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CODE DE CONDUITE


TABLE DES MATIÈRES Avant 01 Portée et but du code de conduite 01 Éthiques et valeurs fondamentales 04 Prise de décision et code de conduite 04 Délégation des fonctions ou d’équipement d’accès 05 Prestation de services fiables 05 Code vestimentaire 06 Santé et sécurité 06 Confidentialité 07 Technologies de l'information 07 Vie privée 08 Protection et utilisation appropriée des actifs de la société 08 Protection des actifs de la clientèle 08 Communications externes au nom de la société 09 Utilisation d'Internet 09 Utilisation des réseaux sociaux 09 Consommation de substances intoxicantes et tabagisme 10 Égalité des chances 12 Harcèlement et intimidation 10 Rapporter/ Dénoncer 12 Pas de représailles 12 Environnement et responsabilité sociétale et sociale 13 Conflits d'intérêts 11 Non-sollicitation et non-concurrence 11 Corruption et paiement de facilitation 12 Cadeaux et divertissements 12 Concurrence et opérations équitables 12


Avant-Propos Exclusive Maintenance est dédiée à la prestation de services de salubrité et des services connexes à travers le Canada. Nos équipes nettoient, désinfectent et assainissent. Elles jouent ainsi un rôle de 1er plan dans la lutte contre la propagation des virus et des bactéries. Nous sommes fiers de contribuer à la réussite de nos partenaires commerciaux et au bien-être commun en entretenant les espaces afin qu’ils soient propres, sains et sécuritaires. Résolument tournée vers l’humain, Exclusive s’engage à offrir des conditions de travail où le respect et le bien-être sont privilégiés. Portée et but du code de conduite Le code de conduite s’adresse à toutes personnes embauchées directement ou indirectement par Exclusive Maintenance incluant les travailleurs autonomes, les sous-traitants et leur main d’œuvre dédiée à la prestation de services pour Exclusive Maintenance. Pour alléger le texte, le terme « Personnel » est utilisé pour désigner l’ensemble de ces personnes concernées par le code de conduite. Le code de conduite énonce : ✓ Les principes éthiques et valeurs d’Exclusive Maintenance. ✓ Les attentes la compagnie concernant le comportement des membres du personnel envers autrui (collègues, superviseurs, clients d’Exclusive Maintenance incluant leur personnel, leurs clientèles…) Tout le personnel est responsable de ses actes et paroles. Néanmoins, cela peut entraîner des conséquences directes sur l’image de la compagnie. C’est pourquoi, il est IMPÉRATIF d’accepter et de respecter ce code de conduite et ce, sans aucune exception. Le code de conduite et l’attestation de l’employé ne constituent pas un contrat de travail avec Exclusive Maintenance. Néanmoins, le non-respect de ce code de conduite peut entraîner des mesures disciplinaires pouvant aller jusqu’au congédiement immédiat pour le salarié ou la résiliation du contrat pour le sous-traitant. Un problème apparaît et le code de conduite n’en fait pas mention? Tout le personnel doit alors : 1. Faire preuve de jugement en s’appuyant sur les valeurs de la compagnie. 2. Informer sa hiérarchie ou les Ressources Humaines : (514) 744-6991 (poste 61) – [email protected] Tout le Personnel doit : ✓ Appliquer le code de conduite ✓ Assister les autres membres du personnel à appliquer le code ✓ Dénoncer tout manquement au code de conduite.


