19 del Decreto 568 de 1996 y artículo 9 del 8. Solicitud a la entidad donde el servidor público esté o haya estado Decreto992 de 2002.” De lo hasta aquí transcrito se vinculado. para que ésta informe sobre el salario devengado para la observa que la conducta de la persona se tipificó en época de los hechos, los datos sobre su identidad personal y su esas normas, pero qué fue lo que hizo…no se última dirección conocida o registrada; e igualmente para enterarla del evidencia y así mismo en el siguiente fundamento de inicio de las diligencias fiscales. hecho que transcribo a continuación. 9. Orden de notificar a los presuntos responsables esta decisión. “TERCERO: Según el informe contentivo de los Además en el proceso 001-2007, los fundamentos de hecho y la hallazgos, la Gestora o Responsable Fiscal de la determinación de la cuantía es descrita en el formato de traslado de Institución Educativa SIMON BOLIVAR, para la hallazgo página 3 de 5, si se relaciono la misma irregularidad en el época de los hechos, incurrió en presuntas auto de apertura, como también se determino el valor del daño irregularidades relacionadas con la ejecución del descrito en el mismo formato texto por valor de $70.519.289. presupuesto generando, un presunto detrimento

Por lo tanto solicito que se levante el hallazgo, ya que en ningún momento esta observación afecto el deber funcional.

No obstante lo anterior y por estar dentro de los términos legales establecidos en la Ley 734 de 2002, articulo 30, para poner en conocimiento este hecho ante la autoridad competente, mediante el oficio 40-23.05 de octubre 02 de 2009, se remitió copia de la declaración a la Procuraduría Provincial de Buenaventura para que se diera inicio o no a la acción correspondiente, anexo copia de traslado de la denuncia (1 folio).

documental demostrara hecho cierto, no era suficiente para iniciar una acción disciplinaria, si se cometió alguna irregularidad, se hizo con la sana con la convicción errada e invencible de que su conducta no constituye falta disciplinaria. Articulo 28 numeral 6 ley 734.

RESPUESTA DE LA CONTRALORÍA MUNICIPAL

44

No.

Procesos de Responsabilidad Fiscal: incumplimiento de los requisitos del auto de imputación establecidos en el artículo 48 de la Ley 610 de 2000 se observó que no se da cumplimiento, pues en los procesos auditados en los que se profirió auto de imputación no hubo valoración probatoria,

OBSERVACIONES EN EL INFORME PRELIMINAR DE AUDITORIA

“ANALISIS PROBATORIO

En los autos de imputación se observó una relación de pruebas pero no el análisis de cada una de ellas como puede evidenciarse

La observación se mantiene.

patrimonial en los recursos de la entidad estimados en la suma de setenta millones Quinientos Cincuenta y Cuatro Mil Novecientos Ochenta y Siete ($70.554.987) Pesos (sic) MTC” como puede observarse no es posible que una persona ejerza su derecho de defensa cuando no es claro el hecho del que se le acusa y menos cuando establecen una cuantía que no se sabe de dónde salio, simplemente se dice en el auto que son $70.554.987. el auto de apertura debe ser CLARO para que se garantice el derecho de defensa de los implicados.

OBSERVACIONES DEL EQUIPO AUDITOR DE LA AGR

26

Se anexa copia de auto de imputación No.003 de 2008 donde se evidencia que si cumple los requisitos exigidos en el artículo 48. Por lo anterior solicito levantar este hallazgo (5 folios).

Por lo tanto en los expedientes se encuentra los autos de imputación de responsabilidad fiscal que fueron expedidos con las declaraciones, pruebas y soportes aportados al proceso y se hizo el análisis con el fin de imputar responsabilidad; sin embargo de acuerdo a la opinión de la auditora falto más claridad en el análisis probatorio.

Oficio JCF-627/06 del 05 de mayo de 2006, el jefe de la Oficina de Control Fiscal. El informe definitivo de El auto de imputación deberá contener: auditoría de la Institución Educativa Simón Bolívar , que dicha auditoria fue de la vigencia fiscal 20031. La identificación plena de los presuntos responsables, de la entidad 2004” la Auditoria General de la República se afectada y de la compañía aseguradora, del número de póliza y del pregunta ¿ y el análisis? valor asegurado. Igual situación se repite uno a uno de los numerales 2. La indicación y valoración de las pruebas practicadas. que siguen en el auto de imputación, NO HAY ANALISIS 3. La acreditación de los elementos constitutivos de la responsabilidad fiscal y la determinación de la cuantía del daño al patrimonio del Estado.

Connotación de hallazgo No. 44. En ningún momento se está incumpliendo con lo estipulado en el Artículo 48. Ley 610 AUTO DE IMPUTACION DE RESPONSABILIDAD FISCAL. El funcionario competente proferirá auto de imputación de responsabilidad fiscal cuando esté demostrado objetivamente el daño o detrimento al patrimonio económico del Estado y existan testimonios que ofrezcan serios motivos de credibilidad, indicios graves, documentos, peritación o cualquier medio probatorio que comprometa la responsabilidad fiscal de los implicados.

Estas observaciones son indicios de que se reviso y analizo los procesos que habían sido objetos de revisión de auditorías pasadas, se anexa formato de traslado de hallazgos y auto de apertura 0012007 (7 folios).

RESPUESTA DE LA CONTRALORÍA MUNICIPAL

46

OBSERVACIONES DEL EQUIPO AUDITOR DE LA AGR

A esto se suma, el impedimento que para la ubicación de los presuntos responsables datos que no se encuentran en las hojas de vida en la alcaldía o tienen cambio de domicilio, además no se presentan en los términos de notificación como bien lo expreso la auditora en el caso de la notificación por edicto, ahora si es notificación por edicto, nos encontramos con la problemática de los apoderados de oficio, además tanto en los auto de apertura y los auto de imputación, en las pruebas aportadas nos encontramos con situaciones que las mismas requieren del análisis de profesionales normalmente en el área contable, de ingeniería y arquitectura los cuales en la planta de cargo son una contadora y un arquitecto los cuales están con funciones de realizar auditorías, revisión de cuenta, quejas y otras labores, por lo que se ha procedido a contratar personal de apoyo para tratar de agilizar los procesos. En este momento nos encontramos que el arquitecto contratado para las inspecciones de los procesos de obra 19 ya rindió el informe y a la fecha se están profiriendo los respectivos auto de imputación y/o archivo y para los procesos que se necesita del análisis contable la persona designada es la profesional universitaria de planta que fue líder en la auditoria de educación, encargada de hacer el traslado de los 185 hallazgos, realizar auditoria en bomberos continuar el trámite de quejas; sin embargo se programó para realizar estos análisis a partir del 15 de octubre de 2009, se anexan copia de lo dicho (5 folios).

Connotación de hallazgos No. 45, 49 y 51: Se observó que los La observación se mantiene. hallazgos No. 45, 49 y 51 tienen la misma connotación de incumplimiento de términos, por lo que se hace necesario unificarlos; Toda vez que la Contraloría acepta que se presentó sin embargo vale la pena aclarar que el incumplimiento en los la situación descrita términos, no obedece a negligencia de la entidad, sino que debido a situaciones de fuerza mayor, ya que nuestro fin es dar cumplimiento a los términos establecidos en la ley, pero desafortunadamente en la contraloría la falta de recurso de humano y carga laboral en la oficina de responsabilidad fiscal hace imposible dar cumplimiento a los términos, ya que solo cuenta en la planta de personal con la jefe y la secretaria, en estos momentos contamos con una abogada sustanciadora. Estos mismos funcionarios sustancian los procesos de Responsabilidad Fiscal, administrativos sancionatorios, Jurisdicción Coactiva, Judiciales y procesos disciplinarios.

RESPUESTA DE LA CONTRALORÍA MUNICIPAL

27

Procesos de Responsabilidad Fiscal El auto que niega Por error involuntario al elaborar los estados, se omitió realizar los La observación se mantiene. las pruebas no se notifica por estado. estados de los autos que denegaba la practica de pruebas, debido a que se el mismo día 23 de febrero de 2009, se decretaron dos autos Toda vez que la Contraloría acepta que se presentó uno que decretaba y otro que denegaba la práctica de pruebas, se la situación descrita

No. 45 Procesos de Responsabilidad Fiscal: se presentó incumplimiento del término establecido en el artículo 52 de la Ley 610 de 2000 ya que no se ha procedido a fallar incumpliendo así de manera injustificada el término para decidir en los procesos 004 de 2006 y 001 de 2007

OBSERVACIONES EN EL INFORME PRELIMINAR DE AUDITORIA

elaboraron los estados de auto que decretaba la práctica de pruebas, no obstante los estados de auto que denegaba pruebas se elaboraron en el transcurso de la auditoria. Anexo copia de los mismos. Situación que solo se presentó en este caso (5 folios).

RESPUESTA DE LA CONTRALORÍA MUNICIPAL

Procesos de Responsabilidad Fiscal: Irregularidad en la formación de los expedientes: Se lleva un solo cuaderno de medidas cautelares para varios procesos, en que se trata del mismo presunto responsable.

Procesos de Responsabilidad Fiscal : incumplimiento del término establecido en el art. 45 de la Ley 610 de 2000, en todos los procesos auditados, al transcurrir más de 5 meses para tomar decisión, desbordando el

49

El hecho de que la Auditoria les hubiera cuestionado que no hubiera autos de prorroga no quiere decir que por haberlos hecho con posterioridad se haya subsanado la observación, pues los autos deben proferirse OPORTUNAMENTE.

La observación se mantiene.

OBSERVACIONES DEL EQUIPO AUDITOR DE LA AGR

28

Connotación de hallazgos No. 45, 49 y 51: Se observó que los La observación se mantiene. hallazgos No. 45, 49 y 51 tienen la misma connotación de incumplimiento de términos, por lo que se hace necesario unificarlos; Toda vez que la Contraloría acepta que se presentó sin embargo vale la pena aclarar que el incumplimiento en los la situación descrita

En el proceso 003-2006, vale la pena aclarar que el cuaderno e medida cautelar solo opera para ese proceso, por que los tres restantes se encuentran archivados.

No obstante; esta observación, ya fue corregida dentro del proceso auditor por medio del auto N° 001-2009 de agosto 28 de 2009 donde se ordenó desagregar esta medida y elaborar un cuaderno de medidas cautelares para cada uno de los procesos. Anexo copia del auto de desagregación y copia del auto que decreta las medidas para cada proceso (11 folios).

Connotación de hallazgo No. 48. Por economía procesal se profirió La observación se mantiene un auto de medidas cautelares para los procesos 001-2007, 001-2007 A, 002-2007, 004-2006, 0010-2007, pero se aclara, que esto sucedió Toda vez que la Contraloría acepta que se presentó solo para los procesos que se lleva contra la licenciada Irma Yaneth la situación descrita Alomia, que son cinco. Por que los demás procesos que se tramitan en esta oficina cada uno tienen su cuaderno de medidas cautelares.

Por lo expuesto anteriormente se le recuerda a la auditoria, que no se puede juzgar a una persona dos veces por el mismo delito. Artículo 21 Código de Procedimiento Penal y artículo 29 de la Constitución Nacional. Se anexa copia (5 folios).

Procesos de Responsabilidad Fiscal: Se decretan Connotación de hallazgo No. 47. Esta observación fue objeto de prorrogas de términos cuando estos ya se han vencido auditoria vigencia 2007, por recomendación de la misma se decreto auto de prorroga en estos procesos, la cuales fueron realizadas en trabajo de campo, subsanando esta observación mediante acta Nº 001 de abril 21 de 2008. Además el auto de prorroga es del 09 de abril de 2008 y no del 08 de mayo de 2008, como se expresa en la observación. Anexo copia del acta, informe de auditoría vigencia 2007, pagina 49 y de los autos de prorrogas. Además en ambos procesos están a la espera del resultado del análisis contable que como se expreso anteriormente la funcionaria con experiencia al respecto inicia su gestión a partir de mediados de octubre.

48

47

No.

OBSERVACIONES EN EL INFORME PRELIMINAR DE AUDITORIA

50

No.

RESPUESTA DE LA CONTRALORÍA MUNICIPAL

Procesos de Responsabilidad Fiscal En el proceso 004 de 2006 se evidenció que la declaración juramentada fue recibida para dos procesos diferentes y por hechos diferentes.

