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LIDER AUDITOR

BLANCA LUCILA SANCHEZ ARIAS

EQUIPO AUDITOR

Oficina de Control Interno Municipal : Blanca Lucila Sánchez Arias. Contratista

PROCESO

Garantizar la prestación eficiente del servicio Público Domiciliario del Aseo para toda la comunidad del Municipio de Marmato, Caldas.

OBJETIVO DE LA AUDITORIA

Realizar seguimiento sistemático, objetivo e independiente del Proceso Misional que lidera la Secretaría de Desarrollo Económico, Ambiental y Servicios Públicos y todos los procedimientos que se llevan a cabo para el cumplimiento del proceso Gestión de Servicios Públicos. Realizar seguimiento y evaluación a los controles establecidos en el Mapa de Riesgos del Proceso Auditado con el fin de determinar la efectividad de los controles establecidos.

ALCANCE DE LA AUDITORIA

Verificación de los procedimientos y actividades en la operación del Servicio Público Domiciliario del Aseo, Seguimiento y evaluación de la gestión de cobro en el Servicio de Aseo y en el Impuesto de Alumbrado Público. Verificación de la operatividad del Fondo de Solidaridad y Redistribución del Ingreso, Verificación y comprobación del cumplimiento de nuevas reglamentaciones aplicables en la operación del servicio del Aseo. Seguimiento y evaluación de peticiones, quejas y reclamos presentados en el Servicio Público Domiciliario del Aseo. Seguimiento a los controles establecidos en el Mapa de Riesgos del Proceso Auditado.

Fecha de Apertura

07 de septiembre de 2015

Fecha de Cierre

30 de septiembre de 2015 CONCLUSIONES DEL EQUIPO AUDITOR

En el desarrollo de la Auditoría Interna se observaron las Normas Internacionales para el Ejercicio Profesional de la Auditoría Interna esenciales para el ejercicio de las responsabilidades de los auditores internos, de manera especial las Normas sobre Atributos y las Normas sobre Desempeño, buscando que el proceso auditor tenga un valor agregado para la Alcaldía Municipal y las áreas auditadas, y que en realidad se aporte al logro de los objetivos institucionales, al entregar elementos de juicio razonables de acuerdo a las evidencias valoradas, plasmados en el siguiente informe: Se realizó seguimiento y evaluación a las peticiones, quejas y reclamos que se han presentado a través dela Secretaría de Desarrollo Económico, Ambiental y Servicios Públicos, relacionados con la prestación del Servicio Público Domiciliario del Aseo durante la presente vigencia fiscal, encontrando un total de 21 documentos escritos de peticiones, quejas y reclamos radicadas, al revisar el consecutivo no se encontró el

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radicado RQ-15-0007. Solo se encontró una respuesta extemporánea según fechas observadas en el radicado RQ-15-0017, cuyo respuesta no se encontró comunicada o notificada al usuario, de acuerdo a la siguiente descripción: El Acta del radicado RQ15-0017 se realiza en abril 30 y la respuesta se presenta en junio 24 de 2015, según se observa en dicho documento. En general para el trámite de peticiones, quejas y reclamos que se han presentado durante el 2015 relacionados con el servicio público domiciliario del aseo a cargo del Municipio de Marmato, se ha cumplido el procedimiento interno establecido, se ha garantizado tanto el principio de oportunidad como de materialidad en la resolución de las respuestas entregadas a los usuarios, de acuerdo a las causales presentadas. RESULTADOS DEL SEGUIMIENTO REALIZADO: Origen de las principales causales de Reclamación.

Descuento por predio desocupado: 7 Dirección Incorrecta: 4 Estrato: 3 Aforo : 3 Cobros Múltiples: 2 Otros: 1

Tiempo atención: Nivel Satisfacción usuario

de

Menos de días 10

de del

Se implementó la encuesta de Nivel de Satisfacción del usuario: En el desarrollo de la auditoría interna se observaron 27 encuestas realizadas, sin que pueda determinarse la fecha de su realización.

Grafico tabulación de los resultados encontrados en el seguimiento y evaluación a las respuestas entregadas a los usuarios del Servicio Público Domiciliario del Aseo:

Se recomienda continuar implementando actividades de control por parte del funcionario designado para administrar las peticiones quejas y reclamos que se

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presentan en la operación del servicio público Domiciliario del Aseo, con el fin de garantizar la eficacia de la solución y la satisfacción de los usuarios del servicio. Tabular los resultados encontrados en las Encuestas relacionadas de Nivel de Satisfacción del usuario del Servicio Público Domiciliario del Aseo, con el fin de analizar los resultados encontrados y tomar las acciones de mejoramiento que sean necesarias de acuerdo a los resultados arrojados. Establecer en el formato de Encuesta Nivel de Satisfacción del Usuario, la fecha de su realización, campos para observaciones o recomendaciones de los usuarios del servicio de Aseo y secuencias en los numerales de preguntas, dado que dicho formato termina con el numeral 14, sin que exista el 12 y el 13. En el desarrollo de la auditoría interna se confirmó a través de certificación de septiembre 11 de 2015, con la Secretaría de Desarrollo Económico, Ambiental y Servicios Públicos Municipal, que durante la vigencia fiscal 2015, el Municipio de Marmato como prestador directo del Servicio público Domiciliario del Aseo, no ha suscrito planes de mejoramiento con la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios. Limitaciones que no permiten establecer observaciones razonables, dado que no se contó con información suficiente, competente y pertinente: Con relación al Plan de Gestión y Resultados para la operación del Servicio Público Domiciliario del Aseo, se confirmó con la Secretaría de Desarrollo Económico, Ambiental y Servicios Públicos que dicho instrumento no fue actualizado para la vigencia fiscal 2015. Mediante Resolución Nro. 401 de agosto 12 de 2014, se adoptó en el Municipio de Marmato el Plan de Gestión y Resultados, por ser el Municipio prestador directo del Servicio Púbico Domiciliario del Aseo, dicho instrumento carece de programación y proyección adecuada, en los siguientes componentes: Inversiones ejecutadas en el servicio de aseo año 2013 y los dos últimos años Indicadores proyectados y metas propuestas Estados financieros proyectados Proyección balance general Proyección del estado de actividad financiera económica y social – comparativo Proyección flujo de caja Mediante comunicación SDEASP 03.15.01-396 del 11 de septiembre de 2015 la Secretaría de Desarrollo Económico informa que se ha solicitado a los señores asesores de la Administración Municipal – Contador Municipal y Coordinadora del Banco de Programas y proyectos información sobre los indicadores de inversiones ejecutadas y realizadas 2014-2017 e indicadores financieros, adjuntando una comunicación que le fuera dirigida al Contador Municipal en junio 23 de 2015 para la

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actualización de los Estados Financieros proyectados del Plan de Gestión y Resultados del Servicio Público Domiciliario del Aseo, sin que a la fecha del informe de Auditoría Interna se haya obtenido ningún resultado. En el desarrollo de la auditoría Interna, se utilizaron las técnicas y procedimientos de: Inspección, observación, comprobación, la consulta y revisión de comprobantes y documentos que permitieron contar con información, suficiente, competente y relevante para formular las siguientes observaciones razonables:

