SERVICIOS FISCALES J U N I O 18, 2004

Comprobantes fiscales

U

no de los requisitos que tienen que cumplir las erogaciones cuya deducción se pretenda, consiste en que deben soportarse con documentación que reúna requisitos fiscales. En ese sentido, la falta de algún requisito pone en riesgo la deducción de erogaciones legítimas. En nuestra legislación, los comprobantes deben de reunir con una gran cantidad de requisitos de tipo formal, establecidos en diversas ordenamientos jurídico tributarios, tales como el Código Fiscal de la Federación, la Ley del Impuesto Sobre la Renta, la Ley del Impuesto al Valor Agregado e incluso la Resolución Miscelánea, lo cual complica el proceso. Hoy en día el citado Código Fiscal incluye otras opciones para los contribuyentes, además de la ya conocida expedición de comprobantes impresos en talleres autorizados, tales como la emisión de comprobantes digitales y el utilizar el estado de cuenta original como comprobante fiscal. De acuerdo con el SAT la emisión de comprobantes digitales permite ahorros importantes tanto en procesos administrativos como operativos y agiliza la interacción con clientes y proveedores. Al respecto, recomendamos evaluar esta posibilidad y las ventajas que esta opción puede ofrecer a su negocio. A continuación comentaremos, en que consisten las opciones para emisión de comprobantes antes citadas.

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Comprobantes impresos en talleres autorizados Los comprobantes impresos en talleres autorizados, deben reunir una serie de requisitos formales, sin embargo es la opción con la cual los contribuyentes se encuentran más familiarizados en virtud de ser la que han venido utilizado. Aún y cuando la emisión de comprobantes debería ser un proceso sencillo, no lo es dada la gran cantidad de requisitos formales que deben cumplir. Podríamos utilizar muchas páginas enumerando los requisitos que deben cumplir los comprobantes impresos en talleres autorizados, incluyendo las diversas modalidades (régimen simplificado, régimen intermedio, operaciones con público en general, donativos, etc.), sin embargo en esta ocasión comentaremos más ampliamente otras alternativas más novedosas, posponiendo el recordar los requisitos de los comprobantes impresos en talleres autorizados para un próximo boletín.

Comprobantes digitales ¿Quiénes pueden emitir comprobantes digitales? El artículo 29 del Código Fiscal de la Federación (CFF) establece que las personas morales y físicas que cuenten con un certificado de firma electrónica avanzada y lleven su contabilidad en sistema electrónico, podrán optar por emitir comprobantes fiscales digitales.

¿Qué requisitos deben cumplir los contribuyentes que opten por emitir comprobantes digitales? I.

Tramitar ante el SAT el certificado para el uso de sellos digitales.

II.

Incorporar a los comprobantes digitales los siguientes requisitos:

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a) Contener el nombre, denominación o razón social, domicilio fiscal y clave del RFC de quien los expida. b) Lugar y fecha de expedición. c) Clave el RFC de la persona a favor de quien se expida. d) Cantidad y clase de mercancías o descripción del servicio que amparen. e) Valor unitario consignado en número e importe total en número o letra, así como el monto de los impuestos que en términos de las disposiciones fiscales deban trasladarse. f) Número y fecha del documento aduanero, así como la aduana por la cual se realizó la importación, tratándose de ventas de primera mano de mercancías de importación. III.

Asignar un número comprobante digital.

IV.

Proporcionar a sus clientes el comprobante electrónico impreso cuando así les sea solicitado.

V.

Cumplir con las especificaciones que las leyes establezcan para el control de los pagos, ya sea en una sola exhibición o en parcialidades.

VI.

Que los registros electrónicos que realice el sistema que utilice el contribuyente, apliquen el folio asignado por el SAT y en su caso la serie, a los comprobantes fiscales digitales.

VII.

Que al asignarse el folio, y en su caso serie, el sistema electrónico en que se lleve la contabilidad efectúe simultáneamente el registro contable en las cuentas y subcuentas afectadas por cada operación.

VIII.

Que el sistema electrónico de contabilidad tenga validaciones que impidan al momento de asignarse a los comprobantes fiscales digitales, la duplicidad de folios, y en su caso de series, asegurándose que los folios asignados correspondan con el tipo de comprobante fiscal digital, incluyendo aquellos que se expidan en operaciones con público en general.

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de

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IX.

Que el sistema genere un archivo con un reporte mensual, sobre las operaciones realizadas con comprobantes digitales, que deberá enviarse a la página del SAT vía Internet.1

Impresión de comprobantes digitales 2 Las impresiones de comprobantes fiscales digitales tendrán los mismos alcances y efectos que los comprobantes fiscales digitales que les dieron origen. Las impresiones deberán cumplir con los siguientes requisitos: I. II. III. IV. V. VI. VII. VIII. IX. X. XI. XII.

XIII.

Contener el nombre, denominación o razón social, domicilio fiscal y clave del RFC del quien los expida. Número de folio. Lugar y fecha de expedición. Clave del RFC de la persona a favor de quien se expida. Valor unitario consignado en número e importe total consignado en número o letra, así como el monto de los impuestos trasladados, en su caso. Número y fecha del documento aduanero, así como la aduana por la cual se realizó la importación, tratándose de ventas de primera mano de mercancías de importación. La cadena original con la que se generó el sello digital. Sello digital correspondiente al comprobante fiscal digital. Numero de serie del certificado de sello digital. Numero de referencia bancaria y/o número de cheque con el que se efectúe el pago (opcional). La leyenda “Este documento es una impresión de un comprobante fiscal digital”. En el caso de comprobantes fiscales digitales globales que amparen una o más operaciones efectuadas con público en general, cuando en el mismo se consigne el RFC genérico XAXX010101000. Monto de los impuestos retenidos, en su caso.

