CONTRALORIA1

OFICINA GENE RA L DE LA REPÚBLICA JURIGICA

80112 Bogotá, D.C. Contraloría General de la Republica S0017-04-201611:35 Al Contestar Cite Este No.: 20161E0035092 Fo1:3 Anex:0 FA:0 ORIGEN 80112-OFICINA JUR1DICA / MARTHA JULIANA MARTINEZ BERMEO DESTINO 89111-CONTRALORIA DELEGADA PARA EL SECTOR DEFENSA JUSTICIA Y SEG. / IVONNE DEL PILAR JIMENEZ CARGA ASUNTO RESOLUCION 101 DE 2014 HALLAZGOS FISCALKES ARCHIVO OBS

20151E0035092

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Doctora IVONNE DEL PILAR JIMENEZ GARCIA Contraloría Delegada para el Sector Defensa, Justicia y Seguridad Contraloría General de la República Carrera 8 No. 15 — 46 piso 6 Bogotá

Asunto: Resolución Organizacional 101 de 2014 — Artículo 9° Hallazgos Fiscales Archivo. Respetada doctora Ivonne del Pilar: Esta oficina recibió su escrito radicado 20151E0016014 del 24 de febrero de 2015, mediante el cual consulta lo siguiente: En virtud de lo previsto por la Guía de Auditoría ajustada al ambiente SICA, con base en la cual se adelantan los procesos auditores de las últimas vigencias, se atribuye a los Comités Técnicos Sectoriales, la función de validar o no los hallazgos fiscales que sean sometidos a su consideración, por los equipos de auditoría, en desarrollo de la discusión y aprobación de los informes producto de las actuaciones de control fiscal. La aprobación en instancia de Comité Técnico, se refleja en la firma de los informes por parte del Contralor Delegado Sectorial, quien a su vez preside dicho órgano colegiado. Una vez aceptada la connotación fiscal de los hallazgos presentes en los informes corresponde su envío a la Contraloría Delegada para Investigaciones, Juicios Fiscales y Jurisdicción Coactiva, en sus respectivos formatos y con el material probatorio que sustenta los hechos que motivaron la observación fiscal. Mediante Resolución Organizacional 101 de 2014, el Contralor General resignó las competencias para adelantar procesos de responsabilidad fiscal, las cuales se encontraban previamente a cargo de diferentes dependencias. Para el presente (kr., caso, la mencionada norma dispuso en su artículo 9 lo siguiente:

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"Artículo 9: Ordenar a las Contralorías Delegadas Sectoriales trasladar a la Contraloría Delegada para Investigaciones, Juicios Fiscales y Jurisdicción Coactiva los antecedentes fiscales con sus respectivos soportes y medios de prueba y con el previo cumplimiento de los requisitos previstos en el artículo 41 de la Ley 610 de 2000 cuando como fruto de las valoraciones de su competencia encuentre mérito para el inicio de la acción fiscal." Con tal atribución, se asignó a los Contralores Delegados Sectoriales la función de control de los hallazgos fiscales, así como el material probatorio recaudado, con el fin de evaluar el mérito de los mismos para iniciar la acción de responsabilidad fiscal. La aplicación del control que aquí se instaura, implica que el Contralor Delegado Sectorial, luego de examinar los antecedentes que se sometan a su consideración, esto es, los hallazgos fiscales generados en diferentes actuaciones de control fiscal y aprobados por el Comité Técnico, pueda encontrar que bien el hallazgo o el material probatorio, no cumplen los requisitos del artículo 41 de la Ley 610 de 2000, lo que implicaría falta de mérito y por ende culminación anormal del trámite del hallazgo. Lo expuesto genera inquietudes respecto de la competencia del Contralor Delegado Sectorial para culminar sin traslado los hallazgos fiscales sometidos a su examen. Se consulta: 1. Puede el Contralor Delegado Sectorial como resultado de la valoración de los antecedentes fiscales sometidos a su consideración en virtud del artículo 9 transcrito, ordenar la culminación o el archivo de los hallazgos fiscales previamente aprobados por una instancia bajo su dirección, cuando no se encuentre mérito para el inicio de la acción fiscal? 2. En caso afirmativo, ¿Cuál sería el soporte legal que asigne competencia al Contralor Delegado Sectorial para culminar de manera anormal el trámite de un hallazgo fiscal? ¿A través de qué procedimiento? 3. En caso negativo, ¿Cuál sería la instancia competente, en instancia de revisión, para ordenar la culminación del trámite de los hallazgos fiscales que no ameriten el inicio de la acción fiscal?