OBSERVACIONES DEL EQUIPO AUDITOR DE LA AGR

29

Connotación de hallazgo No. 50. Se recibieron para los dos La observación se mantiene. procesos por tratarse de hechos conexos, ya que ambos tienen el misma connotación, pagos sin soportes si miramos el hallazgo del Toda vez que la Contraloría acepta que se presentó proceso 004-2006 “la Institución Educativa Simón Bolívar, realizo la situación descrita. retiros que se evidencia en el extracto y libro de bancos, pero no tienen soportes” y el proceso 001-2007 A. “se encontraron cheques girados a la secretaria tesorera sin ningún soporte”

A esto se suma, el impedimento que para la ubicación de los presuntos responsables datos que no se encuentran en las hojas de vida en la alcaldía o tienen cambio de domicilio, además no se presentan en los términos de notificación como bien lo expreso la auditora en el caso de la notificación por edicto, ahora si es notificación por edicto, nos encontramos con la problemática de los apoderados de oficio, además tanto en los auto de apertura y los auto de imputación, en las pruebas aportadas nos encontramos con situaciones que las mismas requieren del análisis de profesionales normalmente en el área contable, de ingeniería y arquitectura los cuales en la planta de cargo son una contadora y un arquitecto los cuales están con funciones de realizar auditorías, revisión de cuenta, quejas y otras labores, por lo que se ha procedido a contratar personal de apoyo para tratar de agilizar los procesos. En este momento nos encontramos que el arquitecto contratado para las inspecciones de los procesos de obra 19 ya rindió el informe y a la fecha se están profiriendo los respectivos auto de imputación y/o archivo y para los procesos que se necesita del análisis contable la persona designada es la profesional universitaria de planta que fue líder en la auditoria de educación, encargada de hacer el traslado de los 185 hallazgos, realizar auditoria en bomberos continuar el trámite de quejas; sin embargo se programó para realizar estos análisis a partir del 15 de octubre de 2009, se anexan copia de lo dicho (5 folios).

término máximo que otorga el artículo en mención y términos, no obedece a negligencia de la entidad, sino que debido a contraviniendo los principios de celeridad y economía situaciones de fuerza mayor, ya que nuestro fin es dar cumplimiento a los términos establecidos en la ley, pero desafortunadamente en la procesal. contraloría la falta de recurso de humano y carga laboral en la oficina de responsabilidad fiscal hace imposible dar cumplimiento a los términos, ya que solo cuenta en la planta de personal con la jefe y la secretaria, en estos momentos contamos con una abogada sustanciadora. Estos mismos funcionarios sustancian los procesos de Responsabilidad Fiscal, administrativos sancionatorios, Jurisdicción Coactiva, Judiciales y procesos disciplinarios.

OBSERVACIONES EN EL INFORME PRELIMINAR DE AUDITORIA

51

No.

Por auto de trámite se decretó la acumulación para los procesos 0012007 A y 004-2006, anexo copia. Por lo anterior solicito que se levante la observación (9 folios).

Justamente en cumplimiento del principio de economía, se utilizo una declaración para los dos procesos, con el fin de agilizar las decisiones, que los procedimientos se adelantaran en el menor tiempo y con la menor cantidad de gastos de quienes intervienen en ellos, que no se exijan más documentos y copias que los estrictamente necesarios, ni autenticaciones ni notas de presentación personal sino cuando la ley lo ordene en forma expresa.

RESPUESTA DE LA CONTRALORÍA MUNICIPAL

30

A esto se suma, el impedimento que para la ubicación de los presuntos responsables datos que no se encuentran en las hojas de vida en la alcaldía o tienen cambio de domicilio, además no se presentan en los términos de notificación como bien lo expreso la auditora en el caso de la notificación por edicto, ahora si es notificación por edicto, nos encontramos con la problemática de los apoderados de oficio, además tanto en los auto de apertura y los auto de imputación, en las pruebas aportadas nos encontramos con situaciones que las mismas requieren del análisis de profesionales normalmente en el área contable, de ingeniería y arquitectura los cuales en la planta de cargo son una contadora y un arquitecto los cuales están con funciones de realizar auditorías, revisión de cuenta, quejas y otras labores, por lo que se ha procedido a contratar personal de apoyo para tratar de agilizar los procesos. En este momento nos encontramos que el arquitecto contratado para las inspecciones de los procesos de obra 19 ya rindió el informe y a la fecha se están profiriendo los respectivos auto de imputación y/o

Procesos de Responsabilidad Fiscal Inactividad Connotación de hallazgos No. 45, 49 y 51: Se observó que los procesal e incumplimiento de términos hallazgos No. 45, 49 y 51 tienen la misma connotación de incumplimiento de términos, por lo que se hace necesario unificarlos; sin embargo vale la pena aclarar que el incumplimiento en los términos, no obedece a negligencia de la entidad, sino que debido a situaciones de fuerza mayor, ya que nuestro fin es dar cumplimiento a los términos establecidos en la ley, pero desafortunadamente en la contraloría la falta de recurso de humano y carga laboral en la oficina de responsabilidad fiscal hace imposible dar cumplimiento a los términos, ya que solo cuenta en la planta de personal con la jefe y la secretaria, en estos momentos contamos con una abogada sustanciadora. Estos mismos funcionarios sustancian los procesos de Responsabilidad Fiscal, administrativos sancionatorios, Jurisdicción Coactiva, Judiciales y procesos disciplinarios.

OBSERVACIONES EN EL INFORME PRELIMINAR DE AUDITORIA

“No se dio constante impulso procesal a las investigaciones fiscales.”

El hallazgo quedará así:

Toda vez que la Contraloría acepta que se presentó la situación descrita.

La observación se mantiene

OBSERVACIONES DEL EQUIPO AUDITOR DE LA AGR

Procesos de Responsabilidad Fiscal : Se observó que en algunos procesos los apoderados de oficio designados no responden al llamado de la Contraloría Distrital de Buenaventura y sin embargo esta no ha procedido a poner en conocimiento de la entidad competente el incumplimiento del Estatuto del abogado

Procesos de Responsabilidad Fiscal: Al decretarse Connotación de hallazgo No. 54. Las pruebas si se tienen en cuenta una nulidad las pruebas conservan su valor, tal como lo en el auto que se decreta la nulidad. En la parte del resuelve articulo 6 se cita “Las pruebas practicadas legalmente conservaran su plena establece el artículo 37 de la Ley 610 de 2000. validez”. Para el caso que nos ocupa, si bien es cierto que antes de Por lo anterior se cuestiona que la Contraloría Distrital de decretar la nulidad ya el presunto responsable fiscal había rendido Buenaventura cite a los presuntos responsables a rendir versión libre, se llama nuevamente a declarar para que amplíe la versión libre después de decretarse la nulidad, cuando declaración y aportes las pruebas que sustenten el hecho ya que la antes de dicho auto ya se le había recibido versión libre declaración antes rendida, fue por todos los hechos anteriores que y no se observa que se haya decretado ampliación de la muchas veces por el cúmulo de información no se clarifican bien, misma además se desconoce las direcciones de las personas relacionadas en la misma declaración, para llamarlas a que rindan sus testimonios. Así mismo el funcionario que tomo la primera declaración es diferente al actual y por existir dudas en la misma se procedió a llamar

53

54

El hallazgo quedará así:

La observación se mantiene Toda vez que la Contraloría acepta que se presentó la situación descrita.

OBSERVACIONES DEL EQUIPO AUDITOR DE LA AGR

31

“No se informó a la autoridad competente en los casos en que se observó renuencia de los apoderados de oficio designados sobre incumplimiento del Estatuto del Abogado.”

El hallazgo quedará así:

Toda vez que la Contraloría acepta que se presentó la situación descrita, no basta con que en el auto se diga que las pruebas mantienen su validez, es necesario que esto se vea reflejado en la práctica.

La observación se mantiene

Connotación de hallazgo No. 53. Ya se tomaron los correctivos La observación se mantiene necesarios y mediante oficio 40-07.08 de octubre 05 de 2009 se envió información a la Oficina de Apoyo Judicial de Buenaventura, Toda vez que la Contraloría acepta que se presentó comunicando la irregularidad y los nombres de los abogados que la situación descrita hemos designado, y en lo sucesivo se seguirá enviando si los apoderados de oficios no comparecen a nuestro llamado. Anexo copia del oficio (2 folios).

“No existió coherencia en las actuaciones procesales En cuanto al proceso 001-2007 A, Por error de archivo los autos de surtidas en los procesos 002 de 2007 y 001 – 2007 En el proceso 001 – 2007 A el auto de fecha 8 de mayo prorrogas, se insertaron en expedientes diferentes. Esta A.” de 2008 que decreta prórroga del término para práctica observación ya fue subsanada, anexo copia de los autos en mención de pruebas se observa que en el numeral 1 se hace (5 folios). mención a un presunto daño patrimonial por valor de $8.439.400 mientras que en el auto de apertura el presunto daño fue de $11.701.742.

Connotación de hallazgo No. 52. Debido a que se trabaja sobre guarde y copia del mismo modelo de procesos anteriores donde se cambia los datos y valores y como es la misma implicada para cinco procesos se cometió el error en la transcripción, pero ya se tomaron los correctivos pertinentes, anexo copia del auto que corrige el error y de la notificación por estado.

Procesos de Responsabilidad Fiscal: En el proceso 002 de 2007 procesos se advirtió que no hubo coherencia entre la notificación del auto de imputación (edicto) y el auto que se está notificando así como entre el valor del presunto daño en el auto de imputación y en el auto que decretó medidas cautelares no son coincidentes.

archivo y para los procesos que se necesita del análisis contable la persona designada es la profesional universitaria de planta que fue líder en la auditoria de educación, encargada de hacer el traslado de los 185 hallazgos, realizar auditoria en bomberos continuar el trámite de quejas; sin embargo se programó para realizar estos análisis a partir del 15 de octubre de 2009, se anexan copia de lo dicho (5 folios).

RESPUESTA DE LA CONTRALORÍA MUNICIPAL

52

No.

OBSERVACIONES EN EL INFORME PRELIMINAR DE AUDITORIA

55

No.

Rendición y Revisión de Cuentas: No se han trasladado los hallazgos configurados en la revisión de cuentas y en los ejercicios auditores, los cuales se encuentran relacionados en los cuadros Nos: 12, 13 y 14 del presente informe de auditoria preliminar.

OBSERVACIONES EN EL INFORME PRELIMINAR DE AUDITORIA

13 1 3 0 0 0

28 6 7 8 0 0

32

Secretaria de Educación e Infraestructura Vial 142 60 112

Concejo Distrital

Terminal de Transporte

DISC FISCAL PENAL DISCI PENAL FISCAL

CONCEPTO HALLAZGOS ENCONTRADOS HALLAZGOS TRASLADADOS

HALLAZGOS TRASLADADOS DE AUDITORIA

Connotación de hallazgo No. 55. Los traslados de hallazgo por rendición de cuenta han disminuido esto debido a que se han efectuado Planes de Contingencia, se revisaron estos informes de los cuales se desestimaron 96 hallazgos ya que se solicito la información a los diferentes entes y esta fue aportada; los restantes hallazgos, se están trasladando a las entidades respectivas. Cabe mencionar que La Oficina de Control Fiscal cuenta con tres (3) funcionarios para realizar las auditorias y revisión de las rendiciones de cuenta por tanto no se cuenta con el personal y tiempo suficiente para realizar todas las actividades. En cuanto a los traslados de hallazgos por auditoria se están efectuando y a la fecha se han trasladado los que se relacionan en el siguiente cuadro:

nuevamente al presunto responsable rendir declaración, en aras de contar con mas acervo probatorio para tomar decisión correspondiente. Se anexa copia de la versión libre del señor Oscar Antonio Rentería (5 folios).

RESPUESTA DE LA CONTRALORÍA MUNICIPAL

“No se cumplió con lo establecido en el art. 37 de la Ley 610 de 2000 sobre la valoración probatoria.”

El hallazgo quedará así:

La observación se mantiene. La respuesta de la entidad confirma lo observado por la AGR en trabajo de campo.

OBSERVACIONES DEL EQUIPO AUDITOR DE LA AGR

56

No.

15 4 5 0 0 0

28 4 4 1 0 2

22 12 1 10 1 6

36 2 2 0 0 0

18 4 9 8 0 2

Fuente: Oficina de Control Fiscal

TOTALES 302 93 143 58 30 29

Institución Educativa Néstor Urbano Tenorio

Institución Educativa Liceo del Pacifico

Secretaria de Salud Publica

Hospital Luis Ablanque de la Plata

Residuos Sólidos y Plazas de Mercado

31 30 19

RESPUESTA DE LA CONTRALORÍA MUNICIPAL

OBSERVACIONES DEL EQUIPO AUDITOR DE LA AGR

33

Rendición y Revisión de Cuentas: No se han Connotación de hallazgo No. 56. Se dictamina dentro del proceso La observación se mantiene. dictaminado los estados financieros de las cuentas de Rendición de Cuentas ya que los que revisan la cuenta y realizan las auditorias hay incluidos contadores titulados y lo único que falta La respuesta de la entidad confirma lo observado por

OBSERVACIONES EN EL INFORME PRELIMINAR DE AUDITORIA

57

No.

OBSERVACIONES DEL EQUIPO AUDITOR DE LA AGR

en este procedimiento es la legalización que formalice el dictamen. la AGR en trabajo de campo. De igual manera, se está programando para la vigencia 2010 auditorías para realizar el dictamen a los estados financieros de los diferentes sujetos de control. Es de anotar y reiterar que para el cumplimiento de todo esto se han realizado los esfuerzos humanamente posibles ya que no se cuenta con el personal suficiente para realizar todas estas actividades.

