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CONTRALORIA GENERAL DE CUENTAS
INFORME DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL CON ÉNFASIS EN LA EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA MUNICIPAL TESORERÍA MUNICIPAL DE SANTA CRUZ DEL QUICHÉ, EL QUICHÉ PERIODO AUDITADO DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2007
GUATEMALA, JULIO 2008
ÍNDICE
Contraloría General de Cuentas
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Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)
RESUMEN GERENCIAL ANTECEDENTES El departamento del Quiché, con un área de 8,378 kilómetros cuadrados, colinda al norte con México; al este con los departamentos de Alta y Baja Verapaz; al sur con los de Chimaltenango y Sololá; y al oeste con los de Totonicapán y Huehuetenango. Según proyecciones del Instituto Nacional de Estadística y del Centro Latinoamericano de Demografía del año 2000 la población total del departamento es de 588,832 habitantes, de los cuales 491,086 (83.40%) son indígenas; 81,082 (13.77%) no indígenas; y 16,664 (2.83 %) ignorado. La palabra quiché tiene varias acepciones, pero la más aceptada es la que da fray Francisco Ximénez que dice que la palabra quiché se compone de las voces qui, "muchos"; ché, "árboles", o de queché o quecheleu que significa "bosque". Durante el período hispánico este territorio fue parte de las provincias de Totonicapán o Huehuetenango y de Sololá o Atitlán. El departamento del Quiché fue creado por decreto de la Asamblea Constituyente del 12 de octubre de 1825 quedando como cabecera la villa de ese nombre. En este departamento se hablan las lenguas indígenas k´iché, ixil y uspanteko y sacapulteko además del español. En lo religioso, el Quiché pertenecía al Obispado de Sololá junto a Suchitepéquez. Actualmente existe el Obispado del Quiché, erigido el 27 de abril de 1967, que comprende todo su territorio. Entre sus principales vías de comunicación están: la Ruta Nacional No. 15 que en la aldea Los Encuentros, municipio de Sololá, entronca con la carretera Interamericana CA-1; la ruta No. 15 que parte de los Encuentros, atraviesa Chichicastenango, Santa Cruz, San Pedro Jocopilas, Sacapulas y Cunén llega hasta Chajul, que es el municipio situado más al norte y más lejano de la cabecera departamental, ya que dista aproximadamente 110 kilómetros. También está la carretera 7-W que partiendo de Santa Cruz Verapaz, atraviesa San Cristóbal Verapaz, penetra al departamento del Quiché, atraviesa Uspantán, Cunén, Sacapulas y entra a Huehuetenango pasando por Aguacatán y termina en Chiantla. Lo cruzan varíos ríos y riachuelos. Entre los principales ríos están el Chixoy o Negro, el Río Blanco, el de Los Encuentros, el Sibacá; el Cacabal, y el Grande o Motagua. Además están las lagunas de Lemoa y la de la Estancia en Santa Cruz del Quiché, así como la laguna de San Antonio Ilotenango. Su terreno es muy irregular, pues sus alturas oscilan entre los 2,310 metros sobre el nivel del mar en Patzité y los 1,196 en Sacapulas, sin embargo hay alturas que alcanzan los 3,000 metros en la Cordillera que atraviesa el departamento de oeste a este tal como estribaciones de la Sierra de los Cuchumatanes, por lo que predominan los climas fríos y templados, aunque hay algunas zonas de clima cálido. Por esta misma razón, su producción agrícola es variada. Sus principales cultivos son: maíz, trigo, frijol, arroz y tabaco, así como variedad de frutas. También existen bosques con maderas preciosas. En casi todos los municipios hay crianza de ganado vacuno, porcino, caballar, caprino y lanar. Algo muy importante que es necesario resaltar es la producción de la sal gema o de piedra que se extrae especialmente en Sacapulas. En cuanto a su producción artesanal, el Quiché es uno de los más importantes del altiplano occidental, sobresaliendo la gran variedad de trajes típicos, así como la elaboración de sombreros de palma, la pirotecnia que juega un papel muy importante en las ceremonias civiles y religiosas de los indígenas y aún de los no indígenas. Asimismo, se encuentran cerámica tradicional, cestería, jarcia, máscaras y otras más. Lo integran los siguientes municipios: Municipio Y Distancia a la cabecera municipal 1.Santa Cruz del Quiché --------------2.Canillá 65 kilómetros 3.Chajul 110 kilómetros 4.Chicamán 85 kilómetros 5.Chiché 9 kilómetros 6.Chichicastenango 18 kilómetros 7.Chinique 19 kilómetros 8.Cunén 66 kilómetros 9.Joyabaj 52 kilómetros 10.Nebaj 75 kilómetros 11.Pachalum 50 kilómetros 12.Patzité 11 kilómetros 13.Playa Grande-Ixcán 85 kilómetros 14.Sacapulas 49 kilómetros
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Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)
15.San Andrés Sajcabajá 18 kilómetros 16.San Antonio Ilotenango 20 kilómetros 17.San Bartolomé Jocotenango 23 kilómetros 18.San Juan Cotzal 105 kilómetros 19.San Pedro Jocopilas 8 kilómetros 20.Uspantán 90 kilómetros 21.Zacualpa 42 kilómetros
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Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)
RESULTADOS DE AUDITORIA HALLAZGOS DE CONTROL INTERNO MUNICIPALIDAD DE SANTA CRUZ DEL QUICHÉ 1
No realizan depósitos diarios de lo recaudado. (Hallazgo de Control Interno No.1 MUNICIPALIDAD DE SANTA CRUZ DEL QUICHÉ).
2
Extravío de Formularios oficiales (Hallazgo de Control Interno No.1 CHINIQUE).
3
Falta de registros auxiliares y conciliaciones bancarias (Hallazgo de Control Interno No.1 MUNICIPALIDAD DE ZACUALPA).
4
Inexistencia de manuales de funciones y responsabilidades (Hallazgo de Control Interno No.2 MUNICIPALIDAD DE ZACUALPA).
5
Falta de manual de procedimientos específicos para la distribución de combustibles (Hallazgo de Control Interno No.3 MUNICIPALIDAD DE ZACUALPA).
6
Incumplimiento en la Contratación de Auditor Interno (Hallazgo de Control Interno No.1 MUNICIPALIDAD DE PATZITE).
7
Inexistencia del Libro Auxiliar de Bancos de la Cuenta Única de Pagos (Hallazgo de Control Interno No.2 MUNICIPALIDAD DE PATZITE).
8
Falta de un adecuado resguardo de los documentos. (Hallazgo de Control Interno No.3 MUNICIPALIDAD DE PATZITE).
9
Inexistencia de Unidad de Administración Financiera Integrada Municipal AFIM (Hallazgo de Control Interno No.4 MUNICIPALIDAD DE PATZITE).
10
Falta de Arqueos Sorpresivos (Hallazgo de Control Interno No.5 MUNICIPALIDAD DE PATZITE).
11
No existe libro auxiliar para control de los movimientos bancarios (Hallazgo de Control Interno No.1 MUNICIPALIDAD DE SAN ANTONIO ILOTENANGO).
12
No existe libro de control de existencia en formas oficiales (Hallazgo de Control Interno No.2 MUNICIPALIDAD DE SAN ANTONIO ILOTENANGO).
13
Inexistencia de la Unidad de Administración Financiera Integrada AFIM (Hallazgo de Control Interno No.1 MUNICIPALIDAD DE SAN PEDRO JOCOPILAS).
14
Incumplimiento en la Contratación de Auditor Interno (Hallazgo de Control Interno No.2 MUNICIPALIDAD DE SAN PEDRO JOCOPILAS).
15
Inexistencia de Reglamento Interno de Relaciones Laborales (Hallazgo de Control Interno No.3 MUNICIPALIDAD DE SAN PEDRO JOCOPILAS).
16
Inexistencia del Plan Operativo Anual (Hallazgo de Control Interno No.4 MUNICIPALIDAD DE SAN PEDRO JOCOPILAS).
17
Falta de Bitácoras Autorizadas por la Contraloría General de Cuentas (Hallazgo de Control Interno No.5 MUNICIPALIDAD DE SAN PEDRO JOCOPILAS).
18
Falta de Arqueos Sorpresivos (Hallazgo de Control Interno No.6 MUNICIPALIDAD DE SAN PEDRO JOCOPILAS).
MUNICIPALIDAD DE
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Deficiencias en las Operaciones del Libro de Bancos (Hallazgo de Control Interno No.1 MUNICIPALIDAD DE SAN JUAN COTZAL).
20
Deficiencias en el manejo de Tarjetas de Responsabilidad y bienes no codificados (Hallazgo de Control Interno No.2 MUNICIPALIDAD DE SAN JUAN COTZAL).
21
Deficiencias en facturas y cheques por compra de bienes y servicios (Hallazgo de Control Interno No.3 MUNICIPALIDAD DE SAN JUAN COTZAL).
22
Ausencia de Bitácora (Hallazgo de Control Interno No.1 NEBAJ).
23
El Plan Operativo Anual no se elaboró (Hallazgo de Control Interno No.2 MUNICIPALIDAD DE SANTA MARIA NEBAJ).
24
Cheques no emitidos a nombre del proveedor (Hallazgo de Control Interno No.3 MUNICIPALIDAD DE SANTA MARIA NEBAJ).
25
Falta de documentos legales que respalden la ejecución presupuestaria de 2007. (Hallazgo de Control Interno No.1 MUNICIPALIDAD DE SAN ANDRES SAJCABAJA).
26
Inexistencia de Reglamento Interno de Relaciones Laborales (Hallazgo de Control Interno No.2 MUNICIPALIDAD DE SAN ANDRES SAJCABAJA).
27
Inexistencia del Plan Operativo Anual (Hallazgo de Control Interno No.3 MUNICIPALIDAD DE SAN ANDRES SAJCABAJA).
28
Falta de Arqueos SAJCABAJA).
29
Falta de Documentos de respaldo (Hallazgo de Control Interno No.1 CANILLA).
30
No existen manuales de funciones y atribuciones laborales (Hallazgo de Control Interno No.1 MUNICIPALIDAD DE PACHALUM).
31
Instalaciones de la bodega de materiales inadecuadas (Hallazgo de Control Interno No.2 MUNICIPALIDAD DE PACHALUM).
32
Pago de Servicios no razonables (Hallazgo de Control Interno No.3 PACHALUM).
33
Falta manual de procedimientos para la distribución de combustibles (Hallazgo de Control Interno No.4 MUNICIPALIDAD DE PACHALUM).
(Hallazgo de Control Interno No.4
MUNICIPALIDAD DE SANTA MARIA
MUNICIPALIDAD DE SAN ANDRES MUNICIPALIDAD DE
MUNICIPALIDAD DE
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Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)
HALLAZGOS DE CUMPLIMIENTO MUNICIPALIDAD DE SANTA CRUZ DEL QUICHÉ 1
Reincidencia en la Inexistencia de la Unidad de Auditoría Interna. (Hallazgo de Cumplimiento No.1 MUNICIPALIDAD DE SANTA CRUZ DEL QUICHÉ).
2
Falta de Información del Sistema Nacional de Inversión Pública -SNIP-. (Hallazgo de Cumplimiento No.2 MUNICIPALIDAD DE SANTA CRUZ DEL QUICHÉ).
3
Presentación extemporánea de la copia de contrato a la Contraloría General de Cuentas. (Hallazgo de Cumplimiento No.3 MUNICIPALIDAD DE SANTA CRUZ DEL QUICHÉ).
4
Bitácora de obra autorizada extemporáneamente. MUNICIPALIDAD DE SANTA CRUZ DEL QUICHÉ).
5
Falta de Bitácoras de Obras. (Hallazgo de Cumplimiento No.5 MUNICIPALIDAD DE SANTA CRUZ DEL QUICHÉ).
6
Falta de rendición de Ampliaciones y Trasferencias de la ejecución presupuestaria a la Contraloría General de Cuentas. (Hallazgo de Cumplimiento No.6 MUNICIPALIDAD DE SANTA CRUZ DEL QUICHÉ).
7
Incumplimiento de la rendición trimestral de la ejecución presupuestaria. (Hallazgo de Cumplimiento No.7 MUNICIPALIDAD DE SANTA CRUZ DEL QUICHÉ).
8
Atraso en la rendición de cuentas. (Hallazgo de Cumplimiento No.8 MUNICIPALIDAD DE SANTA CRUZ DEL QUICHÉ).
9
Atraso en el pago de Rentas Consignadas. (Hallazgo de Cumplimiento No.9 MUNICIPALIDAD DE SANTA CRUZ DEL QUICHÉ).
10
Falta de dictamen de aprobación del Ministerio de Ambiente y Recursos Naturales. (Hallazgo de Cumplimiento No.10 MUNICIPALIDAD DE SANTA CRUZ DEL QUICHÉ).
11
Incumplimiento a la Ley de Contrataciones del Estado (Hallazgo de Cumplimiento No.1 MUNICIPALIDAD DE CHICHE).
12
Incumplimiento en enviar Copias de Contratos de Obra a la Contraloría General de Cuentas (Hallazgo de Cumplimiento No.2 MUNICIPALIDAD DE CHICHE).
13
Omisión del proceso de CHICHE).
14
Incumplimiento en la Rendición de copia de las Ampliaciones y Transferencias Presupuestarias (Hallazgo de Cumplimiento No.4 MUNICIPALIDAD DE CHICHE).
15
Incumplimiento en presentar MUNICIPALIDAD DE CHICHE).
16
Copias de los informes trimestrales de la ejecución presupuestaria, no es enviada a la Contraloría General de Cuentas (Hallazgo de Cumplimiento No.1 MUNICIPALIDAD DE CHINIQUE).
17
No se envía la ejecución trimestral del presupuesto municipal a la Contraloría General de Cuentas (Hallazgo de Cumplimiento No.1 MUNICIPALIDAD DE ZACUALPA).
(Hallazgo
de
Cotización (Hallazgo de Cumplimiento No.3
Información
Financiera
(Hallazgo
de
Cumplimiento
No.4
MUNICIPALIDAD DE
Cumplimiento
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No.5
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No se envía mensualmente el movimiento financiero del uso de los préstamos a la Dirección de Crédito Público (Hallazgo de Cumplimiento No.2 MUNICIPALIDAD DE ZACUALPA).
19
No envían la información mensual al sistema nacional de inversión pública -SNIP- (Hallazgo de Cumplimiento No.3 MUNICIPALIDAD DE ZACUALPA).
20
No se remiten copias de los contratos de arrendamiento de maquinaria y equipo ante el registro correspondiente (Hallazgo de Cumplimiento No.4 MUNICIPALIDAD DE ZACUALPA).
21
Arrendamiento de maquinaria sin utilizar el sistema GUATECOMPRAS (Hallazgo de Cumplimiento No.5 MUNICIPALIDAD DE ZACUALPA).
22
Fraccionamiento en compra de combustible (Hallazgo de Cumplimiento No.6 MUNICIPALIDAD DE ZACUALPA).
23
Mala aplicación de renglón presupuestario (Hallazgo de Cumplimiento No.7 MUNICIPALIDAD DE ZACUALPA).
24
Incumplimiento de la Rendición trimestral de la Ejecución Presupuestaria (Hallazgo de Cumplimiento No.1 MUNICIPALIDAD DE CHAJUL).
25
No se efectuó arqueos de caja (Hallazgo de Cumplimiento No.1 CHICHICASTENANGO).
26
Se han efectuados gastos sin procedimientos legales establecidos (Hallazgo de Cumplimiento No.2 MUNICIPALIDAD DE CHICHICASTENANGO).
27
Incumplimiento en la Rendición del Informe Trimestral de Ejecución Presupuestaria ante la Contraloría General de Cuentas (Hallazgo de Cumplimiento No.1 MUNICIPALIDAD DE PATZITE).
28
Incumplimiento en la Rendición de copia de las Ampliaciones y Transferencias Presupuestarias (Hallazgo de Cumplimiento No.2 MUNICIPALIDAD DE PATZITE).
29
Incumplimiento en la Rendición de Cuentas y Registros de las Operaciones Contables (Hallazgo de Cumplimiento No.3 MUNICIPALIDAD DE PATZITE).
30
Inexistencia de Actas de Ampliaciones y Transferencias (Hallazgo de Cumplimiento No.4 MUNICIPALIDAD DE PATZITE).
31
Incumplimiento en el pago de las rentas consignadas (Hallazgo de Cumplimiento No.1 MUNICIPALIDAD DE SAN ANTONIO ILOTENANGO).
32
Incumplimiento en la Rendición de Cuentas y Registros de las Operaciones Contables (Hallazgo de Cumplimiento No.1 MUNICIPALIDAD DE SAN PEDRO JOCOPILAS).
33
Incumplimiento en Autorizar las Transferencias y Modificaciones al Presupuesto (Hallazgo de Cumplimiento No.2 MUNICIPALIDAD DE SAN PEDRO JOCOPILAS).
34
Incumplimiento en la Rendición del Informe Trimestral de Ejecución Presupuestaria ante la Contraloría General de Cuentas (Hallazgo de Cumplimiento No.3 MUNICIPALIDAD DE SAN PEDRO JOCOPILAS).
35
No se efectúan arqueos a la Caja principal (Hallazgo de Cumplimiento No.1 MUNICIPALIDAD DE CUNEN).
MUNICIPALIDAD DE
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Los registros en Libro de Inventario autorizado por la Contraloría General de Cuentas, no tiene ningún registro (Hallazgo de Cumplimiento No.2 MUNICIPALIDAD DE CUNEN).
37
Falta de Auditor Interno (Hallazgo de Cumplimiento No.3 MUNICIPALIDAD DE CUNEN).
38
Atraso en el pago de Rentas Consignadas (Hallazgo de Cumplimiento No.1 MUNICIPALIDAD DE SAN JUAN COTZAL).
39
Incumplimiento en el envío de la Ejecución Presupuestaria trimestral (Hallazgo de Cumplimiento No.1 MUNICIPALIDAD DE JOYABAJ).
40
Fraccionamiento en compra de estufas y sus accesorios (Hallazgo de Cumplimiento No.1 MUNICIPALIDAD DE SANTA MARIA NEBAJ).
41
Copia de contrato no enviado a la Contraloría General de Cuentas (Hallazgo de Cumplimiento No.2 MUNICIPALIDAD DE SANTA MARIA NEBAJ).
42
Incumplimiento al no Autorizar las Transferencias y Modificaciones al Presupuesto. (Hallazgo de Cumplimiento No.1 MUNICIPALIDAD DE SAN ANDRES SAJCABAJA).
43
Incumplimiento en la Rendición del Informe Trimestral de Ejecución Presupuestaria (Hallazgo de Cumplimiento No.2 MUNICIPALIDAD DE SAN ANDRES SAJCABAJA).
44
Incumplimiento con la Contratación de Auditor Interno (Hallazgo de Cumplimiento No.3 MUNICIPALIDAD DE SAN ANDRES SAJCABAJA).
45
Incumplimiento por no enviar los informes presupuestarios del ejercicio 2007, a las instituciones correspondientes (Hallazgo de Cumplimiento No.1 MUNICIPALIDAD DE USPANTAN).
46
Incumplimiento por no enviar la Rendición de las Ampliaciones y Transferencias Presupuestarias (Hallazgo de Cumplimiento No.2 MUNICIPALIDAD DE USPANTAN).
47
Falta de Bitácoras Autorizadas por la Contraloría General de Cuentas (Hallazgo de Cumplimiento No.3 MUNICIPALIDAD DE USPANTAN).
48
Falta de documentos en expedientes de obras (Hallazgo de Cumplimiento No.4 MUNICIPALIDAD DE USPANTAN).
49
Copias de los informes trimestrales de la ejecución presupuestaria, no es enviada a la Contraloría General de Cuentas. (Hallazgo de Cumplimiento No.1 MUNICIPALIDAD DE SACAPULAS).
50
Copias de los informes trimestrales de la ejecución presupuestaria, no es enviada a la Contraloría General de Cuentas (Hallazgo de Cumplimiento No.1 MUNICIPALIDAD DE SAN BARTOLOME JOCOTENANGO).
51
Falta de Registro y control presupuestario. (Hallazgo de Cumplimiento No.2 MUNICIPALIDAD DE SAN BARTOLOME JOCOTENANGO).
52
Falta de Contratación de Auditor Interno (Hallazgo de Cumplimiento No.1 MUNICIPALIDAD DE CHICAMAN).
53
Falta de bitácora de Obras (Hallazgo de Cumplimiento No.2 MUNICIPALIDAD DE CHICAMAN).
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No contrataron los servicios de Auditor Interno (Hallazgo de Cumplimiento No.1 MUNICIPALIDAD DE PACHALUM).
55
Adjudicación de compra de materiales a empresas con un mismo representante legal (Hallazgo de Cumplimiento No.2 MUNICIPALIDAD DE PACHALUM).
56
Falta dictamen de aprobación del Ministerio de Ambiente y Recursos Naturales (Hallazgo de Cumplimiento No.3 MUNICIPALIDAD DE PACHALUM).
57
Incumplimiento de requisitos de la Ley de Contrataciones del Estado (Hallazgo de Cumplimiento No.4 MUNICIPALIDAD DE PACHALUM).
58
Adquisición y contratación de servicios con personas que tienen parentesco entre sí (Hallazgo de Cumplimiento No.5 MUNICIPALIDAD DE PACHALUM).
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OBJETIVOS DE AUDITORÍA GENERALES Practicar Auditoría Gubernamental que incluya la evaluación de aspectos financieros de cumplimiento y de gestión, con énfasis en el presupuesto 2007, a efecto de determinar que la información contable registrada, esté correcta, confiable y que cumpla con las disposiciones legales aplicables, observando el Decreto No. 31-2002, del Congreso de la República, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas y las Normas Generales de Control Interno y Normas de Auditoría Gubernamental, contenidas en los Acuerdos Internos No. 09-03, A-22-2004 y A-23-2004 emitidos por el Contralor General de Cuentas, Decreto No. 101-97 Ley Orgánica del Presupuesto y Ley del Presupuesto General de Ingresos y Egresos para el Ejercicio Fiscal 2007. Alcanzar un nivel operativo sistemático y funcional que conlleve al fortalecimiento del control interno en los procesos administrativos y financieros para el aprovechamiento racional de los recursos, a efecto de obtener resultados e información confiable, oportuna y transparente. ESPECIFICOS Practicar exámenes a las operaciones contables, presupuestarias y financieras del ejercicio fiscal 2007. Fortalecer la aplicación de la normativa legal aplicables y los procedimientos administrativos y técnicos que permitan mejorar la calidad del control interno en el proceso de ejecución del las transacciones municipales y la administración de los recursos disponibles. Elevar el nivel de eficiencia de la Unidad de Administración Financiera Integrada Municipal y/o de la Tesorería Municipal, a efecto de que ésta preste un mejor servicio en apoyo a la ejecución de los diferentes programas municipales. Apoyar la implantación de un sistema de información administrativa y financiera confiable y oportuna, que provea los insumos básicos para la toma de decisiones a las autoridades municipales y la rendición de cuentas.
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ALCANCE DE AUDITORÍA Practicar Auditoria Gubernamental que incluyó la evaluación de aspectos financieros, de cumplimiento y de gestión, con énfasis en la ejecución presupuestaria del ejercicio fiscal 2007.
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Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)
INFORME SOBRE CONTROL INTERNO
MUNICIPALIDAD DE SANTA CRUZ DEL QUICHÉ 1 No realizan depósitos diarios de lo recaudado. DE SANTA CRUZ DEL QUICHÉ).
(Hallazgo de Control Interno No. 1 MUNICIPALIDAD
MUNICIPALIDAD DE CHINIQUE 2 Extravío de Formularios oficiales CHINIQUE).
(Hallazgo de Control Interno No. 1
MUNICIPALIDAD DE
MUNICIPALIDAD DE ZACUALPA 3 Falta de registros auxiliares y conciliaciones bancarias MUNICIPALIDAD DE ZACUALPA).
(Hallazgo de Control Interno No. 1
4 Inexistencia de manuales de funciones y responsabilidades MUNICIPALIDAD DE ZACUALPA).
(Hallazgo de Control Interno No. 2
5 Falta de manual de procedimientos específicos para la distribución de combustibles Control Interno No. 3 MUNICIPALIDAD DE ZACUALPA).
(Hallazgo de
MUNICIPALIDAD DE PATZITE 6 Incumplimiento en la Contratación de Auditor Interno MUNICIPALIDAD DE PATZITE).
(Hallazgo de Control Interno No. 1
7 Inexistencia del Libro Auxiliar de Bancos de la Cuenta Única de Pagos No. 2 MUNICIPALIDAD DE PATZITE). 8 Falta de un adecuado resguardo de los documentos. MUNICIPALIDAD DE PATZITE).
(Hallazgo de Control Interno
(Hallazgo de Control Interno No. 3
9 Inexistencia de Unidad de Administración Financiera Integrada Municipal AFIM Interno No. 4 MUNICIPALIDAD DE PATZITE).
(Hallazgo de Control
10 Falta de Arqueos Sorpresivos (Hallazgo de Control Interno No. 5 MUNICIPALIDAD DE PATZITE). MUNICIPALIDAD DE SAN ANTONIO ILOTENANGO 11 No existe libro auxiliar para control de los movimientos bancarios MUNICIPALIDAD DE SAN ANTONIO ILOTENANGO). 12 No existe libro de control de existencia en formas oficiales MUNICIPALIDAD DE SAN ANTONIO ILOTENANGO).
(Hallazgo de Control Interno No. 1 (Hallazgo de Control Interno No. 2
MUNICIPALIDAD DE SAN PEDRO JOCOPILAS 13 Inexistencia de la Unidad de Administración Financiera Integrada AFIM No. 1 MUNICIPALIDAD DE SAN PEDRO JOCOPILAS).
(Hallazgo de Control Interno
MUNICIPALIDADES DEL DEPARTAMENTO DE EL QUICHE Informe de Auditoría Gubernamental con énfasis en la ejecución presupuestaria municipal Periodo auditado del 01 de Enero al 31 de Diciembre de 2007
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Contraloría General de Cuentas
Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)
14 Incumplimiento en la Contratación de Auditor Interno MUNICIPALIDAD DE SAN PEDRO JOCOPILAS). 15 Inexistencia de Reglamento Interno de Relaciones Laborales MUNICIPALIDAD DE SAN PEDRO JOCOPILAS).
(Hallazgo de Control Interno No. 2 (Hallazgo de Control Interno No. 3
16 Inexistencia del Plan Operativo Anual (Hallazgo de Control Interno No. 4 MUNICIPALIDAD DE SAN PEDRO JOCOPILAS). 17 Falta de Bitácoras Autorizadas por la Contraloría General de Cuentas No. 5 MUNICIPALIDAD DE SAN PEDRO JOCOPILAS).
(Hallazgo de Control Interno
18 Falta de Arqueos Sorpresivos (Hallazgo de Control Interno No. 6 MUNICIPALIDAD DE SAN PEDRO JOCOPILAS). MUNICIPALIDAD DE SAN JUAN COTZAL 19 Deficiencias en las Operaciones del Libro de Bancos MUNICIPALIDAD DE SAN JUAN COTZAL).
(Hallazgo de Control Interno No. 1
20 Deficiencias en el manejo de Tarjetas de Responsabilidad y bienes no codificados Control Interno No. 2 MUNICIPALIDAD DE SAN JUAN COTZAL).
(Hallazgo de
21 Deficiencias en facturas y cheques por compra de bienes y servicios (Hallazgo de Control Interno No. 3 MUNICIPALIDAD DE SAN JUAN COTZAL). MUNICIPALIDAD DE SANTA MARIA NEBAJ 22 Ausencia de Bitácora NEBAJ).
(Hallazgo de Control Interno No. 1 MUNICIPALIDAD DE SANTA MARIA
23 El Plan Operativo Anual no se elaboró SANTA MARIA NEBAJ).
(Hallazgo de Control Interno No. 2 MUNICIPALIDAD DE
24 Cheques no emitidos a nombre del proveedor DE SANTA MARIA NEBAJ).
(Hallazgo de Control Interno No. 3 MUNICIPALIDAD
MUNICIPALIDAD DE SAN ANDRES SAJCABAJA 25 Falta de documentos legales que respalden la ejecución presupuestaria de 2007. Control Interno No. 1 MUNICIPALIDAD DE SAN ANDRES SAJCABAJA). 26 Inexistencia de Reglamento Interno de Relaciones Laborales MUNICIPALIDAD DE SAN ANDRES SAJCABAJA). 27 Inexistencia del Plan Operativo Anual ANDRES SAJCABAJA). 28 Falta de Arqueos SAJCABAJA).
(Hallazgo de
(Hallazgo de Control Interno No. 2
(Hallazgo de Control Interno No. 3 MUNICIPALIDAD DE SAN
(Hallazgo de Control Interno No. 4
MUNICIPALIDAD DE SAN ANDRES
MUNICIPALIDADES DEL DEPARTAMENTO DE EL QUICHE Informe de Auditoría Gubernamental con énfasis en la ejecución presupuestaria municipal Periodo auditado del 01 de Enero al 31 de Diciembre de 2007
Contraloría General de Cuentas
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Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)
MUNICIPALIDAD DE CANILLA 29 Falta de Documentos de respaldo CANILLA).
(Hallazgo de Control Interno No. 1
MUNICIPALIDAD DE
MUNICIPALIDAD DE PACHALUM 30 No existen manuales de funciones y atribuciones laborales MUNICIPALIDAD DE PACHALUM). 31 Instalaciones de la bodega de materiales inadecuadas MUNICIPALIDAD DE PACHALUM). 32 Pago de Servicios no razonables PACHALUM).
(Hallazgo de Control Interno No. 1 (Hallazgo de Control Interno No. 2
(Hallazgo de Control Interno No. 3
33 Falta manual de procedimientos para la distribución de combustibles No. 4 MUNICIPALIDAD DE PACHALUM).
MUNICIPALIDAD DE
(Hallazgo de Control Interno
MUNICIPALIDADES DEL DEPARTAMENTO DE EL QUICHE Informe de Auditoría Gubernamental con énfasis en la ejecución presupuestaria municipal Periodo auditado del 01 de Enero al 31 de Diciembre de 2007
Contraloría General de Cuentas
14
Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)
HALLAZGOS DE CONTROL INTERNO MUNICIPALIDAD DE SANTA CRUZ DEL QUICHÉ No realizan depósitos diarios de lo recaudado. DE SANTA CRUZ DEL QUICHÉ).
(Hallazgo de Control Interno No. 1 MUNICIPALIDAD
Condición Se determinó que los ingresos recaudados por las cajas receptoras fueron depositados en la Cuenta Única de Tesorería Municipalidad Santa Cruz del Quiché No. 3-248-00048-7 del Banco de Desarrollo Rural, varios días posteriores, al día de su recepción, en los meses siguientes: Ingreso de fecha 05/01/2007 por valor de Q16,771.58 se depositó el 09/01/2007, ingreso de fecha 26/01/2007 por valor de Q18,207.01 se depositó el 30/01/2007, ingreso de fecha 30/01/2007 por valor de Q14,792.26 se depositó el 02/02/2007, ingreso de fecha 02/03/2007 por valor de Q9,693.10 se depositó el 07/03/2007, ingreso de fecha 26/03/2007 por valor de Q4,131.45 se depositó el 31/03/2007, ingreso de fecha 30/03/2007 por valor de Q1,749.05 se depositó el 02/04/2007, ingreso de fecha 10/05/2007 por valor de Q1,898.30 se depositó el 22/05/2007, ingreso de fecha 14/05/2007 por valor de Q4,730.00 se depositó el 22/05/2007, ingreso de fecha 23/05/2007 por valor de Q2,760.00 se depositó el 30/05/2007 e ingreso de fecha 24/05/2007 por valor de Q1,485.27 se depositó el 30/05/2007. Criterio El Manual de Administración Financiera Integrada Municipal -MAFIM- en el Módulo de Tesorería, Normas de Control Interno, en el punto 6.2.2 indica: "Depósitos Intactos de los Ingresos. Los ingresos recaudados deben depositarse por cada cierre de caja efectuado; en forma íntegra e intacta en la cuenta que la Municipalidad y sus Empresas tenga aperturada en las instituciones financieras aprobadas por la Superintendencia de Bancos, de ser posible el mismo día o a más tardar, al día siguiente de dicho cierre." Causa Incumplimiento a la norma de control interno de efectuar los depósitos de los ingresos recaudados, el mismo día de su recepción o a más tardar, al día siguiente de dicho cierre. Efecto Riesgo que el personal de receptoría haga uso indebido de los ingresos recaudados, provocando menoscabo al erario municipal. Recomendación El Alcalde Municipal, debe girar instrucciones al Tesorero, para cumplir con depositar los ingresos recaudados el mismo día de su recepción o a más tardar, al día siguiente de dicho cierre. Comentarios de la administración En oficio sin número de fecha 28 de julio de 2008, el Alcalde, el Tesorero, Director de AFIM, Coordinador de la Oficina Municipal de Planificación, Secretario y Ex director de AFIM, manifiestan: "los depósitos no realizados durante la ejecución de ingresos fue debido a que las fuentes de financiamiento no coincidían con los registros manuales contra el registro del sistema SIAF-MUNI, y que los ajustes contables no coincidían con la fuente física al compararlas con las escriturales." Comentarios de auditoría Se confirma el presente hallazgo, en virtud que los argumentos planteados confirman la falta incurrida. Acción Correctiva
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Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)
Sanción económica, de conformidad con el Decreto No. 31-2002 del Congreso de la República, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39 numeral 17, para el Alcalde, y Ex Director de la Administración Financiera Municipal, por la cantidad de Q10,000.00, para cada uno.
