México, D.F., a 28 de noviembre de 2014. Versión Estenográfica del Conversatorio “Las normas internacionales para la gestión documental”, del segundo día de los trabajos del Segundo Seminario Internacional Sobre Gestión de Información y Transparencia, realizado en el Auditorio “Alonso Lujambio” del Instituto Nacional de Acceso a la Información y Protección de Datos (IFAI). Presentador: Damos inicio a la tercera conferencia del día. Nos acompañan en la mesa el licenciado Eduardo Bonilla Magaña, director general de Gestión de Información y Estudios del IFAI. Asimismo, le damos la bienvenida a José Luis Bonal Zazo, profesor titular de la Facultad de Biblioteconomía y Documentación de la Universidad de Extremadura en España. Cedemos el uso de la voz al licenciado Eduardo Bonilla. Eduardo Bonilla Magaña: Gracias. Les doy una cordial bienvenida a la conferencia: Las normas internacionales para la gestión documental, que impartirá el doctor José Luis Bonal Zazo. El doctor Bonal Zazo es doctor en documentación y profesor titular de la Facultad de Biblioteconomía y Documentación de la Universidad de Extremadura en España, en donde ha ejercido la docencia desde 1995. A partir de esa fecha ha impartido cátedra relacionada con la archivística y la gestión de documentos en los niveles de licenciatura, maestría y doctorado. El doctor Bonal Zazo es ampliamente reconocido en el ámbito de los archivos en España y Portugal, así como en diversos países de Latinoamérica, por su participación en la revisión de normas internacionales de descripción archivística, así como por las publicaciones de su autoría como son: La descripción archivística normalizada en 2001, Manual de descripción multinivel publicado en 2002 con reimpresiones en diversos años, El curso de archivos y documentación, así como Estudios avanzados en archivología.

Déjenme decirle que varios de estos libros gozan de diversas reimpresiones por su calidad y contenido. El doctor Bonal ha participado como ponente en más de setenta seminarios y conferencias. Y en reconocimiento a su trayectoria fue invitado por el IFAI a este seminario internacional para conocer la normatividad internacional en materia de gestión documental. A lo que contribuirá a que las organizaciones públicas aplique las mejores prácticas internacionales en materia de gestión documental y administración de archivos. Quisiera únicamente agregar que para mí es un honor presentar al doctor Bonal Zazo, que fue además profesor de la asignatura de valoración documental en la maestría en gestión documental de archivos de la Universidad La Salle de Colombia. Y precisamente para aprovechar estos profundos conocimientos del doctor, le cedo el uso de la palabra. Muchas gracias, doctor. José Luis Bonal Zazo: Muchísimas gracias por sus palabras, maestro Bonilla. Quiero agradecer antes de comenzar a los organizadores de este segundo seminario internacional sobre gestión de información y transparencia; su invitación para participar en el mismo, a las tres instituciones organizadoras, al IFAI, al IMAC, al ITAM, pero fundamentalmente al IFAI como institución anfitriona. Hago extensible y personalizada este agradecimiento al maestro Eduardo Bonilla, por supuesto, al Comisionado Acuña, aquí presente, y a todo el personal del IFAI, personal de administración, el personal técnico que se ha encargado de que todo funcione de manera adecuada. Quiero decir que también es para mí un placer estar en México una vez más. Puedo decirles que no había visitado México hasta septiembre del año pasado. Desde septiembre hasta ahora ya he estado aquí en cuatro ocasiones por razones profesionales, pero sobre todo lo que quiero destacar es que vengo encantado de participar en este tipo de eventos, pero también por las fuertes relaciones personales de amistad que en este año he entablado con distintas personas de este país. Me gusta venir a México y me gusta fundamentalmente por el cariño de sus personas. Bien. Vamos a comenzar con la presentación. Normas ISO de gestión de documentos y transparencia. Información y noticia.

Quizá les resulte llamativo el subtítulo de esta exposición: Información y noticia. Debo decirles que cuando recibí el encargo de impartir esta conferencia sobre las normas ISO de gestión de documentos, me enfrenté con el reto de tener que hablar sobre un tema complejo y sobre todo, de que se había producido una gran cantidad de documentos normativos. Es decir, abundancia normativa y además complejidad, y tenía que hacerlo en un periodo de 45 minutos. Por esta razón pensé que una buena idea sería abordar el tema desde el punto de vista del periodismo. En el ámbito de la teoría periodística a la hora de redactar una noticia y en definitivo, una noticia no es más que un resumen de una información, está establecido de una forma ya clásica, la conveniencia de dar respuesta a cinco preguntas tradicionales: el qué, el quién, el cuándo, el dónde, el por qué. Y esa es la idea que surgió. Voy a seguir un esquema periodístico en esta cuestión. Vamos a hacer una breve introducción, pero luego para intentar dar respuesta al qué, señalaremos a qué aluden estas normas de gestión de documentos. Vamos a intentar acotar qué es la gestión de documentos, contemplada en estas normas. Hablaremos también y de algún modo intentaremos dar respuesta a la segunda pregunta, al quién. Quién hace estas normas, quién nos obliga o nos anima a su uso. Plantearemos una cuestión más. Cuándo. Cuándo surgen estas normas. En qué momento aparecen. Sólo las normas exclusivamente, las normas de gestión de documentos.

