Universidad Católica del Norte Escuela de Negocios Mineros Diplomado de Administración de Contratos
Cierre de Contratos DAC VIII –Junio 2014
Gustavo Durán Asesor de Empresas enm@ucn.cl
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CIERRE DE CONTRATOS
Materias 1.- Aspectos Legales del Término de Contrato
2.- Modalidades de Cierre o Entrega de Contratos 3.- Aspectos relacionados con los Términos de Contratos de Trabajo asociados a Obras o Faenas
4.- Estructura organizacional 5.- TALLER. Determinar materias y áreas relacionadas con un Término o Cierre de Contrato
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I.- ASPECTOS LEGALES DEL TÉRMINO DE CONTRATO
Relator: Javier Mandareis Jara Abogado
El Contrato entre Mandante y Contratista Atípico
Características
Bilateral
Consensual
Situacion Laboral
Autonomía de la Voluntad
Confección de una Obra. Articulo 1996. Compraventa
Efectos Otras Formas: Acordadas por las Partes
Cumplimiento del Contrato
Obligaciones Futuras
Prestación del Servicio en la Forma Estipulada Termino del Contrato
Mutuo Acuerdo entre las Partes Sola Voluntad de una Parte
Modalidades
Resolución por Incumplimiento
Condición
Plazo
Arbitrariedad
No Realizar el Contrato
Realizarlo Fuera de Plazo El Incumplimiento Realizarlo en Forma Incompleta Resolver el Contrato o Dejarlo sin Efecto Indemnización de Perjuicios Efectos del Incumplimiento
Obligar al Cumplimiento por Si o un Tercero
Clausula Penal
Las Indemnizaciones
Avaluacion de las Partes
Compensación por Daño Sufrido a Raíz de un Incumplimiento Contractual Incumplimiento Avaluacion los Tribunales
Requisitos Daños
II.- TÉRMINO DE CONTRATO
Fases Operacionales
Desmovilización de Faenas
Relator: Gustavo Durán P. Consultor de Empresas
II.- TÉRMINO DE CONTRATO
II.- TÉRMINO DE CONTRATO
CIERRE DE MINA
ASPECTOS LEGALES
CIERRE DE CONTRATO
ASPECTOS OPERACIONALES
DESMOVILIZACIÓN DE FAENA
Modalidades de Cierre o Entrega de Contratos Introducción
MANDANTE
CONTROLAR
CONTRATO
REGULADOR ENTRE LAS PARTES
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CONTRATISTA
OPERAR
II Modalidades de Cierre o Entrega de Contratos Introducción
Modalidades de Cierre o Entrega de Contratos Introducción
CONTRATO MARC
CONTRATO
MANDANTE
Proveedores Maquinarias y Equipos Contratistas Servicios Mantención Equipos
Montajes Industriales
II Modalidades de Cierre o Entrega de Contratos 2.1 Recepción de ofertas Apertura de ofertas. Revisión de la Documentación
Levantamiento de Acta de Apertura. Emisión de Observaciones a Ofertas (Cumplimiento de Bases)
Garantía de seriedad de la oferta (Boleta de Garantía).
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2.2 Adjudicación Definición del proponente adjudicado Formalización de la Adjudicación. (Contrato)
2.3 Formalización del Contrato Pronto Inicio (Autorizado con Carta de Intención + Garantías) 2.4 Contrato Formalizado Firma de Representantes Legales Escritura Pública (recomendado) • • •
2.5 Entrega de Garantías (Boletas de Garantía) Fiel Cumplimiento de Contrato. Fiel Cumplimiento Correcta Ejecución de Contrato Calidad del Trabajo
•
Boletas de Garantía Adicionales Canje de Retenciones www. duranasociados.cl
2.7 Ejecución del Contrato Carpeta de Arranque Reuniones de Coordinación
Entrega de terreno ó inicio de actividades Comunicación Formal Control de plazos Emisión de Estados de Pago Vigilancia sobre Medidas de Seguridad Aplicación de Multas Otros
2.8 Evaluación de la EPS •
Cumplimiento del servicio y Medición de Calidad.(permanente)
•
Cumplimiento Administrativo (facturas y documentos de apoyo; como pago imposiciones certificado de la Dirección del trabajo, Dicom, etc).
