Back Office Descripción del sistema

Introducción .....................................................................................................................................2 ¿Qué hace el Back Office de Terraminium? .....................................................................................2 ¿Cuánto cuesta el Back Office”? .......................................................................................................3 El Tarificador. ....................................................................................................................................3

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Introducción Por Back Office entendemos todas aquellas funciones necesarias para llevar una correcta administración de Fincas. El sistema Back Office de Terraminium es el único avalado por la norma ISO 9001, lo que transmite una garantía hacia nuestros clientes. El sistema Back Office (B.O.) de Terraminium le permite administrar y contratar más comunidades sin necesidad de aumentar su plantilla de empleados. El B.O. rompe además con la tendencia de asumir comunidades y tener que contratar a más personal, con lo que no se rentabiliza el aumento de control de Administración de Fincas.

¿Qué hace el Back Office de Terraminium? Es un sistema Informático y administrativo completo que permite tener en tiempo real toda la información a los administradores de la comunidad, presidentes de la comunidad y comuneros. El sistema Back office lleva toda la contabilidad y cuentas de la comunidad al dia y online. Emite todos los recibos para su cobro y se encarga de su recobro y gestión de morosos. Convoca juntas, redacta actas y lleva toda la documentación administrativa de la Comunidad.

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¿Cuánto cuesta el Back Office”? Existen dos tipos de BackOffice: BackOffice Delegado: Nosotros hacemos todo el trabajo contable, emisión de cuotas, etc. Su coste dependerá del tipo de Comunidad y oscila entre un 18 a 20% de lo facturado a la Comunidad.

BackOffice Autoadministrado: Mediante un potente sistema de gestión el Franquiciado elabora la Contabilidad y emite los recibos. Todo está auditado y controlado por la central. Su coste va desde un 8 a un 10% pero existe un límite de 1.000 euros mensuales. Es decir si Vd. siguen cogiendo comunidades y administrándolas nunca se le repercutirá una cantidad superior a 1.000 euros mensuales en el BackOffice Autoadministrado. Estos sistemas se pueden cambiar y aplicar un BackOffice a unas comunidades y otro modelo a otras comunidades. Si un franquiciado emite cuotas a sus comunidades por 30.000 euros al mes y el BackOffice Autoadministrado fuese de 8% supondría un BackOffice de 2.400 euros, en este caso se aplicaría el mínimo de 1.000 euros al mes con lo que sobre 30.000 euros sería un 3,33% de coste del BackOffice, y así progresivamente.

El Tarificador. El Tarificador de Terraminium es una herramienta diseñada por nuestro departamento de informática, que funciona desde un teléfono móvil o desde un ordenador. En el Tarificador el Franquiciado de Terraminium introduce una serie de datos como por ejemplo: Número de fincas que componen la comunidad, si tiene jardín y mantenimiento, si la comunidad tiene portero, si tiene piscina, etc.

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Con esos datos el tarificador da tres tarifas o importes: La tarifa Estándar que aplicaría el colegio de Administradores de Fincas de su Zona. La tarifa que Terraminium le recomienda que Vd. oferte. La tarifa del coste del Back Office. De esta forma Vd. sabrá la rentabilidad de esa comunidad, ya que sabrá lo que va a cobrarles y lo que le cuesta que la central le lleve el Back Office.

Ejemplo práctico: Juan Pérez, franquiciado de Madrid de Terraminium ha llegado a un acuerdo con una comunidad de propietarios para facilitarle los servicios de Administración de Fincas. Gracias al sistema de gestión de Terraminium, Juan ha podido ofrecer un precio y servicios sin competencia. El presupuesto aceptado es de 900 euros mensuales. Juan deberá abonar un royalty a la central por explotación del 5% (3% de gestión y 2% de publicidad). Además el Back Office de Terraminium para esta comunidad, todas las gestiones que necesita esta comunidad, le va a costar aproximadamente 260 euros mensuales. Su beneficio neto mensual es de 600 euros mensuales aproximadamente. 4

Con estas cuentas: ¿Cuál es la función del franquiciado Sr. Juan Pérez y cuál es la función del Back Office de Terraminium? El Back Office de Terraminiun va a llevar toda la contabilidad, emisión de recibos, reclamación a morosos, archivo electrónico de la documentación, convocatoria de la junta, etc. Todo el trabajo burocrático y administrativo lo hará Terraminium. A parte de esto todo ello estará actualizado en la página Web accesible tanto por el franquiciado como por sus clientes. El franquiciado deberá visitar a la comunidad los días pactados y deberá personarse en las juntas de vecinos. Además deberá hacer una política proactiva en la comunidad, ofreciendo nuevos servicios y corrigiendo desviaciones de gastos. Así como seguir haciendo labores comerciales para captar nuevos clientes. Pero además de estos ingresos Fulanito se llevará comisión de los seguros contratados, a través de nuestra plataforma Bróker Online, se beneficiará de los convenios concertados por Terraminium y podrá establecer intermediaciones inmobiliarias gracias a la marca FINCATERRA. ¿Qué mejor seguridad para una comunidad que los alquileres y las ventas de viviendas de esa comunidad sean gestionados por una inmobiliaria que es del mismo Administrador? Uno de los problemas comunes en una comunidad son las molestias de los inquilinos y la falta de seguimiento de las normas de comunidad. Quien mejor que el propio administrador para hacer valer estar normas.

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