189

CONCLUSIONES

Al evaluar los controles internos del sistema de crédito y cobranza de la empresa Agropecuaria Los Haticos, C.A., se observó que:

La situación actual de las cuentas por cobrar en la empresa Agropecuaria los Hatic os C.A., los empleados afirmaron en su totalidad que existen monitoreos constantes de las ventas totales por parte del departamento cuentas por cobrar, los registros de las ventas a crédito, se registran en el mismo momento que son efectuadas, lo que permite llevar una información sobre los deudores con respecto a los límites de crédito a través y una documentación actualizada de dichos clientes esto aunado a la continua revisión del comportamiento pasado de las cuentas por cobrar.

En cuanto a las normas y políticas del sistema de control interno de las cuentas por cobrar de la empresa objeto de estudio, se observó que en dicha agropecuaria, existen normas individuales como reducción de cuentas por cobrar a través de límite de crédito y selección de clientes de ventas de crédito, donde estas son conocidas y cumplidas por parte de los empleados.

Ahora bien en cuanto al conocimiento de las normas generales, como incremento de ventas en efectivo y disminución de las ventas a

190

crédito, estas son reconocidas por una gran parte de los empleados de la Agropecuaria los Haticos, lo que conlleva al cumplimiento de dichas normas de crédito como el adecuado control interno en cuentas por cobrar por parte del personal encargado.

En relación a las políticas del sistema de control interno de las cuentas por cobrar, se observó en dicha empresa la existencia y cumplimiento de las mismas; siendo las mas conocidas por parte del recurso humano, la elaboración de planillas de solicitud de crédito y la evaluación constante de los registros de las cuentas por cobrar.

En cuanto al conocimiento de las políticas de administración: cobranza de los créditos otorgados, reducción de las cuentas por cobrar por año, revisión de cuentas incobrables y el ejercer acciones para su cobro, las mismas son monitoriadas constantemente, para que se cumplan a cabalidad y por ende sea beneficioso a la empresa en estudio.

En cuanto a las políticas de cobranza, como lo son notificación de cobro por llamadas telefónica o por nota escrita, realización de cobranzas a cada cliente de crédito, cobranzas por medio de giros y cobranzas por medio de agencias de cobro se pudo constatar que los empleados tienen conocimiento de las mismas.

191

Se pudo concluir, que las políticas de control interno no son aplicadas correctamente dentro de la empresa, esto partiendo del incremento en las cuentas por cobrar y cuentas incobrables, así como la falta de implementación de nuevas medidas de control para analizar el proceso y ausencia de medidas para el cobro oportuno a los clientes morosos.

En cuanto a los procedimientos del sistema de control interno de las cuentas por cobrar en la empresa Agropecuaria los Haticos, C.A., como lo son: llamadas por escrito o vía telefónica a los clientes, uso de recursos legales para el cobro efectivo y la transparencia de cuentas por cobrar a una agencia de cobro, los empleados afirmaron la existencia y conformidad con dichos procedimientos de cobranza.

Asimismo, se constató la efectividad de los procedimientos administrativos de la empresa, lo que permite llevar una dirección y control de los procesos, dejándose ver el cumplimiento de los procesos contables, ya que estos son llevados a cabo por personal debidamente capacitado y autorizado.

También se pudo concluir, que las cuentas por cobrar son inferiores a las perdidas reales de las cuentas incobrables, donde la consecuencia de esta es la disminución de ingresos, desde esta perspectiva.

193

RECOMENDACIONES.

Los resultados y conclusiones obtenidos al evaluar el control interno de las cuentas por cobrar, propician ofrecer las siguientes recomendaciones:

El control interno de la empresa debe velar con el cumplimiento de todas las funciones administrativas, contables, financieras, como de operaciones y de gerencia, por lo tanto es necesario coordinar las acciones entre todos los departamentos para poder ejecutar todo y cada uno de los pasos necesarios que fortalezcan el sistema, llevando las operaciones de forma integrada con el resto de los departamentos de manera tal que no existan carencias en el suministro y obtención de información interdepartamental que produzcan descontrol.

No obstante, la empresa deberá mantener un estricto seguimiento y evaluación al sistema administrativos ya que la aplicación de ésta evaluación es esencial para el logro de sus mentas y objetivos.

