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Taller: Buenas prác/cas para la creación de una WBS
Ángel Águeda Barrero angel.agueda@evergreenpm.com
27 de noviembre de 014 Ins2tuto Cajasol, Tomares, Sevilla
Ángel Águeda Barrero
Taller WBS
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Agenda
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ALGUNAS CONSIDERACIONES
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PBS y aportaciones propias
estándar PMI
Facilitar la aplicación
Conoces la Guía del PMBoK®
Conside-‐ raciones
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Problemas con el Alcance 2012 Chaos resolution retrasado o con sobrecoste o con menos alcance del requerido
entregado a Yempo, en el presupuesto y Exitoso con el alcance 39% requerido
Retador 43%
Fracasado 18%
cancelado antes de cumplir los objeYvo o entregado y nunca uYlizado
Fuente.: Chaos Manifesto 2013. Think Big, Act Small hTp://www.versionone.com/assets/img/files/CHAOSManifesto2013.pdf
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Problemas con el Alcance
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UN POCO DE HISTORIA
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Un poco de historia 1959 1961 1962
• Primera representación en un documento relaYvo al implementación de la técnica PERT (Program EvaluaYon and Review Technique) en el proyecto Polaris en EE.UU. • El término WBS empieza a ser común y aparece en una publicación de General Electric Corpora2on. • El DoD y la NASA publican una guía relaYva al PERT donde se hace una amplia descripción de la WBS que es esencialmente la misma que uYlizamos actualmente.
Fuente: Work Breakdown Structures for Projects, Programs and Enterprises. Gregory T. Haugan Taller WBS
Un poco de historia 1962 1964 1968
• En Octubre la NASA publica otro documento que amplia la descripción inicial de la WBS de 1961
• El gobierno de EE.UU. Publica PERT Implementa/on Manual que incluye una descripción del desarrollo de la WBS. • El DoD de EE.UU. Publica Work Breakdown Structures for Defense Material Items y es actualizada posteriormente en: 1975, 1993, 1998 y 2005.
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Un poco de historia • El PMI publica la primera edición de Prac/ce 2001 Standard for Work Breakdown Structures • El PMI publica la segunda edición de Prac/ce 2006 Standard for Work Breakdown Structures • Se publica “Your WBS coach” por Josh 2010 Nankivel
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DESCRIPCIÓN DE WBS
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Qué es y qué no es Nivel 1
Proyecto
Nivel 2
1 entregable
Nivel 3
1.1 entregable
Nivel 4
1.1.1 entregable
1.2 entregable
2 entregable
2.1 entregable
3 entregable
2.2 entregable
1.1.2 entregable
Define el alcance total del proyecto.
• Lo que no está en la WBS no forma parte del proyecto. • Alcance de producto + Alcance de proyecto Taller WBS
Qué es y qué no es
SÍ
Esquema Gráfico Diccionario Define Entendimiento Comunicación
No es una lista de tareas No es un organigrama No Yene fases
NO
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GLOSARIO
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Glosario Interesado (stakeholder) Personas y organizaciones como clientes, patrocinadores, organización ejecutante y el público, involucrados ac2vamente con el proyecto, o cuyos intereses pueden verse afectados de manera posi2va o nega2va por la ejecución o conclusión del proyecto. También pueden influir sobre el proyecto y sus entregables. Taller WBS
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Glosario Alcance de proyecto
Alcance de producto
El trabajo realizado para entregar un producto, servicio o resultado con las funciones y caracterísYcas especificadas.
Los rasgos y funciones que caracterizan a un producto, servicio o resultado.
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Glosario Work Breakdown Structure (WBS) Una descomposición jerárquica orientada al entregable relaYva al trabajo que será ejecutado por el equipo del proyecto para lograr los objeYvos del proyecto y crear los entregables requeridos. Organiza y define el alcance total del proyecto. Fuente:
hTp://www.projecYnsight.net/project-‐management-‐basics/ project-‐management-‐schedule
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Glosario Descomposición Una técnica de planificación que subdivide el alcance del proyecto y los entregables del proyecto en componentes más pequeños y más fáciles de manejar, hasta que el trabajo del proyecto asociado a lograr el alcance del proyecto y a conseguir los entregables se defina con detalle suficiente para poder respaldar la ejecución, el seguimiento y el control del trabajo. Taller WBS
Glosario Planificación gradual
Nivel de la WBS
Una forma de planificación de elaboración gradual en la que el trabajo que se debe realizar en el corto plazo se planifica en detalle en un nivel inferior de la WBS, mientras que el trabajo a más largo plazo se planifica a un nivel relaYvamente alto de la WBS, pero la planificación detallada del trabajo que se debe realizar dentro de uno o dos períodos en el futuro cercano se realiza a medida que el trabajo se completa durante el período actual.