Y por último, plantearemos una pregunta más, para qué sirven, cuáles son los ámbitos de aplicación de estas Normas de gestión de documentos. Por tanto, estas cuatro preguntas: qué, quién, cuándo y para qué. Por supuesto, concluiremos con unas reflexiones finales para rematar la exposición. Quiero comenzar destacando que en el año 2006, el Archivo General de la Nación de Colombia, en colaboración con la Asociación Latinoamericana de Archiveros y el Programa DAI, publicó una obra coordinada por una buena amiga, a la que tengo aprecio, la doctora Sara González Hernández, titulada así: “Archivos desorganizados. Fuente de corrupción administrativa”. La obra es un compendio de trabajos de varios autores que parten de la idea, enunciada en el título, de que un archivo desorganizado en la medida en que impide o dificulta el acceso a la información es origen, es génesis para la corrupción. Podríamos invertir esta idea. Podríamos plantear la idea contraria, es decir, Archivos organizados, fuente de transparencia administrativa. Porque efectivamente, creo que un archivo organizado ayuda o al menos coadyuva a la transparencia administrativa, y en este contexto cobra especial relevancia el trabajo de todos los aquí presentes. Cobra especial relevancia el trabajo de los archivistas. Pensemos que un archivista debe desarrollar sus actividades no sólo con rigor técnico, no sólo debe clasificar bien, no sólo debe valorar documentos bien. Debe hacerlo también con un sentido de responsabilidad social. Pensemos que un documento mal clasificado es un documento que no se podrá encontrar, un documento mal indizado es un documento que no podrá ser recuperado, un documento eliminado en un proceso incorrecto de valoración es un documento que nunca más servirá de prueba para nada.

En este contexto y con esta finalidad, distintas instituciones internacionales han creado una serie de normas orientadas precisamente las buenas prácticas en las actividades los profesionales de los Archivos. Plantemos la primera pregunta y vamos a intentar darla respuesta: ¿A qué se dedican estas Normas de Gestión de Documentos? Vamos a partir de una definición clásica, una definición que nos propone una de las normas que tiene más éxito, de las que se ha hablado aquí en estos días: La Norma ISO-30300. La Norma ISO-30300, Norma relativamente reciente, del año 2011, define la Gestión de Documentos de esta manera: “La Gestión de Documentos es el área de la gestión responsable de un control eficaz y sistemático de la creación, la recepción, el mantenimiento, el uso y la disposición de los documentos incluidos en los procesos para incorporar y mantener en forma de documentos la información y prueba de las actividades y operaciones de la organización”. Hay que reconocer que la definición es completa, desde mi punto de vista, pero es compleja en cuanto a su contenido porque aborda muchos aspectos; en concreto, cinco aspectos, cinco facetas que me gustaría comentar de una forma esquemática. Vamos a descomponer esta definición: Gestión de Documentos. Por un lado, se nos ha dicho lo siguiente: “es un área de la gestión”, es lo primero que se apunta y por el contexto, consideramos que la Gestión de Documentos es un área de la Gestión. La Gestión engloba una serie de teorías sobre planificación, sobre ejecución, sobre control, sobre evaluación, sobre implementación de actividades en las instituciones con el fin de que éstas -de que las instituciones- desarrollen sus actividades de forma correcta.

Por lo tanto, el objetivo fundamental de la Gestión de Documentos es ayudar a las instituciones, ayudar a las organizaciones a que lleven a cabo sus actividades de una forma apropiada, incluso más allá del valor patrimonial. Fíjense que la Norma nos dice: “…se persigue hacer esto para salvaguardar la información y la prueba de las actividades de la organización”, pero continuemos. Segunda faceta: La segunda faceta hace referencia al alcance. Por el alcance de la definición, se nos dice que la Gestión de Documentos persigue un control eficaz y sistemático de las operaciones de tratamiento documental; fíjense nada más, eficacia y sistematicidad. El concepto de eficacia es claro: Es conseguir una meta, es conseguir un objetivo independientemente de los medios. Aquí podríamos cuestionarnos: ¿La Gestión de Documentos busca un control eficaz o un control eficiente? Es decir, conseguir unos objetivos, unas metas, pero teniendo en cuenta los medios disponibles. Planteemos un ejemplo general. Si queremos diseñar e implantar un sistema de gestión de documentos, un modelo de gestión documental, podemos decir: Vamos a implantarlo independientemente de lo que nos cueste económicamente, independientemente de los requisitos humanos que necesitemos. Podemos disponer de ellos independientemente de las infraestructuras. El objetivo es conseguir la implantación de este modelo y lo hacemos cueste lo que cueste. Hablamos así eficacia, pero no de eficiencia. La eficiencia sería: Vamos a implantar un modelo de gestión de documentos, pero vamos a hacerlo con los medios que tenemos, con

el dinero disponible, con el personal con el que contamos, con las infraestructuras con las que podemos trabajar. Creo que habría que pensar si se busca eficacia o se busca eficiencia. Creo que sería más realista hablar de eficiencia de acuerdo a los medios. Pero además se nos dice, se busca un control sistemático, es decir, un control integral de todas las actividades de tratamiento documental. No podemos dejar nada. Aquí debemos ser exhaustivos, debemos abarcar la valoración, debemos abarcar las transferencias, la descripción, etcétera. Tercera faceta. Las actividades. ¿Cuáles son las actividades que integran la gestión de documentos? Pues según la Norma ISO-30300 las actividades son cinco muy claras: la creación, la recepción, el mantenimiento, es decir, el procesamiento de información, el almacenamiento de documentos y el tratamiento de los mismos. El uso, es decir, la recuperación, el control el acceso y la difusión. Y por último, la disposición. Dos ideas sobre las actividades. Llamó la atención sobre el hecho de que se habla aquí de gestión de documentos desde la creación, hasta la disposición. Es decir, desde que los documentos se crean, hasta que son eliminados o son transferidos al archivo. Pero a partir de la transferencia del archivo parece que ya escapa a la gestión de documentos. Es decir, la gestión de documentos se ocuparía fundamentalmente de los documentos en las primeras etapas del ciclo de vida fundamentalmente.

