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NOTAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS A 31 DE DICIEMBRE DE 2.011

NOTA 1 - ENTIDAD REPORTANTE Y OBJETO SOCIAL El Conjunto Residencial Retiro de Santa Mónica P.H. es un proyecto inmobiliario sometido al régimen de propiedad horizontal establecido en la Ley 675 de 2.001, desarrollado en seis (6) etapas mediante las siguientes escrituras públicas: • • • • • •

Escritura Publica No. 4941 de junio 22 de 1994 de la Notaria 21 del círculo de Bogota constitutiva del Reglamento de Propiedad Horizontal de la copropiedad conformada por la Etapa I del proyecto. Escritura Publica No. 9010 del 8 de noviembre de 1994 de la Notaria 21 del circulo de Bogota adicionando la Etapa II del proyecto. Escritura Publica No. 3925 del 24 de julio de 1995 de la Notaria 21 del circulo de Bogota adicionando la Etapa III del proyecto. Escritura Publica No. 2494 del 21 de Abril de 1997 de la Notaria 21 del circulo de Bogota adicionando la Etapa IV del proyecto. Escritura Pública No. 527 del 13 de febrero de 2002 de la notaría 21 del circulo de Bogotá adicionando la Etapa V del proyecto. Escritura Pública No. 1788 del 23 de mayo de 2003 de la Notaría 21 del círculo de Bogotá adicionando la Etapa VI del proyecto.

En el año 2010 se efectuó la modificación al reglamento de propiedad horizontal de la Copropiedad, aprobada en Asamblea Ordinaria del 28 de marzo de 2010, mediante Escritura pública No. 1964 de julio 18 de 2010 de la Notaría 60 del Círculo de Bogotá. La copropiedad se encuentra registrada ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN mediante NIT 830.122.407-9 con última revisión y actualización en el año 2.010 siendo sus responsabilidades Retención en la Fuente a titulo de renta y presentación de Información Exogena. Por mandato legal la persona jurídica originada es de naturaleza civil, sin ánimo de lucro; en consecuencia, tendrá la calidad de no contribuyente de impuestos nacionales, así como del impuesto de industria y comercio. NOTA 2.- PRINCIPALES POLITICAS Y PRACTICAS CONTABLES a) Base de preparación de los Estados financieros Las políticas de contabilidad y la preparación de los estados financieros de la propiedad horizontal están de acuerdo con las normas contables básicas establecidas en los Decretos 2649 y 2650 de 1993. De igual manera, se siguen los lineamientos establecidos en la Orientación Profesional de fecha 26 de febrero de 2008 emanada por el Consejo Técnico de la Contaduría Publica – Junta Central de Contadores de Colombia; destinada al EJERCICIO PROFESIONAL DE LA CONTADURÍA PÚBLICA EN ENTIDADES DE PROPIEDAD HORIZONTAL. La administración de la propiedad horizontal elabora y presenta sus estados financieros al 31 de diciembre de cada año y el estado de resultados por el periodo comprendido entre el 1 de enero y el 31 de diciembre, fecha de cierre del ejercicio. Dentro del año se elaboran los estados financieros con una frecuencia mensual, con un propósito informativo, para ser presentado ante el consejo de administración. b) Propiedad planta y equipo Las propiedades, planta y equipo se registran al costo de adquisición y se incrementan con los desembolsos necesarios para colocar los bienes en condiciones de utilización; se deprecian por el método de línea recta, estimando la vida útil de los respectivos activos así: Maquinaria y Equipo Equipo de oficina Equipo de cómputo

10 años 10 años 5 años

10% anual 10% anual 20% anual

Cabe anotar que dentro de la copropiedad se manejan los activos fijos propios de la administración, que son los inherentes a la operación, tales como equipo de computación, y mobiliario; adicionalmente se administran los activos de cada una de la torres, los cuales se manejan en cuentas de orden para reflejar su cuantía económica. c) Bases de reconocimiento de ingresos y gastos Los ingresos y los gastos se registran por el sistema de causación. Los ingresos de la propiedad horizontal representan los dineros que se perciben como expensas comunes ordinarias y extraordinarias, multas,

