CONTRALORIA GENERAL DE CUENTAS

COMITE PRO MEJORAMIENTO Y DE AGUA POTABLE, ALDEA SAN LUIS PUERTA NEGRA, SAN JOSÉ PINULA, GUATEMALA INFORME DE AUDITORIA A LA LIQUIDACION DEL PRESUPUESTO DE INGRESOS Y EGRESOS DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2008

GUATEMALA, MAYO DE 2009

Contraloría General de Cuentas

826

Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)

RESUMEN GERENCIAL ANTECEDENTES El Comité Pro Mejoramiento y de Agua Potable, Aldea San Luis Puerta Negra, Municipio de San José Pínula, Departamento de Guatemala, fue constituido mediante acta No. 1 de fecha 29 de septiembre de 2001, avalado por el Consejo Municipal de San José Pínula, Departamento de Guatemala, en Acta No. 28, de fecha 14 de agosto de 2007 y por Gobernación del Departamento de Guatemala, en Acta No. 027/2007, de fecha 24 de septiembre de 2007, quien autorizó la colecta de fondos. Así como su registro y actualización en la Contraloría General de Cuentas del departamento de Guatemala con número de cuenta C6-10-10-12-2004, de fecha 26 de agosto de 2,005. El objetivo principal del comité es la prestación de servicio de agua potable a los vecinos, como también el mejoramiento de otros servicios y proyectos de beneficio general para la comunidad de la Aldea San Luis Puerta Negra, Municipio de San José Pínula, Departamento de Guatemala. Prestar el servicio de agua potable a la comunidad así como la administración de los fondos recaudados por la prestación del servicio de agua. La estructura orgánica del Comité pro mejoramiento y de agua potable de la Aldea San Luis Puerta Negra, municipio de San José Pínula, departamento de Guatemala, está conformado por dos órganos importantes, el primero lo constituye toda la comunidad, quienes reciben el beneficio del servicio de agua potable y otros servicios y proyectos de beneficio general. El segundo órgano lo constituye la Junta Directiva que se encuentra integrado por un Presidente, Vicepresidente, Tesorero, Secretario y un Vocal Primero, quienes son los encargados de ejecutar las políticas administrativas y financieras para una mejor gestión y administración de los fondos recaudados por la prestación del servicio de agua potable por lo cual fue creado. El Comité Pro Mejoramiento y de Agua Potable de la Aldea San Luis Puerta Negra, recaudó fondos provenientes de los vecinos de la comunidad, por el servicio prestado del vital liquido, que ascendió a la suma de QUINIENTOS CUARENTA MIL CUATROCIENTOS NOVENTA Y NUEVE QUETZALES CON VEINTUN CENTAVOS (Q540,499.21), los cuales fueron utilizados para los gastos de reparaciones, mantenimiento y construcción de tanques de captación para la distribución de agua a los habitantes de dicha comunidad, ejecutandose el 100% de lo recaudado.

DIRECCION DE AUDITORIA DE ENTIDADES ESPECIALES COMITE PRO-MEJORAMIENTO DE AGUA POTABLE ALDEA SAN LUS, SAN JOSE PINULA, GUATEMALA.

Contraloría General de Cuentas

827

Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)

OBJETIVOS DE AUDITORÍA Practicar auditoría gubernamental integrada con enfoque de gestión, con énfasis en la evaluación financiera y administrativa para identificar situaciones críticas y promover mejoras en los controles gerenciales y en la obtención de resultados. Verificar que los ingresos percibidos por el Comité Pro Mejoramiento y de Agua Potable, estén adecuadamente operados en los libros contables. Evaluar los sistemas, procedimientos y las medidas de control interno en las distintas áreas del examen, así como los resultados obtenidos de su gestión. Verificar el adecuado cumplimiento de los requisitos legales aplicables a las distintas operaciones auditadas. Evaluar posibles irregularidades y/o fraudes cometidos por directivos y/o empleados.

DIRECCION DE AUDITORIA DE ENTIDADES ESPECIALES COMITE PRO-MEJORAMIENTO DE AGUA POTABLE ALDEA SAN LUS, SAN JOSE PINULA, GUATEMALA.

