CONTRALORIA GENERAL DE CUENTAS

ASOCIACIÓN CIVIL NO LUCRATIVA PRO-HUEHUE INFORME DE AUDITORIA A LA LIQUIDACION DEL PRESUPUESTO DE INGRESOS Y EGRESOS DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2008

GUATEMALA, MAYO DE 2009

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RESUMEN GERENCIAL ANTECEDENTES La Asociación Prohuehue se constituyó como Asociación en el Municipio de Huehuetenango, del Departamento de Huehuetenango, el 09 de febrero del año 2001, según Escritura Pública No. 17, partida número 01-2001, folio número 15, del libro número 1, de Inscripción de Asociaciones Civiles de Personas Jurídicas. De conformidad con el articulo 2 de la Ley de Organizaciones no Gubernamentales para el Desarrollo, Decreto 22003 se consideran ONGS las entidades constituidas sin fines de lucro que persiguen intereses culturales, educativos, deportivos, de servicio social, de asistencia, beneficencia, promoción y desarrollo económico y social. Dichas entidades tendrán patrimonio propio provenientes de recursos nacionales e internacionales y personalidad jurídica propia, distinta de sus asociados, dicha personalidad se otorga al momento de ser inscritas como tales en el Registro Civil Municipal correspondiente y cuentadancia No. A5-514 Los desembolsos de la ejecución financiera de los convenios suscritos entre la Asociación Pro-Huehue, el Consejo Departamental de Desarrollo y Municipalidades del Departamento de Huehuetenango, fueron ejecutados de acuerdo a las estimaciones de avance físico, los fondos fueron invertidos en las Comunidades de Chacaj, La Laguna, La Fortuna, del municipio de Nentón; El Bañadero, Municipio de La Libertad; Tuiscap, municipio de San Juan Atitán; Siete Cerros y Cabecera Municipal de San Pedro Necta; San Juan Kajxicoma, Municipio de Jacaltenango; Guacan, Quiaquizuyal, San Juan, Río Hondo, Las Peñas, Cacum, Las Cumbres, Xepon, Cieneguillas del Municipio de Malacatancito; Ical, Xemal del Municipio de Colotenango; Quiajolá, Chemiche, del Municipio de San Sebastián; La Mesilla, Camojallito, Camojá Grande, Cabecera Municipal de La Democracia; El Pajal del Municipio de San Antonio Huista; Chejoj, Chepitos, Aldea Tuya, Tierra Colorada, caserío El Rosario, Municipio de Cuilco; Cabecera Municipal San Juan Costal El Quiché, El Suj, Río San Juan, Municipio de Aguacatán, Cabecera Municipal Todos Santos Cuchumatán, aldea Lop, Cabecera Municipal Santa Ana Huista, San José Maxbal, Nubila, Jolomquem, Rio Espiritu, Agua Alegre Frontera, San Agustín, Montenegro, Altamira, Nuca, Santa Antonio, El Jordan, Las Conchitas, Montecristo, Salquiltelac, Yichlaqhuitz, Jolomtaj, Yulconop, Las Brisas, San Ramón, Piscinas, Terminal de Buses, Palestina Cabecera Municipal Barillas, Colonia Cardona, zona 7, 12 Av. Canton San José zona 5, Colonia El Recreo, Sector Madres Clarisas, 4ª Calle, 4ª. Avenida Zaculeu Central, zona 9, 6ª. Avenida, zona 5, Tojotzalé, Cabecera Municipal de Huehuetenango, Las Lomas, San Francisco, Vista Hermosa, Villa Linda, Municipio de Unión Cantinil, Ramirez Flores, Checam, Vista Hermosa, Concepción Huista, Cabecera Municipal de Santa Eulalia. Monto total que asciende a la cantidad de SESENTA Y SIETE MILLONES OCHOCIENTOS OCHO MIL CIENTO CINCUENTA Y CINCO QUETZALES CON VEINTE CENTAVOS (Q. 67,808,155.20) Para construcción de obras de infraestructura, tales como Introducción de Agua Potable, Mejoramiento de Calles, Construcción de Caminos Vecinales, Ampliación de Escuelas, Construcción de Drenajes, Construcción de Centro Comercial, Construcción de Plazueleta, Techados de Escuela, además de proyectos de Reducción a la Pobreza en los 32 municipios de Huehuetenango.

