DIRECCION CORPORATIVA DE ADMINISTRACION GERENCIA CORPORATIVA DE RECURSOS HUMANOS

BASES PARA LA DOCUMENTACION Y REGISTRO DE MANUALES DE PROCEDIMIENTOS EN PETROLEOS MEXICANOS Y ORGANISMOS SUBSIDIARIOS CLAVE:B-RH-800-70500-14

SUBGERENCIA DE ORGANIZACION E INTEGRACION

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INDICE Introducción

3

1.

Objetivo

5

2.

Ambito de Aplicación

6

3.

Definiciones

7

4.

Marco Normativo

10

5.

Responsabilidades

11

5.1 De las Unidades Administrativas

11

5.2 De las Gerencias de Recursos Humanos de los Organismos Subsidiarios y Areas de Apoyo Administrativo del Corporativo

12

5.3 De la Gerencia Corporativa de Recursos Humanos

13

Normatividad

14

6.1 De la Documentación de Procedimientos

14

6.2 Del Registro de Manuales de Procedimientos

16

6.3 De la Actualización de Manuales de Procedimientos

18

6.4 De los Criterios Generales de Presentación

18

Disposiciones Transitorias

20

6.

7.

Anexos

21

I.

Elaboración de diagramas de flujo

22

II.

Formas impresas y guías para su requisitado

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INTRODUCCION

En materia de procedimientos, encontramos diversidad de técnicas, metodologías y filosofías adoptadas y adaptadas, con las cuales Petróleos Mexicanos da respuesta a sus necesidades de trabajo, a los ordenamientos del Ejecutivo Federal y a organizaciones externas nacionales y extranjeras para lograr reconocimientos como los de los Sistemas de Calidad entre otros. Como ejemplo de lo hasta aquí planteado, existen las relacionadas con las Normas ISO-9000:2000 e ISO-14000, con profunda aceptación y uso en las áreas operativas de los Organismos, las referentes al Manual del SIASPA, PROSPA y a los Sistemas Informáticos entre otros. Como es del conocimiento general, los manuales de procedimientos son instrumentos que facilitan el desarrollo de las funciones y actividades de la Organización, algunas de sus ventajas son: • Permiten el cumplimiento de la normatividad emitida por el Gobierno Federal en cuanto a programas de modernización y desarrollo administrativo. • Formalizan las actividades de la empresa y complementan el criterio y la experiencia individual de las personas que intervienen en su ejecución. • Delimitan y precisan la participación de los órganos y puestos involucrados en un proceso o función objeto del procedimiento. • Minimizan con su observancia las posibilidades de cometer errores, duplicidades u omisiones en el trabajo, con los consiguientes desperdicios y costos asociados.

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INTRODUCCION

• Facilitan los procesos de inducción y capacitación del personal. • Promueven una cultura de medición, con la formalización del modo en que se realiza el trabajo. • Se dispone de información precisa y cuantificable para el análisis, diseño y valuación de puestos. La Dirección Corporativa de Administración, responsable normativa en materia de procedimientos, emite las presentes Bases para dar cumplimiento a los Lineamientos para la Elaboración de Normatividad Interna en Petróleos Mexicanos y Organismos Subsidiarios, emitidos por el Consejo de Administración.

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1. OBJETIVO

Lograr que en Petróleos Mexicanos y sus Organismos Subsidiarios se trabaje con Procedimientos documentados, que cumplan con requerimientos básicos, compilados o integrados en Manuales y con registro Institucional.

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2. AMBITO DE APLICACION

La presente Norma para la Documentación y Registro de Manuales de Procedimientos en Petróleos Mexicanos y Organismos Subsidiarios, es de observancia general y obligatoria para los Organos Corporativos y Organismos Subsidiarios de la Industria Petrolera Estatal.

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3. DEFINICIONES

Unidad Administrativa:

Son las Areas Funcionales de la estructura orgánica básica de Petróleos Mexicanos y Organismos Subsidiarios que han presentado procesos de creación y/o reorganización.

Areas de Apoyo Son las áreas pertenecientes a las Unidades Administrativas Administrativo: de la estructura orgánica básica encargadas de proporcionar el apoyo administrativo necesario para su adecuado funcionamiento. Estructura Básica:

Se integra por los niveles jerárquicos y plazas correspondientes a Director General, Directores Generales de Organismos Subsidiarios y Directores Corporativos (Niveles Salariales 48 y 46), Subdirectores de Organismos Subsidiarios y Corporativos (Nivel Salarial 45) y Gerentes (Nivel Salarial 44) o puestos equivalentes.

