CONTRALORIA GENERAL DE CUENTAS

INFORME DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL CON ENFASIS EN LA EJECUCION PRESUPUETARIA MUNICIPAL IXCAN PLAYA GRANDE, EL QUICHE PERIODO AUDITADO DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE 2008

GUATEMALA, MAYO 2009

Guatemala, 29 de Mayo de 2009 Señor(a) CARLOS ALFREDO CAHUEC QUEJ Alcalde(sa) Municipal de Ixcan Playa Grande, El Quiche SU DESPACHO Señor Alcalde(sa): Hemos efectuado la Auditoría Gubernamental que incluye la evaluación de aspectos financieros, de cumplimiento, de gestión y de presupuesto correspondiente al período del 01-01-2008 al 31-12-2008 de la Municipalidad de Ixcan Playa Grande, Departamento de El Quiche. El examen se basó en la revisión de las operaciones financieras, de cumplimiento, de gestión y de presupuesto, ocurridas durante el ejercicio fiscal 2008 y como resultado del trabajo hemos detectado los siguientes aspectos importantes:

HALLAZGOS DE CUMPLIMIENTO: INCUMPLIMIENTO A LA LEY DE CONTRATACIONES (Hallazgo de Cumplimiento No.1) INCUMPLIMIENTO EN EL ENVÍO DEL RESUMEN DE INVENTARIO ANUAL A LA DIRECCIÓN DE BIENES DEL ESTADO Y CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS (Hallazgo de Cumplimiento No.2) LIBRO DE BANCOS NO AUTORIZADO POR LA CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS (Hallazgo de Cumplimiento No.3)

Los atributos de estos hallazgos se encuentran en el presente informe de auditoría. Atentamente, Ponente:

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Contraloría General de Cuentas

Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)

OBJETIVOS DE AUDITORÍA GENERALES: Practicar Auditoría Gubernamental, que incluya la evaluación de aspectos financieros de cumplimiento y de gestión, con énfasis en el Presupuesto 2008, a efecto de determinar que la información contable registrada esté correcta, confiable y que cumpla con las disposiciones legales aplicables, observando el Decreto No. 31-2002 del Congreso de la República LEY ORGANICA DE LA CONTRALORIA GENERAL DE CUENTAS y las Normas Generales de Control Interno y Normas de Auditoria Gubernamental, contenidas en los Acuerdos Internos No. 09-2003, A-22-2004, A-23-2004 emitidos por el Contralor General de Cuentas, Decreto No. 10197 Ley Orgánica del Presupuesto y Ley del Presupuesto General de Ingresos y Egresos para el Ejercicio Fiscal 2008. Alcanzar un nivel operativo sistemático y funcional que conlleve al fortalecimiento del control interno en los procesos administrativos y financieros, para el aprovechamiento racional de los recursos, a efecto de obtener resultados e información confiable, oportuna y transparente. ESPECÍFICOS: Practicar exámenes a las operaciones contables, presupuestarias y financieras del ejercicio fiscal 2008. Fortalecer la aplicación de la normativa legal aplicable y los procedimientos administrativos y técnicos, que permitan mejorar la calidad del control interno en el proceso de ejecución de las transacciones municipales y la administración de los recursos disponibles. Elevar el nivel de eficiencia de la Unidades de Administración Financiera Integrada Municipal y/o de las Tesorerías Municipales, a efecto de que éstas presten un mejor servicio en apoyo a la ejecución de los diferentes programas municipales. Apoyar la implantación de un sistema de información administrativa y financiera, confiable y oportuna, que provea los insumos básicos para la toma de decisiones a las autoridades municipales y la rendición de cuentas.

MUNICIPALIDAD DE PLAYA GRANDE, IXCAN Auditoría a la Liquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos Ejercicio Fiscal del 01 de enero al 31 de diciembre de 2008

Contraloría General de Cuentas

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Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)

ALCANCE DE AUDITORÍA Practicar Auditoría Gubernamental que incluya la evaluación de aspectos financieros, de cumplimiento y de gestión, con énfasis en la ejecución presupuestaria del ejercicio fiscal 2008, a efecto de determinar que la información contable registrada esté correcta, confiable y que cumpla con las disposiciones legales aplicables.