RESPUESTA DE LA CONTRALORÍA MUNICIPAL

34

Si bien es cierto, de conformidad con los literales b), j) y l) del artículo 4 de la Ley 87 de 1993 “Por la cual se establecen normas para el ejercicio de control interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones”, se deben implementar como elementos del Sistema de Control Interno Institucional la definición de políticas como guías de acción y procedimientos para la ejecución de procesos, así como, la simplificación y actualización de normas y procedimientos. Pero dado el grado importancia de este proceso la Contraloría Distrital de Buenaventura según el acuerdo No. 11 de 2001 donde se modificó la estructura orgánica y la planta de cargos de la Contraloría Distrital de Buenaventura no cuenta con personal suficiente para establecer dicho proceso en su totalidad a pesar que se hicieron grandes esfuerzos para realizar el informe de la Deuda Pública en la vigencia 2008. Se anexa acuerdo No. 11 de 2001 en hallazgo 17.

En cuanto a la adopción del Sistema de Gestión de Connotación de hallazgo No. 57: La “Prestación del Servicio La observación se retira. Calidad, la Contraloría no incorporo dentro de los Macro” según definición de la Contraloría General de la República procesos y procedimientos misionales, la “Prestación del dice: “En virtud de lo anterior, una de las funciones de la CGR es Se acepta la respuesta dada por la entidad en su Servicio Macro”. evaluar, en el nivel agregado, el comportamiento de las finanzas del escrito de contradicción. Estado y el grado de cumplimiento de los objetivos macroeconómicos expresados por el Gobierno. Los resultados del control fiscal macro se materializan en diversos informes, algunos de carácter constitucional, como el informe anual sobre las Finanzas del Estado, la Situación de la Deuda, la Cuenta General del Presupuesto y el Tesoro, la Auditoría al Balance General de la Nación y el Informe Financiero Mensual; al igual que en otros espacios, como la revista Economía Colombiana, en la realización de foros y seminarios en los que se discuten con otras entidades o analistas externos, temas de coyuntura económica y fiscal.”

OBSERVACIONES EN EL INFORME PRELIMINAR DE AUDITORIA

No.

OBSERVACIONES EN EL INFORME PRELIMINAR DE AUDITORIA

OBSERVACIONES DEL EQUIPO AUDITOR DE LA AGR

35

Por lo anterior, no nos explicamos porque se afirma en el párrafo siguiente Numeral “3.2.1 Implementación del Modelo Estándar de Control Interno – MECI y Sistema de Gestión de Calidad En atención a las directrices impartidas por la Auditoria Delegada en el memorando con radicado No. 20092100004513 de 13/02/2009, se diligenció y se verificaron los elementos y productos a evaluar contenidos en la tabla elaborada por la AGR, para evaluar el MECI y el SGC; observándose que en la entidad se surtieron las cuatro etapas de que trata el Decreto No 1599 de 2005, evidenciándose la existencia de los tres subsistemas, nueve componentes y 29

Al igual con el informe de Audiencia Pública que realizaron el día 4 de septiembre de 2009, presentado a la comunidad sobre los resultados de la auditoria y donde se exaltaba la buena gestión de la Contraloría y las deficiencias ya subsanadas en todos los procesos, incluyendo el proceso financiero en un 80%, situación que no se presentó desde la vigencia 2000 según palabras del Auditor Delegado para la vigilancia de la Gestión Fiscal Dr. FREDDY CESPEDES VILLA.

No obstante, dicho seguimiento fue evidenciado y presentado al auditor mediante la carpeta de Seguimiento a los Planes de Mejoramiento y sus anexos de cumplimiento por parte de la Asesora de Control Interno. Se anexa copia en la sección de Recomendaciones Lineamientos de control interno contable.

El equipo auditor se contradice, puesto que prueba de ello está en el La observación se mantiene, con base a lo avance presentado en el Plan de mejoramiento de la vigencia 2007 evidenciado en trabajo de campo y lo consignado en evaluado en éste informe en la página 13, punto 3.1. “Seguimiento el punto 3.1 y 3.2 de este informe. al Plan de Mejoramiento Vigencia 2007: En el seguimiento efectuado por el equipo auditor a las acciones formuladas en el plan se pudo evidenciar que la Contraloría, cumplió subsanando las deficiencias observadas en el proceso de participación ciudadana, procesos fiscales, proceso auditor. El proceso financiero y contable se evidenció un cumplimiento del 80% en la metas formuladas por la entidad; el 20% equivalente a ocho observaciones de la AGR e igual número de acciones correctivas que propuso la entidad”; donde, en la vigencia 2008 se tenían por ejecutar dos planes de mejoramiento 2006 y 2007 dando cumplimiento a cabalidad al del 2006 y con grandes avances para el 2007.

“Página No. 13. “3.2. Sistema de Control Interno

RESPUESTA DE LA CONTRALORÍA MUNICIPAL

No.

OBSERVACIONES EN EL INFORME PRELIMINAR DE AUDITORIA

OBSERVACIONES DEL EQUIPO AUDITOR DE LA AGR

La observación se mantiene.

“ Proceso Contable

36

Se debe mantener un mejoramiento continuo en la depuración de los estados financieros; muy bien por Estas cuentas continúan en el proceso de depuración y saneamiento esa labor a desarrollar. No obstante la observación el cual una vez finalizados se harán las conciliaciones mensuales o se mantiene. semestrales contando con el seguimiento y asesoría de control

3.2.2 Sistema de Control Interno por Procesos

Si bien es cierto, de conformidad con los literales b), j) y l) del artículo 4 de la Ley 87 de 1993 “Por la cual se establecen normas para el ejercicio de control interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones”, se deben implementar como elementos del Sistema de Control Interno Institucional la definición de políticas como guías de acción y procedimientos para la ejecución de procesos, así como, la simplificación y actualización de normas y procedimientos. Pero dado el grado importancia de este proceso la Contraloría Distrital de Buenaventura según el acuerdo No. 11 de 2001 donde se modificó la estructura orgánica y la planta de cargos de la Contraloría Distrital de Buenaventura no cuenta con personal suficiente para establecer dicho proceso en su totalidad a pesar que se hicieron grandes esfuerzos para realizar el informe de la Deuda Pública en la vigencia 2008.

Los resultados del control fiscal macro se materializan en diversos informes, algunos de carácter constitucional, como el informe anual sobre las Finanzas del Estado, la Situación de la Deuda, la Cuenta General del Presupuesto y el Tesoro, la Auditoría al Balance General de la Nación y el Informe Financiero Mensual; al igual que en otros espacios, como la revista Economía Colombiana, en la realización de foros y seminarios en los que se discuten con otras entidades o analistas externos, temas de coyuntura económica y fiscal.”

“3.2.1 Implementación del Modelo Estándar de Control Interno – Se retira la observación. MECI y Sistema de Gestión de Calidad Se acepta la respuesta de la entidad; por lo tanto se La “Prestación del Servicio Macro” según definición de la retira la observación del informe de auditoría. Contraloría General de la República dice: “En virtud de lo anterior, una de las funciones de la CGR es evaluar, en el nivel agregado, el comportamiento de las finanzas del Estado y el grado de cumplimiento de los objetivos macroeconómicos expresados por el Gobierno.

elementos integrantes del modelo, adoptados mediante actos administrativos internos expedidos por la Contraloría Distrital. Anexo evaluación de componentes MECI

RESPUESTA DE LA CONTRALORÍA MUNICIPAL

No.

OBSERVACIONES EN EL INFORME PRELIMINAR DE AUDITORIA

Estas deficiencia encontradas se han presentado por no tener el software funcionando como debe ser, insisto para que dialoguen con el proveedor, pues la verdad los esta perjudicando. De otra parte si no se pone a funcionar el programa, por parte de la Contraloría, se puede llegar presuntamente a un detrimento patrimonial, pues se adquirió algo que no se le esta dando función alguna. Además deben tener sumo cuidado al colocar las fechas en los CDP, RP y las resoluciones.

Precisamente, por la realización de seguimiento a todos los procesos y la realización de los monitoreos en la expedición de Certificados de Disponibilidad Presupuestal, Registro Presupuestal, Resoluciones de Ordenamiento del gasto razón por la cual se opto por realizar la corrección. Los comprobantes de egreso si están con una numeración inmodificable ya que estos se generan directamente del sistema. Se anexa formato de monitoreo del gasto.

37

Control interno ha venido realizando seguimiento del inventario de la revisión de cuentas, de las capacitaciones que se le ha dado a los sujetos de control y la relación con estos. De ahí el gran avance. Se confirma lo expresado en el informe de

Revisión de Cuentas

Para el monitoreo del proceso de Responsabilidad Fiscal fue elaborado un “Formato de Control de Procesos” para Responsabilidad La observación se mantiene. Fiscal, formato que fue modificado por la jefe de la oficina por recomendación de la Auditoria el cual se anexa a este informe. La entidad con su respuesta acepta lo observado.

Procesos de Responsabilidad Fiscal

Se le informa al equipo auditor que fueron presentados los seguimientos realizados por la Oficina de Control Interno al proceso Se corrige la observación. de Participación Ciudadana, a los eventos que se han realizado para fortalecer la difusión de los mecanismos de participación y el Se corrige en el informe que en promedio se acercamiento de acuerdo a la Constitución y las Leyes con relación a utilizaron entre seis y ocho meses la comunidad. Además; cabe anotar que se ha realizado grandes esfuerzos, esto debido a que el proceso de participación ciudadana está a cargo de un solo funcionario quien está a cargo también de auditorías.

“Participación Ciudadana”

La observación se mantiene.

OBSERVACIONES DEL EQUIPO AUDITOR DE LA AGR

Presupuesto

Cabe destacar también, que dentro de la Asesoría y el acompañamiento que le ha dado Control Interno, se han realizado reuniones para establecer mecanismos de mejora en los procesos y corrección de las observaciones del Plan de Mejoramiento. Se anexa copia.

interno.

RESPUESTA DE LA CONTRALORÍA MUNICIPAL

No.

OBSERVACIONES EN EL INFORME PRELIMINAR DE AUDITORIA auditoría.

OBSERVACIONES DEL EQUIPO AUDITOR DE LA AGR

Se destaca la labor de reconstrucción de la contabilidad, pero debo decirles que se fueron muy atrás lo que conllevo a la perdida de tiempo. La solución mas practica que ha debido hacer la Contraloría era tomar los saldos mas recientes que traían en la parte contable y empezar a hacer los ajustes y las depuraciones contables a través de actas en la que debió haber participado Control Interno.

3.4.1 Vigencia 2008

38

La observación se mantiene. Caja y Bancos Caja Menor 2008 y 2009. Con base a la Resolución de Apertura de caja menor No.0008 de Es necesario aclarar la resolución 032, ya que allí se

Por último, cabe resaltar que el control que ha realizado el proceso de Control Interno ha sido evidenciado además en los informes de auditoría interna de MECICALIDAD y los planes de mejoramiento suscritos con cada uno de los procesos.

Con las múltiples falencias que venían de vigencias anteriores (2007 hacia atrás) se implementaron acciones de mejora para corregir procesos y registros, lo que ocasiono una pérdida de tiempo significativa y un atraso en las acciones a ejecutar en las vigencias 2008 y 2009. Prueba de ello está la adquisición del programa contable que integra las áreas de contabilidad, tesorería y presupuesto, la contratación de personal para la reconstrucción de contabilidad 2004-2007 para continuar con los saldos reales para la vigencia 2008.

. Control a la planeación y programación

Se mantiene la observación.

3.4 PROCESO CONTABLE

Cabe anotar, que este seguimiento es y seguirá siendo uno de los pilares de Control Interno, pero se le informa a la Auditoria que no existe personal suficiente para la realización de los traslados de hallazgos; sin embargo, la administración llego un compromiso con los funcionarios para que se realizaran los traslados de hallazgos los días sábados y así poder avanzar en este proceso. Pero también es de informar que existen inconvenientes puesto que en el momento se cuenta con una sola fotocopiadora y existen hallazgos con pruebas de hasta 500 folios y esta máquina está a disposición de toda la oficina. Anexo copia.

Se ha ejercido la mayor supervisión posible a las actividades programadas con el fin de subsanar las deficiencias reportadas en el Plan de Mejoramiento de las vigencias 2006 y 2007, prueba de ello Se confirma lo expresado en el informe de auditoría está en el cumplimiento de estas.

Auditorías

Anexo copias.

RESPUESTA DE LA CONTRALORÍA MUNICIPAL

No.

OBSERVACIONES EN EL INFORME PRELIMINAR DE AUDITORIA

La observación se mantiene.