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OBJETIVOS DE AUDITORÍA Efectuar auditoría gubernamental con enfoque de gestión, con énfasis en la evaluación y análisis institucional, así como de procesos para identificar situaciones críticas y promover mejoras en los controles para la obtención de resultados. Evaluar el sistema de control interno, que establece si los procedimientos adoptados por la entidad en todas las actividades financieras y administrativas son confiables y proporcionan seguridad razonable para lograr sus objetivos Verificar la aplicación de preceptos legales, técnicos y administrativos utilizados por las autoridades superiores y el personal de la Asociación, en las distintas actividades relacionadas con la ejecución de los fondos recibidos del Estado. Evaluar posibles irregularidades y/o fraudes cometidos por Directivos y/o empleados.

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ALCANCE DE AUDITORÍA La auditoria se práctico a los registros y operaciones del período comprendido del 01 de enero al 31 de diciembre de 2008, en la cual se evaluaron aspectos financieros, de cumplimiento y de gestión institucional, con el fin de establecer situaciones críticas de tipo legal, financiero ó técnico-administrativo, que incidieron en la probidad, eficacia, eficiencia, transparencia, economía, equidad de dicha gestión, con el fin de proponer recomendaciones que sean pertinentes para su mejoramiento. La auditoría se realizó al total de ingresos percibidos por la Asociación Pro-Huehue a través del Consejo Departamental de Desarrollo de Huehuetenango y Municipalidades del Departamento de Huehuetenango y El Quiché por la cantidad de SESENTA Y SIETE MILLONES OCHOCIENTOS OCHO MIL CIENTO CINCUENTA Y CINCO QUETZALES CON VEINTE CENTAVOS (Q. 67,808,155.20) que equivalen al 100%, así también se auditaron CINCUENTA Y UN MILLONES DOSCIENTOS TREINTA Y SIETE MIL CUARENTA NUEVE QUETZALES CON TREINTA Y DOS CENTAVOS (Q. 51.237,049.32), egresos correspondiente a una muestra seleccionada del 72%.

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INFORME DE CONTROL INTERNO HALLAZGO DE CONTROL INTERNO No. 1 EXTRAVÍO DE FORMA OFICIAL Condición Al realizar la Depuración de Talonarios, se comprobó la pérdida de la forma 63-A2 número 546721, la cual formó parte del talonario de Formas Oficiales del número 546451 al 546750, trasladado a la Asociación, en Envió Fiscal Número 440906 de diciembre de 2006, por lo cual la entidad presentó la denuncia correspondiente. Criterio En el Decreto Número 31-2002 del Congreso de la República, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, en el artículo 4, indica que la Contraloría General de Cuentas tiene atribución, de acuerdo al inciso K) "Autorizar y verificar la correcta utilización de las hojas movibles, libros principales y auxiliares que se operen en forma manual, electrónica o por otros medios legalmente autorizados de las entidades sujetas a fiscalización". Causa Falta de Control Interno en el uso y salvaguarda de la formas oficiales que utiliza la Asociación,para respaldar los fondos recibidos del Estado. Efecto Provoca que con facilidad se pierdan las formas oficiales que utiliza la Asociación prestándose en cualquier momento la forma extraviada, para usos inadecuados. Recomendación Que la presidenta de la Asociación, ordene al Tesorero y Contador, que elaboren un cuadro de Control Interno o habilite un libro de conocimientos para lllevar registro del uso y existencias de las Formas Oficiales, para deducir responsabilidades y resguardarlas en las oficinas de la Asociación. Comentarios de la administración Según oficio nùmero 95-2008, de fecha 11 de julio de 2008, firmado por la señora Olga Marina Recinos López de Morales y el señor Roderico González Ochoa, Presidente y Representante Legal y tesorero de la Asociación ProHuehue, manifiestan lo siguiente: Debido a las inclemencias del tiempo y el municipio de Unión Cantinil, se encuentra lejos de esta cabecera municipal y por falte de tiempo por multiples ocupaciones le fue entregado al señor Wiliam Castillo, gerente propietario de la constructora Morales, el recibo de Contraloría General de Cuentas forma 63-A número 546721, para realizar un cobro de esta municipalidad. El señor Castillo, aduce haber entregado este recibo al personal encargado de pagos de la municipalidad, pero el personal de esta Asociación viajó personalmente a la municipalidad para revisar en los archivos municipales, para tratar de encontrar este documento, pero no fue posible debido al desorden en dicha municipalidad, por lo que se procedió como estipula la Ley, hacer la respectiva denuncia el día 24 de agosto de 2008. Comentarios de auditoría Se confirma el hallazgo, ya que el comentario de la Administración y los documentos presentados a la Comisión de Auditoria, no desvanecen el mismo. Acción Correctiva Se solicitó sanción económica de conformidad con del Decreto 31-2002 Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, numeral 15, artículo 39, para la Presidenta y Representante Legal, Olga Marina Recinos López de Morales y Tesorero Roderico Gonzales Ochoa; a razón de CUATRO MIL QUETZALES ( Q. 4,000.00) para cada uno, sanciones que ascienden a OCHO MIL QUETZALES (Q. 8,000.00).