Estructura Básica:

Se integra por los niveles jerárquicos y la estructura ocupacional inferior a Gerente; en este caso, la estructura no básica se divide en:

no

Mandos Medios (Niveles Salariales 43 al 39) Grupo Especializado de Confianza (Niveles Salariales 38 al 30) Personal Operativo de Confianza (Niveles Salariales 29 al 08) Personal Operativo Sindicalizado (Niveles Salariales 32 al 08) Estructura Orgánica: Unidades Administrativas que integran una dependencia y/o entidad, donde se establecen niveles jerárquico-funcionales de conformidad con las atribuciones que a la misma le asigna la Ley Orgánica de la Administración Pública Federal, así como el reglamento interior o acuerdo de organización correspondiente. De esta forma, se identifica el sistema formal a través de la división de funciones y la jerarquización de sus mandos, en la que se establece la interrelación y coordinación de los mismos.

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3. DEFINICIONES

Acuerdo de Organización:

Documento que formaliza al interior de Petróleos Mexicanos y Organismos Subsidiarios la creación y modificación de la estructura organizacional y ocupacional en los términos presentados y probados por el Consejo de Administración, autorizado por la Dirección General del Organismo que corresponda.

Creación de Estructuras Orgánicas y Ocupacionales:

Es el proceso mediante el cual Petróleos Mexicanos y sus Organismos Subsidiarios dan nacimiento a una nueva estructura orgánica y ocupacional en términos de la normatividad externa e interna aplicable.

Reestructuración Integral o Parcial:

Implica modificaciones a la estructura tanto organizacional y ocupacional aprobada por Petróleos Mexicanos y sus Organismos Subsidiarios y registrada por la SHCP y SECODAM.

Modificación de Estructuras Orgánicas y Ocupacionales:

Es el proceso mediante el cual las áreas que integran a Petróleos Mexicanos y Organismos Subsidiarios realizan cambios a sus estructuras orgánicas y ocupacionales vigentes, en términos de la normatividad externa e interna aplicable.

Manual de Procedimientos:

Documento integrador que contiene información analítica de los procedimientos administrativos autorizados, a través de los cuales se canaliza la actividad operativa de Petróleos Mexicanos y Organismos Subsidiarios. Medio o instrumento de información en el que se consignan en forma metódica, los pasos y operaciones que deben seguirse para la realización de las funciones de una unidad administrativa. Se describen además, los diferentes puestos o unidades administrativas que intervienen y se precisa su responsabilidad y su participación. Suele contener información y ejemplos de los formularios impresos, autorizaciones o documentos necesarios y cualquier otro dato que auxilie al correcto desarrollo de las actividades.

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3. DEFINICIONES

Registro de Manuales:

Se entenderá por registro de Manuales, al proceso mediante el cual la Gerencia Corporativa de Recursos Humanos, recibe como evidencias de registro, las Carátulas e Indíces de los manuales, con el nombre oficial de cada uno de los procedimientos en medio impreso y los procedimientos en medio electrónico, y son sellados y firmados por el responsable de asignar su clave de registro correspondiente.

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4. MARCO NORMATIVO

• Ley Orgánica de la Administración Pública Federal • Programa para la Transparencia y el Combate a la Corrupción y Fomento a la Transparencia y el Desarrollo Administrativo 2001-2006. • Programa Sectorial de Energía 2001-2006 • Reglamento de Atribuciones de Petróleos Mexicanos y Organismos Subsidiarios en Materia de Recursos Humanos y Asuntos Laborales • Normas ISO Serie 9000. • Manual del SIASPA, o equivalente en Organismos Subsidiarios.

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5. RESPONSABILIDADES

5.1.

DE LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS

5.1.1

Elaborar y actualizar su Manual de Procedimientos, en un periodo no mayor a cuatro meses, una vez autorizada su estructura o reestructura, en congruencia con el acuerdo de organización y/o reorganización que le dio origen y con el manual de organización actualizado y registrado, en los términos de la presente normatividad.

5.1.2

Solicitar su registro institucional, en medio impreso y electrónico, ante la Gerencia Corporativa de Recursos Humanos, a través de las Gerencias de Recursos Humanos de los Organismos Subsidiarios y de las Areas de Apoyo Administrativo, en el caso del Corporativo.