Y una segunda idea, la creación, recepción, mantenimiento, uso y disposición exige primero una planificación y después ya la ejecución. Los dos puntos de vista, tanto la planificación, como la ejecución de estas actividades. Hablando del contexto, alcance, actividades y siguiente faceta, el objeto. ¿Cuál es el objeto de la gestión de documentos? Los documentos, aquí está claro, aquí no hay duda. No la información, sino los documentos, los documentos resultado de procesos. De esto hablaremos más tarde. Y quinta faceta. ¿Cuál es la finalidad? La finalidad se señala también en la definición, es incorporar y mantener información y prueba de algo que considera relevante, las actividades de la organización. Porque efectivamente, en las actividades y operaciones de una organización encontramos el origen de los documentos y es lo que hay que preservar, la prueba, la información de esas actividades. Podemos concluir así este esquema, esta especie de mapa conceptual, aunque no es tal. Podemos definir la gestión de documentos desde esta quíntuple perspectiva: Contexto, alcance, actividades, objeto, finalidad. Esto es el que, a esto se dedican este conjunto de normas de gestión de documentos de las que vamos a hablar. La siguiente cuestión, ¿quién hace estar normas? Bueno, debo decirles aquí y se los digo con total confianza que la lectura de estas normas, cuanto menos, árida. A veces, incluso, tediosa, a veces pesada. Yo las estudio, me dedico a su estudio, pero se los confieso, en ocasiones, su lectura y lo digo a menudo medio en broma, medio en serio, más serio en broma, eso también se los

aseguro, que son un remedio infalible para una noche de insomnio. Dos páginas seguidas de la norma ISO-IF-489 y de verdad dormirán como niños. Otra confesión que a menudo cuando estoy estudiando las normas, pues uno es débil y cae en tentaciones y a menudo caigo en la tentación de, sin querer, cuando ya estoy cansado, los ojos enrojecidos, de hojear los periódicos, hojear la prensa digital, es una tentación estar en la pantalla y sin querer buscamos el periódico del día correspondiente. La edición del New York Times del pasado lunes y precisamente hablando de esta cuestión del quién, apareció una noticia, bueno, debo decirles, yo no leo el New York normalmente, leo los periódicos en mi país, no quiero pecar aquí de pedantería. Pero sí que buscando un buen ejemplo de una noticia sobre alguien, sobre un quién, encontré ésta que era relevante: una noticia sobre Gabriel García Márquez. Era importante aquí el quién, pero también es importante el qué. Fíjense en la noticia: Recuerdos de un alquimista literario. Éste es el quién, el alquimista literario. La noticia brevemente, se apunta: El archivo de Gabriel García Márquez ha sido adquirido por la Universidad de Texas, incluye manuscritos, correspondencia, fotos y objetos personales relativos a sus importantes libros. Una noticia sobre un quién y sobre un archivo. La ventaja de la prensa digital es que es mucho más interactiva y ofrece mucho más medios. Por ejemplo, aquí nos ofrece información detallada, una serie de fotografías sobre qué integra este archivo, pues el manuscrito, bueno, la obra mecanografiada de Cien años de soledad, por ejemplo, correcciones sobre El amor en los tiempos del cólera. También notas sobre El general en su laberinto. Por supuesto, documentos personales. No sé si han dado cuenta que a menudo en los periódicos nos encontramos noticias sobre archivos y sobre documentos. Es muy frecuente, es muy común. Yo llevo desde hace una temporada identificando, localizando, seleccionando noticias sobre archivos, sobre archivos y documentos. Tanto es así que imagínense podríamos

incluso elaborar un periódico sobre archivos y documentos, ¿se imaginan lo que sería eso? Crear un periódico. Por supuesto, no podría ser diario, o sí, depende del momento. Les voy a proponer un juego. Tenemos aquí la portada del New York Times. Nos vamos a quedar, eso sí, con la fotografía y para crear un periódico sobre archivos y documentos, lo primero que necesitamos es un título, ¿verdad? Bien. Les propongo aquí, es una broma, por supuesto. Les propongo aquí, está apareciendo, la imagen se ve un poquito cortada, pero está apareciendo un posible título para un periódico sobre archivos y documentos. Necesitamos también los datos del día, necesitamos también una cabecera y las secciones correspondientes. Un periódico sobre archivos tendría noticias o secciones sobre transparencia, gobernanza. México podemos establecer una sección nacional. Nos faltarían las noticias, verdad, es algo que falta aquí. Bueno, noticias tenemos en abundancia. La primera: dos mil notas de un espía permiten escudriñar los secretos del KGB. La segunda: las notas perdidas del explorador aparecieron en este año, en 2014, notas de la expedición, un cuaderno congelado literalmente, de la expedición que Scott realizó al Polo Sur donde desaparecieron todos los integrantes, pero ahora, 104 años después aparece perfectamente preservado, esto hay que decirlo, un cuaderno de esta expedición. Más nombres personales. Hallar la que puede ser el acta de bautismo de Sancho Panza. Es curioso, y las teorías sobre el Quijote son llamativas. Otras, bueno, algo más trágicas, nombres, de nuevo un quién, un archivo para honrar a las víctimas de ETA; qué ocultan los archivos del Vaticano.