3. Avez-vous à cœur les valeurs d’Exclusive? Si oui, c’est que vous êtes PROFESSIONNEL. Faire les choses correctement et faire la bonne chose sont nos valeurs les plus importantes. C’est pourquoi, faire les choses correctement n'est pas une option. Nous travaillons durs tous les jours pour fournir des services qui améliorent la vie de nos clients, de notre personnel et de nos communautés. RESPECTUEUX. Tout le personnel doit se comporter avec politesse et considération. Travailler pour Exclusive Maintenance signifie s'engager à respecter les valeurs de notre entreprise et à suivre le code de conduite décrit dans le présent document. De plus, les personnes doivent se conformer aux lois en vigueur en tout temps durant l'accomplissement de leurs tâches. Le personnel doit se conformer à toutes les règles de construction, d'ascenseur, d'accès, de santé et de sécurité en vigueur dans tous les emplacements desservis. EFFICACE. Nous sommes très portés sur les résultats. Être efficace signifie adopter les meilleures méthodes de travail permettant de gagner en productivité et en performance. TRANSPARENT. Nous accomplissons toutes les tâches avec intégrité. Être transparent suppose non seulement une grande part d’honnêteté mais aussi de se sentir impliqué dans l’entreprise et de ne pas hésiter à formuler des commentaires et poser des questions en cas d’hésitation. Prise de décision et code de conduite Lorsque vous prenez une décision, posez-vous les questions suivantes : 1. Est-ce légal ? 2. Est-ce conforme au code ? 3. Reflète-t-elle les valeurs et l'éthique de notre entreprise ? 4. Respecte-t-elle les droits des autres ? 5. Est-ce vraiment la meilleure chose à faire? Vous avez répondu « non » à moins une question? Réfléchissez à une autre solution ou parlez avec votre superviseur ou votre département RH. Exclusive Maintenance croit en la règle d’or : Cela est vrai à tous les niveaux, de la Direction aux préposés à l’entretien ménager en passant par le personnel administratif.


Professionnalisme et fiabilité Exclusive Maintenance est dédiée à la prestation de services fiables. Par conséquent, le personnel doit être à l’heure et travailler selon l’horaire qui lui a été assigné. Au besoin, les registres doivent être signés lisiblement. Si un membre du personnel ne peut plus fournir les services comme convenu, cette personne ne donnera pas moins que deux (2) semaines de préavis écrit exprimant son intention de mettre fin au contrat. Exclusive Maintenance peut renoncer à cet avis, en tout ou en partie, sans aucune autre obligation envers le membre du personnel. Digne de confiance, vol et antécédents criminels Tout le personnel doit travailler honnêtement et selon les politiques de prévention des pertes en place. Le personnel sur le terrain qui fournit des services dans les magasins de détail ne magasine pas pendant les heures de travail. Tout personnel appréhendé pour vol alors qu’il travaille dans un endroit desservi par Exclusive Maintenance encourt des mesures disciplinaires pouvant aller jusqu’à la fin des relations contractuelles (congédiement...) Chaque membre du personnel doit être conforme aux exigences en matière d'immigration et ne doit pas avoir été reconnu coupable de crime, de meurtre, viol, enlèvement, agression sexuelle ou tout autre délit en lien avec l’emploi occupé. Le personnel ne peut faire l'objet d'un mandat en cours ou en suspens. Délégation des fonctions ou d’équipement d’accès Tout le personnel doit effectuer le travail qui lui a été assigné et ne peut déléguer aucune tâche à une personne non autorisée. Les codes de sécurité, les clés, les cartes d’accès, les passes de sécurité et tous les équipements associés ne peuvent être utilisés que par le personnel autorisé.


Code vestimentaire Le membre du personnel doit utiliser son bon jugement lorsqu’il s’habille pour travailler, que ce soit au bureau ou sur le terrain. La tenue vestimentaire doit être professionnelle et appropriée selon la tâche. Sur le terrain, le chandail signé Exclusive Maintenance doit être porté si requis. L’habillement doit être propre et propice à la sécurité selon la tâche. Cela devrait inclure des chaussures fermées au bout et au talon, et des pantalons de couleur neutre. Santé et sécurité Exclusive Maintenance exerce ses activités conformément aux exigences de santé et de sécurité applicables et s'efforce d'améliorer continuellement les politiques et les procédures en matière de santé et de sécurité. Chaque membre du personnel doit exécuter son travail conformément aux lois, règlements, politiques et procédures applicables en matière de santé et de sécurité et exercer des pratiques de travail sécuritaires en tout temps et dans tous les endroits. Ceci peut inclure le port d’équipement de protection individuelle au besoin. Pour des raisons de sécurité, le personnel sur le terrain ne doit pas utiliser les appareils mobiles personnels pendant le travail. Les exigences en santé et sécurité applicables doivent être communiquées aux visiteurs, aux clients ou aux sous-traitants à tout endroit de l'entreprise. Les membres du personnel sont tenus de signaler les blessures au travail, les maladies ou les conditions dangereuses immédiatement, y compris les « quasi-accidents ».