5.1.3

Una vez obtenido el registro institucional, conservar el original del Manual de Procedimientos y su respaldo electrónico, para su control y difusión al interior de las áreas que la integran, y para consultas requeridas por instancias internas o externas.

5.1.3

Remitir a la Normateca del Organo Interno de Control de Petróleos Mexicanos una copia del Manual de Procedimientos debidamente autorizado y registrado por la Gerencia Corporativa de Recursos Humanos, tanto en medio impreso como en medio electrónico, y de acuerdo a las posibilidades tecnológicas, subirlo al sitio Web de la Unidad Administrativa.

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5. RESPONSABILIDADES

5.2.

DE LAS GERENCIAS DE RECURSOS HUMANOS DE LOS ORGANISMOS SUBSIDIARIOS Y AREAS DE APOYO ADMINISTRATIVO DEL CORPORATIVO.

5.2.1

Promover que las Unidades Administrativas cuenten con sus Manuales de Procedimientos en los términos de la presente normatividad y demás aplicable, vigilando su permanente actualización.

5.2.2

Revisar y validar que el contenido y forma del Manual de Procedimientos presentado por la Unidad Administrativa, sea congruente con el Acuerdo de Organización y/o reorganización que le dio origen y con el manual de organización actualizado y registrado, y cumpla con lo dispuesto en la presente normatividad.

5.2.3.

Gestionar y obtener el registro institucional, ante la Gerencia Corporativa de Recursos Humanos, del Manual de Procedimientos, en medio impreso y electrónico.

5.2.4.

Una vez obtenido el registro institucional, enviar el original del Manual de Procedimientos al Area Funcional solicitante y conservar una copia del mismo en medio impreso y electrónico, para su control y consultas requeridas por instancias internas o externas.

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5. RESPONSABILIDADES

5.3.

DE LA GERENCIA CORPORATIVA DE RECURSOS HUMANOS

5.3.1 Normar y promover la elaboración y/o actualización de los Manuales de Procedimientos, en los términos de la presente normatividad. 5.3.2 Validar que el contenido y la forma del Manual de Procedimientos presentado por las Gerencias de Recursos Humanos de los Organismos Subsidiarios o Areas de Apoyo Administrativo en el caso del Corporativo, sea congruente con el acuerdo de organización y/o reorganización que le dio origen y con el manual de organización actualizado y registrado, y cumpla con lo dispuesto en la presente normatividad. 5.3.3 Emitir el registro institucional del Manual de Procedimientos presentado, conservar copia del mismo, en medio electrónico, así como las carátulas e índice de los Manuales con el nombre oficial de cada uno de los procedimientos que se registran, en medio impreso para su control y consulta por instancias internas o externas. 5.3.4 Remitir el original del Manual de Procedimientos, con el registro institucional correspondiente a la Gerencia de Recursos Humanos o Area de Apoyo Administrativo solicitante. 5.3.5 Mantener actualizado el Procedimientos Registrados.

Inventario

Institucional

de

Manuales

de

5.3.6 Enviar mensualmente el reporte del Inventario Institucional de Manuales de Organización Registrados al Organo de Interno de Control en Petróleos Mexicanos.

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6. NORMATIVIDAD 6.1

De la Documentación de Procedimientos

Este proceso constituye la parte fundamental normativa, ya que dada la diversidad de requerimientos para la elaboración de procedimientos en Petróleos Mexicanos y sus Organismos Subsidiarios, solo se establecen en la presente norma por una parte la obligación de documentar los procedimientos y por otra un mínimo de requisitos a cumplir, lo que permite que cada Organismo a su vez, pueda incorporar en su normatividad interna especifica en esta materia, elementos adicionales relacionados con necesidades que le son propias, siempre y cuando éstas sean consensuadas con la Gerencia Corporativa de Recursos Humanos y esten alineadas a lo que aquí se establece. Por lo anterior, los requisitos mínimos para la documentación de procedimientos son los siguientes: a).- Portada.- Deberá permitir identificar fácilmente el área que lo emite y el procedimiento de que se trata. b).- Indice.- Deberá cubrir al menos los puntos que se establecen a continuación en este apartado. c).- Objetivo.- En este apartado se debe establecer la finalidad del procedimiento d).- Ambito de Aplicación o Alcance y Responsabilidades.- Se especificarán claramente los límites de aplicación de los requisitos del procedimiento y las responsabilidades de los ejecutores. Deberá quedar claro en donde inicia y hasta dónde termina cada procedimiento. e).- Marco Normativo o Documento de Referencia.- Se deben mencionar los títulos de los documentos que soportan normativa o técnicamente la materia objeto del procedimiento. f).- Actualización.- Se definirá el área responsable de la actualización del procedimiento y de recibir sugerencias de cambio o cancelación, así como, el período para su próxima revisión y actualización.