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Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)
MUNICIPALIDAD DE CHINIQUE Extravío de Formularios oficiales (Hallazgo de Control Interno No. 1 MUNICIPALIDAD DE CHINIQUE). Condición En el proceso de revisión realizada a las formas oficiales 7-B, se comprobó que al ex-tesorero extraviaron dos recibos, siendo estos los números 47458 y 47651.
se le
Criterio El Decreto No. 12-2002 del Congreso de la República, Código Municipal Artículo 86 primer párrafo y el numeral 1.12 del modulo de Tesorería del Manual de Administración Financiero Municipal -MAFIM-. Causa Falta de control y custodia de formularios oficiales. Efecto El extravío de Formas Oficiales, puede provocar menoscabo en el patrimonio Municipal. Recomendación El Tesorero implante un control por medio de conocimientos para determinar quién es la persona responsable de haber recibido las formas oficiales, así como supervisar la emisión de los mismos. Comentarios de la administración Formas extraviadas 7-B números 47458 y 47651. Por error involuntario cobrando pagos de piso de plaza de fiesta titular la señorita practicante entregó dos formas arriba mencionada con el original y las dos copias de los cuales no se pudieron haber encontrado, por lo cual se hizo la denuncia respectiva, adjuntando copia de la misma. Asi también manifiesto que no existió mala intención ya que dichos formularios se extraviaron casi a tres días de entrega del cargo, y la administración en ese entonces con la visión de entregar las arcas Municipales en orden a partír del treinta y uno de diciembre de 2007, no se giró cheque alguno consta en el acta de corte caja y arqueo de valores practicados por el auditor Gubernamental Vitalino Jucup López. Oficio sin número de fecha 28 de marzo de 2008. Comentarios de auditoría Se confirma dicho hallazgo, por la razón de que en este caso hubo negligencia de parte de las personas que fungieron como autoridades municipales en ese entonces, en asignarle un trabajo de mucha responsabilidad a la practicante, ya que ella no es empleada oficial de la municipalidad, asimismo se hace mención que las formas 7-B se utilizan para ingresos varios y no para ingresos de piso de plaza, para esto existe las formas 31-B. por lo que se confirma el hallazgo. Acción Correctiva Sanción Económica de conformidad con el Decreto No. 31-2002 del Congreso de la República, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas Articulo 39 numeral 15, para el Ex Alcalde y Ex Tesorero por un valor de Q. 5,000.00 para cada uno.
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MUNICIPALIDAD DE ZACUALPA Falta de registros auxiliares y conciliaciones bancarias MUNICIPALIDAD DE ZACUALPA).
(Hallazgo de Control Interno No. 1
Condición Durante el año 2007 no se llevó control en libros auxiliares autorizados, del movimiento financiero de todas las cuentas bancarias acreditadas a nombre de la Municipalidad, en el sistema financiero nacional. Tampoco se realizaron mensualmente las conciliaciones bancarias de cada una de las cuentas municipales. Criterio El Manual de Administración Financiera Integrada Municipal 2da. Versión -MAFIM- Modulo de Contabilidad 5, Numeral 5.8 CONCILIACIÓN BANCARIA. "El proceso diario de la conciliación bancaria tiene como objetivo obtener la situación financiera disponible de la Tesorería, que será el resultado del movimiento de fondos, tanto de ingresos como de egresos. Para lograr este objetivo, el proceso de Conciliación Bancaria, compara los movimientos de créditos y débitos de la Cuenta Única del Tesoro Municipal ó de otras cuentas bancarias especiales que se aperturen con información de los estados de cuentas bancarios que emitirá el banco, con los registros de recursos, pagos y transferencias registrados en el Libro Bancos, generará la aplicación del registro de recursos y gastos, y establecerá en forma diaria, el saldo disponible de la Tesorería por cuenta corriente y finalmente la situación financiera total". Causa El Tesorero Municipal no veló porque se registraran los movimientos financieros en libros auxiliares autorizados. Efecto No permite obtener información oportuna y veraz, para la toma de decisiones administrativas y se corre el riesgo de que exista dentro del desorden contable de registro, menoscabo del erario Municipal y retrasa las actuaciones del ente fiscalizador. Recomendación El Alcalde Municipal debe girar instrucciones al Tesorero Municipal, para que proceda inmediatamente a operar las transacciones bancarias en los registros implementados en el sistema SICOIN GL, durante en el ejercicio fiscal 2008, o en su defecto deberá llevar libros auxiliares debidamente autorizados por la Contraloría General de Cuentas. Comentarios de la administración En oficio sin número de fecha 23 de julio de 2008, el Alcalde Municipal manifiesta: "Surgieron una serie de problemas con la base de datos y al momento de solicitar el reporte de los libros auxiliares que el sistema generaba, había duplicidad de información". Comentarios de auditoría Se confirma el presente hallazgo, debido a que si el sistema SIAFITO (utilizado en el ejercicio fiscal 2007) no generaba los registros auxiliares bancarios, el Tesorero Municipal le correspondía la responsabilidad de elaborarlos manualmente. Acción Correctiva
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Sanción económica, de conformidad con el Decreto No. 31-2002 del Congreso de la República, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Artículo 39 numeral 18, para el Tesorero Municipal, por valor de Q2,000.00.
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Inexistencia de manuales de funciones y responsabilidades MUNICIPALIDAD DE ZACUALPA).
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(Hallazgo de Control Interno No. 2
Condición Se determinó que en la Municipalidad no se cuenta con manual de funciones y procedimientos debidamente autorizados por la autoridad superior correspondiente, en los cuales se describan los lineamientos necesarios para desarrollar las actividades específicas en cada puesto operativo y administrativo de la entidad. Criterio El Acuerdo No. 09-03 del 08 de julio de 2003 emitido por el Contralor General de Cuentas, Normas Generales de Control Interno Gubernamental, Norma 1, numeral 1.10 Manuales de Funciones y Procedimientos. Establece:"La máxima autoridad de cada ente público, debe apoyar y promover la elaboración de manuales de funciones y procedimientos para cada puesto y procesos relativos a las diferentes actividades de la entidad, los jefes, directores y demás ejecutivos de cada entidad son responsables de que existan manuales su divulgación y capacitación al personal, para su adecuada implementación y aplicación de las funciones y actividades asignadas a cada puesto trabajo". Causa Incumplimiento de las normas de control interno gubernamental, de parte del Alcalde Municipal, al no promover la elaboración de los manuales de funciones y procedimientos. Efecto Desconocimiento de los empleados y trabajadores de la Institución de los procedimientos y funciones a desempeñar en sus correspondientes cargos; además, personal de nuevo ingreso inicia labores sin contar con inducción al puesto. Recomendación El Alcalde Municipal debe girar instrucciones al Secretario, Tesorero y Auditor Interno, con el propósito de agilizar la elaboración de los manuales administrativos, para contar en forma clara y por escrito con las funciones, procedimientos y responsabilidades de cada empleado. Comentarios de la administración En oficio sin número de fecha 23 de julio de 2008, el Alcalde Municipal manifiesta: "A la fecha se cuenta con dichos manuales, pero aun no han sido aprobados por el Honorable Concejo Municipal". Comentarios de auditoría Se confirma el presente hallazgo, en virtud que durante el proceso de la auditoría no se tuvo a la vista, ninguna documentación relacionada con la elaboración de manuales de funciones y responsabilidades. Acción Correctiva Sanción económica, de conformidad con el Decreto No. 31-2002 del Congreso de la República, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Artículo 39 numeral 3, para el Alcalde Municipal por valor de Q2,000.00.
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Falta de manual de procedimientos específicos para la distribución de combustibles Control Interno No. 3 MUNICIPALIDAD DE ZACUALPA).
(Hallazgo de
Condición La Municipalidad no cuenta con un manual procedimientos para la distribución de combustibles, tal es el caso que se ha adquirido combustible para ser utilizado tanto en la maquinaria municipal como en el convoy de maquinaria que se ha arrendado, sin llevar el control del odómetro por medio de bitácoras, para determinar el consumo de combustible en relación a la hora máquina trabajada. Criterio El Acuerdo No. 09-03 del 08 de julio de 2003 emitido por el Contralor General de Cuentas, Normas Generales de Control Interno Gubernamental, Norma 1, numeral 1.10 Manuales de Funciones y Procedimientos. Establece: "La máxima autoridad de cada ente público, debe apoyar y promover la elaboración de manuales de funciones y procedimientos para cada puesto y procesos relativos a las diferentes actividades de la entidad. Los Jefes, Directores y demás Ejecutivos de cada entidad son responsables de que existan manuales, su divulgación y capacitación al personal, para su adecuada implementación y aplicación de las funciones y actividades asignadas a cada puesto de trabajo".Así mismo, El Marco Conceptual de las Normas Generales de Control Interno Gubernamental, numeral II, literal d) establecen que "La apertura de los sistemas integrados de contabilidad, debe ser lo suficientemente amplia para facilitar el control de los distintos momentos de las operaciones, así como de aquellos datos que, por sus características, no formen parte del sistema en sí; por ejemplo: control de existencias, control de consumo de gasolina, control de mantenimiento y otras operaciones; se deben diseñar los registros auxiliares que sean necesarios para controlar e informar al nivel de detalle que la operación requiera". Causa El Alcalde y Tesorero Municipal no promovieron el diseño de manuales o instructivos relacionados con el control, registro y distribución de los combustibles adquiridos. Efecto El combustible puede ser utilizado para actividades distintas a las programadas en la institución, provocando pérdida al erario municipal. Recomendación El Alcalde Municipal debe girar instrucciones al Auditor Interno y Tesorero Municipal, para que procedan a la elaboración del Manual para el uso y distribución de los combustibles y lubricantes. Comentarios de la administración En oficio sin número de fecha 23 de julio de 2008, El Alcalde Municipal manifiesta: "No se cuenta con este manual, pero se encuentra en proceso de elaboración, para que sea autorizado ó aprobado por el Honorable Concejo Municipal". Comentarios de auditoría No obstante el comentario de la administración, en el momento de la intervención no se encontró ningún documento autorizado para el uso y distribución de los combustibles, por lo que se confirma el hallazgo. Acción Correctiva Sanción económica, de conformidad con el Decreto No. 31-2002 del Congreso de la República, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Artículo 39 numeral 3, para el Alcalde Municipal y Tesorero Municipal,
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por valor de Q2,000.00 para cada uno.
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MUNICIPALIDAD DE PATZITE Incumplimiento en la Contratación de Auditor Interno MUNICIPALIDAD DE PATZITE).
(Hallazgo de Control Interno No. 1
Condición Al efectuar la auditoria del 01/01/07 al 31/12/07 se determinó que la Municipalidad de Patzité no contrató a un Auditor Interno durante el período del 01/01/2007 al 31/12/07. Criterio El Decreto Número 12-2002 del Congreso de la República, Código Municipal, artículo 88. Auditor Interno, "las Municipalidades deberán contratar un auditor interno, quien deberá ser guatemalteco de origen, ciudadano en el ejercicio de sus derechos Políticos, contador publico y auditor colegiado activo". Causa Esto se debe a que la municipalidad no efectuó el proceso de reclutamiento para la contratación de un auditor interno, que coadyuvará a brindar confiabilidad en las operaciones municipales para una toma de decisiones efectiva, incumpliendo de esta manera lo que establece la ley. Efecto Que no exista supervisión en la ejecución de los gastos y en la ejecución de un sistema que controle y facilite el seguimiento ágil de los mismos. Recomendación El alcalde Municipal debe de contratar los servicios de un auditor interno y normar sus funciones a través de un reglamento interno. Comentarios de la administración En cuanto a este hallazgo la cual contábamos con disponibilidad presupuestaria pero no contábamos ya con disponibilidad bancaria en el sistema para poder pagarle al auditor ya que como fue mencionado en el punto primero los documentos fueron ingresados en el mes de septiembre por lo que eso nos limitó a realizar muchos pagos. Comentarios de auditoría Sus comentarios no desvanecen el presente hallazgo, por lo que se confirma. Acción Correctiva Sanción económica de conformidad con el Decreto No. 31-2002 del Congreso de la República, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas artículo 39 Numeral 18, por un valor de Q 20,000.00 para cada uno de los señores: Ex Alcalde y los seis Ex Miembros del Concejo Municipal.
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Inexistencia del Libro Auxiliar de Bancos de la Cuenta Única de Pagos (Hallazgo de Control Interno No. 2 MUNICIPALIDAD DE PATZITE). Condición Durante el proceso de la auditoria se pudo establecer que no se cuenta con el libro auxiliar de la cuenta Única de Pago. Criterio Las normas generales de Control Interno de la Contraloría General de Cuentas en el numeral 5.7, establece, Conciliación de Saldos. La máxima autoridad del Ministerio de finanzas Públicas a travéz de la contabilidad del Estado, debe normar y emitir políticas y procedimientos para la adecuada y oportuna conciliación de saldos. Las unidades especializadas deben realizar las conciliaciones de los saldos de acuerdo a la normativa emitida por la dirección de contabilidad del estado y las autoridades superiores de cada entidad, quienes velaran, en su respectivo ámbito porque se apliquen los procedimientos de conciliación de saldos de una manera técnica adecuada y oportuna. El Decreto No. 12-2002 del Congreso de la República, Código Municipal Articulo 87 inciso a) Atribuciones del Tesorero: Operar las cuentas de los libros autorizados para el efecto. Causa Negligencia por parte de la Ex tesorera en no tener el libro auxiliar de bancos para determinar los saldos y su conciliación bancaria. Efecto No se lleva un registro y control adecuado de las cuentas de ingresos y egresos de la cuenta única del pago. Recomendación El Tesorero debe agilizar la autorización del libro para la cuenta Única de Pago, en forma inmediata en la Delegación Departamental de la Contraloría General de Cuentas. Comentarios de la administración En cuanto a la inexistencia del libro de la cuenta única no se porque, no se encuentra en la Tesorería municipal ya que en la entrega de cargo se hizo entrega de todos los libros de todas las cuentas que posee la municipalidad el cual constan en el acta de entrega de cargo y que fueron exigidos por el tesorero entrante Marco Tulio Aguaré Calel y el asesor del mismo ya que dicho libro se encuentra autorizado en la Contraloría de Cuentas y que fueron presentado al auditor que realizo el corte de caja los días 7, 8 y 9 de enero con el cual se establecieron los saldos para realizar el corte de caja y que fueron revisados por el mismo auditor. Comentarios de auditoría Sin embargo no fue puesto a la vista dicho libro, por lo que se confirma el presente hallazgo. Acción Correctiva Sanción económica de conformidad con el Decreto No. 31-2002 del Congreso de la República, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39 Numeral 18, por un valor de Q 5,000.00 para la Ex tesorera Municipal.
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Falta de un adecuado resguardo de los documentos. MUNICIPALIDAD DE PATZITE).
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(Hallazgo de Control Interno No. 3
Condición Al solicitar la documentación de soporte de los egresos del mes de enero de 2,007, se estableció que estos no se encontraban en la Tesorería Municipal, manifestando el Tesorero actual que se habían extraviado. Criterio Las Normas Generales de Control interno, numeral 2.6 indica "Documentos de Respaldo, toda operación que realice las entidades públicas, cualesquiera sea su naturaleza, debe contar con la documentación necesaria y suficiente que la respalde. La documentación de respaldo promueve la transparencia y debe demostrar que se ha cumplido con los requisitos legales, administrativos, de registro y control de la entidad; por tanto contendrá la información adecuada, por cualquier medio que se produzca, para identificar la naturaleza, finalidad y resultados de cada operación para facilitar su análisis"; y numeral 1.11 indica: "Es responsabilidad de la máxima autoridad de cada entidad publica, emitir con base en las regulaciones legales respectivas, las políticas administrativas para que en todas las unidades administrativas de la organización, creen y mantengan archivos ordenados en forma lógica, definiendo su contenido, de manera que sea fácil localizar la información". Causa Descuido y Desorganización Administrativa del Tesorero Municipal. Efecto Extravió, deterioro y pérdida de información. Recomendación El Tesorero Municipal deberá mantener el cuidado de conservación de la documentación de soporte de los ingresos y egresos por el tiempo establecido en la ley; adoptar medidas de control a efecto de completar los procesos de legalidad en cada mes, con la respectiva documentación de respaldo. Comentarios de la administración Queremos manifestarle que, la administración actual, cuenta con personal recién contratado para la tesorería Municipal. El 22 de febrero de 2,008 se constató que la carpeta que contenía la documentación de soporte de ingresos y egresos del mes de enero de 2,007 entre los que se encontraban: facturas, recibos y nóminas, había desaparecido de la oficina de la tesorería Municipal. Inmediatamente se informó al Alcalde Municipal sobre el caso. Consta en el oficio No. 03-2,008/MAC dirigido al Señor Juan Soc Cor, Alcalde Municipal y una denuncia presentada al Ministerio Publico del cual se adjuntan copias. Comentarios de auditoría Se confirma el hallazgo, ya que se considera que hubo responsabilidad del tesorero en el extravió de la documentación de soporte, correspondiente al mes de enero 2007. Acción Correctiva Sanción económica de conformidad con el Decreto No. 31-2002 del Congreso de la Republica, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas articulo 39 numeral 22, por Q 10,000.00 para cada uno de los señores: Alcalde y Tesorero Municipales Actuales.
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Inexistencia de Unidad de Administración Financiera Integrada Municipal AFIM Interno No. 4 MUNICIPALIDAD DE PATZITE).
(Hallazgo de Control
Condición Se constato que el Alcalde y el Concejo Municipal no han emitido el acuerdo correspondiente para implementar dentro de su estructura administrativa, la Unidad de Administración Financiera Municipal -AFIM, por lo que la municipalidad no esta integrada en el proceso de administración y consolidación financiera del Sector Publico. Criterio El Decreto No. 12-2002 del Congreso de la República, Código Municipal artículo 97 establece que para efectos de Integrar a las municipalidades en el proceso de administración y consolidación financiera del sector público, las municipalidades deberán incorporar a su estructura administrativa una Unidad de Administración Financiera Integrada Municipal, la cual será responsable de dicho proceso, la misma deberá estar operando en todas las municipalidades antes del año 2006. Causa Negligencia por parte de los responsables. Efecto No se puede evaluar el trabajo que realiza el Tesorero por medio de los reportes que genera el SIAF-MUNI.
Recomendación El Alcalde Municipal debe solicitar al Concejo Municipal la aprobación de creación y emitir el acuerdo municipal para incorporar en su estructura administrativa la Unidad de Administración Financiera Integrada Municipal. Comentarios de la administración Respecto a este hallazgo el AFIM se aprobó tardíamente debido a que se analizo detenidamente el presupuesto para contratar personal así mismo se dejo presupuestado para año 2008. Comentarios de auditoría Sus comentarios no desvanecen el presente hallazgo, por lo que se confirma. Acción Correctiva Sanción Económica de conformidad con el Decreto No. 31-2002, del Congreso de la República, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas artículo 39 Numeral 18, por Q 10,000.00 para los señores Ex Alcalde y los seis Ex miembros del Concejo Municipal.
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Falta de Arqueos Sorpresivos (Hallazgo de Control Interno No. 5 MUNICIPALIDAD DE PATZITE). Condición Se comprobó que la Ex Tesorera o la Comisión de Hacienda no efectúo cortes de caja y arqueo de valores sorpresivos periódicamente como lo estipula la ley. Criterio El Decreto No. 12-2002 del Congreso de la Republica, Código Municipal artículos 54 inciso f), Los síndicos deben fiscalizar la acción administrativa del Alcalde y exigir el cumplimiento de los acuerdos y resoluciones del Concejo Municipal y 87 inciso i), El tesorero dentro de sus competencias debe hacer corte de caja cada mes y elaborar los estados financieros que exigen los reglamentos de la materia, para ser enviados a las oficinas correspondientes. Causa La Ex tesorera y la comision de hacienda, quienes incumplieron las normativas que regulan la acción de su responsabilidad en el cargo y no rindieron cuentas razonables al Concejo Municipal, Alcalde y a la Contraloría General de Cuentas con las obligaciones de fiscalizar las acciones de tesorería. Efecto Los registros contables del SIAF MUNI, no coinciden con las conciliaciones bancarias, lo que no permite cuadrar las cuentas físicas con los saldos escritúrales de la cuenta única de pago del sistema, sino se practica el arqueo de caja propicia un posible perjuicio al erario municipal. Recomendación Que de forma inmediata, el Tesorero Municipal, asuma su responsabilidad de implementar los controles de comparar el SIAF MUNI de saldos de la CUP con las conciliaciones físicas de los saldos de los bancos día a día, realizando arqueos mensuales y sorpresivos en cualquier fecha que lo considere. Así mismo deben nombrar con un acuerdo del Concejo Municipal la Comisión de Hacienda para practicar arqueos sorpresivos. Comentarios de la administración en realidad no se realizaron arqueos sorpresivos por falta de personal. Comentarios de auditoría Se confirma el presente hallazgo porque la administración acepta la responsabilidad. Acción Correctiva Sanción económica de conformidad con el del Decreto No. 31-2002 del Congreso de la Republica, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas articulo 39 numeral 18, por Q 5,000.00, para la Ex Tesorera Municipal.
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MUNICIPALIDAD DE SAN ANTONIO ILOTENANGO No existe libro auxiliar para control de los movimientos bancarios (Hallazgo de Control Interno No. 1 MUNICIPALIDAD DE SAN ANTONIO ILOTENANGO). Condición En el proceso de revisión del movimiento de banco se determinó que no existe el respectivo libro de control de cheques donde se pueda verificar los saldos de las cuentas bancarias. Criterio El Manual de Administración Financiera Integrada Municipal 2da. Versión MAFIM Modulo de Tesorería sección 6.5 CONILIACION BANCARIA. Cuarto párrafo "El Libro de Bancos. Indica: El libro Bancos es un auxiliar de la Contabilidad General, en el cual se registran las operaciones relacionadas con movimientos de fondos en cuentas corrientes bancarias. Constituye un registro analítico de la cuenta Bancos del libro Mayor de la Contabilidad General. El libro de bancos comienza a operar el primer día hábil de cada ejercicio con el saldo inicial que a su vez es el saldo final del ejercicio anterior. Cada operación registrada en el libro de bancos incide en el saldo y quedará reflejado simultáneamente con cada movimiento. El cierre de operaciones es diario y su saldo es igual al inicial del día siguiente. Todas y cada una de las operaciones de movimiento de fondos se registra en el libro Banco en forma cronológica y secuencial y en la fecha e instante en que se produce el registro. El Libro de Bancos que corresponda a la Cuenta Única del Tesoro Municipal se desagrega en subcuentas auxiliares o cuentas escriturales. El Libro de Bancos por cuenta corriente bancaria de la Tesorería es el auxiliar de primer grado del libro mayor de la cuenta "Bancos de la contabilidad General". Causa Negligencia de parte del señor tesorero en no llevar dicho libro de control. Efecto El no tener los registros del uso de los cheques, así como los depósitos no registrados en libros auxiliares de control oportunamente provoca que no se tengan los saldos al día lo que no permite que se tomen decisiones inmediatas ocasiona perdida al erario municipal. Recomendación Al Tesorero Municipal se le recomienda que la mayor brevedad posible autorice un libro auxiliar para el control de los bancos y sus saldos. Comentarios de la administración En cuanto a este punto en el sistema quedan operados todos los ingresos y egresos que se efectúan por lo que en cualquier momento se puede generar cualquier reporte que demuestre tal situación, se tomara en cuenta la recomendación. Comentarios de auditoría Se confirma el hallazgo en virtud de que los comentarios de la Administración no aportan pruebas consistentes para desvanecerlo. Acción Correctiva Sanción Económica de conformidad con el Decreto No. 31-2002 Ley orgánica de la Contraloría General de Cuentas Artículo 39 numeral 18, para el Tesorero Municipal, por la cantidad de Q 5,000.00.
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No existe libro de control de existencia en formas oficiales MUNICIPALIDAD DE SAN ANTONIO ILOTENANGO).
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(Hallazgo de Control Interno No. 2
Condición Durante el proceso de revisión que se efectuó al movimiento de formas oficiales, como resultado se confirmó que el control que se lleva no es el adecuado. Criterio El Manual de Administración Financiera Integrada Municipal-MAFIM- 1ª versión en el II Modulo de Tesorería, sección 2.5.1 Velar por que los libros principales y auxiliares necesarios, estén debidamente autorizados por la Contraloría General de Cuentas, los cuales serán utilizados para llevar un adecuado control de los diferentes formularios fiscales que utiliza la tesorería municipal. Causa Negligencia de parte del encargado de no llevar un adecuado control de todas las existencias de las formas oficiales que se utilizan en la municipalidad, en libro auxiliar autorizado por la Contraloría General de Cuentas. Efecto No se lleva un control de entrega y de identificar a la persona que recibe los formularios, lo que provoca que se le dé mal uso de los mismos y se apropien los empleados de los ingresos municipales. Recomendación Se recomienda al señor Tesorero, instruir al empleado que tiene a su cargo el control del movimiento de las formas oficiales y llevar el libro autorizado por la Contraloría General de Cuentas. Comentarios de la administración El control de formularios se lleva con base al envió fiscal y se van descargando conforme a los conocimientos que firma los empleados a quienes se les entregan las formas oficiales, pero de aquí en adelante se implementará el libro debidamente autorizado por la Contraloría General de cuentas. Comentarios de auditoría Se confirma el Hallazgo, desvanecerlo.
en virtud de que los comentarios no aportan pruebas consistentes para
Acción Correctiva Sanción Económica de conformidad con el Decreto No. 31-2002 Ley orgánica de la Contraloría General de Cuentas Artículo 39 numeral 18 para el Tesorero y Alcalde Municipal, por la cantidad de Q 5,000.00 a cada uno.
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MUNICIPALIDAD DE SAN PEDRO JOCOPILAS Inexistencia de la Unidad de Administración Financiera Integrada AFIM No. 1 MUNICIPALIDAD DE SAN PEDRO JOCOPILAS).
(Hallazgo de Control Interno
Condición Se constató que el Alcalde y el Concejo Municipal no han emitido el acuerdo correspondiente para implementar dentro de su estructura administrativa, la Unidad de Administración Financiera Municipal -AFIM-, por lo que la municipalidad no esta integrada en el proceso de administración y consolidación financiera del Sector Publico. Criterio El Decreto No. 12-2002 del Congreso de República, Código Municipal artículo 97, establece que para efectos de Integrar a las municipalidades en el proceso de administración y consolidación financiera del sector público, las municipalidades deberán incorporar a su estructura administrativa una Unidad de Administración Financiera Integrada Municipal, la cual será responsable de dicho proceso, la misma deberá estar operando en todas las municipalidades antes del año 2006. Causa Negligencia por parte de las autoridades de lo que establece la ley. Efecto No se puede evaluar el trabajo que realiza el Tesorero por medio de los reportes que genera el SIAF-MUNI. Recomendación El Alcalde Municipal debe solicitar al Concejo Municipal la aprobación de creación y emitir el acuerdo municipal para incorporar en su estructura administrativa la Unidad de Administración Financiera Integrada Municipal. Comentarios de la administración La AFIM Se encuentra en proceso de creación, con el fin de optimizar las funciones dentro de la Tesorería Municipal se han dividido las tareas bajo la responsabilidad de tres personas, Como encargado de Tesorería el señor Tesorero, Rodolfo Girón Barrios, como encargado de Contabilidad el señor César Augusto Jerez Godinez Oficial I de Tesorería, como encargado de Presupuesto al señor Magno Iván García Castillo Asistente Administrativo Financiero. De la presente disposición acompaño fotocopia del Acta Número 262,007 de fecha 16 de mayo del año 2,007. Comentarios de auditoría Se confirma el hallazgo en virtud de que sus comentarios no desvanecen el presente hallazgo. Acción Correctiva Sanción Económica de Conformidad con el Decreto No. 31-2002, del Congreso de la República, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas artículo 39 Numeral 18 por Q 10,000.00 para los señores: Alcalde y Tesorero Municipales.
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Incumplimiento en la Contratación de Auditor Interno MUNICIPALIDAD DE SAN PEDRO JOCOPILAS).
Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)
(Hallazgo de Control Interno No. 2
Condición Según cuestionarios de evaluación de control interno de determinó que el concejo municipal no emitió el acuerdo de aprobación para contratar a un Auditor Interno en el periodo que se está fiscalizando. Criterio El Decreto No. 12-2002 del Congreso de la República, Código Municipal artículo 88. Auditor Interno. "Las municipalidades deberán contratar un auditor interno, quien deberá ser guatemalteco de origen, ciudadano en el ejercicio de sus derechos políticos, contador publico y auditor colegiado activo". Causa Incumplimiento a lo establecido en el Código Municipal. Efecto Inexistencia de supervisión en la ejecución presupuestaria y deficientes controles internos. Recomendación El alcalde Municipal debe de contratar los servicios de un auditor interno y normar sus funciones a través de un reglamento interno. Comentarios de la administración Se están realizando los análisis respectivos para ajustar el presupuesto vigente a fin de poder crear el renglón correspondiente que nos permita contratar al Auditor Interno. Comentarios de auditoría Se confirma el presente hallazgo. Acción Correctiva Sanción económica de conformidad con el Decreto No. 31-2002 del Congreso de la República, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39 Numeral 18, por Q 20,000.00 para cada uno de los señores: Alcalde y cada uno de los nueve Ex Miembros del Concejo Municipal.
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Inexistencia de Reglamento Interno de Relaciones Laborales MUNICIPALIDAD DE SAN PEDRO JOCOPILAS).
Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)
(Hallazgo de Control Interno No. 3
Condición Se estableció que el concejo municipal no ha emitido la normativa que regule las relaciones, derechos, garantías y obligaciones entre las autoridades de la municipalidad y los empleados de la misma. Criterio El Decreto No. 12-2002 del Congreso de la Republica, Código Municipal articulo 34. "El concejo Municipal emitirá los reglamentos y ordenanzas para la organización y funcionamiento de sus oficinas, así como el reglamento de personal y demás disposiciones que garanticen la buena marcha de la administración municipal". Causa Incumplimiento de normas vigentes por parte del Concejo Municipal. Efecto No cuentan con un ordenamiento interno que norme las relaciones entre autoridades y empleados. Recomendación El Concejo Municipal debe emitir el Reglamento Interno de Relaciones Laborales a efecto de hacer más dinámico el proceso administrativo del personal. Comentarios de la administración El Reglamento Interno es uno de los proyectos principales para el presente año. Comentarios de auditoría Se confirma el presente hallazgo. Acción Correctiva Sanción económica de conformidad con el Decreto No. 31-2002 del Congreso de la República de Guatemala, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, articulo 39 numeral 18, por Q 10,000.00 para cada uno de los nueve Ex Miembros del Concejo Municipal.
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Inexistencia del Plan Operativo Anual PEDRO JOCOPILAS).
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Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)
(Hallazgo de Control Interno No. 4 MUNICIPALIDAD DE SAN
Condición La municipalidad de San Pedro Jocopilas no cuenta con el Plan Operativo Anual -POA-, que describa los objetivos, metas, alcances y programas para el año 2007, mismo que constituye la base técnica para la formulación del anteproyecto del presupuesto que regirán en el período de su aprobación. Criterio Las Normas Generales de Control Interno Gubernamentales, indican en el numeral 4.2, que la máxima autoridad de cada ente público, debe promover la elaboración técnica y objetiva del Plan Operativo Anual. El Plan Operativo Anual, constituye la base técnica para una adecuada formulación presupuestaria, por lo tanto, las unidades especializadas de cada entidad, deben elaborar anualmente en forma técnica y objetiva, sus respectivos planes operativos, reflejando los alcances y las metas según su finalidad, a fin de que en su anteproyecto de presupuesto sean contemplados los recursos financieros que harán posible alcanzar las metas propuestas, por lo que deberá existir interrelación entre ambos. Causa Esto se debe a que no aplican las citadas normas y lo ejecutan en forma empírica. Efecto Que no existe enlace centrado en el apoyo municipal a los diferentes sectores del Municipio. Recomendación Que los miembros del Concejo Municipal, de la Municipalidad de San Pedro Jocopilas y el Alcalde, giren sus instrucciones a la Oficina Municipal de Planificación para cumplir con la elaboración del Plan Operativo Anual (POA) o Plan de Desarrollo Integral en lo sucesivo, mismo que debe ser enviado a la entidad fiscalizadora una semana después de haber sido aprobado el presupuesto, para efectos de evaluación de la calidad del gasto, y su impacto en la gestión pública. Comentarios de la administración No se ha recibido la capacitación necesaria para la elaboración del POA, para el presente año será una exigencia de primer orden solicitar las instrucciones necesarias para su elaboración. Comentarios de auditoría Se confirma el presente hallazgo porque la administración acepta la inexistencia del POA. Acción Correctiva Sanción Económica de Conformidad con el Decreto No. 31-2002, del Congreso de la República, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas artículo 39 Numeral 18, por Q 10,000.00 para cada uno de los señores: Alcalde, Tesorero Municipal y Coordinador de la Oficina Municipal de Planificación.