El nivel rela2vo de un elemento de la WBS en la jerarquía de la WBS. Habitualmente el nivel más alto, el proyecto, es el nivel 1.
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Glosario Entregable Cualquier producto, resultado o capacidad de prestar un servicio único y verificable que debe producirse para terminar un proceso, una fase o proyecto. A menudo se uYliza más concretamente en relación con un entregable externo, el cuál está sujeto a aprobación por parte del patrocinador del proyecto o del cliente.
Elemento (componente) de la WBS / Elemento de trabajo Una entrada en la WBS que puede estar en cualquier nivel y se idenYfica con un nombre o un nombre y un adje2vo.
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Glosario Paquete de trabajo El nivel más bajo en cada rama de la WBS. Un paquete de trabajo proporciona una base lógica para definir acYvidades o asignar responsabilidades a una persona específica u organización. También es el trabajo necesario para finalizar un trabajo específico o proceso tal como un informe, un diseño o un documento de requisitos o parte de la misma, una pieza de hardware o un servicio. Taller WBS
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Glosario Esfuerzo discreto
Nivel de esfuerzo
Esfuerzo de trabajo separado, disYnto y relacionado a la finalización de un componente de la estructura de desglose del trabajo y a entregables y que se puede medir y planificar directamente.
Ac2vidad de 2po soporte que no produce productos concretos. Generalmente se caracteriza por una tasa uniforme de trabajo a lo largo de un período de Yempo determinado por las acYvidades de soporte.
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Glosario Diccionario de la WBS Un documento que describe cada componente en la WBS. Incluye una breve definición del alcance o enunciado del trabajo, entregables definidos, una lista de acYvidades asociadas y una lista de hitos. Opcionales puede incluir: la organización responsable, la fechas de inicio y finalización, los recursos requeridos, una esYmación del costo, los requisitos de calidad y las referencias técnicas. Taller WBS
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Glosario Ac2vidad Una unidad de trabajo definida durante la realización de un proyecto que se describe uYlizando un verbo. Normalmente Yene la descripción de un trabajo, una duración esperada, un coste esperado y requisitos de recursos esperados.
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Glosario Trabajo En el estándar del PMI trabajo se refiere a los productos o entregables que son el resultado de un esfuerzo y no al esfuerzo en si mismo.
Ejemplo de entregable
Ejemplo de producto Taller WBS
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Glosario Cuenta de control Un punto de control de gesYón donde el alcance, presupuesto (planes de recursos), coste actual y cronograma se integran y comparan con el valor ganado para medir el rendimiento. Una cuenta de control puede tener varios paquetes de trabajo, pero un paquete de trabajo solo puede estar vinculado a una cuenta de control. Cada cuenta de control se asocia con un único componente de la organización en la OBS. Taller WBS
REGLAS PARA LA CONSTRUCCIÓN
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100% Proyecto
1 20% 1.1 50%
2 70% 1.2 50%
2.1 30%
3 10% 2.2 70%
Taller WBS
También el alcance de proyecto…
Proyecto
1 Servicios del proyecto
GesYón del Yempo
GesYón de riesgos
2 Entregable
1.1 GesYón del proyecto
1.2 Redacción técnica
1.3 GesYón de la configuración
Informes
Artefactos
Monitoreo y control
1.4 Apoyo administraYvo
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y las ac2vidades de soporte Proyecto
1 entregable
1.1 entregable
1.1.1 entregable
1.2 entregable
2.1 entregable
2 entregable
3 entregable
2.2 entegable
2.3 integración
1.1.2 entregable
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Productos internos y externos
Proyecto
1 Servicios del proyecto
1.1 GesYón del proyecto
1.2 Soporte administraYvo
2 Sistema X
2.1 subsistema xy
2.2 subsistema xz
2.3 Documentación del sistema X
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Tipos de producto Producto
AXELOS / PRINCE2
PMI
Interno
Externo
Interno
Externo
Alcance de proyecto
Alcance de producto
Elaborado en el proyecto
Incorporado al proyecto
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No u2lizar verbos
Verbo
Nombre
Diseñar un sito web
Diseño del sitio web
Seleccionar herramientas
Selección de herramientas
Escribir capítulo 4
Capítulo 4
Integrar
Integración
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Sólo múl2ples hijos Proyecto
1 20% 1.1 50%
2 70% 1.2 50%
3 10%
2.1 100%
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No hay tareas Proyecto
1 entregable
1.1 entregable 1.1.1 paso 1
2 entregable
1.2 entregable
2.1 entregable
3 entregable
2.2 entregable
1.1.2 paso 2
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Un paquete de trabajo puede estar en cualquier nivel de la WBS Proyecto
1 entregable
1.1 entregable
1.1.1 entregable
2 entregable
1.2 entregable
2.1 entregable
3 entregable
2.2 entregable
1.1.2 entregable
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Iden2ficador único Proyecto