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6. NORMATIVIDAD

g).- Definiciones.- Se incluirá el significado de términos usados en el procedimiento que tengan una connotación específica para el tema y cuyo entendimiento debe ser uniforme. h).- Desarrollo.- Este apartado reviste particular importancia ya que en el se establecen las actividades y los requisitos aplicables para efectuarlas de manera secuencial, los criterios de aceptación o rechazo, la documentación a generar, las condiciones de seguridad mínimas requeridas, los equipos y materiales a utilizar, y toda la demás información que se requiera para que las actividades y procesos se realicen de manera adecuada, con seguridad y en tiempo. i).- Documentación o Registro de las Actividades.- En este apartado debe referenciarse de manera obligatoria si se incluyen o no evidencias documentales o registros que serán generados como consecuencia de la aplicación del procedimiento. Los registros deberán ser presentaciones formales, típicas y rastreables al elemento, equipo, proceso o actividad que documenta o de dónde proviene. Los procedimientos deberán indicar quien, como y cuando ingresar la información, quien la puede validar y el destino de archivo. j).- Anexos.- En este apartado deberán identificarse los números y títulos de la documentación que se requiera como soporte de las actividades realizadas en la aplicación del procedimiento. k).- Diagramas de Flujo.- Estos diagramas deberán, de manera secuencial, dar soporte y claridad a los procedimientos, utilizando la simbología mínima que se establece de manera enunciativa y no limitativa en el anexo I de la presente norma. Puntos Opcionales.- Con el fin de dar flexibilidad, a los diferentes órganos en la elaboración de sus procedimientos, se mencionan de manera enunciativa y no limitativa algunos apartados opcionales que podrán ser utilizados a juicio de los responsables de los procedimientos y que no son auditables en Petróleos Mexicanos y sus Organismos Subsidiarios salvo disposición en contrario:

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6. NORMATIVIDAD

Instructivos.- Cuando las necesidades operativas requieran documentar en detalle ciertos pasos de una o varias operaciones y no se considere se deba manejar como un procedimiento, se sugiere se utilicen instructivos, con formatos similares a los de los procedimientos pero sin la protocolización a que están obligados éstos. La documentación física de los Manuales y de los Procedimientos, se establece el en anexo II de la presente norma “Formas Impresas y Guías para su Requisitado”. 6.2

DEL REGISTRO DE MANUALES DE PROCEDIMIENTOS.

Una vez aprobados y autorizados los procedimientos, se integrarán en manuales; dichas compilaciones deberán contener los procedimientos de mayor impacto en las funciones y procesos sustantivos de las unidades administrativas de la estructura básica, en congruencia con el Acuerdo de Organización y/o Reorganización que le dio origen y con el Manual de Organización actualizado y registrado, integrándose de la siguiente manera: 6.2.1. Manuales con registro obligatorio.- Este tipo de manuales corresponden a las funciones sustantivas de la estructura organizacional básica que se describe a continuación, su trámite de registro se efectúa por conducto de las Gerencias de Recursos Humanos de los Organismos Subsidiarios y de las Areas de Apoyo Administrativo en el caso del Corporativo: a).- Manuales de procedimientos administrativos de las Oficinas de los Directores Generales y procedimientos de aplicación generalizada. emitidos por el Director. b).- Manuales de procedimientos administrativos de las Oficinas de los Subdirectores y procedimientos de aplicación generalizada emitidos por uno o varios Subdirectores. c).- Manuales de procedimientos administrativos a nivel Gerencia o Unidad Equivalente

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6. NORMATIVIDAD

6.2.2. Manuales especializados registrables.- Este tipo de manuales corresponden a funciones especializadas o técnicas que por su importancia requieran compilación especial y registro, a solicitud del Gerente o Jefe de Unidad Equivalente, responsable de la función: •Manual de Procedimientos para la Elaboración de Normatividad Interna •Manuales de procedimientos de sistemas de calidad •Manuales de procedimientos de compras •Manuales de procedimientos de seguridad industrial, protección ambiental y salud ocupacional •Manuales de sistemas de información…etc.