OBSERVACION UNO: Cumplimiento inadecuado de reglamentaciones Planes de Emergencia y Contingencia

normas

y

CONDICION: Las personas prestadoras de los servicios públicos de acueducto, alcantarillado y aseo deberán reportar los planes de Emergencia y Contingencia al Sistema Unico de Información – SUI, en el plazo establecido en el artículo quinto de la Resolución 0154 de marzo 19 de 2014 expedida por el Ministerio de Vivienda, Ciudad y territorio y de acuerdo con la forma, los formularios y formatos que para tales efectos señala la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios. Mediante Comunicación 055 de septiembre 17 de 2015, la oficina de Control Interno solicitó el Plan de Contingencia que se debe reportar el 19 de septiembre de 2015 a través de SUI, así como el estado de los formularios que se deben reportar el próximo 05 de octubre de 2015 de acuerdo al cronograma establecido en la Circular externa nro. 20151000000024 de junio 03 de 2015 expedida por la Superintendencia de Servicios públicos Domiciliarios. El día 23 de septiembre de 2015 la Secretaría de Desarrollo Económico, Ambiental y Servicios Públicos, informa mediante comunicación SDEASP 03.15,01- 411 que actualmente se encuentra realizando las gestiones ante la Secretaría de Vivienda del Departamento y el PDA, para la asesoría correspondiente que permita la formulación del Plan de Contingencia respectivo. Dado lo anterior se recomienda a la Secretaría de Desarrollo Económico Ambiental y Servicios Públicos Municipal, cumplir adecuadamente las disposiciones establecidas por la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios de manera especial la Circular Externa nro. 20151000000024 de marzo 06 de 2015 concordante con la Resolución nro. 154 del 19 de marzo de 2014 del Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio y actualizar ante el SUI, los formularios que correspondan por ser el Municipio de Marmato Prestador Director del Servicio Público Domiciliario del Aseo, antes del 31 de diciembre de 2015. CRITERIO: Resolución nro. 154 del 19 de marzo de 2014 expedida por el Ministerio de Vivienda, Ciudad y territorio se adoptó los lineamientos para la formulación de los Planes de Emergencia y Contingencia para el manejo de Desastres y emergencias asociados a la prestación de los servicios públicos Domiciliarios de Acueducto, Alcantarillado y Aseo, Circular externa nro. 20151000000024 de junio 03 de 2015 expedida por la Superintendencia de Servicios públicos Domiciliarios el cronograma de cargue de formularios a través del Sistema Unico de Información – SUI- Ley 1523 de 2012.

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CAUSA: Inobservancia de reglamentaciones externas- Leyes y Resoluciones, aplicables al Municipio de Marmato como prestador directo del Servicio Público Domiciliario del Aseo. EFECTO: Ausencia de medidas de reducción del riesgo derivadas de la Operación del Servicio Público Domiciliario del Aseo. OBSERVACION DOS: Inconsistencias en la operación del Fondo de Solidaridad y Redistribución del Ingreso municipal. CONDICION: Tal y como se establece en el artículo 4º del Decreto Nacional Nro. 565 de 1996, reglamentario de la Ley 142 de 1994: ‘’Naturaleza de los Fondos de Solidaridad y Redistribución de Ingresos para los servicios de acueducto, alcantarillado y aseo. Los Fondos de Solidaridad y Redistribución de Ingresos, que de acuerdo con la Ley 142 de 1994 deben constituir los concejos municipales y distritales y las asambleas, serán cuentas especiales dentro de la contabilidad de los municipios, distritos y departamentos, a través de las cuales se contabilizarán exclusivamente los recursos destinados a otorgar subsidios a los servicios públicos domiciliarios. Dentro de cada Fondo creado se llevará la contabilidad separada por cada servicio prestado en el municipio o distrito y al interior de ellos no podrán hacerse transferencias de recursos entre servicios”. Ahora bien como fuente de recursos para otorgar subsidios a través del Fondo de Solidaridad y Redistribución del Ingreso se dispone en la Ley 1176 de 2007 la destinación mínimo del quince por ciento (15%) de los recursos del Sector Agua Potables y Saneamiento Básico del Sistema General de Participaciones. En el Acuerdo Municipal nro. 21 de noviembre 27 de 2008 Por medio del cual se actualiza el Acuerdo 052 de diciembre 07 de 1996 que crea el Fondo de Solidaridad y redistribución del Ingreso, se establece como fuente de financiación los recursos provenientes del Sistema General de Participaciones establecidos en el artículo 78 de la Ley 715 de 2001. Al revisar la ejecución Presupuestal de Ingresos y Gastos con corte al 31 de julio de 2015, se identificó las siguientes inconsistencias con la operación presupuestal para la operatividad del Fondo de Solidaridad y redistribución del Ingreso, según se describe en la siguiente Tabla: Ejecución Presupuestal de INGRESOS al 31 de julio de 2015 Rubro Presupuestal

Descripción Presupuestal

1.1.2.4.11

Fondo de Solidaridad y Redistribución de Ingresos SGP Agua Potable Subsidio de Aseo Recursos del Balance FSRI

1.1.2.4.11.04 1.2.1.01.23

del

Rubro

Presupuesto definitivo al 31 de julio de 2015

Recaudo al 31 de julio de 2015

$ 35.000.000

$ 29.821.281

$ 472.665

-0-

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Ejecución Presupuestal de GASTOS al 31 de julio de 2015 Rubro Presupuestal

Descripción Presupuestal

2.08.1.11

Contribuciones para Subsidios SSF Aportes Solidarios SGP Agua Potable Aportes Solidarios Aseo

2.08.1.11.01 2.08.1.11.02 2.08.1.11.03 2.12 2.12.05 2.12.05.01 2.14 2.14.16

del

Rubro

SERVICIO DE ASEO CONTRIBUCIONES PARA SUBSIDIOS. SGP Agua Potable Subsidio de Aseo RECURSOS DEL BALANCE Recursos del Balance FSRI

Presupuesto definitivo al 31 de julio de 2015

Valor Ejecutado al 31 de julio de 2015

$ -0$ -0$ -0$ -0-

$ -0$ -0$ -0$ -0-

$ 35.000.000

-0-

$ 472.665

-0-

De acuerdo a la Certificación de la Secretaría de Desarrollo Económico, Ambiental y Servicios Públicos del 18 de septiembre de 2015, los siguientes fueron los valores proyectados por concepto de subsidios para la presente vigencia fiscal, los cuales se encontraron presupuestados en el Sector de Agua Potable y Saneamiento Básico: Proyección 2015 Subsidio de para acueducto y Alcantarillado Proyección 2015 Subsidio Servicio público Domiciliario del Aseo

$ 49.000.000 $ 61.000.000

Inconsistencia encontradas en la operatividad del Fondo de Solidaridad y redistribución del Ingreso: En el Fondo de Solidaridad y Redistribución del Ingreso solo existe una fuente de Financiación denominada SGP Agua Potable Subsidio de Aseo por valor de $ 35.000.000, según se puede observar en el detalle de la ejecución de ingresos realizado en la tabla anterior, la cual presenta un valor recaudado por la suma de $ 29.821.281, el cual difiere en la suma de $

90.312, comparado con los pagos efectivamente realizados por concepto del subsidios para el servicio de aseo al 31 de julio de 2015, según se aclara en la siguiente tabla: Pagos 2.03.2.07.05 Subsidio de Aseo Ingresos 1.1.2.4.11.04 SGP Agua Potable Subsidio de Aseo

$ 29.911.593 $ 29.821.281

Información tomada de las ejecuciones presupuestales al 31 de julio de 2015

La suma de $ 11.239.332 correspondiente a los subsidios cancelados por acueducto y alcantarillado no fueron ingresados al Fondo de Solidaridad y redistribución del Ingreso, tal y como se presentó con el recaudo de los subsidios de Aseo.

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PAGOS REALIZADOS SUBSIDIOS DE ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO FECHA DE PAGO

NRO. DE COMPROBANTE

Junio 2015

02 de comprobante 000922

julio 2015

16

de comprobante 001255

VALOR CANCELADO

DESCRIPCION DEL CONCEPTO

9.065.349

Subsidio acueducto, alcantarillado enero, febrero,marzo y abril de 2015

2.173.983

Subsidio acueducto, mayo de 2015

alcantarillado

Total cancelado al 31 de julio de 2015 11.239.332 Fuente: Secretaría de Hacienda – Comprobantes de egreso 2015

PAGOS REALIZADOS SUBSIDIOS ASEO FECHA DE PAGO

NRO. DE COMPROBANTE

Marzo 26 de comprobante 2015 000444 Mayo 06 de comprobante 2015 000750 Junio 02 de comprobante 2015 000923 Julio 03 de comprobante 2015 001136 Julio 24 de comprobante 2015 001303 Total cancelado al 31 de julio de 2015

VALOR CANCELADO

DESCRIPCION DEL CONCEPTO

Subsidio de Aseo noviembre y 14.746.199 diciembre 2014 y enero,febrero de 2015 3.724.615

Subsidio de Aseo Marzo de 2015

3.796.563

Subsidio de Aseo abril de 2015

3.818.644

Subsidio de Aseo mayo de 2015

3.825.572

Subsidio de Aseo junio de 2015

29.911.593

Fuente: Secretaría de Hacienda – Comprobantes de egreso 2015

en el Fondo de Solidaridad y Redistribución del Ingreso la fuente de Financiación denominada SGP Agua Potable Subsidio de Acueducto y Alcantarillado, según la ejecución presupuestal de gastos al 31 de julio de 2015, se ha cancelado por este concepto la suma de $ 11.239.332 directamente del rubro presupuestal 2.03.2.07.04 Subsidios Acueducto y Alcantarillado del sector Agua Potable y Saneamiento Básico, los cuales no tiene ningún control presupuestal desde el Fondo de Solidaridad y Redistribución del Ingreso.