Se recomienda a Agropecuaria los Haticos, llevar sus procesos contables bien organizados, de manera que pueda conocer su situación financiera en cuanto a los activos, pasivos, capital, ganancias y perdidas, para lo cual se debe contratar personal capacitado para ello, quienes

194

llevando las cuentas, bien sea de forma manual o automática, propicie la información necesaria para aportarla en el momento que se requiera.

La

empresa

Agropecuaria

Los

Haticos

C.A.,

debe

seguir

estrictamente el cumplimiento de los procedimientos previstos para la cancelación de cuentas incobrables y determinar la suficiencia de la misma, al seguir estos pasos le permitirá mantener un control eficiente en el manejo de las cuentas por cobrar.

De la misma forma la empresa objeto de estudio deberá llevar una correcta clasificación de las cuentas por cobrar para obtener de manera veraz y oportuna los principales grupos, según correspondan a cuentas por cobrar a clientes, para de esta forma tener una información precisa y ordenada de los estado del crédito de los clientes y el total de las cuentas por cobrar de cada uno de estos.

Asimismo, es necesario que Agropecuaria los Haticos, considere la situación económica- financiera de los clientes solicitantes con respecto a variables como la liquidez, solvencia y rentabilidad, a través de la estimación de los índices financieros, a fin de ofrecerles un período de pago mínimo específico, según sea su situación y de esa manera garantizar mayor seguridad en el pago evitando el incremento de posibles cuentas incobrables.

195

Se deben analizar por otro lado cada uno los documentos o requisitos solicitados al cliente antes de otorgar el crédito garantizando su veracidad y así revisar su solidez y rentabilidad que asegure el cumplimiento de su compromiso.

Debe haber coordinación entre los procesos de créditos y cobranza para poder mantener la articulación y efectividad entre ambos.

Agropecuaria los Haticos, debe contratar y preparar personal con características específicas que realicen la cobranza y si es posible visiten al cliente, para garantizar el pago directo y segur o porque cuando se solicita éste es mas factible que no se busquen excusas para no hacer efectivo su pago.

3

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203

204

205

PROPÓSITO DE LA ENTREVISTA

La siguiente entrevista constituye el instrumento de recolección de datos de la presente investigación dirigida a la evaluación del sistema del control interno de cuentas por cobrar en la empresa Agropecuaria Los Haticos C.A., cuya aplicación permitirá informar y mejorar los procesos operativos y funcionales del departamento y optimizar el trabajo diario, obteniendo los resultados esperados de la labor.

El éxito de esta evaluación depende en gran parte de la información que usted facilite a través de su respuesta. Por esta razón, se solicita su valiosa colaboración y sinceridad de éstas, ya que los resultados se interpretaran formalmente, sin identificar persona alguna. En este sentido, se garantiza la interpretación seria de los datos que suministre, para que éstos puedan ser utilizados en el objetivo del trabajo que plantea esta investigación y que su aportación sea valiosa para fines científicos.

Analice cuidadosamente las preguntas antes de responder y proporcione la información necesaria que usted, así considere; así mismo, responda la entrevista sin considerar las ideas de sus compañeros.

De antemano, agradecemos su participación.

206

1. ¿Existe un monitoreo constante de las ventas totales por parte del departamento de las cuentas por cobrar?. Si____ No____

Explique ______________________________________________________

2. ¿Las ventas a crédito son registradas en el mismo momento que son efectuadas?. Si____ No____

Explique ______________________________________________________

3. ¿Cree usted que el departamento de las cuentas por cobrar maneja suficiente información sobre los deudores con respecto a los límites de crédito?. Si____ No____

Explique ______________________________________________________

207

4. ¿Existe un departamento de cuentas por cobrar?. Si____ No____

Explique ______________________________________________________

5. ¿Existe una documentación actualizada dentro del departamento de las cuentas por cobrar?. Si____ No____

Explique ______________________________________________________

6. ¿Se realiza una continua revisión del comportamiento pasado de las cuentas por cobrar?. Si____ No____