6.2.3 Procedimientos: Se podrá actualizar su registro correspondiente, siempre y cuando formen parte o se integren a un Manual ya registrado, o bien cuando sin formar parte de un Manual, el área solicitante requiera de su registro institucional, situación que se dará en casos exepcionales. Se entenderá por registro de Manuales, al proceso mediante el cual la Gerencia Corporativa de Recursos Humanos, recibe como evidencias de registro, las Carátulas e índices de los Manuales, con el nombre oficial de cada uno de los procedimientos en medio impreso y los procedimientos en medio electrónico, y son sellados y firmados por el responsable de asignar su clave de registro correspondiente.

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6. NORMATIVIDAD 6.3

DE LA ACTUALIZACION DE MANUALES DE PROCEDIMIENTOS

Cuando por motivos de reorganización, cambios en el marco normativo, cambios en los sistemas y métodos de trabajo, etc. sea necesario elaborar nuevos procedimientos o cancelar otros, será necesario actualizar tanto los procedimientos como los Manuales de Procedimientos, y tramitar un nuevo registro institucional de acuerdo a lo establecido en el punto anterior. Las revisiones periódicas de procedimienos que impliquen modificaciones menores a juicio de los responsables de la actualización de procedimientos, solo se anotarán en la hoja de autorización en la sección de cambios, por lo que no será necesario tramitar un nuevo registro Institucional. 6.4

DE LOS CRITERIOS GENERALES DE PRESENTACION

a).- Los procedimientos deberán, elaborarse en formatos similares a los establecidos en el anexo II de esta norma (DCA-01 para la carátula y DCA-02 para los demás apartados), de acuerdo con lo dispuesto en la “Guia de Requisitado” correspondiente. b).- Los procedimientos deberán ser elaborados preferentemente utilizando los paquetes institucionales para Windows, en Word, con las siguientes características: Preparación de página Tamaño de papel Orientación Alineación Margen Superior Margen Inferior Margen Derecho Margen Izquierdo

Carta (21.6 X 27.9 cm.) Vertical Justificada 2.0 cm. 2.0 cm. 2.0 cm. 2.0 cm.

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6. NORMATIVIDAD

Fuente Tipo Arial Tamaño 12 (tipo frase) Estilo Normal Subrayado Ninguno Color Auto Espacios Normal Posición Normal Columnas Una

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7. DISPOSICIONES TRANSITORIAS

PRIMERA.- Las presentes Bases entrarán en vigor a partir de la fecha en que sean autorizadas por el Consejo de Administración de Petróleos Mexicanos y su difusión será a través de la Dirección Corporativa de Administración. SEGUNDA.- Para efectos de registro, los Manuales de Procedimientos deberán contener todos los apartados de las presentes Bases. TERCERA.Para efectos administrativos, la interpretación de las presentes Bases queda a cargo de la Dirección Corporativa de Administración. CUARTA.Las presentes Bases dejan sin efecto la “Norma para la Documentación y Registro de Manuales de Procedimientos en Petróleos Mexicanos y Organismos Subsidiarios”, vigente a partir de agosto de 2000, así como las disposiciones emitidas con anterioridad sobre la materia.

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ANEXOS

I.

Elaboración de diagramas de flujo

II.

Formas impresas y guías para su requisitado

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I. Elaboración de diagramas de flujo En el caso de requerir elaborar diagramas de flujo como apoyo a la descripción de un procedimiento se podrá utilizar la simbología que se describe a continuación, en el entendido de que lo que aquí se plantea no es limitativo, por lo que las áreas de acuerdo con sus necesidades, podrán utilizar simbología adicional, siempre y cuando en el punto de definiciones del propio procedimiento se hagan las explicaciones correspondientes para su interpretación . La simbología propuesta es una combinación de los sistemas ASME (American Society of Mechanical Engineers) y ASA (American Standars Association), pero se pueden utilizar tantas como las necesidades y el mercado técnico lo permita. Símbolo

N N

N

Concepto

Explicación

Actividad

Corresponde a la ejecución de una acción concreta en el desarrollo de un procedimiento.

Supervisión

Es la revisión de una actividad en una etapa del procedimiento, para su identificación cuantitativa y/o cualitativa.

Decisión

Etapa de un procedimiento en la que se presentan dos o tres opciones

Documento

Símbolo auxiliar para indicar la entrada y/o salida de información registrada en documentos

Archivo

Guarda, almacenamiento o marginación temporal indefinida o definitiva de información

Archivo en cinta Magnética

Símbolo para indicar almacenamiento en cinta magnética

Archivo en disco magnético

Símbolo para indicar almacenamiento en disco

Iniciación o terminación

Símbolo auxiliar para indicar la iniciación o terminación de un procedimiento

Conector de actividad

Símbolo auxiliar para indicar la unión de actividades fuera de la secuencia inmediata de un procedimiento. (X, letra de la actividad a la cual se conecta o de la cual procede).