No existe

Las proyecciones de subsidios de Acueducto, Alcantarillado y Aseo que se deben cancelar con el 15% de los recursos de Saneamiento Básico y Agua Potable, no se presupuestaron en el Fondo de Solidaridad y redistribución del Ingreso, las proyecciones se encuentran en el mismo sector de Agua Potable y Saneamiento

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Básico, con cargo a los recursos del Balance existentes al 31 de diciembre de 2015 Al 31 de julio de 2015 según la ejecución de Gastos se ha cancelado por concepto de Subsidios Acueducto y Alcantarillado la suma de $ 11.239.332 y por subsidio Servicio de Aseo la suma de $ 29.911.593, directamente de los Rubros presupuestados en el sector Saneamiento Básico y Agua Potable, dado que el 15% del sector Agua Potable y Saneamiento Básico no se presupuestó como una fuente de financiación en el Fondo de Solidaridad y Redistribución del Ingreso Municipal. En el Servicio de Aseo existe un rubro presupuestal 2.12.05.01 denominado SGP Agua Potable Subsidio de Aseo por valor de $ 35.000.000, el cual presenta una ejecución de cero pesos al 31 de julio de 2015, pese a que por este concepto se ha cancelado la suma de $29.911.593. Para la Administración de los recursos del Fondo de Solidaridad y Redistribución del Ingreso, el Municipio de Marmato, tiene registrada la cuenta bancaria nro. 337-1 en el Banco Agrario de la localidad. Al verificar el movimiento de la cuenta auxiliar 11100548 al 17 de septiembre de 2015, solo se encontró un movimiento débito por valor de $ 47,oo de julio 017 de 2015.En esta cuenta no se observa ningún movimiento de fondos para la cancelación de los subsidios de acueducto, alcantarillado y aseo, dado que dichos pagos se realizan tanto presupuestal como bancario con cargo a la cuenta que administra los recursos del Sector Saneamiento Básico y Agua Potable. También se encontraron debilidades en las gestión, para la formalización del Contrato Interadministrativo suscrito con la Empresa Empocaldas S.A. según el siguiente detalle: Extemporaneidad en la firma del Contrato Interadministrativo para la aplicación de los subsidios de Acueducto y alcantarillado 2015, el cual se formalizó el 30 de abril de 2015 por valor de 49.000.000 según proyección presentada por EMPOCALDAS para la presente vigencia fiscal. La duración del contrato se establece desde la firma del mismo y hasta el 31 de diciembre de 2015, pero se ordena mediante el parágrafo de la cláusula tercera trasladar los subsidios desde el mes de enero de 2015. La empresa Empocaldas. S.A., factura al Municipio de Marmato el cobro de los subsidios de Acueducto y Alcantarillado en las siguientes fechas: Fecha de Factura Marzo 2 de 2015

Subsidio Mes facturado Nro. factura Subsidio enero 03777 Acueducto Marzo 2 de 2015 Subsidio enero 03778 Alcantarillado Marzo 20 de 2015 Subsidio Febrero 03852 Acueducto Marzo 20 de 2015 Subsidio Febrero 03853 Alcantarillado Valor causado antes de la firma del Contrato Interadministrativo Fuente Comprobantes de pago Secretaría de Hacienda y Asuntos Administrativos.

Valor 1.527.236 660.161 1.797.756 434.650 4.419.803

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CRITERIO: Ley 142 de 1994, Ley 1176 de 2007 artículo 11 Destinación de los recursos de la participación de agua potable y saneamiento básico en los distritos y municipios, literal a) Los subsidios que se otorguen a los estratos subsidiables de acuerdo con lo dispuesto en la normatividad vigente. Parágrafo 2°. De los recursos de la participación para agua potable y saneamiento básico de los municipios clasificados en categorías 2ª, 3ª, 4ª, 5ª y 6ª, deberá destinarse mínimo el quince por ciento (15%) de los mismos a la actividad señalada en el literal a) del presente artículo. Acuerdo Municipal nro. 21 de noviembre 27 de 2008Por medio del cual se actualiza el Acuerdo 052 de diciembr4e 07 de 1996 que crea el Fondo de Solidaridad y redistribución del Ingreso. CAUSA: Ausencia de medidas efectivas, conducentes al adecuado recaudo de la cartera existente en el Servicio Público Domiciliario del Aseo. Deficiencias en la notificación de actos administrativos mediante las cuales se determina una deuda por concepto de Servicio de Aseo, Complementario e Intereses. EFECTO:. Incremento de la cartera del Servicio Púbico Domiciliario del Aseo. Insuficiente flujo de efectivo para atender permanentemente los costos que demanda dicho servicio. Pérdida de la facultad legal de la Administración Municipal para ejercer la acción de cobro. OBSERVACION TRES: Desequilibro presupuestal en la operación del servicio del Aseo. CONDICION: Al revisar las ejecuciones presupuestales de Ingresos y Gastos al 31 de julio de 2015 se observa la siguiente situación presupuestal relacionada con el Servicio de Aseo: EJECUCION PRESUPUESTAL DE INGRESOS Rubro

Descripción del rubro

Presupuesto definitivo

Valor recaudado al 31 de julio de 2015

1.5

Servicio de Aseo

$ 150.429.983

43.189.006

Fuente Ejecución Presupuestal de Ingresos julio 2015

EJECUCION PRESUPUESTAL DE GASTOS Rubro

Descripción del rubro

Presupuesto definitivo

Valor comprometido al 31 de julio de 2015

Valor cancelado al 31 de julio de 2015

2.12

Servicio de Aseo

$ 185.429.983

123.320.923

66.404.518

Fuente Ejecución Presupuestal de gastos 31 de julio de 2015

Analizada ejecución presupuestal de rentas y gastos con corte al 31 de julio de 2015, se determina el siguiente resultado que evidencia un desequilibrio presupuestal

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Al 31 de diciembre de 2015 se constituyeron reservas presupuestales con cargo al Servicio del Aseo por valor de $ 4.199.618, sin la suficiente disponibilidad en caja, dado que al 31 de diciembre de 2014 según libro Mayor y Balances Servicio de Aseo Público Domiciliario la cuenta contable 11100535 denominada 044-7 Municipio Aseo, utilizada para el manejo de los recursos del servicio de aseo registró un saldo de $ 1.745.363. La Reserva presupuestal constituida al 31 de diciembre de 2014 se cancela el 14 de febrero de 2015 mediante comprobante 000190 a nombre de Jorge Eliecer Pineda Marín por valor de $ 4.199.618, pago que estuvo supeditado al comportamiento de los recaudos del servicio de aseo presentados en el mes de enero de 2015. Al revisar la Ejecución de Ingresos del mes de enero de 2015, el comportamiento del recaudo fue el siguiente: Recaudos por vigencia actual: $ 2.993.210 y recaudos por vigencias anteriores: $ 6.071.207, para un total de recaudo presentado en el mes de enero de 2015 de: $ 9.064.417. En los gastos del servicio del Aseo se presupuestó el rubro denominado SGP Agua Potable Subsidio de Aseo por valor de $ 35.000.000, fuente de financiación que no se encuentra presupuestada en los ingresos del servicio del aseo. Los recaudos del servicio del aseo a 31 de julio de 2015, son insuficientes para atender los compromisos existentes al 31 de julio de 2015 por valor de $ 123.320.923 Subestimación presupuestal de los deudores vigencia anterior: Al 31 de diciembre de 2014, según el libro Mayor y Balances, la cuenta contable 147518 Deudas de Difícil Recaudo registra un saldo por cobrar de $ 51.769.184. Ahora bien en la programación del presupuesto 2015 solo se proyectó recaudar la suma de $ 16.800.000, de los cuales se han recaudado la suma de $ 26.595.545 según ejecución presupuestal de rentas con corte al 31 de julio de 2015. Al 31 de julio de 2015 existe un mayor valor recaudado por Servicio de Aseo Vigencia Anterior por valor de $ 10.595.545 que no ha sido adicionado al presupuesto de Rentas de la actual vigencia fiscal. CAUSA: Ausencia de actividades de control presupuestal relacionadas con la operación del Servicio Público Domiciliario del Aseo. EFECTO: Diferencias entre los valores apropiados de ingresos y gastos para la vigencia fiscal 2015. OBSERVACION CUATRO: Debilidades en la notificación de los actos administrativos de gestión de cobro – servicio público domiciliario del aseo. CONDICION: Se solicitó a la Secretaría de Desarrollo Económico, Ambiental y Servicios Públicos, la base de datos de los deudores del servicio Público Domiciliario del aseo con corte al 31 de julio de 2015, en el desarrollo de la auditoría interna, se realizó el siguiente análisis: EDADES DE CARTERA EXISTENTE 31 DE JULIO DE 2015 SUPERIOR A UN AÑO Cartera

