CONTRALORIA GENERAL DE CUENTAS

ASOCIACION CIVIL DULCE REFUGIO, MINISTERIO DE ANCIANOS VIVIENDO POR FE MUNICIPIO DE SAN BENITO, DEPARTAMENTO DE PETEN INFORME DE AUDITORIA A LA LIQUIDACION DEL PRESUPUESTO DE INGRESOS Y EGRESOS DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2008

GUATEMALA, MAYO DE 2009

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RESUMEN GERENCIAL ANTECEDENTES La Asociación Civil Dulce Refugio, Ministerio de Ancianos Viviendo por Fe, San Benito, Petén, se constituyó según Escritura de Constitución No. 82 de fecha 24 de diciembre de 2003, inscrita en el Registro Civil de la Municipalidad de Flores, Petén, según libro de Personas Jurídicas No. 7 a folios Nos. del 312 al 316, inscrita en la Contraloría General de Cuentas con cuentadancia número CGC-A5-1700-1703-002-2007. Dentro de sus objetivos se incluye, brindar apoyo, cuidado y resguardo a los hombres y mujeres que se encuentren en la tercera edad, o ancianidad que se encuentren en estado de abandono o no, procurando crear centros mínimos de cuidado o albergues en todo el departamento de Petén, y en todo el país. Es una entidad no lucrativa y tiene como gestión principal, proporcionar albergue, apoyo y resguardo a los hombres y mujeres de la tercera edad o ancianidad que se encuentren en estado de abandono o no, procurándoles servicios de tipo social, médico, quirúrgico, educación, vestuario, vivienda, alimentación, asistencia médica geriátrica y gerontológico entre otros. Se encuentra integrada por dos órganos, la Asamblea General y la Junta Directiva. La Asamblea General es la autoridad máxima, integrada por todos los socios y le corresponde dictar las diferentes políticas administrativas y financieras de la entidad. La Junta Directiva es el órgano ejecutivo y administrativo de la Asociación y se integra con los cargos siguientes: Presidente, Vicepresidente, Secretario, Tesorero, Vocales I, II y III. La Asociación percibió ingresos durante el período comprendido del 01 de enero al 31 de diciembre de 2008, por valor de VEINTIOCHO MILLONES QUINIENTOS MIL QUETZALES (Q.28,500,000.00); estos recursos financieros provienen directamente de Recursos del Tesoro Nacional, mediante el convenio No. 01-2008, suscrito con el Ministerio de Finanzas Públicas. En cuanto a la ejecución del presupuesto, la Asociación al 31 de diciembre 2008, invirtió en construcción de asilos en los municipios de San Luís, Dolores, Sayaxché, San Benito, del Departamento de Petén, Rabinal, Baja Verapaz, Los Amates, Izabal, San Juan Comalapa, Chimaltenango, Monjas, Jalapa; San Agustin Acazaguastlan y San Cristóbal Acazaguastlan, El Progreso, San Gabriel, Suchitepéquez, Retalhuleu, y el municipio de Palencia, Departamento de Guatemala, por el valor de DIECIOCHO MILLONES CIENTO ONCE MIL SEISCIENTOS SETENTA Y OCHO QUETZALES CON SESENTA CENTAVOS (Q.18,111,678.60), y en gastos de funcionamiento del asilo de San Benito, Petén el valor de TRES MILLONES SETENTA Y UN MIL QUINIENTOS SETENTA QUETZALES CON TREINTA Y CUATRO CENTAVOS (Q.3,071,570.34), haciendo un total ejecutado de VEINTIUN MILLONES CIENTO OCHENTA Y TRES MIL DOSCIENTOS CUARENTA Y OCHO QUETZALES CON NOVENTA Y CUATRO CENTAVOS (Q.21,183,248.94), que representa un 74% de su presupuesto 2008, existiendo un saldo al 31 de diciembre 2008, por valor de SIETE MILLONES TRESCIENTOS DIECISEIS MIL SETECIENTOS CINCUENTA Y UN QUETZALES CON SEIS CENTAVOS (Q.7,316,751.06), los cuales se encuentran depositados en las cuentas bancarias correspondientes, y que dichos recursos financieros se encuentran comprometidos para concluir con la construcción de asilos y para brindar apoyo, resguardo a los hombres y mujeres de la tercera edad o ancianidad, compra de medicamentos, alimentación, ropa.