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intereses, fondo de imprevistos, canceladas por cada uno de los propietarios de unidades privadas que la conforman, además de los rendimientos financieros y de otros ingresos no operacionales como alquileres de salones comunales, recaudo por teléfono monedero y reciclaje. Los gastos agrupan los cargos operativos en que incurre la copropiedad, cuyos beneficios no se extienden mas allá del periodo contable y los conceptos que disminuyen el valor de los activos tales como depreciaciones, amortizaciones y provisiones. d) Impuestos En cumplimiento del Articulo 33 de la Ley 675 de 2.001, la propiedad horizontal tendrá la calidad de no contribuyente de impuestos nacionales, así como del impuesto de industria y comercio. La obligación tributaria de la propiedad horizontal se expresa como agente retenedor en el impuesto de renta y complementarios. e) Fondo de Imprevistos Naturaleza: El articulo 35 de la Ley 675 de 2001 establece: “(...) La persona jurídica constituirá un fondo para atender obligaciones o expensas imprevistas, el cual se formará e incrementará con un porcentaje de recargo no inferior al uno por ciento (1%) sobre el presupuesto anual de gastos comunes y con los demás ingresos que la asamblea general considere pertinentes. La asamblea podrá suspender su cobro cuando el monto disponible alcance el cincuenta (50%) del presupuesto ordinario de gastos del respectivo año. El administrador podrá disponer de tales recursos, previa aprobación de la asamblea general, en su caso, y de conformidad con lo establecido en el reglamento de propiedad horizontal. f) Reclasificaciones Algunas cifras incluidas en los estados financieros al 31 de diciembre de 2010, fueron reclasificadas para uniformarlas a la presentación de los estados financieros de 2011. NOTA. 3- DISPONIBLE. Corresponde a los recursos económicos que dispone la copropiedad, depositados en caja y bancos a 31 de diciembre del año 2011, tal y como se muestra a continuación: AÑO 2011 CAJA Caja general Caja menor CUENTA CORRIENTE Colmena CUENTAS DE AHORRO Colmena Colmena Inversiones $

AÑO 2010

0 535.600

0 515.000

7.467.844

16.071.316

81.468.876 2.104.018 91.576.338

35.378.843 841.526 52.806.685

$

La caja menor corresponde a un valor fijo en el año, el cual se utiliza para cubrir gastos en que debe incurrir la administración para dar solución a necesidades inmediatas. Por lo menos una vez al mes se efectúa el reintegro de caja menor, cuando se ha gastado el 80% del fondo fijo. En el año 2009, el Consejo de administración estableció el fondo fijo de caja menor en un S.M.M.L.V., que para el año 2011 era $535.600. Los saldos en las cuentas bancarias allí reflejados son los dineros que conforman el pago de las cuotas de administración y obligaciones actuales pendientes de desembolsar. Mensualmente se concilian los saldos de los bancos con la contabilidad. La Cuenta de ahorros de Colmena 26507394804, que se utilizó para el recaudo y administración de los recursos de la cuota extraordinaria de septiembre de 2010 y enero de 2.010, refleja el valor recaudado no utilizado. NOTA. 4- INVERSIONES Las inversiones que en la actualidad maneja la copropiedad se realizan con el fondo fiduciario de Skandia y se describen a continuación: AÑO 2011 AÑO 2010 FIDUCIA Colmena Dia a dia 35.851.265 0 13418 Fondo para Inversiones 0 74.663.797 15419 Fondo de Imprevistos 110.362.616 92.798.921 $ 146.213.881 $ 167.462.718

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Este año se canceló la Fiducia 13418 y se abrió una cuenta Dia a dia de Colmena. La Fiducia 15419 destinada exclusivamente para el manejo del fondo de imprevistos, presentó incrementos con las apropiaciones del año.

