Catalogación con Softengine Pinakes

Introducción. Pinakes es un sistema altamente configurable que está basado totalmente en el formato MARC, utilizando actualmente el MARC 21. En el proceso de catalogación, de acuerdo al formato MARC, podemos identificar tres tipos de registros: •

Registros de autoridades. Un registro de autoridad contiene la forma reconocida y normalizada de: o o o

Nombres: personales, corporativos y de reunión Títulos: títulos uniformes y de serie Materias: nombres geográficos, periodos cronológicos, asientos temáticos, títulos y nombres tratados como temas de una obra.

Las autoridades se crean para utilizarse en el proceso de catalogación como puntos uniformes de acceso en el proceso de búsqueda. •

Registros Bibliográficos. Un registro bibliográfico contiene la información bibliográfica de un documento, pudiendo ser un documento del tipo monográfico, publicación periódica, archivo de computadora (software de computadora, datos numéricos, sistemas multimedia, servicios y/o sistemas en línea, cuyo contenido puede ser monográfico o serial), mapa, material visual, música o bien una combinación de estos.

•

Registros de Holding. Un registro de holding contiene la información correspondiente a una copia (ejemplar o fascículo) de un documento, por ejemplo: o o o o o o

Biblioteca en donde se encuentra Colección a la que pertenece Código de Barras Estatus: encuadernación, restringido, general, perdido, etc. Numero de ejemplar etc.

A diferencia de otros sistemas comerciales que utilizan tablas propias para el manejo de las existencias, Pinakes utiliza registros de holding, lo cual proporciona más flexibilidad y se apega totalmente al estándar MARC.

Pinakes proporciona tres módulos para configurar y efectuar la catalogación: •

Módulo de plantillas. En este módulo el administrador del sistema puede crear plantillas de captura para autoridades, bibliográfico y holdings. En las plantillas se establecen los campos MARC que se utilizarán durante la captura de acuerdo a las políticas propias de la institución,

permitiendo de esta forma adecuar el sistema a las necesidades propias y tener uniformidad en la información capturada. •

Módulo de autoridades. El módulo de autoridades de Softengine Pinakes tiene la finalidad de facilitar el manejo (creación y mantenimiento) de registros de autoridad. Este módulo está basado totalmente en el formato MARC (utilizando actualmente el MARC 21) para la creación de los registros y proporciona, entre otras, las siguientes funcionalidades: o o o o

Catálogo en línea del formato MARC 21 para Autoridades. Uso de plantillas de captura en forma gráfica y amigable. Validación de consistencia de los registros contra el formato MARC 21. Importación de registros de autoridad de agencias catalogadoras que estén en formato MARC de transferencia.

Una ventaja del uso de autoridades en Pinakes es que durante la creación y/o edición de registros en el módulo bibliográfico se puede consultar, seleccionar y copiar la autoridad deseada al registro bibliográfico, permitiendo de esta forma obtener uniformidad y calidad de los mismos. •

Módulo de catalogación. El módulo de catalogación de Pinakes tiene la finalidad de facilitar el manejo (creación y mantenimiento) de registros bibliográficos y de holding. Este módulo está basado totalmente en el formato MARC (utilizando actualmente el MARC 21) para la creación de los registros y proporciona, entre otras, las siguientes funcionalidades: o o o o o

Catálogo en línea del formato MARC 21 para bibliográfico y holding. Uso de plantillas de captura en forma gráfica y amigable. Validación de consistencia de los registros contra el formato MARC 21. Importación de registros bibliográficos de agencias catalogadoras que estén en formato MARC de transferencia. Posibilidad de uso de los registros de autoridad, previamente creados en el módulo de autoridades de PINAKES, en los campos de autor, título y temas. Ayudando así a incrementar la calidad de los registros bibliográficos.

Una característica importante del registro bibliográfico es que, en Pinakes, éste es empleado para generar los registros de existencias (holdings), garantizando así que los registros de holdings que se tengan en Pinakes, siempre van a estar asociados a su registro bibliográfico.

Administración de plantillas. El uso de plantillas para la creación y/o edición de registros dentro de una biblioteca, centro de documentación u otra unidad de información ayuda a implementar políticas de captura para los registros, además de servir para agilizar dicho proceso. Pinakes cuenta con un módulo que permite la definición de plantillas de un modo gráfico y amigable, y sirve para la creación y modificación de plantillas. Para entrar a la administración de estas, se debe seleccionar la pestaña de la plantilla correspondiente: autoridad, bibliográfico o holding.

Una plantilla puede contener valores por omisión en los subcampos, mismo que sirven para establecer valores iniciales a determinados campos. Para establecer dichos valores el usuario insertará los mismo dentro de las casillas de la columna de Descripción de los subcampos, teniendo como resultado una plantilla como la que se muestra en el siguiente ejemplo:

Consulta del catálogo de campos MARC. En Pinakes, el catálogo de campos MARC siempre está disponible en línea, tanto en el módulo de plantillas como en los módulos de autoridades y catalogación. Para ver el catálogo de campos correspondientes a un determinado tipo de registros (autoridades, bibliográfico o holdings) se debe seleccionar la pestaña correspondiente, por ejemplo, en la siguiente figura se muestra el catálogo de campos MARC 21 para autoridades.

