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Código: MP 05-P 05
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MANUAL DE RESPONSABILIDAD SOCIAL CORPORATIVA
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Octubre 2014
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Febrero 2016
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VIGENCIA
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2016
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V02
Página 1 de 55
Confidencial y de Uso Interno
ALCANCE: TODAS LAS OFICINAS DE LA COOPERATIVA TITULO: MANUAL DE RESPONSABILIDAD SOCIAL CORPORATIVA
Aprobado por:
Revisado por:
Elaborado por:
Consejo de Administración
Consejo de Administración
04/07/2009 Acta # 464
Comité Integral de Riesgos
Comité Integral de Riesgos
04/07/2009 Acta # 464
Enrique Carvajal
Gerente Financiero
04/07/2009 Acta # 464
Isabel Betancurt
Gerente de Negocios
04/07/2009 Acta # 464
Luis Martinez
Asesor Jurídico
04/07/2009 Acta # 464
Freddy Enríquez
Gerente de Riesgos
04/07/2009 Acta # 464
Patricia Batallas
Auditoría Interna
04/07/2009 Acta # 464
Iván Tobar
Gerente General
04/07/2009 Acta # 464
Silvia Ortiz
Gerente de Talento Humano
04/07/2009 Acta # 464
Adolfo Casares
Jefe de Calidad y Procesos
04/07/2009 Acta # 464
1 /58 Manual de Responsabilidad Social Corporativa
Diciembre 2016
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CONTROL DE CAMBIOS DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO
FECHA DE EJECUCIÓN
Actualización de Políticas de Responsabilidad Social en documento: Manual de Responsabilidad Social Corporativa Publicación del Manual Responsabilidad Social Corporativa, Acta de aprobación. N. 118
REALIZADO POR NOMBRE
CARGO
Viviana Bustos
Asistente
Mayo 2014
Gestión Organizacional
Octubre 2014
Carolina Toapanta
Analista Gestión Organizacional
Abril 2016
Carolina Toapanta
Analista Gestión Organizacional
2 /58 Manual de Responsabilidad Social Corporativa
SOLICITADO POR NOMBRE
CARGO
Pamela Acosta
Jefe Responsabilidad Social
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Contenido 1
OBJETIVO ......................................................................................................................................................5
2
ALCANCE .......................................................................................................................................................5
3
DEFINICIONES ..............................................................................................................................................5
4
POLÍTICA GENERAL ....................................................................................................................................9
5
POLÍTICAS ESPECÍFICAS ..........................................................................................................................9
6
5.1
ECONOMICO .........................................................................................................................................9
5.2
SOCIOS/ CLIENTES .............................................................................................................................9
5.3
PROVEEDORES ................................................................................................................................ 10
5.4
PRESTAMISTAS ................................................................................................................................ 10
5.5
IMPACTOS ECONOMICOS INDIRECTOS .................................................................................... 10
5.6
TALENTO HUMANO .......................................................................................................................... 11
5.7
SOCIAL ................................................................................................................................................ 11
5.8
SERVICIO Y PRODUCTOS .............................................................................................................. 13
5.9
PROMOCION Y PUBLICIDAD ......................................................................................................... 13
5.10
AMBIENTE ........................................................................................................................................... 13
5.11
COMITÉ DE RESPONSABILIDAD SOCIAL .................................................................................. 14
5.12
COOPERACIONES COMUNITARIAS ............................................................................................ 14
PROCEDIMIENTOS ................................................................................................................................... 16 6.1
Administración y Generación del Balance Social .......................................................................... 16
6.1.1
Diagrama de Flujo....................................................................................................................... 16
6.1.2
Descripción de procesos ........................................................................................................... 19
6.2
Atención a Solicitud de la Comunidad ............................................................................................. 22
6.2.1
Diagrama de Flujo....................................................................................................................... 22
6.2.2
Descripción de procesos ........................................................................................................... 30
6.3
Convenios de Cooperación Interinstitucional ................................................................................. 36
6.3.1
Diagrama de Flujo....................................................................................................................... 36
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MANUAL DE RESPONSABILIDAD SOCIAL CORPORATIVA 6.3.2 6.4
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Descripción de procesos ........................................................................................................... 39
Ejecución de programas de responsabilidad social ...................................................................... 41
6.4.1
Diagrama de Flujo....................................................................................................................... 41
6.4.2
Descripción de procesos ........................................................................................................... 43
6.5
7
Clave
Desarrollo de memoria de responsabilidad social ......................................................................... 45
6.5.1
Diagrama de Flujo....................................................................................................................... 45
6.5.2
Descripción de procesos ........................................................................................................... 47
ANEXOS ...................................................................................................................................................... 49 7.1
ANEXO 1. MONTOS DE APROBACIÓN ........................................................................................ 49
7.2
ANEXO 2. FORMULARIO PARA SOLICITUD DE COOPERACIÓN O INICIATIVA ............... 50
7.3
ANEXO 3. ACUERDO DE CORRESPONSABILIDAD ................................................................. 52
7.4
ANEXO 4. MATRIZ DE MEDICIÓN DE INDICADORES.............................................................. 53
7.5
ANEXO 5. REQUISITOS SOLICITUD DE COOPERACIÓN ....................................................... 54
7.6
ANEXO 6. SOLICITUD DE PAGO ................................................................................................... 55
7.7 ANEXO 7. MONTOS DE CONTRIBUCIONES PARA COOPERACIONES EN LA COMUNIDAD .................................................................................................................................................. 56 7.8
ANEXO 8. PARAMETROS DE NO APROBACION ...................................................................... 58
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1 OBJETIVO Formalizar y dar a conocer a todo el personal de la Institución, el objetivo, políticas y procedimientos de Responsabilidad Social Corporativa; para transparentar las acciones, medir impactos y fortalecer las relaciones de corresponsabilidad; con el fin de establecer un vínculo de crecimiento entre lo económico, ambiental y social en Cooprogreso.
2 ALCANCE Aplica al Grupo de Interés: personal de la Cooperativa, socios, clientes, proveedores y comunidad en general.
3 DEFINICIONES Acción social: Conjunto de acciones filantrópicas que realizan las empresas.
Áreas de influencia: Las áreas de influencia son lugares donde se desarrollan las actividades de la institución, afectando de manera directa o indirecta al desarrollo social, ambiental y productivo de las zonas. Balance Social: Es una herramienta de la gestión socioeconómica que facilita a las cooperativas medirse y rendir cuentas a los/as asociados/as –sus dueños/as– especialmente y a todos los demás grupos de interés que están involucrados por su accionar en relación con el cumplimiento de su propia esencia o identidad, es decir desde sus valores y sus principios cooperativos.
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Código de ética1: Documento que reglamenta la actuación de todos los involucrados en el quehacer de la Cooperativa, promoviendo altos estándares de conducta ética; a fin de asegurar los intereses de los representantes, directivos, funcionarios, socios, clientes y público en general.
Comunicación responsable: Proceso por el cual una empresa establece acciones de información, transparencia, medición de impacto y rendimiento de cuentas de las relaciones que mantiene con su entorno. Desarrollo sostenible: Satisfacer las necesidades actuales sin comprometer las generaciones futuras.
Desarrollo sustentable: Garantizar el éxito comercial a largo plazo, contribuyendo al desarrollo social, económico y cuidado ambiental. Espíritu empresarial responsable: Según las Naciones Unidas este
reconoce el rol que
desempeñan las empresas para conseguir un desarrollo sostenible y la gestión en sus, de modo que fomenten el desarrollo social, económico y ambiental; garantizando su sostenibilidad y promueve la responsabilidad social corporativa.
Ética: Conjunto de valores éticos que asume la institución y permite evaluar moralmente sus comportamientos. Es el conjunto de valores que maneja la Institución, concordantes con los preceptos y filosofía cooperativista2. Gobierno corporativo: Conjunto de normas, reglas y compromisos que definen y expresan la gestión, la toma de decisiones y comportamiento de una institución. Impacto ambiental: Cualquier cambio en el ambiente que se ha suscitado como resultado total o parcial de la operación de la institución en la zona.
1 2
Código de Ética de la Cooperativa de Ahorro y Crédito Cooprogreso Ltda. Código de Ética de la Cooperativa de Ahorro y Crédito Cooprogreso Ltda.
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Incidente: Sucesos relacionados con el trabajo, el cual puede afectar a la salud.
Inversión social: Es la contribución al desarrollo de la comunidad que se encuentra en nuestra zona de influencia directa e indirecta. Al hablar de inversión social, nos referimos a una inversión financiera enfocada a nuestros grupos de interés. A diferencia de una donación, este tipo de inversión requiere de corresponsabilidad y compromiso social. Marketing social: Actividades de promoción y comunicación comercial entre la empresa y la acción social.
Memoria de sostenibilidad: Documento cuyo propósito es difundir y transparentar las acciones e impacto a la comunidad; medido por indicadores sociales, económicos y ambientales.
Peligro: Situación que suscite un daño humano o deterioro de la salud. Responsabilidad social empresarial (RSE)3: Conjunto de acciones que toman en consideración las empresas para que sus actividades tengan impactos positivos en la comunidad y que afirman los principios y valores por los que se rigen en sus procesos internos, como su relación con su grupo interlocutor –Grupos de Interés-. Riesgo: Probabilidad de que ocurra un hecho generador de pérdidas o la exposición a uno.
Stakeholder: Personas, organizaciones, grupos de interés, que son afectados o afectan las operaciones de la organización y se relacionan con la institución de manera interna como externa. Hexágono de responsabilidad social empresarial: Modelo conceptual que comprende seis categorías sobre las cuales una empresa o institución deberá enfocarse de manera integral para alcanzar una conducta de responsabilidad para con la sociedad donde opera.
3
Definición tomada de la OIT –Organización Internacional de Trabajo-.
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Las seis categorías definidas son: Transparencia, valores y prácticas anti-corrupción; colaboradores; públicos de interés clave (clientes, proveedores y comunidad); medio ambiente; fortalecimiento Institucional; y sostenibilidad económica.
El núcleo de una conducta empresarial socialmente responsable lo constituye el compromiso de los propietarios, directores, gerentes y empleados de las empresas. Los accionistas y altos directivos de las compañías son los primeros llamados a impulsar iniciativas de RSE en sus organizaciones, y paralelamente desarrollar la cultura de responsabilidad social entre sus colaboradores. Este compromiso debe darse a todo nivel y traducirse en acciones concretas en cada una de las seis categorías definidas.