Es conveniente verificar si la Secretaria Distrital de Buenaventura, posee un estatuto orgánico de presupuesto, si lo tiene la Contraloría se debe regir por esas normas, si no pueden tomar las normas nacionales y por analogía aplicarlas para que no se cometan mas errores.

nombran los rubros y no las cuantías a gastar en cada rúbrica. Además los gastos de caja menor deben ser urgentes necesarios e imprescindibles. Si bien la Resolución 08 efectivamente tiene el valor total de la caja menor no esta discriminado el valor que se puede utilizar en cada rubro.

OBSERVACIONES DEL EQUIPO AUDITOR DE LA AGR

39

Ingresos no Tributarios

Se realizó el ajuste de los 74 y 173,38 pesos Así: 3- 58159301 74 11100502 74

En cuanto el saldo de $173,38 anterior es cierto, ambas situaciones se repitió por un error humano el cual no se volverá a cometer prueba de ello Anexamos nota de ajuste donde se corrige el error.

La observación se mantiene.

Esta observación en cuanto a los espacios en blanco y a los saldos fue corregido en el transcurso de la auditoria, por consiguiente esto queda como beneficio de la Auditoria y se mantiene. En cuanto al Ninguna de las facturas de reembolso de caja menor anteriores se registro especialmente de los reembolsos, esta encuentra a nombre de la responsable de caja menor la cual se llama observación queda por cuanto quedo mal Nora Idaly Caicedo Perea. diligenciado el libro, es necesario tener presente esta observación para que a futuro no se cometa este mismo error. Según hallazgo No. 1 reportado en la Auditoría practicada de la vigencia 2007 los 74 pesos estaban con saldo negativo ($-74) valor La observación se mantiene. que fue ajustado en su momento por el equipo de profesionales que reconstruyeron la contabilidad de 2004-2007 y ajustado en la Efectivamente estos saldos se debieron ajustar ya contabilidad de 2008, pero debido a premura para efectuar la que no es posible presentar una cuenta en rendición de Cuentas vigencia 2008, se repitió el ajuste reflejando este sobregiro, por ningún valor. valor con saldo positivo.

El libro fue corregido durante el proceso de la auditoría, llenando cada uno de los espacios en blanco; en el último reembolso de caja se asentó el comprobante de egreso en la fecha que corresponde, dicho libro se encuentra al día, en orden cronológico con su respectivo saldo a la fecha (anexamos copia del libro).

febrero 19 de 2008, me permito hacer las siguientes aclaraciones: la entidad posee la Resolución No. 0032 de mayo 10 de 2005 y Resolución No.0008 de enero 13 de 2009 “Por medio del cual se expide el estatuto de la caja menor de la Contraloría de Buenaventura” donde se encuentran especificados cada uno de los rubros que se destinarán a los gastos de menor cuantía según (Art. 2º), en cuanto a la resolución de apertura esta contiene la cuantía, el responsable del manejo y la finalidad (Anexamos dichas resoluciones).

RESPUESTA DE LA CONTRALORÍA MUNICIPAL

No.

OBSERVACIONES EN EL INFORME PRELIMINAR DE AUDITORIA

La observación se mantiene.

Los saldos no detallados a que me refiero son los valores que arrastraron de diciembre de 2007, en el libro en el 2008 se detallan los pagos pero no se sabe a quien corresponde entonces debe uno remitirse a la contabilización inicial.

OBSERVACIONES DEL EQUIPO AUDITOR DE LA AGR

La observación se mantiene.

40

los pasivos por valor de $58.549.600 son saldos Es necesario hacer gestión respecto de las cifras del

La observación se mantiene. “Clase Pasivos En el caso de

Es necesario efectuar este ajuste, para dar cumplimiento al Manual de procedimiento del sistema general de contabilidad pública. La entidad en su respuesta acepta lo observado.

La observación se mantiene.

En el mes de julio se reclasificó el saldo de la cuenta licencias y software con la cuenta 310590. Anexamos la Nota Contable 635 de julio 2009, y a partir de la fecha se contabilizará las compras de licencias y software de acuerdo al cumplimiento del manual de procedimientos contables.

Intangibles

La contabilización en las cuentas de orden de los computadores recibidos en comodato sin contraprestación de servicios se realizó en el mes de julio del 2009 por medio de la Nota Contable No. 636 que adjuntamos.

“La entidad recibió en comodato computadores por parte de la La observación se retira. Auditoría General de la República, sin contraprestación de servicios y fueron contabilizados en las respectivas cuentas. Se acepta la respuesta de la entidad. Pero omitieron contabilizarlas en las cuentas de orden para su control, acreditando la subcuenta 934619 y debitando la 991506 bienes recibidos de terceros.”

En el caso de los ajustes por inflación de la propiedad planta y equipo Esta corrección es muy valedera, pero deben se está en el proceso de su desmonte, ya se finalizó el inventario hacerlo antes que finalice la vigencia 2009. físico y se hará la conciliación correspondiente.

“Propiedad Planta y Equipo

Las cuentas 142090 con saldo $376.000, 140190 por $1.398.000 y la Estamos de acuerdo, estas cifras deben ser cuenta 142003 por $182.016 estos son saldos productos de la evaluadas en el comité y dejar constancia de la reconstrucción de la contabilidad de las vigencias 2004, 2005,2006 y decisión a tomar. 2007 que por desconocimiento de su procedencia y falta de soportes serán sometidas a discusión en el Comité de Sostenibilidad Contable para determinar los ajustes correspondientes.

Avances y anticipos entregados

De acuerdo a lo anterior, el auxiliar por tercero muestra en forma detallada los saldos por cobrar y a quien corresponde; además, esta cuenta se encuentra en proceso de saneamiento. Anexamos copia de los auxiliares por tercero

RESPUESTA DE LA CONTRALORÍA MUNICIPAL

No.

OBSERVACIONES EN EL INFORME PRELIMINAR DE AUDITORIA

-0

41

“Desembolsos

No obstante a todo lo anterior y de acuerdo con la recomendación de la Auditoria General se opto por crear el comité según Resolución 0163 septiembre 7 de 2009.

Lo anterior sin perjuicio de las responsabilidades y autonomía que caracterizan el ejercicio profesional del contador público. Por tal razón, y con base al acuerdo No. 11 de 2001 donde se modificó la estructura orgánica y la planta de cargos de la Contraloría Distrital de Buenaventura no cuenta con personal suficiente para establecer dicho comité. Se anexa acuerdo No. 11 de 2001 y resolución 357 del 23 de julio de 2008 en hallazgo 17.

La Resolución 357 del 23 de julio de 2008 “por la cual se adopta el procedimiento de Control interno contable y de reporte del informe anual de evaluación a la Contaduría General de la nación en la parte de procedimiento para la implementación y evaluación de control interno contable, punto 3. Procedimiento de control interno contable, 3.11 comité técnico de sostenibilidad contable el cual dice “dada la característica recursiva de los sistemas organizacionales y la interrelación necesaria entre los diferentes procesos que desarrollan los entes públicos, éstos evaluarán la pertinencia de construir e integrar el Comité Técnico de Sostenibilidad Contable, como una instancia asesora del área contable confiable, relevante y comprensible.

La observación se mantiene.

La observación se corrige. La observación se corrige en el contenido del informe, mencionando la resolución vigente. Se resalta que la entidad acogió la recomendación de la AGR, al crear el comité antes mencionado. Este comité es pertinente optarlo, y es una sana politica para la Contraloría, ya que aun hay cifras en los estados contables que se pueden depurar; con el fin de que la información sea confiable, relevante y comprensible, con el fin de mostrar la gestión pública que realiza la entidad.

“Comité de sostenibilidad En respuesta a las afirmaciones antes descritas, informamos que la resolución en mención no aplica, ya que esta fue derogada por la resolución 393 de 2007, ésta a su vez por la 034 de 2008, y finalmente por la 357 del 23 de julio de 2008 a la cual se le dio aplicabilidad con la presentación del informe anual sobre la evaluación del sistema de control interno contable vigencia 2008.

balance y más aun si fueron objeto de inclusión en el plan de mejoramiento; ya que si no se hace este cometido la observación se puede incluir como disciplinaria.

OBSERVACIONES DEL EQUIPO AUDITOR DE LA AGR

obtenidos del proceso de reconstrucción de la contabilidad 2004/2007, en esta vigencia 2009 se ha continuado en el proceso de depuración y saneamiento. En el caso especial de la cuenta 246090 $42.010.668: en el proceso de reconstrucción de los fallos de responsabilidad fiscal se llevaron a ésta cuenta, pero en el 2009 se reclasificó con la Nota de Contabilidad 651 y se llevó a la cuenta 290590 Otros recaudos a favor de terceros.

RESPUESTA DE LA CONTRALORÍA MUNICIPAL

No.

OBSERVACIONES EN EL INFORME PRELIMINAR DE AUDITORIA

Cuando se inicia un nuevo proceso como en el caso contable, y mas aun cuando no se tiene conocimiento a fondo del programa, se hace necesario efectuar una planificación, que para el caso concreto que nos ocupa, era necesario llevar un paralelo entre el sistema anterior y el nuevo sistema, precisamente con al animo de no hallar estos inconvenientes, que en ultimas se ve reflejado en la gestión realizada.

OBSERVACIONES DEL EQUIPO AUDITOR DE LA AGR

42

Se anexa copia de los CDP y RP elaborados a mano, un resumen de los registros de las operaciones presupuestales donde se observa lo siguiente:

Cabe anotar que la disponibilidad presupuestal que se tenía destinada para cada una de los rubros presupuestales no se vieron afectadas.

Se quiere hacer claridad que los CDP y RP elaborados a mano y en la hoja electrónica Excel no coinciden es su numero consecutivo, debido a que la información fue depurada por la tesorera que ostentaba el cargo en esos momento, que consideró que no ere necesario elaborar varios CDP por cada pago, como se venía presentando en el caso de los honorarios y remuneraciones personales indirecta; sino que se debía elaborar un solo documento por el valor total del contrato (CDP y RP), lo que genero que los consecutivos de los CDP y RP elaborados en la hoja electrónica Excel se modificaran.

Como puede darse cuenta, este caso se presentó en unos cuantos documentos sin que estos afectaran la disponibilidad presupuestal de cada uno de los rubros ejecutados. Además se cuenta con los soportes de los CDP y RP elaborados a mano.

Se presentaron casos donde la factura tiene fecha anterior a los CDP y RP, errores que se cometieron en la transcripción de dichos documento como se explicó en los párrafos anteriores. Antes de comprometer el recurso se certifica por parte del tesorero la disponibilidad presupuestal; como lo establece el decreto 111 de 1996, art. 71; Ley 38 de 1989 art. 86; Ley 179 de 1994 art. 49.

La información de los CDP y RP se encontraban elaborados a mano, en el momento de reconstruirlo en la hoja electrónica EXCEL, se Hay que aprender de los errores, esto es lo que se tomaron las fechas de los mismo en forma equivocada; es decir, la conoce coloquialmente como la experiencia persona que se encargo de registrar los datos lo hizo con la fecha de los comprobante de egreso y no con la que reposaba en el comprobante inicial (que estaba elaborado a mano).

En cuanto a la afectación presupuestal cabe aclarar que la Contraloría Distrital de Buenaventura, adquirió en el mes de abril de 2008, un software COMPTEL SYSTEM para el registro de las operaciones presupuestales, en el momento de usarlo se detecto fallas en su configuración debido a que los saldos que arrojaba el programa no correspondía a la información real. Por esta anomalía se vio la necesidad de reconstruir la información en la hoja electrónica EXCEL, hasta que el proveedor realizará los ajustes pertinentes.

RESPUESTA DE LA CONTRALORÍA MUNICIPAL

No.

OBSERVACIONES EN EL INFORME PRELIMINAR DE AUDITORIA

-1

Viáticos

Numero de los CDP Fecha Detalle o descripción Apropiación inicial Valor ejecutado Saldo por ejecutar

43

En cuanto a la cancelación de un gasto de viáticos a la ciudad de Cali por dos días, según comprobante 7506 de febrero 21, comprobante 7507 de febrero 21 y comprobante 7549 de marzo 13 de 2008, el tesorero de la época, liquido los viáticos por un error de apreciación de la diligencia que debía resolver ante el Juzgado sexto Penal del Circuito de Cali la Dra. Ana Betty Arboleda Hurtado- Contralora Distrital y al Señor Nelson Antonio Morales Conductor de la entidad, error que fue evidenciado por el funcionario de la auditoria, situación que produjo la notificación del caso a la Contralora a través de oficio de fecha 7 de Septiembre de 2009 por parte del tesorero, para que

No es valedera esta observación pues no se está violando el DECRETO 26 DE 1998 (Enero 8)”Por el cual se dictan normas de austeridad en el gasto público”.