Explique ______________________________________________________

7. ¿Existen las normas individuales de las cuentas por cobrar?. Si____ No____

208

Explique ______________________________________________________

8. ¿Existen las normas generales de las cuentas por cobrar?. Si____ No____

Explique ______________________________________________________

9. ¿Se cumplen las normas individuales de las cuentas por cobrar?. Si____ No____

Explique ______________________________________________________

10. ¿Se cumplen las normas generales de las cuentas por cobrar?. Si____ No____

Explique ______________________________________________________

209

11. ¿Cuáles son las normas individuales de las cuentas por cobrar?. Si____ No____

Explique ______________________________________________________

11-A. ¿Cuáles son las normas individuales conocidas de las cuentas por cobrar?. Si____ No____

Explique ______________________________________________________

12. ¿Cuáles son las normas generales de las cuentas por cobrar?. Si____ No____

Explique ______________________________________________________

12-A. ¿Cuáles son las normas generales conocidas de las cuentas por

cobrar?.

210

Si____ No____

Explique ______________________________________________________

13. ¿Son cumplidas las normas de crédito por el personal encargado?. Si____ No____

Explique ______________________________________________________

14. ¿Se cumplen adecuadamente las normas de control interno en las cuentas por cobrar?. Si____ No____

Explique ______________________________________________________

15. ¿Existen políticas al momento de otorgar un crédito?. Si____ No____

211

Explique ______________________________________________________

16. ¿Cuáles son las políticas de crédito?. Si____ No____

Explique ______________________________________________________

16-A. ¿Cuáles son las políticas de crédito conocidas por los empleados?.

Si____ No____

Explique ______________________________________________________

17. ¿Se cumplen las políticas de crédito?. Si____ No____

Explique ______________________________________________________

212

18. ¿Considera usted que las políticas de administración son monitoreadas constantemente para mantenerlas vigentes?. Si____ No____

Explique ______________________________________________________

19. ¿Cuáles son las políticas de administración?. Si____ No____

Explique ______________________________________________________

19-A. ¿Cuáles son las políticas de créditos conocidas por los empleados?.

Si____ No____

Explique ______________________________________________________

20. ¿Considera usted que la empresa cuenta con políticas de cobranzas?. Si____ No____

213

Explique ______________________________________________________

21. ¿Cuáles son las políticas de cobranza?. Si____ No____

Explique ______________________________________________________

21-A. ¿Cuáles son las políticas de cobranza conocidas por los empleados?.

Si____ No____

Explique ______________________________________________________

22. ¿Cree usted que se aplican adecuadamente?. Si____ No____

Explique ______________________________________________________

22-A. ¿Cuáles son las políticas de control conocidas por los empleados?.

214

Si____ No____

Explique ______________________________________________________

23. ¿Existen los procedimientos de cobranza?. Si____ No____

Explique ______________________________________________________

24. ¿Son adecuados los procedimientos de cobranzas utilizados en la empresa?. Si____ No____

Explique ______________________________________________________

25. Describa los procedimientos de cobranza. Si____ No____

215

Explique ______________________________________________________

25-A. ¿Cuáles son los procedimientos de cobranza conocidos por los

empleados?.

Si____ No____

Explique ______________________________________________________

26. ¿Existen procedimientos administrativos adecuados en la empresa?. Si____ No____

Explique ______________________________________________________

27. ¿Considera usted que el personal de la empresa cumple con los procedimientos contables existentes?. Si____ No____

216

Explique ______________________________________________________

28. ¿Cree usted que los procedimientos de control son ejecutados por personal debidamente capacitado y autorizado?. Si____ No____

Explique ______________________________________________________

217

218

INSTRUMENTO DE VALIDEZ DE CONTENIDO

UNIVERSIDAD DR. RAFAEL BELLOSO CHACÍN FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS

EVALUACIÓN DEL SISTEMA DEL CONTROL INTERNO DE CUENTAS POR COBRAR DE LA EMPRESA AGROPECUARIA LOS HATICOS, C.A.

Elaborado por la: T.S.U. REYES URBINA MARIA ISABEL.

Asesorado Por: Econ. GUERERE JOSÉ. Dra. RADA NEREIDA.