Conector de hoja

Símbolo auxiliar para indicar la unión del flujo cuando se pasa de una hoja a otra. (N, numero de la hoja a la cual conecta, o de la cual procede).

Dirección del flujo

Símbolo auxiliar para indicar el sentido en que se suceden los pasos de un procedimiento.

Conector de Procedimientos

Símbolo auxiliar que indica la relación o conexión de un procedimiento con otro. (N, numero del procedimiento al cual conecta o del cual procede).

Traslado

Símbolo auxiliar que indica el movimiento de documentos, materiales, productos, etc. dentro de un proceso o actividad y que implica consumo de tiempo.

Demora

Símbolo auxiliar que indica cierto consumo de tiempo por la espera o demora en la ejecución de una actividad o proceso.

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I. Elaboración de diagramas de flujo Elaboración de flujogramas. Se utiliza para presentar el procedimiento en forma concreta, la secuencia de sus actividades y los formatos a utilizar en cada una de ellas. Consideraciones en la diagramación A. El diagrama se trazará en sentido vertical descendente y deberá incluir tantas columnas como puestos, unidades u órganos diferentes intervengan en el procedimiento, indicando el nombre de los mismos en la parte superior de la columna respectiva. B. La secuencia en que se desarrollan las actividades se indicará, mediante un segmento de flecha que une los símbolos que representan dichas actividades desde el principio hasta el final del procedimiento. C. La descripción de las actividades se hará en una columna a la derecha del diagrama, numerando progresivamente, tanto las actividades como los símbolos que las representan, excepto los que corresponden a la "iniciación" y "terminación" del procedimiento, mismas que llevarán las palabras "inicia" y "termina" o "fin". Asimismo la descripción sintética de cada actividad deberá ir a la misma altura de donde se encuentra colocado el símbolo dentro del diagrama, Ejemplo:

UNIDAD X

UNIDAD Y

INICIA PROCEDIMIENTO

INICIA

1.- ...

1

2

3

FIN

ACTIVIDADES

2.- ...

3.- ...

TERMINA PROCEDICMIENTO

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I. Elaboración de diagramas de flujo D. Cuando en la elaboración del diagrama se utilicen varias hojas, la continuidad del procedimiento se indicará con el símbolo de "conector de hoja", el cual se identifica con el número de la hoja a la cual o de la cual conecta. De ser necesario, este símbolo puede salir directamente del símbolo de decisión. Ejemplo: UNIDAD X

UNIDAD Y

INICIA

1

2

3

ACTIVIDADES

UNIDAD X

INICIA PROCEDIMIENTO

N

1.- ...

4

UNIDAD Y

4.- ...

5

2.- ...

3.- ...

5.- ...

6.- ...

6

TERMINA PROCEDIMIENTO

FIN

N

ACTIVIDADES

E. Cuando se use el símbolo de archivo, siempre deberá ir acompañado a un documento, a excepción de que la guarda se refiera a un objeto (vehículos, muestras, medio magnético, etc). Ejemplo: UNIDAD X

UNIDAD Y

5

5.-

6

7

ACTIVIDADES

6.-

7.-

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I. Elaboración de diagramas de flujo F. Siempre que se presente una decisión en un órgano o puesto, cualesquiera de las opciones de decisión genera por lo menos una acción del mismo órgano o puesto, antes de continuar las acciones en otro órgano o puesto. G. Cuando de una actividad o de una decisión del procedimiento que se está diagramando sea necesario pasar a otro procedimiento, se usará el símbolo de conector de procedimiento, anotando dentro del mismo las palabras "a otro procedimiento" y en la descripción de la actividad o alternativa se anotará el nombre completo del procedimiento al que hay que pasar y el propósito de su interrelación. H. Cuando en un procedimiento una actividad se conecte a otro procedimiento, el flujo podrá continuar si se requiera de los resultados de dicha intervención. Ejemplo: UNIDAD X

UNIDAD Y

7

NO

ACTIVIDADES

7.- SI: ... NO: ...

SI

8

8.- ...

9.- ...

9

A OTRO PROCEDIMIENTO

10

10.- RECIBE DEL PROCEDIMIENTO (X) INFORMACION Y/O PRODUCTOS ANALIZA PARA ...