Confidentialité Exclusive Maintenance et le personnel protègent la confidentialité de toutes les informations qui leur sont propres. Les informations confidentielles comprennent toutes les informations non publiques qui pourraient nuire à l'entreprise, à ses clients et partenaires commerciaux si elles sont divulguées. Les informations confidentielles peuvent inclure (sans s’y limiter) les listes de clients et de fournisseurs, les listes de prix, les modalités contractuelles, les politiques et procédures d’entreprise, les informations financières, les plans et stratégies marketing, les secrets du métier et toute autre information acquise sur les lieux. Les membres du personnel conviennent qu'ils ne doivent pas reproduire, copier ou divulguer à une autre personne, entreprise, société de personnes, société ou autorité gouvernementale toute information confidentielle sur Exclusive Maintenance ou les informations confidentielles de ses clients, qu’elles soient écrites ou verbales, et qu'elles soient étiquetées ou non. Les membres du personnel peuvent divulguer des renseignements confidentiels conformément à une ordonnance judiciaire ou administrative ou à toute autre exigence légale tout en fournissant un préavis à Exclusive Maintenance dans un délai raisonnable. Technologies de l'information La société s'attend à ce que les membres du personnel l'aident à protéger tous les équipements informatiques et les données contre les actes malveillants intentionnels par des individus à l'intérieur ou à l'extérieur de l'entreprise. La société interdit l’accès aux individus ou aux groupes non autorisés.


Vie privée Tous les membres du personnel acceptent de respecter la règle de confidentialité et de non-divulgation. Exclusive Maintenance et les membres du personnel ne divulguent pas d’information sur la vie privée et les renseignements personnels des employés, travailleurs, clients, compétiteurs ou tierces parties. Les membres du personnel stockent toutes les informations personnelles en toute sécurité. Lorsque des renseignements personnels sont fournis, le personnel limite l'accès selon les besoins de l’organisation et aux fins pour lesquelles les renseignements ont été collectés. Les membres du personnel sont tenus de signaler toute violation de la vie privée, y compris la perte, le vol ou l'accès non autorisé aux renseignements personnels, à leur superviseur. Protection et utilisation appropriée des actifs de la société Exclusive Maintenance exige que le personnel protège ses actifs. Tous les actifs doivent être utilisés à des fins légitimes, de manière efficace, et uniquement pour l'entreprise. Les actifs comprennent les installations, les équipements, les ordinateurs et les systèmes d'information, les instruments liés à la sécurité, le personnel, les informations confidentielles et exclusives, les opportunités de l’entreprise et les fonds de l'entreprise. Les incidents présumés de fraude, de vol, de négligence et de gaspillage doivent être signalés au département des ressources humaines d’Exclusive Maintenance. Protection des actifs de la clientèle Exclusive Maintenance exige que tous les membres du personnel travaillent en toute sécurité et de façon efficace pour protéger les actifs des clients contre les dommages dus à la négligence.


Communications externes au nom de la société Seul le Président et Chef de la Direction est autorisé à représenter la société auprès des médias et/ou des autorités judiciaires. Les membres du personnel doivent diriger toutes les demandes d'information ou d’entrevues au service des ressources humaines. Utilisation d'Internet La société permet une utilisation personnelle occasionnelle de l'Internet pendant les heures de travail. Le personnel peut demander des éclaircissements à leur gestionnaire en cas de doute. Cependant, la société ne permet pas l'utilisation d'Internet pour soutenir une entreprise personnelle, une entreprise politique, ou de mettre l’entreprise ou ses clients dans une situation embarrassante. Utilisation des réseaux sociaux La société respecte le droit des membres du personnel à utiliser les réseaux sociaux à des fins personnelles et professionnelles. Les membres du personnel sont tenus de respecter les politiques et procédures de l'entreprise lors de la communication sur les réseaux sociaux. Les membres du personnel sont responsables de toute information qu'ils publient en ligne. Les membres du personnel sont tenus de : • Respecter la vie privée des autres membres du personnel et s'abstenir de publier des photos d'eux sans leur consentement. • Respecter les sections de confidentialité et de vie privée de ce code de conduite. Les membres du personnel ne doivent pas : • Faire semblant d’être quelqu'un qu'ils ne sont pas en ligne. • S'exprimer au nom de la société s'ils ne sont pas expressément autorisés à le faire. • Partager des informations confidentielles sur l'entreprise, ses clients, les parties prenantes ou les fournisseurs. • Publier des commentaires ou des photos susceptibles de nuire à la marque, à la réputation ou aux intérêts commerciaux de l'entreprise.