NOTA. 5- DEUDORES Esta cuenta está conformada por las deudas a cargo de los propietarios y residentes por cuotas de administración, intereses de mora en pago de cuotas, cuota extraordinaria, sanciones de asamblea y parqueadero de visitantes cuya discriminación se muestra a continuación: CUENTAS POR COBRAR A CORTO PLAZO Cuotas de administración Cuota Extraordinaria Intereses de Mora Parqueadero de visitantes Honorarios Abogado Provisión de cartera CUENTAS POR COBRAR COPROPIETARIOS CORTO PLAZO

2011 35.815.064 420.719 4.706.204 255.000 0 0

2010 28.601.600 1.682.876 2.963.978 390.000 0 -5.342.960

41.196.987

28.295.494

CUENTAS POR COBRAR A LARGO PLAZO Cuotas Administración Cuota Extraordinaria Intereses de mora Sanciones Asamblea Parqueadero de visitantes Honorarios abogado Provisión de cartera CUENTAS POR COBRAR COPROPIETARIOS LARGO PLAZO

2011 0 0 0 0 0 0 0

2010 7.296.351 0 0 0 0 0 -7.296.351

0

0

TOTAL CUENTAS POR COBRAR COPROPIETARIOS

41.196.987

40.934.805

La cartera a largo plazo, la conforma un inmueble, el cual actualmente se encuentra en cobro jurídico. En octubre del 2011, se logró la recuperación de la cartera del inmueble con mayor deuda que tenía el Conjunto. La provisión de cartera de $12.639.357, fue reintegrada a la Copropiedad, con afectación directa a los resultados de ejercicios anteriores.

NOTA 6- DEUDORES VARIOS 2011 Certificados de Libertad Santa Mónica Administración Parques Tarjetas de aproximación Otros deudores DEUDORES VARIOS

0 143.600 0 409.812 553.412

2010 11.840 101.774 0 407.501 521.115

NOTA 7- ACTIVOS FIJOS El registro de propiedad, planta y equipo se lleva a cabo sobre la base del costo histórico incrementado con las adiciones, mejoras y reparaciones; son bienes dispuestos para la operación y usufructo de la administración. (Clasificación emitida por la Orientación Profesional Ejercicio Profesional de la Contaduría

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Pública en Entidades de Propiedad Horizontal de fecha 28 de febrero de 2008 del Consejo Técnico de la Contaduría Pública). La Propiedad planta y equipo se detalla de la siguiente manera:

DEPRECIABLES

COSTO HISTORICO

EQUIPO DE OFICINA EQUIPO DE COMPUTO TOTAL PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO

31.088.144 33.645.485 55.501.599

VALOR NETO

DEPRECIACION 17.638.061 23.926.342 41.564.403

13.450.083 9.719.143 23.169.226

En el 2010 se hizo el levantamiento de información sobre los activos fijos del Conjunto, con el fin de mantener actualizada esta información. En el 2011 se efectuó el registro de la donación del circuito cerrado de Vigilancia, donado por Celar por valor de $9.232.030 constituyendo un superávit en el patrimonio por el mismo valor. NOTA 8.- DIFERIDOS Se contabilizan como gastos diferidos los recursos sobre los cuales se espera obtener beneficios económicos en otros períodos hasta que el correspondiente beneficio económico este total o parcialmente consumido. Este rubro lo representa la póliza de seguros contratada con Colpatria por el término de un año con fecha de vencimiento en Diciembre de 2.011. En el año 2011 hubo una disminución con respecto al 2010 del 13% del valor de la prima.

GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADO

AÑO 2011

Seguros - Póliza para bienes comunes

103.942.534

119.478.816

103.942.534

119.478.816

AÑO 2010

NOTA 9.- CUENTAS POR PAGAR Registra el valor adeudado por la copropiedad por los bienes y servicios recibidos que al cierre del ejercicio quedaron pendientes por pagar, tal como se detalla a continuación. CONCEPTO Gastos legales Honorarios Revisoría Fiscal Honorarios Contador Honorarios Interventor Honorarios Abogado Servicios de mantenimiento del conjunto Servicios públicos Seguros - Póliza bienes comunes Repuestos Servicio Vigilancia (factura diciembre) Servicio de aseo (factura diciembre) Servicios temporales de personal Contrato iluminación Obra Porteria Contrato Limpieza de vidrios Suministros por pagar

AÑO 2011

AÑO 2010

0 750.000 750.000 0 1.030.000 8.545.183 11.030.478 109.413.194 545.200 66.936.151 11.289.366 3.627.684 7.477.450 21.730.005 4.207.793 53.000 247.385.504

0 630.000 594.000 0 1.030.000 9.421.329 10.932.650 126.506.982 3.632.482 65.943.906 10.861.429 3.333.443 2.267.220 0 0 880.658 236.034.099

NOTA 10.- ACREEDORES VARIOS Registra el saldo por pagar de gastos efectuados por caja menor y por la administración, pendientes de reintegrar a 31 de diciembre de 2011.

AÑO 2011 Reintegros por pagar

4.916.975

AÑO 2010 692.671

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NOTA 11.- PASIVOS ESTIMADOS Y PROVISIONES Registra el valor de las apropiaciones efectuadas por la copropiedad para atender obligaciones que al cierre del ejercicio contable estaban en ejecución o se proyectaban ejecutar en los primeros tres meses del año siguiente, cuyo monto exacto se desconoce pero que para efectos contables y financieros debe causarse oportunamente. Las provisiones son las siguientes:

Provisión para Provisión para Provisión para Provisión para Provisión para Imprevistos

CONCEPTO Mantenimientos Compra Activos Costos y gastos Asesorías y Soportes Técnicos Contingencias – Fondo de

AÑO 2011 1.113.911 5.000.000 10.289.000 0

AÑO 2010 8.500.000 9.828.029 0 6.352.640

109.479.373 125.882.284

92.707.165 117.457.834

El fondo de Imprevistos, se encuentra disponible en su totalidad en la Fiducia No. 15419 cuyo saldo a 31 de diciembre es $110.362.616. NOTA 12.- PASIVOS DIFERIDOS Corresponde a los pagos efectuados por los residentes por concepto de cuotas de administración de vigencias futuras. Anticipo Cuotas de Administración

AÑO 2011 5.443.600

AÑO 2010 6.152.081

NOTA 13.- CUOTA EXTRAORDINARIA Saldo por Ejecutar Cuota Extraordinaria

2.524.314

Cartera por Cobrar Disponible Cuenta Colmena

420.719 2.104.018

NOTA 14.- OTROS PASIVOS Registra los pagos recaudados por la administración que son utilizados para una obra específica o para ser reintegrados.

Cuarto de Basuras

8.000.000

8.000.000

8.000.000

8.000.000

Corresponde al valor entregado por la Constructora para la adecuación del cuarto de basuras.

NOTA 15.- PATRIMONIO El Patrimonio esta constituido por los excedentes del presente ejercicio, resultados de años anteriores y los aportes de cada una de las torres el cual debido a su importancia detallamos a continuación.

AÑO 2011 Aporte fusión torre 1 Aporte fusión torre 2 Aporte fusión torre 3 Aporte fusión torre 4 Aporte fusión torre 5 Aportes copropiedad

0 0 0 0 0 0 0

AÑO 2010 39.795.405 8.000.000 8.000.000 7.000.000 6.000.000 1.000.000 9.795.405

En la asamblea del año 2011, se dio potestad al consejo de administración, para utilizar estos recursos en la adecuación de la portería principal, obra que se inició en diciembre de 2011 y culminó en enero de 2012.