Es de anotar que los desplazamientos realizados por la Representante legal fueron para cumplir labores inherentes al cargo que desempeña; que además fueron soportado con los cumplidos. Así mismo, se informa que el motivo de los viajes a diferentes ciudades del país fueron a capacitaciones, las cuales redundan en beneficio de la entidad, pues en la representante esta la responsabilidad dirigir, coordinar y controlar formulación de políticas y planes por lo cual se hace necesario capacitarse y capacitar a los funcionarios a su cargo. Lo que se ve reflejado en el mejoramiento del desempeño de la entidad.

De a cuerdo a la afirmación de la auditoria “Suma que consideramos alta debido a lo exiguo del presupuesto” recordamos a la auditoria que el rubro de viáticos presupuestado fue de $46.508.665 de los cuales se ejecuto $31.848.337 que equivale a un 68,47% que con relación al presupuesto ejecutado de la contraloría $914.728.055 esto representa el 5.08% de los $46 millones presupuestados. Observándose que lo ejecutado por la representante legal es el 2,3% del presupuesto total.

•13 •14 •15 •16 •17 •18

RESPUESTA DE LA CONTRALORÍA MUNICIPAL

Es correcto la Contraloría, nos allego copia de la consignación por el valor citado, situación que cambia la connotación del hallazgo.

Retira el hallazgo fiscal y se mantiene como administrativo.

La apreciación del equipo auditor fue muy clara en decir en los dos últimos renglones del Párrafo de viáticos “No queremos decir que no se efectúen gastos de viáticos sino que estos deben ser moderados”. Además en ningún momento se menciono el Decreto 26 de 1998, ni tacita ni explícitamente, ya que aquí no cabe la norma de austeridad.

Ä observación se mantiene.

OBSERVACIONES DEL EQUIPO AUDITOR DE LA AGR

No.

OBSERVACIONES EN EL INFORME PRELIMINAR DE AUDITORIA

Propiedad Planta y Equipo

44

En el mes de julio se reclasificó el saldo de la cuenta licencias y software con la cuenta 310590. Anexamos la Nota Contable 635 de julio 2009, y a partir de la fecha se contabilizará las compras de

Intangibles

Se cuenta con el inventario físico de la propiedad planta y equipo, se realizará la confrontación con los registros contables y así se podrá establecer los activos totalmente depreciados o dados de baja para realizar su retiro y contabilización en las cuentas de orden, para su control

-

Estos saldos son productos de la reconstrucción de la contabilidad de los años 2004-2007 los cuales siguen en proceso de depuración y saneamiento.

Deudores

Igual comentario que en la vigencia 2008.

Anexamos Nota Contable de corrección No.630. -

La observación se mantiene.

OBSERVACIONES DEL EQUIPO AUDITOR DE LA AGR

“3.4.2. Vigencia 2009

Acogiéndonos a el artículo 83 de la Constitución Nacional de Colombia, la Contralora Distrital ha obrado de buena fe y en ningún momento efectuó uso indebido de los recursos de la entidad cuando se le liquido los viáticos en mención, pues actuando con la convicción errada e invencible de que su conducta no constituye falta disciplinaria (Art. 28, numeral 6. Ley 734 de 2002). Ya que en diferentes ocasiones en que no se ha realizado diligencia donde se ha generado viáticos ella ha hecho la respectiva devolución, así mismo en una ocasión en que el teléfono celular privado de la contraloría tuvo un alto costo ella cancelo de su propio peculio el 58% del valor adeudado, sin necesidad de requerimientos de cobro. Se anexa copia de lo enunciado.

hiciera la respectiva devolución de los dineros cancelados por valor de Setecientos Un Mil Trescientos Cuarenta y Cuatro Pesos Mcte ($ 701.344.oo). En la Cuenta Corriente No. 186-366209 del Banco de Bogotá. Por lo anterior estamos haciendo llegar a ustedes copia del recibo de consignación de la devolución de los dineros cancelados por parte de la Dra. Ana Betty Arboleda Hurtado y el señor Nelson Antonio Morales Ramírez.

RESPUESTA DE LA CONTRALORÍA MUNICIPAL

No.

OBSERVACIONES EN EL INFORME PRELIMINAR DE AUDITORIA

La observación se retira.

OBSERVACIONES DEL EQUIPO AUDITOR DE LA AGR

La observación se mantiene.

La observación se mantiene.

45

La inconsistencia con la Resolución No. 0189 fue corregida. Además La entidad en su respuesta acepta lo observado por en el caso de la conciliación de las cuentas por pagar de contabilidad la AGR. con presupuesto reiteramos que una vez subsanados el pasivo

Relación de Cuentas por Pagar

Actualmente se corrigió esta observación, se saco todas las copias de La entidad en su respuesta acepta lo observado por los CDP y RP vigencias 2008 y lo corrido del 2009, y se están la AGR. archivando apropiadamente para cada año.

Archivo de los registros presupuestales

El libro de vigencias futuras y el libro de reservas presupuestales no aplican para la Contraloría de Buenaventura.

Libro de ingresos, Libro de apropiaciones, compromisos obligaciones y pagos Libro Registro de cuentas por pagar

En relación a los libros presupuestales, si existen anexamos copia de los siguientes:

Libros de presupuesto

Por lo antes expuestos estamos enviando copias de las resoluciones y sus respectivos certificados de disponibilidad presupuestal.

Si se expidió la resolución de liquidación y modificación al La entidad envió copia de la Resolución de presupuesto de la Contraloría Distrital de Buenaventura en la Vigencia liquidación y modificación del presupuesto.. 2008, con su respectivo Certificado de Disponibilidad Presupuestal. Se le entrego el decreto de liquidación que expidió el municipio y se paso por alto por olvido involuntario anexarle a la desagregación del presupuesto la resolución de liquidación.

3.5 PROCESO DE PRESUPUESTO

Los pasivos aún se encuentran en proceso de saneamiento y depuración esperamos al culminar la vigencia del 2009 haber terminado este proceso.

Pasivos

licencias y software de acuerdo al cumplimiento del manual de procedimientos contables.

RESPUESTA DE LA CONTRALORÍA MUNICIPAL

No.

OBSERVACIONES EN EL INFORME PRELIMINAR DE AUDITORIA

La observación se mantiene.

OBSERVACIONES DEL EQUIPO AUDITOR DE LA AGR

Puesto que verificados los contratos objeto de observación se encuentra que le asiste razón a la Contraloría.

La observación se retira.

46

“En esta etapa contractual, se debe tener en cuenta que es La observación se retira. requisito de ejecución de los contratos tener aprobación de la póliza de acuerdo a lo preceptuado en el artículo 41 de la Ley 80 La Contraloría aporto los registros presupuestales en de 1993, y se evidenció en trabajo de campo que algunos la contradicción. contratos iniciaron antes de que se hubieran aprobado las pólizas, lo que es constitutivo de un presunto hallazgo de carácter disciplinario por celebración de contratos sin el lleno de requisitos legales, Art 48 ley 734 de 2002.”

Muy respetuosamente, nos permitimos informarle que los contratos mencionados no presentan dicha observación; lo que el texto dice es lo siguiente: “ la coordinación, supervisión y vigilancia del presente contrato, se realizará a través del jefe de la oficina…” es decir, en cada uno de los contratos la interventoría está a cargo de un jefe del área cuyas funciones tienen relación con el objeto contractual. Se anexa copia de los contratos auditados (018, 025, de 2008).

“En el texto de algunos contratos se asigna la función de interventoría a una oficina y no a un cargo, lo que impide tener certeza respecto del responsable de ejercer tal función, máxime cuando la Contraloría no procede a comunicar a nadie tal designación, esto fue evidenciado en los contratos Nos: 018 y 025 de 2008.”

Etapa contractual

los correctivos necesarios para el mejoramiento del

Toda vez que la Contraloría acepta que se presentó la situación descrita.

Etapa pre contractual Se tomarán mismo.

La observación se mantiene.

3.6 CONTRATACION, 3.6.1

Se anexa pagos de parafiscales correspondiente al mes de abril y La entidad en su respuesta acepta lo observado por junio de 2009, donde se demuestra los pagos efectuados, la AGR. aclarándose que parte de la demora es que el administrador del sistema se congestiona y no permite efectuar el pago a tiempo y aunado a esto el sistema se cierra a las 3:00 P.M.

3.5.2 Vigencia 2009

contable y actualizada las cuentas de presupuesto se hará la conciliación mensual. Anexamos copia de la Resolución corregida.

RESPUESTA DE LA CONTRALORÍA MUNICIPAL

No.

OBSERVACIONES EN EL INFORME PRELIMINAR DE AUDITORIA

47

Los Certificado de registro presupuestal si existen pero en el momento de la auditoria, estos se encontraban incorporados en los diferentes comprobantes de egresos que reposan en la oficina de tesorería; se procedió a sacar las copias y anexarlas en las diferentes carpetas de todos los contratos. Anexo copias de los respectivos Certificados de Registro Presupuestal.

“Se determinó que en ninguna de las carpetas de los contratos auditados (Contratos No. 025 de 2008, 062 de 2008, 018 de 2008, 036 de de 2008, 037 de 2008 y 038 de 2008) reposa el registro presupuestal, el cual es un requisito de perfeccionamiento del contrato de conformidad con lo establecido en el artículo 71 del decreto 111 de 1996 y su inobservancia es constitutiva de investigación disciplinaria.”

Cabe anotar, que analizado el Art 48 ley 734 de 2002, este no aplica ya que no es el caso en mención; sin embargo según concepto la auditoria la califica como conducta dolosa “y no es el caso de la contraloría, ya que esta obró de buena fé al solicitar la póliza de cumplimiento al contratista cuando la misma ley no obliga al cumplimiento de este requisito cuando los contratos son inferiores de menor cuantía.

No obstante, en aras de atender los requerimientos de la AGR, los contratos de prestación de servicios a partir del mes de septiembre de 2009 inician con la aprobación de la póliza.

Si bien las Actas de Aprobación de las Pólizas están firmadas con fecha posterior a la iniciación del contrato, es importante que se considere que para efectos del cumplimiento del objeto contractual, no se puso en riesgo en ningún momento a la entidad en razón a que efectivamente se expidieron las pólizas respectivas. Además, es de anotar que no se presentó ningún peligro e inconveniente en el desarrollo de la ejecución del objeto contractual, ni se vio afectado el patrimonio de la entidad ni el nivel de actividad funcional de la misma. Se debe considerar que la administración quiso obrar de buena fe, al solicitar póliza de cumplimiento al contratista, a pesar de que en el artículo 7º de la Ley 1150 de 2007 (DE LAS GARANTÍAS EN LA CONTRATACIÓN), las garantías no serán obligatorias en los contratos cuyo valor sea inferior al 10% de la menor cuantía, es decir de $13.913.200 pesos MTCE, como se pudo observar en la auditoria, ninguno de los contratos de prestación de servicio suscripto en la entidad, superan el 10% de la mínima cuantía.

RESPUESTA DE LA CONTRALORÍA MUNICIPAL

OBSERVACIONES DEL EQUIPO AUDITOR DE LA AGR

No.

OBSERVACIONES EN EL INFORME PRELIMINAR DE AUDITORIA

OBSERVACIONES DEL EQUIPO AUDITOR DE LA AGR

importante que se tenga en cuenta que una de las profesiones habilitadas para realizar actividades de control interno son los Contadores Públicos, tal como lo sugiere el Departamento Administrativo de la Función Pública “DAFP”, en su documento “Rol de la Oficina de Control Interno o quien haga sus veces en las entidades estatales”, enunciando los siguiente:

Ahora bien en relación con la experiencia del profesional para ser contratado, se considera su experiencia profesional como lo establece el artículo 11 del Decreto 785 de 2005, como se enuncia a continuación:

48

Para los efectos del presente decreto, la experiencia se clasifica

Artículo 11. Experiencia. Se entiende por experiencia los conocimientos, las habilidades y las destrezas adquiridas o desarrolladas mediante el ejercicio de una profesión, arte u oficio.

•2

El Consejo Asesor del Gobierno Nacional en materia de Control Interno, conceptuó sobre las disciplinas que tienen mayor relación con la actividades objeto del Control Interno, identificando las áreas que pertenecen a las ciencias administrativas, económicas, contables y afines y en un menor grado a las áreas de Ingeniería y de Derecho y Ciencias Sociales, en la medida en que en las primeras el profesional adquiere un conocimiento más amplio en los aspectos que afectan de manera transversal el proceso de administración, mientras que en las segundas se adquiere un conocimiento parcial de tales aspectos.

•1

Si bien la normatividad permite que se contrate directamente la prestación de servicios de apoyo a la gestión, no es menos cierto, que se debe demostrar que la escogencia del contratista es objetiva en razón a su experiencia, so pena de incurrir en una conducta que amerita ser analizada desde el punto de vista disciplinario.

