Universidad Católica del Norte Escuela de Negocios Mineros Diplomado de Administración de Contratos

Cierre de Contratos DAC VIII –Junio 2014

Gustavo Durán Asesor de Empresas [email protected]

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CIERRE DE CONTRATOS

Materias 1.- Aspectos Legales del Término de Contrato

2.- Modalidades de Cierre o Entrega de Contratos 3.- Aspectos relacionados con los Términos de Contratos de Trabajo asociados a Obras o Faenas

4.- Estructura organizacional 5.- TALLER. Determinar materias y áreas relacionadas con un Término o Cierre de Contrato

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I.- ASPECTOS LEGALES DEL TÉRMINO DE CONTRATO

Relator: Javier Mandareis Jara Abogado

El Contrato entre Mandante y Contratista Atípico

Características

Bilateral

Consensual

Situacion Laboral

Autonomía de la Voluntad

Confección de una Obra. Articulo 1996. Compraventa

Efectos Otras Formas: Acordadas por las Partes

Cumplimiento del Contrato

Obligaciones Futuras

Prestación del Servicio en la Forma Estipulada Termino del Contrato

Mutuo Acuerdo entre las Partes Sola Voluntad de una Parte

Modalidades

Resolución por Incumplimiento

Condición

Plazo

Arbitrariedad

No Realizar el Contrato

Realizarlo Fuera de Plazo El Incumplimiento Realizarlo en Forma Incompleta Resolver el Contrato o Dejarlo sin Efecto Indemnización de Perjuicios Efectos del Incumplimiento

Obligar al Cumplimiento por Si o un Tercero

Clausula Penal

Las Indemnizaciones

Avaluacion de las Partes

Compensación por Daño Sufrido a Raíz de un Incumplimiento Contractual Incumplimiento Avaluacion los Tribunales

Requisitos Daños

II.- TÉRMINO DE CONTRATO

Fases Operacionales

Desmovilización de Faenas

Relator: Gustavo Durán P. Consultor de Empresas

II.- TÉRMINO DE CONTRATO

II.- TÉRMINO DE CONTRATO

CIERRE DE MINA

ASPECTOS LEGALES

CIERRE DE CONTRATO

ASPECTOS OPERACIONALES

DESMOVILIZACIÓN DE FAENA

Modalidades de Cierre o Entrega de Contratos Introducción

MANDANTE

CONTROLAR

CONTRATO

REGULADOR ENTRE LAS PARTES

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CONTRATISTA

OPERAR

II Modalidades de Cierre o Entrega de Contratos Introducción

CONTRATO CONTRATO CONTRATISTA CONTRATISTA CONTRATO CONTRATO

MANDANTE

CONTRATISTA

CONTRATO

EMPRESA A

SUBCONTRATO

EMPRESA B

CONTRATISTA

Persona Natural

Modalidades de Cierre o Entrega de Contratos Introducción

CONTRATO MARC

CONTRATO

MANDANTE

Proveedores Maquinarias y Equipos Contratistas Servicios Mantención Equipos

Montajes Industriales

II Modalidades de Cierre o Entrega de Contratos 2.1 Recepción de ofertas Apertura de ofertas. Revisión de la Documentación

Levantamiento de Acta de Apertura. Emisión de Observaciones a Ofertas (Cumplimiento de Bases)

Garantía de seriedad de la oferta (Boleta de Garantía).

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2.2 Adjudicación Definición del proponente adjudicado Formalización de la Adjudicación. (Contrato)

2.3 Formalización del Contrato Pronto Inicio (Autorizado con Carta de Intención + Garantías) 2.4 Contrato Formalizado Firma de Representantes Legales Escritura Pública (recomendado) • • •

2.5 Entrega de Garantías (Boletas de Garantía) Fiel Cumplimiento de Contrato. Fiel Cumplimiento Correcta Ejecución de Contrato Calidad del Trabajo

•

Boletas de Garantía Adicionales  Canje de Retenciones www. duranasociados.cl

2.7 Ejecución del Contrato Carpeta de Arranque Reuniones de Coordinación

Entrega de terreno ó inicio de actividades Comunicación Formal Control de plazos Emisión de Estados de Pago Vigilancia sobre Medidas de Seguridad Aplicación de Multas Otros

2.8 Evaluación de la EPS •

Cumplimiento del servicio y Medición de Calidad.(permanente)

•

Cumplimiento Administrativo (facturas y documentos de apoyo; como pago imposiciones certificado de la Dirección del trabajo, Dicom, etc).