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NOTA 16.- INGRESOS Comprende los valores recibidos y/o causados como resultado de las actividades desarrolladas en cumplimiento de su objeto social, mediante el pago de unas cuotas de administración y demás ingresos por concepto de rendimientos financieros, intereses por mora, sanciones por inasistencia, parqueaderos, fondo de imprevistos, descuentos por pronto pago, entre otros.

NOTA 17.- GASTOS OPERACIONALES Corresponde a las erogaciones realizadas por la Copropiedad para atender los gastos inherentes a su funcionamiento debidamente soportados y verificados. Gastos por Honorarios Es el valor cancelado por la copropiedad al profesional nombrado por la asamblea general de copropietarios, encargado de auditar las cifras y los documentos presentados por la administración, el contador quien ha certificado los estados financieros y el pago por honorarios de asesoría jurídica. Gastos por Seguros de Áreas comunes Conforman este rubro la amortización mensual del valor cancelado por la renovación de las pólizas del seguro de las áreas comunes. Gastos por Servicios Generales Conforman este rubro los servicios prestados a la copropiedad como la vigilancia, el aseo, administración, la carga laboral correspondiente a los empleados contratados para la operación del conjunto, las asesorías y los servicios públicos.

HONORARIOS Revisoría Fiscal Contador Asesoría Jurídica SEGUROS SERVICIOS Aseo Vigilancia Administración de Personal Servicio al Cliente Administrador Asistente Administrativo Toderos Jardinero Acueducto Energía Proyecto Energía * Teléfono Internet y Tv Gas Transportes, Fletes y acarreos

AÑO 2011 17.580.000 8.850.000 8.730.000 0

AÑO 2010 18.550.000 8.250.000 7.740.000 2.560.000

127.269.476

90.933.655

1.223.680.382 138.192.720 818.942.192 8.600.291 17.781.449 45.600.000 20.094.574 21.867.337 11.610.814 13.075.672 110.108.869 10.000.000 5.061.884 1.056.000 448.780 1.239.800

1.185.198.837 132.778.922 791.326.871 8.866.773 15.859.963 40.800.000 18.346.218 22.388.812 10.764.199 13.918.778 113.249.261 7.323.619 4.656.399 1.013.768 319.510 1.403.684

*En el año 2011, se continuó con el proyecto de energía con la adquisición del variador del tablero de control por valor de $12.667.200 . Gastos Por Mantenimientos Generales Corresponde al cumplimiento de contratos para el mantenimiento mensual de los equipos y la maquinaria con el fin de corregir o prevenir daños que se puedan presentar y cuyo costo sea mayor. Es de obligatorio cumplimiento que la administración vele por el mantenimiento de los bienes comunes y en su cumplimiento se haga erogaciones para mantener los bienes en perfecto estado y adecuarlos a las necesidades del Conjunto. AÑO 2011 AÑO 2010 MANTENIMIENTOS 220.606.027 251.044.117 Mantenimiento Ascensores 65.569.938 63.561.063 Repuestos Ascensores 4.092.480 4.406.760 Mantenimiento Motobombas 4.200.000 3.543.800

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Repuestos Eyectoras Mantenimiento Planta Eléctrica Repuestos Plantas Eléctricas Mantenimiento Extintores Mantenimiento Citófonos y Señal Tv Mantenimiento Equipo de Gimnasio Adquisición de Herramienta Correo Electrónico y Página Web Mantenimiento Equipo de Computo Mantenimiento Zonas Comunes Impermeabilización Fachada Impermeabilización Cubiertas Siliconado y sellado ventanas Mantenimiento Jardines y parques Limpieza de Vidrios Reparación Puertas Lavado Tanque de Agua Fumigaciones

14.068.904 4.872.000 4.215.440 911.000 1.290.000 4.554.700 1.037.884 179.800 1.704.420 73.589.460 0 19.623.227 0 6.262.274 8.500.000 2.698.500 2.436.000 800.000 AÑO 2011