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4 POLÍTICA GENERAL La Cooperativa incluirá en la definición de sus procesos y gestión, las políticas y principios de la Responsabilidad Social Corporativa, permitiendo la consecución de los objetivos Institucionales de beneficio integral a todos sus grupos de interés internos y externos. Buscará el desarrollo sostenible y sustentable para satisfacer necesidades presentes sin comprometer las de generaciones futuras, estableciendo un vínculo y relación permanentes entre crecimiento económico, ambiental y social.
5 POLÍTICAS ESPECÍFICAS 5.1 ECONOMICO
La Cooperativa garantizará la entrega de información transparente a sus socios/clientes, empleados y comunidad en general.
Propender al progreso económico y social de la comunidad en nuestra zona de influencia directa e indirecta.
5.2 SOCIOS/ CLIENTES
Generará y promoverá la aplicación y ejecución adecuada de prácticas económicas sanas, para brindar servicios de calidad, oportunos y equitativos, buscando satisfacer las necesidades de socios/clientes y su fidelidad.
Desarrollará los mecanismos necesarios para informar todas las características de funcionamiento de sus productos/servicios y de sus costos respectivos.
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5.3 PROVEEDORES
La Gestión de adquisiciones propenderá a mantener relaciones comerciales con personas naturales o jurídicas que orienten su gestión hacia el cumplimiento de los principios y conceptos de Responsabilidad Social como son: honestidad, transparencia de información y cumplimiento de compromisos; debiendo las empresas, evidenciar la práctica de los principios sobre lo que la Ley norma.
La Calificación de Proveedores exigirá a las personas naturales y jurídicas, en atención a las actividades de Responsabilidad Social, la certificación del pago de los beneficios legales a sus empleados, la contratación ilegal de menores de edad, el cumplimiento de contratación de personal con discapacidad de conformidad con la Ley así como sus obligaciones tributarias.
La Cooperativa socializará y propenderá entre sus proveedores los principios y prácticas de Responsabilidad Social y su implantación.
5.4 PRESTAMISTAS
El compromiso con los prestamistas, generará acciones preventivas y correctivas, que permitan mantener un buen gobierno corporativo y prudencia financiera.
5.5 IMPACTOS ECONOMICOS INDIRECTOS
La institución, a través de un adecuado manejo económico, financiero, social, de equidad y competitividad laboral, contribuirá al crecimiento personal y profesional de sus colaboradores aportando al crecimiento económico de la sociedad.
La Institución desarrollará mecanismos de prevención e información sobre los riesgos de posibles impactos sociales, ambientales y económicos.
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5.6 TALENTO HUMANO
A fin de transparentar la lucha contra la corrupción y el tráfico de influencias, todo el personal que Ingrese a la Cooperativa debe cumplir con el proceso de selección, sin excepción alguna.
La Cooperativa incentivará el desarrollo integral de su Talento Humano, bajo procesos permanentes de Capacitación y el Desarrollo de Carrera, extendiendo las acciones hacia la familia y su bienestar.
La Cooperativa promoverá el principio Cooperativo de Público Interno - Empleabilidad continúa: a través de programas de gestión de habilidades y de formación continua que fomenten la empleabilidad de los funcionarios y que les apoyen en la gestión al concluir sus carreras profesionales o de jubilación.
5.7 SOCIAL
Orientará acciones contra la corrupción, para impedir en las adquisiciones institucionales, comportamientos que no se adapten ni respeten las políticas, procedimientos y valores de la Institución.
Garantizará la incorporación sin discrimen de personas que cumplan con el perfil establecido para desempeñar las funciones que requiera para cubrir la estructura organizacional.
Privilegiará en sus procesos selectivos la contratación de personas con discapacidad que cumplan con el perfil profesional requerido para el desempeño de las funciones.
Promocionará y garantizará un ambiente laboral adecuado que facilite la generación y práctica de valores que se orienten al cumplimiento de la misión de la institución sobre todo en sus componentes de Responsabilidad Social.
Ejecutará acciones y actividades orientadas a garantizar la implantación de programas de salud y seguridad ocupacional.
Gestionará la implementación de alianzas y convenios con entidades de educación superior para apoyar el interés de superación de su personal en la búsqueda de su profesionalización alineada a los objetivos de la Institución.
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No efectuará contratación infantil en la búsqueda del fortalecimiento a cumplimiento de la observación y cuidado de los niños.
Reconocerá todo trabajo adicional en jornada extraordinaria de sus empleados en sujeción a los procedimientos internos establecidos para el efecto garantizando así la no ejecución de trabajo forzado, salud y seguridad ocupacional de los empleados en todo nivel jerárquico.
Garantizará la cancelación de los haberes de sus empleados en forma oportuna, equitativa, competitiva y en cumplimiento de disposiciones legales.
Las prácticas disciplinarias de Cooprogreso se orientarán a garantizar la seguridad física y emocional de sus trabajadores, expresando su intolerancia ante actos de corrupción y acoso sexual en todo nivel jerárquico.
Deberá promover y ser parte del desarrollo de la sociedad, ejecutando con ética y transparencia los valores Corporativos
Promoverá y ejecutará la educación y capacitación de sus socios/clientes y colaboradores en temas relacionados a: economía personal, familiar, y adecuada utilización de recursos.
Aprovechará las oportunidades sociales y de mercado en mira de generar diversidad de beneficios para la institución, para socios/clientes y comunidad.
Deberá aplicar estrategias en busca de canalizar adecuadamente los recursos financieros y no financieros para un apropiado desarrollo social en la población, por medio de sus socios/clientes hacia la sociedad.
Deberá apoyar y trabajar con todos los actores sociales sin distinguir sexo, raza ni condición social, apoyándose en los valores institucionales como pilar fundamental.
Deberá eliminar de su ámbito de acción a socios/clientes, proveedores, etc. que no actúen con ética en el desenvolvimiento de las actividades diarias de la institución.
El área de Responsabilidad social, es la responsable de emitir el informe de Balance Social de la Cooperativa.
Cada Gerencia es la responsable de la información entregada por su área para el informe de Balance Social.
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5.8 SERVICIO Y PRODUCTOS
La institución deberá realizar investigación y estudios de necesidades de socios/ clientes para desarrollar a través del tiempo los servicios y productos para satisfacer estas necesidades, el área de responsabilidad corporativa promoverá e intervendrá en que el desarrollo de estos productos sean desarrollados con principios de sostenibilidad y sustentabilidad, con el fin de satisfacer las necesidades actuales sin comprometer las generaciones futuras tanto en su impacto
El área de responsabilidad corporativa promoverá para que el desarrollo de los productos y servicios sean basados en los principios de comercio justo y responsabilidad social.
5.9 PROMOCION Y PUBLICIDAD
La publicidad de la Cooperativa deberá incluir aspectos relacionados a Responsabilidad Social, sostenibilidad, sustentabilidad, equidad y comercio justo.
Promoverá la generación del empleo directo mediante el desarrollo de su actividad, e indirecto, a través de los productos y servicios financieros que brinda con responsabilidad y calidad, a la Microempresa.
5.10 AMBIENTE
Promoverá la utilización de materiales no contaminantes y de fácil re utilización en suministros y materiales que requieran para la ejecución de su trabajo diario.
Promoverá el ahorro de los niveles de energía, mediante la utilización de equipos y accesorios de bajo consumo, enseñando al ahorro de energía en las instalaciones laborales y del hogar de colaboradores, socios/ clientes y proveedores
Fomentar entre sus proveedores la entrega de insumos y materiales elaborados con elementos biodegradables, reciclables.
Capacitará anualmente a los empleados sobre los impactos y riesgos ambientales como consecuencia de su gestión diaria.
Desarrollará programas de reciclaje de los residuos sólidos que genera la empresa
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Difundirá e implementará políticas de otorgamiento de Microcrédito por sectores productivos de impacto a la naturaleza.
Implementar mecanismos de comunicación que no requieran traslado físico de personal.
Velar por el consumo adecuado de recursos, a través
del seguimiento a la información
proporcionada por las áreas que custodian cada recurso administrativo y servicios básicos.
Promoverá la preservación y conservación del ambiente al interno y externo de la organización.
Para la limpieza de todas las instalaciones de la Cooperativa se utilizarán productos naturales y biodegradables que no dañen al ser humano y al ambiente
Informará a socios/clientes de las zonas de influencia sobre los daños provocados por el exceso de ruido con el fin de disminuir este alto riesgo.
5.11 COMITÉ DE RESPONSABILIDAD SOCIAL
Está conformado por dos miembros del Concejo de Administración, Gerente General, Gerencia de Marketing y Jefe de Responsabilidad Social.
El Comité de responsabilidad social estará presidido por un miembro del Consejo de Administración.
El delegado del Consejo de Administración que no presida este consejo, participará con voz pero sin voto.
El Gerente General, Gerente de Marketing y la Jefatura de Responsabilidad Social, tendrán voz y voto en el comité.
Los proyectos de Responsabilidad Social, serán conocidos y aprobados por el Consejo de Administración.
El Comité de Responsabilidad Social se reunirá de forma ordinaria cada tres meses; y extraordinaria ha pedido de los miembros del comité.
5.12 COOPERACIONES COMUNITARIAS
El área de Responsabilidad Social velará por que las relaciones comunitarias estén enmarcadas dentro de política de buenos vecinos.
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Se financiará proyectos puntuales de beneficio comunitario, más no intereses particulares.
Toda cooperación deberá ser enfocada y trabajada con autoridades y líderes comunitarios estratégicos
La cooperación nunca se realizará a través de dinero efectivo.
Los montos de contribución se realizarán de acuerdo a lo establecido en el anexo 7.
El área de Responsabilidad Social maneja las relaciones interinstitucionales para
generar
alianzas estratégicas públicas y privadas con el fin de fortalecer nuestro relacionamiento institucional, nuestros programas y proyectos de RSC, productos y servicios, afianzando de esta manera la proyección de la institución en el país.
No se financiarán cooperaciones bajo los parámetros detallados en el anexo 8.