x

Cartera

x

Cartera

x

Cartera

x

Cartera

x

Cartera

x

Cartera

x

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edades (12 meses) 547.283

edades (13 meses) 642.010

edades (14 meses) 1.764.014

edades (15 meses) 180.908

edades (16 meses) 1.276.100

edades (17 meses) 1.393.494

edades (18 meses) 1.603.315

Cartera x edades (19 meses) 287.337

Cartera x edades (20 meses) 1.989.235

Cartera x edades (21 meses) 1.562.038

Cartera x edades (22 meses) 3.185.982

Cartera x edades (23 meses) 2.168.736

Cartera x edades (24 meses) 1.602.255

Cartera x edades (25 meses) 4.989.241

Cartera x edades (26 meses) 10.487.103

Cartera x edades (27 meses) 27.016.198

Valor total cartera al 31 de julio de 2015 superior a un año

60.695.249

Se tomó una muestra de los usuarios del servicio de aseo cuya edad de cartera se encuentra en 27 meses, la cual se discrimina de la siguiente forma:

140 registros de usuarios que adeuda el servicio de aseo con una edad de cartera de 27 meses cada uno:

Comerciales 9 usuarios industrial 1 usuario oficial 2 usuarios Residencial 128 usuarios Total cartera de 27 meses

7.507.135 1.801.545 934.534 16.772.984 27.016.198

Según certificación del Secretario de Hacienda y Asuntos Administrativos fechada el día 11 de julio de 2015, durante el mes de mayo se libraron 49 mandamientos de pago a deudores industriales y comerciales del servicio Público Domiciliario del Aseo. En el mes de julio se suscribieron 480 mandamientos de pago para usuarios residenciales. Se revisó una muestra de la gestión de cobro realizada encontrando que en su mayoría los actos administrativos de Mandamiento de Pago expedidos durante el mes de julio de 2015 presentan falencias en razón a que se notifican terceras personas que no son los usuarios que indican los actos administrativos expedidos, de igual forma en el acto de notificación no se establece la calidad que ostentan las personas que firman los actos de notificación de mandamientos de pago. Tal y como se establece en el Reglamento Interno de Recaudo de Cartera Municipal, adoptado mediante Decreto Nro. 13 de marzo primero de 2010, ‘’ La notificación sólo es eficaz cuando se hace con las formalidades prescritas en la ley, el desconocimiento de éstas conduce a la invalidez o nulidad del acto, por lo tanto, ninguna providencia tendrá efectos jurídicos si no se ha notificado válidamente, puesto que la misma marca el comienzo o iniciación de los términos, lo cual implica además, determinar las diferentes etapas del proceso.’’ De igual forma se establece en el mismo Reglamento de Cartera, las formas de notificación de los Mandamientos de pago, sin que se haya cumplido tal disposición en

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los siguientes Actos administrativos revisados en el desarrollo de la Auditoría Interna: MANDAMIENTOS DE PAGO Mandamiento de Pago de julio 01 de 2015 Mandamiento de Pago de julio 01 de 2015 Mandamiento de Pago de julio 01 de 2015 Mandamiento de Pago de julio 01 de 2015 Mandamiento de Pago de julio 01 de 2015 Mandamiento de Pago de julio 01 de 2015 Mandamiento de Pago de julio 01 de 2015 Mandamiento de Pago de julio 01 de 2015 Mandamiento de Pago de julio 01 de 2015 Mandamiento de Pago de julio 01 de 2015 Mandamiento de Pago de julio 01 de 2015 Mandamiento de Pago de julio 01 de 2015 Mandamiento de Pago de julio 01 de 2015 Mandamiento de Pago de julio 01 de 2015 Mandamiento de Pago de julio 01 de 2015 Mandamiento de Pago de julio 01 de 2015 Mandamiento de Pago de julio 01 de 2015 Mandamiento de Pago de julio 01 de 2015 Mandamiento de Pago de julio 01 de 2015 Mandamiento de Pago de julio 01 de 2015 Mandamiento de Pago de julio 01 de 2015

Nro. 503 Nro. 441 Nro. 440 Nro. 439 Nro. 438 Nro. 437 Nro. 502 Nro. 479 Nro. 459

USUARIO SERVICIO ASEO

DE

Arturo Giraldo

150.123

Arturo Botero

150.123

Arturo Botero

150.123

Arturo Botero

150.123

Arturo Botero

150.123

Arturo Botero

150.123

Ancizar Ortiz

150.123

Alvaro Montoya

150.123

Arley Atehortúa

150.123

Nro. 418 Angel David Espinoza Rodas Nro. 414 Ancizar Castro Bonilla Nro. 395 Alfonso Ortiz Castañeda Nro. 379 Amanda Moreno Rojas Nro. 374 Alvaro Gil Nro. 363 Nro. 355 Nro. 337 Nro. 336

VALOR DEUDA

144.179 144.179 138.235 120.407 120.407

Aleyda Betancurth 114.462 Adriana Giraldo

114.462

Arturo Botero

96.644

Arley Atehortúa

90.602

Nro. 415 Consuelo Aolvarez 144.179 Acosta Nro. 382 Cristina Ramirez 120.407 Nro. 365 Claudina Trejos

Monina

120.407

SITUACIONES ENCONTRADAS Acto Administrativo sin notificar Se notifica la señora Damaris Gutierrez Se notifica la señora Michelle Palomino Se notifica la señora Yurany Guzmán Se notifica la señora Nora Cruz Se notifica la señora Damaris Gutierrez Se notifica la señora Lina María Rios Se notifica la señora Cristina Mejía Se notifica El Señor Didier Alvarez Se notifica El Señor Diego Fernando Espinoza Se notifica la señora Miriam Calvo Nombre ilegible de la persona que se notifica Se notifica El Señor Luis Gonzaga Se notifica la señora Carmen Saldarriaga Nombre ilegible de la persona que se notifica Se notifica la señora Faizuly Castañeda Se notifica la señora Paola Castro Se notifica la señora Gloria Irma Valencia Se notifica el señor Stiven Cruz Se notifica la señora Cristina Ramirez Se notifica el señor Juan Pablo Bernal

En el desarrollo de la Auditoría Interna se pudo constatar que en ningún Acto Administrativo de mandamiento de pago que fueron expedidos durante el mes de julio de 2015, se encontró adjunta la factura en la cual conste la obligación clara, expresa y exigible a favor del Municipio de Marmato.