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I. Elaboración de diagramas de flujo I. En ocasiones un órgano o puesto requiere realizar una actividad conjunta o coordinada, en donde otros participan de la misma manera. Ejemplo: UNIDAD X

UNIDAD Y

ACTIVIDADES

6

6.- ...

7

7.- PROMUEVEN QUE SE REALICE ...

7

8

8.- ...

J. Puede suceder la misma situación, solo que la participación de órganos o puestos es diferente. Ejemplo: UNIDAD X

UNIDAD Y

UNIDAD Z

6

7A

ACTIVIDADES

6.- ...

7B

8

7C

7A.- ... 7B.- ... 7C.- ...

8.- ...

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I. Elaboración de diagramas de flujo K. Un procedimiento puede tener "inicio" en cualesquiera de los órganos o puestos involucrados, y este inicio puede ser con las mismas acciones. L. Posteriormente, dichas acciones se unirán en alguna parte del procedimiento, antecediendo al punto de unión, actividades con diferente participación de cada uno de los órganos o puestos, actividades 4a y 4b. Ejemplo:

UNIDAD X

UNIDAD Y

ACTIVIDADES

UNIDAD Y

INICIA PROCEDIMIENTO

INICIA

INICIA

INICIA

1

1

1

1.- ...

2

2

2

2.- ...

3 SI

4A

NO A

3 SI

NO A

3 SI

NO

3.- ... ? SI: NO:

A 4A.- ... 4B.- ...

4B

5

5.- ...

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II. FORMAS IMPRESAS Y GUIA PARA SU REQUISITADO

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CLAVE: 3 REVISION: 4 FECHA: 5 HOJA: 6

PROCEDIMIENTO:

2

1

29

SECCION DE FIRMAS DE AUTORIZACION ELABORO:

7

REVISO:

APROBO:

8

9

SECCION DE CAMBIOS HOJA No.

10

ESTADO REVISION No.

11

DESCRIPCION

12

INICIALES, FIRMA Y FECHA REVISO APROBO

13

SI LOS SELLOS EN ESTE DOCUMENTO NO ESTAN EN ORIGINAL, NO ES UN DOCUMENTO CONTROLADO.

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DCA-01

HOJA

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DE

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DIRECCION CORPORATIVA DE ADMINISTRACION BASES PARA LA DOCUMENTACION Y REGISTRO DE MANUALES DE PROCEDIMIENTOS EN PETROLEOS MEXICANOS Y ORGANISMOS SUBSIDIARIOS

Hoja ___ 1 de ___ 2 Numero de la forma:

DCA-01 Objeto:

Origen:

Nombre de la forma:

Autorización y Control de Cambios

Contar con un documento formal que indique que los procedimientos han sido autorizados debidamente por la persona facultada, y determinar si el procedimiento original ha tenido modificaciones. Dependencias responsables de la elaboración y autorización del procedimiento.

Distribución:

Responsables de la aplicación de los procedimientos y manuales correspondientes

GUIA DE REQUISITADO Datos

Instrucciones

ESPACIO No. 1 (Recuadro superior izquierdo )

• Logotipo de Petróleos Mexicanos o del Organismo Subsidiario que corresponda, • Nombre de la Subdirección, en su caso, • Nombre de la Gerencia o equivalente responsable de la emisión, regulación y control del procedimiento.

ESPACIO No. 2 ( Procedimiento)

• Anotar el nombre completo del procedimiento.

ESPACIO No. 3 (Clave)

• En este espacio se anotará la clave que corresponda de acuerdo con el sistema adoptado por la dependencia; sin embargo esta siempre empezará con el binómio Centro de Trabajo-Departamento, de acuerdo con el Catálogo de Centros de Trabajo y Departamentos de Petróleos Mexicanos y Organismos Subsidiarios.

ESPACIO No. 4 (Revisión)

• Anotar el núimero de revisión que corresponda a la versión del procedimiento.

ESPACIO No. 5 (Fecha)

• Anotar la fecha de vigencia, con la que será de observancia obligatoría para el responsible de su aplicación, con las responsabilidades inherentes.

ESPACIO No. 6 (Hoja)

• Se debe anotar el número consecutivo de hoja que corresponda, así como el número total de hojas.

ESPACIO No. 7 (Elaboró)

• Anotar el nombre completo de la persona que elaboró el procedimiento, la fecha en que terminó de elaborarlo y su firma.