1 entregable
1.1 entregable 1.1.1 paso 1
2 entregable
1.2 entregable
2.1 entregable
3 entregable
2.2 entregable
1.1.2 paso 2
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Campos • Obligatorios: IdenYficador, nombre,…
• Opcionales: responsable, duración, coste, cuenta de control, prioridad…
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Todos los proyectos 2enen entregables Proyecto de servicio 1 Servicios del proyecto
2 Reducción del Yempo de espera
1.1 GesYón del proyecto
2.1 Equipamiento
1.2 Redacción técnica
2.2 Proceso
2.3 Personal
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No organizar por fases Proyecto
fase 1
1.1 entregable
fase 2
1.2 entregable
2.1 entregable
fase 3
2.2 entregable
PracYce Standar for Work Breakdonw Structures del PMI lo permite. Taller WBS
en resumen
Sí
Entregables o acYvidades
No
Tareas
Regla del 100%
Redundancia
Interno o externo
Sólo un hijo
Nomenclatura coherente
Demasiado pequeño o demasiado detalles
MúlYples niveles y Ypos de componentes
Niveles arYficiales
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TÉCNICAS PARA LA CONSTRUCCIÓN
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Descomposición
¿Hasta cuando descomponer? • Planificación gradual • Asignación de trabajo • Buenas esYmaciones
Una técnica de planificación que subdivide el alcance del proyecto y los entregables del proyecto en componentes más pequeños y más fáciles de manejar, hasta que el trabajo del proyecto asociado a lograr el alcance del proyecto y a conseguir los entregables se defina con detalle suficiente para poder respaldar la ejecución, el seguimiento y el control del trabajo.
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Agregación
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Tormenta de ideas y Afinidad
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Juicio de expertos • Un juicio que se brinda sobre la base de la experiencia en un área de aplicación, área de conocimiento, disciplina, industria, etc. según resulte apropiado para la acYvidad que se está llevando a cabo. • Dicha experiencia puede ser proporcionada por cualquier grupo o persona con una educación, conocimiento, habilidad, experiencia o capacitación especializada. • Disponible dentro o fuera del proyecto o de la organización.
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Mapas mentales
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Plan2llas y revisión
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PROCESO DE CREACIÓN DE LA WBS
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¿Qué necesitamos? ObjeYvos y metas del proyecto
¿Qué necesita-‐ mos?
Las personas adecuadas
² Equipo de proyecto ² Partes interesadas ² Patrocinador
Datos históricos
Acta de consYtución del proyecto
Requisitos a alto nivel
Enunciado del alcance del proyecto
² PlanYllas ² WBS de proyectos anteriores
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Antes de empezar… • Entregables principales • Fases del proyecto • Subproyectos • Ubicación geográfica • División o departamento • … Taller WBS
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Antes de empezar…
Árbol
Taller WBS
Antes de empezar…
Esquema
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Antes de empezar…
Tabular
Taller WBS
Antes de empezar…
Mapa mental
Taller WBS
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Cuándo empezar
¡Cuánto antes! Taller WBS
Pasos Revisar lo que sabes
Control de los cambios
Tormenta de ideas y evaluar
Diccionario de la EDT
Iterar
Revisión final del equipo
Revisar la EDT
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y un paso más… Diagrama de flujo de productos
Fuente:
Éxito en la gesYón de proyectos con PRINCE2, página 313
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DICCIONARIO DE LA WBS
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Diccionario del WBS Diccionario de la WBS: Un documento que describe cada componente en la EDT. Incluye una breve definición del alcance o enunciado del trabajo, entregables definidos, una lista de acYvidades asociadas y una lista de hitos. Opcionales puede incluir: la organización responsable, la fechas de inicio y finalización, los recursos requeridos, una esYmación del costo, los requisitos de calidad y las referencias técnicas. Taller WBS
Proyecto
1 entregable
1.1 entregable
1.2 entregable
2 entregable
2.1 entregable
Componente de la WBS Título del componente 1 1.1 1.2 2 2.1 2.2 3
3 entregable
2.2 entregable
Descripción del componente
Entregable
Esta es una descripción detallada
Entregable
Esta es una descripción detallada
Entregable
Esta es una descripción detallada
Entregable
Esta es una descripción detallada
Entregable
Esta es una descripción detallada
Entregable
Esta es una descripción detallada
Entregable
Esta es una descripción detallada
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Fuente: PracYce Estándar , página 60 Taller WBS
Id # 2.2.2.1
Cuenta de control # 2.2
Úl2ma actualización 15/07/10
Responsable Ángel Águeda