MUNICIPALIDAD DE PLAYA GRANDE, IXCAN Auditoría a la Liquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos Ejercicio Fiscal del 01 de enero al 31 de diciembre de 2008

Contraloría General de Cuentas

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Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)

HALLAZGOS DE CUMPLIMIENTO

HALLAZGO No. 1 INCUMPLIMIENTO A LA LEY DE CONTRATACIONES Condición Al momento de examinar los expedientes de obras de año 2008, siendo estos: contrato No. 016-2008, de fecha 25-04-2008, Mantenimiento de 50 kilómetros de carretera de la zona 2, de esta cabecera, por el valor de Q. 798,611.67; Contrato No. 017-2008 de fecha 25-04-2008, Mantenimiento de 25 kilómetros de Carretera de Cruce FTN Santo Tomas, hacia San Antonio Tzeja de esta Jurisdicción, por Q. 464,328.53; Contrato No. 018-2008 de fecha 05-05-2008; Arrendamiento de Maquinaria y Provisión de Material Balasto, Mantenimiento del Tramo Carretero de la Aldea Pueblo Nuevo, Cuatro Pueblos o Río Xalba, por Q. 357,142.86; Contrato No.019-2008, de fecha 05-05-2008, Arrendamiento Maquinaria y Provisión de Material Balasto, Construcción Camino Vecinal Fase II Aldea Cimiento de La Esperanza a San Antonio Chiquito, por Q 669,642.86; Así mismo los expedientes de obras de arrastre siguientes: Contrato No. 16-2007 de fecha 11-07-2007, Arrendamiento Maquinaria para Mantenimiento del Tramo Carretero de la FTN, Cruce Veracruz Hacia Aldea Valle de Candelaria I, por Q. 711,316.96; Contrato No. 020-2007, de fecha 26-08-2007, Construcción de 01 Kilometro de Calle Urbana, Fase II de la Aldea Flor Todosantera, por Q 132,513.39 y Contrato No. 023-2007, de fecha 21-09-2007, Rehabilitación de 5.6 kilómetros de la Zona 3 Cabecera Municipal, hacia la Aldea Nueva Esperanza, por Q 80,017.06, todos los valores indicados no incluyen IVA, en los cuales se encontró que no cumplen con varios requisitos que la Ley de Contrataciones y su Reglamento establecen, entre los que no se encuentran: La Constancia de Precalificado, Acuerdo de Aprobación de la Asignación Presupuestaria por el Concejo, Acta de Aprobación del Contrato, Declaración Jurada de no estar comprendido dentro de las prohibiciones que establece la Ley de Contrataciones del Estado, Acta de aprobación de la adjudicación. Criterio El Decreto 57-92 del Congreso de la República de Guatemala, Ley de Contrataciones del Estado, en los artículos Nos. 3, 36, 48, 71 y 80, Acuerdo Gubernativo No. 1056-92, Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, artículo No. 9, 12, 26 y 49; indican que se debe cumplir con los requisitos indicados en la condición. Causa Inobservancia de la base legal en contratación de obras. Efecto Incumplimiento a la Ley de Contrataciones del Estado y falta de garantía en el cumplimiento y calidad en la ejecución de las obras. Recomendación Las autoridades municipales, al celebrar contratos de obras y/o servicios, deben cumplir y ver que las empresas contratistas cumplan con los requisitos legales establecidos en la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento. Comentario de los Responsables En oficio sin número las autoridades municipales, se manifiestan y presentan documentos al respecto. Comentario de Auditoría Se confirma el presente hallazgo, ya que los documentos presentados estan incompletos y no son suficientes para desvanecer el mismo. Acción Legales y Administrativas Multa de conformidad el Decreto No. 57-92, del Congreso de la República de Guatemala, Ley de Contrataciones del Estado, artículo 83 y Acuerdo Gubernativo No. 1056-92, Reglamento de la misma Ley, artículo 56, para el Alcalde, Tesorero Municipal y Encargado de la Oficina Municipal de Planificación por la cantidad de Q 16,351.63 periodo 2004/2008 y para el Alcalde, Tesorero Municipal y Encargado de la Oficina Municipal de Planificación, por la cantidad de Q. 37,579.81 para cada uno, período 2008/20012.

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Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)

HALLAZGO No. 2 INCUMPLIMIENTO EN EL ENVÍO DEL RESUMEN DE INVENTARIO ANUAL A LA DIRECCIÓN DE BIENES DEL ESTADO Y CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS Condición Se comprobó que no se envió copia autorizada a la Contraloría General de Cuentas, el inventario de los bienes del municipio, practicado al 31 de diciembre del 2008. Criterio El Decreto Número 12-2002, del Congreso de la República, Código Municipal artículo 53, literal (r), establece: enviar copia autorizada a la Contraloría General de Cuentas del inventario de los bienes del municipio, dentro de los primeros 15 días calendario del mes de enero de cada año. Causa Negligencia por parte de las Autoridades Municipales, de no cumplir con enviar oportunamente las copia certificada del resumen del inventario a la Contraloría General de Cuentas. Efecto La falta de cumplimiento de presentación de la copia certificada del inventario, impide a la Contraloría General de Cuentas, contar con herramientas útiles para la verificación de los bienes con que cuenta la municipalidad. Recomendación Que el Alcalde Municipal, gire instrucciones al Tesorero Municipal, para que cumpla con el envío del resumen del inventario, tal y como lo establece la Ley. Comentario de los Responsables Las autoridades municipales, no se manifiestan ni presentan documentos de la deficiencia. Comentario de Auditoría Se giro Nota de Auditoria No.1 de fecha 08 de mayo de 2009, donde se les notificó del hallazgo y no se pronunciaron al respecto por lo que se confirma el mismo. Acción Legales y Administrativas Sanción económica, de conformidad con el Decreto No. 31-2002, del Congreso de la República, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39, numeral 18, para el Alcalde y Tesorero Municipal, por la cantidad de Q 4,000.00, para cada uno.