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6 PROCEDIMIENTOS 6.1 Administración y Generación del Balance Social 6.1.1 Diagrama de Flujo MACROPROCESO: Responsabilidad Social Corporativa PROCESO: Responsabilidad Social Corporativa SUBPROCESO: Administración y Generación del Balance Social
MG-05 MP-05:PP-01 MP-04:PP-01-SPP-01
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Administración y Generación del Balance Social INICIO
Asistente de Responsabilidad Social Revisar matriz de medición de indicadores por área. Información ingresada en matriz: -Código -Indicador -Numerador -Denominador -Observaciones de explicaciones –referente a tipo de indicador-Fuente de información -Área responsable -Frecuencia de cálculo -Nivel -Datos COAC -Comentarios –explicación-
C1 Matriz de medición de indicadores E 1
C1 Matriz de medición de indicadores E 1
**Los indicadores son solicitados según lo indicado por el ente de control – Superintendencia de la Economía Popular y Solidaria y previa verificación de la matriz por parte de la Jefatura de Responsabilidad Social-.
Excel C1
C7
Jefe de Responsabilidad Social Definir estrategia de implementación del balance que debe ser relacionada con la estrategia institucional.
Matriz de medición de indicadores
Estrategia de implementación de balance.
Excel
E 1
S 8
Jefe de Responsabilidad Social Solicitar información de indicadores vía mail a las distintas gerencias. Mail con detalle de : -Tipo de información requerida -Adjunto de formato en el cual se requiere la información –formato por área-. -Fecha de recepción de información. -Solicitud delegación de Responsable para levantamiento y compilación de información.
C1 Matriz de medición de indicadores
Mail solicitud de información a gerencias S 1 C1
E 1 La solicitud se la realiza de forma: Semestral: seguimiento de estado indicadores Anual: Generación de Balance Social
Matriz de medición de indicadores de
E 1
Outlook - mail
Gerencia /Delegado responsable Mail solicitud de información a gerencias S 1
Remitir vía mail la información sobre indicadores solicitados para elaboración Balance Social.
C1
los del
Mail con información de indicadores S 2
Mail enviado a: Jefe de Responsabilidad Social y Asistente de Responsabilidad Social.
Matriz de medición de indicadores
C1 Matriz de medición de indicadores
E 1
E 1
Outlook - mail
A
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OBSERVACIONES JEFE DE RESPONSABILIDAD SOCIAL
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MACROPROCESO: Responsabilidad Social Corporativa PROCESO: Responsabilidad Social Corporativa SUBPROCESO: Administración y Generación del Balance Social
MG-05 MP-05:PP-01 MP-04:PP-01-SPP-01
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Administración y Generación del Balance Social
A
Mail con información de indicadores
Asistente de Responsabilidad Social Compilar información remitida por Gerencia / Delegado responsable.
S2
C1 Matriz de medición de indicadores
C1
La información es condensada en la matriz general de medición de indicadores Excel
Matriz de medición de indicadores
E1
E1 Jefe de Responsabilidad Social Analizar y generar informe en base a los resultados de los indicadores.
C1 Matriz de medición de indicadores
C2 Informe de indicadores
Contenido general de informe: -Resultados de indicadores por principio cooperativo -Cumplimiento en base a metas -Cumplimiento en base a principios -Análisis por principio cooperativo
E1
¿Es información de indicadores presentada por cada gerencia responsable?
S3
NO
2
SI Jefe de Responsabilidad Social Revisar si la información indica resultados de indicadores que no cumplen con lo establecido como cumplimiento.
C2 Informe de indicadores S3
C2 Informe de indicadores S3
Presentar información a Gerencia de Marketing para su revisión.
FIN
C
C1
2
Jefe de Responsabilidad Social
Matriz de medición de indicadores E1
Presentar informe (anual) a Gerencia de Marketing con la finalidad de presentar los resultados los resultados de indicadores.
C2 Informe de indicadores
C2 Informe de indicadores S3
Los resultados son presentados indicando el balance social del año analizado.
S3
Gerencia de Marketing Presentar informe –balance social- para su aprobación a Gerencia General. Gerencia General deberá presentar informe ante Asamblea General de Socios para su aprobación. La Gerencia General deberá realzar la presentación hasta el 31 de marzo.
C2 Informe de indicadores S3
C2 Informe de indicadores S3
B
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OBSERVACIONES JEFE DE RESPONSABILIDAD SOCIAL
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Octubre 2014
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Febrero 2016
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MACROPROCESO: Responsabilidad Social Corporativa PROCESO: Responsabilidad Social Corporativa SUBPROCESO: Administración y Generación del Balance Social
MG-05 MP-05:PP-01 MP-04:PP-01-SPP-01
Página 3 de 3
Administración y Generación del Balance Social
B
C3 ¿Asamblea General de Socios aprueba balance social?
SI
1
NO Jefe de Responsabilidad Social Ajustar y validar la viabilidad de aplicación de las observaciones emitidas por la Asamblea General de Socios.
C2 Informe de indicadores S3
C2 Informe de indicadores S3
Los ajustes o cambios serán realizados cumpliendo con lo que dispone el organismo de control.
C
1
C2
Jefe de Responsabilidad Social Realizar acta de aprobación de balance social ante la Asamblea General de Socios.
Informe de indicadores S3
C4 Acta de aprobación S6
Jefe de Responsabilidad Social C5
Ingresar a página del organismo de control: www.seps.gob.ec Usuario y clave Cargar información de balance.
E2 Usuario y clave. Ingreso a organismo de control: SEPS
**Realizar print de pantalla y guardar como respaldo de envío de información. **La información es ingresada a la página en base a la fecha solicitada por el organismo de control.
C2 Informe de indicadores S3
Página de organismo de control S5
Portal SEPS
Jefe de Responsabilidad Social C2
Difundir información de balance social a la comunidad.
Informe de indicadores S3
C6 Balance Social S7
La forma de difusión puede realizarse mediante entregables físicos.
FIN
Elaborado por:
Validado por:
Calidad y Procesos Octubre 2014
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6.1.2 Descripción de procesos N°
Responsable
Actividad Revisar matriz de medición de indicadores por área (Anexo 4).
1
Asistente de Responsabilidad Social
Información ingresada en matriz: -Código -Indicador -Numerador -Denominador -Observaciones de explicaciones –referente a tipo de indicador-Fuente de información -Área responsable -Frecuencia de cálculo -Nivel -Datos COAC -Comentarios –explicaciónLos indicadores son solicitados según lo indicado por el ente de control –Superintendencia de la Economía Popular y Solidaria-. y previa verificación de la matriz por Parte de la Jefatura de Responsabilidad Social.
Definir estrategia de implementación del Balance que debe ser atada a la estrategia institucional.
2
Solicitar información de indicadores vía mail a las distintas gerencias.
Jefe de Responsabilidad Social 3
Mail con detalle de : -Tipo de información requerida. -Adjunto de formato en el cual se requiere la información –formato por área-. -Fecha de recepción de información. -Solicitud delegación de Responsable para levantamiento y compilación de información La solicitud de información se realizará según la necesidad de frecuencia establecida por la Gerencia Responsable
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Remitir vía mail la información sobre los indicadores solicitados para elaboración del Balance Social. Mail enviado a: Jefe de Responsabilidad Social y Asistente de Responsabilidad Social.
4
Gerencia /Delegado responsable
**Las Gerencias deberán delegar un responsable de su área para el levantamiento y compilación de información en los formatos establecidos por el ente de Control y la envíe al área de Responsabilidad Social para el desarrollo y publicación de un Informe de Balance Social en el formato solicitado por el ente regulador. Para tal efecto se realizará una capacitación para el manejo de la herramienta. **Cuando la información no pueda ser remitida por correo, debe ser compartida a través de carpeta compartida. Compilar información responsable.
5
Asistente de Responsabilidad Social
remitida
por
Gerencia
/Delegado
La información es condensada en la matriz general de medición de indicadores (Anexo 4). Analizar y generar informe en base a los resultados de los indicadores. Contenido general de informe: -Resultados de indicadores por principio cooperativo -Cumplimiento en base a metas -Cumplimiento en base a principios -Análisis por principio cooperativo
6
Jefe de Responsabilidad Social
7
¿Es información de indicadores presentada por cada gerencia responsable?: Revisar si la información indica resultados de indicadores que no cumplen con lo establecido como cumplimiento. Presentar información a Gerencia de Marketing para su revisión. ***Fin del proceso
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¿Es información anual de indicadores?: Presentar informe (anual) a Gerencia de Marketing con la finalidad de indicar los resultados de indicadores.
8
Los resultados son presentados en el balance social analizado.
del año
Presentar informe –balance social- para su aprobación a Gerencia General.
9
Gerencia Marketing
Gerencia General deberá presentar informe ante Asamblea General de Socios para su aprobación. La Gerencia General deberá realzar la presentación hasta el 31 de marzo. Asamblea General de Socios NO aprueba balance social: Ajustar y validar la viabilidad de aplicación de las observaciones emitidas por la Asamblea General de Socios.
10
Jefe de Responsabilidad Social
Los ajustes o cambios serán realizados cumpliendo con lo que dispone el organismo de control. **Volver a actividad N.-9 Asamblea General de Socios SI aprueba balance social: Realizar acta de aprobación de balance social ante la Asamblea General de Socios.
11
Ingresar a página del organismo de control: www.seps.gob.ec Usuario y clave Cargar información de balance. 12
Jefe de Responsabilidad Social
**Realizar print de pantalla y guardar como respaldo de envío de información. **La información es ingresada a la página en base a la fecha solicitada por el organismo de control. Difundir información de balance social a la comunidad.
13
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La forma de difusión puede realizarse mediante entregables físicos.
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6.2 Atención a Solicitud de la Comunidad 6.2.1 Diagrama de Flujo MACROPROCESO: Responsabilidad Social Corporativa PROCESO: Responsabilidad Social Corporativa SUBPROCESO: Atención a solicitud de la comunidad
MG-05 MP-05:PP-01 MP-04:PP-01-SPP-02
Página 1 de 7
Atención a solicitud de la comunidad INICIO C7 Requisitos establecidos
Asistente de Responsabilidad Social C8
Receptar solicitudes de colaboración, la cual debe redactarse según los requisitos establecidos (Anexo 5).
E3 C8
Solicitudes de colaboración E4
-Agencias distintas a Matriz: receptar solicitud y enviar a área de responsabilidad social.
Solicitudes de colaboración E4
1
Asistente de Responsabilidad Social C8 Solicitudes de colaboración E4
Solicitud de cooperación o iniciativa
C9
Realizar formulario de solicitud de cooperación o iniciativa y solicitar firma del interesado – stakeholder-.