ESPACIO No. 8 (Revisó)

• Anotar el nombre completo de la persona que revisó el procedimiento, la fecha en que se terminó la revisión incluyendo correcciones y su firma. La revisión cuando proceda deberá ser colegiada e interdisciplinaria, considerando puntos de vista de personal técnico de otras áreas, que tengan relación con el procedimiento.

HOJA

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DE

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DIRECCION CORPORATIVA DE ADMINISTRACION BASES PARA LA DOCUMENTACION Y REGISTRO DE MANUALES DE PROCEDIMIENTOS EN PETROLEOS MEXICANOS Y ORGANISMOS SUBSIDIARIOS

Hoja ___ 2 de ___ 2 Numero de la forma:

DCA-01

Nombre de la forma:

Autorización y Control de Cambios

GUIA DE REQUISITADO Datos

Instrucciones

ESPACIO No. 9 (Título)

• Anotar el nombre de la persona que aprueba el procedimieto, la fecha de aprobación y su firma, esta aprobación deberá será dada por la máxima autoridad de la dependencia que emite el procedimiento.

ESPACIO No. 10 (Hoja No.)

• Anotar el número de hoja en dónde se modificó el procedimiento

ESPACIO No. 11 (Estado revisión No.)

• Indicar el número de modificación del procedimiento.

ESPACIO No. 12 (Descripción)

• De manera suscinta describir los principales cambios efectuados en el procedimiento.

ESPACIOS No. 13 Y 14 (Revisó y Aprobó)

• Se indica en el documento, sin embargo la aprobación deberá ser dada por la máxima autoridad de la dependencia que emite el procedimiento • Para un adecuado control de cambios o para asegurarse que la distribución de copias del procedimiento modificado se ha realizado de acuerdo a lo previsto, se escribirá el número consecutivo que corresponda a la copia y la indicación referente a ser o no ser una copia controlada. Esta clave tiene por objeto facilitar la integración y actualización de manuales y el control de la información relativa a los procedimientos.

HOJA

PROCEDIMIENTO:

1

2

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DE

33

CLAVE: 3 REVISION: 4 FECHA: 5 HOJA: 6

SI LOS SELLOS EN ESTE DOCUMENTO NO ESTAN EN ORIGINAL, NO ES UN DOCUMENTO CONTROLADO.

DCA-02

HOJA

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DE

33

DIRECCION CORPORATIVA DE ADMINISTRACION BASES PARA LA DOCUMENTACION Y REGISTRO DE MANUALES DE PROCEDIMIENTOS EN PETROLEOS MEXICANOS Y ORGANISMOS SUBSIDIARIOS

Hoja ___ 1 de ___ 1 Numero de la forma:

DCA-02 Objeto:

Nombre de la forma:

Descripción del contenido de procedimientos

Se utilizará para describir to-dos los apartados del procedimiento con excepción de lo establecído en la forma DCA-01, adicionalmente y de manera horizontal o vertical se deberá utilizar para los diagramas de flujo cuando se opte por esta posibilidad

Origen:

Dependencia responsable de la elaboración y autorización del procedimiento Distribución:

Responsables de la aplicación de los procedimientos y manuales correspondientes

GUIA DE REQUISITADO Datos

Instrucciones

ESPACIO No. 1 (Recuadro superior izquierdo)

•Logotipo de Petróleos Mexicanos o del Organismo Subsidiario que corresponda. •Nombre de la Subdirección, en su caso. •Nombre de la Gerencia o equivalente responsable de la emisión, regulación y control del procedimiento.

ESPACIO No. 2 ( Procedimiento)

• Anotar nombre completo del procedimiento.

ESPACIO No. 3 (Clave)

•En este espacio se anotará la clave que corresponda de acuerdo con el sistema adoptado por la dependencia; sin embargo esta siempre empezará con el bonómio Centro de Trabajo-Departamento, de acuerdo con el Catálogo de Centros de Trabajo y Departamentos de Petróleos Mexicanos y Organismos Subsidiarios.

ESPACIO No. 4 (Revisión)

•Anotar el número de revisión del documento que debe coincidir con el número de revisión indicado en el recuadro equivalente de la forma DCA-01.

ESPACIO No. 5 (Fecha)

•Anotar la fecha de vigencia, con la que será de observancia obligatoría para el responsible de su aplicación, con las responsabilidades inherentes.

ESPACIO No. 6 (Hoja)

•Se debe anotar el número consecutivo de hoja que corresponde, así como el número total de hojas