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Falta de Bitácoras Autorizadas por la Contraloría General de Cuentas No. 5 MUNICIPALIDAD DE SAN PEDRO JOCOPILAS).
(Hallazgo de Control Interno
Condición Se estableció que no llevan Control en el cual se deje constancia del proceso y ejecución de las obras por contrato o por administración. Criterio El Decreto No. 31-2002 del Congreso de la República, Ley Orgánica de la Contraloria General de Cuentas artículo 4 inciso k) Autorizar y verificar la correcta utilización de las hojas movibles, libros principales y auxiliares que se operan en forma manual, electrónica o por otros medios legalmente autorizados de las entidades sujetas a fiscalización. Acuerdo Gubernativo No. 318-2003, Reglamento de la Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas artículo 38, inciso a), Reformado establece "Autorizar bitácoras para obras públicas previo a su ejecución y efectuar su fiscalización solicitando las sanciones por incumplimiento de las disposiciones legales". Causa Desorden de los controles al no observar lo establecido en las disposiciones legales. Efecto Riesgo en la manipulación de la información del avance físico y financiero en la ejecución de la obra. Recomendación Que el Alcalde gire sus instrucciones al coordinador de la Oficina Municipal de Planificación, para que verifique que las bitácoras de los proyectos estén autorizadas por la Dirección de Infraestructura Pública de la Contraloría General de Cuentas, así lograr mantener un adecuado control de los procesos en la ejecución de obras. Comentarios de la administración En el año 2,007 se solicitó la aprobación de dos bitácoras ante la Contraloría General de Cuentas, pero hasta el momento la Constructora encargada de los proyectos no ha entregado las mismas. Comentarios de auditoría Confirma el hallazgo, en virtud de que los argumentos presentados por la administración no lo desvanecen. Acción Correctiva Sanción Económica de Conformidad con el Decreto No. 31-2002, del Congreso de la República, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39 Numeral 18, por Q 10,000.00 para cada uno de los señores: Alcalde Municipal y Coordinador de la Oficina Municipal de Planificación OMP.
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Falta de Arqueos Sorpresivos JOCOPILAS).
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(Hallazgo de Control Interno No. 6 MUNICIPALIDAD DE SAN PEDRO
Condición Se estableció que el Tesorero o la Comisión de Hacienda no efectuó cortes de caja y arqueo de valores sorpresivos periódicamente como lo estipula la ley. Criterio El Decreto Legislativo No. 12-2002 del Congreso de la República, Código Municipal artículo 87, literal i), establece "hacer corte de caja cada mes y elaborar los estados financieros que exigen los reglamentos de la materia, para ser enviados a las oficinas correspondientes". Causa Negligencia por parte del Tesorero en cumplir con sus obligaciones. Efecto No permite el control oportuno en el manejo de los recursos financieros de la municipalidad, lo cual puede provocar la apropiación indebida o mal uso de los fondos sin que sea determinado. Recomendación Que de forma inmediata, el tesorero, asuma su responsabilidad de implementar los controles de comparar el SIAF MUNI de saldos de la Cuenta Única de Pago, con las conciliaciones físicas de los saldos de los bancos día a día realizando arqueos mensuales y sorpresivos en cualquier fecha que lo considere. Comentarios de la administración Dentro del nuevo Programa SIAF MUNI que se esta implementando en el año 2,008, se efectúan Arqueo de valores en forma semanal, durante el año 2,007 no se efectuaron debido al atraso que se tiene en la rendición de las cuentas. Comentarios de auditoría Se confirma el hallazgo. Acción Correctiva Sanción económica de conformidad con el Decreto No. 31-2002, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas artículo 39 numeral 18 por Q 10,000.00 para el señor Tesorero Municipal.
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MUNICIPALIDAD DE SAN JUAN COTZAL Deficiencias en las Operaciones del Libro de Bancos MUNICIPALIDAD DE SAN JUAN COTZAL).
(Hallazgo de Control Interno No. 1
Condición Al revisar las operaciones del Libro de Bancos del año 2007, utilizado para los registros de la cuenta monetaria de la Municipalidad, aperturada en Banrural No. 3-054-00104-1, se estableció las siguientes deficiencias: a) Las conciliaciones bancarias de enero a diciembre de 2007, carecen de la integración de Cheques en circulación. El saldo a Diciembre 2006, por diferencia entre saldos iniciales del banco y en libros es Q66,203.50, de los cuales Q34,753.25 fueron pagados en enero, por lo que el saldo pendiente es de Q31,450.25. b) El día 18 de mayo se operó el depósito No. 19849094 por Q0.50 menos. c) En el mes de agosto no fueron operados los cheques 4062, 4065 al 4068 y 4070, los cuales fueron operados en el mes siguiente, además, mediante Nota de Débito No. 2068250009 el banco descontó Q1,000.00 por concepto de comisión por cheques voucher, la cual no fue operada en el libro de caja. d) En los meses de septiembre y octubre, los depósitos y cheques no fueron operados cronológicamente sino primero sólo depósitos y luego solo cheques emitidos. e) El 19 de noviembre el Banco registró el depósito No. 37010308 por Q3.089,288.91 y el 21 de noviembre pagó el cheque 4160 por el mismo valor, ambos no fueron operados en el libro de bancos. En conclusión quedaron cheques en circulación por Q34,753.25, los cuales no fueron anulados ya que no existe registro de reingreso al disponible del Libro de Bancos. Las conciliaciones bancarias se cuadraron por diferencia y eso es lo que se consignaba en concepto de cheques en circulación. La operatoria del libro de Bancos no es confiable. Criterio El Manual de Administración Financiera Integrado Municipal MAFIN, Segunda Versión, en el Modulo 6, Módulo de Tesorería, numeral 6.5 Conciliación Bancaria, en su párrafo tercero dice: "... Muestra el detalle de movimientos registrados en libros, operados por el Banco y que no se encuentran registrados o viceversa (depósitos, cheques, órdenes bancarias, notas)." Y en el mismo numeral, en lo referente a El Libro de Bancos, en su párrafo cuarto dice: "Todas y cada una de las operaciones de movimiento de fondos se registra en el Libro de Banco en forma cronológica y secuencial y en la fecha e instante en que se produce el registro." Causa La falta de control y supervisión permite el incumplimiento de la normativa legal vigente. Efecto Información inexacta y poco confiable de registros en el Libro de Bancos y riesgo del patrimonio de la entidad, así como limita la efectividad en la toma de decisiones. Recomendación El Tesorero Municipal debe realizar una adecuada y oportuna supervisión del trabajo efectuado por los auxiliares a su cargo, así como girar instrucciones precisas para que se implemente los mecanismos necesarios para el registro y control de los movimientos de ingresos y egresos en forma correcta, logrando con ello que el Libro de Bancos sea confiable para la toma de decisiones. Comentarios de la administración "Como consta en el Acta No. 01-2008 del libro de actas en uso de la Tesorería Municipal de San Juan Cotzal, con el Registro de la Contraloría General de Cuentas No. DCQ-147, en los folios del 54 al 66, en los puntos SEGUNDO, CUARTO y, NOVENO consta que se le hizo entrega en forma física al Señor JUAN GOMEZ RAMOS, Tesorero Municipal en Funciones los libros debidamente operados, los estados de cuenta
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debidamente firmados y sellados, así como los codos de las chequeras donde constan las operaciones de pagos realizados, Adjunto fotocopia de la certificación del Acta en mención." Comentarios de auditoría Se confirma el hallazgo porque los comentarios de la Administración no son suficientes para desvanecerlo, toda vez que las operaciones del Libro de Bancos fueron verificadas en un 100%, estableciendo que muchas de ellas no fueron debidamente operadas y el monto de cheques en circulación se establecía por diferencia. Acción Correctiva Sanción económica de conformidad con el Decreto No. 31-2002 del Congreso de la República Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas artículo 39 numeral 18, para el ex Alcalde Municipal y ex Tesorero Municipal por la cantidad de Q10,000.00 para cada uno.
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Deficiencias en el manejo de Tarjetas de Responsabilidad y bienes no codificados Control Interno No. 2 MUNICIPALIDAD DE SAN JUAN COTZAL).
(Hallazgo de
Condición Al verificar las Tarjetas de Responsabilidad de bienes de cada empleado, se encontró que la primera se encuentra debidamente autorizada por la Contraloría General de Cuentas y las siguientes no tienen número correlativo y asimismo su autorización. En su contenido no registran la fecha de entrega en custodia al empleado responsable. Criterio El Manual de Administración Financiera Integrado Municipal -MAFIM- primera versión, en el Módulo II Tesorería, numeral 3 Otros Controles y Registros Necesarios en Tesorería, inciso 3.9 Libro de Inventario, en su párrafo segundo dice: "..se hace necesario implementar tarjetas de responsabilidad personal en las que se anotará el nombre del empleado, puesto que ocupa, útiles y bienes que posee bajo su cargo, monto de cada bien, fecha de ingreso y firma responsable. Al renunciar o ser destituido, debe entregar todos los bienes que tiene bajo su responsabilidad, para que le sean pagadas sus prestaciones o su liquidación." De conformidad con la Circular 3-57, emitida por la Dirección de Contabilidad del Estado, en las Disposiciones Generales, en lo referente a Tarjetas de Responsabilidad, dice: "Con el objeto de poder determinar en cualquier momento los útiles a cargo de cada empleado, se abrirán tarjetas individuales de responsabilidad, en las cuales deben registrarse detalladamente y con los mismos datos que figuran en el inventario, los bienes por los cuales responde cada funcionario o empleado público, agregándose al final y por separado el detalle de los artículos que, por su naturaleza fungible, no hayan sido incluidos en el inventario. Para mayor facilidad en su identificación, todos los objetos se numerarán correlativamente, consignando tales números en inventarios y tarjetas". Causa Negligencia por parte del Tesorero al no cumplir con lo que indica la normativas específicas en cuanto a codificar correlativamente los bienes de inventario. Efecto Provoca que los bienes entregados al responsable se manipulen, alterando el contenido de los mismos, lo cual corre riesgo de pérdida en el patrimonio municipal. Recomendación Que el Tesorero Municipal tenga en existencia las tarjetas de responsabilidad debidamente autorizadas y que las utilice adecuadamente, llenando los requisitos de ingresar la fecha de entrega del bien, identificación del bien en la tarjeta correspondiente así como los controles adecuados. Comentarios de la administración "Para garantizar el buen uso de los bienes por parte de los empleados se utilizaba el criterio de que todas las hojas deberían estar autorizas por la contraloría general de cuentas, no importando si un empleado tenia una o dos hojas de responsabilidad, siempre y cuando llevara un orden correlativo; en cuanto a la fecha de ingreso de cada bien se consignaban en el libro de alzas y bajas de inventario por parte del encargado de inventarios. En cuanto al razonamiento de las tarjetas de responsabilidad no se realizaron debido a la presión que ejercieron los nuevos responsables de cada oficina sobre los que entregaron los cargos en el momento de la entrega de bienes, sin embargo existen actas que garantizan la entrega de los mismos y que obran en poder de la municipalidad." "De conformidad con los libros de inventarios, alzas y bajas de inventario y tarjetas de responsabilidad, cada uno de los bienes activos fijos propiedad de la municipalidad son de fácil ubicación ya que se encuentran descritos con especificaciones y a que oficina y persona se le fue asignada."
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Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)
Comentarios de auditoría Se confirma el hallazgo en virtud que el comentario de la administración no lo desvirtúa. Acción Correctiva Sanción económica de conformidad con el Decreto No. 31-2002 del Congreso de la República Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas artículo 39 numeral 18, para el ex Alcalde Municipal y ex Tesorero Municipal por la cantidad de Q10,000.00 para cada uno.
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Deficiencias en facturas y cheques por compra de bienes y servicios (Hallazgo de Control Interno No. 3 MUNICIPALIDAD DE SAN JUAN COTZAL). Condición Se pudo constatar que en varias facturas emitidas por compras efectuadas, no se ha consignado el nombre correcto de la Municipalidad, tales como facturas 113, 115, 125, 128, 132 y 135, todas por valor de Q5,000.00 cada una, del Lic. César Agusto Santizo López -Auditor Interno de la Municipalidad- quien las emitió a nombre de "Municipalidad de Cotzal"; y facturas 495, 513 y 573 de Constructora Méndez por valor de Q179,000.00, Q492,250.00 y Q223,750 respectivamente, emitidas a nombre de "Tesorería Municipal". Asimismo, muchas facturas revisadas, no dicen a qué régimen de pago de impuestos a que están sujetos, tales como factura 0142 de Servicios Musicales Múltiples "Miguel Ángel Tzul", por valor de Q 21,000.00 y factura 0130 de Servicios de Fletes en General "La Esperanza" por valor de Q 42,800.00. Asimismo, los cheques carecen del sello de "No Negociable." Criterio El Decreto No. 27-92 del Congreso de la República, Ley del Impuesto al Valor Agregado artículo 34 "MOMENTO DE LA EMISION DE LAS FACTURAS Y TIQUETES (Reformado por el artículo 19 del Decreto 60-94 del Congreso De la República). En la venta de bienes muebles, las facturas, tiquetes, notas de débito y notas de crédito, deberán ser emitidas y proporcionadas al adquiriente o comprador, en el momento de la entrega real de los bienes. En el caso de las prestaciones de servicios, deberán ser emitidas en el mismo momento en que se reciba la remuneración". En el Acuerdo Gubernativo 424-2006 Reglamento de la Ley del IVA, en su artículo 32 dice: "De conformidad con lo dispuesto en el artículo 29 de la Ley, las facturas, notas de débito y notas de crédito, deben contener como mínimo, los requisitos siguientes:" y en su inciso 8) dice: "Nombres y apellidos completos del adquirente, si es persona individual; razón o denominación social, si es persona jurídica." Causa Falta de control interno en el área de Egresos por parte de las autoridades superiores y Tesorero Municipal. Efecto Se corre el riesgo de que se utilicen facturas que no llenan los requisitos legales que establecen las normativas vigentes y por ello no ser aceptadas fiscalmente, asimismo, que cualquier persona pueda cobrar los cheques, ya sea por pérdida o bien por sustracción indebida de la Tesorería, teniendo como consecuencia en ambos casos, que no se cuente con el endoso correcto en el cheque, que coincida con el documento de soporte del mismo. Asimismo, se vería afectado el Patrimonio Municipal. Recomendación La máxima autoridad de la Municipalidad debe girar instrucciones al Tesorero, para que no se acepte ninguna factura que no llene los requisitos legales exigidos y a la brevedad posible, cuente con un sello de "No negociable", el cual deberá ser estampado en el cheque previo a consignar las firmas autorizadas. Comentarios de la administración "De acuerdo a este hallazgo a la municipalidad se le puede denominar indistintamente ya sea Municipalidad de Cotzal o Municipalidad de San Juan Cotzal, ya que se refieren a la misma persona jurídica, así como también se debe tomar en cuenta que la dependencia o ente pagador es la Tesorería Municipal por lo tanto a nuestro criterio no existe contradicción debido a que los bienes y servicios son prestados a la misma entidad." Comentarios de auditoría Se confirma el hallazgo porque los comentarios de la Administración no son suficientes para desvanecerlo,
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por carecer de fundamento legal. Acción Correctiva Sanción económica de conformidad con el Decreto No. 31-2002 del Congreso de la República Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas artículo 39 numeral 18, para el ex Alcalde Municipal y ex Tesorero Municipal por la cantidad de Q10,000.00 para cada uno.
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MUNICIPALIDAD DE SANTA MARIA NEBAJ Ausencia de Bitácora (Hallazgo de Control Interno No. 1 MUNICIPALIDAD DE SANTA MARIA NEBAJ). Condición La Oficina Municipal de Planificación, no cuenta con las bitácoras correspondientes, autorizadas por la Contraloría General de Cuentas, para llevar el control cronológico del comportamiento de la ejecución de los proyectos, según contratos suscritos por la Municipalidad. Criterio El Decreto No. 31-2002 del Congreso de la Republica, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 4, literal k) indica: "Autorizar y verificar la correcta utilización de las hojas movibles, libros principales y auxiliares que se operen en forma manual, electrónica o por otros legalmente autorizados de las entidades sujetas a fiscalización" y el Acuerdo Gubernativo 318-2003, Reglamento de la Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, contempla en el Artículo 38 relacionado con las atribuciones de la Dirección de Infraestructura Pública, de la Contraloría General de Cuentas, en la literal a) "Autorizar bitácoras para obras públicas previo a su ejecución y efectuar su fiscalización, solicitando las sanciones por incumplimiento de disposiciones legales". Causa Falta de interés de los responsables de la Oficina Municipal de Planificación, en el cumplimiento de los procedimientos establecidos, para el control del avance físico y demás antecedentes relacionados con el comportamiento de las diferentes fases de la ejecución de los proyectos. Efecto La falta de Bitácora dificulta la obtención de evidencias, para darle el seguimiento correspondiente a las irregularidades ocurridas en las diferentes fases de ejecución del proyecto. Recomendación Que el Señor Alcalde Municipal, gire sus instrucciones al responsable de la Oficina Municipal de Planificación, para que de inmediato realice los trámites ante Contraloría General de Cuentas para la autorización de los libros o medios computarizados, para llevar el control del comportamiento de la ejecución de proyectos, toda vez sean ejecutados con fondos públicos. Comentarios de la administración Sobre el particular me permito informar que de conformidad con la Nota de Auditoría No. 01-329-07 SMN de fecha 6 de diciembre del 2007, en donde la municipalidad se manifestó en el sentido de hacer constar que La Municipalidad por cuestiones de carácter administrativo, habiendo tenido que hacer cambios de personal en la tesorería municipal, específicamente en el cargo de Tesorero municipal, de lo cual consta que el último año ha habido tres cambios, de lo anterior origino una falta de control en la conformación de los expedientes en dicha dependencia, especialmente en la tramitación de las bitácoras. Sin embargo la municipalidad por el momento deja constancia que esta deficiencia ya ha sido superada, lo cual se puede demostrar con la ejecución de los proyectos que se están realizando en la actualidad. Comentarios de auditoría Los comentarios presentados por la Administración Municipal, no son suficientes para desvanecer el hallazgo. Acción Correctiva
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Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)
Sanción económica, de conformidad con el Decreto No.31-2002 del Congreso de la República, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39 numeral 18, para los dos ex encargados y encargado de la Oficina Municipal de Planificación, por la cantidad de Q4,000.00 para cada uno.
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Contraloría General de Cuentas
El Plan Operativo Anual no se elaboró SANTA MARIA NEBAJ).
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Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)
(Hallazgo de Control Interno No. 2 MUNICIPALIDAD DE
Condición La Oficina Municipal de Planificación, no elaboró el plan operativo anual. Criterio El Acuerdo No. 09-2003 del Contralor General de Cuentas, Normas Generales de Control Interno Gubernamental, Norma 4.2 Plan Operativo Anual, establece: "La máxima autoridad de cada ente público, debe promover la elaboración técnica y objetiva de los planes operativos anuales. El Plan Operativo Anual, constituye la base técnica para una adecuada formulación presupuestaria, por lo tanto, las unidades especializadas de cada entidad, deben elaborar anualmente en forma técnica y objetiva, sus respectivos planes operativos, reflejando los alcances y las metas según su finalidad, a fin de que en su anteproyecto de presupuesto sean contemplados los recursos financieros que harán posible alcanzar las metas propuestas, por lo que deberá existir interrelación entre ambos". Causa Inobservancia de la norma indicada en el criterio del presente hallazgo, por parte del responsable de la Oficina Municipal de Planificación. Efecto No se dispone de un documento que permita observar la interrelación entre el plan operativo anual y el anteproyecto de presupuesto, así como las metas y objetivos propuestos. Recomendación Que el Alcalde Municipal, gire sus instrucciones para que los encargados de la elaboración del Plan Operativo Anual, se apoyen en los lineamientos y criterios emanados de la Dirección Técnica del Presupuesto y SEGEPLAN. Comentarios de la administración En lo que corresponde al PLAN OPERATIVO ANUAL de esta Municipalidad, en el cual se planifica aspectos de la Administración Municipal y la ejecución de las diferentes obras de desarrollo para el municipio, cuyo documento se pone a la vista. Comentarios de auditoría Se confirma el presente hallazgo, en virtud que el Plan Operativo Anual que presentó la Administración Municipal, correspondiente al año 2008. Acción Correctiva Sanción económica, de conformidad con el Decreto No.31-2002 del Congreso de la República, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39 numeral 18, para los dos ex encargados y encargado de la Oficina de Municipal de Planificación, por la cantidad de Q 4,000.00 para cada uno.
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Cheques no emitidos a nombre del proveedor DE SANTA MARIA NEBAJ).
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(Hallazgo de Control Interno No. 3 MUNICIPALIDAD
Condición Los cheques números: 0506, 0507, 0508, 0707 y 940 de fecha 12 de julio, 11 de septiembre y 4 de diciembre de 2007 respectivamente, que totalizan Q130,478.73, no se emitieron a favor de los proveedores que amparan las facturas Números: 397, 398, 399, 1736, 1737, 1738 y 186134, respectivamente Criterio El Acuerdo No. 09-03 del Contralor General de Cuentas, Normas Generales de Control Interno Gubernamental, Norma 1.2 Estructura del Control Interno, indica: "Una efectiva estructura de control interno debe incluir criterios específicos relacionados con: a) controles generales; b) Controles específicos; c) Controles preventivos; d) controles de detección; e) controles prácticos f) controles funcionales; controles de legalidad y h) controles de oportunidad, aplicados en cada etapa del proceso administrativo, de tal manera que alcancen la simplificación administrativa y operativa, eliminando o agregando controles, sin que se lesione la calidad del servicio". El MAFIM segunda versión, Modulo de Contabilidad, en su numeral 5.8 CONCILIACIÓN BANCARIA. 5.8.1 Pago por medio de Cheque Voucher, indica: "El proceso diario de la conciliación bancaria tiene como objetivo obtener la situación financiera disponible de la Tesorería, que será el resultado del movimiento de fondos, tanto de ingresos como de egresos. Para lograr este objetivo, el proceso de Conciliación Bancaria, compara los movimientos de créditos y débitos de la Cuenta Única del Tesoro Municipal ó de otras cuentas bancarias especiales que se aperturen con información de los estados de cuentas bancarios que emitirá el banco, con los registros de recursos, pagos y transferencias registradas en el Libro de Bancos, generará la aplicación del registro de recursos y gastos, y establecerá en forma diaria, el saldo disponible de la Tesorería por cuenta corriente y finalmente la situación financiera total". Causa Deficiencia del control interno en el área de Tesorería y Contabilidad. Efecto Riesgo de que los pagos por compra de bienes y servicios no se efectúen al proveedor que corresponde, permitiendo que no exista transparencia y calidad del gasto ocasionando perdida en el erario municipal. Recomendación Que el Alcalde Municipal, gire instrucciones al Tesorero Municipal, para que todos los pagos se efectúen a través de cheques emitidos a nombre del proveedor que establece el documento legal de respaldo. Comentarios de la administración Sobre el particular me permito hacer de su conocimiento que en efecto la Municipalidad emitió los cheques a nombre de la Tesorería Municipal, por razón de que los Proveedores de los servicios se comunicaron con esta Municipalidad manifestando que no aceptaban que los pagos por tales servicios se hicieran por medio de cheques, haciendo ver que en otras Municipalidades e Instituciones han tenido problemas con el pago por medio de cheques, solicitando que estos pagos se hicieran en efectivo. Por tal razón, la Municipalidad el pago se hizo en efectivo. Comentarios de auditoría Los comentarios de la Administración Municipal, no desvanecen el hallazgo. Acción Correctiva
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Sanción económica, de conformidad con el Decreto No.31-2002 del Congreso de la República, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39 numeral 20, para el Alcalde, ex Tesorero y Tesorero Municipal, por la cantidad de Q 4,000.00 para cada uno.
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MUNICIPALIDAD DE SAN ANDRES SAJCABAJA Falta de documentos legales que respalden la ejecución presupuestaria de 2007. Control Interno No. 1 MUNICIPALIDAD DE SAN ANDRES SAJCABAJA).
(Hallazgo de
Condición Se determinó la falta de documentación de soporte por los ingresos percibidos por la Municipalidad durante el Ejercicio Fiscal 2007, en concepto de 10% Constitucional Q 5,270,139.33, IVA PAZ Q 4,808,717.50, Vehículos Q 305,955.37, Petróleo Q 213,388.79, IUSI Q 62.20, Ingresos propios Q 294,092.00, que hacen un total Q 10,892,355.19.
Criterio Las Normas Generales de Control Interno Gubernamental emitidas por la Contraloría Géneral de Cuentas conforme Acuerdo Interno No. 09-03 indica en el numeral 2.6 "DOCUMENTOS DE RESPALDO Toda operación que realicen las entidades públicas, cualesquiera sea su naturaleza, debe contar con la documentación necesaria y suficiente que la respalde. La documentación de respaldo promueve la transparencia y debe demostrar que se ha cumplido con los requisitos legales, administrativos, de registro y control de la entidad; por tanto contendrá la información adecuada, por cualquier medio que se produzca, para identificar la naturaleza, finalidad y resultados de cada operación para facilitar su análisis". Causa Negligencia por parte del Tesorero en cumplir las leyes vigentes. Efecto El desorden de la documentación de soporte provoca que se dificulte el trabajo de Fiscalización a la entidad que corresponde. Recomendación Que la Corporación Municipal, gire sus instrucciones al Tesorero Municipal para que mantenga al día y debidamente archivados los documentos de soporte de los registros financieros en el SIAF MUNI, a efecto de su localización y verificación posterior. Comentarios de la administración Por disponer de los fondos en el mes de febrero-2007, después de aproximadamente un año, se optó por pago de salarios, proyectos y otras situaciones de caracter y bien colectivo. Comentarios de auditoría Se confirma el hallazgo, en virtud de que no existe la documentación correspondiente para efectuar la Auditoria. Acción Correctiva Se presentó la denuncia correspondiente ante el Ministerio Público en contra del Tesorero Municipal por la cantidad de Q 10,892,355.19.
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Inexistencia de Reglamento Interno de Relaciones Laborales MUNICIPALIDAD DE SAN ANDRES SAJCABAJA).
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(Hallazgo de Control Interno No. 2
Condición Se estableció que el concejo municipal no ha emitido la normativa que regule las relaciones, derechos, garantías y obligaciones entre las autoridades de la municipalidad y los empleados de la misma. Criterio El Decreto No. 12-2002 del Congreso de la República, Código Municipal articulo 34. "El Concejo Municipal emitirá los reglamentos y ordenanzas para la organización y funcionamiento de sus oficinas, así como el reglamento de personal y demás disposiciones que garanticen la buena marcha de la administración municipal". Causa Incumplimiento de normas vigentes por parte del Concejo Municipal. Efecto No cuentan con un ordenamiento interno que norme las relaciones entre autoridades y empleados deficiencia que puede ocacionar falta de claridad y objetividad en la Solucion de problemas laborales y administrativos. Recomendación El Concejo Municipal debe emitir el Reglamento Interno de Relaciones Laborales, a efecto de hacer más dinámico el proceso administrativo del personal. Comentarios de la administración Atribuyo este hallazgo a la falta de auditor Interno, pero en la actualidad ya se elaboró el mismo, que aun está en revisión. Comentarios de auditoría Se confirma el presente hallazgo. Acción Correctiva Sanción Económica de Conformidad con el Decreto No. 31-2002 del Congreso de la República Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas articulo 39 Numeral 18 por Q 20,000.00 para cada uno Alcalde y seis Miembros del Concejo Municipal.
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Inexistencia del Plan Operativo Anual ANDRES SAJCABAJA).
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(Hallazgo de Control Interno No. 3 MUNICIPALIDAD DE SAN
Condición La Municipalidad no cuenta con el Plan Operativo Anual -POA-, que describa los objetivos, metas, alcances y programas para el año 2007, mismo que constituye la base técnica para la formulación del anteproyecto del presupuesto correspondiente. Criterio El Acuerdo No. 09-03 del Contralor General de Cuentas, Normas Generales de Control Interno Gubernamental Control Interno Gubernamental, indican en el numeral 4.2, que la máxima autoridad de cada ente Público, debe promover la elaboración técnica y objetiva del Plan Operativo Anual. El Plan Operativo Anual, constituye la base técnica para una adecuada formulación presupuestaria, por lo tanto, las unidades especializadas de cada entidad, deben elaborar anualmente en forma técnica y objetiva, sus respectivos planes operativos, reflejando los alcances y las metas según su finalidad, a fin de que en su anteproyecto de presupuesto sean contemplados los recursos financieros que harán posible alcanzar las metas propuestas, por lo que deberán existir interrelación entre ambos. Causa Esto se debe a la falta de interes e importancia por parte de las autoridades en la aplicacion de la normativa citada en el criterio del presente hallazgo. Efecto Que no existe planificación de las obras que se realizaran en el año siguiente entrelazando la priorización la cual tendrá beneficio social y económico para los diferentes sectores de la comunidad. Recomendación Que los miembros del Concejo Municipal y el Alcalde, giren sus instrucciones a la oficina Municipal de Planificación para cumplir con la elaboración del Plan Operativo Anual (POA) o Plan de Desarrollo Integral en lo sucesivo, mismo que debe ser enviado a la Contraloría Géneral de Cuentas una semana después de haber sido aprobado el presupuesto, para efectos de evaluación de la calidad del gasto, y su impacto en la gestión pública. Comentarios de la administración Consideramos que tuvo que existir debido a que sí, fue aprobado el presupuesto Municipal para ese ejercicio, pero desconocemos la razón ya que son documentos de archivo de la OMP. Comentarios de auditoría Se confirma el presente hallazgo porque la administración acepta la inexistencia del POA. Acción Correctiva Sanción Económica de Conformidad con el Decreto No. 31-2002 del Congreso de la República Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39 Numeral 18 para cada uno por Q 20,000.00 para los señores Alcalde, Tesorero Municipal y Coordinador de la Oficina Municipal de Planificación.
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Falta de Arqueos SAJCABAJA).
(Hallazgo de Control Interno No. 4
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MUNICIPALIDAD DE SAN ANDRES
Condición Se estableció que el Tesorero no efectuó cortes de caja y arqueo de valores,como lo estipula la ley. Criterio El Decreto No. 12-2002 del Congreso de la República, Código Municipal articulo 87 Literal i) establece "hacer corte de caja cada mes y elaborar los estados financieros que exigen los reglamentos de la materia, para ser enviados a las entidades correspondientes". Causa Negligencia por parte del Tesorero al no cumplir con sus obligaciones. Efecto No permite el control oportuno en el manejo de los recursos financieros de la municipalidad, lo cual puede provocar la apropiación indebida o mal uso de los fondos sin que sea determinado. Recomendación Que de forma inmediata, el tesorero, asuma su responsabilidad de implementar los controles de comparar el sistema SIAF MUNI de saldos de la Cuenta única de Pago, con las conciliaciones físicas de los saldos de los bancos día a día realizando arqueos mensuales en cualquier fecha que lo considere. Comentarios de la administración Por disponer de los fondos en el mes de febrero-2007, después de aproximadamente un año, se opto por pago de salarios, proyectos y otras situaciones de carácter y bien colectivo. Comentarios de auditoría Se confirma el hallazgo. Acción Correctiva Sanción Económica de Conformidad con el Decreto No. 31-2002 del Congreso de la República Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas articulo 39 Numeral 18 por Q 20,000.00 para el señor Ex-Tesorero Municipal.
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MUNICIPALIDAD DE CANILLA Falta de Documentos de respaldo (Hallazgo de Control Interno No. 1 MUNICIPALIDAD DE CANILLA). Condición Se estableció, que en la municipalidad no existen documentos de respaldo de las operaciones contables, correspondientes al ejercicio fiscal del 01 de enero al 31 de diciembre 2007, habiéndose ejecutado la cantidad de Q 7,573,508.81. Criterio El Acuerdo No. 09-03 de la Contraloría General de Cuentas, Normas Generales de Control Interno Gubernamental, en la norma 2.6 Documentos de Respaldo. Se establece: "Toda operación que realicen las entidades públicas, cualesquiera sea su naturaleza, debe contar con la documentación necesaria y suficiente que la respalde. La documentación de respaldo promueve la transparencia y debe demostrar que se ha cumplido con los requisitos legales, administrativos, de registro y control de la entidad; por tanto contendrá la información adecuada, por cualquier medio que se produzca, para identificar la naturaleza, finalidad y resultados de cada operación para facilitar su análisis". Causa Los documentos de respaldo fueron sustraídos de las oficinas de la municipalidad Efecto No hay certeza en la veracidad de los registros financieros y presupuestarios, que a la fecha se tienen. Recomendación Que el Alcalde Municipal como autoridad máxima de la municipalidad vele por la seguridad en el edificio y en el resguardo de la documentación que respaldan los registros y operaciones financieras-contables. Comentarios de la administración Se presentó denuncia por la sustracción de los documentos y valores. Comentarios de auditoría No se logró fiscalizar la entidad, para comprobar la validez de los registros y controles del periodo asignado en el nombramiento DAM-842-2008 de la Dirección de Auditoria de Municipalidades de fecha 19 de junio 2008, en virtud que personas ajenas sustrajeron los documentos y controles que se encontraban en el edificio municipal y como consecuencia tenía en custodia la actual administración, según consta en acta No 14-2008 del libro No 27,580 folios 172 al 175 de la Delegación de la Contraloria General de Cuentas en Santa Cruz, El Quiché. Acción Correctiva Se presentó denuncia con fecha 04 de septiembre 2008 ante el Ministerio Público con No. DAJ-106-2008.