Solicitud de cooperación o iniciativa
**Formulario desarrollado en base a la solicitud receptada del interesado –stakeholder-.
S8
Asistente de Responsabilidad Social
C9
Solicitud de cooperación o iniciativa
Entregar formulario de solicitud de cooperación o iniciativa a Jefe de Responsabilidad Social para su revisión.
S8
C9
S8
C 10
¿Formulario se encuentra completo?
SI
2
NO Solicitud de cooperación o iniciativa
C9
Jefe de Responsabilidad Social Entregar formulario a Asistente Responsabilidad Social para su corrección.
S8
de
Solicitud de cooperación o iniciativa
C9
S8
1
2
Jefe de Responsabilidad Social
Solicitud de cooperación o iniciativa
Analizar y observar la viabilidad de la solicitud, en base a la información registrada en el formulario de solicitud de cooperación o iniciativa.
C9
Revisión de: -Monto -Beneficiarios -Verificación de si el beneficiario se registra como socio de la cooperativa -Impacto a generarse por la atención de la solicitud
S8
Solicitud de cooperación o iniciativa
C9
S8
A
Elaborado por:
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Página 2 de 7
Atención a solicitud de la comunidad
A
Jefe de Responsabilidad Social Observar información registrada cooperaciones. Solicitud de cooperación o iniciativa
en la matriz de
C9
Solicitud de cooperación o iniciativa
Información revisada: -Categoría (tipo de Stakeholder que requiere la cooperación). -Frecuencia con la cual se ha dado cooperaciones e información que permita observar si se prosigue o no con la solicitud. -Ingresar información de nueva solicitud.
S8
C9
S8
C 11 ¿Solicitud a aprobarse es por un monto
NO
D
de: $1 - $500?
SI C 11 ¿Se aprueba solicitud de cooperación o iniciativa?
N
M
J
I
F
SI
B
E NO
Gerencia de Marketing Solicitud de cooperación o iniciativa
Comunicar a Jefe de Responsabilidad Social sobre la NO aprobación de la solicitud.
C9
**Jefe de Responsabilidad Social entregara la solicitud de cooperación o iniciativa al Asistente de Responsabilidad Social.
S8
Solicitud de cooperación o iniciativa
C9
S8
Asistente de Responsabilidad Social Solicitud de cooperación o iniciativa
C9
Comunicar al Interesado sobre la NO aprobación de la solicitud de cooperación o iniciativa ingresada.
S8
C9 Solicitud de cooperación o iniciativa
***Archivar solicitud de cooperación o iniciativa.
S8
FIN
Elaborado por:
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MACROPROCESO: Responsabilidad Social Corporativa PROCESO: Responsabilidad Social Corporativa SUBPROCESO: Atención a solicitud de la comunidad
MG-05 MP-05:PP-01 MP-04:PP-01-SPP-02
Página 3 de 7
Atención a solicitud de la comunidad B
Gerencia de Marketing
Solicitud de cooperación o iniciativa
Firmar solicitud de cooperación como constancia de revisión y aprobación. Comunicar a Jefe de Responsabilidad Social sobre la aprobación de la solicitud.
C9
S8
** Jefe de Responsabilidad Social entregara la solicitud de cooperación o iniciativa al Asistente de Responsabilidad Social.
G
LL
Solicitud de cooperación o iniciativa
Solicitud de cooperación o iniciativa
C9
S8
K
C 12
C9 Asistente de Responsabilidad Social
Acuerdo de corresponsabilidad S9
Realizar acuerdo de corresponsabilidad. S8 Asistente de Responsabilidad Social
Solicitud de cooperación o iniciativa S8
C9
Comunicarse telefónicamente con el interesado –Stakeholder- e indicar que su solicitud fue aprobada. Solicitar o informar: -Firmar el acuerdo de corresponsabilidad -Factura por el valor detallado como requerimiento de cooperación. -Monto de aprobación o detalle de lo aprobado.
C 12 Acuerdo de corresponsabilidad S9
Comunicación a interesado – StakeholderS 10
Línea Telefónica Jefe de Responsabilidad Social
C 12
***La revisión se efectuará antes de registrar la firma del interesado –Stakeholder-.
C 12
C 12
Registrar firma del interesado –Stakeholder- en el acuerdo de corresponsabilidad. Receptar del interesado –Stakeholder- factura por el valor detallado como requerimiento de cooperación.
C 13 E5
Acuerdo de corresponsabilidad S9 C 13 Factura
E5
Asistente de Responsabilidad Social
C 12 Acuerdo de corresponsabilidad S9
Factura
Acuerdo de corresponsabilidad S9
Asistente de Responsabilidad Social
Acuerdo de corresponsabilidad S9
Factura
C 12
Revisar acuerdo de corresponsabilidad.
Acuerdo de corresponsabilidad S9
Indicar al interesado: *Pago se lo realizará 15 días a partir de la entrega de la documentación. *Pago se lo realizará mediante cheque en la ventanilla de pago o mediante transferencia a cuenta del interesado –Stakeholder-.
C 13 E5
Comunicación a interesado – StakeholderS 10
Asistente de Responsabilidad Social C 13 Factura
C 14
Realizar solicitud de pago. Solicitud de pago
E5
Enviar solicitud de pago factura a área financiera.
firmada
junto
con
S 11
C
Elaborado por:
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Código: MP 05-P 05
Versión: V 02
Tipo de proceso: Estratégico Status: Propuesto
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Febrero 2016
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MACROPROCESO: Responsabilidad Social Corporativa PROCESO: Responsabilidad Social Corporativa SUBPROCESO: Atención a solicitud de la comunidad
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Página 4 de 7
Atención a solicitud de la comunidad C C 13 Factura
C 13 Factura
E5
E5
Asistente de Responsabilidad Social C 14 Solicitud de pago
S 11 C9
Solicitud de cooperación o iniciativa S8
C 14
Archivar: -Solicitud de cooperación o iniciativa. -Solicitud de pago junto con factura (copias de entrega a área financiera) -Acuerdo de corresponsabilidad
Solicitud de pago
S 11
C 12 Acuerdo de corresponsabilidad S9
C9
Solicitud de cooperación o iniciativa S8 Acuerdo de corresponsabilidad S9
FIN
C 12
D C 11 ¿Solicitud a
NO
aprobarse es por un monto
H
de: $501 - $30000?
SI
E
C 11
¿Se aprueba solicitud de
NO
cooperación o iniciativa?
SI Gerencia de Marketing Solicitud de cooperación o iniciativa
Firmar solicitud de cooperación como constancia de revisión y aprobación. Solicitar a Gerencia General la revisión y aprobación de la solicitud.
C9
S8 ***Aprobación $30000
de
Gerencia
General:
$501
C9
Solicitud de cooperación o iniciativa
S8
-
C 11
F
¿Se aprueba solicitud de
NO
cooperación o iniciativa?
SI C9 Solicitud de cooperación o iniciativa
Solicitud de cooperación o iniciativa
Asistente de Responsabilidad Social Revisar y firmar la solicitud de cooperación como constancia de aprobación.
S8
C9
Jefe de Responsabilidad Social Entregar solicitud de cooperación o iniciativa al Asistente de Responsabilidad Social.
S8
C9 Solicitud de cooperación o iniciativa
Solicitud de cooperación o iniciativa
S8
C9
S8
G
Elaborado por:
Validado por:
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Código: MP 05-P 05
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Tipo de proceso: Estratégico Status: Propuesto
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MG-05 MP-05:PP-01 MP-04:PP-01-SPP-02
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Atención a solicitud de la comunidad
H
C 11 ¿Solicitud a aprobarse es por un monto de:
NO
L
$30001 - $80000?
SI C 11
I
¿Se aprueba solicitud de
NO
cooperación o iniciativa?
SI Gerencia de Marketing
Solicitud de cooperación o iniciativa
Firmar solicitud de cooperación como constancia de revisión y aprobación.
C9
Solicitar a Gerencia General la revisión y aprobación de la solicitud, previa presentación para aprobación ante Comité de Adquisiciones.
S8
***Aprobación de $30001 – $80.000:
Comité
de
Solicitud de cooperación o iniciativa
C9
S8
Adquisiciones:
C 11
J
¿Se aprueba solicitud de
NO
cooperación o iniciativa?
SI Jefe de Responsabilidad Social Solicitud de cooperación o iniciativa
Solicitud de cooperación o iniciativa
C9
Realizar acta de aprobación, en la cual se solicita firmas como constancia de aprobación de la solicitud.
S8
C4 Acta de aprobación S 12
Firma solicitada a delegado representante del Comité de adquisiciones.
C9
Jefe de Responsabilidad Social Entregar solicitud de cooperación o iniciativa al Asistente de Responsabilidad Social.
S8
Solicitud de cooperación o iniciativa
C9
S8
K
Elaborado por:
Validado por:
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Código: MP 05-P 05
Versión: V 02
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MG-05 MP-05:PP-01 MP-04:PP-01-SPP-02
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Atención a solicitud de la comunidad
L
C 11 ¿Solicitud a aprobarse es por un monto de:
NO
Ñ
$80001- en adelante?
SI C 11
M
¿Se aprueba solicitud de
NO
cooperación o iniciativa?
SI Gerencia de Marketing Firmar solicitud de cooperación como constancia de revisión y aprobación. Solicitar a Gerencia General la revisión y aprobación de la solicitud, previa presentación para aprobación ante Consejo de Administración.
C9 Solicitud de cooperación o iniciativa
S8
C9 Solicitud de cooperación o iniciativa
S8
***Aprobación de Consejo de Administración: $80.000 – en adelante.
C 11
N
¿Se aprueba solicitud de
NO
cooperación o iniciativa?
SI Jefe de Responsabilidad Social C9 Solicitud de cooperación o iniciativa
Realizar acta de aprobación, en la cual se solicita firmas como constancia de aprobación de la solicitud.
S8
Solicitud de cooperación o iniciativa
C4 Acta de aprobación S 12
Firma solicitada a delegado representante del Consejo de Administración.
C9
Jefe de Responsabilidad Social Entregar solicitud de cooperación o iniciativa al Asistente de Responsabilidad Social.