Creación y modificación de registros de autoridad. Para la creación y modificación de registros de autoridad se utiliza el módulo de autoridades, en el cual se selecciona la pestaña Captura como se muestra en la siguiente figura. Para la creación de un registro el usuario puede cargar una plantilla de captura creada previamente en el módulo de plantillas y posteriormente llenar los campos con la información correspondiente. Para cargar una plantilla el usuario presiona el botón plantilla, el cual le despliega una lista con las plantillas disponibles, de las cuales el usuario seleccionará la deseada. Si el usuario necesita agregar nuevos campos o subcampos puede hacerlo apretando el botón agregar campo o agregar subcampo respectivamente y seleccionar el campo y/o subcampo deseado de la lista desplegada. Para modificar un registro el usuario debe cargar el registro correspondiente, para lo cual presiona el botón Buscar, el cual abre una caja de diálogo en la cual el usuario puede buscar por autor, título, tema o número de registro y posteriormente seleccionar el registro deseado. Una vez

cargado el registro, el usuario puede proceder a modificar el registro, ya sea modificando el contenido, agregando o borrando campos y/o subcampos.

Pinakes permite la importación de registros de autoridad que se encuentren en formato MARC de transferencia mediante la opción de Importar del menú Archivo. Cuando el usuario selecciona esta opción, el sistema despliega una caja de diálogo donde el usuario puede navegar sus directorios y seleccionar el archivo que contenga el registro MARC a importar.

Creación y modificación de registros bibliográficos. Para la creación y modificación de registros bibliográficos se utiliza el módulo de catalogación, en el cual se selecciona la pestaña Bibliográfico como se muestra en la siguiente figura. Para la creación de un registro el usuario puede cargar una plantilla de captura creada previamente en el módulo de plantillas y posteriormente llenar los campos con la información correspondiente. Para cargar una plantilla el usuario presiona el botón plantilla, el cual le despliega una lista con las plantillas disponibles, de las cuales el usuario seleccionará la deseada. Si el usuario necesita agregar nuevos campos o subcampos puede hacerlo apretando el botón agregar campo o agregar subcampo respectivamente y seleccionar el campo y/o subcampo deseado de la lista desplegada.

Para modificar un registro el usuario debe cargar el registro correspondiente, para lo cual presiona el botón Buscar, el cual abre una caja de diálogo en la cual el usuario puede buscar por autor, título, tema ISBN, ISSN, código de barras o número de registro y posteriormente seleccionar el registro deseado. Una vez cargado el registro, el usuario puede proceder a modificar el registro, ya sea modificando el contenido, agregando o borrando campos y/o subcampos.

Pinakes permite la importación de registros bibliográficos que se encuentren en formato MARC de transferencia mediante la opción de Importar del menú Archivo. Cuando el usuario selecciona esta opción, el sistema despliega una caja de diálogo donde el usuario puede navegar sus directorios y seleccionar el archivo que contenga el registro MARC a importar. Durante el proceso de captura de un registro bibliográfico el usuario puede copiar autores, títulos o temas del catálogo de autoridades, garantizando de esta forma uniformidad en el acceso a sus registros y evitando de esta forma errores de captura. Para copiar una autoridad el usuario debe posicionarse en el campo donde se desea copiar la autoridad y presionar el botón Buscar Autoridad, el cual le desplegará una caja de diálogo donde podrá consultar y seleccionar la autoridad deseada.

Creación y modificación de registros de holding. Para la creación y modificación de registros de holding se utiliza el módulo de catalogación, en el cual se selecciona la pestaña Holding como se muestra en la siguiente figura. Antes de seleccionar la pestaña de Holding el usuario debe haber o guardado o cargado un registro bibliográfico ya que Pinakes copia automáticamente el número de registro del campo 001 del registro bibliográfico al campo 004 del registro de holding, garantizando así que el registro de holding este asociado al registro bibliográfico correspondiente.

Para la creación de un registro el usuario puede cargar una plantilla de captura creada previamente en el módulo de plantillas y posteriormente llenar los campos con la información correspondiente. Para cargar una plantilla el usuario presiona el botón plantilla, el cual le despliega una lista con las plantillas disponibles, de las cuales el usuario seleccionará la deseada. Si el usuario necesita agregar nuevos campos o subcampos puede hacerlo apretando el botón agregar campo o agregar subcampo respectivamente y seleccionar el campo y/o subcampo deseado de la lista desplegada.

Para modificar un registro el usuario debe cargar el registro correspondiente, para lo cual presiona el botón Buscar, el cual abre una caja de diálogo con la lisa de los ejemplares o fascículos existentes. El usuario selecciona el registro deseado y este se carga. Posteriormente el usuario puede proceder a modificarlo ya sea modificando la información, agregando o quitando campos.