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ALCANCE DEL CONCEPTO Los conceptos emitidos por la Oficina Jurídica de la Contraloría General de la República, son orientaciones de carácter general que no comprenden la solución directa de problemas específicos, ni el análisis de actuaciones particulares. En cuanto a su alcance, no son de obligatorio cumplimiento o ejecución, ni tienen el carácter de fuente normativa y sólo pueden ser utilizados para facilitar la interpretación y aplicación de las normas jurídicas vigentes, en materia de control fiscal. Por lo anterior, la competencia de la Oficina Jurídica para absolver consultas se limita a aquellas que formulen las dependencias internas de la CGR, los empleados de las mismas y las entidades vigiladas "sobre interpretación y aplicación de las disposiciones legales relativas al campo de actuación de la Contraloría Generari, así como las formuladas por las contralorías territoriales "respecto de la vigilancia de la gestión fiscal y las demás materias en que deban actuar en armonía con la Contralor a General"2 y las presentadas por la ciudadanía respecto de "la consultas de orden urídico que le sean formuladas a la Contraloría General de la República"3. En este o-den, mediante su expedición se busca "orientar a las dependencias de la Contraloría General de la República en la correcta aplicación de las normas que rigen para la vigilancia de la gestión fiscal"»y "asesorar jurídicamente a las entidades que ejercen el control fiscal en el nivel territorial y a los sujetos pasivos de vigilancia cuando éstos lo soliciten"5. Finalmente se aclara que no todos los conceptos implican la adopción de una doctrina e interpretación jurídica que comprometa la posición institucional de la Contraloría General de la República, porque de conformidad con lo dispuesto en el artículo 43, numeral 166 del Decreto Ley 267 de 2000, esta calidad solo la tienen las posiciones jurídicas que hayan sido previamente coordinadas y con la(s) dependencia(s) implicada(s).

Art. 43, numeral 4 del Decreto Ley 267 de 2000. Art. 43, numera/ 5 del Decreto Ley 267 de 2000. Art. 43, numerar 12 del Decreto Ley 267 de 2000. Art. 43, numera 11 del Decreto Ley 267 de 2000. 5 Art. 43, numera 14 del. Decreto Ley 267 de 2000. 6 Art. 43. OFICINA JURIDICA. Son funciones de la Oficina Jurídica: (...) 16. Coordinar con las dependencias la adopción de una doctrina e interpretación jurídica que comprometa la posición institucional de la Contraloría General de la República en todas aquellas materias que por su importancia arr eriten dicho pronunciamiento o por implicar una nueva postura de naturaleza jurídica de cualquier orden. 2

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CONSIDERACIONES JURIDICAS El proceso auditor de la Contraloría General de la República, es un proceso técnico, que consta de varias etapas secuenciales y armonizadas, que permiten una evaluación integral y de alta calidad, obteniendo resultados efectivos y oportunos. Dichas etapas se encuentran esquematizadas en la Guía de Auditoría7 con el fin de estandarizar y unificar la metodología para la ejecución del proceso auditor, la cual es una herramienta de trabajo de aplicación obligatoria, por parte de los funcionarios de la Contraloría General de la República. En el tema que nos ocupa, relacionado con la evaluación y validación del hallazgo, la misma guía, establece: "En mesa de trabajo, realizada con el acompañamiento de al menos un funcionario experto en el proceso de responsabilidad fiscal, una vez valoradas las pruebas realizadas, las evidencias obtenidas, la respuesta del auditado, se concluye sobre si la observación se establece como hallazgo administrativo y se determina su posible incidencia fiscal, penal, disciplinaria o de otra índole. Establecido el hallazgo en mesa de trabajo por el equipo auditor con el acompañamiento de un funcionario experto en el proceso de responsabilidad fiscal, se sustentará ante el comité técnico o la instancia competente para su validación teniendo en cuenta la reglamentación de la administración del proceso auditor. En los eventos en que no exista acuerdo entre el equipo auditor y el funcionario experto en el proceso de responsabilidad fiscal acerca de la incidencia fiscal del hallazgo, se convocará a sesión de mesa de trabajo a los funcionarios de más alta jerarquía del proceso auditor, al comité técnico y de responsabilidad fiscal, para que participen de la evaluación y definan si existe o no incidencia fiscal". Dicho comité, lo preside el Contralor Delegado Sectorial, quien además firma el informe. Sobre él mismo tema, la Guía de Auditoría determina: "Habrá de tenerse en cuenta que existen situaciones que finalmente no son constitutivas de hallazgo con incidencia fiscal, igualmente, que en los casos excepcionales en los que dentro de la fase de ejecución de la auditoría y dada la complejidad del asunto no se logre definir la existencia del hallazgo con incidencia fiscal, tendrá que tramitarse la indagación preliminar con la coordinación del área de responsabilidad fiscal".8

7 Guía de Auditoría de la Contraloría General de la República, febrero de 2015. 8 Guía de Auditoría de la Contraloría General de la República, febrero de 2015.pág. 53.

