AUDITORÍA GENERAL
AUDITORIA GENERAL INFORME AG-253-13, 05-12-2013
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Supervisión selectiva de la toma del inventario en el Almacén de Materiales, realizado por funcionarios del Área de Logística.
Diciembre 2013
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RESUMEN EJECUTIVO
¿Qué examinamos? Se revisó el procedimiento utilizado por el Área de Logística en la toma del inventario sobre las existencias de los distintos artículos y materiales en el almacén de materiales. ¿Por qué es importante? Por el considerable valor económico que representa el inventario que está bajo el control y responsabilidad de ese centro de almacenamiento. ¿Qué encontramos? Debilidades en la toma del inventario, así como algunos artículos y repuestos que no están incorporados al inventario del almacén de materiales. ¿Qué sigue? Tomar las medidas necesarias para corregir las deficiencias determinadas en la toma de los inventarios, así como para que se incorporen a éstos aquellos artículos y materiales, que no están contemplados en las existencias actuales de dicho centro de almacenamiento.
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Introducción En atención a lo solicitado por la Coordinadora del Área de Logística mediante oficio FNL-SGG-AL-0497 del 24-10-2013, se procedió a la supervisión selectiva de la toma del inventario realizado por funcionarios de esa área, en el almacén de materiales. El trabajo se ejecutó de conformidad con lo establecido en las “Normas para el ejercicio de la Auditoría Interna en el sector público” y en el “Manual de Normas Generales de Auditoría para el Sector Público”.
Objetivo general Verificar el procedimiento utilizado para la toma del inventario y otros aspectos relacionados con este tema. Objetivos específicos 1. Constatar que el personal designado se ajustará al procedimiento establecido para la toma de inventarios. 2. Verificar que la totalidad de los artículos, repuestos, material de embalaje y otros, estén incluidos en el inventario físico de existencias que se tiene en dicho centro de almacenaje Alcance La supervisión selectiva de la toma del inventario citado se realizó en un 37%. Normativa aplicable a la atención de los informes emitidos por la Auditoría La Ley General de Control Interno artículos 12, inciso c); 36 inciso a), b), c); 37, 38 y 39
Observaciones 1. La supervisión selectiva de la toma física de algunos artículos y materiales, se efectuó con base en un listado que contiene el inventario teórico de las existencias de artículos y materiales, emitido por el Área de Logística, determinándose lo siguiente: a) Un estante en el que están ubicados una cantidad importante de artículos y repuestos, que no están incorporados en el inventario teórico del almacén de materiales y tampoco fueron considerados en el inventario físico practicado por los funcionarios del Área de Logística.
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b) Algunas cajas que contienen tapas no fueron abiertas para verificar la existencia de dicho material de embalaje, al respecto se incluyeron las cantidades que se indican en dichas cajas. Una situación similar se presentó con los artículos que están empacados para ser rematados. Conclusión Se determinaron debilidades de control en la toma física de algunos artículos y materiales de embalaje, así como repuestos y otros que no están incorporados al inventario teórico del almacén de materiales.
Recomendaciones Al Área de Logística 1. Efectuar un inventario físico de los artículos y repuestos que no están contenidos en el inventario teórico del almacén de materiales, y tomar las medidas para que estos sean incorporados a las existencias y controles de dicho centro de almacenamiento (observación nº 1.a). 2. Tomar las medidas necesarias para que se verifique las existencias de las tapas en aquellas cajas que durante la toma del inventario físico no fueron revisadas, así mismo los materiales empacados para ser rematados, además, instruir para que no se presente de nuevo esta situación. (observación nº 1.b). Este informe fue comentado el 05 de diciembre del año en curso, con la Licenciadas Lilliana González Céspedes Coordinadora del Área Logística y Yasmín Renauld Mora, Encargada de la Sección Contabilidad y Control, quienes manifestaron su anuencia en atender las recomendaciones antes expuestas. Nota: Para la atención de las recomendaciones se deben considerar las instrucciones giradas por el Ing. Carlos Cruz Ch., Gerente General, mediante el oficio GG No. 424-99 del 10-03-1999, por medio del cual se atiende nuestro oficio No. 56-99 del 24-02-1999; documentos que pueden ser accesados en la siguiente dirección electrónica http://www.cnp.go.cr/indexNormativa.php (instrucciones y políticas administrativas).
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