Procedimiento de: Ventas

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Secretaría de Difusión Cultural Dirección de Divulgación Cultural Unidad de Comercialización y Distribución Editorial

Fecha: 1/06/06

CONTENIDO

1. Propósito 2. Alcance 3. Responsabilidad y autoridad 4. Normatividad aplicable 5. Políticas 6. Diagrama de bloque del procedimiento 7. Glosario 8. Anexos (formatos y registros)

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1. Propósito Establecer los lineamientos para la venta de libros y publicaciones periódicas que forman parte del fondo editorial de la Universidad Autónoma del Estado de México. 2. Alcance Este procedimiento debe ser aplicado por la Direccion de Divulgacion Cultural y por la Unidad de Comercializacion y Distribución Editorial para la venta de libros y publicaciones periodicas editados por la U.A.E.M. en librería,modulos, presentaciones de libros, ferias y donaciones. 3. Responsabilidad y autoridad Director de Divulgación Cultural: Responsabilidad Autoridad Consolidar la producción y divulgación científica, Autorizar los documentos del procedimiento, cultural y artística de la institución en el ámbito autorizar la participación en ferias del libro. nacional e internacional, a través del fondo editorial Autoriza las donaciones. universitario. Cumpliendo con el manual de calidad: establecer, definir y controlar los procesos de operación de la UCyDE. Mejorar las condiciones de infraestructura e instalaciones a través de la gestón ante las instancias correspondientes. Establecer las politicas de descuentos, minimos y maximos de venta. Gestionar los recursos para garantizar la operación del procedimiento. Coordinador de la Unidad de Comercialización y Distribución Editorial: Responsabilidad Autoridad Coordinar, planear y dirigir las actividades de venta Autoridad: Autorizar los documentos del proceso, en general de los libros y publicaciones periódicas registros de entradas y salidas. La planeacion y editados a través del programa editorial y/o la busqueda de espacios donde se venderá el fondo dirección de promoción y difusión de la editorial. Asignar los precios de venta de los libros investigación, en la librería del fondo editorial, y publicaciones periodicas en conjunto con la eventos culturales como: ferias de libro nacionales Direccion de Divulgacion Cultural. e internacionales, presentaciones de libros, modulos editoriales itinerantes y su divulgación a través de donaciones. Cumpliendo con el manual de calidad: establecer, definir y controlar los procesos de operación de la unidad. Mantener informada a la Dirección de Divulgación Cultural acerca de los resultados, logros y cumplimiento de objetivos.

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Responsable de Ventas: Responsabilidad Desarrollar y dar seguimiento a las actividades encomendadas para las ventas, informar a la coordinacion sobre el desempeño, avances y cumplimiento de objetivos

Autoridad Elaborar los Registros de salida y entrada al almacen; realizar los cortes de venta a los encargados de librería y de atencion a stands, modulo y en presentaciones de libros, elaborar los recibos de venta y recibos de publicaciones en calidad de donacion. Asignar codigos de identificación de las publicaciones.

Responsable de Eventos: Responsabilidad Desarrollar y dar segimiento a las actividades relativas a: La busqueda de eventos para la venta del fondo editorial universitario, el registro del la UAEM con su fondo editorial para su participacion en ferias de libro, conformar el calendario itinerante del modulo editorial, dar seguimiento para la atencion oportuna para la venta de libros en sus presentaciones. informar a la coordinacion sobre el desempeño, avances y cumplimiento de objetivos. Responsable de Almacen: Responsabilidad Dar de alta y baja los movimientos en el almacén, suministrar a los encargados de distribucion, librería, modulos, stands y presentaciones de libro las publicaciones contenidas en el registro de salida en buen estado y con las cantidades correctas. informar a la coordinacion sobre el desempeño, avances y cumplimiento de objetivos.

Autoridad Realizar el listado del material que se selecionara para participar en cada evento. Establecer comunicación con los distintos organismos academicos de la UAEM para conformar el calendario itinerante del modulo.

Autoridad Realizar la revision de las devoluciones de material por parte de los encargados de venta en librería, ferias, modulo, presentaciones y consignaciones.

Encargados de Librería: Responsabilidad Autoridad Apertura y cierre de la librería, dar una atención solicitar la reposicion de material oportuna y coordial al cliente, informar al responsable de ventas sobre el desplazamiento de libros, aplicar las encuestas de evaluacion al cliente, reportar las ventas semanalmente

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Encargado de Distribucion: Responsabilidad Recibir, trasladar y entregar el material asi como suministros de montaje para eventos y libreria

Autoridad

Encargados de atencion a modulos, stands y en presentaciones de libros: Responsabilidad Autoridad Atender cordial y puntualmente estos puntos de solicitar material adicional para los puntos de venta, recibir el material seleccionado para su venta venta, realizar el registro en el formato “registro de ventas” realizar con el responsable de ventas el corte de estas al termino de los eventos, entregar la devolucion al responsable de almacen, aplicar las encuestas de evaluacion al cliente. 4. Normatividad aplicable  Norma ISO 9001: 2000 Sistema de gestion de la calidad 5. Políticas 1. La Dirección de Divulgación Cultural, la Coordinación de la UCyDE, los responsables de ventas, eventos y almacén y todo el personal que participa en la venta de libros, deberán dar cumplimiento a este procedimiento. 2. Para asegurarse de la eficaz planificación, operación y control de los procesos se utilizara este procedimiento. 3. La venta de libros y publicaciones periódicas será de aquellos editados por la UAEM, así como dictaminados y aprobados por el Consejo General Editorial universitario. 4. La Dirección de divulgación cultural, gestionara los recursos necesarios para la operación de las actividades de este procedimiento, relativos a: recursos económicos para el pago de stands, gastos para viáticos, etc, así como gestionar apoyos logísticos institucionales. 5. La solicitud de gastos por concepto de pago de stands para el registro dela UAEM en Ferias del libro se realizaran con 15 días de anticipación como mínimo.