1

Fracciones V, VI, VII y VIII. Regla 2.22.6 de la Resolución Miscelánea Fiscal para 2004. Artículo 29, fracción IV del CFF y regla 2.22.8 de la Resolución Miscelánea Fiscal para 2004.

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XIV.

Unidad de medida, además de la cantidad y clase de mercancías.

Número de folio en comprobantes digitales 3 Los contribuyentes deberán solicitar previamente al SAT la asignación de folios, a través de su página de Internet www.sat.gob.mx, en el “Sistema Integral de Comprobantes Fiscales (SICOFI)”, en el módulo de “Solicitud de asignación de series y folios para comprobantes digitales”. Esta solicitud deberá contener la firma electrónica avanzada del contribuyente. La emisión de comprobantes fiscales digitales deberá iniciar con el folio número 1 de todas las series que se utilicen.

Conservación de comprobantes digitales 4 Los contribuyentes que emitan y reciban comprobantes digitales, deberán almacenarlos en medios magnéticos, ópticos o de cualquier otra tecnología. Deberán mantener actualizado el medio electrónico, óptico o de cualquier otra tecnología, durante el plazo que las disposiciones fiscales señalen para la conservación de la contabilidad, así como tener y poner a disposición de las autoridades fiscales, un sistema informático de consulta que permita a las mismas, localizar los comprobantes fiscales digitales expedidos y recibidos, así como la revisión del contenido de los mismos. Los comprobantes fiscales digitales, así como los archivos y registros electrónicos de los mismos se consideran parte de la contabilidad del contribuyente.

3

Artículo 29, fracción III del CFF y regla 2.22.8 de la Resolución Miscelánea Fiscal para 2004.

4

Artículo 29, fracción IV del CFF y regla 2.22.9 de la Resolución Miscelánea Fiscal para 2004.

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Información mensual que deben presentar quienes emitan comprobantes digitales 5 Los contribuyentes que generen y emitan comprobantes digitales, deberán proporcionar información mensual al SAT sobre las operaciones realizadas con dichos comprobantes en el mes inmediato anterior. El sistema informático que utilice el contribuyente deberá ser programado para generar automáticamente el archivo con el reporte mensual, de tal forma que el envío se realice mediante la página de Internet del SAT. El reporte mensual, deberá incluir la firma electrónica avanzada del contribuyente y la siguiente información: a. RFC del cliente. En el caso de comprobantes fiscales digitales que amparen operaciones con público en general, se deberán reportar con el RFC genérico XAXX010101000. b. Serie. c. Folio del comprobante digital. d. Número de aprobación de folios. e. Fecha de emisión. f. Monto de la operación. g. Monto del IVA h. Estado del comprobante (cancelado o vigente.)

Estado de cuenta como comprobante fiscal Otra opción establecida en el CFF consiste en que los contribuyentes podrán optar por considerar como comprobante fiscal para efectos de deducciones o acreditamientos, el original del estado de cuenta en el que conste el pago realizado.

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Artículo 29, fracción III del CFF. Reglas 2.22.6 y 2.22.7 de la Resolución Miscelánea Fiscal para 2004. MANCERA ERNST & YOUNG

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¿Quiénes pueden tomar esta opción? Los contribuyentes obligados a llevar contabilidad y que efectúen el pago de adquisiciones de bienes, el uso o goce temporal de bienes, o prestación de servicios mediante cheque nominativo para abono en cuenta del beneficiario o mediante traspasos de cuenta en instituciones de crédito o casas de bolsa.

Requisitos que deben cumplir Quienes opten por considerar como comprobante fiscal el original del estado de cuenta en el que conste el pago realizado, deberán cumplir con lo siguiente: I.

Consignar en el cheque la clave del RFC de la persona a favor de quien se libre.

II.

Contar con el documento expedido por el enajenante, el prestador de servicio o el otorgante del uso o goce temporal de los bienes, que permita identificar el bien o servicio de que se trate y el precio o contraprestación, y siempre que contengan en forma expresa y por separado los impuestos que se trasladen. Es decir, no se trata de un comprobante impreso talleres autorizados y conteniendo todos los requisitos formales establecidos, sino un documento que cumpla con lo mencionado en este numeral.

III.

Registrar en contabilidad la operación que ampare el cheque librado o el traspaso de cuenta.

IV.

Vincular la operación registrada en el estado de cuenta directamente con la adquisición del bien, con el uso o goce, o con la prestación del servicio de que se trate y con la operación registrada en contabilidad.

V.

Conservar el original del estado de cuenta que hace las veces de comprobante fiscal durante el plazo que el CFF establece para la contabilidad.

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VI.

El comprobante que expida la institución de crédito o casa de bolsa debe contener la clave del RFC de quien enajene los bienes, otorgue su uso o goce, o preste el servicio.

Incumplimiento de requisitos El CFF establece que ante el incumplimiento de cualquiera de los requisitos, el estado de cuenta no será considerado como comprobante fiscal para los efectos de las deducciones o acreditamientos.

Excepciones Adicionalmente el Código establece que no será aplicable esta opción tratándose del pago de bienes, uso o goce, o servicios, por los que se deban retener impuestos en los términos de las disposiciones fiscales ni en los casos en los que se trasladen impuestos distintos al impuesto al valor agregado.

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