S8
Solicitud de cooperación o iniciativa
C9
S8
LL
Elaborado por:
Validado por:
Calidad y Procesos Octubre 2014
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Octubre 2014
Aprobado por CDA, acta de aprobación. N. 118
Código: MP 05-P 05
Versión: V 02
Tipo de proceso: Estratégico Status: Propuesto
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Clave
Aprobado
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Fecha de elaboración:
Octubre 2014
Fecha de última revisión:
Febrero 2016
Fecha de próxima revisión:
MACROPROCESO: Responsabilidad Social Corporativa PROCESO: Responsabilidad Social Corporativa SUBPROCESO: Atención a solicitud de la comunidad
MG-05 MP-05:PP-01 MP-04:PP-01-SPP-02
Atención a solicitud de la comunidad
Ñ
Jefe de Responsabilidad Social
Solicitud de cooperación o iniciativa
En caso de montos que superen el 25% del patrimonio técnico de la institución y conforme lo que dice la Ley -Art.30 Literal N del Decreto Ejecutivo 194 – Montos que superen el 25% del Patrimonio Técnico de la Institución-, la aprobación se efectuará por la Asamblea General.
C9
S8
Solicitud de cooperación o iniciativa
C9
S8
C 16 ¿La Cooperación aprobada
NO
NO es un proyecto?
FIN
SI Jefe de Responsabilidad Social Solicitud de cooperación o iniciativa
C9
Realizar acompañamiento durante implementación y ejecución del proyecto.
la
***El acompañamiento se realiza según impacto del proyecto.
S8
Solicitud de cooperación o iniciativa
C9
S8
Jefe de Responsabilidad Social
C 15 Informes de cumplimiento
Realizar informes de cumplimiento e impacto una vez culminado el proyecto.
C 15 Informes de cumplimiento
E6
E6
FIN
Elaborado por:
Validado por:
Calidad y Procesos Octubre 2014
OBSERVACIONES JEFE DE RESPONSABILIDAD SOCIAL
29 /58 Manual de Responsabilidad Social Corporativa
Octubre 2014
Aprobado por CDA, acta de aprobación. N. 118
Página 7 de 7
Código: MP 05-P 05
Versión: V 02
Tipo de proceso: Estratégico Status: Propuesto
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Clave
Aprobado
Apoyo
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Fecha de elaboración:
Octubre 2014
Fecha de última revisión:
Febrero 2016
Fecha de próxima revisión:
6.2.2 Descripción de procesos N°
Responsable
Actividad Receptar solicitudes de colaboración, la cual debe redactarse según los requisitos establecidos (Anexo 5).
1 -Agencias distintas a Matriz: receptar solicitud y enviar a área de responsabilidad social. Asistente de Responsabilidad Social
Realizar formulario de solicitud de cooperación o iniciativa (Anexo 2) y solicitar firma del interesado –stakeholder-.
2 **Formulario desarrollado en base a la solicitud receptada del interesado –stakeholder-. Entregar formulario de solicitud de cooperación o iniciativa a Jefe de Responsabilidad Social para su revisión.
3
Formulario NO se encuentra completo: Entregar formulario a Asistente de Responsabilidad Social para su corrección.
4
***Regresar a actividad N.-2 Formulario SI se encuentra completo: Analizar y observar la viabilidad de la solicitud, en base a la información registrada en el formulario de solicitud de cooperación o iniciativa.
Jefe de Responsabilidad Social 5
Revisión de: -Monto -Beneficiarios -Verificación de si el beneficiario se registra como socio de la cooperativa -Impacto a generarse por la atención de la solicitud CRITERIOS DE APROBACIÓN • El área de Responsabilidad Social velará por que las relaciones comunitarias estén enmarcadas dentro de política de buenos vecinos. • Se financiará proyectos puntuales de beneficio comunitario, más no intereses particulares. • Previa a la toma de cualquier decisión se analizará y cuantificará el monto de la cooperación, que será aprobado considerando los montos de aprobación (Anexo 1). • Se elaborará una ficha de seguimiento y control de las cooperaciones con detalles de la solicitud. Formulario para
30 /58 Manual de Responsabilidad Social Corporativa
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Código: MP 05-P 05
Versión: V 02
Tipo de proceso: Estratégico Status: Propuesto
MANUAL DE RESPONSABILIDAD SOCIAL CORPORATIVA
Clave
Aprobado
Apoyo
Publicado
Fecha de elaboración:
Octubre 2014
Fecha de última revisión:
Febrero 2016
Fecha de próxima revisión:
solicitud de cooperación o iniciativa (Anexo 2). • Toda cooperación deberá ser enfocada y trabajada con autoridades y líderes comunitarios estratégicos • La cooperación nunca se realizará a través de dinero efectivo. • Los montos de contribución se realizarán de acuerdo a lo establecido en el anexo 7. • Todo beneficiario de nuestras cooperaciones deberá firmar y comprometerse a cumplir un acuerdo de corresponsabilidad con la cooperación (Anexo 3). • El área de Responsabilidad Social maneja las relaciones interinstitucionales para generar alianzas estratégicas públicas y privadas con el fin de fortalecer nuestro relacionamiento institucional, nuestros programas y proyectos de RSC, productos y servicios, afianzando de esta manera la proyección de la institución en el país. • No se financiarán cooperaciones bajo los parámetros detellados en el anexo 8. Observar información cooperaciones.
registrada
en
la
matriz
de
Información revisada: -Categoría (tipo de Stakeholder que requiere la cooperación). -Frecuencia con la cual se ha dado cooperaciones e información que permita observar si se prosigue o no con la solicitud. -Ingresar información de nueva solicitud.
6
Solicitud a aprobarse SI es por un monto de $1 - $500: Proceder a la aprobación según la revisión efectuada.
7
Gerencia de Marketing 8
NO se aprueba solicitud de cooperación o iniciativa: Comunicar a Jefe de Responsabilidad Social sobre la NO aprobación de la solicitud. **Jefe de Responsabilidad Social entregara la solicitud de cooperación o iniciativa al Asistente de Responsabilidad Social.
9
Asistente de Responsabilidad Social
31 /58 Manual de Responsabilidad Social Corporativa
Comunicar al Interesado sobre la NO aprobación de la solicitud de cooperación o iniciativa ingresada. ***Archivar solicitud de cooperación o iniciativa. ***Fin del procedimiento.
Aprobado por CDA, acta de aprobación. N. 118
Código: MP 05-P 05
Versión: V 02
Tipo de proceso: Estratégico Status: Propuesto
MANUAL DE RESPONSABILIDAD SOCIAL CORPORATIVA
10
Gerencia de Marketing
Clave
Aprobado
Apoyo
Publicado
Fecha de elaboración:
Octubre 2014
Fecha de última revisión:
Febrero 2016
Fecha de próxima revisión:
SI se aprueba solicitud de cooperación o iniciativa: Firmar solicitud de cooperación como constancia de revisión y aprobación. Comunicar a Jefe de Responsabilidad Social sobre la aprobación de la solicitud. ** Jefe de Responsabilidad Social entregara la solicitud de cooperación o iniciativa al Asistente de Responsabilidad Social.
11
Realizar acuerdo de corresponsabilidad (Anexo 3).
12
Comunicarse telefónicamente con el interesado – Stakeholder- e indicar que su solicitud fue aprobada. Solicitar o informar: -Firmar el acuerdo de corresponsabilidad -Factura por el valor detallado como requerimiento de cooperación. -Monto de aprobación o detalle de lo aprobado.
13
14
Asistente de Responsabilidad Social
Jefe de Responsabilidad Social
Asistente de Responsabilidad Social
Revisar acuerdo de corresponsabilidad. ***La revisión se efectuará antes de registrar la firma del interesado –Stakeholder-. Registrar firma del interesado –Stakeholder- en el acuerdo de corresponsabilidad. Receptar del interesado –Stakeholder- factura por el valor detallado como requerimiento de cooperación. Indicar al interesado: *Pago se lo realizará 15 días a partir de la entrega de la documentación. *Pago se lo realizará mediante cheque en la ventanilla de pago o mediante transferencia a cuenta del interesado –Stakeholder-.
15
Realizar solicitud de pago (Anexo 6). Asistente de Responsabilidad Social 16
Enviar solicitud de pago firmada junto con factura a área financiera. ***En caso de monto mayor a $500 solicitar firma de Gerencia General en la solicitud de pago.
17 32 /58 Manual de Responsabilidad Social Corporativa
Archivar: -Solicitud de cooperación o iniciativa.
Aprobado por CDA, acta de aprobación. N. 118
Código: MP 05-P 05
Versión: V 02
Tipo de proceso: Estratégico Status: Propuesto
MANUAL DE RESPONSABILIDAD SOCIAL CORPORATIVA
Clave
Aprobado
Apoyo
Publicado
Fecha de elaboración:
Octubre 2014
Fecha de última revisión:
Febrero 2016
Fecha de próxima revisión:
-Solicitud de pago (copia de entrega a área financiera) -Acuerdo de corresponsabilidad ***Fin del procedimiento. Solicitud a aprobarse NO es por un monto de $1 - $500: Proceder a revisar si el monto solicitado por cooperación es de 18
$501 - $30000 Ir a la actividad N.25 Solicitud a aprobarse SI es por un monto de $501 - $30000: Proceder a la aprobación según la revisión efectuada.
19
20
Gerencia de Marketing
NO se aprueba solicitud iniciativa: ***Volver a la actividad N.-8.
de
cooperación
o
SI se aprueba solicitud de cooperación o iniciativa: Firmar solicitud de cooperación como constancia de revisión y aprobación. Solicitar a Gerencia de General la revisión y aprobación de la solicitud.
21
***Aprobación de Gerencia General: $501 - $30000 22
23
Gerencia General
Gerencia General
NO aprueba solicitud de cooperación o iniciativa: ***Volver a la actividad N.-8. SI aprueba solicitud de cooperación o iniciativa: Revisar y firmar la solicitud de cooperación como constancia de aprobación. Entregar solicitud de cooperación o iniciativa al Asistente de Responsabilidad Social.
24
***Volver a la actividad N.-11 Jefe de Responsabilidad Social 25
Solicitud a aprobarse NO es por un monto de $501 -
$30000: Proceder a revisar si el monto solicitado por cooperación es de
$30001 – $80.000 Ir a la actividad N.33 33 /58 Manual de Responsabilidad Social Corporativa
Aprobado por CDA, acta de aprobación. N. 118
Código: MP 05-P 05
Versión: V 02
Tipo de proceso: Estratégico Status: Propuesto
MANUAL DE RESPONSABILIDAD SOCIAL CORPORATIVA
Clave
Aprobado
Apoyo
Publicado
Fecha de elaboración:
Octubre 2014
Fecha de última revisión:
Febrero 2016
Fecha de próxima revisión:
Solicitud a aprobarse SI es por un monto de $30001 –
$80.000:
26
Proceder a la aprobación según la revisión efectuada.