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Al momento de verificar las actuaciones administrativas de la gestión de cobro en el Servicio Público Domiciliario del Aseo, se encontraron dos Carpetas Física AZ organizadas por separadores que se identifican por el nombre del usuario en forma ascendente, sin embargo se encontraron alrededor 200 actos administrativos de Mandamiento de Pago que no han sido organizados de acuerdo a los separadores que presenta dichas carpetas. Cada expediente o separador debe contener todas las actuaciones administrativas entorno al usuario, con el objeto de llevar el historial claro y completo de cada expediente. Al revisar los Estados Financieros del Municipio al 31 de diciembre de 2014 la cuenta contable 1475 DEUDAS DE DIFICIL RECAUDO correspondiente a los deudores del Servicio Público Domiciliario del Aseo, registra un valor de $ 51.769.184 y al 30 de junio de 2015 $ 63.456.000, lo que indica un aumento en la cartera de 11.686.816 en un lapso de seis meses.

CRITERIO: Ley 1066 de 2006 “Por la cual se dictan normas para la normalización de la cartera pública y se dictan otras disposiciones ”Ley 1437 de 2.011 (Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo) Artículos 65, 66, 67, 68, 69, 71 y 72 que establece las formas de hacer una debida notificación y sus diferentes modalidades. Decreto Nro. 13 de marzo primero de 2010 Reglamento Interno de Recaudo de Cartera.

CAUSA: Falencias en la notificación de los actos administrativos en la gestión de cobro del servicio público Domiciliario del Aseo. EFECTO: Nulidad de los actos administrativos de mandamientos de pago OBSERVACION CINCO: Irregularidades en los procedimientos para el manejo de los deudores del servicio público domiciliario del aseo. CONDICION: En el desarrollo de la Auditoría Interna, se solicitó a la Secretaría de Desarrollo Económico, Ambiental y Servicios Público la Base de datos de los deudores del servicio público domiciliario del Aseo con corte al 31 de julio de 2015. Al revisar los usuarios deudores con edades entre 27 meses, se identificó el usuario CARLOS ARTURO GIRALDO HERNANDEZ, con una deuda según base de datos por valor de $ 162.059. Al verificar con la Secretaría de Hacienda y Asuntos Administrativos, las acciones realizadas para la recuperación de esta deuda, se encontró que mediante Resolución nro. 000399 del 03 de agosto de 2014 se determinó la liquidación de la deuda por concepto del servicio del aseo, complementarios e intereses a nombre del señor Arturo Giraldo por valor de $ 462.719, en el cual se notifica terceras personas. En la citada Resolución se estableció en su artículo quinto que contra la presente resolución proceden los recursos de Reposición y apelación, el primero ante la Secretaría de Hacienda y el segundo ante el Alcalde municipal, los cuales deberán interponerse en un término de cinco días contados a partir de la notificación.

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Revisados los documentos encontrados en el expediente, no se encontró recurso alguno interpuesto por el usuario del servicio del Aseo señor Carlos Arturo Giraldo Hernández en el plazo establecido citado en el artículo quinto de la Resolución nro. 000399 del 03 de agosto de 2014. En julio primero de 2015 se expide el Mandamiento de Pago nro. 503 mediante el cual se libra orden de pago por vía administrativa coactiva a favor del Municipio de Marmato y a cargo de Arturo Giraldo por la suma de $ 150.123, el cual no se encontró debidamente notificado. Teniendo en cuenta que la Ley 142 de 1994 en su artículo 154 establece que ‘’ En ningún caso, proceden reclamaciones contra facturas que tuviesen más de cinco (5) meses de haber sido expedidas por las empresas de servicios públicos’’, se indagó ante la Secretaría de Hacienda y la Secretaría de Desarrollo Económico Ambiental y Servicios Públicos, sobre la modificación de la deuda del señor Carlos Arturo Giraldo Hernández, encontrando que el citado señor presenta un derecho de petición recibido en la Alcaldía Municipal el día 19 de septiembre de 2014, en el cual peticiona el cambio de tarifa de comercial a residencial, petición que se resuelve a favor del señor Giraldo Hernández mediante comunicación SDEASP 03.15.01-342 de octubre 06 de 2014, contrariando las disposiciones de la Ley 142 de 1994 en su artículo 154 ya mencionado en la parte anterior, dado que la factura le había sido expedida al señor Arturo Giraldo Hernández alrededor de 16 veces para la época de su reclamación, sin que hubiese realizado ninguna reclamación durante los primeros cinco meses de haberse iniciado el período de facturación en el Municipio de Marmato por ser prestador directo del Servicio Público Domiciliario del aseo, así las cosas y en cumplimiento a las disposiciones de la Ley 142 de 1994, no era procedente la reclamación efectuado por el citado señor, máxime cuanto existía una actuación administrativa de liquidación de la deuda de agosto 03 de 2014, a la cual el señor Giraldo Hernández no interpuso recurso alguno. Es importante advertir que en desarrollo de los mandatos constitucionales y legales, tanto el servidor público como el particular, dentro de sus respectivas esferas, deben obrar salvaguardando la integridad del patrimonio público.

CRITERIO: Ley 142 de 1994 artículo 154 ‘’ En ningún caso, proceden reclamaciones contra facturas que tuviesen más de cinco (5) meses de haber sido expedidas por las empresas de servicios públicos’’. Resolución nro. 118 de marzo 03 de 2015 Por medio de la cual se modifica la Resolución nro. 147 de noviembre de 2009 y se adopta el contrato de condiciones uniformes del servicio público domiciliario de aseo del Municipio de Marmato Caldas.

CAUSA: Irregularidades en los procedimientos para el manejo de los deudores del Servicio público domiciliario del Aseo. EFECTO: Aplicación inadecuada de normas aplicables al proceso auditado.

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SEIS: Inconsistencias en la ejecución del Contrato Interadministrativo facturación y recaudo Impuesto de Alumbrado Público – ausencia de controles para el manejo y administración de la cartera alumbrado público.

OBSERVACION

CONDICION: Durante la vigencia fiscal 2014 se firmó el contrato interadministrativo sin número, con la CHEC para la facturación y recaudo del impuesto de alumbrado público, firmado el 24 de enero de 2014. Para la firma del citado contrato el Municipio, según se establece en la cláusula octava el Municipio de Marmato hizo entrega de la proyección de facturación del impuesto de alumbrado público por valor de $ 80.805.961, con una aproximación de recaudo de $ 79.189.842, sin embargo para la vigencia fiscal 2015 se programó recaudar pro concepto de loa Sobretasa de Alumbrado público la suma de $ 134.297.050, lo que indica que hubo una sobreestimación de este impuesto en la programación presupuestal para el 2015. Este Contrato se formalizó con el Registro Presupuestal nro. 191 del 24 de enero de 2014 a nombre de la CHEC S.A. por valor de $ 12.874.971, con cargo al rubro presupuestal 2.081.05.01 Costo de Alumbrado Público. En la revisión de documentos físicos de la ejecución del citado contrato para la facturación y recaudo del Impuesto de Alumbrado Público se encontraron las siguientes inconsistencias: Solo se encontró un Acta de Inicio de enero 24 de 2014 y un acta final de ejecución de marzo 19 de 2015, es decir según este documento de acta final el contrato finaliza su ejecución en marzo y no en diciembre de 2014, tal y como se establece en la cláusula séptima del Citado Contrato Interadministrativo. Además en este documento no se presenta un análisis del Supervisor del Contrato que evidencia la vigilancia y el control permanente de acuerdo a los informes que fueron reportados durante toda la vigencia 2014 por parte de la CHEC. El día 30 de abril de 2015 el Contrato fue liquidado entre las partes avalado por el Supervisor del Contrato. En el acta de liquidación no se muestra el balance real de la ejecución de este Contrato, toda vez que el contrato se liquida con los siguientes conceptos: Valor Contrato Administrativo: $ 12.874.971 Total Ejecutado: $ 12.874.971 Valor a Cancelar a CHEC: $ 12.874.971 Porcentaje Contractual Ejecutado: 100% Al revisar la Ejecución de Gastos con corte al 31 de diciembre de 2014, se encontró que el Municipio de Marmato cancela sin situación de fondos a favor de la CHEC la suma de $ 40.138.400, con cargo al Convenio para la Facturación y recaudo del Impuesto de Alumbrado Público en la siguiente forma: Rubro Presupuestal 2.08.1.05.01

Descripción del Rubro Costo del Alumbrado Público.