Descripción: Realizar un estudio de mercado Criterio de aceptación: El informe deberá mostrar información por cada Comunidad Autónoma durante los úlYmos 3 años. Entregables: Presentación con mulYmedia e informe escrito encuadernado Supuestos: El Cliente entrega el listado de ventas antes del día … Recursos asignados: 2 analistas, 1 consultor y 3 notebooks Duración: 65 días hábiles Hitos: dd/mm/aa -‐ Informe preliminar aprobado por el patrocinador dd/mm/aa – Presentación mulYmedia a los interesados dd/mm/aa – Informe final aprobado por el cliente Costo: 32.920€ Dependencias: Antes de #1.2.3 y Después de #3.4.1 Firma del Director del Proyecto: _____________ Fuente: Pablo Lledó Taller WBS
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y no olvides incluir… Criterios de calidad
Tolerancia de calidad
Método de calidad
Ap2tudes de calidad requeridas
Cumple las normas de idenYdad corporaYva
Como se define en las normas de idenYdad
Revisión de calidad de PRINCE2
Equipo de markeYng
La carta y el folleto reflejan con exacYtud todos los detalles de la conferencia que se han acordado
Ninguna
Inspección
Project Manager a cargo de la conferencia
No hay errores de ortogra€a ni de gramáYca en ningún elemento del mailing
Ninguna
Corrector ortográfico del Corrector de pruebas procesador de textos. Inspección
La carta adjunta ocupa sólo un lado de una hoja A4
Puede ocupar el dorso de una sola hoja A4
Inspección
Corrector de pruebas
Fuente: Éxito en la gesYón de proyectos con PRINCE2, página 313 Taller WBS
PRIORIZACIÓN DE LA WBS
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Por qué priorizar ² Reconoce el valor disYnto de cada componente de la WBS. ² Permite realizar una planificación basada en valor. ² AnYcipa la obtención de valor. ² Mejor uso de los recursos del proyecto. ² Facilita el cierre prematuro cuando se ha conseguido el valor suficiente.
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MoSCoW Must Have
Guaranteed
Minimum Usable SubseT
Expected
Work arounds difficult/costly
Could Have
Possibly
Work around easy/cheap
Won’t have this
Maybe next time
Out of Scope for this timeframe
No more than 60% effort
Should Have
@ 20% effort @ 20% effort
time
Requirements that cannot be de-scoped without causing the project to fail Requirements that can be de-scoped as a last resort to keep the project on track Requirements that can be de-scoped without causing significant problems
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Esfuerzo vs Valor
Source:
hTp://growingagile.co.za/2013/07/importance-‐versus-‐value/?utm_source=rss&utm_medium=rss&utm_campaign=importance-‐versus-‐value
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UTILIZACIÓN DE LA WBS
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Requisitos
Base para las esYmaciones
Cronograma
Monitorización y control
Informe de situación
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EJEMPLOS
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Fuente: PracYce Standar WBS, 2nd ediYon, figura 2-‐1 Taller WBS
Reducción de la duración del ciclo diario del SGI – Planificación Inicial
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Reducción de la duración del ciclo diario del SGI – Planificación Inicial
Taller WBS
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BENEFICIOS
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Tormenta de ideas
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Beneficios
Base para tu proyecto
Buenas esYmaciones
Asignación de resposa-‐ bilidades
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Beneficios
Control del Base para tu proyecto cambio Referencia para proyectos futuros
Buenas esYmaciones
Facilita la medición
Asignación de responsa-‐ bilidades
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Otros beneficios 1. Planificación basada en producto. 2. Facilita el entendimiento común del alcance desde etapas muy tempranas. 3. IdenYficación productos creados fuera del proyecto. 4. Reduce la complejidad gracias a la descomposición. 5. Facilita la comunicación y el reporYng. 6. Facilita la idenYficación de riesgos. 7. Reduce la duplicidad, gracias a la visualización. 8. Facilita y mejora la planificación pues trabajamos a nivel de paquete de trabajo. 9. Facilita la aceptación del proyecto por parte de los usuarios finales. 10. Genera confianza y credibilidad. 11. Facilita la reuYlización de productos de otros proyectos. 12. Facilita la uYlización de la técnica EVM. Taller WBS
LECTURAS RECOMENDADAS
Taller WBS
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Bibliografia
Taller WBS
HERRAMIENTAS
Taller WBS
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Post-‐It
Excel
Herramientas WBS
Word
Mapas mentales
Visio
Taller WBS
WBS tool
Taller WBS
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WBS Schedule Pro
Taller WBS
WBS Planner
Taller WBS
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30/4/15
bubbl.us
Taller WBS
MindManager
Taller WBS
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Mind View
Taller WBS
wise mapping
Taller WBS
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WBS Modeler add-‐in for Visio 2010
Taller WBS
Microsov Office
Taller WBS
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ange.agueda@ev
ergreenpm.com
e e n p m . c o m w w w . e v e r g r
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