•

Cumplimiento Laboral (Responsabilidad Subsidiaria).

•

Evaluar al contratista. Ejemplo: medir su solvencia, una alta presión por cancelación estados de pago implica riesgo de insolvencia.

•

Esta evaluación debe ser integral de la mandante y recursiva de las EPS a sus subcontratistas.

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2.9 Recepción de Obras •

Recepción Provisoria. (Devolución Retenciones)

•

Recepción Definitiva. (Devolución Garantía de Fiel Cumplimiento)

•

Recepción Única y Final (Devolución Retenciones y Garantías)

•

Actas de Cierre Parcial (Canje de Retenciones, Devoluc. Garantías)

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2.10 Recepción de Contratos Obras: por ejemplo Obras Civiles  Check List por parte del mandante sobre información requerida: • • • •

“Punch List” o Situaciones pendientes Protocolos o Manuales de Operación (en español) Ensayes Carpetas separadas por contenidos específicos

•

Diagramas (Similares a los Planos)

•

Planos “As Built” (Cómo se construyó en definitiva la Obra)

•

Normalmente los cierres de contratos, especialmente los de Construcción e Ingeniería, se configuran a partir del requerimiento efectuado en las Bases Técnicas.

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3.1 CONSIDERACIONES DEL ULTIMO ESTADO DE PAGO CICLO DEL ESTADO DE PAGO Y FACTURACIÓN Jefaturas No

EPS

Ordenes Ordenes Trabajo Ordenes Trabajo Trabajo

Estado de Pago

E.P. Aceptación o rechazo

Sí Orden de Pago

Hitos

Área de Contratos

Factura

Contabilidad Tesorería

$ Estados de Pago

Ciclo Mandante Ciclo Contratista

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Certificados Varios

Pago

3.1 CONSIDERACIONES DEL ULTIMO ESTADO DE PAGO

En la liquidación del último estado de pago, se debe considerar lo siguiente: •

• • • • •

Descontar multas por no-cumplimiento del plazo contractual de la ejecución de la obra. En caso de que se hayan efectuado retenciones por concepto de atraso en avance físico de la obra o de otro tipo, deben ser abonadas si la situación lo amerita. Revisión prolija de las partidas ejecutadas Revisión del cumplimiento de las obligaciones laborales Revisión situación de materiales y equipos facilitados a la EPS. Evaluación del Contratista.

Requisitos de Pago 1. Aprobación Unidad Técnica – ITO (Avance físico y valorización) 2. Aprobación Unidad de Finanzas (Contractual, presupuesto, garantías y responsabilidad subsidiaria) www. duranasociados.cl

4.- ÁREAS VINCULANTES CON UN CIERRE DE CONTRATOS

ORGANIGRAMA GENERAL de EMPRESA GERENCIA GENERAL

Gia Gral

Staff

OPERACIONES (CONTRATOS)

Sub Gcias

Deptos

Contraloría

Calidad, Seguridad, Medio Ambiente • Prev. de Riesgos • HSEC (**) • QA – QC (**)

Administración de Contratos (*)

Abastecimiento

Asesoría Jurídica

ADM. Y FINANZAS

Estudio Propuestas

RRHH

Contabilidad y Costos

Remuneraciones

Tesorería

Personal

Unid. Bodega

HSEC: Health, Safety, Environment, Community // Salud, Seguridad, Medio Ambiente, Comunidad QA – QC : Quality Assurance – Quality Control // Gestión de Seguridad – Control de Calidad

4.- ÁREAS VINCULANTES CON UN CIERRE DE CONTRATOS ORGANIGRAMA ESPECÍFICO ADMINISTRACIÓN DE CONTRATO ADMINISTRADOR DE CONTRATO

Calidad, Seguridad, Medio Ambiente

Ingeniero de Gestión

Secretario Técnico

Planificación

Jefe de Contratos

Supervisor 1

Supervisor 2

Personal de Operaciones

Maquinarias y Equipos

Abastecimiento

Bodega

Personal de Operaciones

V.- TALLER Una vez conocida la estructura funcional de empresas operadoras o contratistas, determinar cuáles son las áreas que intervienen en operar un contrato. y el cierre de los mismos

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