Nro. Comprobante de Egreso y Concepto del gasto. Comprobante Nro. 1894: Pago comisión y costos, servicio de

Valor Cancelado 21.846.083

Fecha de Pago Octubre 22 de 2014

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Administración y facturación alumbrado público Manejo del Servicio de Alumbrado Público 2.08.1.05.01 Costo del Alumbrado Comprobante Nro. 2501: Público. Convenio Alumbrado Público. 2.08.1.05.02 Administración y Manejo del Servicio de Alumbrado Público VALOR CANCELADO SEGÚN COMPROBANTES DE EGRESO 2.08.1.05.02

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11.018.850 5.417.346 1.856.121

Diciembre 27 de 2014

40.138.400

Según se puede observar tanto el valor como los rubros presupuestales no coinciden con el Registro Presupuestal nro. 000191 de enero 24 de 2014 por valor de $ 12.874.971 imputado al rubro presupuestal 2.08.1.05.01 para la formalización del Contrato Interadministrativo sin número firmado el 24 de enero de 2014 para la Facturación y recaudo del Impuesto de Alumbrado Público. Los Comprobantes de egreso descritos en la tabla anterior no se encuentran debidamente firmados por la CHEC, así mismo no se encontraron soportes o actas firmadas por el Supervisor del Contrato mediante los cuales se haya autorizado dichos pagos. Los soportes encontrados en cada comprobante de egreso relacionado en la tabla anterior, no son claros y no reflejan un balance real que soporte los pagos autorizados, de acuerdo a los reportes entregados por la CHEC durante la ejecución del citado Contrato. El valor de ambos comprobantes de egreso por la suma de $ 40.138.400 corresponde al valor ingresado al rubro presupuestal 1.1.2.4.08 Sobretasa de Alumbrado Público S.S.F. de ingresos al 31 de diciembre de 2014, lo que indica que el ingreso no corresponde al valor real del recaudo del Impuesto de Alumbrado público reportado por la CHEC durante el 2014, sino al valor por concepto de la Comisión y Costos del servicio de facturación de alumbrado público, como puede observarse en la descripción que se hace en cada comprobante de pago. Tanto el comprobante de egreso 001894 de octubre 22 de 2014 por valor de 32.864.933 y el Comprobante de egreso nro. 002501 de diciembre 27 de 2014 por valor de 7.273.467 se cancelan con certificados de disponibilidad y registros presupuestales diferentes al certificado de disponibilidad nro. 000135 de enero 15 de 2014 y Registro Presupuestal Nro. 000191 del 24 de enero de 2015 por valor de $ 12.874.971 que ampararon los compromisos y obligaciones del Contrato Interadministrativo sin número firmado con la CHEC para para la Facturación y recaudo del Impuesto de Alumbrado Público en enero 24 de 2014. En la carpeta física del citado contrato no se encontraron informes del Supervisor relacionados con las modificaciones, adiciones o aclaraciones sobre el valor y ejecución real del Contrato Interadministrativo suscrito con la CHEC durante el 2014. Las situaciones encontradas, confirman la falta de articulación y comunicación entre el Procesos que se desarrollan desde la Secretaría de Desarrollo Económico, Ambiental y Servicios Públicos y que son transversales a la Secretaría de Hacienda y Asuntos Administrativos Municipal.

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Con relación a la vigencia fiscal 2015 se encontraron las siguientes situaciones: El Contrato Interadministrativo nro. 004 para la facturación y recaudo del Impuesto de Alumbrado Público se firma el 10 de junio de 2015, cuya duración se estableció desde la suscripción del Acta de inicio hasta el 31 de diciembre de 2015 según clausula séptima del citado contrato. No se encontró un contrato o documento diferente firmado con la CHEC que soporte la facturación y recaudo del impuesto de Alumbrado público de enero a mayo de 2015, dado que el servicio fue prestado por la CHEC y reportado a la Administración Municipal, según evidencias encontradas en la carpeta del citado contrato, tales como: Documento Oficial - COMUNICACIÓN CHEC

Comunicación 7230-070,0-15-001328 de febrero 20 de 2015 No se encontraron soportes de la CHEC correspondiente al mes comercial de febrero de 2015. Comunicación 7230-070,0-15-003223 de abril 24 de 2015 Comunicación 7230-070,0-15-004203 de junio 01 de 2015 Comunicación 7230-070,0-15-005340 de julio 03 de 2015 Comunicación 7230-070,0-15-005945 de Agosto 03 de 2015 Comunicación 7230-070,0-15-006500 de Septiembre 01 de 2015 Total facturado y recaudado

Facturación y recaudo del Impuesto Alumbrado Público mes comercial

Valor Recaudo del Impuesto

Enero de 2015

3.920.014

Febrero de 2015

0

Marzo de 2015

3.484.723

Abril de 2015

4.465.520

Mayo de 2015

3.812.000

Junio de 2015

4.250.869

Julio de 2015

3.713.217 23.646.343

Al revisar la ejecución presupuestal de Ingresos y gastos con corte al 31 de julio de 2015, se puede observar que el valor facturado y recaudado por la CHEC, durante el primer semestre de 2015, no ha sido ingresado al presupuesto de Ingresos: rubro presupuestal 1.1.2.4.08 denominado Sobretasa de Alumbrado Público S.S.F. La información presupuestal es un insumo básico de la etapa de reconocimiento en el proceso contable, dado los documentos fuentes citados se determina la ocurrencia de hechos, transacciones y operaciones que afectan la estructura financiera, económica, social y ambiental, pero que no han sido objeto de reconocimiento y revelación por los responsables del proceso Financiero y Contable. La Ejecución Presupuestal de Rentas y Gastos con corte al 31 de julio de 2015 presenta un recaudo y un valor cancelado de cero pesos, en el rubro presupuestal programado para registrar las operaciones que surjan de la ejecución del Contrato Interadministrativo nro. 004 para la facturación y recaudo del Impuesto de Alumbrado Público 2015, según se describe en la siguiente Tabla:

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EJECUCION PRESUPUESTAL DE INGRESOS Rubro

Descripción del rubro

Presupuesto definitivo

1.1.2.4.08

Sobretasa de Alumbrado Público S.S.F.

$ 134.297.050

Valor recaudado al 31 de julio de 2015 -0-

Fuente Ejecución Presupuestal de Ingresos 31 de julio 2015

EJECUCION PRESUPUESTAL DE GASTOS Rubro

Descripción rubro

del

2.08.1.05

Sobretasa de Alumbrado Público S.S.F.

Presupuesto definitivo

$ 134.297.050

Valor Comprometido al 31 de julio de 2015 18.217.890

Valor cancelado al 31 de julio de 2015 -0-

Fuente Ejecución Presupuestal de gastos 31 de julio de 2015

En la cláusula Tercera del contrato nro. 004 para la facturación y recaudo del Impuesto de Alumbrado Público 2015, se establece que la actividad de recaudo no incluye las gestiones de cobro de cartera, por lo tanto la CHEC, viene reportando mediante listados el desmonte de la cartera que se viene presentando y que corresponde al Municipio de Marmato su administración y recuperación. En la siguiente tabla se muestra la información tomada de los soportes documentales que se encontraron en el correo institucional de la Alcaldía Municipal relacionados con el desmonte de cartera, archivos Excel, enviados por la CHEC:

REPORTE REALIZADO POR LA CHEC - DESMONTE DE CARTERA 2015 NRO. USUARIOS PERIODO REPORTADO VALOR CARTERA REPORTADOS 67 545.476 SEPTIEMBRE DE 2014 DICIEMBRE DE 2014 11 168.729 444.584 ENERO DE 2015 40 164.963 FEBRERO DE 2015 10 517.021 MARZO DE 2015 54 9 134.732 ABRIL DE 2015 MAYO DE 2015 0 No se encontró registro JUNIO DE 2015 6 120.923 TOTAL CARTERA DESMONTAEDA POR CHEC 2.096.428 Tanto en la Secretaría de Desarrollo Económico como en la Secretaría de Hacienda Municipal, no se encontró una base de datos, mediante la cual se administre y se controle el desmonte de cartera que se viene reportando por la CHEC y que le corresponde al Municipio su recuperación, dado que en los listados de desmonte de