Bien, este podría ser nuestro periódico sobre archivos y documentos. Bueno, nos falta algo, algo importante de un periódico, hay que mantenerlo, la publicidad, verdad. Nos encontraríamos con información de empresas que nos informan sobre las ventajas de una generación que archiva en nubes, sobre documentos, etcétera. Bien, completamos con datos del tiempo, frío en ocasiones, y tendremos aquí nuestro periódico sobre archivo. Fíjense las noticias seleccionadas. Todas tienen un quién claro, un espía, un explorador, un alquimista literario, un Sancho Panza con acta de bautismo incluida. El quién, el quién es fundamental. Y la cuestión que nos ocupa, y cambiemos de tercio, quién crea las normas de gestión de documentos. La respuesta podría ser concisa, las normas más importantes son las de ISO, la Organización Internacional de Normalización, pero ISO es un organismo inmenso, decir que ISO normaliza tanto el grosor de los cables como la gestión de documentos, es pensar, bueno, qué institución es esa que puede normalizar absolutamente todo. ISO se organiza en Comités, Comités de Trabajo, Comités Permanentes, todos estos que están apareciendo en la pantalla que son, en total 293, hay 293 Comités que se dedican a la normalización. Bueno, uno de ellos y lo vamos a buscar de nuevo por aquí, es el Comité Técnico número 46. En la pantalla no se ve, pero aquí pido un acto de fe, casi. El Comité número 46, es un Comité sobre Información y Documentación. Sigue siendo demasiado amplio, verdad. Este Comité se organiza a su vez en Subcomités. Les prometo que todo tiene fin, no vamos a seguir descendiendo y uno de ellos es el Subcomité número 11, sobre Archivos y Gestión de documentos.

Por tanto y esta es la primera idea que sacamos sobre el quién. Contamos con un Subcomité específico relativo a la gestión de documentos que elaboran normas sobre gestión de documentos, y éste, mejor dicho, las normas que ha elaborado éste, son las que vamos a presentar hoy aquí. Pero no es el único, no crean que el Comité 47 de ISO es el único. Volvemos a la lista de nuevo y aunque no se ve, sí podemos destacar que existe otro Comité -que es el 171- sobre Aplicaciones de Gestión de Documentos. Este Comité de Aplicaciones de Gestión de Documentos normaliza procesos relativos a la captura, indización, almacenamiento, recuperación, distribución, comunicación, presentación, migración, intercambio, preservación, integridad, mantenimiento y disposición de los Documentos en las Aplicaciones de Gestión. Es, por tanto, un Comité específico sobre nuestro ámbito. Luego haremos alusión a él, aunque de una manera indirecta nada más. Pero existen otros aún más llamativos pero que han desarrollado normas relevantes como es el Comité Técnico número 20. Voy a leer el título y les va a resultar llamativo: El Comité Técnico número 20 es sobre Aeronaves y Vehículos Espaciales. Todo punto pensará “bueno, ¿y qué tienen que ver las aeronaves, los vehículos espaciales con los Archivos?”. Bien, dentro de este Comité hay, de nuevo, un Subcomité específico sobre Datos Espaciales y Sistemas de Transferencia de Información. Esto de nuevo nos resulta demasiado lejano, ¿verdad? Pero si yo les dijera que este Comité ha sido el que ha adoptado como Norma ISO el Modelo que estamos presentando en la pantalla, el Modelo OAIS, el Modelo de referencia para un Sistema de Información Archivística Abierta; el Modelo que se utiliza como pauta para la creación de repositorios digitales y que se ha ejercido de una manera

general, les tengo que destacar la importancia y la utilidad de este Comité. Por lo tanto, un segundo comentario: Además del Comité específico, que es el que nosotros vamos a analizar, hay otros relacionados también con la Gestión de Documentos. Un tercer rasgo de la normalización AFEIS hizo es que en ocasiones adopta como Normas Internacionales normas que han generado otras instituciones. Por ejemplo, la Norma ISO-16175, sobre Gestión de Documentos en Sistemas de Oficina Electrónica, en entorno de Oficina Electrónica, fue previamente creada por el Consejo Internacional de Archivos y lo que ha hecho solamente es adaptarla. También destacamos que ISO en ocasiones ha proyectado como Normas Internacionales normas que eran nacionales; por ejemplo, ISO-15489, la famosa ISO-15489 que era una Norma australiana; la Norma S-4390 convertida en Norma Internacional. Bueno, quiero destacar que no todo acaba en ISO; es decir, que ISO no es “el quién” absoluto, hay otras instituciones. Se habla del Proyecto InterPARES que ha creado documentos normativos relevantes, el propio Consejo Internacional de Archivos, el DLM Forum, organismos incluso nacionales que también elaboran Normas sobre Gestión de Documentos. Vayamos a la siguiente pregunta: El cuándo. Hemos presentado El Qué, El Quién, nos toca ahora El Cuándo. Bueno, aquí, en un momento de cansancio, también es hora de echar un vistazo a nuestro periódico digital, al documental que tenemos por aquí. El Cuándo es relevante e importante por varias razones. En muchas ocasiones el cuándo ayuda a desentrañar el pasado. Por ejemplo, este artículo titulado así: “Las Siete Cajas”, de Dory Sundimmers.

Un día muere su madre, empieza a organizar todas las cosas que encuentra y aparecen siete cajas de archivo. Esas cajas de archivo, a medida que va leyendo la documentación que contiene, pues descubre que había huido de Alemania, se había instalado en España y había huido porque era de origen judío y huyó de los campos de concentración. El cuándo es importante también, porque nos ayuda a contextualizar las cosas. Y vamos a ver otra noticia que precisamente ayuda a esto, al contexto. Lean el título: “Una carta llega a Sudáfrica con 30 años de retraso.” Es interesante ver también el contenido de esta carta. En ella un hombre cuya identidad aún no está clara, explicaba a su novia en una misiva de cuatro hojas que había pedido su mano a sus padres. Imaginen la diferencia que es recibir una carta con 20 años a recibirla con 70 años, en la que dice que se va a pedir a sus padres su mano para casarse con ella. El contexto, como decía, el contexto cronológico resulta relevante. Y el cuándo también es importante de nuevo, porque deshacen mitos de nuevo. Una investigación que está realizando un archivista, revela que nuevos documentos históricos avalan las andanzas del Quijote, en el que se basó Cervantes. Acabamos con el mito de “El Quijote”. Era un personaje real, según algunas investigaciones. Y el cuando también nos obliga a dar valor a los documentos.