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Es impo ante señalar también el papel que cumple dentro del Proceso Auditor, el funcionar o experto en el proceso de responsabilidad fiscal, el cual tiene como función a ompañar para orientar al auditor sobre la información que debe consultar para determinar la observación y soportar posteriormente el hallazgo. Este exp do, debe también participar en la sustentación del hallazgo y del Informe de Audi oría en lo relacionado con los hallazgos ante las instancias correspo dientes. En este .rden y de conformidad con el procedimiento establecido en la Guía de Auditoría, agotado el Proceso auditor en los términos de los artículos 41 de la Ley 610 de 2e009 y 98 de la Ley 1474 de 201110 en armonía con el artículo 9° de la Resolución 0101 de 2014, los hallazgos fiscales deben reunir los elementos de la responsa ilidad fiscal, es decir, que de las valoraciones realizadas debe tenerse la certeza d que presta mérito para el inicio del proceso de responsabilidad fiscal. De igual anera, establece la actual Guía de Auditoría, el rol que cumple el Comité Técnico y su conformación. Dicho Co ité debe ser presidido por el Contralor Delegado Sectorial y participan en el mismo I rs Directores de Vigilancia Fiscal y de Estudios Sectoriales, como también los Supe isores encargados de Auditoría, los Coordinadores de Gestión, los responsarles de auditorías y los integrantes del grupo auditor, estos últimos actúan como invitados. 9 Articulo 41. Re uisitos del auto de apertura. El auto de apertura del proceso de responsabilidad fiscal deberá contener lo siguiente: 1. Competencia d •l funcionario de conocimiento. 2. Fundamentos .e hecho. 3. Fundamentos .e derecho. 4. Identificación d la entidad estatal afectada y de los presuntos responsables fiscales. 5. Determinación el daño patrimonial al Estado y estimación de su cuantía. 6. Decreto de las 'ruebas que se consideren conducentes y pertinentes. 7. Decreto de las edidas cautelares a que hubiere lugar, las cuales deberán hacerse efectivas antes de la notificación del auto de apertura a los presuntos res onsables. 8. Solicitud a la en idad donde el servidor público esté o haya estado vinculado, para que ésta informe sobre el salario devengado para la época de los hechos, los datos sobre su identidad personal y su última dirección conocida o registrada; e igualmente para enterarla del inicio de las diligencias fiscale 9. Orden de notifi r a los presuntos responsables esta decisión.

10 I..ey 1474 de 9 I I AR :CULO 93. ETAPAS DEL RROCEDIWENTO VERBAL DE RESPONSABILIDAD FISCAL. El proceso verbal comprende las sig ,entes etapas:

a) Cuando se en uentre objetivamente establecida la existencia del daño patrimonial al Estado y exista prueba que comprometa la responsabilidad d I gestor fiscal, el funcionario competente expedirá un auto de apertura e imputación de responsabilidad fiscal, &cual deberá cumplir con los re uisitos establecidos en los artículos 41 y 48 de la Ley 610 de 2000 y contener además la formulación individualizada de cargos a los presu tos responsables y los motivos por los cuales se vincula al garante...

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Tiene este Comité, entre otras muchas funciones específicas del Proceso Auditor, revisar y aprobar los hallazgos resultantes del Proceso Auditor. Cabe destacar que, el equipo de auditoría tiene la responsabilidad de asegurarse que las evidencias que apoyen sus hallazgos y los resultados de los análisis causas y efectos, estén debidamente soportados. Así las cosas y tal como lo establecen los procedimientos del proceso auditor determinado en la Guía de Auditoría, el Comité Técnico es la instancia que valida los hallazgos fiscales que posteriormente se incluyen en el informe debidamente soportado, por prestar mérito para iniciar la acción fiscal. En el mismo sentido, el artículo 9 de la Resolución 0101 de 2014, señala los elementos necesarios para que proceda la apertura del Proceso de Responsabilidad Fiscal. De otro lado, en firme el informe de auditoría y al analizar los antecedentes fiscales, si se denota que el hallazgo fiscal no reúne los requisitos del artículo 9° de la Resolución Organizacional No. 101 de 2014, que configurados de acuerdo con los procedimientos determinados en la Guía de Auditoría, establecen en el Comité Técnico, la competencia para revisar y aprobar los hallazgos. Habida cuenta que esta instancia tiene la función antes señalada, corresponde a la misma, realizar un nuevo análisis y de determinarse justificadamente que el hallazgo no posee la connotación de fiscal, este debe levantarse y así consignarse en el documento respectivo.

Cordial saludo

ARTHA JULIANA MARTÍNEZ BERM E0 Directora Oficina Jurídica Proyectó: Cielo Eslava Boowdem Revisó: Dra. Lucenith Muñoz ren N.R.2015IE0016014

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