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cartera que reporta la CHEC, se evidencia algunos usuarios que se reportan constantemente, sin que desde la Administración Municipal se hayan iniciado las actuaciones administrativas para lograr normalizar la cartera existente, dado que el Municipio viene asumiendo los costos que se generan para el mantenimiento del alumbrado público con recursos del Sistema General de Participaciones y del cual son beneficiarios los usuarios reportados por la CHEC como desmonte de cartera. CRITERIO: Acuerdo 063 de octubre 19 de 2010 expedido por el Concejo Municipal, Mediante el cual se establece, regula y fijan las tarifas sobre el impuesto de alumbrado público en el Municipio de Marmato Caldas, como un tributo del orden municipal, destinado de manera específica a cubrir el costo de prestación del servicio de alumbrado público. Según se establece en el citado Acuerdo, el objeto del Impuesto de Alumbrado Público es cubrir todos los costos y gastos de prestación del servicio el cual incluye entre otros los relacionados con la administración, operación y mantenimiento, suministro de energía, la modernización, la reposición y la expansión del Sistema de Alumbrado público. CAUSA: Ausencia de controles para el manejo y administración de la cartera alumbrado público. Debilidades en las Funciones de Supervisión. Deficiencias en los procesos de comunicación. EFECTO: Procesos desarticulados entre la Secretaría de Desarrollo Económico y la Secretaría de Hacienda Municipal, prescripción de deudas en el Impuesto de Alumbrado Público, desconocimiento del valor real que adeuda cada usuario en el Impuesto de Alumbrado Público. ::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::: En el desarrollo de la auditoría interna también se realizó seguimiento al Mapa de Riesgos del Proceso Gestión de Servicios Públicos, con el fin de verificar si los controles propuestos para cada riesgo han sido suficientes y efectivos. De acuerdo a los resultados del seguimiento realizado, se determina que alguno controles propuestos fueron insuficientes, también se encontraron actividades de control que no se han desarrollado adecuadamente, es decir no basta que el control exista, sino que el mismo se suficiente y efectivo que permita la materialización de eventos o situaciones que afecten negativamente la operación del Servicio del Aseo en el Municipio de Marmato. Es necesario reforzar las actividades de control en los siguientes riesgos identificados en el Mapa de Riesgos por procesos y para los cuales se identificaron debilidades que pueden ocasionar su materialización tales como: Falta de liquidez para el cumplimiento de las obligaciones contractuales establecidas para la operación del servicio del Aseo: Una actividad de control es gestionar la recuperación de los períodos vencidos a través de actuaciones administrativas. Aunque las actividades se realizan, las mismas no se han desarrollado adecuadamente, según el presente informe de auditoría interna.

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Reportes extemporáneos a los Organismos de control y entidades relacionadas con la prestación del servicio público domiciliario del aseo: En el desarrollo de la auditoría interna se identificó Incumplimiento de nuevas reglamentaciones y cargue de formularios ante el SUI.

Resultados del seguimiento realizado: MUNICIPIO DE MARMATO - CALDAS SECRETARIA DE DESARROLLO ECONOMICO, AMBIENTAL Y SERVICIOS PUBLICOS APLICATIVO PARA EL LEVANTAMIENTO DEL MAPA DE RIESGOS POR PROCESO

FASE: FECHA: NOMBRE DEL PROCESO

SEGUIMIENTO Y MONITOREO 28/09/2015 OBJETIVO DEL PROCESO

Gestión de Servicios Públicos Garantizar la prestación eficiente del servicio Público Domiciliario del Aseo para toda la comunidad del Municipio de Marmato, Caldas. TRATAMIENTO DE LOS RIESGOS

No. DEL RIESGO

NOMBRE DEL RIESGO

PERFIL DEL RIESGO

R1

Falta de liquidez para el cumplimiento de las obligaciones contractuales establecidas

R2

Reportes Extemporáneos a los Organismos de INTERVENCION Control y entidades SANCION relacionadas con la Prestación del Servicio Público Domiciliario del

USUARIOS REGION

CAUSAS

Ausencia de personal idóneo Deficiencias en la gestión de Cobro Períodos de facturación extemporáneos.

MEDIDA DE MITIGACIÓN

DEFINICIÓN DE LA ACCIÓN

REDUCIR EL RIESGO

Facturar oportunamente el servicio público domiciliario del Aseo Adelantar las actuaciones administrativas para la recuperación de los períodos que no han sido cancelados por los usuarios del servicio de Aseo.

. Cambios Período de Gobierno EVITAR EL RIESGO Nuevas Reglamentación del Gobierno

R3

Manipulación de los Sistema de Información utilizados RELATIVA AL PROCESO para la facturación del Servicio Público Domiciliaro del Aseo

Flexibilidad de los sistemas de información usuarios del s is tema s in restricciones y privilegios.

R4

Resolución inadecuada de los derechos de petición, quejas y reclamos INVESTIGACION relacionados con la DISCIPLINARIA prestación del Servicio Público Domiciliario del Aseo.

Desconocimiento de la Normatividad aplicada EVITAR EL RIESGO Descuido en el Manejo de la Información.

R5

Fallas mecánicas en el vehículo recolector carencia de materiales para la prestación del servicio público domiciliario del Aseo ( barrido y limpieza de calles, áreas y sectores)

USUARIOS CIUDAD

Extemporaneidad en los procesos contractuales improvisación de EVITAR EL RIESGO insumos requeridos recursos presupuestales insuficientes.

R6

Abonos de períodos que no han sido cancelados por los usuarios o nueva facturación de períodos cancelados por los usuarios del Servicios de Aseo.

USUA RIOS CIUDA D

R7

R8

REDUCIR EL RIESGO

Observar las fechas e informes que se deben reportar a los organismos de control y entidades relacionadas.

SEGUIMIENTO Y MONITOREO REALIZADO POR LA OFICINA CONTROL INTERNO

FECHA DE INICIO

01/05/2014

FECHA DE TERMINACION

31/12/2014

31/12/2014

Secretaría de cumplimiento Observar y Desarrollo aplicar las disposiciones Económico, Ambiental aplicables al servicio público domiciliario del Aseo Coordinar y Servicios Públicos

cronogramas y fechas

28 de septiembre de 2015

77

28 de operación del servicio del Aseo. No se cargaron los formularios septiembre según Resolución nro. 154 de 2014 del Ministerio de Vivienda y Circular Externa Nro. de 2015 20151000000024 de marzo 06 de 2015 expedida por la Superintendencia

de de

01/05/2014

31/12/2014

Secretaría de Desarrollo Económico, Ambiental y Servicios Públicos

Tramitar los derechos de petición, quejas y reclamos en los plazos establecidos.

01/05/2014

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Secretaría de Desarrollo Económico, Ambiental y Servicios Públicos

01/05/2014

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Verificar los abonos físicos recibidos en la Secretaría de Hacienda Municipal y su respectivo abono en el sistema de Información dela Secretaría de Desarrollo Económico, Ambiental y Servicios Públicos.

01/05/2014

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Parametrización de tasas de interés que INVESTIGA CION no corresponden al DISCIPLINA RIA período facturado.

Desconocimiento de las tasas de interés apicables a los usuarios residenciales, comerciales e industriales.

EVITAR EL RIESGO

Revisar la parametrización de la tasa de interés de acuerdo al período facturado y su respectiva vigencia de acuerdo a las tasas fijadas por la Superintendencia Financiera

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Devolución de facturas INTERMITENCIA no entregadas a los EN EL SERVICIO usuarios

Ausencia de personal para la entrega de la facturación a los usuarios del Servicio Público Domiciliario del Aseo.

REDUCIR EL RIESGO

Coordinar con la dependencia responsable las labores de entrega de facturación.

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Secretaría de Desarrollo Económico, Ambiental y Servicios Públicos

privilegios en base de datos del sistema de información utilizado para el servicio público domiciliario del Aseo Realizar copias de seguridad del sistema de información Impresión de reportes de las novedades registradas mensualmente en el sistema de información relacionada con el catastro de los usuarios. de Diligenciar formulario peticionesm quejas y reclamos diseñado para la prestación del servicio de aseo. Establecer en el formulario de recepción dela petición, queja o reclamo el trámite realizado y la fecha de solución o respuesta al usuario Controlar a través del Registro organizado de peticiones, quejas y reclamos, Planear en el Plan de Acción de cada vigencia fiscal las actividades a realizar para garantizar el servicio público domiciliario del Aseo Adelantar los procesos contractuales de los bienes y servicios para la prestación adecuada del servicio de aseo. Revisión permanente estado actual del vehículo recolector.