¿Cuándo aparecen las normas? Y es la cuestión que nos interesa ahora mismo. Vamos a hablar de las normas, pero en primer lugar, sólo de las normas que desarrolla el comité 46, es decir, el específico de gestión de documentos, nada más, ningún otro. Y el primer momento clave en esta cronología es el año 2001. 2001 es el momento en el que aparecen las dos normas esenciales de gestión de documentos, ISO-154891 e ISO-154892. Los principios, la parte general y las directrices. A partir de este año vemos que se desarrolla un año tras otro en los cuales no aparece ninguna otra nueva norma, no aparecen más normas de gestión documental hasta llegar al año 2006. 2006 sí que aparecen dos textos normativos, uno que no ha tenido demasiada relevancia, que es primero una norma que da pautas para citar la gestión de documentos en documentos normativos, pero sobre todo el segundo y este sí, la primera parte de la norma ISO-23-1081 sobre metadatos, metadatos para la gestión de documentos. Bien. Dos normas sobre aspectos particulares. Continuamos, 2007, de nuevo, vacío normativo y en 2008 aparece una norma que yo considero relevante por el objeto de la misma, la norma ISO-26122 sobre análisis de procesos de trabajo en las organizaciones. Recordemos la definición que presentamos al comienzo, señalábamos que la gestión de documentos busca preservar la información y la prueba de las actividades de una organización. Esta norma se dedica a esto, precisamente, al análisis de las actividades de negocio. Continuamos, a partir de este año, ya asistimos a una proliferación descontrolada. En el año 2009, aparece la segunda parte de la norma ISO-23081 sobre metadatos, las cuestiones para la implementación. En el año 2010, de nuevo, aquí aparece una cantidad más que notable, tres normas en este año. Sí quiero decir que la imagen que aparece en la pantalla es la correspondiente a la versión española, las

normas UNE y la fecha a lo mejor no coincide, la fecha que sí está abajo es la fecha de la norma ISO, de la aparición de la ISO correspondiente y la que aparece es la que he usado, que es la versión española. Bien. En 2010 aparece la norma ISO-16175 1 y 3, la relativa a la gestión de documentos en entornos y oficina electrónica. Al año siguiente aparecerá la segunda, la intermedia. Y aparece otra, la 13028, sobre directrices para la implementación de la digitalización de documentos: pautas para la digitalización. Luego vamos a volver al contenido de una manera global. Año 2011, abundancia completa. Encontramos por un lado la segunda parte de la ISO-16175, gestión electrónica. Encontramos también la última parte de los metadatos y aparece en este año las famosas 30300, 30300 y 30301. De nuevo, dos normas generales. De alguna manera se hicieron ciclo así desde el 2001 al 2011. En 2001 aparecen ISO-15849 y en 2011, 30300 y 30301, unas normas generales de gestión y otras para la certificación de calidad y un sistema de gestión, para la gobernanza de la gestión documental. Continuamos. Aquí falta una en la imagen pequeña. Año 2012, de nuevo dos normas sobre aspectos específicos, la 13008 sobre proceso de migración y conversión de documentos electrónicos y la 17068 sobre repositorios de tercero de confianza para documentos electrónicos. Luego sintetizaremos el para qué sirven. 2013 es un año en el que no aparece nada. Y 2014, en este año ha aparecido una y se está trabajando en otra. Ha aparecido la ISO18128, sobre análisis de riesgo para la gestión, en la gestión de documentos. Y se está trabajando en la siguiente de la serie ISO30300, la 30302, sistema de gestión de documentos, directrices para la implementación. Bien, pues este es el panorama, pero es el panorama solamente del Comité 46, porque el Comité 171, el de Sistema de Gestión de Documentos ha elaborado también una cantidad considerable. Estas no las vamos a ver con detalle, pero sólo quiero destacar que son normas relacionadas con la preservación de documentos a largo

plazo, con la creación de documentos en formatos fiables, en formatos que puedan permanecer también durante tiempo. Y por último, normas sobre sistemas de Gestión Electrónica de Documentos. En conjunto todas estas que están apareciendo en la pantalla, todas estar normas hacen alusión a esos tres aspectos. Y el otro, el Comité 20, el de Datos Espaciales. Este comité ha elaborado tres normas que nos afectan directamente, que son la capacitación del año 2003 la hizo 14 mil 721 el Modelo OAIS equivale exactamente el Libro Magenta que presenté antes y a partir de este año, hasta el año 2012 no aparecen las siguientes versiones de normas de repositorios digitales. Es decir, el Modelo OAIS y nada más para la certificación de un repositorio confiable. Son respectivamente hasta la 14 mil 721, sobre modelo OAIS y la 16 mil 363 sobre auditoría y certificación de repositorios digitales seguros. Pues este es el panorama y no son todas, están toda la serie de Normas ISO-27000 de seguridad en la información, la serie 9000 sobre calidad en general. Y el problema que encontramos es éste. Hay una cantidad considerable de textos normativos, pero nosotros nos ocuparemos solamente del último bloque, el que hemos presentado en la parte final. Y vamos a la siguiente cuestión. ¿Para qué todas estas normas? Porque tal como las hemos presentado en orden cronológico, sistemas de gestión, metadatos, digitalización, análisis de procesos, pero bueno ¿cómo podemos ordenar todo ello? Vamos hacer un descanso aquí de nuevo, un breve descanso, porque no sé cómo vamos de tiempo, pero vamos hacer un pequeño descanso y vamos a volver a nuestro periódico digital.