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Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)

HALLAZGO No. 3 LIBRO DE BANCOS NO AUTORIZADO POR LA CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS Condición Al examinar los documentos de movimiento de ingresos y egresos en lo que corresponde a libro de bancos y conciliación bancaria, se comprobó que este control se lleva en hojas movibles no autorizadas por la Contraloría General de Cuentas. Criterio Decreto No. 31-2002 del Congreso de la República de Guatemala, Ley Organica de la Contraloria General de Cuentas, Artículo 4, literal k)indica: Dentro de las atribuciones de la Contraloria General de Cuentas esta la de Autorizar y vericar la correcta utilización de hojas movibles, libros principales y auxiliares que se operen en forma manual, electrónica o por otros medios legalmente autorizados de las entidades sujetas a fiscalización. Causa Las Autoridades Municipales, no observaron aspectos legales en cuanto a la aplicación de procedimientos en la administración pública, relacionados con la habilitación y autorización de los Libros de Bancos que se utilizan en la Municipalidad. Efecto Los registros bancarios que se llevan en la Municipalidad, carecen de legitimidad, al igual que en las conciliaciones bancarias. Recomendación Que las autoridades municipales procedan a solicitar de inmediato la autorización de los Libros de Bancos ante la Contraloría General de Cuentas. Comentario de los Responsables No se pronunciaron al respecto de la deficiencia. Comentario de Auditoría Se giro Nota de Auditoria No.1 de fecha 08 de mayo de 2009, donde se les notificó los hallazgos, se confirma el presente al presentar argumentos y documentos para desvanecer el mismo. Acción Legales y Administrativas Sanción económica, de conformidad con el Decreto No. 31-2002 del Congreso de la República de Guatemala, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas artículo 39 numeral 18, para el Alcalde y Tesorero Municipal, por la cantidad de Q 4.000.00, para cada uno.

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Contraloría General de Cuentas

Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)

PERSONAL RESPONSABLE DURANTE EL PERIODO DE AUDITORIA 1

CARLOS ALFREDO CAHUEC QUEJ

ALCALDE MUNICIPAL

15/01/2008 15/01/2012

2

CRUZ MERIDA RAMIREZ

SINDICO PRIMERO

15/01/2008 15/01/2012

3

ENRIQUE AC

SINDICO SEGUNDO

15/01/2008 15/01/2012

4

EDRILCH ALEXANDER FIGUEROA PEREIRA

CONCEJAL PRIMERO

15/01/2008 15/01/2012

5

MANUEL JUAN MANUEL JOSE

CONCEJAL SEGUNDO

15/01/2008 15/01/2012

6

CEFERINO ESTUARDO HERNANDEZ VALENC CONCEJAL TERCERO

15/01/2008 15/01/2012

7

BENJAMIN YOHOL HERNANDEZ

CONCEJAL CUARTO

15/01/2008 15/01/2012

8

ROBERTO QUEJ

CONCEJAL QUINTO

15/01/2008 15/01/2012

9

ALFREDO CACAO XOL

CONCEJAL SEXTO

15/01/2008 15/01/2012

10

ENGRACIA REYNA CABA SOLANO

CONCEJAL SEPTIMO

15/01/2008 15/01/2012

11

NERY ISMAEL SANTIZO SAZO

TESORERO MUNICIPAL

15/01/2008 15/01/2012

12

RUBEN FRANCISCO SANTA CRUZ ALONZO

SECRETARIO MUNICIPAL

15/01/2008 15/01/2012

13

IRVING ESTUARDO PINEDA URIZAR

COORDINADOR OMP

15/01/2008 15/01/2012

14

JOSE DAVID MALDONADO ESCOBAR

AUDITOR INTERNO

15/01/2008 15/01/2012

MUNICIPALIDAD DE PLAYA GRANDE, IXCAN Auditoría a la Liquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos Ejercicio Fiscal del 01 de enero al 31 de diciembre de 2008

Contraloría General de Cuentas

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Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)

ANEXOS

MUNICIPALIDAD DE PLAYA GRANDE, IXCAN Auditoría a la Liquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos Ejercicio Fiscal del 01 de enero al 31 de diciembre de 2008