Consommation de substances intoxicantes et tabagisme Pour des raisons de santé et de sécurité, et pour ne pas déranger le milieu de travail, Exclusive Maintenance ne permet pas au personnel de consommer de l'alcool, du cannabis, des drogues illicites ou d'autres substances intoxicantes pendant l'exercice de ses fonctions ou lorsqu'il se trouve dans un emplacement où se déroulent les activités d’Exclusive. Le personnel ne doit jamais se présenter au travail en ayant les facultés affaiblies par l'alcool, par le cannabis, par des drogues illicites ou par d’autres substances intoxicantes. L'expression « facultés affaiblies » signifie qu'une personne raisonnable considérerait que : ✓ l'efficacité du personnel est altérée à un point tel que cela pourrait être dangereux ou embarrassant pour le personnel, pour Exclusive ou sa clientèle, ✓ les fonctions ne peuvent pas être exécutées adéquatement. Nous sommes tenus de nous protéger et de protéger les autres en évitant de conduire un véhicule officiel après avoir consommé de l'alcool ou de la drogue ou si nos facultés sont altérées de quelque manière que ce soit. L'usage du tabac ainsi que le vapotage sont interdits à l'intérieur des immeubles. Le personnel s’engage à respecter les différentes lois et règlements de lutte contre le tabagisme et les substances intoxicantes. Le personnel doit faire preuve de bonne volonté et de respect mutuel en évitant de fumer près des entrées des immeubles et des conduits de prise d'air, et en se conformant à toute restriction ou règle imposée par le propriétaire de l'immeuble en ce qui a trait à l’action de fumer en milieu de travail ou dans les espaces publics. Harcèlement et intimidation Traitez tous les membres du personnel, clients, partenaires commerciaux et autres parties prenantes avec dignité et respect en tout temps. Tout type d’harcèlement ou d'intimidation, y compris physique, sexuel, verbal ou autre, est interdit et peut entraîner des mesures disciplinaires pouvant aller jusqu’à la fin des relations contractuelles (congédiement...) Le harcèlement est le fait de traiter une personne de façon à nuire à sa dignité, sa santé psychologique ou physique. Il s’agit d’écrits, de paroles ou comportements offensants, méprisants, hostiles ou non désirés (source : commission des droits de la personne Québec).


C’est à titre d’exemple et de manière non-exhaustive, le fait de : ✓ Crier ou humilier quelqu'un, ✓ Commettre de la violence physique ✓ Faire des avances sexuelles non désirées, avoir des comportements physiques, y compris des agressions ou des attouchements non désirés, faire des commentaires ou des gestes désobligeants ou sexuellement orientés, affichages visuels tels que des images, , des ✓ Menacer ou des faire des demandes sexuelles comme condition d'emploi ou pour éviter des conséquences négatives. L'intimidation est le fait d’engendrer des sentiments de détresse, de léser, blesser, opprimer ou ostraciser une personne dans un contexte de rapport de force inégaux. (source : loi sur l’instruction publique). Cela peut être le fait de : ✓ Répandre des rumeurs ou des potins malveillants, ✓ Exclure ou isoler quelqu'un socialement, ✓ Retenir les informations nécessaires ou donner délibérément les mauvaises informations, ✓ Entraver le travail de quelqu'un, envoyer des blagues ou des courriels offensifs, critiquer ou rabaisser quelqu'un continuellement et altérer les effets personnels ou le matériel de travail d'une personne. Conflits d'intérêts Un conflit d'intérêts peut survenir lorsque les activités personnelles, les investissements ou les associations d'un employé compromettent leur jugement ou leur aptitude à agir dans le meilleur intérêt de l'entreprise. Les membres du personnel doivent éviter les types de situations qui peuvent donner lieu à des conflits d'intérêts. En cas de doute, communiquez avec le département des RH à [email protected]. Non-sollicitation et non-concurrence Les membres du personnel comprennent la valeur que nos collègues et nos clients estimés confèrent à l’entreprise. En conséquence, le personnel comprend et accepte que toute tentative de la part du personnel pour induire d’autres employés ou des entrepreneurs à quitter l’emploi de l’Employeur, ou tout effort d’un membre du personnel d’interférer avec la relation de l’Employeur avec ses autres employés et entrepreneurs serait nuisible et dommageable pour l’Employeur. Le personnel accepte que pendant la durée d’emploi du personnel avec Exclusive, et pour une période d’un (1) an après la fin de cette période, il ne va en aucune façon, directement ou indirectement : ✓ Induire ou tenter d’inciter un employé ou un entrepreneur d’Exclusive de quitter un emploi ou une provision avec Exclusive ; ✓ Perturber ou faire interférence avec la relation entre Exclusive, sa clientèle, ses employés et entrepreneurs ; ✓ Solliciter, séduire ou embaucher un employé ou un entrepreneur de l’Employeur dans le but d’une opportunité d’emploi qui est en concurrence avec Exclusive. ✓ Accepter une offre d’emploi directement auprès d’un client pour lequel il a été assigné à la prestation de services pour Exclusive Maintenance.