Contraloría General de Cuentas

828

Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)

ALCANCE DE AUDITORÍA La auditoría financiera, de cumplimiento y de gestión incluyó el período comprendido del 01 de enero al 31 de diciembre de 2008, se evaluaron aspectos de tipo legal, financiero y administrativos que pudieran incidir en la eficiencia y transparencia, del uso de los fondos administrados por el Comité Pro Mejoramiento y de Agua Potable, con la finalidad de proponer las recomendaciones que redunden en beneficio de la comunidad. La auditoría se practicó a los registros del libro de caja, autorizado por la Contraloría General de Cuentas, Registro No. 26480 de fecha 27 de septiembre de 2001, formas oficiales 1-D1, autorizadas por la Contraloría General de Cuentas, facturas y documentos de gastos entre otros, con el propósito de establecer situaciones críticas de tipo legal, financiero ó administrativo. Para la selección de la muestra se revisó el 100 % de los ingresos recibidos por la suma de QUINIENTOS CUARENTA MIL CUATROCIENTOS NOVENTA Y NUEVE QUETZALES CON VEINTUN CENTAVOS (Q540,499.21), y en relación a los egresos se reviso el 75% equivalente a CUATROCIENTOS CINCO MIL TRESCIENTOS SETENTA Y CUATRO QUETZALES CON CUARENTA Y UN CENTAVOS (Q405,374.41), ejecutados en mantenimiento, reparaciones, construcción de tanques de captación para la distribución de agua a las diferentes familias de la comunidad.

DIRECCION DE AUDITORIA DE ENTIDADES ESPECIALES COMITE PRO-MEJORAMIENTO DE AGUA POTABLE ALDEA SAN LUS, SAN JOSE PINULA, GUATEMALA.

829

Contraloría General de Cuentas

Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)

INFORME DE CONTROL INTERNO HALLAZGO DE CONTROL INTERNO No. 1 NO EXISTE INTEGRACIÓN DE LAS CUENTAS DEL BALANCE GENERAL Condición Se detectó que existen distintas obras de inversión que el Comité ha realizado, en la Aldea San Luis Puerta Negra, del municipio de San José Pínula, las cuales no permite establecer costos individuales, debido a que no existe identificación de pagos por obra. Criterio De conformidad con el acuerdo interno 09-03, del 08 de julio de 2003, modificado por el acuerdo interno A-572006, del 08 de junio de 2006, de la Contraloría General de Cuentas, que aprueban las Normas Generales de Control Interno Gubernamental, en el numeral 1.6 Tipos de Controles indica: Es responsabilidad de la máxima autoridad de cada entidad pública establecer e implementar con claridad los diferentes tipos de control que se relacionan con los sistemas administrativos y financieros. En el Marco Conceptual de Control Interno Gubernamental, se establecen los distintos tipos de control interno que se refieren a: Control Interno Administrativo y Control Interno Financiero y dentro de estos, el control previo, concurrente y posterior. Causa Inobservancia de las Normas de Control Interno Gubernamental, con respecto a los diferentes tipos de control aplicados a las diferentes operaciones contables. Efecto La falta de integración de costos de las obras origina falta de transparencia en la administración de los fondos, así mismo dificulta la determinación del costo total de las mismas. Recomendación Que el presidente del Comité gire instrucciones al Tesorero, para que integre los costos por obra, para que oportunamente se cuente con los costos totales de las mismas. Comentarios de la administración De conformidad con la nota sin número del 3 de marzo de 2009, la administración del Comité manifiesta lo siguiente: Todas las obras que el Comité ha realizado desde su inicio se han hecho de acuerdo a como han ingresado los recursos y es por tal motivo que no se ha podido establecer costos. Comentarios de auditoría Esta comisión de auditoría, después de haber analizado las pruebas presentadas por la administración, determinó que las mismas no son suficientes, competentes ni pertinentes, por lo que se confirma el presente hallazgo. Acción Correctiva Con fundamento en el Decreto 31-2002, del Congreso de la República de Guatemala, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, articulo 39, inciso 18, se solicitó sanción económica en contra del Presidente Enrique Antonio Altán Salay y Tesorero Rigoberto Cruz Reyes, a razón de DOS MIL QUETZALES (Q.2,000.00), para cada uno, ascendiendo a la suma de CUATRO MIL QUETZALES (Q.4,000.00).

DIRECCION DE AUDITORIA DE ENTIDADES ESPECIALES COMITE PRO-MEJORAMIENTO DE AGUA POTABLE ALDEA SAN LUS, SAN JOSE PINULA, GUATEMALA.