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MUNICIPALIDAD DE PACHALUM No existen manuales de funciones y atribuciones laborales MUNICIPALIDAD DE PACHALUM).
(Hallazgo de Control Interno No. 1
Condición La Municipalidad no cuenta con Manuales de Funciones y Procedimientos, que permitan a cada empleado conocer cuáles son sus funciones y responsabilidades inherentes al cargo que desempeñan. Criterio El Acuerdo No. 09-03 del 08 de julio de 2003 emitido por el Contralor General de Cuentas, Normas Generales de Control Interno Gubernamental, Norma 1, numeral 1.10 Manuales de Funciones y Procedimientos. Establece:"La máxima autoridad de cada ente público, debe apoyar y promover la elaboración de manuales de funciones y procedimientos para cada puesto y procesos relativos a las diferentes actividades de la entidad, los Jefes, Directores y demás Ejecutivos de cada entidad son responsables de que existan manuales su divulgación y capacitación al personal, para su adecuada implementación y aplicación de las funciones y actividades asignadas a cada puesto de trabajo". Causa El Alcalde y el Concejo Municipal no aplican ningún precepto legal y técnico, realizando sus funciones y actividades, en forma empírica, sin contar con guías adecuadas que orienten el desarrollo de la Administración Municipal. Efecto Al no existir manuales de procedimientos en la municipalidad, los empleados realizan funciones y actividades que en algunos casos no les corresponden, provocando duplicidad de funciones y/o funciones incompatibles, que no permiten deducir las responsabilidades en un momento determinado. Recomendación El Alcalde Municipal, debe girar instrucciones al encargado de la Oficina Municipal de Planificación, en coordinación con el Auditor Interno, elaboren e implementen de forma inmediata el Manual de funciones y responsabilidades de los empleados municipales, de manera que cada uno de ellos tenga claro, cuáles son sus responsabilidades. Comentarios de la administración En Acta No. 426-2008, de fecha 18 de septiembre del 2008, manifiesta el Alcalde Municipal, que coordinación con el -INTECAP-, están elaborando el manual y que próximamente lo implementaran.
en
Comentarios de auditoría Se confirma el presente hallazgo, en virtud de que los comentarios, no son convincentes, además a la fecha no se han implementado los manuales indicados. Acción Correctiva Sanción económica de conformidad con el Decreto No. 31-2002, del Congreso de la República, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39 numeral 3 para el Alcalde municipal por valor de Q 5,000.00.
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Instalaciones de la bodega de materiales inadecuadas MUNICIPALIDAD DE PACHALUM).
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(Hallazgo de Control Interno No. 2
Condición Las instalaciones, donde se almacenan los materiales de diferentes proyectos, que la municipalidad realiza por administración, no presentan condiciones de seguridad, además en época de lluvia se entra el agua, ocasionando deterioro a materiales, tales como hierro y tela metálica, los cuales se están oxidando. Criterio El Manual de Administración Financiera Integrada Municipal -MAFIM- primera versión en el Modulo de Almacén numeral 1.1. establece, que "en el almacén de suministros se encuentran bajo custodia, materiales, útiles de escritorio, equipo, vehículos, maquinaria, mobiliario, y otros bienes de consumo, que por su naturaleza, tienen que ser objeto de control y resguardo por medio del almacén Municipal". Causa Poco interés y descuido de las autoridades municipales responsables, en mantener las instalaciones adecuadas para el resguardo de los materiales que se encuentran en custodia en la misma. Efecto La falta de seguridad en la infraestructura donde se resguardan los materiales, provoca el extravío y deterioro de los bienes que se encuentran dentro de este local, corriendo el riesgo de pérdida al erario municipal. Recomendación El Alcalde Municipal, debe girar instrucciones al Coordinador de la Oficina Municipal de Planificación para que haga un estudio de evaluación de las deficiencias y someta al estudio para su mejora y ejecución de la ampliación de las instalaciones de la bodega y evitar que los materiales se sigan deteriorando. Comentarios de la administración En Acta No. 426-2008, de fecha 18 de septiembre del 2008, manifiesta el Alcalde Municipal, que le han dado prioridad a proyectos que la población les solicita, pero están en la disposición de mejorar las instalaciones de la bodega. Comentarios de auditoría Se confirma el presente hallazgo, debido a que los comentarios de la administración, no lo desvirtúa. Acción Correctiva Sanción económica, de conformidad con el Decreto No. 31-2002, del congreso de la República, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39 numeral 18, para el alcalde municipal, por valor de Q 8,000.00.
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Pago de Servicios no razonables PACHALUM).
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(Hallazgo de Control Interno No. 3
MUNICIPALIDAD DE
Condición La Municipalidad, efectuó pagos en febrero, noviembre y diciembre 2007, en concepto de elaboración de estudio técnico y supervisión de varios proyectos a los profesionales, Marcos Wilson Noriega Curiales, Karyn Marylu Noriega Curiales, Roberto Ambrosio Ruch y Oscar Guillermo Ramos Soberanis, la cantidad de Q 496,015.00, sin que éstos tuvieran justificación razonable de la necesidad de los trabajos a realizar. Criterio El Acuerdo No. 09-03 del 08 de julio de 2003 emitido por el Contralor General de Cuentas, Normas Generales de Control Interno Gubernamental, en el numeral 4.2.3 establece: "Los responsables de las unidades ejecutoras de programas y proyectos, deben cumplir con sus respectivos objetivos y metas, por medio de la utilización adecuada de los recursos asignados, aplicados con criterios de probidad, eficacia, eficiencia, transparencia, economía y equidad". Causa Falta de planificación, controles internos y uso adecuado de las normativas que se aplican en las circunstancias. Efecto Al no planificar y priorizar los pagos que se efectúan, provoca malversación y disminución de recursos financieros, debido a que los mismos no se utilizan adecuadamente en las necesidades prioritarias de la población, lo que incurre en que no exista transparencia y calidad del gasto. Recomendación El Alcalde Municipal, debe girar isntrucciones al Tesorero Municipal, a efecto de priorizar y planificar los pagos a sus proveedores, de manera que los recursos sean utilizados adecuadamente y conforme a las necesidades prioritarias de la población, con el fin de que los mismos cumplan con probidad, eficacia y transparencia. Comentarios de la administración En Acta No. 426-2008, de fecha 18 de septiembre del 2008, informa el Alcalde, que no hay profesionales en el medio, que pudieran aceptar la propuesta de la municipalidad y que garanticen el trabajo requerido. Comentarios de auditoría Se confirma el presente hallago, en virtud de que los comentarios de la administración, no los eximen de la responsabilidad, además en la compra de materiales y contratación de servicios no debe existir parentezco entre los oferentes. Acción Correctiva Sanción económica de conformidad con el Decreto No. 31-2002 del congreso de la República, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas artículo 39, numeral 18, para el Alcalde y Tesorero Municipales, por la cantidad de Q 5,000.00, para cada uno.
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Falta manual de procedimientos para la distribución de combustibles No. 4 MUNICIPALIDAD DE PACHALUM).
(Hallazgo de Control Interno
Condición La Municipalidad no cuenta con manual de procedimientos para la distribución de combustibles, habiendo pagado en los meses de febrero, marzo y diciembre 2007, 5 facturas, al señor José Oswaldo Oliva Valdéz, propietario de la gasolinera "Estación de Servicio Balito", la cantidad de Q. 183,985.50, para ser utilizado en la maquinaria municipal, así como en el convoy de maquinaria, sin llevar el control del adómetro por medio de bitácoras, para determinar el consumo de combustible en relación a las horas trabajadas. Criterio El Acuerdo No. 09-2003, del 8 de julio de 2003 emitido por el Contralor General de Cuentas, Normas Generales de Control Interno Gubernamental, Norma 1, numeral 1.10 Manual de Funciones y procedimientos, establece: "La máxima autoridad de cada ente público, debe apoyar y promover la elaboración de manuales de funciones y procedimientos para cada puesto y procesos relativos para las diferentes actividades de la entidad. Los jefes, Directores y demás ejecutivos de cada entidad son responsables de que existan manuales, su divulgación y capacitación al personal, para su adecuada implementación y aplicación de las funciones asignadas a cada puesto de trabajo" Asimismo, las Normas Generales de Control Interno Gubernamental, numeral II, literal d) establecen que "La apertura de los sistemas integrados de contablidad deben ser lo suficientemente amplia, para facilitar el control de los distintos momentos de las operaciones, así como de aquellos datos que, por sus características, no formen parte del sistema en si; por ejemplo: control de existencias, control de consumo de gasolina, control de mantenimiento y otras operaciones; se deben diseñar registros auxiliares que sean necesarios para controlar e informar al nivel de detalle que la información requiera". Causa El Alcalde y Tesorero Municipales, incumplieron en promover el diseño de manuales o instructivos relacionados con el control, registro y distribución de los combustibles adquiridos. Efecto La falta de controles específicos del combustible, provoca que se utilice en actividades distintas a las programadas en la institución, lo que puede dejar pérdida al erario municipal. Recomendación El Alcalde Municipal, debe girar instrucciones al Tesorero Municipal para que en coordinación con el Auditor Interno, diseñen el manual respectivo para el control de distribución de los combustibles y lubricantes. Comentarios de la administración En Acta No. 426-2008, de fecha 18 de septiembre de 2008, el alcalde manifiesta que en el tiempo que se indique en el pliego de cargos, presentaran los documentos dónde desvanecerán los cargos. Comentarios de auditoría No obstante el comentario de la administración, en el momento de la intervención no se encontró ningún documento autorizado para el uso y distribución de los combustibles, por lo que se confirma el hallazgo. Acción Correctiva Sanción económica de conformidad con el Decreto No. 31-2002 del Congreso de la Répública, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas Artículo 39 numeral 3, para el Alcalde y Tesorero Municipales, por la
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cantidad de Q 5,000.00, para cada uno.
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INFORME SOBRE CUMPLIMIENTO
MUNICIPALIDAD DE SANTA CRUZ DEL QUICHÉ 1 Reincidencia en la Inexistencia de la Unidad de Auditoría Interna. MUNICIPALIDAD DE SANTA CRUZ DEL QUICHÉ).
(Hallazgo de Cumplimiento No. 1
2 Falta de Información del Sistema Nacional de Inversión Pública -SNIP-. No. 2 MUNICIPALIDAD DE SANTA CRUZ DEL QUICHÉ).
(Hallazgo de Cumplimiento
3 Presentación extemporánea de la copia de contrato a la Contraloría General de Cuentas. de Cumplimiento No. 3 MUNICIPALIDAD DE SANTA CRUZ DEL QUICHÉ). 4 Bitácora de obra autorizada extemporáneamente. MUNICIPALIDAD DE SANTA CRUZ DEL QUICHÉ).
(Hallazgo
de
(Hallazgo
Cumplimiento
No.
4
5 Falta de Bitácoras de Obras. (Hallazgo de Cumplimiento No. 5 MUNICIPALIDAD DE SANTA CRUZ DEL QUICHÉ). 6 Falta de rendición de Ampliaciones y Trasferencias de la ejecución presupuestaria a la Contraloría General de Cuentas. (Hallazgo de Cumplimiento No. 6 MUNICIPALIDAD DE SANTA CRUZ DEL QUICHÉ). 7 Incumplimiento de la rendición trimestral de la ejecución presupuestaria. No. 7 MUNICIPALIDAD DE SANTA CRUZ DEL QUICHÉ). 8 Atraso en la rendición de cuentas. CRUZ DEL QUICHÉ).
(Hallazgo de Cumplimiento
(Hallazgo de Cumplimiento No. 8 MUNICIPALIDAD DE SANTA
9 Atraso en el pago de Rentas Consignadas. SANTA CRUZ DEL QUICHÉ).
(Hallazgo de Cumplimiento No. 9 MUNICIPALIDAD DE
10 Falta de dictamen de aprobación del Ministerio de Ambiente y Recursos Naturales. Cumplimiento No. 10 MUNICIPALIDAD DE SANTA CRUZ DEL QUICHÉ).
(Hallazgo de
MUNICIPALIDAD DE CHICHE 11 Incumplimiento a la Ley de Contrataciones del Estado MUNICIPALIDAD DE CHICHE).
(Hallazgo de Cumplimiento No. 1
12 Incumplimiento en enviar Copias de Contratos de Obra a la Contraloría General de Cuentas (Hallazgo de Cumplimiento No. 2 MUNICIPALIDAD DE CHICHE). 13 Omisión del proceso de CHICHE).
Cotización
(Hallazgo de Cumplimiento No. 3
MUNICIPALIDAD DE
14 Incumplimiento en la Rendición de copia de las Ampliaciones y Transferencias Presupuestarias (Hallazgo de Cumplimiento No. 4 MUNICIPALIDAD DE CHICHE).
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15 Incumplimiento en presentar Información Financiera MUNICIPALIDAD DE CHICHE).
(Hallazgo de Cumplimiento No. 5
MUNICIPALIDAD DE CHINIQUE 16 Copias de los informes trimestrales de la ejecución presupuestaria, no es enviada a la Contraloría General de Cuentas (Hallazgo de Cumplimiento No. 1 MUNICIPALIDAD DE CHINIQUE). MUNICIPALIDAD DE ZACUALPA 17 No se envía la ejecución trimestral del presupuesto municipal a la Contraloría General de Cuentas (Hallazgo de Cumplimiento No. 1 MUNICIPALIDAD DE ZACUALPA). 18 No se envía mensualmente el movimiento financiero del uso de los préstamos a la Dirección de Crédito Público (Hallazgo de Cumplimiento No. 2 MUNICIPALIDAD DE ZACUALPA). 19 No envían la información mensual al sistema nacional de inversión pública -SNIPCumplimiento No. 3 MUNICIPALIDAD DE ZACUALPA).
(Hallazgo de
20 No se remiten copias de los contratos de arrendamiento de maquinaria y equipo ante el registro correspondiente (Hallazgo de Cumplimiento No. 4 MUNICIPALIDAD DE ZACUALPA). 21 Arrendamiento de maquinaria sin utilizar el sistema GUATECOMPRAS No. 5 MUNICIPALIDAD DE ZACUALPA).
(Hallazgo de Cumplimiento
22 Fraccionamiento en compra de combustible ZACUALPA).
(Hallazgo de Cumplimiento No. 6 MUNICIPALIDAD DE
23 Mala aplicación de renglón presupuestario ZACUALPA).
(Hallazgo de Cumplimiento No. 7 MUNICIPALIDAD DE
MUNICIPALIDAD DE CHAJUL 24 Incumplimiento de la Rendición trimestral de la Ejecución Presupuestaria (Hallazgo de Cumplimiento No. 1 MUNICIPALIDAD DE CHAJUL). MUNICIPALIDAD DE CHICHICASTENANGO 25 No se efectuó arqueos de caja CHICHICASTENANGO).
(Hallazgo de Cumplimiento No. 1
26 Se han efectuados gastos sin procedimientos legales establecidos MUNICIPALIDAD DE CHICHICASTENANGO).
MUNICIPALIDAD DE
(Hallazgo de Cumplimiento No. 2
MUNICIPALIDAD DE PATZITE
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Contraloría General de Cuentas
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Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)
27 Incumplimiento en la Rendición del Informe Trimestral de Ejecución Presupuestaria ante la Contraloría General de Cuentas (Hallazgo de Cumplimiento No. 1 MUNICIPALIDAD DE PATZITE). 28 Incumplimiento en la Rendición de copia de las Ampliaciones y Transferencias Presupuestarias (Hallazgo de Cumplimiento No. 2 MUNICIPALIDAD DE PATZITE). 29 Incumplimiento en la Rendición de Cuentas y Registros de las Operaciones Contables Cumplimiento No. 3 MUNICIPALIDAD DE PATZITE). 30 Inexistencia de Actas de Ampliaciones y Transferencias MUNICIPALIDAD DE PATZITE).
(Hallazgo de
(Hallazgo de Cumplimiento No. 4
MUNICIPALIDAD DE SAN ANTONIO ILOTENANGO 31 Incumplimiento en el pago de las rentas consignadas MUNICIPALIDAD DE SAN ANTONIO ILOTENANGO).
(Hallazgo de Cumplimiento No. 1
MUNICIPALIDAD DE SAN PEDRO JOCOPILAS 32 Incumplimiento en la Rendición de Cuentas y Registros de las Operaciones Contables Cumplimiento No. 1 MUNICIPALIDAD DE SAN PEDRO JOCOPILAS).
(Hallazgo de
33 Incumplimiento en Autorizar las Transferencias y Modificaciones al Presupuesto Cumplimiento No. 2 MUNICIPALIDAD DE SAN PEDRO JOCOPILAS).
(Hallazgo de
34 Incumplimiento en la Rendición del Informe Trimestral de Ejecución Presupuestaria ante la Contraloría General de Cuentas (Hallazgo de Cumplimiento No. 3 MUNICIPALIDAD DE SAN PEDRO JOCOPILAS). MUNICIPALIDAD DE CUNEN 35 No se efectúan arqueos a la Caja principal CUNEN).
(Hallazgo de Cumplimiento No. 1 MUNICIPALIDAD DE
36 Los registros en Libro de Inventario autorizado por la Contraloría General de Cuentas, no tiene ningún registro (Hallazgo de Cumplimiento No. 2 MUNICIPALIDAD DE CUNEN). 37 Falta de Auditor Interno (Hallazgo de Cumplimiento No. 3 MUNICIPALIDAD DE CUNEN).
MUNICIPALIDAD DE SAN JUAN COTZAL 38 Atraso en el pago de Rentas Consignadas SAN JUAN COTZAL).
(Hallazgo de Cumplimiento No. 1 MUNICIPALIDAD DE
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MUNICIPALIDAD DE JOYABAJ 39 Incumplimiento en el envío de la Ejecución Presupuestaria trimestral (Hallazgo de Cumplimiento No. 1 MUNICIPALIDAD DE JOYABAJ). MUNICIPALIDAD DE SANTA MARIA NEBAJ 40 Fraccionamiento en compra de estufas y sus accesorios MUNICIPALIDAD DE SANTA MARIA NEBAJ).
(Hallazgo de Cumplimiento No. 1
41 Copia de contrato no enviado a la Contraloría General de Cuentas (Hallazgo de Cumplimiento No. 2 MUNICIPALIDAD DE SANTA MARIA NEBAJ). MUNICIPALIDAD DE SAN ANDRES SAJCABAJA 42 Incumplimiento al no Autorizar las Transferencias y Modificaciones al Presupuesto. Cumplimiento No. 1 MUNICIPALIDAD DE SAN ANDRES SAJCABAJA).
(Hallazgo de
43 Incumplimiento en la Rendición del Informe Trimestral de Ejecución Presupuestaria Cumplimiento No. 2 MUNICIPALIDAD DE SAN ANDRES SAJCABAJA).
(Hallazgo de
44 Incumplimiento con la Contratación de Auditor Interno MUNICIPALIDAD DE SAN ANDRES SAJCABAJA).
(Hallazgo de Cumplimiento No. 3
MUNICIPALIDAD DE USPANTAN 45 Incumplimiento por no enviar los informes presupuestarios del ejercicio 2007, a las instituciones correspondientes (Hallazgo de Cumplimiento No. 1 MUNICIPALIDAD DE USPANTAN). 46 Incumplimiento por no enviar la Rendición de las Ampliaciones y Transferencias Presupuestarias (Hallazgo de Cumplimiento No. 2 MUNICIPALIDAD DE USPANTAN). 47 Falta de Bitácoras Autorizadas por la Contraloría General de Cuentas (Hallazgo de Cumplimiento No. 3 MUNICIPALIDAD DE USPANTAN). 48 Falta de documentos en expedientes de obras DE USPANTAN).
(Hallazgo de Cumplimiento No. 4 MUNICIPALIDAD
MUNICIPALIDAD DE SACAPULAS 49 Copias de los informes trimestrales de la ejecución presupuestaria, no es enviada a la Contraloría General de Cuentas. (Hallazgo de Cumplimiento No. 1 MUNICIPALIDAD DE SACAPULAS). MUNICIPALIDAD DE SAN BARTOLOME JOCOTENANGO
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Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)
50 Copias de los informes trimestrales de la ejecución presupuestaria, no es enviada a la Contraloría General de Cuentas (Hallazgo de Cumplimiento No. 1 MUNICIPALIDAD DE SAN BARTOLOME JOCOTENANGO). 51 Falta de Registro y control presupuestario. SAN BARTOLOME JOCOTENANGO).
(Hallazgo de Cumplimiento No. 2 MUNICIPALIDAD DE
MUNICIPALIDAD DE CHICAMAN 52 Falta de Contratación de Auditor Interno CHICAMAN). 53 Falta de bitácora de Obras
(Hallazgo de Cumplimiento No. 1 MUNICIPALIDAD DE
(Hallazgo de Cumplimiento No. 2 MUNICIPALIDAD DE CHICAMAN).
MUNICIPALIDAD DE PACHALUM 54 No contrataron los servicios de Auditor Interno DE PACHALUM).
(Hallazgo de Cumplimiento No. 1 MUNICIPALIDAD
55 Adjudicación de compra de materiales a empresas con un mismo representante legal Cumplimiento No. 2 MUNICIPALIDAD DE PACHALUM).
(Hallazgo de
56 Falta dictamen de aprobación del Ministerio de Ambiente y Recursos Naturales Cumplimiento No. 3 MUNICIPALIDAD DE PACHALUM).
(Hallazgo de
57 Incumplimiento de requisitos de la Ley de Contrataciones del Estado (Hallazgo de Cumplimiento No. 4 MUNICIPALIDAD DE PACHALUM). 58 Adquisición y contratación de servicios con personas que tienen parentesco entre sí Cumplimiento No. 5 MUNICIPALIDAD DE PACHALUM).
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(Hallazgo de
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HALLAZGOS DE CUMPLIMIENTO MUNICIPALIDAD DE SANTA CRUZ DEL QUICHÉ Reincidencia en la Inexistencia de la Unidad de Auditoría Interna. MUNICIPALIDAD DE SANTA CRUZ DEL QUICHÉ).
(Hallazgo de Cumplimiento No. 1
Condición La comisión de Auditoría Gubernamental anterior recomendó que se implementara la Unidad de Auditoría Interna Municipal, y a la presente fecha no se ha cumplido con la misma, considerando que es una parte integral del sistema de control interno que debe prevalecer. Criterio El Decreto N°. 31-2002 del Congreso de la República, Ley de la Contraloría General de Cuentas artículo 42 Reincidencia. "Es reincidente la persona que después de haber sido sancionada por una infracción establecida en esta u otra ley o reglamento por parte de la Contraloría General de Cuentas, incurre nuevamente en la misma infracción. En el caso de las infracciones sancionadas con multa, el reincidente será sancionado además con el incremento del cincuenta por ciento (50%) de la primera multa impuesta." Causa La Municipalidad ha hecho caso omiso a lo que el Código Municipal estipula, en lo relacionado a la contratación de un Auditor Interno. Efecto El incumplimiento de las recomendaciones de las auditorías anteriores provoca que no lleve un adecuado control interno que permita que la administración sea eficiente. Recomendación El Concejo Municipal, debe asignar la partida presupuestaria para que se implemente la Unidad de Auditoría Interna, específicamente por la contratación del Auditor Interno. Comentarios de auditoría Se confirma el presente hallazgo, en virtud que los argumentos y pruebas planteadas no son suficientes y contundentes. Acción Correctiva Sanción económica, de conformidad con el Decreto Número 31-2002 del Congreso de la República de Guatemala, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39 numeral 18 para el Alcalde y Ex Tesorero por la cantidad de Q30,000.00, para cada uno.
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Falta de Información del Sistema Nacional de Inversión Pública -SNIP-. No. 2 MUNICIPALIDAD DE SANTA CRUZ DEL QUICHÉ).
(Hallazgo de Cumplimiento
Condición La Municipalidad, no le dio el seguimiento adecuado a los contratos suscritos con las Unidades Ejecutoras, al no registrar mensualmente, en el modulo de seguimiento físico y financiero del Sistema Nacional de Inversión Pública -SNIP-, información con respecto al avance físico y financiero de los proyectos ejecutados durante el período de 01 de mayo al 31 de diciembre de 2007. Criterio El Decreto No.11-2007 del Congreso de la República de Guatemala, Disposiciones Complementarias que Regulan la Ejecución del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado para el Ejercicio Fiscal 2007, en su artículo 12, establece: "A partir del 30 de abril del año 2007, la Secretaria de Planificación y Programación de la Presidencia de la República, pondrá a disposición de los ciudadanos guatemaltecos, a través de su sitio de Internet (www.segeplan.gob.gt), información de la obra pública que se encuentra contenida en el Sistema Nacional de Inversión Pública (SNIP), tomando como base la información que las instituciones responsables de los proyectos y obras, le trasladen oportunamente. Las entidades de la administración central, entidades descentralizadas y entidades autónomas (incluyendo las municipalidades y sus empresas), así como cualquier persona nacional o extranjera que por delegación del Estado reciba, invierta o administre fondos públicos según convenio o contrato suscrito, o ejecute proyectos a través de fideicomiso, deberá registrar mensualmente, en el modulo de seguimiento físico y financiero del Sistema Nacional de Inversión Pública (SNIP), el avance físico y financiero de los proyectos a su cargo." Causa Ineficiencia de la Municipalidad al no cumplir con los requisitos establecidos en la Ley. Efecto La ciudadanía guatemalteca no tiene acceso a la información de la inversión en las obras públicas de esta Municipalidad, siendo ésta parte importante de la auditoría social. Recomendación El Alcalde, debe girar instrucciones al Tesorero y Director de la Administración Financiera Municipal, a efecto de cumplir con alimentar mensualmente al Sistema Nacional de Inversión Pública -SNIP-, tomando como base la información que las instituciones responsables de los proyectos y obras, le trasladen oportunamente. Comentarios de auditoría Se confirma el presente hallazgo, en virtud de que los argumentos planteados por las autoridades de la Municipalidad no son suficientes y contundentes. Acción Correctiva Sanción económica, de conformidad con el Decreto No. 31-2002, del Congreso de la República, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39 numeral 18, para el Alcalde, Ex tesorero y Ex Director de la Administración Financiera Municipal, por la cantidad de Q15,000.00, para cada uno.
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Presentación extemporánea de la copia de contrato a la Contraloría General de Cuentas. de Cumplimiento No. 3 MUNICIPALIDAD DE SANTA CRUZ DEL QUICHÉ).
(Hallazgo
Condición La Municipalidad, no envió dentro del tiempo establecido copia de los Contratos suscritos entre ésta y las distintas empresas contratadas, para la ejecución de obras 2007, fueron registrados extemporáneamente ante la Contraloría General de Cuentas, de los siguientes proyectos: a) Contrato No. 01-2007 de fecha 30/01/2007, Balasto en Calles Cuneta y Bordillos, Colonia Buena Vista, Santa Cruz del Quiché, por valor de Q93.822,00; b) Contrato No. 02-2007 de fecha 16/05/2007, Ampliación de circulación mercado Chujuyub, Santa Rosa, Santa Cruz del Quiché, por valor de Q93.800.00; c) Contrato No. 03-2007 de fecha 30/05/2007, Apertura de carretera, Cantón Paquinac Municipio de Santa Cruz del Quiché, por valor de Q79,750.00; d) Contrato No. 04-2007 de fecha 30/05/2007, Acometida Eléctrica para Pozo de Agua Barrio el Cementerio Viejo Zona 2, Santa Cruz del Quiché, por valor de Q129,000.00 y e) Contrato No. 13/"A"-2007 de fecha 16/11/2007, Ampliación drenaje sanitario Colonia Utatlán, Santa Cruz del Quiché por valor de Q181,757.54. El valor total de los proyectos sin I.V.A. asciende a Q516,187.09. Criterio El Decreto No. 57-92, emitido por el Congreso de la República de Guatemala, Ley Contrataciones del Estado, Artículo No. 75 Fines del Registro de Contratos, establece: "De todo contrato, de su incumplimiento, resolución, rescisión o nulidad, la entidad contratante deberá remitir dentro del plazo de treinta (30) días contados a partir de su aprobación, o de la respectiva decisión, una copia a la Contraloría General de Cuentas, para efectos de registro, control y fiscalización." Causa Las autoridades de la Municipalidad no han observado los aspectos legales de los contratos descritos como corresponden en su envío y aprobación. Efecto No tiene conocimiento el ente fiscalizador de las obras y compromisos financieros en que incurre la Municipalidad para evaluar, planificar los aspectos de fiscalización. Recomendación El Alcalde y secretario deberán cumplir los plazos que establece la Ley vigente para que en un plazo de 30 días cumpla con enviar la copia del contrato a la Contraloría General de Cuentas para su control y fiscalización. Comentarios de auditoría Se confirma el hallazgo, en virtud de que los argumentos planteados por las autoridades, no desvanecen el mismo. Acción Correctiva Multa, de conformidad con el Decreto No. 57-92 del Congreso de la República de Guatemala, Ley de Contrataciones del Estado, artículo 82, para el Alcalde, Ex Tesorero y Secretario, por la cantidad de Q10,323.74, para cada uno.
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Bitácora de obra autorizada extemporáneamente. (Hallazgo de Cumplimiento No. 4 MUNICIPALIDAD DE SANTA CRUZ DEL QUICHÉ). Condición La Municipalidad, en la ejecución los proyectos, las bitácoras fueron autorizadas con fechas posteriores a la fecha del inicio de las obras siguientes: a) No. 06-2007, de fecha 20/09/2007 Balasto de camino vecinal Cantón Cucabaj I, Santa Cruz del Quiché, por un valor de Q199,942.50; b) Contrato No. 12-2007 de fecha 08/11/2007, Mejoramiento calle vía alterna 9a avenida zonas 2, 3 y 4 Santa Cruz del Quiché, Departamento de El Quiché, por un valor de Q3,018,000.00; c) Contrato No. 14-2007 de fecha 21/12/2007, Pavimentación en 15 calle entre la 2a y 3a calle zona 4, Santa Cruz del Quiché, por un valor de Q150,000.00; d) Contrato No. 15-2007 de fecha, 21/12/2007 Mejoramiento calle Escuela Tipo Federación Tecún Umán, por un valor de Q167,000.00 y e) Contrato No. 16-2007 de fecha 21/12/2007, Mejoramiento 2a calle entre 11 y 13 avenida zona 3, por un valor de Q319,999.48. El valor total de los proyectos asciende a Q.3,854,941.98. Criterio El Decreto Número 31-2002 del Congreso de la República de Guatemala, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 4 inciso "k)Autorizar y verificar la correcta utilización de las hojas movibles, libros principales y auxiliares que se operen en forma manual, electrónica o por otros medios legalmente autorizados de las entidades sujetas a fiscalización" y Acuerdo Gubernativo No. 318-2003 Reglamento de la Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 38, literal a), indica: "Autorizar bitácoras para obras públicas previo a su ejecución y efectuar su fiscalización, solicitando las sanciones por incumplimiento de disposiciones legales." Causa Incumplimiento de gestionar la autorización de las bitácoras antes del inicio de la ejecución de las obras. Efecto No se lleva un control adecuado del historial de la construcción de las obras, existiendo menoscabo al erario municipal. Recomendación El Alcalde Municipal, debe girar instrucciones al Coordinador de la Oficina Municipal de Planificación, para cumplir con la gestión de la autorización de las bitácoras en el momento de suscribir los contratos respectivos. Comentarios de auditoría Se confirma el presente hallazgo, en virtud de que los argumentos planteados no son suficientes, por la autorización extemporánea de las bitácoras. Acción Correctiva Sanción económica, de conformidad con el Decreto No. 31-2002 del Congreso de la República, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Artículo 39 numeral 18, para el Alcalde y Coordinador de la Oficina Municipal de Planificación, por la cantidad de Q20,000.00, para cada uno.
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Falta de Bitácoras de Obras. DEL QUICHÉ).