“El perfil de los profesionales contratados para el área de control La observación se mantiene. fiscal, en los contratos que fueron objeto de revisión fue acorde con la labor a realizar. No siendo así el contrato 025 de 2008 en el Toda vez que la Contraloría acepta que se presentó que se requería experiencia en control interno y la contratista en la situación descrita su hoja de vida acreditó ser contadora con experiencia en revisoría fiscal en la Asociación del cuerpo de Bomberos Voluntarios del Valle del cauca y como contadora en la misma entidad y en el taller El Piloto”.

RESPUESTA DE LA CONTRALORÍA MUNICIPAL

No.

OBSERVACIONES EN EL INFORME PRELIMINAR DE AUDITORIA

•10 •11 •12 •13 •14 •15 •16 •17

49

Fotocopia de la cédula de ciudadanía. Acta de grado No. 777. Diploma de Contador. Certificación de estudios Universidad del Valle. Copia Tarjeta Profesional. Constancia laboral Concepto No. 142 de octubre 27 de 1997 Fragmento: Perfil de jefe de oficina de control interno(DAFP) •18 Ley 87 de 1993.

Cabe anotar que la funcionaria contratada en principio presentó su hoja de vida para profesional de apoyo en el área de control fiscal, por lo que en su momento no estaba incluido el certificado de experiencia de control interno; luego en la entrevista se supo que había laborado en un colegio comercial de sistema donde entre otras presto su servicio de asesoría en materia de control interno, se anexa certificación laboral del mismo, demostrando que si cuenta con la experiencia profesional, laboral, docente y relacionada, como lo define el decreto 785 de 2005 en su artículo 11. Con lo expuesto se demuestra que no se incumplió con el deber de selección objetiva (decreto 2170 de 2002). Y el concepto No. 142 de octubre 27 de 1997, “el control interno del sector público”. Se anexa copia.

Experiencia Docente. Es la adquirida en el ejercicio de las actividades de divulgación del conocimiento obtenida en instituciones educativas debidamente reconocidas.

Experiencia Laboral. Es la adquirida con el ejercicio de cualquier empleo, ocupación, arte u oficio.

Experiencia Relacionada. Es la adquirida en el ejercicio de empleos que tengan funciones similares a las del cargo a proveer o en una determinada área de trabajo o área de la profesión, ocupación, arte u oficio.

Experiencia Profesional. Es la adquirida a partir de la terminación y aprobación de todas las materias que conforman el pénsum académico de la respectiva formación profesional, tecnológica o técnica profesional, en el ejercicio de las actividades propias de la profesión o disciplina exigida para el desempeño del empleo.

en profesional, relacionada, laboral y docente.

RESPUESTA DE LA CONTRALORÍA MUNICIPAL

OBSERVACIONES DEL EQUIPO AUDITOR DE LA AGR

No.

OBSERVACIONES EN EL INFORME PRELIMINAR DE AUDITORIA

PARTICIPACIÓN CIUDADANA

50

De acuerdo a la observación arriba explicada hay que aclarar que cuando se comunico el informe definitivo de la auditoría realizada a la Secretaria de Infraestructura Vial y Secretaria de Educación Buenaventura, el 31 de diciembre de 2008, de las 17 que fueron incluidas en esta, tres fueron terminadas (Q.C:0146.2008, Q.C:0148.2008, Q.C:0149.2008), en las que se encontraron hallazgos con incidencias Fiscal, Disciplinarias y Penal, estos no se reportaron en la rendición de la cuenta, ya que se recibió un derecho de petición de la ex tesorera del Municipio de Buenaventura, quien manifestaba que no conocía el informe, por lo cual solicitaba que se le diera la oportunidad de defenderse, además tenía un archivo personal que podía desvirtuar algunos hallazgos, debido a esto, se decidió aceptar para no violar el debido proceso, finiquitando y dejando en firme estos hallazgos, después de la rendición de la cuenta. De igual manera en la auditoria de Secretaria de Salud de Buenaventura se incluyeron dos denuncias ciudadanas (Q.C:0105.2006 y Q.C:0115.2007), las cuales arrojaron como resultado hallazgos con incidencia Fiscal y Disciplinaria,

3.7.1 Vigencia 2008

3.7

Se tomaron las medidas correctivas del caso y se continuará con su aplicación y se anexa copia de una muestra (contrato 018 y 025).

Etapa Post Contractual

Por último; cabe mencionar que nuestro presupuesto es pequeño, que no se puede contratar ahora y en su momento un profesional con estudios de especialización en Control Interno debido a que ninguno de los profesionales que indagamos en la Ciudad de Cali quiso aceptar una remuneración de $1.200. 000 y que como es sabido por ustedes ese valor no corresponde al de un especialista en cualquier rama.

Por lo anterior; solicitamos, que se levante este hallazgo por cuanto la Doctora SANDRA PATRICIA GONZALEZ GAMBOA, cuenta con la experiencia suficiente para ejercer el cargo de Asesora de Control Interno. Su trabajo se ha visto reflejado en esta entidad ya que gracias a la asesoría de ella se obtuvo una calificación del 99,43% por la implementación del MECI y 100% de Calidad.

RESPUESTA DE LA CONTRALORÍA MUNICIPAL

La entidad con su respuesta no desvirtúa lo observado por la AGR.

La observación se mantiene.

OBSERVACIONES DEL EQUIPO AUDITOR DE LA AGR

No.

OBSERVACIONES EN EL INFORME PRELIMINAR DE AUDITORIA

consignada en el informe, la cual queda de la siguiente forma: Se realizo un evento de participación ciudadana, un foro y se capacitaron 370 veedores ciudadanos y personeros, y en el rubro otros no se reportó ningún evento

Se modifica la observación

OBSERVACIONES DEL EQUIPO AUDITOR DE LA AGR

51

Esta observación, No se acepta debido a que no vemos claro el hallazgo, pues no explica en que directamente estamos desactualizados y analizado los principios, términos y procedimientos

Según la observación de la Auditoria: “En la evaluación a la Se retira la observación del informe, en razón a atención de quejas, denuncias y peticiones, se constató la que la entidad anexo las encuestas de satisfacción existencia de la guía de procedimientos de participación ciudadana. ciudadana, mediante la cual se estableció un diagrama de flujo que describe las actividades a realizar y el responsable de cada actividad; no obstante, los procedimientos adoptados deben ser actualizados, conforme a los principios, términos y procedimientos dispuestos en el Código Contencioso Administrativo”.

En cuanto a “que no se evidenció la realización de encuestas de satisfacción a la comunidad, por cuanto no se observó información al respecto.”

La Expresión. “No se suscribieron convenios para la promoción y divulgación de los mecanismos de participación ciudadana, no se conformaron comités de veedurías, ni se realizaron audiencias. Se realizo un evento de participación ciudadana, un foro y se capacitaron 370 veedores ciudadanos y personeros, y en el rubro otros no se reportó ningún evento”.

Por lo expuesto solicitamos subir el nivel al 24% de cumplimiento debido a que sumarian 3 quejas archivadas para un total de 10.

Sumado a lo anterior se informa otra problemática del impedimento que tenemos para agilizar el trámite de las quejas es que el 19% de las quejas recepcionadas se encuentran en la zona rural marítima de difícil acceso, debido a problemas de orden público presentada en estos lugares y el alto costo de traslado.

Así mismo manifestamos que de acuerdo a la asesoría que nos brindó la Auditoria General de la República, en la rendición de cuenta, se nos informo que los hallazgos encontrados en las denuncias ciudadanas, no se reportaban en la rendición de la cuenta hasta no haber sido trasladados. Creando inquietud debido a que si no son trasladados en la vigencia en donde se rindió la cuenta, no se observaría el trabajo realizado y además se tendría que repetir el archivo de la misma en la siguiente rendición de cuenta, reflejando las incidencias Fiscales, Disciplinarias y Penales, no teniendo en cuenta este trabajo, ya que fue reportado en la vigencia anterior.

RESPUESTA DE LA CONTRALORÍA MUNICIPAL

No.

OBSERVACIONES EN EL INFORME PRELIMINAR DE AUDITORIA

52

Esta aseveración no es aceptada, debido a que si se lleva un orden cronológico de acuerdo a la fecha de entrada o salida de

Según la Auditoria se refiere a que: “Las carpetas en las cuales se archivan las actuaciones de cada requerimiento ciudadano, presentan desorden en su organización, al no guardar un orden cronológico de acuerdo a la fecha de entrada o salida de correspondencia. Así mismo los oficios por los cuales se les comunica a los ciudadanos la respuesta de fondo a sus requerimientos no se radican, ni se registran con una fecha de salida, conforme lo establecen los procedimientos adoptados por la Contraloría Distrital.”

Esta Afirmación no se acepta debido a que las actuaciones que se realizan para resolver las denuncias y quejas no reposan en el libro radicador, debido a que la entidad cuenta con un programa llamado SIRED de la Contraloría General de la República en el que se ingresan estos datos y en el libro radicador solo se consigna datos básicos con el fin de hacerle control en cuanto a la competencia por parte de la Dirección Estratégica. Se anexan copias del programa SIRED de Participación Ciudadana y copia en medio magnético de este. Pruebas hallazgo #35.

Según la observación de la Auditoria: “Los requerimientos ciudadanos se radican en un libro con un número consecutivo, el nombre del quejoso, un resumen del objeto del requerimiento y el número del memorando, por el cual se asigna el funcionario responsable de su trámite; no obstante se omite la fecha de ingreso, la entidad denunciada, el medio de llegada. Tampoco se consignan en el libro las actuaciones realizadas por la entidad durante el trámite del requerimiento, ni la respuesta definitiva, ni el archivo del mismo. Es decir que el libro no cumple con el objetivo para el cual fue aperturado; por cuanto no reposa en él la historia de cada requerimiento tramitado por la entidad, que sirva de consulta para retroalimentar o rendir información a una dependencia de la Contraloría u otro Organismo de control, situación que va en contravía de los procedimientos del Sistema de Gestión de Calidad y las Normas de Archivo.”

dispuestos en el C.C.A. estamos cumpliendo con los mismos, los cuales están incluidos en el procedimiento de participación ciudadana versión modificada en el mes de septiembre de 2008. Se anexa copia del Procedimiento de participación Ciudadana Actualizado, prueba de hallazgo #36

RESPUESTA DE LA CONTRALORÍA MUNICIPAL

La observación se mantiene: por cuanto el libro radicador se encontró desactualizado, incumpliendo la entidad con el procedimiento adoptado en su Sistema de Gestión de Calidad.

La entidad en su respuesta acepta lo observado por la AGR al haber modificado su procedimiento en el mes de septiembre de 2009.

La observación se mantiene.

OBSERVACIONES DEL EQUIPO AUDITOR DE LA AGR

No.

OBSERVACIONES EN EL INFORME PRELIMINAR DE AUDITORIA

OBSERVACIONES DEL EQUIPO AUDITOR DE LA AGR

53

Cabe resaltar que los hallazgos encontrados en la auditoria a Secretaria de Educación e Infraestructura Vial en las vigencias 20062007 y que hacían parte de algunas denuncias ciudadanas, no se habían trasladado en el momento que se nos practico la auditoria (27-

“Así mismo los hallazgos configurados como resultado de las Se corrige en el informe que en promedio se denuncias y peticiones tramitadas en los ejercicios auditores utilizaron entre seis y ocho meses practicados a las Secretarias de Educación e infraestructura, a agosto de 2009 no habían sido trasladados, como se aprecia en la siguiente relación:”

Lo enunciado por la Auditoria: “Falto celeridad en el trámite de los La observación se mantiene. La entidad empezó a requerimientos, en promedio se utilizaron entre 11 y 14 meses corregir la falencia anotada una vez la AGR le hizo para resolver de fondo las denuncias y peticiones interpuestas conocer lo observado en trabajo de campo. por la comunidad.” Las peticiones y Denuncias recibidas siempre fueron resueltas en los términos establecidos en el Código Contenciosos Administrativo, Cabe aclarar, que el 19% de estas denuncias ciudadanas corresponden a obras civiles ubicadas en la Zona Rural del Distrito de Buenaventura, donde el acceso es difícil, debido a los problemas de orden publico, sumado a los altos costos que generan los traslados a estos lugares. De esta misma forma, no se entiende, la afirmación que hace la auditoria al decir que se utilizaron en promedio 11 y 14 meses para resolver estas denuncias y peticiones, ya que ninguno de los procesos ya archivados, están resueltos en este periodo. Por lo cual no se acepta lo dicho. Prueba de esto se encuentra en las copias para contradecir el Hallazgo # 37, las cuales se encuentran subrayadas con resaltador rosado y verde, para verificar el tiempo utilizado en el trámite.

correspondencia, cabe precisar que existe correspondencia recibida la cual viene soportada o en donde se anexan oficios los cuales tienen fechas anteriores a esta. De igual forma, los oficios por los cuales se les comunica a los ciudadanos las respuestas definitivas de sus requerimientos se radican y se registran con una fecha de salida, además se envía junto a este oficio una encuesta a satisfacción del cliente, como lo podemos ver en las Quejas Q.C:0117.2008, Q.C:0123.2008, Q.C:0131.2008, Q.C:0141.2008, Q.C:0142.2008, Q.C:0143.2008, Q.C:0146.2008, Q.C:0148.2008, Q.C:0149.2008, Q.C:0113.2007, Q.C:0007.2009, solo cabe aclarar que hay denuncias en donde es difícil encontrar al quejoso por causas como ubicación en zona Rural del Distrito de Buenaventura, cuando esto ocurre se plasma la respuesta en la cartelera que existe en la Contraloría Distrital de Buenaventura. Se anexa copia de las quejas archivadas y mencionadas anteriormente. (Respuesta Hallazgo

RESPUESTA DE LA CONTRALORÍA MUNICIPAL

No.