NO se aprueba solicitud iniciativa: ***Volver a la actividad N.-8.
27
de
cooperación
o
SI se aprueba solicitud de cooperación o iniciativa: Firmar solicitud de cooperación como constancia de revisión y aprobación.
28
Gerencia de Marketing
Solicitar a Gerencia General la revisión y aprobación de la solicitud, previa presentación para aprobación ante Comité de Adquisiciones. ***Aprobación de Comité de Adquisiciones: $30001 – $80.000:
29
Comité de Adquisiciones
30 Jefe de Responsabilidad Social
NO aprueba solicitud de cooperación o iniciativa: ***Volver a la actividad N.-8. SI aprueba solicitud de cooperación o iniciativa: Realizar acta de aprobación, en la cual se solicita firmas como constancia de aprobación de la solicitud. Firma solicitada a delegado representante del Comité de adquisiciones. Entregar solicitud de cooperación o iniciativa al Asistente de Responsabilidad Social. ***Volver a la actividad N.-11
31
Solicitud a aprobarse NO es por un monto de $30001 – 32
Jefe de Responsabilidad Social
$80.000: Proceder a revisar si el monto solicitado por cooperación es de $80.001 – en adelante.
33
Jefe de Responsabilidad Social
34 /58 Manual de Responsabilidad Social Corporativa
Solicitud a aprobarse SI es por un monto de $80.001 – en adelante: Proceder a la aprobación según la revisión efectuada. Aprobado por CDA, acta de aprobación. N. 118
Código: MP 05-P 05
Versión: V 02
Tipo de proceso: Estratégico Status: Propuesto
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Aprobado
Gerencia de Marketing
Apoyo
Publicado
Fecha de elaboración:
Octubre 2014
Fecha de última revisión:
Febrero 2016
Fecha de próxima revisión:
NO se aprueba solicitud iniciativa: ***Volver a la actividad N.-8.
34
35
Clave
de
cooperación
o
SI se aprueba solicitud de cooperación o iniciativa: Firmar solicitud de cooperación como constancia de revisión y aprobación. Solicitar a Gerencia General la revisión y aprobación de la solicitud, previa presentación para aprobación ante Consejo de Administración. ***Aprobación de Consejo de Administración: $80.001 – en adelante.
36
Consejo de Administración
37 Jefe de Responsabilidad Social
NO aprueba solicitud de cooperación o iniciativa: ***Volver a la actividad N.-8. SI aprueba solicitud de cooperación o iniciativa: Realizar acta de aprobación, en la cual se solicita firmas como constancia de aprobación de la solicitud. Firma solicitada a delegado representante del Consejo de Administración.
38
Entregar solicitud de cooperación o iniciativa al Asistente de Responsabilidad Social. ***Volver a la actividad N.-11
39
Solicitud a aprobarse NO es por un monto de $80.001 – en adelante: En caso de montos que superen el 25% del patrimonio técnico de la institución y conforme lo que dice la Ley -Art.30 Literal N del Decreto Ejecutivo 194 – Montos que superen el 25% del Patrimonio Técnico de la Institución-, la aprobación se efectuará por la Asamblea General.
Jefe de Responsabilidad Social
La Cooperación aprobada NO es un proyecto: ***Fin del procedimiento
40
La Cooperación aprobada SI es un proyecto: 41
Jefe de Responsabilidad Social/Asistente de Responsabilidad Social
Realizar acompañamiento ejecución del proyecto.
durante
la
implementación
y
***El acompañamiento se realiza según impacto del proyecto. 42
Interesado –Stakeholder-.
35 /58 Manual de Responsabilidad Social Corporativa
Realizar informes de cumplimiento e impacto una vez culminado el proyecto.
Aprobado por CDA, acta de aprobación. N. 118
Código: MP 05-P 05
Versión: V 02
Tipo de proceso: Estratégico Status: Propuesto
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Aprobado
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Octubre 2014
Fecha de última revisión:
Febrero 2016
Fecha de próxima revisión:
6.3 Convenios de Cooperación Interinstitucional 6.3.1 Diagrama de Flujo MACROPROCESO: Responsabilidad Social Corporativa PROCESO: Responsabilidad Social Corporativa SUBPROCESO: Convenios de Cooperación Interinstitucional
MG-05 MP-05:PP-01 MP-04:PP-01-SPP-03
Página 1 de 3
Convenios de Cooperación Interinstitucional
INICIO
Jefe de Responsabilidad Social Receptar o realizar propuestas de convenios interinstitucionales. Nota: -Convenios realizados de acuerdo a análisis estratégico de relacionamiento interinstitucional. -En función de programas y necesidades establecidos en POA. -Realizado con empresas públicas o privadas.
Propuestas de convenios interinstitucionales E7
Propuestas de convenios interinstitucionales E7
C 17
¿Convenio se requiere en función de nuestras necesidades?
NO
FIN
SI Jefe de Responsabilidad Social Realizar reuniones de acercamiento: -Definir la meta que se busca con el convenio -Definir objetivos mutuos
Propuestas de convenios interinstitucionales E7
C 18 Reuniones de convenios S 13
***Reunión realizada entre los representantes quienes realizarán el convenio.
Jefe de Responsabilidad Social/Área legal Realizar el documento del convenio a firmarse – borrador-.
C 18
***Documento realizado en conjunto con el área legal, considerando criterio legal.
Reuniones de convenios
C 19
Convenio S 14
S 13 *** El convenio tiene establecido monto total y tiempo en el cual se va a realizar le mismo.
Jefe de Responsabilidad Social/Gerencias o Autoridaes de Instituciones Efectuar reunión con gerencias o autoridades de las instituciones que van a efectuar convenio.
C 19
Convenio
C 19
Convenio
***Reunión efectuada con la finalidad de dar a conocer a las respectivas gerencias los acuerdos y términos del convenio a firmarse.
S 14
C 19
S 14
C 19
Gerencias o Autoridades de Instituciones
Convenio
Definir acuerdos firmarse.
S 14
y
términos
del
convenio
a
Convenio S 14
A
Elaborado por:
Validado por:
Calidad y Procesos Octubre 2014
OBSERVACIONES JEFE DE RESPONSABILIDAD SOCIAL
36 /58 Manual de Responsabilidad Social Corporativa
Octubre 2014
Aprobado por CDA, acta de aprobación. N. 118
Código: MP 05-P 05
Versión: V 02
Tipo de proceso: Estratégico Status: Propuesto
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Aprobado
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Fecha de elaboración:
Octubre 2014
Fecha de última revisión:
Febrero 2016
Fecha de próxima revisión:
MACROPROCESO: Responsabilidad Social Corporativa PROCESO: Responsabilidad Social Corporativa SUBPROCESO: Convenios de Cooperación Interinstitucional
MG-05 MP-05:PP-01 MP-04:PP-01-SPP-03
Página 2 de 3
Convenios de Cooperación Interinstitucional A C 18 Reuniones de convenios S 13
C 18 Reuniones de convenios S 13
Jefe de Responsabilidad Social Remitir nuevos acuerdos y términos del convenio a firmarse a área legal para emisión de documento final de convenio.
C 19
Convenio
C 19
Convenio S 14
S 14 C 18 Reuniones de convenios S 13
Área legal
C 19
Convenio
Realizar y remitir documento definitivo –convenio- a Jefe de Responsabilidad Social.
C 19
S 14
Convenio S 14 Jefe de Responsabilidad Social
C 19
C 19
Revisar documento definitivo –conveniobase a acuerdos y términos definidos reuniones con gerencias.
Convenio S 14
en en
Convenio
Agendar reunión con gerencias o autoridades de las instituciones que van a efectuar convenio.
Convenio
S 14
C 19 Jefe de Responsabilidad Social
Convenio
S 14
C 19 S 14
C 18 Reuniones de convenios S 13
***Reunión efectuada para firma de convenio.
C 20 ¿Se requiere efectuar pago parcial según lo acordado en convenio?
NO
1
SI C 20
Informes de cumplimiento del convenio E8
Beneficiarios de Convenio Presentar informes de convenio junto con factura.
***La factura debe registrar acordados en el convenio.
C 13 Factura
cumplimiento
E5
los
del
Informes de cumplimiento del convenio E8
valores
C 20
C 13 Factura
E5
1
Jefe de Responsabilidad Social Informes de cumplimiento del convenio E8
C 20
Revisar informes de cumplimiento de convenio. ***En caso de incumplimiento de convenio se suspende el pago, cumpliendo con lo establecido en el documento firmado: convenio.
Informes de cumplimiento del convenio E8
C 20
B
Elaborado por:
Validado por:
Calidad y Procesos Octubre 2014
OBSERVACIONES JEFE DE RESPONSABILIDAD SOCIAL
37 /58 Manual de Responsabilidad Social Corporativa
Octubre 2014
Aprobado por CDA, acta de aprobación. N. 118
Código: MP 05-P 05
Versión: V 02
Tipo de proceso: Estratégico Status: Propuesto
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Aprobado
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Publicado
Fecha de elaboración:
Octubre 2014
Fecha de última revisión:
Febrero 2016
Fecha de próxima revisión:
MACROPROCESO: Responsabilidad Social Corporativa PROCESO: Responsabilidad Social Corporativa SUBPROCESO: Convenios de Cooperación Interinstitucional
MG-05 MP-05:PP-01 MP-04:PP-01-SPP-03
Convenios de Cooperación Interinstitucional
B
Asistente de Responsabilidad Social
C 13 Factura
Enviar solicitud de pago factura a área financiera.
C 14 Solicitud de pago
C 13 Factura
Realizar solicitud de pago.
E5
firmada
junto
con C 14
***Solicitud de pago firmada por Gerencia de Marketing y Jefe de Responsabilidad Social.
S 11
E5
Solicitud de pago
S 11
C 14 Solicitud de pago
Asistente de Responsabilidad Social
S 11
Registrar en archivo Excel las solicitudes de pago emitidas por concepto de convenios.