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(Hallazgo de Cumplimiento No. 5 MUNICIPALIDAD DE SANTA CRUZ
Condición La Municipalidad, en la ejecución los proyectos del ejercicio fiscal 2007, se comprobó que no se utilizaron las bitácoras autorizadas por la Contraloría General de Cuentas en las obras siguientes: a) Contrato No. 01-2007 de fecha 30/01/2007, Balasto en Calles Cuneta y Bordillos, Colonia Buena Vista, Santa Cruz del Quiché, por valor de Q93.822,00; b) Contrato No. 02-2007 de fecha 16/05/2007, Ampliación de circulación mercado Chujuyub, Santa Rosa, Santa Cruz del Quiché, por valor de Q93.800.00; c) Contrato No. 03-2007 de fecha 30/05/2007, Apertura de carretera, Cantón Paquinac Municipio de Santa Cruz del Quiché, por valor de Q79,750.00; d) Contrato No. 04-2007 de fecha 30/05/2007, Acometida Eléctrica para Pozo de Agua Barrio el Cementerio Viejo Zona 2, Santa Cruz del Quiché, por valor de Q129,000.00 y e) Contrato No. 07-2007 de fecha 12/10/2007, Construcción de un Drenaje Transversal Cantón Choacamán IV, Santa Cruz del Quiché por valor de Q139,899.60. El valor total de los proyectos asciende a Q.536,271.60. Criterio El Decreto Número 31-2002 del Congreso de la República de Guatemala, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 4 inciso k)"Autorizar y verificar la correcta utilización de las hojas movibles, libros principales y auxiliares que se operen en forma manual, electrónica o por otros medios legalmente autorizados de las entidades sujetas a fiscalización" y el Acuerdo Gubernativo No. 318-2003 Reglamento de la Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 38 literal a), indica: "Autorizar bitácoras para obras públicas previo a su ejecución y efectuar su fiscalización, solicitando las sanciones por incumplimiento de disposiciones legales." Causa Incumplimiento de gestionar la autorización de las bitácoras para ejecución de obras. Efecto No se lleva un registro y control del historial de la construcción de las obras, provocando que no se lleve control de los materiales que se utiliza, existiendo riesgo de pérdida del erario municipal. Recomendación El Alcalde, debe girar instrucciones al Coordinador de la Oficina Municipal de Planificación, para cumplir con la gestión de la autorización de las bitácoras al momento de suscribir los contratos respectivos. Comentarios de auditoría Se confirma el presente hallazgo, en virtud de que los argumentos planteados confirman la carencia de las bitácoras en las obras en ejecución. Acción Correctiva Sanción económica, de conformidad con el Decreto No. 31-2002 del Congreso de la República, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Artículo 39 numeral 18, para el Alcalde y Coordinador de la Oficina Municipal de Planificación, por la cantidad de Q20,000.00, para cada uno.
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Falta de rendición de Ampliaciones y Trasferencias de la ejecución presupuestaria a la Contraloría General de Cuentas. (Hallazgo de Cumplimiento No. 6 MUNICIPALIDAD DE SANTA CRUZ DEL QUICHÉ). Condición Las autoridades municipales, no han cumplido con presentar al ente fiscalizador, la información sobre las transferencias y ampliaciones de la ejecución presupuestaria del ejercicio fiscal 2007. Criterio El Decreto No. 12-2002 del Congreso de la República, Código Municipal, artículo 133 establece: "La aprobación del presupuesto, las modificaciones al aprobado y la transferencia de partidas del mismo, requieren del voto favorable de las dos terceras (2/3) partes de los miembros que integran el Concejo Municipal, que deberá observar las normas nacionales y municipales relativas a la ejecución presupuestaria. De éstas aprobaciones se enviará copia certificada a la Contraloría General de Cuentas, para los efectos de control y fiscalización." Causa Falta de interés por la persona responsable. Efecto Falta de información sobre las modificaciones y transferencias afectan la función de control, evaluación y fiscalización de la ejecución presupuestaria. Recomendación El Alcalde, Tesorero, y Director de la Administración Financieras Municipal deben remitir la información presupuestaria a la entidad correspondiente, dentro de los plazos definidos. Comentarios de auditoría Se confirma el presente hallazgo, debido a los comentarios vertidos no son suficientes y no se aportaron las pruebas que desvanezcan el hallazgo formulado. Acción Correctiva Sanción económica, de conformidad con el Decreto No. 31-2002 del Congreso de la República, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39 numeral 18, para el Alcalde, Ex tesorero y Ex Director de la Administración Financiera Municipal, por la cantidad de Q4,000.00, para cada uno.
MUNICIPALIDADES DEL DEPARTAMENTO DE EL QUICHE Informe de Auditoría Gubernamental con énfasis en la ejecución presupuestaria municipal Periodo auditado del 01 de Enero al 31 de Diciembre de 2007
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Incumplimiento de la rendición trimestral de la ejecución presupuestaria. (Hallazgo de Cumplimiento No. 7 MUNICIPALIDAD DE SANTA CRUZ DEL QUICHÉ). Condición En la revisión efectuada se determinó que en el ejercicio fiscal 2007 no fueron elaboradas y presentadas las ejecuciones presupuestarias trimestrales, a la Contraloría General de Cuentas como corresponde. Criterio El Decreto No. 12-2002 del Congreso de la República de Guatemala, Código Municipal, artículo 135 establece: "Información sobre al ejecución del presupuesto. El alcalde deberá informar trimestralmente al Concejo Municipal sobre la ejecución del presupuesto, enviando copia de tales informes a la Contraloría General de Cuentas de la Nación, para su control, fiscalización, registro y asesoría." Causa El incumplimiento de esta Ley, no permite que el Concejo conozca los resultados de gestión. Efecto Falta de información al ente fiscalizador y al Concejo Municipal sobre la ejecución presupuestaria trimestral, que afecta la función de control, evaluación y fiscalización. Recomendación El Alcalde, debe girar instrucciones al Tesorero y Director de la Administración Financiera Municipal para cumplir con el envío a la Contraloría General de Cuentas, copias de los informes de la ejecución presupuestaria trimestral que el Alcalde presenta al Consejo Municipal oportunamente. Comentarios de auditoría Se confirma el presente hallazgo, en virtud que la administración no aportó las pruebas correspondientes, así como el comentario no desvanece el mismo. Acción Correctiva Sanción económica, de conformidad con el Decreto No. 31-2002 del Congreso de las República, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39 numeral 18, para el Alcalde, Ex Tesorero y Ex Director de la Administración Financiera Municipal, por la cantidad de Q4,000.00, para cada uno.
MUNICIPALIDADES DEL DEPARTAMENTO DE EL QUICHE Informe de Auditoría Gubernamental con énfasis en la ejecución presupuestaria municipal Periodo auditado del 01 de Enero al 31 de Diciembre de 2007
Contraloría General de Cuentas
Atraso en la rendición de cuentas. CRUZ DEL QUICHÉ).
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Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)
(Hallazgo de Cumplimiento No. 8 MUNICIPALIDAD DE SANTA
Condición Se determinó que hubo atraso en la Rendición de Cuentas de los meses de enero a octubre 2007, ya que fueron presentadas fuera de los cinco días hábiles que establece el Acuerdo correspondiente. Criterio El Acuerdo interno de la Contraloría General de Cuentas No. A-37-06, emitido por el Subcontralor de Probidad Encargado del Despacho, en su articulo 1 inciso e), establece que: La rendición de cuentas electrónicas mensual, será presentada directamente a la Contraloría, en las oficinas centrales para las entidades radicadas en el departamento de Guatemala y en sus Delegaciones Departamentales par las demás entidades radicadas en el interior de la República, en las cuales se extenderán las correspondientes constancias de recepción; y artículo 2 e inciso a) indica que: Las Municipalidades en los primeros cinco días hábiles de cada deberán presentar las operaciones de la caja fiscal, con la ejecución del presupuesto de ingresos y egresos en efectivo correspondiente del mes anterior, y en el inciso b)Para las municipalidades y sus empresas que operan el SIAF-MUNI y SIAFITO-MUNI deberán entregar: Caja Municipal del Movimiento Diario (Reportes PGRIT003 y PGRIT04), generada por los sistemas informáticos precitados, en forma electrónica, en un medio magnético y óptico. Causa Falta de responsabilidad del Tesorero y Director del AFIM. Efecto La Contraloría General de Cuentas no cuenta con información oportuna y actualizada respecto al movimiento diario contable de la Municipalidad objeto de fiscalización. Así mismo no se publica en el portal de Transparencia, afectando la distribución de las transferencias del Gobierno Central como lo son los fondos constitucionales y otros. Recomendación El Alcalde, debe girar sus instrucciones al Tesorero Municipal y Director de la Administración Financiera Municipal para que cumpla con el plazo establecido para rendir cuentas al ente fiscalizador. Comentarios de auditoría Se confirma el presenta hallazgo, ya que los plazos que se establecen en ley deben cumplirse, bajo cualquier circunstancia. Acción Correctiva Sanción económica, de conformidad con el Decreto No. 31-2002 del Congreso de la República, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39 numeral 12, para el Alcalde, Ex Tesorero y Ex Director de la Administración Financiera Municipal, por la cantidad de Q5,000.00, para cada uno.
MUNICIPALIDADES DEL DEPARTAMENTO DE EL QUICHE Informe de Auditoría Gubernamental con énfasis en la ejecución presupuestaria municipal Periodo auditado del 01 de Enero al 31 de Diciembre de 2007
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Atraso en el pago de Rentas Consignadas. SANTA CRUZ DEL QUICHÉ).
(Hallazgo de Cumplimiento No. 9 MUNICIPALIDAD DE
Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)
Condición La Municipalidad retuvo a los trabajadores por concepto de cuota laboral del Instituto Guatemalteco de Seguridad Social -IGSS-, durante el año 2007, por valor de Q83,506.46 las cuales no se han pagado. Criterio El Acuerdo Número 1118 de Junta Directiva del Instituto Guatemalteco de Seguridad Social -I.G.S.S-, artículo 6 indica: "Todo patrono formalmente inscrito en el Régimen de Seguridad Social debe entregar al Instituto, bajo su responsabilidad, dentro de los veinte primeros días de cada mes, la Planillas de Seguridad Social y sus soportes respectivos, y las cuotas correspondientes a los salarios pagados dentro del mes calendario anterior" lo mismo indica el artículo 6 del Acuerdo de Gerencia No. 36-2003. Causa Falta de interés en trasladar las Rentas Consignadas a donde corresponde. Efecto Esto ocasiona que los trabajadores de la Municipalidad no tengan acceso a la prestación del servicio del Seguro Social. Así mismo genera el pago de multas e intereses y otros recargos los cuales tendrán que ser pagados por los responsables del pago. Recomendación El Alcalde y Tesorero, cumplan con el traslado de las cuotas laborales y patronales, en las fechas oportunas, las cuotas atrasadas, se deben solventar de acuerdo a convenios de pago con el -IGSS-, en forma inmediata. Comentarios de auditoría Se confirma el presente hallazgo en virtud que los comentario vertidos por la administración aprueban que no fueron realizados los pagos o traslados correspondientes de las cuotas laboral -IGSS-. Acción Correctiva Sanción económica, de conformidad con el Decreto No. 31-2002 del Congreso de las Republica, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39 numeral 18, para el Alcalde, Ex Tesorero y Ex Director de la Administración Financiera Municipal, por la cantidad de Q10,000.00, para cada uno.
MUNICIPALIDADES DEL DEPARTAMENTO DE EL QUICHE Informe de Auditoría Gubernamental con énfasis en la ejecución presupuestaria municipal Periodo auditado del 01 de Enero al 31 de Diciembre de 2007
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Falta de dictamen de aprobación del Ministerio de Ambiente y Recursos Naturales. Cumplimiento No. 10 MUNICIPALIDAD DE SANTA CRUZ DEL QUICHÉ).
(Hallazgo de
Condición La Municipalidad, no veló porque los proyectos incluyeran, previamente al inicio de la obra el dictamen favorable de los estudios de impacto ambiental de los proyectos siguientes: a) 06-2007 de fecha 20/09/2007, Balastro Camino Vecinal Cantón Cucabaj I, Santa Cruz del Quiché, por valor de Q199,942.50 y b) Contrato No. 13 "A"-2007 de fecha 16/11/2007, Ampliación Drenaje Sanitario Colonia Utatlán, Santa Cruz del Quiché, por valor de Q.181,757.54. El valor total de los proyectos asciende a Q381,700.04. Criterio El Decreto No. 68-86 del Congreso de la República de Guatemala, Ley de Protección y Mejoramiento del Medio Ambiente, en su artículo 8, indica: "Para todo proyecto, obra, industria o cualquier otra actividad que por sus características puede producir deterioro a los recursos naturales renovables o no, al ambiente, o introducir modificaciones nocivas o notorias al paisaje y a los recursos culturales del patrimonio nacional, será necesario previamente a su desarrollo un estudio de evaluación del impacto ambiental, realizado por técnicos en la materia y aprobado por la Comisión del Medio Ambiente." Causa Falta de responsabilidad del encargado de la OMP. Efecto Riesgo que la inversión se pierda, como resultado que el proyecto sea nocivo al medio ambiente. Recomendación El Alcalde, debe girar instrucciones al Tesorero y al Coordinador de Oficina Municipal de Planificación, que previo a la realización de proyectos de obra y servicios, deben cumplir con los requisitos legales establecidos en el Decreto No. 68-86 Ley de Protección y Mejoramiento del Medio Ambiente. Comentarios de auditoría Se confirma el presente hallazgo, en virtud que no presentaron pruebas y los comentarios vertidos no son suficientes para desvanecer los mismos. Acción Correctiva Sanción económica, de conformidad con el Decreto No. 31-2002, del Congreso de la República, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39, numeral 18, para el Alcalde, Ex Tesorero y Coordinador de la Oficina Municipal de Planificación, por la cantidad de Q10,000.00, para cada uno.
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MUNICIPALIDAD DE CHICHE Incumplimiento a la Ley de Contrataciones del Estado MUNICIPALIDAD DE CHICHE).
(Hallazgo de Cumplimiento No. 1
Condición En la evaluación de 7 expedientes de proyectos ejecutados por la Municipalidad de Chiché, Quiché en el periodo de 01 de enero al 31 de diciembre del 2007, se comprobó que no se cumplió con los siguientes requisitos que ordena la ley de Contrataciones: a) Nombramiento de la Comisión Liquidadora, b) Acta de aprobación del contrato, c) Acta de Liquidación del contrato, d) Fianza de Cumplimiento, que ascienden a la Cantidad de Q 1,734,821.40. Criterio Incumplieron con el Decreto Número 57-92 del Congreso de la República, Ley de contrataciones del Estado, artículos 48. Aprobación del Contrato; 56. Liquidación. Inmediatamente después que las obras, bienes o servicios hayan sido recibidos, la Comisión en un plazo de noventa (90) días procederá a efectuar la liquidación del contrato y a establecer el importe de los pagos o cobros que deban hacerse al contratista; 55. Nombramiento de Comisión Liquidadora. Integrada con tres miembros, con la que colaborarán el supervisor o su equivalente y el representante del contratista; 65. Fianza de cumplimiento. Para garantizar el cumplimiento de todas las obligaciones estipuladas en el contrato, el contratista deberá prestar fianza, depósito en efectivo o constituir hipoteca en los porcentajes y condiciones que señale el reglamento. Para el caso de obras, además esta garantía cubrirá las fallas o desperfectos que aparecieren durante la ejecución del contrato, antes de que se constituya la garantía de conservación; Acuerdo Gubernativo No. 1056-92 Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, Articulo 26. Aprobación del contrato. El contrato deberá ser aprobado en todos los casos, dentro de los diez (10) días calendario contados a partir de la presentación por parte del contratista de la garantía de cumplimiento a que se refiere el artículo 65 de la Ley. Causa Que los expedientes de los proyectos no cumplan con los procesos administrativos que la ley establece y por lo tanto se encuentran incompletos. Efecto Que exista menoscabo en el erario municipal, por cuanto no existen las garantías de calidad y transparencia en la ejecución de los proyectos. Recomendación Al alcalde, tesorero municipal y coordinador de la oficina municipal de planificación deben cumplir con lo establecido en la Ley específica con el objeto de llevar los controles correspondientes en la formación de los expedientes. Comentarios de auditoría Se confirma el hallazgo en virtud de que al vencimiento del plazo los ex funcionarios no presentaron pruebas de descargo. Acción Correctiva Multa de conformidad con el Decreto No. 57-92 del Congreso de la República, Ley de Contrataciones del Estado artículo 83. Acuerdo Gubernativo No. 1056-92 Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado articulo 56, por la cantidad de Q 22,928.56 para cada uno de los señores: ex alcalde y ex tesorero municipal.
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Incumplimiento en enviar Copias de Contratos de Obra a la Contraloría General de Cuentas (Hallazgo de Cumplimiento No. 2 MUNICIPALIDAD DE CHICHE). Condición Se verificó que no se enviaron copias a la Delegación Departamental de la Contraloría General de Cuentas de los siguientes contratos de obras: a) Construcción de pavimento rígido en cantón Tzalamabaj, 01-2007; b) Balasto, carrileras y transversales, cantón Chucabaj, Chiché, 02-2007; c) Balasto y transversales, cantón la Rinconada, Chiche; 03-2007 d) compra de materiales para balasto, carrileras y transversales, cantón Cucabaj, Chiche, 01-2007; e) compra de materiales para balasto y transversales, cantón la Rinconada, Chiche, 02-2007, en los cinco contratos hacen un monto de Q 886,000.00. Criterio El Decreto No. 57-92 Del Congreso de la Republica, Ley de Contrataciones del Estado, artículo 75. "Fines del registro de Contratos, De todo contrato, de su incumplimiento, resolución, rescisión o nulidad, la entidad contratante deberá remitir dentro del plazo de treinta (30) días contando a partir de su aprobación, o de la respectiva decisión, una copia a la Contraloría General de Cuentas; para efectos de registro, control y fiscalización". Causa Inobservancia de aplicación de la base legal vigente. Efecto Falta de registro y control por parte de la Contraloría General de Cuentas sobre el aspecto de los renglones contratados en los diferentes proyectos ejecutados por el alcalde municipal. Recomendación Que las autoridades municipales cumplan con presentar los respectivos contratos suscritos con las empresas contratadas al Registro de Contratos de la Contraloría General de Cuentas. Comentarios de auditoría Se confirma el hallazgo, toda vez que se estableció que no fueron enviadas las copias de los contratos objeto de este hallazgo a la Contraloría General de Cuentas. Acción Correctiva Multa de conformidad con el Decreto No. 57-92 del Congreso de la República, Ley de Contrataciones del Estado, artículo 83, y Acuerdo Gubernativo No. 1056-92 Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado artículo 56, por la cantidad de Q 39,553.54 para cada uno de los señores: Ex Alcalde y Ex Tesorero Municipal.
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Omisión del proceso de Cotización (Hallazgo de Cumplimiento No. 3 MUNICIPALIDAD DE CHICHE). Condición Al efectuar pruebas de cumplimiento se determinó que al comprar balasto obviaron la Ley de Contrataciones del Estado al no implementar el proceso de cotización en las facturas No. 11 de fecha 20 de junio 2007, por Q 75,000.00 y 12 de fecha 12 de diciembre de 2007, por Q 60,000.00, de la empresa "Vendo Cuerdas de Balasto", las que se usaron en la ejecución de mantenimiento y reparación de las carreteras del área rural en los cantones Cucabaj y la Rinconada. Criterio El Decreto No. 57-92 del Congreso de la Republica, Ley de Contrataciones del Estado, Artículo 38 establece: Monto, que cuando el precio de los bienes, obras o servicios, exceda de la cantidad de treinta mil quetzales exactos (Q 30,000.00) la compra o contratación deberá hacerse por el sistema de cotización. Causa Que el Ex Alcalde y Ex Tesorero Municipal no observaron la normativa del régimen de cotización, para aquellas adquisiciones o compras superiores al límite que señala la Ley. Efecto No se compró al mejor oferente. Recomendación Que el Alcalde y Tesorero Municipal cumplan con los procedimientos de compras establecidos en la Ley de contrataciones del Estado, relacionados con las compras que sobrepasan la cantidad de Q 30,000.00 las cuales deben satisfacerse con el Régimen de Cotizaciones. Comentarios de auditoría Se confirma el hallazgo en virtud que no presentaron pruebas válidas para su desvanecimiento. Acción Correctiva Multa de conformidad con el Decreto No. 57-92 del Congreso de la República, Ley de Contrataciones del Estado artículo 83, y el Acuerdo Gubernativo No.1056-92 Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado Articulo 56, para Ex Alcalde y Ex tesorero municipales por la cantidad de Q 6,026.78, para cada uno de los responsables.
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Incumplimiento en la Rendición de copia de las Ampliaciones y Transferencias Presupuestarias (Hallazgo de Cumplimiento No. 4 MUNICIPALIDAD DE CHICHE). Condición Se estableció que la Corporación Municipal no ha cumplido con enviar a la Delegación Departamental de la Contraloría General de Cuentas, copia de las ampliaciones y transferencias presupuestarias del año 2007. Criterio El Decreto No. 12-2002, del Congreso de la República, Código Municipal articulo 133, establece que se deberá enviar copia de la Aprobación, Modificaciones al Aprobado y Transferencias Presupuestarias a la Contraloría General de Cuentas. Causa Negligencia por parte de las Autoridades Municipales. Efecto Falta de registro y control para la entidad fiscalizadora. Recomendación Que el Tesorero Municipal, cumpla con presentar a la Delegación Departamental de la Contraloría General de Cuentas, la información de ampliaciones y transferencias en el proceso de su ejecución presupuestaria. Comentarios de auditoría Se confirma el hallazgo porque aceptaron el cargo. Acción Correctiva Sanción Económica de conformidad con el Decreto No.31-2002 del Congreso de la República, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, articulo 39 numeral 18, por la cantidad de Q 10,000.00 para cada uno de los señores: Ex alcalde y Ex tesorero Municipales.
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Incumplimiento en presentar Información Financiera MUNICIPALIDAD DE CHICHE).
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(Hallazgo de Cumplimiento No. 5
Condición Se estableció que de la deuda con el INFOM no existen informes mensuales donde hagan constar que se ha reportado a la Dirección de Crédito Publico del Ministerio de Finanzas Publicas su nivel de deuda o un detalle de los prestamos y el saldo de la deuda contratada. Criterio El Decreto No.12-2002 del Congreso de la República, Código Municipal, establece en el artículo 115. "Información Financiera. El Concejo Municipal deberá presentar mensualmente, dentro de los diez (10) días del mes siguiente a la Dirección de Crédito Público del Ministerio de Finanzas Públicas, un detalle de los préstamos internos y externos vigentes y el saldo de la deuda contratada, con copia al INFOM". Causa Incumplimiento de la normativa legal vigente. Efecto Carencia de Información Pública del endeudamiento de la Municipalidad. Recomendación Que el Tesorero Municipal, envié el reporte que se refiere a la Deuda Pública al Ministerio de Finanzas Publicas dentro de los diez días hábiles del mes siguiente que la ley establece, para que los saldos reportados por la Dirección de Crédito Público sean oportunos y reales. Comentarios de auditoría Se confirma el hallazgo ya que en el comentario asumieron su responsabilidad. Acción Correctiva Sanción económica de conformidad con el Decreto No. 31-2002 del Congreso de la República, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39 numeral 18, por la cantidad de Q10,000.00 para cada uno de los señores: Ex alcalde y Ex tesorero Municipales.
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MUNICIPALIDAD DE CHINIQUE Copias de los informes trimestrales de la ejecución presupuestaria, no es enviada a la Contraloría General de Cuentas (Hallazgo de Cumplimiento No. 1 MUNICIPALIDAD DE CHINIQUE). Condición Durante el proceso de revisión realizado al presupuesto ejecutado por la municipalidad, se determinó, que el informe trimestral de la ejecución presupuestaria, la copia no se envió a la Contraloría General de Cuentas. Criterio El Decreto número 12-2002 del Congreso de la República, Código municipal, Artículo 135 establece: "INFORMACION SOBRE LA EJECUCIÓN DEL PRESUPUESTO. El Alcalde deberá informar trimestralmente al Concejo Municipal sobre la ejecución del presupuesto, enviando copia de tales informes a la Contraloría General de Cuentas de la Nación, para su control, fiscalización, registro y asesoría". Causa Incumplimiento a lo normado en el Código Municipal, por la cual estas deficiencias existen. Efecto La Contraloría General de Cuentas, actualmente no recibió copia del informe trimestral de la ejecución presupuestaria, con el propósito de planear, evaluar a efecto de su competencia de fiscalizar oportunamente la entidad. Recomendación Al señor Alcalde y el Tesorero municipales, deben implementar procedimientos adecuados, que permitan tener conocimiento de los aspectos legales y el momento en que deben enviar, informar a las entidades que esperan los mismos y dar así cumplimiento a lo que establece el Código Municipal y otras Leyes. Comentarios de auditoría Se confirma el hallazgo, en virtud que los argumentos y comentarios vertidos en oficio sin número de fecha 28 de marzo de 2008, suscritos por los señores Ex Alcalde y Ex Tesorera municipales, no es consistente como para dejar sin efecto dicho hallazgo. Acción Correctiva Sanción Económica de conformidad con el Decreto No. 31-2002 del Congreso de la República, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas artículo 39 numeral 18, por Q 2,000.00 a cada una de las personas siguientes: Ex Alcalde y Ex tesorero municipales.
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MUNICIPALIDAD DE ZACUALPA No se envía la ejecución trimestral del presupuesto municipal a la Contraloría General de Cuentas (Hallazgo de Cumplimiento No. 1 MUNICIPALIDAD DE ZACUALPA). Condición Se estableció en los registros financieros de la Tesorería Municipal, que no se traslada a la Contraloría General de Cuentas, la ejecución trimestral de ingresos y egresos del Presupuesto ejecutado. Criterio El Decreto No. 12-2002 del Congreso de la República de Guatemala, Código Municipal, en el artículo 135 Información sobre la ejecución del presupuesto, establece: "El Alcalde deberá informar trimestralmente al Concejo Municipal sobre la ejecución del presupuesto, enviando copia de tales informes a la Contraloría General de Cuentas de la Nación, para su control, fiscalización, registro y asesoría". Causa Incumplimiento de parte del Alcalde y Tesorero Municipal, de las atribuciones contempladas en el Código Municipal. Efecto Limita la fiscalización que debe ejercer la Contraloría General de Cuentas, al no contar con la información presupuestaria oportunamente y el Concejo Municipal no cuenta con las mismas para la toma de decisiones. Recomendación El Alcalde Municipal debe girar instrucciones al Tesorero Municipal para que se cumpla con enviar en forma trimestral la copia de la ejecución presupuestaria a la Contraloría General de Cuentas, así como para fines de consolidación se deberá presentar un informe de los resultados físicos y financieros de la ejecución del presupuesto, al Ministerio de Finanzas Públicas y Secretaría de Planificación y Programación de la Presidencia de la República. Comentarios de auditoría Se confirma el presente hallazgo, en virtud que el SIAFITO MUNI, ofrece como reporte la ejecución del presupuesto en todas sus modalidades. Acción Correctiva Sanción económica, de conformidad con el Decreto No. 31-2002 del Congreso de la República, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Artículo 39 numeral 18, para el Alcalde Municipal y Tesorero Municipal, por valor de Q10,000.00 para cada uno.
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No se envía mensualmente el movimiento financiero del uso de los préstamos a la Dirección de Crédito Público (Hallazgo de Cumplimiento No. 2 MUNICIPALIDAD DE ZACUALPA). Condición Se determinó que no presentan mensualmente a la Dirección de Crédito Público del Ministerio de Finanzas Públicas, la información financiera relacionada con los préstamos vigentes y el saldo de la deuda contratada. Criterio El Decreto No. 12-2002, del Congreso de la República de Guatemala, Código Municipal, en el artículo 115 establece: "El Concejo Municipal deberá presentar mensualmente, dentro de los diez (10) días del mes siguiente a la Dirección de Crédito Público del Ministerio de Finanzas Públicas, un detalle de los préstamos internos y externos vigentes y el saldo de la deuda contratada, con copia al INFOM. El Ministerio de Finanzas Públicas elaborará y enviará los formularios respectivos, para la presentación de la información, la cual podrá efectuarse en forma física o cualquier otro medio electrónico disponible". Causa Falta de interés del Tesorero Municipal en cumplir con la normativa legal establecida en el Código Municipal. Efecto La Dirección de Crédito Público no cuenta con la información real y actualizada de la deuda contraída por la Municipalidad. Recomendación El Alcalde Municipal debe girar instrucciones al Tesorero Municipal, para que en forma mensual presente el detalle de los préstamos y el saldo de la deuda, requerido por la Dirección de Crédito Público del Ministerio de Finanzas Públicas. Comentarios de auditoría Debido al comentario de la administración, se confirma el presente hallazgo. Acción Correctiva Sanción económica de conformidad con el Decreto No. 31-2002, del Congreso de la República, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, articulo 39 numeral 18, para el Alcalde y Tesorero Municipal, por valor de Q2,000.00 para cada uno.
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No envían la información mensual al sistema nacional de inversión pública -SNIPCumplimiento No. 3 MUNICIPALIDAD DE ZACUALPA).
(Hallazgo de
Condición Se determinó que no remiten mensualmente al Sistema Nacional de Inversión Pública -SNIP-, la información relacionada con el avance físico y financiero de la ejecución de los proyectos municipales. Criterio El Decreto No. 11-2007 del Congreso de la República de Guatemala, DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS QUE REGULAN LA EJECUCIÓN DEL PRESUPUESTO GENERAL DE INGRESOS Y EGRESOS DEL ESTADO PARA EL EJERCICIO FISCAL 2007, el artículo 12 segundo párrafo establece: "Las entidades de la administración central, entidades descentralizadas, y entidades autónomas (incluyendo las municipalidades y sus empresas), así como cualquier persona nacional o extranjera que por delegación del Estado reciba, invierta o administre fondos públicos según convenio o contrato suscrito, o ejecute proyectos a través de fideicomisos, deberá registrar mensualmente, en el módulo de seguimiento físico y financiero del Sistema Nacional de Inversión Pública SNIP, el avance físico y financiero de los proyectos a su cargo". Causa El Tesorero Municipal y Ex Encargado de la Oficina Municipal de Planificación, no velaron porque se cumpliera con la normativa vigente. Efecto No se cuenta con información oportuna y confiable para los ciudadanos guatemaltecos, de los proyectos ejecutados por la Municipalidad, en el Sistema Nacional de Inversión Pública -SNIP-. Recomendación El Alcalde Municipal debe girar instrucciones al Tesorero Municipal y Encargado de la Oficina Municipal de Planificación, para que en forma conjunta procedan a registrar mensualmente, el avance físico y financiero de la ejecución de los proyectos municipales para el conocimiento de la ciudadanía en general y así cumplir con la calidad del gasto y la transparencia. Comentarios de auditoría Se confirma el hallazgo, tomando en cuenta lo expuesto por la administración municipal. Acción Correctiva Sanción económica de conformidad con el Decreto No. 31-2002, del Congreso de la República, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, articulo 39 numeral 18, para el Alcalde Municipal, Tesorero Municipal y Ex Encargado de Oficina Municipal de Planificación, por valor de Q2,000.00 para cada uno.
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Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)
No se remiten copias de los contratos de arrendamiento de maquinaria y equipo ante el registro correspondiente (Hallazgo de Cumplimiento No. 4 MUNICIPALIDAD DE ZACUALPA). Condición Se determinó que 20 contratos del ejercicio fiscal 2007, no fueron presentadas las copias ante el Registro de Contratos que funciona adscrito a la Contraloría General de Cuentas, relacionados con los arrendamientos de maquinaria y equipo, asciende a la cantidad total de Q 3,052,000.00 (con Impuesto al Valor Agregado). Criterio El Decreto No. 57-92 del Congreso de la República de Guatemala, Ley de Contrataciones del Estado, en su articulo 74, establece: "Registro de Contratos. Se crea el registro de contratos que funcionará adscrito a la Contraloría General de Cuentas, para facilitar la fiscalización de las contrataciones que se deriven de la aplicación de la presente ley y centralizar la información". El artículo 75 indica: "Fines del registro de Contratos. De todo contrato, de su incumplimiento, resolución, rescisión o nulidad, la entidad contratante deberá remitir dentro del plazo de treinta (30) días contados a partir de su aprobación, o de la respectiva decisión, una copia a la Contraloría General de Cuentas, para efectos de registro control y fiscalización". Causa Falta de interés del Alcalde Municipal en velar porque el Encargado de la Oficina Municipal de Planificación archive los procesos y cumpla con la obligación de enviar a la Contraloría General de Cuentas, copia de los contratos administrativos de obras, bienes y servicios. Efecto La Contraloría General de Cuentas, no cuenta con un registro actualizado para su fiscalización, de los contratos administrativos suscritos por la Municipalidad. Recomendación En todos los contratos de obras, bienes y servicios que se suscriban, el Alcalde Municipal debe girar sus instrucciones al Encargado de la Oficina Municipal de Planificación, a efecto de que dentro del plazo de 30 días a partir de su aprobación, se envíe la copia al Registro de Contratos de la Contraloría General de Cuentas. Comentarios de auditoría Se confirma el hallazgo, tomando en cuenta lo expuesto por la administración municipal. Acción Correctiva Multa de conformidad con el Decreto No. 57-92 del Congreso de la República, Ley de Contrataciones del Estado, artículo 82, para el Alcalde Municipal por valor de Q 54,500.00.
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81
Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)
Arrendamiento de maquinaria sin utilizar el sistema GUATECOMPRAS No. 5 MUNICIPALIDAD DE ZACUALPA).
(Hallazgo de Cumplimiento
Condición Se constató que durante el período 2007, no se publicaron en el sistema GUATECOMPRAS, 20 contrataciones por concepto de arrendamiento de maquinaria, asciende a la cantidad de Q 3,052,000.00,(con Impuesto al Valor Agregado).