Corruption et paiement de facilitation Un membre du personnel ne tentera pas d’influencer le jugement ou le comportement d’une personne en situation de confiance en payant un pot-de-vin, que ce soit une somme d'argent, un cadeau ou un privilège. Cadeaux et divertissements Les employés doivent faire preuve de jugement et se conformer à la Loi, en ce qui concerne les dons et autres avantages. Les employés peuvent accepter occasionnellement des cadeaux personnels non sollicités de valeur nominale tels que des articles promotionnels et peuvent fournir la même chose aux clients et aux partenaires commerciaux. Concurrence et opérations équitables Les relations avec les partenaires commerciaux reposent sur la confiance et les avantages mutuels et sont conformes aux lois de concurrence/ antitrust. Les employés sont tenus de communiquer l’offre de services de l'entreprise d'une manière juste et exacte, et qui divulgue toutes les informations pertinentes. Rapporter/ Dénoncer L'entreprise encourage tous les membres du personnel à poser des questions et à soulever des questions sans crainte de représailles et s'engage à traiter les rapports sérieusement et à les enquêter minutieusement. Les membres du personnel doivent signaler tout comportement présumé contraire à l'éthique, illégal ou suspect immédiatement. La société ne tolère pas de représailles contre toute personne qui fait un rapport de bonne foi d'une faute présumée, ou qui aide autrement à une enquête ou à une vérification. Pour signaler un problème, adressez-vous à votre gestionnaire ou communiquez avec le service des ressources humaines d’Exclusive Maintenance au (514) 744-6991 ou [email protected]. Pas de représailles Les membres du personnel qui signalent une préoccupation de bonne foi ne peuvent être soumis à aucune action défavorable en matière d'emploi, y compris le licenciement injuste, la rétrogradation ou la suspension, se faire nier injustement une promotion, d'un transfert, de l'intimidation et du harcèlement, soit en personne, soit en ligne, le comportement d'exclusion et tout autre comportement qui cible la personne injustement.


Égalité des chances La société ne tolère pas la discrimination fondée sur la race, la couleur, la religion, le sexe, l'âge, l'origine nationale, l'orientation sexuelle, l'état matrimonial, l'invalidité ou toute autre classe protégée. Environnement et responsabilité sociétale et sociale La société s'engage à opérer de manière éco-responsable, de la fourniture de produits et de services, à l'exploitation de ses bureaux et installations, à la sélection des fournisseurs et à d'autres activités commerciales. La société est conforme à toutes les lois et réglementations environnementales applicables ainsi qu'aux engagements autodirigés envers les pratiques durables et la protection de l'environnement. La société comprend que la responsabilité sociale des entreprises s'étend à toute notre chaîne d'approvisionnement. Cela englobe non seulement les produits et les services fournis, mais aussi les droits de l'homme, l'éthique et les pratiques sociales de notre entreprise et de ses fournisseurs. La société encourage et soutient la participation dans les communautés qu’elle dessert.


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