C 21 Archivo Excel - solicitudes de pago S 13
C 14 Solicitud de pago
Asistente de Responsabilidad Social Archivar: -Solicitud de pago (copia de entrega a área financiera) -Informe de cumplimiento de convenio
S 11
Informes de cumplimiento del convenio E8
C 20
***Fin del procedimiento.
C 21 Archivo Excel - solicitudes de pago S 13
C 14 Solicitud de pago
S 11
Informes de cumplimiento del convenio E8
C 20
FIN
Elaborado por:
Validado por:
Calidad y Procesos Octubre 2014
OBSERVACIONES JEFE DE RESPONSABILIDAD SOCIAL
38 /58 Manual de Responsabilidad Social Corporativa
Octubre 2014
Aprobado por CDA, acta de aprobación. N. 118
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Código: MP 05-P 05
Versión: V 02
Tipo de proceso: Estratégico Status: Propuesto
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Aprobado
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Fecha de elaboración:
Octubre 2014
Fecha de última revisión:
Febrero 2016
Fecha de próxima revisión:
6.3.2 Descripción de procesos N°
Actividad
Responsable
Receptar o realizar propuestas de convenios interinstitucionales. Nota: -Convenios realizados de acuerdo a análisis estratégico de relacionamiento interinstitucional. -En función de programas y necesidades establecidos en POA. -Realizado con empresas públicas o privadas.
1
Convenio NO se requiere en función de nuestras necesidades: 2
Jefe de Responsabilidad Social
***Fin del procedimiento Convenio SI se requiere en función de nuestras necesidades: Realizar reuniones de acercamiento: -Definir la meta que se busca con el convenio -Definir objetivos mutuos ***Reunión realizada entre los representantes quienes realizarán el convenio.
3
Realizar el documento del convenio a firmarse –borrador-.
4
Jefe de Responsabilidad Social/Área legal
***Documento realizado en considerando criterio legal.
conjunto
con
el
área
legal,
*** El convenio tiene establecido monto total y tiempo en el cual se va a realizar el mismo. Efectuar reunión con gerencias o autoridades de las instituciones que van a efectuar convenio.
5
Jefe de Responsabilidad Social/Gerencias o Autoridades de Instituciones
6
Gerencias o Autoridades de Instituciones
Definir acuerdos y términos del convenio a firmarse.
7
Jefe de Responsabilidad Social
Remitir nuevos acuerdos y términos del convenio a firmarse a área legal para emisión de documento final de convenio.
Área legal
Realizar y remitir documento definitivo –convenio- a Jefe de Responsabilidad Social.
8
39 /58 Manual de Responsabilidad Social Corporativa
***Reunión efectuada con la finalidad de dar a conocer a las respectivas gerencias los acuerdos y términos del convenio a firmarse.
Aprobado por CDA, acta de aprobación. N. 118
Código: MP 05-P 05
Versión: V 02
Tipo de proceso: Estratégico Status: Propuesto
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Aprobado
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Fecha de elaboración:
Octubre 2014
Fecha de última revisión:
Febrero 2016
Fecha de próxima revisión:
Revisar documento definitivo –convenio- en base a acuerdos y términos definidos en reuniones con gerencias.
9 Jefe de Responsabilidad Social 10
Agendar reunión con gerencias o autoridades de las instituciones que van a efectuar convenio. ***Reunión efectuada para firma de convenio.
11
Beneficiarios de convenio
SI se requiere efectuar pago parcial según lo acordado en convenio: Presentar informes de cumplimiento del convenio junto con factura. ***La factura debe registrar los valores acordados en el convenio. Revisar informes de cumplimiento de convenio.
12
Jefe de Responsabilidad Social
***En caso de incumplimiento de convenio se suspende el pago, cumpliendo con lo establecido en el documento firmado: convenio. Realizar solicitud de pago (Anexo 6). Enviar solicitud de pago firmada junto con factura a área financiera.
13
14
Asistente de Responsabilidad Social
***Solicitud de pago firmada por Gerencia de Marketing y Jefe de Responsabilidad Social. Registrar en archivo Excel las solicitudes de pago emitidas por concepto de convenios. Archivar: -Solicitud de pago (copia de entrega a área financiera)
15
***Fin del procedimiento.
16
Jefe de Responsabilidad Social
NO se requiere efectuar pago parcial según lo acordado en convenio: Realizar seguimiento a cumplimiento de convenio en base a informe presentados por beneficiarios del convenio. ***Volver a actividad N.- 11
40 /58 Manual de Responsabilidad Social Corporativa
Aprobado por CDA, acta de aprobación. N. 118
Código: MP 05-P 05
Versión: V 02
Tipo de proceso: Estratégico Status: Propuesto
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Clave
Aprobado
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Publicado
Fecha de elaboración:
Octubre 2014
Fecha de última revisión:
Febrero 2016
Fecha de próxima revisión:
6.4 Ejecución de programas de responsabilidad social 6.4.1 Diagrama de Flujo MACROPROCESO: Responsabilidad Social Corporativa PROCESO: Responsabilidad Social Corporativa SUBPROCESO: Ejecución de programas de responsabilidad social
MG-05 MP-05:PP-01
Página 1 de 2
MP-04:PP-01-SPP-04
Ejecución de programas de responsabilidad social INICIO
Jefe de Responsabilidad Social Realizar el programa seleccionado: -Programa definido en base a necesidades de las comunidades o internas del grupo de stakeholders, y son enfocados a la sostenibilidad.
Programas de responsabilidad social E9
Programas de responsabilidad social E9
-Programas planificados anualmente o según surgimiento de necesidades durante el transcurso del año.
Jefe de Responsabilidad Social Solicitar a Gerencia de Marketing la aprobación del programa seleccionado:
Programas de responsabilidad social
Programas de responsabilidad social
-Capacitaciones -Talleres -Charlas -Campañas, etc.
E9
E9
C 22 ¿Se aprueba la ejecución o planificación de desarrollo del programa?
NO
INICIO
B SI Asistente de Responsabilidad Social Identificar y contactar telefónicamente a proveedor que pueda brindar el servicio según el programa a ejecutarse.
Programas de responsabilidad social E9
Solicitar propuestas servicio requerido.
y
cotizaciones
Programas de responsabilidad social E9
según
Línea Telefónica
Jefe de Responsabilidad Social C 23
C 23
Receptar propuestas de proveedores.
Propuestas y cotizaciones del proveedor
Seleccionar mejores propuestas y cotizaciones para presentar a aprobación de Gerencia de Marketing
E 10
C 23
Jefe de Responsabilidad Social / Gerencia de Marketing
Propuestas y cotizaciones del proveedor
Revisar cotizaciones y ventajas según propuesta del proveedor.
E 10
Jefe de Responsabilidad Social / Gerencia de Marketing al cual se va adquirir el
C 23
Definir proveedor servicio.
Propuestas y cotizaciones del proveedor E 10
Solicitar se califique como proveedor brindar servicios en la cooperativa.
Propuestas y cotizaciones del proveedor E 10
C 23 Propuestas y cotizaciones del proveedor E 10
C 23 Propuestas y cotizaciones del proveedor E 10
para
A
Elaborado por:
Validado por:
Calidad y Procesos Octubre 2014
OBSERVACIONES JEFE DE RESPONSABILIDAD SOCIAL
41 /58 Manual de Responsabilidad Social Corporativa
Octubre 2014
Aprobado por CDA, acta de aprobación. N. 118
Código: MP 05-P 05
Versión: V 02
Tipo de proceso: Estratégico Status: Propuesto
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Clave
Aprobado
Apoyo
Publicado
Fecha de elaboración:
Octubre 2014
Fecha de última revisión:
Febrero 2016
Fecha de próxima revisión:
MACROPROCESO: Responsabilidad Social Corporativa PROCESO: Responsabilidad Social Corporativa SUBPROCESO: Ejecución de programas de responsabilidad social
MG-05 MP-05:PP-01
Página 2 de 2
MP-04:PP-01-SPP-04
Ejecución de programas de responsabilidad social
A
C 23
C 23
Jefe de Responsabilidad Social / Gerencia de Marketing
Propuestas y cotizaciones del proveedor
Propuestas y cotizaciones del proveedor
Solicitar aprobación de adquisición de servicio según monto.
E 10
E 10
C 11 ¿Se aprueba ejecución de programa según monto?
NO
B
SI C 23
C 23
Jefe de Responsabilidad Social
Propuestas y cotizaciones del proveedor
Solicitar a área legal la realización de contrato por el servicio a adquirirse.
Propuestas y cotizaciones del proveedor
E 10
E 10
C 23
C 24
Área legal
Propuestas y cotizaciones del proveedor
Realizar contrato por el servicio a adquirirse.
Contrato S 15
E 10
Jefe de Responsabilidad Social/Proveedor/ Gerencia de Marketing
C 24
Contrato
Agendar reunión entre proveedor y gerencia general en la cual se procederá a la firma del contrato.
S 15
C 24
Contrato S 15
Asistente de Responsabilidad Social
C 24
Contrato
Enviar contrato firmado a área administrativa para su archivo.
S 15
C 24
Contrato S 15
Asistente de Responsabilidad Social Realizar seguimiento de ejecución de desarrollo del servicio: -Resultados -Tiempos -Informes
C 24
Contrato S 15
C 24
Contrato S 15
***Seguimiento en base a lo descrito en el contrato.
FIN
Elaborado por:
Validado por:
Calidad y Procesos Octubre 2014
OBSERVACIONES JEFE DE RESPONSABILIDAD SOCIAL
42 /58 Manual de Responsabilidad Social Corporativa
Octubre 2014
Aprobado por CDA, acta de aprobación. N. 118
Código: MP 05-P 05
Versión: V 02
Tipo de proceso: Estratégico Status: Propuesto
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Clave
Aprobado
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Fecha de elaboración:
Octubre 2014
Fecha de última revisión:
Febrero 2016
Fecha de próxima revisión:
6.4.2 Descripción de procesos N°
Responsable
Actividad Realizar el programa seleccionado: -Programa definido en base a necesidades de las comunidades o internas del grupo de stakeholders, y son enfocados a la sostenibilidad.
1
Jefe de Responsabilidad Social
Solicitar a Gerencia de Marketing la aprobación del programa seleccionado: -Capacitaciones -Talleres -Charlas -Campañas, etc.
2
3
4
-Programas planificados anualmente o según surgimiento de necesidades durante el transcurso del año.
Gerencia de Marketing
Asistente de Responsabilidad Social
NO se aprueba la ejecución o planificación de desarrollo del programa: ***Fin del procedimiento. SI se aprueba la ejecución o planificación de desarrollo del programa: Identificar y contactar telefónicamente a proveedor que pueda brindar el servicio según el programa a ejecutarse. Solicitar propuestas y cotizaciones según servicio requerido. Receptar propuestas de proveedores.