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OBJETIVOS DE AUDITORÍA Practicar Auditoría Gubernamental que incluya la evaluación de aspectos financieros, de cumplimiento y de gestión, en el área de control interno, con el objeto de emitir opinión razonable al 31 de diciembre de 2008, bajo los preceptos de eficiencia y eficacia de los programas de la entidad, contribuyendo con recomendaciones para mejorar la administración. Verificar que todos los recursos financieros administrados, obtenidos de las distintas fuentes de financiamiento, sean aplicados de forma adecuada y registrada oportunamente. Verificar la proyección social que efectúa la entidad, especialmente en la ejecución de los programas y proyectos comunitarios de desarrollo y determinar si son congruentes con las funciones y los objetivos planificados. Evaluar el sistema de control interno, para establecer si los procedimientos adoptados por la entidad en todas las actividades financieras y administrativas son confiables y proporcionen seguridad razonable para lograr sus objetivos. Verificar la aplicación de preceptos legales, técnicos y administrativos utilizados por las autoridades superiores y el personal de la Asociación, en las distintas actividades relacionadas con la ejecución de los fondos recibidos.

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ALCANCE DE AUDITORÍA La auditoría se practicó a los registros y operaciones de la Asociación Civil Dulce Refugio, Ministerio de Ancianos Viviendo por Fe, San Benito, Petén, correspondiente al período comprendido del 01 de enero al 31 de diciembre 2008, evaluando aspectos financieros, de cumplimiento y de gestión, con el fin de identificar áreas criticas de tipo legal, financiero y técnico-administrativo, que pudieran incidir en el desenvolvimiento de la gestión administrativa, aplicando técnicas de análisis y confirmación para determinar la razonabilidad de sus operaciones. Se examinaron los documentos relacionados a la construcción de asilos que realiza la Asociación Civil Dulce Refugio, Ministerio de Ancianos Viviendo por Fe, San Benito, Petén, al 31 de diciembre 2008, por valor de VEINTIOCHO MILLONES QUINIENTOS MIL QUETZALES (Q.28,500,000.00), considerando una muestra de VEINTIUN MILLONES CIENTO OCHENTA Y TRES MIL DOSCIENTOS CUARENTA Y OCHO QUETZALES CON NOVENTA Y CUATRO CENTAVOS (Q.21,183,248.94), equivalente al 74%.

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INFORME DE CONTROL INTERNO HALLAZGO DE CONTROL INTERNO No. 1 EXTRAVIO DEL LIBRO DE INVENTARIOS DE ACTIVOS FIJOS Condición Al practicar auditoria al área de almacén al 06 de agosto de 2008, se comprobó que el libro de almacén se encuentra extraviado, según consta en denuncia de fecha 01 de agosto de 2008, interpuesta ante la Delegación del Ministerio Público de San Benito Petén. Criterio El Acuerdo Interno No. 09-03 de fecha 08 de julio de 2003, del Jefe de la Contraloría General de Cuentas, que aprueba las Normas de Control Interno Gubernamental, modificadas por el Acuerdo Interno A-57-2006, de fecha 08 de junio de 2006, en el grupo 1, Normas de Aplicación General, númeral 1.11 Archivos: indica que la documentación de respaldo de las operaciones financieras y administrativas que realice la entidad, deberá estar archivada en las unidades establecidas por los órganos rectores, siguiendo un orden lógico, de fácil acceso y consulta, de tal manera que facilite la rendición de cuentas. Para su adecuada conservación deben adoptarse medidas de salvaguarda contra robos, incendios u otros riesgos, manteniéndolos por el tiempo establecido en las leyes específicas; independientemente del medio de información que se trate, es decir por medios manuales o electrónicos. Causa Inobservancia de la Asociación, en el archivo de documentos y falta de un adecuado resguardo de los mismos. Efecto No existe registros contables al día del almacén, lo cual impide aplicar pruebas de auditoría. Recomendación Que la Presidenta y Representante Legal gire instrucciones al Tesorero-Contador de la Asociación, a efecto se adopten medidas de salvaguarda de la documentación contra robos, incendios u otros riesgos, manteniéndolos por el tiempo establecido en las leyes específicas. Comentarios de la administración Por un cambio de ubicación dentro de las instalaciones, lamentablemente se perdió el libro de almacén, presentando la respectiva denuncia ante la comisaría respectiva, al respecto se han tomado las medidas necesarias para el resguardo de todos los documentos oficiales y legales correspondientes. Comentarios de auditoría Se confirma el hallazgo en virtud de que los argumentos planteados por la Presidenta y Tesorero-Contador de la Asociación, no son suficientes para su desvanecimiento. Acción Correctiva Se solicitó sanción económica de conformidad con el Decreto No. 31-2002, del Congreso de la República de Guatemala, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39 numeral 22, para Alex Fernando Lapoyeu Santiago Tesorero-Contador por la cantidad de OCHO MIL QUETZALES (Q.8,000.00).