Criterio El Decreto No. 57-92 del Congreso de la República, Ley de Contrataciones del Estado artículo 23 preceptúa lo relacionado con las publicaciones en el portal del sistema Guatecompras. El Acuerdo Gubernativo No. 1056-92 de fecha 22 de diciembre de 1992, Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado y sus Reformas, en el artículo 8 segundo párrafo establece: "Asimismo, los organismos del estado, sus entidades descentralizadas y autónomas, unidades ejecutoras, las municipalidades, las empresas públicas estatales y municipales y todas las entidades sujetas a la ley, previamente al procedimiento establecido en la Ley y su reglamento, publicarán y gestionarán en el Sistema de Información de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, denominado GUATECOMPRAS, los anuncios o convocatorias y toda la información relacionada con la compra, venta y contratación de bienes, suministros, obras y servicios que requieran; dicha información será de carácter público a través de la dirección e Internet www.guatecompras.gt". Causa Inobservancia de parte las autoridades municipales, de la normativa legal relacionada con el sistema GUATECOMPRAS. Efecto Se corre el riesgo que se contrate a empresas que no tengan la capacidad técnica para prestar los servicios requeridos, provocando menoscabo al erario municipal. Recomendación El Alcalde Municipal debe girar instrucciones por escrito al Encargado de la Oficina Municipal de Planificación, para que dicha persona cumpla con la función de publicar y darle seguimiento en GUATECOMPRAS, a todos los procesos de contratación de obras, bienes y servicios, adquiridos por la Municipalidad. Comentarios de auditoría Se confirma el hallazgo, debido a que la administración municipal no presentó documentación de la publicación en GUATECOMPRAS de los arrendamientos contratados. Acción Correctiva Multa de conformidad con el Decreto No. 57-92 del Congreso de la República, Ley de Contrataciones del Estado, artículo 83 y Acuerdo Gubernativo No. 1056-92, Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, artículo 56, para el Alcalde y Tesorero Municipal por la cantidad de Q27,250.00 para cada uno.
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Fraccionamiento en compra de combustible ZACUALPA).
(Hallazgo de Cumplimiento No. 6 MUNICIPALIDAD DE
Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)
Condición Durante el ejercicio fiscal 2007, se realizaron compras de combustibles en forma deliberada a la Gasolinera Galileo, obviando los procesos legales vigentes, relacionados con la contratación de obras, bienes y servicios. Entre las cuales se mencionan: a) Facturas Nos: 344 con valor de Q29,000.00; 345 por la cantidad de Q29,000.00 y la 346 por Q18,900.00, las tres con fecha 26-01-2007. b) Facturas Nos: 1317 con valor de Q25,000.00; 1318 por la cantidad de Q25,000.00 y la 1319 por Q 17,765.00, las tres con fecha 30-03-2007. c) Facturas Nos: 5477 con valor de Q21,075.05; 5478 por la cantidad de Q21,075.05 y la 5479 por Q15,000.00, las tres con fecha 23-11-2007. Las compras efectuadas bajo este procedimiento ascienden a un total de Q201,815.10. Criterio El Decreto No. 57-92 del Congreso de la República de Guatemala, Ley de Contrataciones del Estado, en el artículo 38 establece:"Monto. Cuando el precio de los bienes, o de las obras, suministros o la remuneración de los servicios exceda de treinta mil quetzales (Q.30,000.00) y no sobrepase los siguientes montos, la compra o contratación podrá hacerse por el sistema de cotización,así..." El artículo 43 del mismo cuerpo legal indica: "Compra Directa. La contratación que se efectúe en un solo acto, con una misma persona y por un precio de hasta treinta mil quetzales (Q.30,000.00), se realizará bajo la responsabilidad y autorización previa de la autoridad administrativa superior de la entidad interesada, tomando en cuenta el precio, calidad, el plazo de entrega y demás condiciones que favorezcan los intereses del Estado, sus entidades descentralizadas y autónomas, siguiéndose el procedimiento que establezca dicha autoridad". Causa El Alcalde Municipal no veló porque las compras por concepto de combustibles efectuadas en un mismo acto, no excedieran del monto establecido en la legislación vigente. Efecto Se limita la oportunidad de tener precios competitivos que favorezcan los intereses municipales. Recomendación El Alcalde Municipal debe girar instrucciones al Tesorero Municipal, para que previo a autorizar los pagos, que hayan sido realizados en un solo acto y que superen el monto de Q30,000.00, debe verificar el cumplimiento de la Ley de Contrataciones del Estado y su respectivo reglamento. Comentarios de auditoría Se confirma el presente hallazgo, en virtud que los comentarios de la administración, no desvanecen el mismo. Acción Correctiva Multa de conformidad con el Decreto No. 57-92 del Congreso de la República, Ley de Contrataciones del Estado, artículo 81, para el Alcalde y Tesorero Municipal por valor de Q.4,504.80 para cada uno.
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83
Mala aplicación de renglón presupuestario ZACUALPA).
(Hallazgo de Cumplimiento No. 7 MUNICIPALIDAD DE
Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)
Condición Se estableció que durante el ejercicio fiscal 2007, se trasladaron fondos a la Asociación de Profesionales Latinoamericanos con Estudios Superiores para la Globalización y el Desarrollo, -APLESGOD-, según convenio No. 01-2005 de fecha 05-12-2005. suscrito entre la Municipalidad de Zacualpa y la referida Asociación, para financiar la obra: Construcción del Edificio Municipal, efectuando los desembolsos siguientes: a) Recibo 63-A Nos: 705497 de fecha 19-03-2007 por valor de Q415,166.92; 694657 del 24-042007 por la cantidad de Q158,903.24; 694685 del 29-05-2007 por Q158,903.24; 694658 del 03-05-2007 por Q207,583.46; 694689 del 13-07-2007 por Q158,903.24. Dichos desembolsos fueron operados presupuestariamente en el renglón 332 "Construcciones de bienes nacionales de uso no común" y no el renglón 512 que se refiere a "Transferencias a instituciones sin fines de lucro", el cual correspondía afectar por la naturaleza del gasto. Criterio El Manual de Clasificaciones Presupuestarias para el Sector Público de Guatemala, aprobadas por el Acuerdo Ministerial No. 215-2004 de fecha 30 de diciembre de 2004, en el grupo de gasto 5, subgrupo 51 y renglón 512 establece: "Transferencias a instituciones sin fines de lucro. Egresos por concepto de transferencias de capital sin fines de lucro". Causa El Tesorero Municipal no observó las partidas indicadas en el Manual correspondiente habiendo incurrido en ejecutar el gasto en un renglón presupuestario diferente. Efecto Afectó la cuota legal y financiera de otros renglones presupuestarios, no permitiendo que se manifieste la calidad del gasto y transparencia en la ejecución del presupuesto. Recomendación El Alcalde Municipal debe girar instrucciones al Tesorero Municipal, para que cumpla con lo establecido en el Manual de Clasificaciones Presupuestarias para el Sector Público de Guatemala y que los gastos sean codificados presupuestariamente de acuerdo a la naturaleza de los mismos. Comentarios de auditoría Se confirma el presente hallazgo, en vista que los comentarios de la administración no desvanecen el mismo. Acción Correctiva Sanción económica, de conformidad con el Decreto No. 31-2002 del Congreso de la República, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Artículo 39 numeral 18, para el Tesorero Municipal por valor de Q2,000.00.
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MUNICIPALIDAD DE CHAJUL Incumplimiento de la Rendición trimestral de la Ejecución Presupuestaria Cumplimiento No. 1 MUNICIPALIDAD DE CHAJUL).
(Hallazgo de
Condición La Municipalidad no presentó los Informes de Ejecución presupuestaria trimestral, del ejercicio 2007 al Congreso de la República y a la Contraloría General de Cuentas. Criterio El Decreto No. 12-2002 del Congreso de la República, Código Municipal artículo 135 primer párrafo indica: Información sobre la ejecución del presupuesto. "El alcalde deberá informar trimestralmente al Concejo Municipal sobre la ejecución del presupuesto, enviando copia de tales informes a la Contraloría General de Cuentas de la Nación, para su control, fiscalización, registro y asesoría". Causa El incumplimiento a la normativa legal. El alcalde no ha considerado la importancia de la presentación del Informe de la ejecución presupuestaria a la Contraloría General de Cuentas, incumpliendo la norma legal citada en el criterio del presente hallazgo. Efecto El no enviar la copia correspondiente del informe trimestral de la ejecución presupuestaria a la Contraloría General de Cuentas incide desfavorablemente en la labor de fiscalización, asesoría oportuna de parte de la Institución Fiscalizadora. Recomendación Para contribuir a la transparencia de los recursos deben de tomarse en cuenta la información sobre la ejecución del presupuesto. Y es el alcalde quien debe de informar trimestralmente al Concejo Municipal sobre la ejecución del presupuesto, enviando copia de tales informes a la Contraloría General de Cuentas de la Nación, para su control, fiscalización, registro y asesoría. Comentarios de auditoría Se confirma el hallazgo en virtud de que el comentario del Ex Tesorero Municipal no desvanece el mismo. Acción Correctiva Sanción Económica de conformidad al Decreto No. 31-2002 del Congreso de la República, ley de la Contraloría General de Cuentas articulo 39 numeral 18, para el Alcalde Municipal por la cantidad de Q 80,000.00.
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MUNICIPALIDAD DE CHICHICASTENANGO No se efectuó arqueos de caja CHICHICASTENANGO).
(Hallazgo de Cumplimiento No. 1
MUNICIPALIDAD DE
Condición Se verifico en el proceso de la auditoria que el Tesorero Municipal no efectuó arqueos de fondos de valores en la caja principal. Criterio De conformidad con el Decreto No. 12-2002 del Congreso de la República, Código Municipal artículo 87 inciso f) "Hacer cortes de caja, examen de libros y registros, así como del inventario general de bienes de la municipalidad, al tomar posesión de su cargo y al entregarlo". i) hacer corte de caja cada mes y elaborar los estados financieros que exigen los reglamentos de la materia". Según las Normas Generales de Control Interno del Acuerdo No. 09-03 emitido por la Contraloría General de Cuentas en el numeral 6. Normas Aplicables al Sistema de Tesorería "Se refiere a los criterios técnicos y la metodología uniforme que permita establecer el adecuado control interno en la administración de efectivo y sus equivalentes, por parte del órgano rector y la unidad especializada que tenga a su cargo la función de tesorería en todo el sector público no financiero". Causa El incumplimiento a la normativa legal vigente. Efecto Al no cumplir con lo que indica El Código Municipal, específicamente lo relacionado a los arqueos de caja y valores, podrían incidir en establecer incorrectamente los saldos de Caja y Bancos. Recomendación El Tesorero Municipal debe practicar los arqueos de valores, con el propósito de hacer las comparaciones de las cuentas contables en el SIAF-MUNI y conciliar correctamente las cuentas bancarias. Comentarios de auditoría El anterior comentario de la administración no es suficiente para desvanecer el hallazgo, por lo que se confirma. Acción Correctiva Sanción económica de conformidad con el Decreto No. 31-2002 del Congreso de la República, Ley de la Contraloría General de Cuentas artículo 39 numeral 1, para el ex tesorero y el ex alcalde municipal por Q 5,000.00, para cada uno.
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Se han efectuados gastos sin procedimientos legales establecidos (Hallazgo de Cumplimiento No. 2 MUNICIPALIDAD DE CHICHICASTENANGO). Condición Se comprobó que en el mes de diciembre del 2007, se pagaron las siguientes facturas que corresponden a los expedientes No. 602699, factura No. 4460 por Q 29,700.00 y el expediente No. 602713, factura No. 4457 con un valor de Q 23,250.00, por la compra de materiales sin efectuar los procedimientos legales correspondientes. Criterio El Decreto No. 57-92 del Congreso de la Republica, Ley de Contrataciones del Estado, artículo 81. "Fraccionamiento. El funcionario o empleado público que fraccione en cualquier forma la negociación, con el objeto de evadir la práctica de la cotización y licitación, será sancionado con una multa equivalente al dos punto cinco por ciento (2.5%) del valor total de la negociación, se haya o no suscrito el contrato". Causa Incumplimiento a la norma legal y desorden existente en los procesos de compras de la Municipalidad. Efecto Se corre el riesgo de que los materiales adquiridos sean pagados con un sobre precio socavando el renglón correspondiente. Recomendación Que el Alcalde con el Director del AFIM, implementen controles internos a manera de transparentar la calidad del gasto y verifique que la comisión de cotización, calificación y adjudicación de las compras, cumpla con sus funciones, y tenga como fin el resguardo del capital, buscando el bien común de los habitantes de la comunidad, así mismo que todas las adquisiciones se realicen cumpliendo con la Ley de Contrataciones y lograr la economía y eficacia de los recursos. Comentarios de auditoría Se confirma el hallazgo debido a que el argumento presentado por la administración no desvanece el mismo. Acción Correctiva Sanción económica de conformidad con el Decreto No. 57-92 del Congreso de la República, Ley de Contrataciones del Estado artículo 81, para el Alcalde, y Director del AFIM por un valor de Q 1,181.92, para cada uno.
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MUNICIPALIDAD DE PATZITE Incumplimiento en la Rendición del Informe Trimestral de Ejecución Presupuestaria ante la Contraloría General de Cuentas (Hallazgo de Cumplimiento No. 1 MUNICIPALIDAD DE PATZITE). Condición Se estableció que no cumplieron con enviar a la Delegación Departamental de la Contraloría General de Cuentas, copia del informe de la ejecución presupuestaria trimestral del año 2007. Criterio El Decreto No. 12-2002, del Congreso de la República, Código Municipal artículo 135, establece que el alcalde Municipal deberá informar trimestralmente al consejo sobre la ejecución del presupuesto enviando copia de tales informes a la Contraloría General de Cuentas de la Nación, para su control, fiscalización, registro y asesoría. Causa Negligencia del Señor Alcalde. Efecto Desconocimiento de la Información Presupuestaria trimestral de la Municipalidad por la Contraloría General de Cuentas. Recomendación Que el Tesorero Municipal, cumpla con presentar oportunamente a la Contraloría General de Cuentas, la información presupuestaria, como lo establece el Código Municipal. Comentarios de auditoría Se confirma el hallazgo, en virtud de que reconocen que dicha rendición no fue presentada a la Contraloría General de Cuentas, como lo establece la ley. Acción Correctiva Sanción Económica de conformidad con el Decreto No. 31-2002 del Congreso de la República Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas artículo 39 numeral 18, por la cantidad de Q 40,000.00, para cada uno de los señores: Ex Alcalde y Ex Tesorera Municipales.
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Incumplimiento en la Rendición de copia de las Ampliaciones y Transferencias Presupuestarias (Hallazgo de Cumplimiento No. 2 MUNICIPALIDAD DE PATZITE). Condición Se estableció que la Corporación Municipal no cumplió con enviar a la Delegación Departamental de la Contraloría General de Cuentas, copia de las ampliaciones y transferencias presupuestarias. Criterio El Decreto No. 12-2002 del Congreso de la Republica, Código Municipal articulo 133, establece que se deberá enviar copia de la Aprobación, Modificaciones al Aprobado y Transferencias Presupuestarias a la Contraloría General de Cuentas. Causa Negligencia por parte de las Autoridades Municipales. Efecto Falta de registro y control para la entidad fiscalizadora. Recomendación Que el Tesorero Municipal, cumpla con presentar a la Delegación Departamental de la Contraloría General de Cuentas, la información de ampliaciones y transferencias en el proceso de su ejecución presupuestaria. Comentarios de auditoría Se confirma el presente hallazgo en virtud de que sus comentarios admiten el incumplimiento. Acción Correctiva Sanción Económica de conformidad con el Decreto No. 31-2002 Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas articulo 39 numeral 18, por la cantidad de Q 40,000.00 para los señores: Ex alcalde y Ex tesorera Municipales.
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Incumplimiento en la Rendición de Cuentas y Registros de las Operaciones Contables (Hallazgo de Cumplimiento No. 3 MUNICIPALIDAD DE PATZITE). Condición Durante el proceso de la auditoria se comprobó que la última rendición de cuentas se encuentra a diciembre 2007 y no se han registrado en el sistema las operaciones de enero a marzo de 2008. Criterio El acuerdo interno de la Contraloría General de Cuentas No. A-37-06, articulo 1 inciso e), establece: La rendición de cuenta electrónica mensual, será presentada directamente a la contraloría General de Cuentas, en las oficinas centrales para las entidades radicadas en el departamento de Guatemala y en sus Delegaciones Departamentales, para las demás entidades radicadas en el interior de la República en los primeros cinco días hábiles de cada mes, en las cuales se extenderán las correspondientes constancias de recepción. articulo 2, capítulo III, inciso a) Operaciones de la caja fiscal, con la ejecución del presupuesto de ingresos y egresos en efectivo, correspondiente al mes anterior. b) Para las Municipalidades y sus empresas que operan el SIAF-MUNI y SIAFITO-MUNI deberán de entregar. El Modulo de Contabilidad en el numeral 5.2.11 del Manual de Administración Financiera Integrada Municipal, dice "El sistema contable es el medio y destino de los recursos utilizados en la Municipalidad y sus empresas y de los servidores municipales que recaude, reciba o custodie fondos municipales". Causa Falta de Control y Supervisión por parte de la Autoridades Municipales. Efecto Atraso en los registros contables de la institución. Recomendación Que el Alcalde Municipal vele porque el personal administrativo cumpla con sus funciones y de inmediato se instruya al Tesorero municipal para que registre los documentos de los meses del presente año en el sistema SIAF-MUNI. Comentarios de auditoría Sus comentarios no desvanecen el presente hallazgo, por lo que se confirma. Acción Correctiva Sanción económica de conformidad con el Decreto numero 31-2002 del Congreso de la Republica, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas artículo 39 numeral 12 por la cantidad de Q 40,000.00, para los señores: Alcalde y Tesorero Municipales Actuales.
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Inexistencia de Actas de Ampliaciones y Transferencias MUNICIPALIDAD DE PATZITE).
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(Hallazgo de Cumplimiento No. 4
Condición Se solicito a través del oficio CGC-DAM-550-07-2008, detalle de las ampliaciones y transferencias, con sus respectivas actas de aprobación y autorización, de las cuales al compararlas con el numero que indica en el reporte generado por el sistema no coincidían; en consecuencia pudo comprobarse que dichas actas no fueron suscritas. Criterio El Decreto No. 12-2002 del Congreso de la República,Código Municipal, en su artículo 133, Aprobación de Modificaciones Presupuestarias, establece el procedimiento de la aprobación de las ampliaciones de transferencias presupuestarias. Causa Incumplimiento de aplicación de la normativa legal vigente. Efecto Inadecuada ejecución Presupuestaria. Recomendación Que el Tesorero Municipal registre en los CUR electrónicos las ampliaciones y transferencias presupuestarias aprobadas por el Concejo Municipal, a efecto de dejar un presupuesto real y veraz. Comentarios de auditoría Se confirma en hallazgo, toda vez que la administración anterior está aceptando la responsabilidad del atraso de los registros en el SIAF-MUNI. Acción Correctiva Sanción económica de conformidad con el Decreto No. 31-2002 del Congreso de la República Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39 numeral 18 por Q 10,000.00 para cada uno de los señores: Ex Alcalde y los seis Ex miembros de la Corporación Municipal.
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MUNICIPALIDAD DE SAN ANTONIO ILOTENANGO Incumplimiento en el pago de las rentas consignadas MUNICIPALIDAD DE SAN ANTONIO ILOTENANGO).
(Hallazgo de Cumplimiento No. 1
Condición Durante el proceso de revisión realizada en la municipalidad, se determinó que se encuentra pendiente de pago por el concepto de Rentas Consignadas la cantidad de Q 110,802.37, correspondiendo a retenciones del Impuesto Sobre la Renta, plan de prestaciones del empleado Municipal, cuota laboral del I.G.S.S Y fianzas de fidelidad. Criterio El Decreto No. 26-92 del Congreso de la República, Ley del Impuesto Sobre la Renta artículo 63 Retenciones. Al pagarse o acreditarse en cuenta rentas afectas y sujetas a retención, ésta debe practicarse mediante deducción de los montos por los conceptos que establecen las disposiciones pertinentes de esta ley, y enterarse en las cajas fiscales dentro de los diez (10) días hábiles del mes inmediato siguiente a aquel en que se efectuaron los acreditamientos en cuenta o se realizaron los pagos de las rentas, y acompañar una declaración jurada correspondiente a las retenciones efectuadas a los beneficiarios domiciliados en el país, Y otra declaración jurada por las retenciones correspondientes a beneficiarios no domiciliados en Guatemala. El Decreto Legislativo No. 44-94 Ley Orgánica del Plan de Prestaciones del Empleado Municipal y su Reglamento artículo 19 inciso c) indica: Que estas retenciones deberán ser remitidas al departamento de contabilidad de esa entidad, dentro de los 10 primeros días siguientes del mes que corresponda, la falta de cumplimiento dará motivo para que se deduzcan al Alcalde y Tesorero Municipal, las responsabilidades Penales que correspondan. El Acuerdo No. 1118 del 30 de enero de 2003 de la Junta Directiva del I.G.S.S., artículo 6 indica: "Que todo patrono formalmente inscrito en el Régimen de Seguridad Social debe entregar al Instituto, bajo su responsabilidad dentro de los veinte primeros días de cada mes, la planilla de seguridad social y sus soportes respectivos, y las cuotas correspondientes a los salarios pagados dentro del mes calendario anterior". Lo mismo indica el artículo 6 del Acuerdo de Gerencia No. 36/2003. El Decreto No. 1986, Ley Orgánica del Departamento de Fianzas del Crédito Hipotecario Nacional De Guatemala artículo 11 indica: Las primas referentes a las pólizas de fianza de funcionarios y empleados gubernamentales serán mensualmente satisfechas al Departamento de Fianzas por conducto de las oficinas pagadoras, las cuales, bajo la responsabilidad de sus jefes, descontarán de los emolumentos el valor de las primas y harán el entero correspondiente. Las oficinas pagadoras departamentales remesarán de oficio y por correo certificado, al Departamento de Fianzas, el valor de las primas que descuenten. Causa Inobservancia de la normativa legal en el cumplimiento de funciones. Efecto Que los empleados municipales no tengan cobertura de los planes de beneficio social que prestan las entidades correspondientes. Recomendación Para el Alcalde Municipal que gire instrucciones al Tesorero a efecto de que pague las cuotas por las que se les descontaron a los empleados para que sean respaldados por los beneficios que prestan las entidades respectivas y así cumplir con las leyes especificas y así evitar que los responsables tengan que pagar con sus recursos los recargo que le son impuestos por las mismas al entrar en mora. Comentarios de auditoría
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Se confirma el presente hallazgo en virtud que los comentarios de la administración no lo desvanece. Acción Correctiva Sanción Económica de conformidad con el Decreto No. 31-2002 del Congreso de la República, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas Artículo 39 numeral 18, para el Ex Alcalde Municipal, y Tesorero Municipal, por la cantidad de Q 5,000.00 para cada uno.
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MUNICIPALIDAD DE SAN PEDRO JOCOPILAS Incumplimiento en la Rendición de Cuentas y Registros de las Operaciones Contables (Hallazgo de Cumplimiento No. 1 MUNICIPALIDAD DE SAN PEDRO JOCOPILAS). Condición Conforme al Acta 04-2008 suscrita con fecha 28 de marzo de 2008, se dejó constancia del atraso en la rendición cuentas de la Municipalidad, en vista de que se encuentran rendidas las cuentas a noviembre de 2006. Criterio El acuerdo interno de la Contraloría General de Cuentas No. A-37-06, articulo 1 inciso e), establece: La rendición de cuenta electrónica mensual, será presentada directamente a la contraloría General de Cuentas, en las oficinas centrales para las entidades radicadas en el departamento de Guatemala y en sus Delegaciones Departamentales, para las demás entidades radicadas en el interior de la República en los primeros cinco días hábiles de cada mes, en las cuales se extenderán las correspondientes constancias de recepción. articulo 2, capítulo III, inciso a) Operaciones de la caja fiscal, con la ejecución del presupuesto de ingresos y egresos en efectivo, correspondiente al mes anterior. b) Para las Municipalidades y sus empresas que operan el SIAF-MUNI y SIAFITO-MUNI deberán de entregar. El Modulo de Contabilidad en el numeral 5.2.11 del Manual de Administración Financiera Integrada Municipal, dice "El sistema contable es el medio y destino de los recursos utilizados en la Municipalidad y sus empresas y de los servidores municipales que recaude, reciba o custodie fondos municipales". Causa Que las personas responsables de rendir cuentas no están cumpliendo con este trabajo en forma adecuada debido a la falta de control y supervisión. Efecto El atraso de la rendición de cuentas no ha permitido que las autoridades municipales tomen decisiones oportunas, también afecta la distribución de las transferencias del Gobierno Central como lo son los fondos constitucionales y otros. Recomendación El Alcalde Municipal debe girar instrucciones al Tesorero Municipal para que de manera inmediata cumpla con sus funciones y que registre en la caja municipal los documentos originales del ejercicio fiscal de 2007 por medio del SIAF-MUNI. Comentarios de auditoría El comentario de la administración no los exime de responsabilidad por lo que se confirma el presente hallazgo. Acción Correctiva Sanción económica de conformidad con el Decreto No. 31-2002 del Congreso de la República, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas articulo 39 numeral 12, por Q 40,000.00, para cada uno de los señores: Alcalde y Tesorero Municipales.
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Incumplimiento en Autorizar las Transferencias y Modificaciones al Presupuesto Cumplimiento No. 2 MUNICIPALIDAD DE SAN PEDRO JOCOPILAS).
(Hallazgo de
Condición Se determinó que a la fecha no se cuenta con la documentación que respalde la aprobación y autorización de las transferencias y modificaciones al presupuesto de Ingresos y Egresos para el ejercicio fiscal 2007. Criterio El Decreto No. 12-2002 del Congreso de la Republica, Código Municipal artículo 133, aprobación de modificaciones y transferencias presupuestarias, establece el procedimiento para la aprobación de las mismas. Causa Negligencia por parte de las Autoridades Municipales. Efecto Falta de registro y control para la entidad fiscalizadora. Recomendación Que el Tesorero Municipal actualice todos los registros contables y presupuestarios a efecto de registrar las ampliaciones y transferencias de conformidad con el acuerdo municipal correspondiente, ya que es de importancia tener al día los registros contables y presupuestarios para la toma de decisiones importantes en el aspecto del que hacer municipal. Comentarios de auditoría Se confirma el presente hallazgo en virtud de que sus comentarios admiten el incumplimiento. Acción Correctiva Sanción Económica de conformidad con el Decreto No. 31-2002 del Congreso de la Republica, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas articulo 39 numeral 18, por la cantidad de Q 10,000.00 para cada uno de los señores: Alcalde, Tesorero y los nueve Ex miembros del Concejo Municipal.
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Incumplimiento en la Rendición del Informe Trimestral de Ejecución Presupuestaria ante la Contraloría General de Cuentas (Hallazgo de Cumplimiento No. 3 MUNICIPALIDAD DE SAN PEDRO JOCOPILAS). Condición Se estableció que no cumplieron con enviar a la Delegación Departamental de la Contraloría General de Cuentas, copia del informe de la ejecución presupuestaria trimestral del año 2007. Criterio El Decreto No. 12-2002 del Congreso de la República, Código Municipal articulo 135, establece que el alcalde Municipal deberá informar trimestralmente al consejo sobre la ejecución del presupuesto enviando copia de tales informes a la Contraloría General de Cuentas de la nación, para su control, fiscalización, registro y asesoría. Causa Negligencia del Señor Alcalde. Efecto Desconocimiento de la Información Presupuestaria trimestral de la Municipalidad por la Contraloría General de Cuentas. Recomendación Que la Corporación Municipal, cumpla con presentar oportunamente a la Contraloría General de Cuentas, la información presupuestaria, como lo establece el Código Municipal. Comentarios de auditoría Se confirma el hallazgo, en virtud de que reconocen que dicha rendición no fue presentada a la contraloría como lo establece la ley. Acción Correctiva Sanción Económica de conformidad con el Decreto No. 31-2002 del Congreso de la República, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas numeral 18 por la cantidad de Q 10,000.00, para cada uno de los señores: Alcalde y Tesorero Municipales.
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MUNICIPALIDAD DE CUNEN No se efectúan arqueos a la Caja principal CUNEN).
(Hallazgo de Cumplimiento No. 1 MUNICIPALIDAD DE
Condición Se verificó en el proceso de la auditoria que el Tesorero Municipal no efectúa arqueos sorpresivos de fondos y valores a la caja principal. Criterio De conformidad con el Decreto No. 12-2002 del Congreso de la República Código Municipal artículo 87 inciso f) "Hacer cortes de caja, examen de libros y registros, así como del inventario general de bienes de la municipalidad, al tomar posesión de su cargo y al entregarlo". i)"hacer corte de caja cada mes y elaborar los estados financieros que exigen los reglamentos de la materia". Según las Normas Generales de control Interno del Acuerdo No. 09-03 emitido por la Contraloría General de Cuentas en el numeral 6. Normas Aplicables al Sistema de Tesorería. "Se refiere a los criterios técnicos y la metodología uniforme que permita establecer el adecuado control interno en la administración de efectivo y sus equivalentes, por parte del órgano rector y la unidad especializada que tenga a su cargo la función de tesorería en todo el sector público no financiero". Causa El incumplimiento a la normativa legal vigente. Efecto El riesgo de apropiarse indebidamente de los recursos municipales es latente y mantiene sin conciliar las cuentas bancarias con los saldos de caja que emite el SIAF MUNI. Recomendación Al Tesorero Municipal que practique los arqueos de valores con el propósito de hacer las comparaciones de las cuentas contables en el SIAF-MUNI y las Cuentas Bancarias conciliadas a efecto de mantener conciliados sus saldos. Comentarios de auditoría El anterior comentario de la administración no es suficiente para desvanecer el hallazgo por eso se confirma. Acción Correctiva Sanción económica de conformidad con el Decreto No. 31-2002 del Congreso de la República, Ley de la Contraloría General de Cuentas artículo 39 numeral 1, por Q 5,000.00, para cada uno de los responsables, ex tesorero y el ex alcalde municipales.
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Los registros en Libro de Inventario autorizado por la Contraloría General de Cuentas, no tiene ningún registro (Hallazgo de Cumplimiento No. 2 MUNICIPALIDAD DE CUNEN). Condición En julio de 2007 se autorizó un libro para efectuar estos registros, el cual no tiene ninguna información. Criterio El Decreto No. 31-2002 del Congreso de la República, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas articulo 4 inciso k) "Autorizar y verificar la correcta utilización de las hojas movibles, libros principales y auxiliares que se operen en forma manual, electrónica o por otros medios legalmente autorizados de las entidades sujetas a fiscalización". Decreto No. 12-2002 del Congreso de la República, Código Municipal articulo 87 inciso b) "Registrar los libros o sistemas computarizados la contabilidad de los ingresos y egresos municipales, previa autorización de la Contraloría General de Cuentas, de acuerdo con las normas contables legalmente aceptadas. De conformidad con la Circular 3-57 que norma lo relativo al control de inventarios y almacén, estipula que: Registro auxiliar de artículos fungibles y de consumo: "Las oficinas públicas deberán llevar un registro de sus artículos fungibles en libro auxiliar autorizado, separadamente del libro de inventarios. Para registrar el movimiento de artículos de consumo, tales como medicinas, ropa.", deberá llevarse control de almacén por el sistema que se considere más conveniente para la dependencia". Las Normas Generales de Control Interno Gubernamental, aprobadas por la Contraloría General de Cuentas por medio del Acuerdo 09-03 de fecha 08 de julio de 2003, numeral 5.11 indica que: "La Dirección de Contabilidad del Estado y la Autoridad Superior de cada ente público no financiero, deben velar porque al 31 de diciembre de cada año, se cumpla con la presentación completa de los estados financieros en los plazos establecidos en la Ley, aplicando criterios técnicos, normas, políticas y procedimientos de cierre contable emitidos por el ente rector". Causa Al no tener al día los registros del libro de inventarios actualizado no cumple con mantener un control adecuado los bienes en custodia contrariando a lo establecido en las leyes y normativas legales. Efecto Cuando no se hacen los registros oportunamente, no se puede determinar en cualquier momento la cuantificación, ubicación y estado actual de los bienes y pueden ser hurtados, usurpados por personas ajenas o empleados municipales quienes pueden causar pérdidas al patrimonio municipal. Recomendación Que el alcalde gire sus instrucciones al tesorero, para que actualice los registros de los inventarios atrasados, en el libro que se encuentra autorizado por la Contraloría General de Cuentas y se cumplan las Normas Legales. Comentarios de auditoría Como consecuencia de haber mandado a autorizar el libro auxiliar de inventario, se sugiere al alcalde ordenar al Tesorero Municipal de manera inmediata actualizar y asentar en el libro autorizado por la Contraloría General de Cuentas. Acción Correctiva Sanción económica de conformidad Decreto No. 31-2002 Ley de la Contraloría General de Cuentas artículo 39 numeral 18, por Q 80,000.00, para cada uno, al ex alcalde y ex tesorero municipales.