5
Jefe de Responsabilidad Social
Seleccionar mejores propuestas y cotizaciones para presentar a aprobación de Gerencia de Marketing. Revisar cotizaciones y ventajas según propuesta del proveedor.
6
Definir proveedor al cual se va adquirir el servicio. 7
Jefe de Responsabilidad Social/Gerencia de Marketing
8
43 /58 Manual de Responsabilidad Social Corporativa
Solicitar se califique como proveedor para brindar servicios en la cooperativa. Solicitar aprobación de adquisición de servicio según monto (Anexo 1).
Aprobado por CDA, acta de aprobación. N. 118
Código: MP 05-P 05
Versión: V 02
Tipo de proceso: Estratégico Status: Propuesto
MANUAL DE RESPONSABILIDAD SOCIAL CORPORATIVA
9
Jefe de Responsabilidad Social
10
Jefe de Responsabilidad Social
11
Área Legal
12
Jefe de Responsabilidad Social/Proveedor/Gerencia de Marketing
Aprobado
Apoyo
Publicado
Fecha de elaboración:
Octubre 2014
Fecha de última revisión:
Febrero 2016
Fecha de próxima revisión:
NO se aprueba ejecución de programa según monto: ***Continuar con actividad N.-4 SI se aprueba ejecución de programa según monto: Solicitar a área legal la realización de contrato por el servicio a adquirirse. Realizar contrato por el servicio a adquirirse. Agendar reunión entre proveedor y Gerencia de Marketing en la cual se procederá a la firma del contrato. Enviar contrato firmado a área administrativa para su archivo.
13
14
Clave
Asistente de Responsabilidad Social
Realizar seguimiento de ejecución de desarrollo del servicio: -Resultados -Tiempos -Informes ***Seguimiento en base a lo descrito en el contrato.
44 /58 Manual de Responsabilidad Social Corporativa
Aprobado por CDA, acta de aprobación. N. 118
Código: MP 05-P 05
Versión: V 02
Tipo de proceso: Estratégico Status: Propuesto
MANUAL DE RESPONSABILIDAD SOCIAL CORPORATIVA
Clave
Aprobado
Apoyo
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Fecha de elaboración:
Octubre 2014
Fecha de última revisión:
Febrero 2016
Fecha de próxima revisión:
6.5 Desarrollo de memoria de responsabilidad social 6.5.1 Diagrama de Flujo MACROPROCESO: Responsabilidad Social Corporativa PROCESO: Responsabilidad Social Corporativa SUBPROCESO: Desarrollo de memoria de responsabilidad social
MG-05 MP-05:PP-01
Página 1 de 2
MP-04:PP-01-SPP-05
Desarrollo de memoria de responsabilidad social INICIO
Jefe de Responsabilidad Social Condensar información institucional que permita visualizar el impacto en la comunidad de las actividades realizadas por la cooperativa.
C 25 Información institucional
Información institucional
Información a condensar: -Procesos -Documentación -Programas -etc.
E 11
C 25
E 11
C 25
C 25 Jefe de Responsabilidad Social
Información institucional
Información institucional
Analizar información condensada.
E 11
E 11
Jefe de Responsabilidad Social
C 25
C 26
Identificar el impacto que genera cada una de las actividades.
Información institucional
Análisis de información institucional
***Actividades visualizadas por cada una de las áreas que conforma la cooperativa.
E 11
S 16
C 26 ¿El impacto de las actividades es negativo?
SI Jefe de Responsabilidad Social
C 25
C 27
Proponer planes de acciones correctivas. Información institucional
Los planes son propuestos en base información levantada o condensada.
E 11
a
la
Planes de acciones correctivas S 17
Jefe de Responsabilidad Social Elaborar contenido de responsabilidad social.
la
memoria
de
Contenido basado en los resultados y los impactos observados en el análisis de la información condensada.
C 25 Información institucional
Contenido general: -Información de impactos por área -Ejemplos: cantidad de negocios, cantidad de créditos otorgado a mujeres, productos creados para atención a sector prioritario, etc.
E 11
C 28 Contenido de la memoria de responsabilidad social S 18
*** La elaboración de la memoria de responsabilidad social se lo realiza anualmente.
A
Elaborado por:
Validado por:
Calidad y Procesos Octubre 2014
OBSERVACIONES JEFE DE RESPONSABILIDAD SOCIAL
45 /58 Manual de Responsabilidad Social Corporativa
Octubre 2014
Aprobado por CDA, acta de aprobación. N. 118
Código: MP 05-P 05
Versión: V 02
Tipo de proceso: Estratégico Status: Propuesto
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Aprobado
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Fecha de elaboración:
Octubre 2014
Fecha de última revisión:
Febrero 2016
Fecha de próxima revisión:
MACROPROCESO: Responsabilidad Social Corporativa PROCESO: Responsabilidad Social Corporativa SUBPROCESO: Desarrollo de memoria de responsabilidad social
MG-05 MP-05:PP-01
Página 1 de 2
MP-04:PP-01-SPP-05
Desarrollo de memoria de responsabilidad social
A
Jefe de Responsabilidad Social
C 28
Identificar público de interés al cual se difundirá el trabajo de memoria de responsabilidad social.
Contenido de la memoria de responsabilidad social
Identificación de público de interés
Público de interés identificado previo análisis.
S 18
C 28
S 18
Jefe de Responsabilidad Social Establecer forma de difusión de la memoria de responsabilidad social:
Contenido de la memoria de responsabilidad social S 18
*Física: continuar con procedimiento: Ejecución de programas de responsabilidad social. *Digital: continuar con procedimiento: Ejecución de programas de responsabilidad social, junto con intervención de área de marketing o responsable de página web.
Identificación de público de interés
Memoria de responsabilidad social S 19
S 18
FIN
Elaborado por:
Validado por:
Calidad y Procesos Octubre 2014
OBSERVACIONES JEFE DE RESPONSABILIDAD SOCIAL
46 /58 Manual de Responsabilidad Social Corporativa
Octubre 2014
Aprobado por CDA, acta de aprobación. N. 118
C 28
Código: MP 05-P 05
Versión: V 02
Tipo de proceso: Estratégico Status: Propuesto
MANUAL DE RESPONSABILIDAD SOCIAL CORPORATIVA
Clave
Aprobado
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Fecha de elaboración:
Octubre 2014
Fecha de última revisión:
Febrero 2016
Fecha de próxima revisión:
6.5.2 Descripción de procesos N°
Actividad
Responsable
Condensar información institucional que permita visualizar el impacto en la comunidad de las actividades realizadas por la cooperativa. 1
Información a condensar: -Procesos -Documentación -Programas -etc.
2
Analizar información condensada. Identificar el impacto que genera cada una de las actividades.
3
***Actividades visualizadas por cada una de las áreas que conforma la cooperativa. El impacto de las actividades SI es negativo: Proponer planes de acciones correctivas.
4
Jefe de Responsabilidad Social
Los planes son propuestos en base a la información levantada o condensada. ***Continuar con actividad N.-5 El impacto de las actividades NO es negativo: Elaborar contenido de la memoria de responsabilidad social. Contenido basado en los resultados y los impactos observados en el análisis d el a información condensada.
5
Contenido general: -Información de impactos por área -Ejemplos: cantidad de negocios, cantidad de créditos otorgado a mujeres, productos creados para atención a sector prioritario, etc. *** La elaboración de la memoria de responsabilidad social se lo realiza anualmente.
47 /58 Manual de Responsabilidad Social Corporativa
Aprobado por CDA, acta de aprobación. N. 118
Código: MP 05-P 05
Versión: V 02
Tipo de proceso: Estratégico Status: Propuesto
MANUAL DE RESPONSABILIDAD SOCIAL CORPORATIVA
Clave
Aprobado
Apoyo
Publicado
Fecha de elaboración:
Octubre 2014
Fecha de última revisión:
Febrero 2016
Fecha de próxima revisión:
Identificar público de interés al cual se difundirá el trabajo de memoria de responsabilidad social.
6
Público de interés identificado previo análisis. Jefe de Responsabilidad Social 7
Establecer forma de difusión de la memoria de responsabilidad social: *Física: continuar con procedimiento: Ejecución de programas de responsabilidad social. *Digital: continuar con procedimiento: Ejecución de programas de responsabilidad social, junto con intervención de área de marketing o responsable de página web.
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7 ANEXOS 7.1 ANEXO 1. MONTOS DE APROBACIÓN MONTO (USD)
APROBADO POR
$1 - $500
Gerencia de Marketig
$501 - $30000
Gerencia General
$30001 – $80.000
Comité de Adquisiciones
$80.001 – en adelante
Consejo de Administración
Conforme lo que dice la Ley (Art.30 Literal N del Decreto Ejecutivo 194 – Montos que superen el 25%
Asamblea General
del Patrimonio Técnico de la Institución)
El Comité de Responsabilidad Social únicamente analiza y aprueba la viabilidad de proyectos que se encuentran fuera de la planificación anual.
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7.2 ANEXO 2. FORMULARIO PARA SOLICITUD DE COOPERACIÓN O INICIATIVA
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7.3 ANEXO 3. ACUERDO DE CORRESPONSABILIDAD
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7.4 ANEXO 4. MATRIZ DE MEDICIÓN DE INDICADORES
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7.5 ANEXO 5. REQUISITOS SOLICITUD DE COOPERACIÓN
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7.6 ANEXO 6. SOLICITUD DE PAGO
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7.7 ANEXO 7. MONTOS DE CONTRIBUCIONES PARA COOPERACIONES EN LA COMUNIDAD
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7.8 ANEXO 8. PARAMETROS DE NO APROBACION PARÁMETROS DE NO APROBACIÓN Construcción de infraestructura o servicios que ya existan en la comunidad Obras o servicios que no sean de prioridad y no cuenten con el aval de las propias comunidades. Mítines, reuniones o asambleas que tengan carácter político o religioso. Actividades ilegales (extorsiones, amenazas, secuestros, chantajes, etc.) Actividades técnicamente no viables o con objetivos indefinidos o dudosos. Viáticos para funcionarios públicos; Remodelación de terrenos, viviendas u oficinas, cuando estas no son para beneficio de organizaciones comunitarias legalmente establecidas o para propietarios de los sitios. Gastos suntuarios o no indispensables para la actividad del proyecto Cuentas de la institución u organización que no sean directamente atribuibles a la actividad o proyecto; Vehículos automotores. El área de Responsabilidad social no da auspicios.
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