Evaluar al contratista. Ejemplo: medir su solvencia, una alta presión por cancelación estados de pago implica riesgo de insolvencia.
•
Esta evaluación debe ser integral de la mandante y recursiva de las EPS a sus subcontratistas.
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2.9 Recepción de Obras •
Recepción Provisoria. (Devolución Retenciones)
•
Recepción Definitiva. (Devolución Garantía de Fiel Cumplimiento)
•
Recepción Única y Final (Devolución Retenciones y Garantías)
•
Actas de Cierre Parcial (Canje de Retenciones, Devoluc. Garantías)
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2.10 Recepción de Contratos Obras: por ejemplo Obras Civiles Check List por parte del mandante sobre información requerida: • • • •
“Punch List” o Situaciones pendientes Protocolos o Manuales de Operación (en español) Ensayes Carpetas separadas por contenidos específicos
•
Diagramas (Similares a los Planos)
•
Planos “As Built” (Cómo se construyó en definitiva la Obra)
•
Normalmente los cierres de contratos, especialmente los de Construcción e Ingeniería, se configuran a partir del requerimiento efectuado en las Bases Técnicas.
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3.1 CONSIDERACIONES DEL ULTIMO ESTADO DE PAGO CICLO DEL ESTADO DE PAGO Y FACTURACIÓN Jefaturas No
EPS
Ordenes Ordenes Trabajo Ordenes Trabajo Trabajo
Estado de Pago
E.P. Aceptación o rechazo
Sí Orden de Pago
Hitos
Área de Contratos
Factura
Contabilidad Tesorería
$ Estados de Pago
Ciclo Mandante Ciclo Contratista
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Certificados Varios
Pago
3.1 CONSIDERACIONES DEL ULTIMO ESTADO DE PAGO
En la liquidación del último estado de pago, se debe considerar lo siguiente: •
• • • • •
Descontar multas por no-cumplimiento del plazo contractual de la ejecución de la obra. En caso de que se hayan efectuado retenciones por concepto de atraso en avance físico de la obra o de otro tipo, deben ser abonadas si la situación lo amerita. Revisión prolija de las partidas ejecutadas Revisión del cumplimiento de las obligaciones laborales Revisión situación de materiales y equipos facilitados a la EPS. Evaluación del Contratista.
Requisitos de Pago 1. Aprobación Unidad Técnica – ITO (Avance físico y valorización) 2. Aprobación Unidad de Finanzas (Contractual, presupuesto, garantías y responsabilidad subsidiaria) www. duranasociados.cl
4.- ÁREAS VINCULANTES CON UN CIERRE DE CONTRATOS
ORGANIGRAMA GENERAL de EMPRESA GERENCIA GENERAL
Gia Gral
Staff
OPERACIONES (CONTRATOS)
Sub Gcias
Deptos
Contraloría
Calidad, Seguridad, Medio Ambiente • Prev. de Riesgos • HSEC (**) • QA – QC (**)
Administración de Contratos (*)
Abastecimiento
Asesoría Jurídica
ADM. Y FINANZAS
Estudio Propuestas
RRHH
Contabilidad y Costos
Remuneraciones
Tesorería
Personal
Unid. Bodega
HSEC: Health, Safety, Environment, Community // Salud, Seguridad, Medio Ambiente, Comunidad QA – QC : Quality Assurance – Quality Control // Gestión de Seguridad – Control de Calidad
4.- ÁREAS VINCULANTES CON UN CIERRE DE CONTRATOS ORGANIGRAMA ESPECÍFICO ADMINISTRACIÓN DE CONTRATO ADMINISTRADOR DE CONTRATO
Calidad, Seguridad, Medio Ambiente
Ingeniero de Gestión
Secretario Técnico
Planificación
Jefe de Contratos
Supervisor 1
Supervisor 2
Personal de Operaciones
Maquinarias y Equipos
Abastecimiento
Bodega
Personal de Operaciones
V.- TALLER Una vez conocida la estructura funcional de empresas operadoras o contratistas, determinar cuáles son las áreas que intervienen en operar un contrato. y el cierre de los mismos