Necesitamos estas normas para evitar aparecen aquí.

noticias como las que

“Dimite el alcalde de un pueblo después de que lo pillaran llevándose cajas de documento”. “Despedido por el borrado de 1000 archivos acusas a una institución de mentir”. Es decir, necesitamos la gestión de documentos precisamente estas normas para la correcta gestión documental. Hay algo en los periódicos digitales que es la interacción rápida y verás. Hay aquí en la parte final un cartel de una película que creo que ilustra muy bien este tema. La joven rebelde, podríamos traducirla así, aunque en Brasil se ha traducido como “Una Ciudad sin Pasado”, que es un título muy apropiado. Se trata de una película que creo que es relevante y que puede ser interesante para este tema, en la cual la joven, la joven rebelde inicia una investigación en los años 70 sobre la situación de la ciudad en la que vive y la vinculación de las instituciones y las familias de la ciudad en la que vive con las instituciones del Tercer Reich como instituciones del nazismo. Comienza la investigación y no hay mayor problema hasta que empieza a encontrar datos comprometedores y en ese momento, los archivos se le cierran completamente. Denuncia a la ciudad, pide a la ciudad acceder a los archivos y un juez le da la razón y le autoriza el acceso pero podemos ver lo que ocurre en este video solamente dos minutos. (Proyección de Video) Esto está en alemán, con subtítulos en portugués.

Vemos en el video que llega el archivo con la autorización correspondiente y ya se le prometió acceder a los documentos y el encargado le dice “ya recibí su autorización” y agrega: “con esto usted tiene libre acceso a los archivos”. El otro añade: -“Personalmente nunca fui contra usted, créame que fue así” y llega el archivo; -“No lleva nombre de Calles, cultivo de las raíces en 1939, las Fuerzas Armadas Alemanas”; -“No pedí nada de eso”, dice; -“¿Dónde están los autos, los documentos del Caso Schuthernberg?”; -“No me pregunte”, le responden y agrega: -“Las Actas de Schuthernberg están fuera, prestadas”, le dicen; -“¿Hasta cuándo?”; -“De seis a ocho semanas”. -“¿Vuelven las Actas de Schuthernberg?”; -“Sí, sí, un momentito”. -“Todavía continúan prestadas pero usted es la próxima, anoté especialmente reservar en el armario venenoso”; -“Se prestaron de nuevo”. Pregunta el nombre y la dirección de la persona a la que se prestaron y él responde que no puede divulgar eso. Después le dice: “Sí señora, las Actas están aquí pero ocurre lo siguiente: están muy viejas y quebradizas y no pueden ser manoseadas ni utilizadas”; después vuelve y el problema es que “ahora son muy recientes” y le dicen: “Hay derechos individuales, ¿me entiende?”; caducan 50 años después de la muerte. La Ley dice 30 años pero acontece que la ciudad alteró la Ley y puso “ahora son 50 años”. Como ven, al final acceden por la negligencia del archivista -hay que decirlo- y fotocopia las actas y consigue continuar con su investigación. Este es el Para Qué que podemos destacar y quisiera señalar que el conjunto de Normas a las que hemos hecho referencia precisamente se ocupan de estos aspectos relacionados con la correcta gestión. El problema que aplicar una norma es fácil, incluso aunque sea compleja.

Pero cuando tenemos que aplicar muchas normas, que en algunos casos sí que son complementarias, pero en otras ocasiones pueden tener elementos contrapuestos, terminología dispar, ahí pequeños ajustes terminológicos que no coinciden y nos ponen encima de la mesa lo que está apareciendo en la pantalla, es decir, 17 normas distintas, el problema trae mayor gravedad. ¿Para qué sirven estas normas, cuál es la finalidad de las mismas? Pues podemos señalar lo siguiente. Hay fundamentos de la gestión documental.

normas para los

Encontramos también normas para la planificación de un sistema de gestión de documentos, luego haremos referencia a cuáles, encontramos también normas para el análisis de procesos, análisis de procesos de negocio, no de gestión documental, encontramos también normas sobre los instrumentos de gestión documental. Encontramos normas sobre los procesos de la gestión documental; encontramos asimismo normas sobre la gestión de documentos electrónicos, encontramos normas con otro ámbito sobre la gestión de metadatos. Encontramos normas también sobre la preservación digital, normas sobre el análisis de riesgos y, por último, normas para la auditoría y certificación de la calidad de un sistema de gestión de documentos. Tenemos aquí un decálogo no ampliado como el ejemplo que ayer nos propuso nuestra compañera Laura, pero un decálogo de cuáles son los ámbitos de la normalización, estos 10 ámbitos distintos. Vayamos por cada uno de ellos. Sobre los fundamentos hay dos normas que considero esenciales. Es decir, si nos encontramos en la tesitura de tener qué abordar el tema de la gestión de documentos por dónde empezaríamos. Pues creo que dos normas por las cuales habría que comenzar, son las relacionadas con los fundamentos. En concreto la ISO-154891 y la ISO-30300.