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HALLAZGO DE CONTROL INTERNO No. 1 DEFICIENCIAS EN LOS ASIENTOS CONTABLES DE LA CAJA FISCAL Condición Se revisaron los registros de ingresos y egresos de los periodos de 2005, 2006, 2007 y 2008, estableciendose las siguiente deficiencias: inciso a) arrastre de saldo equivocado en caja fiscal No. 511759, b) egresos no registrados en cajas fiscales en los años 2006 y 2007, c) ajuste mal estructurado de ingresos, egresos y saldos en caja fiscal No. 511759, por SESENTA OCHO MIL CINCUENTA Y CUATRO QUETZALES CON CUARENTA Y UN CENTAVOS (Q. 68,054.41) Criterio Las Normas Generales de Control Interno Gubernamental, aprobadas por la Contraloría General de Cuentas, por medio del Acuerdo Interno No. 09-03 de fecha 8 de julio de 2003, modificado según Acuerdo Interno A-57-2006 de fecha 8 junio de 2006, contemplan en el Grupo 2 las Normas Aplicables a los Sistemas de Administración General y el Numeral 2.4 que indica que los procedimientos de registro, autorización, y custodia son aplicables a todos los niveles de la organización, independientemente de que las operaciones sean financieras, administrativas u operativas, de tal forma que cada servidor público cuente con la definición de su campo de competencia y el soporte necesario para rendir cuentas de las responsabilidades inherentes a su cargo. Causa Inobservancia de las Normas de Control Interno Gubernamental por parte de la contador de la Asociación, para registrar con claridad las operaciones contables de la institución. Efecto Incertidumbre sobre la razonabilidad y falta de transparencia de la información financiera, la cual influye en la toma de decisiones. Recomendación Que la Presidenta y Representante Legal de la Asociación, supervice el área contable, para que las operaciones sean registradas adecuadamente y demuestren claridad, descripción e identificación de su naturaleza. Comentarios de la administración Según oficio número 95-2008 de fecha 11 de julio de 2008, firmado por la señora Olga Marina Recinos Lòpez de Morales y el señor Roderico Gonzales Ochoa, Presidenta y Representante Legal y Tesorero de la Asociación ProHuehue, manifiestan lo siguiente: Que la Junta Directiva nombró a tres personas, para realizar esta actividad, según consta en acta No. 20-2008 y como lo indica el reglamento interno de esta asociación. Comentarios de auditoría Ls información y documentación presentada por las autoridades de la Asociación, no fue suficiente competente para desvanecer el hallazgo, por lo tanto se confirma el mismo. Acción Correctiva Se solicitó sanción económica de conformidad con el articulo 39, numeral 18, del Decreto Legislativo No. 312002, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, para Olgar Marina Recinos Lòpez de Morales, Presidenta y Representante Legal; Roderico Gonzales Ochoa, Tesorero, por la cantidad de TRES MIL QUETZALES (Q. 3,000.00) para cada uno, sanciones que ascienden a SEIS MIL QUETZALES (Q. 6,000.00).

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RECOMENDACIONES DE AUDITORÍAS ANTERIORES Esta comisión de auditoria, comprobó que las recomendaciones hechas por la auditoria anterior han sido tomadas en cuenta y por ende se han superado las deficiencias dadas a conocer, las cuales fueron sancionadas y pagada por la Asociación según recibos de ingresos de la Contraloría General de Cuentas, números 997968 y 997969 del 30 de mayo de 2008.

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PERSONAL RESPONSABLE DURANTE EL PERÍODO AUDITADO No.

Nombre

Cargo

Del

Al

1 OLGA MARINA RECINOS LOPEZ MORALES

PRESIDENTE Y REPRESENTANTE LEGAL

04/10/2005 14/06/2008

2 RODERICO GONZALEZ OCHOA

TESORERO

04/10/2005 14/06/2008

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