Maracaibo, Agosto de 2003

219

Este instrumento tiene como propósito obtener la información apropiada para formalizar la tesis de grado titulada EVALUACIÓN DEL SISTEMA DEL CONTROL INTERNO DE CUENTAS POR COBRAR DE LA EMPRESA AGROPECUARIA LOS HATICOS, C.A., cuya finalidad persigue determinar suficientemente el contenido, características y elementos que debe presentar descriptivamente una evaluación dirigida a la optimización de las operaciones realizadas al departamento de administración, efectivo en su contenido en relación a las actividades desempeñadas por sus miembros, de tal manera que satisfaga, en primer lugar, las necesidades instructivas e informativas de los empleados, y en segundo lugar optimizar la eficienc ia y la eficacia del departamento de las cuentas por cobrar de la organización.

Se agradece su valiosa colaboración en validación del contenido del presente instrumento de medición, en lo referente a la pertinencia con los objetivos, los indicadores, las variables y los tipos de preguntas y la redacción, así como también, cualquier observación que usted considere pertinente proponer.

María Isabel Reyes Urbina.

220

HOJA DE IDENTIFICACIÓN

1. IDENTIFICACIÓN DEL EXPERTO:

Nombre: ___________________________________________________

Cédula de Identidad No.: ______________________________________

Título Pregrado: _____________________________________________

Título Postgrado: _____________________________________________

Institución donde trabaja: ______________________________________

Cargo que desempeña: _______________________________________

Antigüedad: ________________________________________________

Experiencia en el área: _________________________________________

Firma:

221

2. TITULO DE LA INVESTIG ACIÓN:

Evaluación del Sistema del Control Interno de Cuentas por Cobrar de la Empresa Agropecuaria Los Haticos, C.A.

3. OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN.

3.1. OBJETIVO GENERAL:

Evaluar el Sistema del Control Interno de Cuentas por Cobrar de la Empresa Agropecuaria Los Haticos, C.A.

3.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS

1. Analizar la situación actual de las cuentas por cobrar de Agropecuaria Los Haticos, C.A. 2. Analizar las normas y políticas del sistema del control interno de las cuentas por cobrar de Agropecuaria Los Haticos, C.A. 3. Evaluar los procedimientos del sistema de control interno de las cuentas por cobrar de la empresa Agropecuaria Los Haticos, C.A. 4. Evaluar las perdidas económicas de la empresa por la ausencia de controles internos de la empresa Agropecuaria Los Haticos, C.A.

222

4. VARIABLES QUE SE PRETENDEN MEDIR:

4.1. VARIABLE DE ESTUDIO: Sistemas de Control Interno de cuentas por cobrar.

TIPO DE VARIABLE: De estudio descriptivo.

4.1.1. INDICADORES DE LA VARIABLE: Ø Registro sobre ventas totales Ø Registro sobre ventas a crédito Ø Registro de deudores Ø Registro de las cuentas por cobrar Ø Comportamiento pasado de las cuentas por cobrar Ø Normas generales e individuales Ø Normas con antecedentes generales e individuales Ø Normas de créditos Ø Normas del control interno en las cuentas por cobrar Ø Políticas de créditos Ø Políticas de administración Ø Políticas de cobranzas Ø Políticas de control Ø Procedimientos de cobranzas Ø Procedimientos administrativos

223

Ø Procedimientos contables Ø Procedimientos de control Ø Costos de cuentas incobrables Ø Disminución de los ingresos de las cuentas incobrables

5. TÉCNICAS E INSTRUMENTOS PARA LA RECOLECCIÓN DE DATOS. Entrevista. 5.1. TIPO DE ESCALA APLICADA A LA ENTREVISTA. Tipo Dicotómica (Si y No).

5.2. ORIENTACIÓN DE LOS INSTRUMENTOS.

5.2.1. ENTREVISTA: - Personal directivo, técnico y operativo del departamento de cuentas por cobrar de la empresa Agropecuaria Los Haticos C.A.

6. PRESENTACIÓN DE LA POBLACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN

Siete (7) empleados pertenecientes a la empresa Agropecuaria Los Haticos C.A.

224

7. DESCRIPCIÓN DE LA POBLACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN. Siete (7) empleados directivo, técnico y operativo del departamento de las cuentas por cobrar distribuidos como sigue:

1. Gerente

(T.S.U. Administración).

2. Administrador

(T.S.U. Pecuaria).

3. Asistente Administrativo

(T.S.U. Administración).

4. Contador

(Contador Público).

5. Jefe de mostrador

(Médico Veterinario).

6. Vendedor

(Médico Veterinario).

7. Vendedor

(Médico Veterinario).