OBSERVACIONES EN EL INFORME PRELIMINAR DE AUDITORIA

OBSERVACIONES DEL EQUIPO AUDITOR DE LA AGR

54

“En lo corrido del 2009 se evidenciaron las mismas deficiencias La observación se mantiene. evidenciadas en la vigencia anterior, relacionadas con el libro radicador, la actualización de los procedimientos”. La entidad en su respuesta no desvirtúa lo observado por la AGR; por lo tanto se mantiene lo Estas observaciones, no se aceptan ya que anteriormente se había observación. clarificado que en la entidad existe un programa denominado SIRED de la Contraloría General de la República, en donde se consignan, la

La afirmación “No se observaron hasta la fecha requerimientos que originaran Indagaciones Preliminares, ni Procesos de Responsabilidad Fiscal”. No es cierto, ya que en los procesos archivados, si existen hallazgos con incidencia fiscal y que actualmente están siendo trasladados a la Oficina de Responsabilidad Fiscal, se anexan copias de estos oficios. En las pruebas del Hallazgo #39.

3.7.2 Vigencia 2009.

08-2009), debido a que a principios de año (06-02-2009), se recibió un derecho de petición por parte de una ex-funcionaria del Municipio de Buenaventura, que solicitaba la oportunidad de ejercer los derechos fundamentales de defensa y de contradicción, argumentando que no tenía conocimiento del informe y que contaba con un archivo personal con documentos y pruebas que podían aclarar algunas irregularidades plasmadas en la auditoria. Por lo cual se revisaron nuevamente los hallazgos definitivos; actividad que finalizo el 08 de julio de 2009, hay que tener en cuenta que la auditoria fue practicada por 8 funcionarios y dos personas les toco analizar las pruebas aportadas por la peticionaria, así mismo son las encargada de trasladar todos estos hallazgos que hacían parte de estas denuncias, una de ella es la encargada de Participación Ciudadana, de inspeccionar y dictaminar los contratos de obra del Municipio de Buenaventura, entre otros y la otra es la profesional-contadora, encargada de dictaminar en las diferentes situaciones de la parte misional de la contraloría entre ellas la parte de rendición de cuenta de 43 sujetos de control de la vigencia 2007, 49 para la vigencia 2008, y para completar revisar humanamente posible las rendiciones de cuenta 2006 y trasladar los hallazgos de 2006 y mirar los de la vigencia presente por lo tanto, no se cuenta con el tiempo suficiente para cumplir a cabalidad con todas las actividades que están a cargo del funcionario; a la fecha se han realizado el 60% de los traslados de hallazgos de las quejas. Se anexa copia del oficio con el que se comunico el informe definitivo y copia de los oficios de envío de los hallazgos trasladados.

RESPUESTA DE LA CONTRALORÍA MUNICIPAL

No.

OBSERVACIONES EN EL INFORME PRELIMINAR DE AUDITORIA

“Es importante hacer uso de lo establecido en el La entidad con su respuesta, acepta lo observado al artículo 106 de la Ley 42 de 1993, para promocionar los admitir que a partir de octubre de 2009 empezó a mecanismos de participación ciudadana, con el trasladar los hallazgos. propósito de posicionar mejor la entidad y lograr mejores resultados en su gestión misional que generen impacto social”.

OBSERVACIONES DEL EQUIPO AUDITOR DE LA AGR

55

El 24 julio de 2009, la Contraloría Distrital de Buenaventura, en cabeza de la Doctora ANA BETTY ARBOLEDA HURTADO, Contralora Distrital de Buenaventura, junto a su equipo de trabajo, realizo la Rendición Publica de Cuentas, con el objetivo de informar a los Sujetos de Control, la Sociedad Civil y la Opinión Publica en General, los resultados de la Gestión realizada durante la vigencia 2008, evento hecho en el Auditorio Cultural de COMFAMAR; en este acontecimiento, se demostró que el control ejecutado fue Eficiente, Eficaz y Transparente. Este suceso tuvo una gran acogida en la población Bonaverense, pues, por primera vez, un ente de Control, (Contraloría Distrital de Buenaventura), daba a conocer sus logros obtenidos, lo cual elevo la creencia y aceptación de nuestra entidad ante la ciudad. Y para los medios de comunicación fue una noticia de gran interés, ya que se trataron temas que generaron gran controversia entre la comunidad y se les dio copia del informe de la gestión realizada en la vigencia 2008.

El Art 106 de la Ley 42 reza: El contralor General de la Republica y La observación se mantiene. La entidad empezó a los Contralores Regionales comunicaran la opinión pública, por los actualizar este sistema en el mes de septiembre de medios idóneos para ello, los resultados de su gestión y cuando lo 2009, por solicitud de la AGR. consideren necesario, solicitaran a los organismos y autoridades correspondientes el acceso a espacios en la radio y televisión.

•1

Participación Ciudadana

RECOMENDACIÓN

fecha en que ingreso, el numero de la queja, el medio de llegada, la entidad denunciada, las actuaciones realizadas por la entidad durante el trámite del requerimiento, la respuesta definitiva, el archivo de la queja y todo lo relacionado con esta. En cuanto a la actualización de los procedimientos, no se ve muy claro ya que estamos cumpliendo con los principios, términos y procedimientos dispuestos en el C.C.A y no especifican en cual estamos desactualizados, esta actualización se realizo en la Versión 2 del Procedimiento de Participación Ciudadana en el mes de Septiembre de 2008. Se anexa copia del Procedimiento de Participación Ciudadana, Prueba de Hallazgo #36.

RESPUESTA DE LA CONTRALORÍA MUNICIPAL

No.

OBSERVACIONES EN EL INFORME PRELIMINAR DE AUDITORIA

OBSERVACIONES DEL EQUIPO AUDITOR DE LA AGR

56

El total de los procesos reportados en el SIREL fueron 43, los cuales fueron analizados en su totalidad por la auditoria. De esos 43 procesos 2 se encontraban archivados.

Del cuadro anterior es posible concluir que el mayor número de procesos se inició durante la vigencia 2007 seguidos de la vigencia 2008.

Cuadro No.10 Procesos de Responsabilidad Fiscal Vigencias 2004-2008

Se reportaron en trámite 41 procesos por valor de $2.645.171 miles, discriminados así:

“3.8 PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL, 3.8.1 Vigencia 2008

La entidad también Rindió la Cuenta ante los Honorables Concejales La recomendación se retira del informe de del Distrito de Buenaventura, el 22 de abril de 2009, en las auditoría. instalaciones de esta entidad, donde se hicieron presentes los medios de comunicación y la comunidad en general. Así mismo la Contraloría Distrital de Buenaventura publico en la edición No 0015 del mes de junio de 2009, del Periódico local “Buenaventura Viva” irregularidades que se evidenciaron, en la auditoria realizada a la Secretaria de Infraestructura Vial y Secretaria de Educación. Se anexa copia de este medio de comunicación, copia de las invitaciones enviadas a los diferentes Sujetos de Control, medios de Comunicación y Comunidad en General para que hicieran parte de este acontecimiento, copia del informe resumido de las auditorias realizadas en la vigencia 2008 entregado a los medios de comunicación, copia del oficio radicado con el No 6900 del 14 de abril de 2009 en donde se confirma la asistencia para Rendir el Informe de Gestión vigencia 2008, ante el Concejo Distrital de Buenaventura, CD de las imágenes en medio magnético y del video de la Rendición Publica de la Cuenta vigencia 2008, copia del control de distribución de la entrega de invitaciones a los sujetos de control, copia de la pagina de Internet SOYBUENAVANTURA.COM en donde se encuentra la noticia de la Rendición de Cuenta de la C.D.B, copia de oficios enviados a los diferentes medios de comunicación en agradecimiento al acompañamiento y cubrimiento que le dieron a la Rendición Publica de Cuenta, (Pruebas respuesta a página 68 del informe “Cumplimiento del Articulo 106, Ley 42 de 1993”).

RESPUESTA DE LA CONTRALORÍA MUNICIPAL

No.

OBSERVACIONES EN EL INFORME PRELIMINAR DE AUDITORIA

OBSERVACIONES DEL EQUIPO AUDITOR DE LA AGR

57

Si bien es, cierto este hallazgo fue observación de la vigencia anterior, vale la pena aclarar que precisamente de los 16 procesos reportados en el SIRED para la vigencia 2008, 8 de ellos pertenecían a los procesos radicados con los números 0012-04 y 0016-04 de vigencias anteriores, los cuales fueron desagregados y ya venían con esta falencia la cual fue imposible de subsanar y los restantes que fueron aperturados en el mes de marzo de 2008 cuentan con estudio previo realizado por la Jefe de Oficina de Responsabilidad fiscal como lo demuestra el oficio No.440 del 18 de febrero de 2008, respuesta de la oficina de control fiscal oficio No.498 de febrero 20 de 2008 y auto de apertura 001-08 de marzo 25 de 2008 del proceso 003-2008 en la cual se le solicitaba información para corregir esta falencia se anexa copia de los mismos. Para la vigencia 2009, se han revisado y evaluado los soportes probatorios encontrándose que cumple con los requisitos para aperturar los procesos, prueba de ello se envía copia del actual formato de traslado de hallazgo donde se encuentran descritos los atributos mencionados.

Según la auditoría “Continúa sin observarse el análisis previo de La observación se mantiene. los hallazgos que se trasladan a la Dirección de Responsabilidad Fiscal, situación que en el informe correspondiente a la vigencia Se confirma lo observado en trabajo de campo y lo anterior fue objeto de observación…” consignado en el informe de auditoría.


 “Control a la Planeación y Programación

De acuerdo a nuestro análisis, si de los 41 procesos de Responsabilidad Fiscal la muestra es de 16 procesos da como resultado real el 39% como se demuestra en el cuadro siguiente: Así mismo, se aclara que no hubo criterio específico ya que se tomo la totalidad de los procesos para ser objeto de la auditoria

Según lo reportado por la auditoria en el informe en la página No.37, La observación se mantiene. segundo párrafo “De los 41 procesos de responsabilidad fiscal fueron objeto de muestra 16 procesos, es decir, el 29.26%, cuya Se confirma lo observado en trabajo de campo y lo cuantía equivale al 61% del valor total de los procesos consignado en el informe de auditoría. reportados, los criterios a seguir fueron antigüedad de los procesos, cuantía y procesos iniciados respecto de una misma entidad a fin de verificar unidad procesal”.

Situación que fue confirmada y referenciada en la Página No. 37 en el Control de la Legalidad “Mediante la evaluación de la totalidad de los procesos existentes se verificó la sujeción y el cumplimento de lo establecido en los artículos. 29 y 209 de la Constitución Política y la Ley 610 de 2000, en cada etapa procesal…”

RESPUESTA DE LA CONTRALORÍA MUNICIPAL

No.

OBSERVACIONES EN EL INFORME PRELIMINAR DE AUDITORIA

OBSERVACIONES DEL EQUIPO AUDITOR DE LA AGR

58

“Se observó incumplimiento del término de la Ley 610 de 2000, en todos los transcurrir más de cinco meses desbordando el término máximo que

Incumplimiento de términos establecido en el art. 45 La observación se mantiene. procesos auditados, al para tomar decisión, Toda vez que la Contraloría acepta que se presentó otorga el artículo en la situación descrita

“Recomendación: En los procesos en que se solicitan pruebas y La observación se mantiene. se conceden unas y se niegan otras no se profirieran dos autos, uno para negarlas y otro para decretarlas, sino que se elabore En los autos de imputación se observó una relación un solo auto por economía procesal.” de pruebas pero no el análisis de cada una de ellas como puede evidenciarse Se acatará esta recomendación y se seguirá aplicando en adelante “ANALISIS PROBATORIO “Incumplimiento de requisitos para proferir auto de imputación Oficio JCF-627/06 del 05 de mayo de 2006, el jefe En ningún momento se está incumpliendo con lo estipulado en el de la Oficina de Control Fiscal. El informe definitivo Artículo 48. Ley 610 AUTO DE IMPUTACION DE de auditoría de la Institución Educativa Simón RESPONSABILIDAD FISCAL. El funcionario competente proferirá Bolívar , que dicha auditoria fue de la vigencia fiscal auto de imputación de responsabilidad fiscal cuando esté demostrado 2003-2004” la Auditoria General de la República se objetivamente el daño o detrimento al patrimonio económico del pregunta ¿ y el análisis? Estado y existan testimonios que ofrezcan serios motivos de credibilidad, indicios graves, documentos, peritación o cualquier medio Igual situación se repite uno a uno de los numerales probatorio que comprometa la responsabilidad fiscal de los que siguen en el auto de imputación, NO HAY implicados. ANALISIS.