ADECUACIONES E INSTALACIONES Instalaciones y Suministros Eléctricos Arreglos Ornamentales

15.461.000 12.461.000 3.000.000

16.630.693 4.252.560 4.441.920 826.000 1.215.000 4.131.000 1.196.900 220.000 1.915.540 38.911.322 19.505.000 14.956.000 40.170.720 8.000.000 17.000.000 2.400.000 2.999.839 760.000 AÑO 2010 14.400.000 12.000.000 2.400.000

Gastos Depreciación Activos fijos Corresponde al registro obligatorio en libros, con el fin de calcular el desgaste de los activos adquiridos. En el 2011, se efectuó la depreciación con base en las tasas de depreciación por el método de línea recta, y a diciembre ya se habían depreciado en su totalidad algunos de los activos adquiridos por la Copropiedad. Gastos de Operación Dentro del funcionamiento de la administración se deben hacer erogaciones como papelería, implementos de aseo, atención a empleados, provisiones para celebraciones, Arreglos florales en las recepciones y otros gastos imprevistos.

DIVERSOS Elementos de aseo Elementos de Cafetería Útiles, Fotocopias y Papelería Combustibles Arreglos Florales Gastos Asamblea Elementos de Decoración Fiesta Madres y Niños Fiesta navidad Gastos legales Bonificaciones Aportes a parques Imprevistos *

AÑO 2011 53.547.309 4.574.700 1.878.771 7.649.502 129.761 9.465.000 4.159.035 4.241.640 5.200.000 2.600.000 0 4.000.000 4.800.000 4.848.900

AÑO 2010 50.549.203 4.320.000 1.773.535 7.445.317 452.285 8.689.000 4.991.407 4.000.000 5.000.000 2.441.486 39.919 3.800.000 0 7.596.254

*El gasto de imprevistos, se afectó principalmente por la poda y tala de arboles. Gastos No Operacionales Corresponden a los gastos por comisiones, notas bancarias y chequeras. En este rubro se incluye a partir de este año, el servicio de administración del pago electrónico.

NO OPERACIONALES Gastos Bancarios Administración Pago Electrónico PSE

AÑO 2011 6.329.097 4.539.765 1.789.332

AÑO 2010 4.220.075 2.499.564 1.720.512

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NOTA 18. – RESULTADOS DEL EJERCICIO El resultado neto del 2011 presenta un excedente de $10.410.097, el cual absorberá el déficit de ejercicios anteriores por valor de $9.907.897.

NOTA 19.- CUENTAS DE ORDEN Su saldo corresponde al valor simbólico del inventario físico de propiedad planta y equipo a diciembre 31/11 del Conjunto Santa Mónica del cual se hace responsable la administración. Al valor de los proyectos de seguridad, talanqueras y circuito cerrado de TV, y a $1.930.000.000 del valor actual de los bienes comunes de la copropiedad, que se registran en cuentas de orden con el fin de conocer su valor asegurado y su valor de reposición. A continuación se relacionan: Cantidad

Valor

ASCENSORES

12

1.504.300.000

EQUIPO HIDRONEUMATICO

3

94.500.000

PLANTA ELECTRICA

3

301.000.000

CITOFONIA

6

20.100.000

SISTEMA DE FUENTE

1

10.100.000

EQUIPOS DE SEGURIDAD ELECT

65.566.969

SISTEMA TALANQUERAS

60.718.679

CAMILLAS RIGIDAS (DONACION)

793.440

SILLA DE RUEDAS

335.000

CARROS DE MERCADO

5.452.960

HERRAMIENTAS Y MUEBLES

4.048.300

VDR SHR-8162

28.183.106

EQUIPO DE GIMNASIO

10.599.312

VARIADOR TABLERO CONTROL

12.667.200 $2.118.364.966

WILLIAM VELASQUEZ GIRAL ADMINISTRADOR

CLAUDIA DIAZ CADENA CONTADORA T.P. 41.673-T