830

Contraloría General de Cuentas

Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)

INFORME DE CUMPLIMIENTO HALLAZGO DE CUMPLIMIENTO No. 2 ACEPTACIÓN DE RECIBOS SIMPLES COMO DOCUMENTOS DE LEGÍTIMO ABONO Condición Se detecto que las autoridades del Comité Pro Mejoramiento y de Agua Potable realizaron compras de materiales y suministros sin la documentación contable respectiva, debido a que se encontraron recibos simples como documentos de soporte. Criterio De conformidad con el decreto número 27-92 del Congreso de la República Ley del Impuesto al Valor Agregado en su CAPITULO II DE LOS DOCUMENTOS POR VENTAS O SERVICIOS * ARTICULO 29. * Documentos obligatorios. Los contribuyentes afectos al impuesto de esta ley están obligados a emitir y entregar al adquiriente, y es obligación del adquiriente exigir y retirar, los siguientes documentos: a) Facturas en las ventas que realicen y por los servicios que presten, incluso respecto de las operaciones exentas. Según el acuerdo interno 09-03, del 08 de julio de 2003, modificado por el acuerdo interno A-57-2006, del 08 de junio de 2006, de la Contraloría General de Cuentas, que aprueban las Normas Generales de Control Interno Gubernamental, en el numeral 2.6 DOCUMENTOS DE RESPALDO. Indica Toda operación que realicen las entidades públicas, cualesquiera sea su naturaleza, debe contar con la documentación necesaria y suficiente que la respalde. La documentación de respaldo promueve la transparencia y debe demostrar que se ha cumplido con los requisitos legales, administrativos, de registro y control de la entidad; por tanto contendrá la información adecuada, por cualquier medio que se produzca, para identificar la naturaleza, finalidad y resultados de cada operación para facilitar su análisis. Causa Incumplimiento a las normas fiscales y de control, en relación a las evidencias de respaldo de los pagos efectuados. Efecto La falta de un debido soporte de las compras de materiales y suministros, originan falta de transparencia en la ejecución de los fondos recaudados. Recomendación Se le giraron instrucciones al presidente para que las compras de materiales y suministros, sean adquiridos únicamente en centros en los cuales puedan extender la debida factura. Comentarios de la administración Extendemos recibos simples debido a que aun no contamos con documentación contable. Comentarios de auditoría Esta comisión de auditoría, después de haber analizado las pruebas presentadas por la administración, determinó que las mismas no son suficientes, competentes ni pertinentes, por lo que se confirma el presente hallazgo. Acción Correctiva Con fundamento en el Decreto 31-2002, del Congreso de la República de Guatemala, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, articulo 39, inciso 16, se solicitó sanción económica en contra del Presidente Enrique Antonio Altán Salay y Tesorero Rigoberto Cruz Reyes, a razón de DOS MIL QUETZALES (Q.2,000.00), para cada uno, ascendiendo a la suma de CUATRO MIL QUETZALES (Q.4,000.00). DIRECCION DE AUDITORIA DE ENTIDADES ESPECIALES COMITE PRO-MEJORAMIENTO DE AGUA POTABLE ALDEA SAN LUS, SAN JOSE PINULA, GUATEMALA.

Contraloría General de Cuentas

831

Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)

RECOMENDACIONES DE AUDITORÍAS ANTERIORES No existen recomendaciones de auditorias anteriores, en virtud que ésta es la primera auditoria practicada al Comité Pro Mejoramiento y de Agua Potable.

DIRECCION DE AUDITORIA DE ENTIDADES ESPECIALES COMITE PRO-MEJORAMIENTO DE AGUA POTABLE ALDEA SAN LUS, SAN JOSE PINULA, GUATEMALA.

832

Contraloría General de Cuentas

Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)

PERSONAL RESPONSABLE DURANTE EL PERÍODO AUDITADO No.

Nombre

Cargo

1 ENRIQUE ANTONIO ALTAN SALAY

PRESIDENTE

Del

Al

01/01/2008 31/12/2008

DIRECCION DE AUDITORIA DE ENTIDADES ESPECIALES COMITE PRO-MEJORAMIENTO DE AGUA POTABLE ALDEA SAN LUS, SAN JOSE PINULA, GUATEMALA.