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Falta de Auditor Interno (Hallazgo de Cumplimiento No. 3 MUNICIPALIDAD DE CUNEN). Condición Se comprobó que la Municipalidad durante el año 2007 no contaba con la Unidad de Auditoria Interna. Criterio El Decreto No. 12-2002 del Congreso de la República, Código Municipal, articulo 88, establece "Las Municipalidades deberán contratar un auditor interno, quien deberá ser Guatemalteco de origen, ciudadano en el ejercicio de sus derechos políticos, contador público y auditor colegiado activo, quien además de velar por la correcta ejecución presupuestaria, deberá implantar su sistema eficiente y ágil de seguimiento y ejecución presupuestaria, siendo responsable de sus actuaciones ante el Concejo Municipal. El auditor interno, podrá ser contratado a tiempo completo o parcial. Las Municipalidades podrán contratar, en forma asociativa un auditor interno. Sus funciones serán normadas por el reglamento interno correspondiente". Causa Inobservancia de la normativa legal vigente, descrita en el criterio del presente hallazgo. Efecto Débil control interno institucional que afecta la confiabilidad de las operaciones administrativas y financieras. Recomendación Que las autoridades superiores de la Municipalidad implementen la Unidad de Auditoría Interna o contraten en forma asociativa con otras municipalidades interesadas, a un Auditor Interno para contribuir a fortalecer el Control administrativo y financiero. Comentarios de auditoría Se confirma el hallazgo porque los comentarios de la administración aceptan la nueva contratación a partir del mes de abril del 2008, lo que indica que del mes de enero al mes de abril no contaban con auditor interno. Acción Correctiva Sanción Económica de conformidad con el Decreto No. 31-2002 del Congreso de la República, Ley de la Contraloría General de Cuentas artículo 39 numeral 18, al ex tesorero y al ex alcalde para cada uno la cantidad de Q.20,000.00.
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MUNICIPALIDAD DE SAN JUAN COTZAL Atraso en el pago de Rentas Consignadas SAN JUAN COTZAL).
(Hallazgo de Cumplimiento No. 1 MUNICIPALIDAD DE
Condición Al practicar el examen de las Rentas Consignadas a través de los reportes generados por el SIAF MUNI, Boletín de Caja Movimiento Diario de Cuenta Corriente, Cuentas Escriturales, se determinaron saldos pendientes de pago como se detalla a continuación: retención Cuota Laboral I.G.S.S. Saldos año 2006 Q108,754.65 y año 2007 Q201,852.82: Total Q310,607.47; retención Plan de Prestaciones del Empleado Municipal Saldos año 2006 Q13,714.50 y año 2007 Q11,551.48: Total Q25,265.98; Primas de Fianza Saldos año 2006 Q2,254.78 y año 2007 Q2,254.78: Total Q4,509.56; y retención I.S.R. Dietas Saldos año 2006 Q13,860.00 y año 2007 Q9,222.50: Total Q23,082.50; para un Total General de Q363,465.51. Sin embargo, en el Libro de Actas autorizado por la Contraloría General de Cuentas con registro DCQ-147, en el acta 012008, Acta de Entrega de la Tesorería por parte del Tesorero Saliente al Tesorero Entrante, de fecha 14 de enero de 2008 en su punto PRIMERO dice: "..los ingresos debidamente operados ascienden a Q3.903,430.86 y los egresos debidamente operados al 15 de enero del presente año ascienden a Q3.201,375.28, dando un saldo para el 16 de Enero por la cantidad de Q702,055.58, dicho saldo se integra de la manera siguiente: en rentas consignadas ... Q454,332.62." lo cual arroja una diferencia entre el Sistema y lo que la anterior administración manifestó en Acta (ignorándose sobre qué base), que asciende a Q90,867.11. Dentro de la deuda acumulada existen recargos por mora, gastos administrativos e intereses resarcitorios. Criterio El Acuerdo Gubernativo 1118 del 30 de enero de 2003 de la Junta Directiva del I.G.S.S., en su Artículo 6 dice: "Todo patrono formalmente inscrito en el Régimen de Seguridad Social, debe entregar al Instituto bajo su responsabilidad, dentro de los veinte primeros días de cada mes, la planilla de seguridad social y sus soportes respectivos, y las cuotas correspondientes a los salarios pagados dentro del mes calendario anterior. Lo mismo se indica en el Acuerdo de Gerencia No. 36/2003, en su Artículo 6. El Decreto Legislativo 44-94, Ley Orgánica del Plan de Prestaciones del Empleado Municipal y su Reglamento, Artículo 19 inciso c), indica que: "..estas retenciones deberán ser remitidas al departamento de contabilidad de esa entidad, dentro de los 10 primeros días siguientes del mes que corresponda, la falta de cumplimiento dará motivo para que se deduzcan al Alcalde y Tesorero Municipal, las responsabilidades Penales que correspondan." El Decreto No. 1986, Ley Orgánica del Departamento de Fianzas del Crédito Hipotecario Nacional De Guatemala, en su artículo 11 indica: "Las primas referentes a las pólizas de fianza de funcionarios y empleados gubernamentales serán mensualmente satisfechas al Departamento de Fianzas por conducto de las oficinas pagadoras, las cuales, bajo la responsabilidad de sus jefes, descontarán de los emolumentos el valor de las primas y harán el entero correspondiente. Las oficinas pagadoras departamentales remesarán de oficio y por correo certificado, al Departamento de Fianzas, el valor de las primas que descuenten." El Decreto número 26-92 Ley del Impuesto Sobre la Renta, Artículo 5, literal i) dice: "Las remuneraciones, sueldos, comisiones, honorarios y retribuciones por concepto de gastos de representación, bonificaciones, aguinaldos o dietas que paguen o acrediten empresas o entidades domiciliadas en el país, a miembros de directorios, consejeros y otros organismos directivos que actúen en el exterior." Causa Inobservancia de la normativa legal vigente en cuanto a las cuotas retenidas al personal de administración municipal. Efecto
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El incumplimiento en los pagos al Instituto Guatemalteco de Seguridad Social provoca que a los empleados de la Municipalidad, no se les presten los servicios médicos ni se les paguen las prestaciones a que tenga derecho en caso de enfermedad, accidente o retiro por incapacidad o jubilación. En el caso del incumplimiento al pago de las retenciones del Plan de Prestaciones del Empleado Municipal, igualmente no se concederán las prestaciones por retiro, si alguien la solicitara. Y en general la falta de pago de las retenciones, generará cobros de moras, multas e intereses resarcitorios, los cuales no corresponden a la Municipalidad, sino a los empleados que causaron dichos incumplimientos. Recomendación El Tesorero Municipal actual, deberá establecer el último pago efectuado a las entidades y hacer las planillas y nóminas para efectuar de manera inmediata los pagos pendientes al I.G.S.S. y al Plan de Prestaciones del empleado Municipal, con el objeto de establecer claramente los adeudos por concepto de Cuota Laboral y Cuota Patronal, así como los adeudos por concepto de recargos, multas e intereses por mora, los cuales deberán ser pagados por los funcionarios que resulten responsables del atraso, según el período al que correspondan. Asimismo, deberá establecer el adeudo por concepto de retenciones por fianzas de fidelidad y retenciones de I.S.R. a Dietas del Consejo Municipal, e igualmente establecer los adeudos por recargos, multas e intereses por mora que de dichas deudas se deriven. Finalmente, se recomienda firmar lo antes posible, convenios de pago, para que en la presente administración, se pueda comenzar a pagar las cuotas actuales y a la vez pueda sanearse el actual atraso y evitar mayor endeudamiento. Comentarios de auditoría Se confirma el hallazgo porque en el Acta 01-2008 de entrega y recepción de la Tesorería, con fecha 14 de enero de 2008, firmada por el ex Tesorero y ex Alcalde Municipales de San Juan Cotzal, en su punto PRIMERO, entre otras cosas relacionadas con el atraso en el pago de las rentas consignadas por Q454,332.62 (las cuales corresponden al período de octubre de dos mil cuatro a diciembre de dos mil siete), dice: "...dicho atraso en el pago se debe a que la Municipalidad puso al día las cuotas desde los años anteriores al período especificado," (no indica monto), "por incentivos Forestales del programa PINFOR la cantidad de Q5,200.00 y por fondos para inversión pública municipal la cantidad de doscientos cuarenta y dos mil quinientos veintidós quetzales con noventa y seis centavos (Q242,522.96) dicho fondo corresponde a ...Proyecto denominado PUENTE XECOX Aldea Santa Avelina, el cual a la fecha tiene un avance físico del ochenta y ciento y financieramente se le ha pagado el setenta por ciento del valor total del contrato, por lo que queda pendiente de pago el treinta por ciento del valor total del contrato..." Ante esto, la administración anterior acepta su responsabilidad en el atraso, debido a pago de otro atraso de la o las administraciones anteriores al 15 de enero de 2004, a quienes se les debe deducir responsabilidades por el período que les corresponda. Acción Correctiva Sanción económica de conformidad con el Decreto No. 31-2002 del Congreso de la República Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas artículo 39 numeral 18, para el ex Alcalde Municipal y ex Tesorero Municipal por la cantidad de Q20,000.00 para cada uno.
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MUNICIPALIDAD DE JOYABAJ Incumplimiento en el envío de la Ejecución Presupuestaria trimestral (Hallazgo de Cumplimiento No. 1 MUNICIPALIDAD DE JOYABAJ). Condición Se estableció que el el Alcalde y Tesorero Municipal, no enviaron copia de la Ejecución Presupuestaria trimestral, a la Contraloría General de Cuentas como lo establece la Ley. Criterio El Decreto Número 12-2002, del Congreso de la República, Código Municipal, artículo 135, establece: "El Alcalde deberá informar trimestralmente al Concejo Municipal sobre la ejecución del Presupuesto, enviando copia de tales informes a la Contraloría General de Cuentas de la Nación, para su control, fiscalización, registro y asesoría". Causa El Alcalde Municipal, no cumple con informar al Concejo Municipal, sobre las ejecuciones presupuestarias en cada trimestre, como lo establece el Código Municipal. Efecto Que la Contraloría General de Cuentas,tenga limitaciones en realizar el control, fiscalización, registro y asesoría,al no obtener la información oportunamemte. Recomendación Que el Alcalde atienda la norma legal y ordenar al Tesorero Municipal, para que cumpla con trasladar la información a la Contraloría General de Cuentas. Comentarios de auditoría Se confirma el hallazgo, en virtud que en la respuesta de la administración aceptan el incumplimiento. Acción Correctiva Sanción económica de conformidad con del Decreto No. 31-2002 del Congreso de la República de Guatemala, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas artículo 39 numeral 18, para el Ex-Alcalde y Tesorero Municipales por la cantidad de Q.4,000.00, para cada uno.
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MUNICIPALIDAD DE SANTA MARIA NEBAJ Fraccionamiento en compra de estufas y sus accesorios MUNICIPALIDAD DE SANTA MARIA NEBAJ).
(Hallazgo de Cumplimiento No. 1
Condición Se fraccionó la compra de estufas con sus respectivos accesorios por un monto de Q.59,200.00 a favor de La Antorcha Musical, según facturas números 12154 y 12160, pagadas con cheques números 614 y 617 de fecha 30 y 31 de julio 2007, en dicha compra se omitió el procedimiento de cotización. Criterio Decreto número 57-92 del Congreso de la República de Guatemala, Ley de Contrataciones del Estado, artículo 81 Fraccionamiento, establece: "El funcionario o empleado público que fraccione en cualquier forma la negociación, con el objeto de evadir la práctica de la cotización y licitación, será sancionado con una multa equivalente al dos punto cinco por ciento (2.5%) del valor total de la negociación, se haya suscrito o no el contrato". Causa Inobservancia por parte de los responsables, de los requisitos legales enmarcados en la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento, en velar por el cumplimiento en el proceso de la compra. Efecto En la compra no se contó con opciones para aceptar la mejor calidad y el mejor precio, lo cual evidencia que no existe transparencia y calidad del gasto. Recomendación Que el Alcalde Municipal y Tesorero Municipal, se apeguen estrictamente a lo estipulado en la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento, para las compras mayores de Q30,000.00. Comentarios de auditoría Los comentarios de la Administración Municipal, no desvanecen el presente hallazgo. Acción Correctiva Multa, de conformidad con el Decreto Número 57-92 del Congreso de la República, Ley de contrataciones del Estado, artículo 81, para el Alcalde, Ex tesorero y Tesorero Municipal, por la cantidad de Q1,321.50 para cada uno
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Copia de contrato no enviado a la Contraloría General de Cuentas (Hallazgo de Cumplimiento No. 2 MUNICIPALIDAD DE SANTA MARIA NEBAJ). Condición El contrato número 05-2007 por la prestación de servicios profesionales suscrito por el Alcalde Municipal durante el ejercicio fiscal 2007, por un monto de Q60,000.00, no se traslado fotocopia a la Unidad de Registros de Contratos de la Contraloría General de Cuentas. Criterio El Decreto número 57-92, Ley de Contrataciones del Estado, en el Articulo 75, Fines del Registro de Contratos, establece: "De todo contrato, de su cumplimiento, resolución, rescisión o nulidad, la entidad contratante deberá remitir dentro del plazo de treinta (30) días contados a partir de su aprobación, o de la respectiva rescisión, una copia a la Contraloría General de Cuentas, para efectos de registro, control y fiscalización". Causa Inobservancia por parte del responsable, de lo que establece el Decreto No. 57-92 Ley de Contrataciones del Estado, respecto al registro de contratos. Efecto Se carece de registro y control del contrato en la entidad fiscalizadora. Recomendación Que el Alcalde Municipal, gire instrucciones al señor Tesorero Municipal, para que se cumpla lo que establece la normativa legal correspondiente, respecto a los fines del registro de contratos. Comentarios de auditoría Los comentarios de la Administración Municipal, no desvanecen el presente hallazgo.
Acción Correctiva Multa, de conformidad con el Decreto Número 57-92 del Congreso de la República, Ley de Contrataciones del Estado, artículo 82, para el Tesorero y Secretario Municipal, por la cantidad de Q1,071.43, para cada uno.
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MUNICIPALIDAD DE SAN ANDRES SAJCABAJA Incumplimiento al no Autorizar las Transferencias y Modificaciones al Presupuesto. Cumplimiento No. 1 MUNICIPALIDAD DE SAN ANDRES SAJCABAJA).
(Hallazgo de
Condición Se determinó que a la fecha no se cuenta con la documentación que respalde la aprobación y autorización de las transferencias y modificaciones al presupuesto de Ingresos y Egresos para el ejercicio fiscal 2007. Criterio El Decreto No. 12-2002 del Congreso de la República, Código Municipal artículo 133, aprobación de modificaciones y transferencias presupuestarias."La aprobación del presupuesto, las modificaciones al aprobado y la transferencia de partidas del mismo, requieren del voto favorable de las dos terceras (2/3) partes de los miembros que integran el Concejo Municipal, que deberá observar las normas nacionales y municipales relativas a la ejecución presupuestaria. De estas aprobaciones se enviará copia certificada a la Contraloría General de Cuentas, para los efectos de control y fiscalización".
Causa Negligencia por parte de las Autoridades Municipales. Efecto Falta de registro y control para la entidad fiscalizadora. Recomendación Que el Tesorero Municipal actualice todos los registros contables y presupuestarios a efecto de registrar las transferencias de conformidad con el Acuerdo Municipal correspondiente, ya que es de importancia tener al día los registros contables y presupuestarios para la toma de decisiones importantes en el aspecto del que hacer municipal. Comentarios de auditoría Se confirma el presente hallazgo en virtud de que sus comentarios admiten el incumplimiento. Acción Correctiva Sanción Económica de Conformidad con el Decreto No. 31-2002 del Congreso de la República Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas articulo 39 Numeral 18 por la cantidad de Q 20,000.00 para cada uno de los señores Alcalde, Tesorero y los seis ex miembros del Concejo Municipal.
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Incumplimiento en la Rendición del Informe Trimestral de Ejecución Presupuestaria Cumplimiento No. 2 MUNICIPALIDAD DE SAN ANDRES SAJCABAJA).
(Hallazgo de
Condición Se estableció que no cumplieron con enviar a la Delegación Departamental de la Contraloría General de Cuentas, copia del informe de la ejecución presupuestaria trimestral del año 2007. Criterio El decreto No. 12-2002 del Congreso de la República, Código Municipal articulo 135, establece "...que el alcalde municipal deberá informar trimestralmente al consejo sobre la ejecución del presupuesto enviando copia de tales informes a la Contraloría General de Cuentas, para su control, fiscalización, registro y asesoría". Causa Negligencia del Señor Alcalde. Efecto Desconocimiento de la ejecucion presupuestaria trimestral de la Municipalidad por la Contraloría General de Cuentas. Recomendación Que la Corporación Municipal, cumpla con presentar oportunamente a la Contraloría General de Cuentas, la información presupuestaria, como lo establece el Código Municipal. Comentarios de auditoría Se confirma el hallazgo, en virtud de que reconocen que dicha rendición no fue presentada a la Contraloría General de Cuentas. Acción Correctiva Sanción Económica de Conformidad con el Decreto No. 31-2002 del Congreso de la República Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas artículo 39 Numeral 18 para cada uno por Q 20,000.00 para los señores Alcalde y Tesorero Municipal.
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Incumplimiento con la Contratación de Auditor Interno MUNICIPALIDAD DE SAN ANDRES SAJCABAJA).
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(Hallazgo de Cumplimiento No. 3
Condición De conformidad con el cuestionario de evaluación de Control Interno se determinó que el Concejo Municipal no emitió el acuerdo de aprobación para contratar a un Auditor Interno en el Ejercicio Fiscal 2007. Criterio El Decreto No. 12-2002 del Congreso de la República, Código Municipal artículo 88, Auditor Interno. "Las municipalidades deberán contratar un Auditor Interno quien deberá ser guatemalteco de origen, ciudadano en el ejercicio de sus derecho políticos, Contador Público y Auditor colegiado activo". Causa Incumplimiento a lo establecido en el Código Municipal. Efecto Provoca deficiencia para llevar adecuadamente los controles internos y la transparencia de la calidad del gasto en la ejecución presupuestaria. Recomendación El Concejo Municipal debe de contratar los servicios de un Auditor Interno que cumpla con los requisitos establecidos para el efecto y lo establecido en las Normas de Auditoria del Sector Gubernamental. Comentarios de auditoría Se confirma el presente hallazgo. Acción Correctiva Sanción Económica de Conformidad con el Decreto No. 31-2002 del Congreso de la República Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas artículo 39 Numeral 18 por Q 20,000.00 para cada uno, Alcalde y seis miembros de Concejo Municipal
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MUNICIPALIDAD DE USPANTAN Incumplimiento por no enviar los informes presupuestarios del ejercicio 2007, a las instituciones correspondientes (Hallazgo de Cumplimiento No. 1 MUNICIPALIDAD DE USPANTAN). Condición Se estableció que no cumplieron con enviar copia de los informes de ejecución presupuestaría trimestral, así como la liquidación del ejercicio fiscal 2007 con los resultados físicos y financieros, a la Delegación Departamental de la Contraloría General de Cuentas, Secretaria de Planificación y Programación de la Presidencia de la Republica, Ministerio de Finanzas Públicas, Dirección de Presupuestos. Criterio El Decreto No. 12-2002, del Congreso de la República, Código Municipal, artículo 135, indica: "El alcalde deberá informar trimestralmente al Consejo Municipal sobre la ejecución del presupuesto, enviando copia de tales informes a la Contraloría General de Cuentas de la Nación, para su control, fiscalización, registro y asesoría. Con base en tales informes, el Concejo Municipal decidirá los cambios y ajustes que sean pertinentes a fin de alcanzar los objetivos y metas propuestas en sus planes de trabajo. Igualmente, con fines de consolidación presupuestaria del sector público, a la finalización del ejercicio fiscal, la municipalidad presentara a la Secretaría de Planificación y Programación de la Presidencia de la República y al Ministerio de Finanzas Públicas, un informe de los resultados físicos y financieros de la ejecución de su presupuesto. Para satisfacer el principio de unidad en la fiscalización de los ingresos y egresos del Estado, la municipalidad presentará al Congreso de la República la liquidación de su presupuesto, para lo cual deberá observarse lo preceptuado en el artículo 241 de la Constitución Política de la República. Para hacer posible la auditoria social, el Concejo Municipal compartirá cada tres meses con el Concejo Municipal de Desarrollo, la información sobre el estado de ingresos y egresos del presupuesto municipal. La misma información deberá estar a disposición de las comunidades a través de los Alcaldes Comunitarios o Alcaldes Auxiliares y a la población en general, utilizando los medios a su alcance".
Causa La negligencia del Señor Alcalde, hace que no se traslade oportunamente la información de la ejecución presupuestaria durante y al final del ejercicio 2007, a las entidades que establece la ley. Efecto Al no tener las entidades relacionadas la información correspondiente, desconocen si utilizaron los recursos con calidad de gasto y transparencia en cada proceso de la gestión municipal, a efecto de cumplir con sus tareas encomendadas. Recomendación Que el Alcalde Municipal gire instrucciones al Tesorero para que cumpla con presentar dentro de los plazos establecidos en la ley, las copias de los informes de ejecución presupuestaria trimestral, así como la liquidación del ejercicio fiscal 2007 con los resultados físicos y financieros, del informe trimestral de la ejecución presupuestaria, ante las entidades correspondientes. Comentarios de auditoría Se confirma el hallazgo, en virtud de que sus comentarios no desvanecen el hallazgo. Acción Correctiva Sanción Económica de conformidad con el Decreto No. 31-2002 del Congreso de la República, Ley Orgánica
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de la Contraloría General de Cuentas, articulo 39 numeral 18, para el Alcalde y Tesorero Municipales por la cantidad de Q 40,000.00, a cada uno.
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Incumplimiento por no enviar la Rendición de las Ampliaciones y Transferencias Presupuestarias (Hallazgo de Cumplimiento No. 2 MUNICIPALIDAD DE USPANTAN). Condición Se estableció que la Corporación Municipal no cumplió con enviar a la Delegación Departamental de la Contraloría General de cuentas, copia de las ampliaciones y transferencias presupuestarias.
Criterio El Decreto No. 12-2002, del Congreso de la República, Código Municipal, artículo 133, establece que "Aprobación de modificaciones y transferencia presupuestaria. La aprobación del presupuesto, las modificaciones al aprobado y la transferencia de partidas del mismo, requieren del voto favorable de las dos terceras (2/3) partes de los miembros que integran el Concejo Municipal, que deberá observar las normas nacionales y municipales relativas a la ejecución presupuestaria. De estas aprobaciones se enviará copia certificada a la Contraloría General de Cuentas, para los efectos de control y fiscalización". Causa Negligencia de las Autoridades Municipales, hacen que no se traslade oportunamente la información presupuestaria, a la Contraloría General de Cuentas. Efecto Desconocimiento de la Información de Modificaciones Presupuestarias de la Municipalidad por la Contraloría General de Cuentas. Recomendación Que el Alcalde de instrucciones al Tesorero Municipal, para que cumpla con presentar a la Delegación Departamental de la Contraloría General de Cuentas, la información de ampliaciones y transferencias en el proceso de su ejecución presupuestaria. Comentarios de auditoría Se confirma el hallazgo en virtud de que el comentario de la administración no justifica el incumplimiento estipulado en las leyes y regulaciones vigentes. Acción Correctiva Sanción Económica de conformidad con el Decreto No. 31-2002 del Congreso de la República, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas artículo 39 numeral 18,por la cantidad de Q.40,000.00 para los señores: Alcalde y Tesorero Municipales.
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Falta de Bitácoras Autorizadas por la Contraloría General de Cuentas (Hallazgo de Cumplimiento No. 3 MUNICIPALIDAD DE USPANTAN). Condición Al revisar los expedientes de obras de la Municipalidad, se estableció que no llevan control en el cual se dejen constancia del proceso y ejecución de las obras por contrato y por administración a través de bitácoras autorizadas por la Contraloría General de Cuentas del proyecto: ampliación de escuela primaria Aldea la Parroquia Lancetillo, Zona Reina, Monto: Q 294,001.08 Constructora: CONSTRUCARBO. Criterio El Decreto No. 31-2002 del Congreso de la República, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas artículo 4 inciso k)"Autorizar y verificar la correcta utilización de las hojas movibles, libros principales y auxiliares que se operan en forma manual, electrónica o por otros medios legalmente autorizados de las entidades sujetas a fiscalización". Acuerdo Gubernativo No. 318-2003, Reglamento de la Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas articulo 38, inciso a), Reformado establece "Autorizar bitácoras para obras públicas previo a su ejecución y efectuar su fiscalización solicitando las sanciones por incumplimiento de las disposiciones legales". Causa Desorden en los controles y no observar lo establecido en las disposiciones legales. Efecto Riesgo en la manipulación de la información del avance físico y financiero en la ejecución de la obra. Recomendación Que el Alcalde gire sus instrucciones al coordinador de la Oficina Municipal de Planificación, para que verifique que las bitácoras de los proyectos estén autorizadas por la Dirección de Infraestructura Pública de la Contraloría General de Cuentas, así lograr mantener un adecuado control de los procesos en la ejecución de obras.
Comentarios de auditoría Se confirma el hallazgo en virtud de que no presentaron bitácora del proyecto: Ampliación de escuela primaria aldea la parroquia Lancetillo, Zona Reina. Acción Correctiva Sanción Económica de Conformidad con el Decreto No. 31-2002, del Congreso de la República, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39 Numeral 18, por Q 40,000.00 para cada uno de los señores: Alcalde, Tesorero y Coordinador de la OMP.
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Falta de documentos en expedientes de obras (Hallazgo de Cumplimiento No. 4 MUNICIPALIDAD DE USPANTAN). Condición En la evaluación de 3 expedientes de proyectos ejecutados por la Municipalidad, en el período comprendido del 01 de enero al 31 de diciembre del 2007, se comprobó que no se cumplió con los siguientes requisitos: a) Constancia precalificado específico, b) Fianza de Cumplimiento, c) Fianza de Conservación de Obra, d) Fianza de saldos deudores. El monto total de dichos proyectos asciende a la cantidad de Q 937,188.58 sin Impuesto al Valor Agregado. Criterio El Decreto Número 57-92 del Congreso de la República, Ley de Contrataciones del Estado artículo 76 establece: "Requisito de precalificación", y el Acuerdo Gubernativo No.1056-92 Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado artículo 9 establece: "Contenido de la plica. La Plica deberá contener como mínimo, según el caso, los siguientes documentos: numeral 5. Constancia de estar precalificado en el Registro correspondiente". Artículo 26. "Suscripción y Aprobación del Contrato". Fianzas articulo 65. "De Cumplimiento". Articulo 67. "De Conservación de Obra o de Calidad o de Funcionamiento". Artículo 68. "De Saldos Deudores". Causa No se da seguimiento a lo establecido legalmente en cuanto a los documentos que deben contener los expedientes. Efecto Que exista menoscabo en el erario municipal, por cuanto no existen las garantías de calidad y transparencia en la ejecución de los proyectos. Recomendación Al Alcalde, Tesorero Municipal y Coordinador de la Oficina Municipal de Planificación deben cumplir con lo establecido en la Ley específica con el objeto de llevar los controles correspondientes en la formación de los expedientes. Comentarios de auditoría Se confirma el hallazgo en virtud de que al vencimiento del plazo los funcionarios no presentaron toda la documentación y pruebas de descargo. Acción Correctiva Multa de conformidad con el Decreto No. 57-92 del Congreso de la República, Ley de Contrataciones del Estado artículo 83. Acuerdo Gubernativo No. 1056-92 Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado artículo 56, para Alcalde y Tesorero municipales por la cantidad de Q. 8,367.76 para cada uno.
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MUNICIPALIDAD DE SACAPULAS Copias de los informes trimestrales de la ejecución presupuestaria, no es enviada a la Contraloría General de Cuentas. (Hallazgo de Cumplimiento No. 1 MUNICIPALIDAD DE SACAPULAS). Condición Durante el proceso de revisión realizada al presupuesto ejecutado por la municipalidad, se determinó, que la copia del informe trimestral de la ejecución presupuestaria, no se envió a la Contraloría General de Cuentas. Criterio El Decreto número 12-2002 del Congreso de la Republica, Código Municipal Artículo 135 establece: "INFORMACION SOBRE LA EJECUCIÓN DEL PRESUPUESTO. El Alcalde deberá informar trimestralmente al Concejo Municipal sobre la ejecución del presupuesto, enviando copia de tales informes a la Contraloría General de Cuentas de la Nación, para su control, fiscalización, registro y asesoría". Causa El Alcalde no ha considerado la importancia de la presentación del informe de la ejecución presupuestaria a la Contraloría General de Cuentas, incumpliendo la Norma Legal citada en el criterio del presente hallazgo. Efecto Incide desfavorablemente en la labor de fiscalización y asesoría oportuna, de parte de la Contraloría General de Cuentas. Recomendación El Señor Alcalde municipal, debe cumplir con enviar a la Contraloría General de Cuentas, los Informes trimestrales de la Ejecución presupuestaria, de conformidad con lo establecido en el código Municipal. Comentarios de auditoría Se confirma el hallazgo, ya que los argumentos vertidos por los señores Alcalde y Secretario Municipal, no son suficientes para desvanecerlo. Acción Correctiva Sanción Económica de conformidad con el Decreto No. 31-2002 del Congreso de la República, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas artículo 39 numeral 18, para el Alcalde Municipal por la cantidad de Q 5,000.00
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Contraloría General de Cuentas
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Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)
MUNICIPALIDAD DE SAN BARTOLOME JOCOTENANGO Copias de los informes trimestrales de la ejecución presupuestaria, no es enviada a la Contraloría General de Cuentas (Hallazgo de Cumplimiento No. 1 MUNICIPALIDAD DE SAN BARTOLOME JOCOTENANGO). Condición Durante el proceso de revisión realizada al presupuesto ejecutado por la municipalidad, se determinó, que el informe trimestral de la ejecución presupuestaria no se envió al concejo municipal y Contraloría General de Cuentas. Criterio El Decreto número 12-2002 del Congreso de la República, Código Municipal Artículo 135 establece: "INFORMACION SOBRE LA EJECUCIÓN DEL PRESUPUESTO. El Alcalde deberá informar trimestralmente al Concejo Municipal sobre la ejecución del presupuesto, enviando copia de tales informes a la Contraloría General de Cuentas de la Nación, para su control, fiscalización, registro y asesoría. Causa Incumplimiento del mandato Legal en cuanto al traslado de la ejecución presupuestaria trimestral. Efecto La Contraloría presupuestaria, entidad.
General de Cuentas, al no recibir la copia del informe trimestral de la ejecución no podrá efectuar una adecuada, evaluación, fiscalizar asesorar oportunamente a la
Recomendación Que el Alcalde Municipal, cumpla con presentar a la Contraloría General de Cuentas, la información sobre la ejecución presupuestaria trimestral. Comentarios de auditoría Se confirma el hallazgo, ya que los argumentos vertidos por los señores Alcalde y Tesorero Municipales no son suficientes para desvanecerlo. Acción Correctiva Sanción Económica de conformidad con el Decreto No. 31-2002 del Congreso de la República, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas Artículo 39 numeral 18, para el Alcalde Municipal, por la cantidad de Q 5,000.00.
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Falta de Registro y control presupuestario. SAN BARTOLOME JOCOTENANGO).
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(Hallazgo de Cumplimiento No. 2 MUNICIPALIDAD DE
Condición Durante el proceso de revisión del presupuesto correspondiente al año 2007, fue comprobado que dichas ampliaciones y transferencias se registraron parcialmente sin llevar un control uniforme, es decir algunos fueron operados y otros no. Criterio El Manual de Administración Financiera Integrada Municipal MAFIN, en el numeral 2.7, establece con respecto a los registros presupuestarios que: La unidad responsable debe llevar los controles de la ejecución presupuestaria, que permitan el registro eficiente, oportuno y real de las transacciones, tanto de ingresos como de gastos, que afecten el presupuesto. Causa Incumplimiento a lo establecido en la Norma Legal que se describe en el criterio del presente hallazgo. Efecto Falta de controles en la ejecución presupuestaria, que permita el registro eficiente, oportuno y real de las transacciones, tanto de ingresos como de egresos que afectan el presupuesto Municipal. Recomendación Al Tesorero Municipal para que cuando le trasladen el acuerdo respectivo donde se aprueba la ampliación o transferencia presupuestaria estas sean operadas oportunamente y luego lo compare con el CUR electrónico que emite el Sistema SIAF MUNI, dejando como constancia del Registro, el sello de registrado. Comentarios de auditoría Se confirma el hallazgo en virtud de que los comentarios de la Administración no aportan pruebas consistentes para dejarlo sin efecto. Acción Correctiva Sanción Económica de conformidad con el Decreto No. 31-2002 Ley orgánica de la Contraloría General de Cuentas artículo 39 numeral 13, para el Alcalde y tesorero Municipales por la cantidad de Q 5,000.00 a cada uno.
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MUNICIPALIDAD DE CHICAMAN Falta de Contratación de Auditor Interno CHICAMAN).
(Hallazgo de Cumplimiento No. 1 MUNICIPALIDAD DE
Condición Se carece de una Unidad de Auditoria Interna dentro de la Municipalidad, no obstante que es parte integrante del sistema de control interno que debe prevalecer en la unidad. Criterio El Decreto No.12-2002 del Congreso de la Republica Código Municipal en su artículo 88 establece que: "Las Municipalidades deberán contratar un Auditor Interno, quien deberá ser Contador Público y Auditor colegiado activo, quien además de velar por la correcta ejecución presupuestaria, deberá implantar un sistema eficiente y ágil de seguimiento a la misma. El auditor interno podrá ser contratado a tiempo completo o parcial. Las Municipalidades podrán contratar, en forma asociativa, un auditor interno". Causa No se han preocupado por la contratación de un auditor Interno. Efecto Al no contar con la unidad de Auditoria Interna dentro de la Municipalidad o la contratación de estos servicios, no se fortalece el sistema de control interno que debe prevalecer en la entidad. Recomendación A la Corporación Municipal, se le recomienda la contratación del Auditor Interno. Comentarios de auditoría Se confirma el hallazgo, en virtud, que la administración no lo desvirtúa. Acción Correctiva Sanción económica de conformidad con el Decreto No. Decreto No.31-2002, del Congreso de la república de Guatemala, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas artículo 39 numeral 18 para el señor Alcalde y siete miembros de la Corporación Municipal, por la suma de Q 20,000.00 para cada uno.