Cuando hablamos aquí de fundamentos hacemos alusión a principios, hacemos alusión a terminología, una cuestión importante de la cual, por ejemplo, se ocupa la Norma ISO-30300 con muchísimo detalle, a beneficios, a objeto, etcétera. Es decir, si queremos profundizar en la aplicación de las normas debemos comenzar por aquí, por cuáles son los fundamentos. Y en este sentido la lectura de ISO-144891 y la lectura de ISO-30300, no la 301, que es la aplicada, sino 30300 nos ayuda en este sentido. Segundo aspecto. Planificación. Para la planificación a una norma clara, la ISO-154892. Si queremos planificar un sistema de gestión de documentos, aquí nos encontramos con la pautas para hacerlo. También se recogen en la primera parte, en ISO-154891. Están las directrices, están las pautas generales. Pero en la segunda parte, en ISO-154892 se detalla con mucha más precisión el procedimiento a seguir. El esquema, y lo presentamos en la pantalla de nuevo, el esquema parece organizado en ocho grandes etapas. Se apunta la primera etapa para la planificación e implementación de un sistema es la investigación preliminar, es la investigación previa del contexto institucional, el contexto normativo, etcétera. La segunda etapa el análisis de las actividades de la organización. Necesitamos conocer qué hace una organización y cómo lo hace. Luego veremos que hay una norma específica para esto. La tercera etapa: la identificación de requisitos, es decir, debemos identificar qué necesita la organización en relación con la gestión de documentos. Dicho de otra manera, cuáles son las necesidades.

La siguiente haría referencia a la evaluación de los medios existentes. Primero identificamos necesidades y luego analizamos los medios con los que contamos, análisis de necesidades y evaluación de los sistemas. La siguiente haría referencia a las estrategias y las pautas para identificar y para cumplir los requisitos. La siguiente al diseño de sistema de gestión de documentos, la siguiente a la implementación y la última a la evaluación del sistema. No quiero crear falsas expectativas. En ISO 15489, se nos dice qué hay que hacer, qué se percibe, pero no se nos dice cómo, es decir, investigación preliminar, hay que estudiar el contexto, hay que estudiar la institución, hay que estudiar la legislación, hay que estudiar la normativa, el cómo no se específica y lo mismo ocurre con el resto de las etapas. Bien. Siguiente bloque, instrumentos de gestión de documentos. Sólo ISO-15489 2 de manera específica habla de los cuatro instrumentos principales de gestión de documentos que son el plan de racificación, el calendario de disposición, las tablas de acceso y seguridad y el vocabulario controlado. Siguiente bloque. Y éste es complejo. Los procesos de gestión de documentos. Los procesos aparecen tratados en dos normas. Estas dos normas son ISO-15489 1, con más detalle, ISO-15489 2 y la famosa, eso sí, ISO-30301. En las dos normas vamos a encontrar los procesos de gestión de documentos. Vamos a pasar así muy rápido, como si no hubieran visto nada, porque les presentaba aquí los procesos que propone tanto 15489 como 30301 que pueden ser sintetizados en lo siguiente. Primero el proceso de creación de documentos. Ahí efectivamente hay que controlar la creación de documentos. Segundo los procesos relacionados con la gestión, la incorporación, el registro, que, por cierto, sí es presentado con muchísimo detalle en 15489 2, la clasificación, la indización y la transfabilidad, el seguimiento de expedientes, saber el momento en que se encuentra la tramitación de un expediente. Otro proceso, la disposición, otro, el acceso, otro, la preservación y la administración de aplicaciones de gestión de documentos. Y en todo ello, elementos transversales, como son los metadatos y como es también la gestión de los documentos electrónicos.

Vamos a hacer referencia a una última cuestión de carácter general. Les confieso, y sigo con las confesiones, que anoche recorté la presentación porque era mucho más amplia. Y bueno, o tenemos dos opciones o ampliar el tiempo o recortar, pero vamos a recortar así. Antes hice referencia a esto, a la importancia del análisis de procesos. Señalaba esta idea y es que realmente los documentos se generan, tienen su origen en un proceso determinado de una organización. Hay para ello una Norma que es fundamental que es la ISO-26122, y es la última de la que vamos a hablar con más detalle. La Norma ISO-26122 parte de la siguiente idea. Una organización lleva a cabo funciones. Y en el ejercicio de esas funciones genera documentos. En la exposición que tuvimos ayer por la tarde, a las cuatro de Jorge Cerdio sobre Datos, metadatos y antología, hablaba –por cierto, me gustó mucho-, hablaba sobre tres elementos que eran autor, proceso y producto. Bueno, son los tres elementos que tenemos aquí. El autor es la organización; el proceso son las funciones; el producto, los documentos. Ocurre que estas grandes categorías, a su vez se subdividen en categorías, es decir, dentro de una organización encontramos subtipos, institución, órgano, unidad, persona. Dentro de las funciones vamos a ver que también hay subtipos, y dentro de los documentos también encontramos documentos a nivel de fondo, de serie, sección, etcétera. Nos quedamos solo con las funciones. Por qué son importantes las funciones. Lo hemos destacado antes. Son importantes en primer lugar porque nos permiten conoce el contexto de creación de los documentos. Creación como paso previo, incluso a la producción.

Son importantes también porque nos permiten conocer el contexto de uso. Analizamos las funciones y un tipo que veremos a continuación, para ver cómo se utilizan. Son también relevantes porque son la base para la clasificación, para la clasificación funcional. También es necesario el análisis de las funciones para la valoración, para la disposición. Y por último, también para crear esquemas de metadatos de gestión de documentos. De hecho ayer, se hablaba de la importancia de los metadatos en el origen, en el contexto, los que crea el autor inmediato, porque son los que tienen más valor informativo. Vamos rápido y señalamos que distintas fuentes hablan de distintos tipos de funciones. Las que presentamos en la pantalla y en concreto, señalamos las de la norma ISO-26122. Se habla de función marco, función: conjunto de procesos, actividad o proceso, y operación o transacción. Nos quedamos con ellas y las presentamos de manera jerárquica. Bien estos son los tipos de funciones. La función general, como competencia global de una organización, pero también un tipo de función es el proceso. Un proceso, un conjunto de actos para conseguir un resultado, para conseguir un expediente o documento y una operación o un paso, una acción como parte integrante del proceso. Bien, pues a esto se dedica la Norma ISO-26122. La Norma presenta una metodología para el análisis contextual, el análisis funcional, y el análisis secuencial, estos tres conceptos, bueno, el primero no tanto, pero los dos segundos sí que son relevantes.