Revisar el listado físico y recibos de pago recaudados por la Secretaría de Hacienda Municipal Realizar los abonos de acuerdo al listado reportado por la Secretaría de Hacienda municipal Verificar a través de reportes físicos los abonos realizados en el sistema de información Revisar las tasas de interés establecidas por la Superintendencia Bancaria y Secretaría de Ley 142 de 1994 Verificar la Desarrollo Tasa de Interés aplicable al Económico, Ambiental período facturado Conservar el y Servicios Públicos historial de las tasas de interés aplicadas en el sistema de Información Coordinar en cada período de facturación, las personas que apoyarán la entrega de Secretaría de recibos a los usuarios. Entregar y establecer con el Desarrollo Económico, Ambiental personal de apoyo las fechas y Servicios Públicos límites de entrega y sus respectivos recorrridos. Revisar las causas de devolución de las facturas que

Secretaría de Desarrollo Económico, Ambiental y Servicios Públicos

DESCRIPCION DEL SEGUIMIENTO Según certificación del Secretario de Hacienda y Asuntos Administrativos julio de 2015, durante el mes de mayo se libraron 49 mandamientos industriales y comerciales del servicio Público Domiciliario del Aseo. suscribieron 480 mandamientos de pago para usuarios residenciales. Audioría Interna se pudo verificar la existencia de falencias en la Mandamiento de Pago. Se recomienda establecer actividades de control presupuestal del Servicio del Aseo, dado que en el desarrollo de la identificaron inconsitencias que determinan un desequilibrio presupuestal en la operación presupuesstal de este servicio.

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Los controles propuestos han sido insuficientes, dado que en auditoría interna, se identificó incumplimiento a nuevas reglamentaciónes

la recolección de información con los responsables de su y Establecer usuarios

Establecer usuarios y privilegios con acceso a los sistemas de información para la facturación del servicio de Aseo

Planear y realizar los procesos contractuales con la mayor oportunidad posible

CONTROLES

Elaborar reportes

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Fecha de CALIFICACIÓN DEL CONTROL Seguimiento

Gestionar la recuperación de periodos vencidos a través de Secretaría de actuaciones administrativas Facturar oportunamente los Desarrollo Económico, Ambiental períodos por la prestación del y Servicios Públicos servicio de Aseo Revisar permanentemente la ejecución presupuestal de rentas.

Procesos manuales e independientes para la liquidación, EVITAR EL RIESGO facturacióny recaudo del Servicio Público Domiciliario del Aseo.

BLANCA LUCILA SANCHEZ ARIAS Oficina de Control Interno Municipal

RESPONSABLE IMPLEMENTACIÓN

Servicios Públicos Domiciliarios de acuerdo al cronograma establecido.

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Los usuarios para el manejo y administración de la Base de Público Domiciliario del Aseo se han establecido, así mismo Sistema de Información se administra directamente desde Desarrollo Económico, Ambiental y Servicios Públicos. En 28 de Hacienda opera el módulo de abonos, dado que el recaudo septiembre facturas liquidadas y expedidas por la Secretaría de Desarrollo de 2015 formaliza a través de recibos de caja procesados directamente sistema de información SIAF diferente a la Base de datos del Aunque existen controles de usuarios y privilegios, el riesgo puede operar un sistema integrado al Proceso Financiero y Contable.

Se implementó el Formulario de Peticiones, quejas y Reclamos. trámite de peticiones, quejas y reclamos que se han presentado

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28 de relacionados con el servicio público domiciliario del aseo a cargo septiembre Marmato, se ha cumplido el procedim iento interno establecido, de 2015 tanto el principio de oportunidad como de materialidad en

respuestas entregadas a los usuarios, de acuerdo a las causale s presentadas.

Existen controles y se encuentran documentados tales como: Plan

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28 de Residuos Sólidos, Informe de seguimiento al Plan de Acción primer septiembre proceso contractuales para garantizar la operación del servicio de 2015 del Aseo.

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28 de septiembre de 2015

Los controles existen y se encuentran documentados. El riesgo puede que en la la Secretaría de Hacienda opera solo el módulo de abonos, el con las facturas liquidadas y expedidas por la Secretaría de Desarrollo formaliza a través de recibos de caja procesados directamente a través información SIAF diferente a la Base de datos del Servicio de Aseo. El sistema del Servicio Públlico Domiciliario del Aseo no opera un ambiente integrado Financiero y Contable SIAF.

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28 de septiembre de 2015

Como actividades de control se encontró la Resolución nro. 118 2015 Por medio de la cual se modifica la Resolución nro. 147 2009 y se adopta el contrato de condiciones uniformes del domiciliario de aseo del Municipio de Marmato Caldas, en el cual se tasas de Interés del Servicio Público Domiciliario del Aseo. Bases deudores del servicio de Aseo con corte al 31 de julio de 2015, evidencia la Tasa de Interés del 6% a los estratos residenciales y estrados comerciales e industriales.

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28 de septiembre de 2015

Los controles existen, en cada período de facturación se apoya facturación desde la Secretaría de Hacienda y Asuntos Administrativos Las unicas devoluciones de facturas que se presentan corresponden duplicados que por error se procesan doblemente en cada período de facturación.

FECHA DE SEGUIMIENTO: Septiembre 28 de 2015

El Mapa de Riesgos del Proceso Gestión Servicios Públicos, se debe actualizar, dado que en el desarrollo de la Auditoría Interna se identificaron nuevos eventos de riesgos tendientes a su materialización, sino se adoptan las medidas preventivas pertinentes por los líderes de los procesos a cargo de la Secretaría de Desarrollo Económico, Ambiental y Servicios Públicos así como en los procesos que se encuentran a cargo de la Secretaría de Hacienda y Asuntos Administrativos Municipal.

FORMATO

TRD: 014.15,15

AUDITORIA INTERNA PROCESO GESTION DE SERVICIOS PUBLICOS

Municipio de Marmato Oficina de Control Interno

Versión: 01

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Algunos eventos de riesgos que se deben considerar para la actualización del Mapa de Riesgos se describen a continuación: Proceso desarticulados entre la Secretaría de Desarrollo Económico y la Secretaría de Hacienda Municipal, prescripción de deudas en el Impuesto de Alumbrado Público, desconocimiento del valor real que adeuda cada usuario en el Impuesto de Alumbrado Público, Debilidades en las funciones de supervisión. COMUNICACIÓN DE RESULTADOS: Comunicar el Informe de Auditoría Interna al Representante Legal del Municipio de Marmato en cumplimiento a las disposiciones contenidas en el artículo 12, literal j) de la Ley 87 de 1993, a la Secretaria de Desarrollo Económico, Ambiental y Servicios Públicos y al personal de apoyo como Responsables de los procedimientos del área auditada, así mismo el presente informe se comunicará a la Secretaría de Hacienda y Asuntos Administrativos, dado algunas actividades auditadas realizadas desde la Secretaría de Desarrollo Económico, son transversales a la Secretaría de Hacienda y Asuntos Administrativos, para que se acojan las recomendaciones y se implementen las acciones de mejoramiento sugeridas por la Oficina de Control Interno Municipal, pues los resultados producto de la auditoría interna, en conjunto, proporcionan información para valorar el proceso de la gestión administrativa. El presente informe estará sujeto a las aclaraciones o aportes de evidencias que puedan ser incluidas y permita confirmar o desvirtuar las situaciones identificadas en el proceso auditado, de lo contrario se deberá formalizar el plan de mejoramiento por procesos con las acciones correctivas y de mejoramiento que deban desarrollar los responsables de las situaciones encontradas para corregir o mejorar en tiempo real, las observaciones formuladas.

NOMBRE COMPLETO Blanca Lucila Sánchez Arias

RESPONSABILIDAD Oficina de Control Interno Municipal - Contratista

FIRMA Original Firmado