“Incumplimiento de requisitos para proferir auto de apertura

Irregularidades entre el Auto de Apertura y el Auto de Imputación

Esta observación fue objeto de hallazgo en la vigencia 2007, hallazgo La recomendación se mantiene. No. 47 del informe definitivo de la vigencia 2007. Se aclara que en los procesos aperturados en el 2008 y lo corrido de 2009 este trámite se La entidad acepta la observación consignada en el redujo a un término menor. Se anexa copia del oficio remisorio de los informe de auditoría. traslados de hallazgos y autos de apertura vigencia 2008 y 2009 donde se evidencia lo expuesto anteriormente.


 Control de legalidad

Por lo anterior solicitamos se levante esta observación porque si se ha cumplido con los estudios previos para aperturar los procesos de responsabilidad fiscal y así mismo se aumente el porcentaje de cumplimiento del plan de mejoramiento.

RESPUESTA DE LA CONTRALORÍA MUNICIPAL

No.

OBSERVACIONES EN EL INFORME PRELIMINAR DE AUDITORIA

OBSERVACIONES DEL EQUIPO AUDITOR DE LA AGR

59

Por error involuntario al elaborar los estados, se omitió realizar los estados de los autos que denegaba la práctica de pruebas, debido a que se el mismo día 23 de febrero de 2009, se decretaron dos autos uno que decretaba y otro que denegaba la práctica de pruebas, se elaboraron los estados de auto que decretaba la práctica de pruebas, no obstante los estados de auto que denegaba pruebas se elaboraron en el transcurso de la auditoria. Anexo copia de los mismos. Situación

“En el proceso 004 de 2006 Se profirió auto denegando practica La observación se mantiene. de pruebas el 23 de febrero de 2009 y no se había notificado a la fecha de auditoría incumpliendo así lo establecido en la ley 610 La entidad en su respuesta acepta lo observado. de 2000”.

Incumplimiento de términos para notificar auto que decreta pruebas

En cuanto al proceso 001-2007 A, Por error de archivo los autos de prorrogas, se insertaron en expedientes diferentes. Esta observación ya fue subsanada, anexo copia de los autos en mención. Pruebas que reposan en la observación 52.

“En el proceso 001 – 2007 A el auto de fecha 8 de mayo de 2008 La observación se mantiene. que decreta prórroga del término para práctica de pruebas se observa que en el numeral 1 se hace mención a un presunto daño La entidad en su respuesta acepta lo observado. patrimonial por valor de $8.439.400 mientras que en el auto de apertura el presunto daño fue de $11.701.742.”

Se observó que los hallazgos No. 45, 49 y 51 tienen la misma connotación de incumplimiento de términos, por lo que se hace necesario unificarlos; sin embargo, vale la pena aclarar que el incumplimiento en los términos, no obedece a negligencia de la entidad, sino que debido a situaciones de fuerza mayor, ya que nuestro fin es dar cumplimiento a los términos establecidos en la ley, pero desafortunadamente en la Contraloría la falta de recurso de humano y carga laboral en la Oficina de Responsabilidad Fiscal hace imposible dar cumplimiento a los términos, ya que solo cuenta en la planta de personal con la jefe y la secretaria, en estos momentos contamos con una abogada sustanciadora. Estos mismos funcionarios sustancian los procesos de Responsabilidad Fiscal, Administrativos sancionatorios, Jurisdicción Coactiva, Judiciales y procesos disciplinarios.

mención y contraviniendo los principios de celeridad y economía procesal.

RESPUESTA DE LA CONTRALORÍA MUNICIPAL

No.

OBSERVACIONES EN EL INFORME PRELIMINAR DE AUDITORIA

La entidad en su respuesta acepta lo observado.

3.10.1 Vigencia 2008

60

Por error de copiar y pegar de autos anteriores se dio esta observación, no obstante se tomaran los correctivos del caso, ya que si bien es cierto la narración escrita no coincide con la descrita, la causal invocada tanto en el auto de apertura como en la resolución de comisión si es la que aplica para el caso, articulo 4 numeral 2 literal f de la resolución sancionatoria 0013 de 2008 no suministren oportunamente las informaciones solicitadas..Anexo copia de la

“Proceso 005 de 2008: La causal invocada para solicitar el La observación se mantiene. proceso a la Oficina de responsabilidad fiscal es no suministro oportuno de información solicitada y entorpecer o impedir en La entidad en su respuesta acepta lo observado. cualquier forma el cabal cumplimiento del proceso auditor como consta a folio 1, no obstante en la resolución de comisión que obra a folio 33 a 35 las consideraciones se resalta “

Por error de copiar y pegar de autos anteriores se dio esta observación, no obstante; se tomaran los correctivos del caso, ya que si bien es cierto la narración escrita no coincide con la descrita, la causal invocada tanto en el auto de apertura como en la resolución de comisión si es la que aplica para el caso, articulo 4 numeral 2 literal f de la resolución sancionatoria 0013 de 2008 no suministren oportunamente las informaciones solicitadas. Anexo copia de la página 3 de 7 de la resolución sancionatoria.

La observación se mantiene.

OBSERVACIONES DEL EQUIPO AUDITOR DE LA AGR

3.10 PROCESOS ADMINISTRATIVOS SANCIONATORIOS

Como lo manifiesta la auditoria estos libros se encontraban desactualizado, por que se tomo la decisión de cambiar los libros ya que el que venía era pequeño para tanta información, actualmente ya se encuentran al día.

“Los libros radicadores no se encuentran actualizados, sin embargo se constató que actualmente están elaborando un nuevo libro que facilitará el conocimiento del estado de los procesos.”

Desactualización de libros radicadores

Gestión

que solo se presentó en este caso. Pruebas que reposan en la observación 46.

RESPUESTA DE LA CONTRALORÍA MUNICIPAL

No.

OBSERVACIONES EN EL INFORME PRELIMINAR DE AUDITORIA

OBSERVACIONES DEL EQUIPO AUDITOR DE LA AGR

61

Incumplimiento de término establecido en el artículo 9 de la La observación se mantiene. Resolución 013 de 20081: La entidad en su respuesta acepta lo observado. En cuanto al incumplimiento de termino es importante tener en cuenta que esta situación no obedece a negligencia de la entidad como lo he venido manifestando anteriormente, sino a razones de fuerza mayor, ya que nuestro fin es dar cumplimiento los términos establecidos en la ley, pero desafortunadamente en la Contraloría la falta de recurso de humano y carga laboral en la Oficina de Responsabilidad Fiscal hace imposible dar estricto cumplimiento a los términos, ya que solo cuenta en la planta de personal con la jefe y la secretaria, en estos momentos contamos con una abogada como apoyo a la gestión, funcionarios que sustancian los Procesos de Responsabilidad Fiscal, Administrativos Sancionatorios, Jurisdicción Coactiva, Judiciales y Procesos Disciplinarios. Además emitir conceptos jurídicos de temas

Incumplimiento de Términos

Esta situación no es recurrente solo ocurrió para este caso el cual ya fue cancelada la sanción.

“En el proceso 001 de 2008 se evidenció que no obra en el La observación se mantiene. expediente el oficio remisorio de la cuenta, prueba contundente para demostrar la extemporaneidad, la decisión sancionatoria se La entidad en su respuesta acepta lo observado. basó en oficio remitido por el Jefe de Control Fiscal de la Contraloría Distrital.”

Ausencia de prueba reina:

Por error de copiar y pegar de autos anteriores se dio esta observación, no obstante se tomaran los correctivos del caso, ya que si bien es cierto la narración escrita no coincide con la descrita, la causal invocada tanto en el auto de apertura como en la resolución de comisión si es la que aplica para el caso, articulo 4 numeral 2 literal f de la resolución sancionatoria 0013 de 2008 no suministren oportunamente las informaciones solicitadas. Anexo copia de la página 3 de 7 de la resolución sancionatoria 0013.

“Proceso 006 de 2008: La causal invocada para efectuar el La observación se mantiene. proceso es no suministro oportuno de información solicitada como consta a folio 1, no obstante en la resolución de comisión La entidad en su respuesta acepta lo observado. que obra a folio 6 y 7 en las consideraciones se resalta

página 3 de 7 de la resolución sancionatoria 0013.

RESPUESTA DE LA CONTRALORÍA MUNICIPAL

No.

OBSERVACIONES EN EL INFORME PRELIMINAR DE AUDITORIA

“RECOMENDACIONES. Página 65.

Se acepta la respuesta de la entidad.




62

Mejorar la operatividad de la Oficina de Control Interno La recomendación se mantiene. e implementar controles que permitan evaluar y monitorear la ejecución de las funciones y actividades. Teniendo en cuenta las observaciones consignadas en cada de los procesos evaluados en el informe de Se han implementado controles y se han realizado evaluaciones y auditoría. monitoreo de esas acciones mediante la adopción de la resolución de los planes de acción No. 0045 de abril 28 de 2008, Matriz de seguimiento Planes de Mejoramiento, Planes de Contingencia

Se han realizado capacitaciones y evaluaciones de la cultura de autocontrol de acuerdo a las normas que exige el MECI.

Fortalecer las actuaciones de la Oficina que ejerce las funciones de Control Interno aplicando los procedimientos y ejerciendo las funciones señaladas en la normatividad vigente, como medio para lograr el afianzamiento de la cultura de autocontrol y el mejoramiento de los procesos administrativos e internos, ahora con el compromiso de desarrollar plenamente el Sistema de Gestión de Calidad.

Control Interno

5

Se retira la recomendación del informe de auditoría.

La entidad acepta lo observado por la AGR, haciendo la corrección respectiva en el SIREL.

3.11.1 Entidades Sujetas de Control “Es de aclarar que en trabajo de campo, se estableció que el presupuesto de gastos ejecutados de las 43 entidades fue de $279.184.835 miles y no de $404.146.085 miles, que por error involuntario se había reportado en la cuenta. Los correspondientes a funcionamiento ascendieron a $197.619.999 miles.”. Esta observación se corrigió en el SIREL.

La observación se mantiene.

OBSERVACIONES DEL EQUIPO AUDITOR DE LA AGR

3.11 PROCESO AUDITOR

De igual manera y para e cumplimiento de nuestras metas y objetivos se esta haciendo todo el esfuerzo posible para dar cumplimiento a los términos

Además; la Resolución de Comisión, concede un término de 6 meses, prorrogables por dos meses más para instruir el proceso y proyectar decisión de fondo. Anexo copia de la resolución de comisión.

relacionados con la entidad.

RESPUESTA DE LA CONTRALORÍA MUNICIPAL

No.

OBSERVACIONES EN EL INFORME PRELIMINAR DE AUDITORIA

Teniendo en cuenta el anexo enviado por la entidad.

Se retira la recomendación.

OBSERVACIONES DEL EQUIPO AUDITOR DE LA AGR

63

Teniendo en cuenta lo establecido en la resolución El Plan de Capacitación ya estaba creado y realizado mediante un mencionada, la cual no fue suministrada en trabajo estudio y encuestas realizadas a los funcionarios. Anexo Plan de de campo Capacitación.

Institucional, debidamente sustentado.


 Establecer por escrito un Plan de Capacitación Se retira la recomendación.

acción para la ejecución de las actividades de control al interior de la entidad. Teniendo en cuenta lo establecido en la resolución mencionada, la cual no fue suministrada en trabajo Para esto cada dependencia al iniciar la vigencia presenta un Plan de de campo. acción y esta adoptado por Resolución 0106 del 2 de julio de 2009 “Por medio de la cual se adopta Plan de contingencia”


 Elaborar un plan general de actividades o plan de Se retira la recomendación.

Para esto se realizo un formato llamado “Monitoreo de Gasto y de Formatos” el cual se anexa copia.

expedición de disponibilidades presupuestales, registros presupuestales y resoluciones de ordenación La entidad en su respuesta acepta la recomendación del gasto con una numeración consecutiva consignada en el informe de auditoría. inmodificable.


 Crear un sistema de monitoreo que garantice la La recomendación se mantiene.

Los formatos prenumerados los arroja directamente el programa contable de Comptel System. Anexo copia comprobante de egreso 8067.

Utilizar formatos prenumerados para los Comprobantes de Egreso.

Resolución 0106 del 2 de julio de 2009 “Por medio de la cual se adopta Plan de contingencia”, Formato de Control de Procesos, Implementación Sistema de Seguridad (firewall), Proceso de copia de seguridad, restauración y gestión archivos.

RESPUESTA DE LA CONTRALORÍA MUNICIPAL