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HALLAZGO DE CONTROL INTERNO No. 2 DEFICIENTE OPERATORIA EN CAJA FISCAL Condición Al practicar auditoría se comprobó que las cajas fiscales reportadas mensualmente, no presentan descomposición del saldo de caja en el reverso de las mismas. Criterio El Acuerdo Interno No. 09-03 de fecha 08 de julio de 2003, del Jefe de la Contraloría General de Cuentas, que aprueba las Normas de Control Interno Gubernamental, modificadas por el Acuerdo Interno A-57-2006, de fecha 8 de junio de 2006, en el grupo 5, Normas Aplicables al Sistema de Contabilidad Integrada Gubernamental, numeral 5.5 Registro de las Operaciones Contables, indican que las autoridades superiores de cada entidad, deben velar porque en el proceso de registro de las etapas de devengado, pagado y consumido, en sus respectivos sistemas, corresponda únicamente a aquellas operaciones que previa verificación de las fases anteriores, hayan cumplido satisfactoriamente con todas las condiciones y cuenten con la documentación de soporte, para garantizar la generación de información contable, presupuestaria (física y financiera) y de tesorería, confiable y oportuna; y que todo registro contable que se realice y la documentación de soporte, deben permitir aplicar pruebas de cumplimiento y sustantivas. Causa Inobservancia del Tesorero-Contador de la Asociación, por no aplicar medidas de control interno que permitan realizar un proceso contable técnico y sistemático. Efecto No existen registros contables en el reverso de la caja fiscal, lo cual no permite verificar la descomposición mensual del saldo de caja. Recomendación Que la Presidenta y Representante Legal gire instrucciones al Tesorero-Contador de la Asociación, a efecto se realice la descomposición del saldo de caja fiscal en el reverso de la misma, con la finalidad de establecer la integración de los saldos. Comentarios de la administración Procederemos a realizar dichos registros a partir del mes de agosto, de acuerdo a las instrucciones indicadas. Comentarios de auditoría Se confirma el hallazgo en virtud de que los argumentos planteados por la Presidenta y Tesorero de la Asociación, no son suficientes para su desvanecimiento. Acción Correctiva Se solicitó Sanción económica de conformidad con el Decreto No. 31-2002, del Congreso de la República de Guatemala, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39 numeral 18, para Sonia Lily Rivera Ramírez, Presidenta-Representante Legal y Alex Fernando Lapoyeu Santiago, Tesorero-Contador por la cantidad de DOS MIL QUETZALES (Q.2,000.00) para cada uno, sanciones que ascienden a CUATRO MIL QUETZALES (Q.4,000.00).

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RECOMENDACIONES DE AUDITORÍAS ANTERIORES No existen recomendaciones de auditorías anteriores, en virtud de que es primera auditoría practicada.

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PERSONAL RESPONSABLE DURANTE EL PERÍODO AUDITADO No.

Nombre

Cargo

1 SONIA LILY RIVERA RAMIREZ

PRESIDENTE Y REPRESENTANTE LEGAL

2 ALEX FERNANDO LAPOYEU SANTIAGO TESORERO

Del

Al

01/01/2008 31/12/2008 01/01/2008 31/12/2008

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