El análisis del contexto -lo indicamos en la pantalla- no es más que el análisis del marco institucional y reglamentario, pero es importante el análisis del marco funcional. Cito literalmente: El análisis funcional busca agrupar todos los procesos que se ponen en marcha para conseguir un objetivo específico; el análisis funcional es la base del cuadro de clasificación. El análisis secuencial que vemos a continuación es el análisis en el cual se traza el esquema de un proceso en forma de secuencia lineal y/o cronológica que revela las relaciones de dependencia entre las operaciones; es el análisis de cara al proceso y eso es fundamental para poder valorar los documentos. Hablaríamos del resto de las Normas pero la presentación estará a su disposición sobre la Gestión y Documentos Electrónicos, las Normas ISO-16175 que asustan un poco -hay que decirlo- pero hay que apuntar que están pensadas sobre todo para las personas que desarrollan software o para archivistas que ayudan a personas que desarrollan software. Sobre la Gestión de Metadatos, que también asusta, no vamos a entrar ello; la Preservación Digital es un conjunto muy amplio de normas que citamos brevemente. En la Preservación Digital nos encontramos con distintos ámbitos: Primero la Digitalización con garantías de confiabilidad. Para ello tenemos una Norma que además, es muy clara: La ISO-13028, que es de cuestiones como la manera de numerar o denominar los Ficheros, los Metadatos apropiados, etcétera. Una segunda cuestión es la adaptación de Estrategias de Preservación, Migración, Conversión, Emulación, etcétera. Para eso está la Norma ISO-13008, aunque es parcial pues se centra en la misma acción y la conversión. Otra es la creación de Repositorios Digitales, la ISO-14721, el Modelo ICE que nos da las pautas para crear un Repositorio Digital.

Esto es algo que también es relevante porque muchas veces una institución no puede crear su Repositorio y acude a otra institución y le pide que conserve sus documentos electrónicos. Imaginemos al IFAI acudiendo a una empresa para que le conserve sus documentos digitales. Por eso es conveniente que el IFAI valore ese repositorio en el que se van a guardar sus documentos pues es su información. Para ello es que se han desarrollado estas Normas. Por último les diré que otro de los ámbitos de la preservación son los Metadatos de Preservación Digital. El Análisis de Riesgos lo señalamos brevemente y por último, el ISO30300 y 30301, sobre todo esta última, la 30301. Si antes presenté así muy rápidamente los Procesos de Gestión de Documentos, ISO-30301 es una Norma de Gobernanza, una Norma de Buenas Prácticas para valorar que estos procesos se han puesto en marcha bien y lo que contienen no es más que esto y presento un ejemplo en la pantalla: El nombre del proceso y el control que hay que aplicar. Por ejemplo, Proceso 1: Determinar la necesidad de Información. ¿Qué control hay que hacer? Hay que identificar y documentar sistemáticamente las necesidades de información y así, con el resto, con la valoración, con la clasificación, etcétera. El panorama es este y concluimos rápidamente: Primero. Hemos visto, hay una gran cantidad de aspectos y elementos a normalizar, hay muchas normas y muchos aspectos a tratar. Segundo. Hay una fuerte relación entre las normas, algunas son independientes, pero metadatos aparecen en todas, análisis de procesos aparecen en todas, procesos de gestión documental aparecen en todas.

Es decir, hay una fuerte interrelación entre ellas. La importancia del análisis de las funciones y los procesos. Insisto en esta idea. La importancia de la gestión para la salvaguarda de documentos electrónicos y también en último lugar la fuerte implicación con otras normas ISO de calidad. Utilice las normas de gestión de documentos, adáptelas a su entorno, aproveche el esfuerzo, y es una conclusión más. Sea fiel a su tradición. Uno puede irse, pero no hacerse… fíjense que hasta tenemos un video, no diremos de los principios y los fundamentos. (Presentación de video) José Luis Bonal Zazo: Bueno, uno puede irse, pero no olvidemos los principios de nuestro ámbito. Con esto se acaba nuestro periódico digital, que bueno, desaparece así como por parte de magia. Era una broma, por supuesto. Pido disculpas sobre todo a los compañeros que hablan a continuación, por haber robado su tiempo y muchísimas gracias. Eduardo Bonilla Magaña: Bien, pues seguramente todo coinciden que ha sido una conferencia extraordinaria con el singular estilo que caracteriza al doctor Bonal Zazo. Podemos señalar que hizo referencia a cuatro preguntas: qué, quién, cuándo y por qué de la norma ISO30300. Y por último señalar también que hemos tenido el gusto de que el doctor Bonal nos acompañe en otras conferencias, incluso, éstas se encuentran disponibles en YouTube, tecleando su nombre. Tenemos dos peticiones en particular, que ojalá se puedan compartir y publicar las presentaciones. Quisiera decirles que una vez que tengamos la autorización de los ponentes estarán disponibles en el micrositio del segundo seminario internacional.

Hay un par de preguntas, que por cuestión de tiempo, le pediríamos al doctor Bonal si pudiera vía correo electrónico darle respuesta. No resta más que entregarle su reconocimiento de participación, de su brillante participación. Gracias, doctor. José Luis Bonal Zazo: Debo decirles que ahora éste es un problema. Cuando vuelva a mi universidad tengo que justificar documentalmente que he estado aquí. Irá a parar mi expediente como un nuevo tipo documental, no sé muy bien. Gracias.

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