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6. Todo movimiento de material deberá ser registrado en los formatos “Registro de Salida”, “Registro de Entrada” para que el responsable de almacén surta el mismo. 7. Para la venta de libros y publicaciones periódicas, se establecerán los siguientes descuentos sobre el precio de lista de los mismos: 20% en ventas en librería, módulos y ferias, 35% venta directa a autores de las publicaciones, de 20 a 65% en consignaciones a librerías y/o distribuidores, y 50% en la publicación programada en la presentación de libro y en la venta de saldos. 8. Para la entrega de los materiales se deberá evitar que estén sucios, maltratados y defectuosos poniendo cuidado tanto el responsable de almacén como los encargados de las ventas. 9. Los responsables de las áreas deberán reportar semanalmente a la coordinación de la UCyDE las actividades realizadas así como los resultados, con el propósito a su vez de informar a la Dirección de Divulgación Cultural. 10. De existir diferencias en el corte de venta en libros y/o importes, deberán ser cubiertos por la persona encargada de la venta. 11. La selección del material para los eventos, se clasificara de acuerdo a la disciplina del lugar sede, así mismo se considerara como máximo 20 ejemplares de algunas publicaciones, se deberán registrar en el formato de registro de ventas. 12. Los libros y/o publicaciones periódicas que se entreguen en calidad de donación, deberán registrarse en el formato “recibo de publicaciones en calidad de donación” y deberá anexarse copia del oficio del solicitante con la firma de Vo.Bo. del Director de Divulgación Cultural.

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6. Diagrama de bloque del procedimiento

Responsable de eventos

Coordinador de la UCyDE

Director de Divulgación Cultural

INICIO

No El evento es feria?

Conecta con paso 7

Si

2

1

Identifica la posible participación en una feria del libro y solicita las bases de participación archiva temporalmente Turna el documento al Coordinador de la UCyDE

Revisa la pertinencia de participar en la feria, evalúa los requisitos: fecha de realización, costos de pago de stand y viáticos Notifica a la Dirección para su aprobación de gastos.

3

Determina la participación en la feria, analiza los costos de pago de stand y viáticos

4

Realiza el registro de participación en la feria ante la institución que convoca, por vía electrónica.

FIN No

autoriza

Programa la venta en el evento selecciona el material en el formato de Registro de ventas ( 0 – 1) Turna al coordinador de la UCyDE para le gestión del pago de stand y programación de viáticos.

Si

5 6 Solicita a la dirección la Gestión de recursos informándole sobre la programación de la asistencia al evento..

A

Realiza la gestión de recursos y los entrega para su uso.

Conecta con paso 4

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Responsable de ventas

Responsable de almacén

Encargado de la venta

A

7

Registra el material seleccionado para la venta en feria, modulo, presentación de libro o librería en el formato “Registro de salidas” (0 – 1) archiva para su control. Turna al responsable de almacén para suministro y entrega al encargado de la venta.

8

9

Suministra el material de acuerdo a el formato “Registro de salidas” (0 – 1) archiva para su control. Entrega el material al encargado de la venta

11

Realiza el corte de venta al encargado de esta, verifica cantidades en devolución contra vendidos, determina los importes y registra la venta en el formato “Recibo” (0-1). Deposita en tesorería el importe y archiva para su control. Reporta los resultados de la venta al coordinador de la UCyDE.

10

Recibe del encargado de la venta, la devolución del material que no se vendió y lo registra en el formato “Registro de entradas” (0-1) archiva para su control 0, Turna el documento responsable de ventas.

1

Recibe el material, verificando en conjunto con el responsable de almacén los títulos y cantidades correctas. Se asegura de preparar los implementos necesarios para el montaje del stand y para la realización de la venta “Formato de registro de venta”. Apoyado por el encargado de distribución, realiza el traslado de material al evento, la sede para el montaje del stand o lugar de venta. Realiza la venta, atiende al cliente, le suministra el material y cobra el importe.

Si

al Cantidades correctas? No

Cantidades correctas? Si

No

Solicita al encargado de la venta, cubrir la diferencia

FIN Conecta con paso 11

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7. Glosario UCyDE: Unidad de Comercialización y Distribución Editorial Librería: Punto de comercialización de los productos editoriales operados directamente por personal de la UCYDE. Eventos: Actividades o sucesos de carácter cultural con propósitos de difusión donde se venderán las publicaciones como lo son: ferias de libro, presentaciones de libros, congresos, ciclos de conferencias, ceremonias etc. Modulo: Punto de venta móvil en los distintos espacios académicos y administrativos de la U.A.E.M. estableciendo su rotación de acuerdo al calendario itinerante. (Modulo editorial Universitario “La universidad cerca de ti”). Material (es): Productos editoriales como son libros, revistas, publicaciones periódicas, cuadernos y cuadernillos. Presentaciones de Libros: Actividad encaminada a difundir los productos del fondo editorial en diversos espacios, (venta especifica del libro que se va a presentar) Reposición de material: Reabastecimiento de libros vendido s en la librería 8. Anexos (formatos y registros) 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Formato “Registro de Salidas” Formato “Registro de Entradas” Formato “Recibo” Formato “Registro de ventas” (eventos) Formato “Recibo de publicaciones en calidad de Donación” Formato “Registro de Venta semanal” (librería)

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