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Falta de bitácora de Obras
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(Hallazgo de Cumplimiento No. 2 MUNICIPALIDAD DE CHICAMAN).
Condición Al realizar la revisión de documentos de respaldo para la evaluación de las obras fiscalizadas, se determinó que no se cuenta con la bitácora de las obras siguientes: a) Proyecto de Construcción de Escuela de 5 aulas Aldea El Rosario, por valor de Q 477,810.00, b) Proyecto de Apertura de carretera Aldea Pajul Modelos Aguacate por valor de Q539,932.00. Criterio El Decreto No.31-2002, del Congreso de la república de Guatemala, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas artículo 4 inciso k) indica: "Autorizar y verificar la correcta utilización de las hojas movibles, libros principales y auxiliares que se operen en forma manual electrónica o por otros medios legalmente autorizados de las entidades sujetas a fiscalización". El Acuerdo Gubernativo No.318-2003, Reglamento de la Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas articulo 38, inciso a) Reformado establece "Autorizar bitácoras para obras públicas previo a su ejecución y efectuar su fiscalización solicitando las sanciones por incumplimiento de las disposiciones legales". Causa Inobservancia de los procedimientos y requisitos legales por parte de las autoridades municipales. Efecto Riesgo en la manipulación de la información del avance físico y financiero en la ejecución de la obra, provocando que no se utilicen materiales de calidad establecidos en los contratos signados y ocasiona menoscabo al ornato municipal. Recomendación Que el Alcalde Municipal gire sus instrucciones al coordinador de la Oficina Municipal de Planificación, para que al momento de suscribir el respectivo contrato se observe el plazo que indica la Ley, a efecto de instruir al contratista a que envíe el libro de las bitácoras de los proyectos a la Contraloría General de Cuentas para la autorización correspondiente y así lograr mantener un adecuado control de los procesos en la ejecución de obras. Comentarios de auditoría Los comentarios de la administración no desvanecen el hallazgo, por lo que se confirma el mismo. Acción Correctiva Sanción Económica de conformidad con el Decreto No. 31-2002, del congreso de la Republica, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, articulo 39 numeral 18, para el Alcalde y Tesorero, por la cantidad de Q 35,000.00, para cada uno.
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MUNICIPALIDAD DE PACHALUM No contrataron los servicios de Auditor Interno DE PACHALUM).
(Hallazgo de Cumplimiento No. 1 MUNICIPALIDAD
Condición En el ejercicio fiscal 2007, la municipalidad no contrató los servicios de un profesional, con la calidad de Contador Público y auditor, para realizar las actividades de Auditoría Interna, quién es el que vela por la correcta utilización de los recursos financieros, a la vez que implementa controles para su correcta utilización. Criterio El Decreto No. 12-2002 del Congreso de la República, Código Municipal, artículo 88, indica: "Las municipalidades deberán contratar un auditor interno, quien deberá ser guatemalteco de origen, ciudadano en el ejercicio de sus derechos políticos, contador público y auditor colegiado activo, quien, además de velar por la correcta ejecución presupuestaria, deberá implantar un sistema eficiente y ágil de seguimiento y ejecución presupuestaria, siendo responsable de sus actuaciones ante el Concejo Municipal". Causa Incumplimiento de lo normado en el código municipal. Efecto Provoca deficiencia para llevar adecuadamente los controles internos y la transparencia en la calidad del gasto en la ejecución presupuestaria. Recomendación El Concejo Municipal, debe girar instrucciones al Alcalde Municipal, para que contrate un Contador Público y Auditor, que desempeñe el cargo de Auditor Interno, tal como lo indica el código municipal, debiendo cumplir con el perfil indicado, de manera que contribuya a mejorar el control interno de las operaciones de la municipalidad, con el fin de que los recursos se ejecuten eficientemente. Comentarios de auditoría Se confirma el presente hallazgo, en vista que los comentarios indicados por la administración, no los exime de la responsabilidad, además es una obligación que debe cumplirse. Acción Correctiva Sanción económica de conformidad con el Decreto No. 31-2002, del Congreso de la República, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39 numeral 18, para el Alcalde y 6 miembros del Concejo Municipal por valor de Q 20,000.00, para cada uno.
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Adjudicación de compra de materiales a empresas con un mismo representante legal Cumplimiento No. 2 MUNICIPALIDAD DE PACHALUM).
(Hallazgo de
Condición En las cotizaciones de compra de materiales para los proyectos, Construcción del Salón de la Aldea Agua Zarca por valor de Q 111,362.44 y Empedrado Cruce de Caminos Aldea Moritas Altas, por Q 72,024.64, participó el señor José Luis Rosales Solares, representante legal de las empresas Construtubo, S. A. y Representaciones Rosales, habiéndose adjudicado a la empresa Construtubo, S. A., haciendo un total sin iva de Q 163,738.46. Criterio El Decreto No. 57-92, del Congreso de la República, Ley de Contrataciones del Estado Artículo 25 Presentación de una Sola Oferta por Persona, establece: "Cada persona individual o jurídica, nacional o extranjera, podrá presentar una sola oferta. En ningún caso se permitirá a un compareciente la representación de más de un oferente. Quien actúe por sí no puede participar representando a un tercero. Si se determinare la existencia de colusión entre oferentes, serán rechazadas las ofertas involucradas, sin perjuicio de la adopción de las medidas que determine el reglamento de la presente ley". Asimismo el Acuerdo Gubernativo No. 1056-92, Reglamento de la Ley de contrataciones del Estado establece: "Artículo 11. Colusión. Para la aplicación del artículo 25 de la Ley, se entiende por colusión la existencia de acuerdo entre dos o más oferentes para lograr en forma ilícita la adjudicación. Determinada fehacientemente la existencia de colusión entre oferentes, las ofertas presentadas por ellos serán rechazadas y la Junta de Licitación queda obligada a dar los avisos respectivos para cancelar la inscripción en el Registro de Precalificados correspondiente, sin perjuicio de otras sanciones contempladas en leyes especiales". Causa Incumplimiento de lo establecido en la Ley de Contrataciones del Estado y su reglamento. Efecto Esto provoca que no exista transparencia y calidad del gasto, en la adquisición de materiales y que en la ejecución de los proyectos, exista riesgo de utilizar materiales de mala calidad. Recomendación La junta de cotización debe cumplir con sus atribuciones, velando que las adjudicaciones, se efectúen de manera transparente, con proveedores que no intervengan directa o indirectamente, en las fases previas a la compra o contratación, de manera que los recursos utilizados en la ejecución de proyectos, se realice de manera eficiente y con calidad. Comentarios de auditoría Se confirma el presente hallazgo, en virtud de que los comentarios de la administración, no los exime de la responsabilidad y en las negociaciones indicadas, no se cumplió con la Ley de Contrataciones del Estado. Acción Correctiva Multa de conformidad con el Decreto No.57-92, del Congreso de la República, Ley de Contrataciones del Estado, artículo 83 y Acuerdo Gubernativo No. 1056-92 Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado artículo 56, para el Alcalde Municipal, Tesorero Municipal e integrantes de la junta de cotización, por valor de Q 1,637.38, para cada uno.
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Falta dictamen de aprobación del Ministerio de Ambiente y Recursos Naturales Cumplimiento No. 3 MUNICIPALIDAD DE PACHALUM).
(Hallazgo de
Condición Las autoridades municipales, no velaron para que los proyectos incluyeran, previamente al inicio de la obra el dictamen favorable de los estudios de impacto ambiental de los proyectos siguientes: a) Ampliación Drenaje Zona 5; b) Construcción de 40 Letrinas en Aldea Agua Zarca; c) Apertura Camino Vecinal Caserío el Jocote Aldea Las Vegas; y d) Mejoramiento Camino Vecinal Volcancillos Guachipilín. Criterio El decreto Número 68-86, del Congreso de la República, Ley de Protección y Mejoramiento del Medio Ambiente, articulo 8, indica: "Para todo proyecto, obra, industria o cualquier otra actividad que por sus características pueda producir deterioro a los recursos naturales renovables o no, al ambiente, o introducir modificaciones nocivas notorias al paisaje y a los recursos culturales del patrimonio nacional, será necesario previamente a su desarrollo un estudio de evaluación de impacto ambiental, realizado por técnicos en al materia y aprobado por la comisión del medio ambiente". Causa Las autoridades municipales incumplieron con la normativa legal, al no contar con el estudio de evaluación de impacto ambiental aprobado. Efecto Deterioro del medio ambiente, corriendo el riesgo que los proyectos se ejecuten en lugares no adecuados y por ende se pierda la inversión. Recomendación El Alcalde Municipal, debe girar instrucciones al Coordinador de la Oficina Municipal de Planificación, para que antes de ejecutar los proyectos, solicite ante la comisión del medio ambiente, del Ministerio de Medio Ambiente, el dictamen correspondiente. Comentarios de auditoría Se confirma el presente hallazgo, en vista que los comentario no los exime de la responsabilidad, además no se tuvieron a la vista los dictámenes correspondientes. Acción Correctiva Sanción económica de conformidad con el Decreto No. 31-2002 del Congreso de la República, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas Artículo 39, numeral 18, para el Alcalde Municipal y Coordinador de la Oficina Municipal de Planificación, por la cantidad de Q 10,000.00, para cada uno.
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Incumplimiento de requisitos de la Ley de Contrataciones del Estado (Hallazgo de Cumplimiento No. 4 MUNICIPALIDAD DE PACHALUM). Condición De conformidad a la muestra establecida, se encontraron las siguientes deficiencias: 1) No cuentan con invitación a participar en la cotización; 2) Constancia de registro de precalificado; 3) Registro de Contratos en la Contraloría General de Cuentas; y 4) Aprobación de los documentos de cotización. En los expedientes, de los proyectos siguientes: a) Ampliación drenaje zona 5; b) Construcción Salón Comunal Aldea Agua Zarca; c) Empedrado Cruce Camino Aldea Moritas Altas; y d) Construcción de 281 Pilas Domiciliares en diferentes comunidades, los cuales hacen un monto de Q 1,102,387.33, sin Impuesto al Valor Agregado. Criterio El Decreto No. 57-92 del Congreso de la República, Ley de Contrataciones del Estado, Artículo 21, Aprobación de los Documentos de Licitación. Artículo 23,(Reformado por el Artículo 5 del Decreto No. 112006 del Congreso de la República, Publicado el 29/05/06, adiciona un segundo párrafo). Publicaciones; Artículo 71, Registro de Precalificados de Obras; Artículo 75; Fines de Registro de Contratos; y Acuerdo Gubernativo No.1056-92 Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado Artículo 22.- Contratación de Estudios, Diseños y Supervisión de Obras y Servicios Técnicos. Causa Incumplimiento de archivar los documentos de respaldo en el expediente correspondiente, de conformidad con los avances en la ejecución del proyecto y la normativa legal específica. Efecto No se garantizan las mejores adquisiciones, puesto que se corre el riesgo de que los proyectos ejecutados, no cumplan con los parámetros específicos de calidad, en perjuicio del patrimonio municipal. Recomendación El Alcalde Municipal, debe exigir al Tesorero y Coordinador de la Oficina Municipal de Planificación, el cumplimiento de la Ley de Contrataciones del Estado, adjuntando a todos los expedientes, la documentación que respalda el proceso de ejecución de los proyectos, con el fin de que las operaciones sean transparentes y se eviten sanciones innecesarias. Comentarios de auditoría Se confirma el presente hallazgo, en virtud de que los comentarios de la administración, no son convincentes y los expedientes no cuentan con la documentación indicada. Acción Correctiva Multa de conformidad con el Decreto No. 57-92, del Congreso de la República, Ley de Contrataciones del Estado articulo 83 y Acuerdo Gubernativo No. 1056-92, reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, artículo 56, para el alcalde, Tesorero Municipal y Coordinador de la Oficina Municipal de Planificación, por la cantidad de Q 18,866.53, para cada uno.
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Adquisición y contratación de servicios con personas que tienen parentesco entre sí Cumplimiento No. 5 MUNICIPALIDAD DE PACHALUM).
(Hallazgo de
Condición En mayo 2007, la municipalidad compró materiales a la empresa comercializadora de materiales, propiedad del señor José Arturo Ramos Soberanis, la cantidad de Q35,905.00, quién tiene los mismos apellidos del ingeniero Oscar Guillermo Ramos Soberanis, contratado por la municipalidad, como supervisor de proyectos, situación que sucede también con el señor Marcos Wilson Noriega Curiales y Karin Marylu Noriega Curiales, a quienes se pagó en febrero, abril, junio y diciembre 2007, la cantidad de Q 173,650.00, en concepto de estudios técnicos de varios proyectos, que sumados hacen un total sin IVA de Q 187,102.68. Criterio El Decreto No. 57-92, del Congreso de la República, Ley de Contrataciones del Estado, artículo 80, numeral 4, Prohibiciones establece: "Que no pueden cotizar, licitar, ni celebrar contratos con el estado derivados de la aplicación de la presente Ley, las personas que hayan intervenido directa o indirectamente en las fases previas a la compra o contratación. Prohibición que se hace extensiva a los parientes legales, así como a las personas jurídicas de las cuales sean socios o representantes". Causa Incumplimiento de lo establecido en la ley de Contrataciones del Estado y su reglamento Efecto No existe transparencia en la adquisición de materiales y contratación de servicios, situación que puede dar como resultado mala calidad de los materiales. Recomendación El Alcalde y Tesorero Municipales, deben abstenerse de efectuar negociaciones, con personas que tienen parentesco, de manera que las compras y contratación de servicios, se realicen de manera transparente y se cumpla con la calidad de gasto. Comentarios de auditoría Se confirma el presente hallazgo, en virtud de que los comentarios de la administración, no son convincentes en virtud que al verificar las cédulas de las personas relacionadas, se comprobó que tienen parentesco. Acción Correctiva Multa de conformidad con el Decreto No.57-92, del Congreso de la República, Ley de Contrataciones del Estado artículo 83 y Acuerdo Gubernativo No.1056-92 Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado artículo 56, para el Alcalde y Tesorero Municipales, por la cantidad de Q 1,871.03, para cada uno.
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FUNCIONARIOS RESPONSABLES MUNICIPALIDAD DE CANILLA No. Nombre 1 LUIS EDUARDO ALVAREZ RODRIGUEZ MUNICIPALIDAD DE CHAJUL No. Nombre
Cargo TESORERO MUNICIPAL
Cargo
Del
Al
15/01/2004 14/01/2008
Del
Al
1 MANUEL ASICONA RIVERA
ALCALDE MUNICIPAL
14/01/2004 14/01/2008
2 JUAN ASICONA ANAY
SINDICO PRIMERO
14/01/2004 14/01/2008
3 BALTAZAR LOPEZ CABA
SINDICO SEGUNDO
14/01/2004 14/01/2008
4 JUAN CRISOLOGO SANCHEZ IJOM
CONCEJAL I
14/01/2004 14/01/2008
5 SALVADOR HU HERNANDEZ
CONCEJAL II
14/01/2004 14/01/2008
6 PEDRO PACHECO BOP
CONCEJAL III
14/01/2004 14/01/2008
7 DOMINGO XINIC BOP
CONCEJAL IV
14/01/2004 14/01/2008
8 BALTAZAR LAYNEZ ANAY
CONCEJAL V
14/01/2004 14/01/2008
9 GASPAR UTUY ITZEP
TESORERO MUNICIPAL
14/01/2004 14/01/2008
MUNICIPALIDAD DE CHICAMAN No. Nombre
Cargo
Del
Al
1 PEDRO GAMARRO MORALES
ALCALDE MUNICIPAL
15/01/2004 14/01/2008
2 OSMAN ENRIQUE ALVARADO HERNANDEZ 3 EDUARDO ELY SAENZ GAMARRO
TESORERO MUNICIPAL
15/01/2004 14/01/2008
SINDICO PRIMERO
15/01/2004 14/01/2008
4 RICARDO MORAN VIN
SINDICO SEGUNDO
15/01/2004 14/01/2008
5 MARIA QUIXTAN CHAMATUM
CONCEJAL PRIMERO
15/01/2004 14/01/2008
6 JAVIER DE LA CRUZ CRUZ
CONCEJAL SEGUNDO
15/01/2004 14/01/2008
7 MAXIMO JUAN GIL LOPEZ
CONCEJAL TERCERO
15/01/2004 14/01/2008
8 MARIO ANTONIO HERNANDEZ
CONCEJAL CUARTO
15/01/2004 14/01/2008
9 CIRIACO IXIM MARROQUIN
CONCEJAL QUINTO
15/01/2004 14/01/2008
MUNICIPALIDAD DE CHICHE No. Nombre
Cargo
Del
Al
1 HIPOLITO MACARIO CHITIC
ALCALDE MUNICIPAL
14/01/2004 15/01/2008
2 MAXIMA JUSTINA TZOC CHINOL
CONCEJAL PRIMERO
15/01/2004 14/01/2008
3 TOMAS JORGE MEJIA
CONCEJAL SEGUNDO
15/01/2004 14/01/2008
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Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)
4 ROMEO ROCAEL SAMAYOA URIZAR 5 MIGUEL PANJOJ CHAN
CONCEJAL TERCERO
15/01/2004 14/01/2008
CONCEJAL IV
15/01/2004 15/01/2008
6 JERONIMO MEJIA MORALES
SINDICO PRIMERO
15/01/2004 14/01/2008
7 TOMAS TEBALAN SAQUIC
SINDICO SEGUNDO
15/01/2004 14/01/2008
8 ARGELIO ANIBAL DE LEON AFRE
TESORERO MUNICIPAL
15/01/2004 14/01/2008
MUNICIPALIDAD DE CHICHICASTENANGO No. Nombre Cargo
Del
Al
1 CESAR TOMAS ORDOÑEZ PANJOJ
DIRECTOR DE LA AFIM
15/01/2004 14/01/2008
2 FRANCISCO GUARCAS CORTEZ
CONCEJAL PRIMERO
15/01/2004 14/01/2008
3 SEBASTIAN CALEL XON
CONCEJAL SEGUNDO
15/01/2004 14/01/2008
4 DIEGO POL MORALES
CONCEJAL III
15/01/2004 14/01/2008
5 JOSE XON CHOM
CONCEJAL IV
15/01/2004 14/01/2008
6 TOMAS AJANEL SUAR
CONCEJAL QUINTO
15/01/2004 14/01/2008
7 SEBASTIAN XON CORTEZ
CONCEJAL VI
15/01/2004 14/01/2008
8 SAMUEL PELIZ POL
CONCEJAL VII
15/01/2004 14/01/2008
9 TOMAS GONZALEZ COC
CONCEJAL OCTAVO
15/01/2004 14/01/2008
10 SEBASTIAN CANIL GUARCAS
CONCEJAL NOVENO
15/01/2004 14/01/2008
11 CARLOS LEON MEJIA
CONCEJAL DÉCIMO
15/01/2004 14/01/2008
12 JUAN TOL REYNOSO
SINDICO PRIMERO
15/01/2004 14/01/2008
MUNICIPALIDAD DE CUNEN No. Nombre
Cargo
Del
Al
1 ARMANDO SALAZAR MARTINEZ
ALCALDE MUNICIPAL
14/01/2004 14/01/2008
2 TEODORO BRIGIDO VILLATORO VILLATORO 3 MATEO BACH
TESORERO
14/01/2004 14/01/2008
SINDICO PRIMERO
14/01/2004 14/01/2008
4 JULIO GUEVARA RIVAS
SINDICO SEGUNDO
14/01/2004 14/01/2008
5 NICOLÁS CHIROY GARCÍA
CONCEJAL I
14/01/2004 14/01/2008
6 DIEGO OXLAJ PASTOR
CONCEJAL TERCERO
14/01/2004 14/01/2008
7 JULIO FELIX LOPEZ VASQUEZ
CONCEJAL III
14/01/2004 14/01/2008
8 JOSE SERAPIO PEREZ MATEO
CONCEJAL CUARTO
14/01/2007 14/01/2008
MUNICIPALIDADES DEL DEPARTAMENTO DE EL QUICHE Informe de Auditoría Gubernamental con énfasis en la ejecución presupuestaria municipal Periodo auditado del 01 de Enero al 31 de Diciembre de 2007
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Contraloría General de Cuentas
Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)
9 SERVANDO RIVAS VÁSQUEZ
CONCEJAL QUINTO
14/01/2004 14/01/2008
10 LEONEL GALICIA DE LEÓN
SECRETARIO MUNICIPAL
14/01/2004 14/01/2008
MUNICIPALIDAD DE JOYABAJ No. Nombre
Cargo
Del
Al
1 NERY HORACIO GIL HERRERA
ALCALDE MUNICIPAL
15/01/2004 14/01/2008
2 CRISTIAN ROBERTO CANO HERRERA
TESORERO MUNICIPAL
01/12/2004 15/01/2008
MUNICIPALIDAD DE PACHALUM No. Nombre
Cargo
Del
Al
1 SELVIN BOANERGES GARCIA VELASQUEZ 2 JOSE ADOLFO QUEZADA VALDEZ
ALCALDE MUNICIPAL
15/01/2004 14/01/2008
CONCEJAL PRIMERO
15/01/2004 14/01/2008
3 JUAN LEONARDO ORTEGA CATALAN 4 CIPRIANO GONZALEZ
CONCEJAL SEGUNDO
15/01/2004 01/02/2006
CONCEJAL TERCERO
15/01/2004 14/01/2008
5 EZEQUIEL MONTUFAR ORREGO
CONCEJAL CUARTO
15/01/2004 14/01/2008
6 ISIDRO GARCIA OLIVA
SINDICO PRIMERO
15/01/2004 14/01/2008
7 JOSE BELTRAN ELIAS ESTRADA
SINDICO SEGUNDO
15/01/2004 14/01/2008
8 ROMULO BELARMINO JIMENEZ RAMOS 9 ASTRID LIZETH ELIAS VALDEZ
DIRECTOR DE AFIM
15/01/2004 14/01/2008
SECRETARIA MUNICIPAL
15/01/2004 14/01/2008
MUNICIPALIDAD DE PATZITE No. Nombre
Cargo
Del
Al
1 JOSE CHIVALAN QUINILLA
ALCALDE MUNICIPAL
15/01/2004 14/01/2008
2 FELIPE SOC COR
CONCEJAL PRIMERO
15/01/2004 14/01/2008
3 FRANCISCO CARRILLO SOC
CONCEJAL SEGUNDO
15/01/2004 14/01/2008
4 DIEGO CHIVALAN CAC
SINDICO PRIMERO
15/01/2004 14/01/2008
5 JUAN CASTRO JAX
SINDICO SEGUNDO
15/01/2004 14/01/2008
6 SARA ESTHER LUX TALO
TESORERA MUNICIPAL
15/01/2004 14/01/2008
MUNICIPALIDAD DE PLAYA GRANDE, IXCAN No. Nombre Cargo
Del
Al
1 MARCOS RAMIREZ VARGAS
ALCALDE MUNICIPAL
15/01/2004 14/01/2008
2 ENGRACIA REYNA CABA SOLANO
CONCEJAL I
15/01/2004 14/01/2008
MUNICIPALIDADES DEL DEPARTAMENTO DE EL QUICHE Informe de Auditoría Gubernamental con énfasis en la ejecución presupuestaria municipal Periodo auditado del 01 de Enero al 31 de Diciembre de 2007
125
Contraloría General de Cuentas
Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)
3 JIMENEZ PASCUAL JOSE JIMENEZ
CONCEJAL II
15/01/2004 14/01/2008
4 JERONIMO OSORIO CHEN
CONCEJAL III
15/01/2004 14/01/2008
5 RAFAEL GARCIA ORTIZ
CONCEJAL IV
15/01/2004 14/01/2008
6 EDRILCH ALEXANDER FIGUEROA CONCEJAL QUINTO PEREIRA 7 JULIO ANTONIO ESTRADA SOLANO CONCEJAL VI
15/01/2004 14/01/2008
8 GORGONIO DE JESUS GARCIA CARIAS 9 JAVIER AMBROCIO DIAZ HERNANDEZ 10 FELINA CANDELARIA MONTEJO SILVESTRE
CONCEJAL VII
15/01/2004 14/01/2008
SINDICO PRIMERO
15/01/2004 07/12/2006
SINDICO SEGUNDO
15/01/2004 14/01/2008
MUNICIPALIDAD DE SAN ANDRES SAJCABAJA No. Nombre Cargo
15/02/2004 31/12/2004
Del
Al
1 ABIMAEL URIZAR GOMEZ
ALCALDE MUNICIPAL
15/01/2004 14/01/2008
2 MILTON ALIRIO MENDOZA BRITO
TESORERO MUNICIPAL
15/01/2004 14/01/2006
MUNICIPALIDAD DE SAN ANTONIO ILOTENANGO No. Nombre Cargo
Del
Al
1 DIEGO VICENTE XIC
ALCALDE MUNICIPAL
15/01/2004 14/01/2008
2 JOSE ANGEL OSORIO MAS
SINDICO PRIMERO
15/01/2004 14/01/2008
3 GABRIEL SIMEON YAT
CONCEJAL PRIMERO
15/01/2004 14/01/2008
4 FRANCISCO TZAMPO LOBOS
CONCEJAL SEGUNDO
15/01/2004 31/12/2006
5 LUCAS AJPOP SANTOS
CONCEJAL TERCERO
15/01/2004 14/01/2008
6 ANDRES MEJIA OSORIO
CONCEJAL CUARTO
15/01/2004 14/01/2008
7 EDGAR LEONEL AJANEL CASTRO
TESORERO MUNICIPAL
15/01/2004 14/01/2008
MUNICIPALIDAD DE SAN BARTOLOME JOCOTENANGO No. Nombre Cargo 1 BARTOLO BENITO XOTOY
ALCALDE MUNICIPAL
MUNICIPALIDAD DE SAN JUAN COTZAL No. Nombre Cargo 1 BALTAZAR TOMA SAMBRANO
ALCALDE MUNICIPAL
MUNICIPALIDAD DE SAN PEDRO JOCOPILAS No. Nombre Cargo
Del
Al
15/01/2004 14/01/2008
Del
Al
15/01/2004 14/01/2008
Del
MUNICIPALIDADES DEL DEPARTAMENTO DE EL QUICHE Informe de Auditoría Gubernamental con énfasis en la ejecución presupuestaria municipal Periodo auditado del 01 de Enero al 31 de Diciembre de 2007
Al
126
Contraloría General de Cuentas
Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)
1 PEDRO CHAPERON LAJPOP
SINDICO PRIMERO
15/01/2004 14/01/2008
2 RAMON GRAVE PEREZ
SINDICO SEGUNDO
15/01/2004 14/01/2008
3 NOE ISRAEL HERRERA GIRON
CONCEJAL I
15/01/2004 14/01/2008
4 BICTOR PATZAN PACHECO
CONCEJAL II
15/01/2004 14/01/2008
5 JESUS PELICO AMBROCIO
CONCEJAL III
15/01/2004 14/01/2008
6 DIEGO SARAT US
CONCEJAL IV
15/01/2004 14/01/2008
7 CARLOS REYNOSO
CONCEJAL SUPLENTE I
15/01/2004 14/01/2008
MUNICIPALIDAD DE SANTA CRUZ DEL QUICHÉ No. Nombre Cargo
Del
Al
1 RICARDO DELFINO NATARENO LOPEZ 2 PORFIRIO SALVADOR REYES FLORES 3 JULIO RAMOS LOPEZ
ALCALDE MUNICIPAL
15/01/2004 14/01/2008
SINDICO I
15/01/2004 14/01/2008
SINDICO II
15/01/2004 14/01/2008
4 ROSALIO REYNOSO MENDOZA
CONCEJAL I
15/01/2004 14/01/2008
5 AGUSTIN GOMEZ LEON
CONCEJAL II
15/01/2004 14/01/2008
6 ISIDRO GIRON GIRON
CONCEJAL III
15/01/2004 14/01/2008
7 JOSE GILBERTO HERNANDEZ BARRIENTOS 8 ANGEL LOL HERNANDEZ
CONCEJAL IV
15/01/2004 14/01/2008
CONCEJAL V
15/01/2004 14/01/2008
9 FELICIANO ZACARIAS LOPEZ
CONCEJAL VI
15/01/2004 14/01/2008
10 ROBERTO AMILCAR QUIÑONEZ CONCEJAL VII LOPEZ 11 CARLOS CECILIO REYNOSO ROJAS TESORERO
15/01/2004 14/01/2008
12 ANDRES ULUAN RAMIREZ
DIRECTOR DE AFIM
02/01/2006 10/05/2007
13 MANUEL PEREZ ARGUETA
SECRETARIO MUNICIPAL
15/01/2004 14/01/2008
MUNICIPALIDAD DE SANTA MARIA NEBAJ No. Nombre Cargo
15/01/2004 10/05/2007
Del
Al
1 VIRGILIO GERONIMO BERNAL GUZMAN 2 JACINTO MARCOS CEDILLO
ALCALDE MUNICIPAL
15/01/2004 14/01/2008
SINDICO PRIMERO
15/01/2004 14/01/2008
3 JUAN RAYMUNDO
SINDICO SEGUNDO
15/01/2004 14/01/2008
4 MIGUEL VELASCO MATOM
CONCEJAL PRIMERO
15/01/2004 14/01/2008
5 EVERTO LEONEL MATIAS PEREZ
CONCEJAL TERCERO
15/01/2004 14/01/2008
MUNICIPALIDADES DEL DEPARTAMENTO DE EL QUICHE Informe de Auditoría Gubernamental con énfasis en la ejecución presupuestaria municipal Periodo auditado del 01 de Enero al 31 de Diciembre de 2007
127
Contraloría General de Cuentas
Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)
6 BERNARDO TERRAZA COBO
CONCEJAL CUARTO
15/01/2004 14/01/2008
7 SANTOS PABLO ALVAREZ HERNANDEZ 8 DIEGO RIVERA
CONCEJAL SUPLENTE I
01/01/2007 31/12/2007
CONCEJAL SUPLENTE II
01/05/2006 14/01/2008
9 CARLOS NICOLAS BRITO BRITO
CONCEJAL SUPLENTE III
01/05/2006 14/01/2008
10 JACINTO DE PAZ PEREZ
EX-TESORERO MUNICIPAL
15/01/2004 05/03/2007
11 ALFONSO RIVERA ORREGO
SECRETARIO MUNICIPAL
01/07/2004 14/01/2008
12 CESAR AUGUSTO SANTIZO LOPEZ AUDITOR INTERNO
15/01/2007 14/01/2008
MUNICIPALIDAD DE USPANTAN No. Nombre
Del
Cargo
Al
1 VICTOR HUGO FIGUEROA PEREZ
ALCALDE MUNICIPAL
15/01/2004 14/01/2008
2 PEDRO GARCIA
SINDICO II
15/01/2004 14/01/2008
3 ALVARO URIZAR NORIEGA
CONCEJAL I
15/01/2004 14/01/2008
4 JORGE VIDAL ESTRADA CANO
CONCEJAL II
15/01/2004 14/01/2008
5 FELIX ICAL TUN
CONCEJAL III
15/01/2004 14/01/2007
6 PEDRO LOPEZ PASCUAL
CONCEJAL IV
15/01/2004 14/01/2008
7 ANDRES RIGOBERTO TUMAX DAMIAN 8 CARLOS ENRIQUE VELASQUEZ MORALES 9 ABNER MICHAEL PU CARRILLO
CONCEJAL V
15/01/2004 14/01/2008
SECRETARIO MUNICIPAL
15/08/2000 09/01/2008
TESORERO MUNICIPAL
01/02/2004
MUNICIPALIDAD DE ZACUALPA No. Nombre
Cargo
Del
Al
1 ERNESTO CALACHIJ RIZ
ALCALDE MUNICIPAL
15/01/2004 14/01/2008
2 GUADALUPE TOJ GARCIA
CONCEJAL PRIMERO
15/01/2004 14/01/2008
3 SEBASTIAN DE LA CRUZ FRANCO
CONCEJAL SEGUNDO
15/01/2004 14/01/2008
4 MANUEL CHINGO GARCIA
CONCEJAL TERCERO
15/01/2004 14/01/2008
5 JOSÉ LORENZO CALEL AJQUI
CONCEJAL CUARTO
15/01/2004 14/01/2008
6 ANTONIO CHOM HERNANDEZ
SINDICO PRIMERO
15/01/2004 14/01/2008
7 MATEO DE LA CRUZ GARCIA
SINDICO SEGUNDO
15/01/2004 14/01/2008
8 DANILO NEPTALI QUINTANA RAMOS 9 JOBANY OSVELI GIRON MUÑOZ
SECRETARIO MUNICIPAL
15/01/2004 14/01/2008
TESORERO
15/01/2004 14/01/2008
MUNICIPALIDADES DEL DEPARTAMENTO DE EL QUICHE Informe de Auditoría Gubernamental con énfasis en la ejecución presupuestaria municipal Periodo auditado del 01 de Enero al 31 de Diciembre de 2007