CONTRALORIA GENERAL DE LA REPÚBLICA DIVISiÓN DE TOMA DE RAZÓN Y REGISTRO SUBDIVISiÓN DE CONTROL EXTERNO

INFORME FINAL SOBRE VISITA EFECTUADA A GENDARMERIA DE CHILE.

SANTIAGO,

1 ONOV 'ZOOB 1t 52H 9

El infrascrito se permite remitir a Ud., el presente Informe Final con motivo de la visita efectuada a ese Servicio por funcionarios de la División de Toma de Razón y Registro. de esta Contralorra General. Esta fiscalización, tuvo por objetivo verificar el cumplimiento de las disposiciones legales y: reglamentarias, aplicables en materias referidas· a personal y remuneraciones, derivándose de ella las observaciones que en detalle se sei'\alaron en el Preinfcorme de Observaciones. En el precitado documento, se estableció un plazo de diez dras para emitir la respuesta acerca d~1 contenido del mismo, lo que se cumplió mediante el oficio W 1.005, de 9 de octu;bre del presente año, de esa Entidad, en el cual se informa la regularización de las observaciones indicadas en el Preinforme citado con antelación, situación que se verificará en el seguimiento que se efectuará posteriormente a ese Servicio.

Saluda atentamente a Ud.

RAMIRO MENDOZA

ZUI'JIGA

OdNTMI.OR O'NERAL DE LA REPúBUCA

AL SEÑOR DIRECTOR NACIONAL DE GENDARMERíA DE CHILE PRESENTE JCL/ETPH A T W S 84-85 y 86/08

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INFORME FINAL SOBRE VISITA EFECTUADA A GENDARMERíA DE CHILE.

CARÁCTER, ÁMBITO Y OBJETIVOS.

La visita ha tenido un carácter habitual, consultándose en el calendario anual de fiscalización a los diversos Servicios de la Administración del Estado, llevado a cabo por funcionarios de la División de Toma de Razón y Registro de esta Contraloría General.

OBJETIVOS DE LA AUDITORíA. Objetivos Generales: Examinar los actos administrativos exentos del trámite de toma de razón, emitidos por el Servicio, relacionados con el recurso humano; derechos y obligaciones de los funcionarios y sus fuentes legales; pagos de beneficios remuneracionales, su procedencia y el procedimiento de cálculo de los mismos, así como pagos de emolumentos anexos. Objetivos Específicos: Verificar el cumplimiento de los siguientes procesos que fueron auditados. •

Resoluciones Exentas: Análisis de los actos administrativos exentos del trámite de toma de razón, emitidos y relacionados con el recurso humano, en cuanto a su formalidad, procedencia y legalidad.

•

Contratos a Honorarios: Estudio de la emisión de los actos administrativos exentos, su legalidad y los convenios adjuntos, así como su imputación, tributación, funciones, procedencia, cláusulas insertas, pagos, retenciones y funciones efectivas.

•

Viáticos: Cotejar los actos administrativos exentos que autorizaron su pago, su legalidad, imputación, formalidades, procedencia, pagos, cumplimiento de la medida dispuesta, control y rendiciones.

•

Horas Extraordinarias: Confirmar los actos administrativos exentos referidos a la materia, legalidad, imputación, formalidades, y emisión del acto administrativo, procedencia, pagos y tributación, horas efectivamente realizadas, control horario, autorización del número de horas pagadas.

•

Recuperación de Subsidios por Incapacidad Laboral: Revisar los actos administrativos exentos referidos a las licencias médicas, su legalidad, aprobación, rechazo o reducción del número de días, control de pagos recepcionados, montos a cobrar por subsidios y cotizaciones de salud y previsión, reintegros si proceden.

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•

Remuneraciones: Comprobar el correcto cálculo de los items relacionados con las cotizaciones de seguridad social, tributación, retenciones legales, pagos a entidades administradoras, procedencia de los beneficios remuneratorios, dE; acuerdo con las leyes, estatutos, reglamentos y jurisprudencia.

•

Otros: Revisión de Declaración de Intereses y Patrimonio, Bonos de Retiro y Pólizas de Fianzas.

METODOLOGíA. Metodología Analítica, realizan Pruebas Sustantivas en cada proceso.

en

la

que

se

UNIVERSO. Presupuesto asignado al Servicio a auditar, esto es, el subtítulo 21 del Presupuesto del Sector Público, "Gastos en Personal".

MUESTRA. En el proceso de viáticos al extranjero, se revisó el segundo semestre de 2007, y el primer trimestre de 2008. En viáticos nacionales, se examinó los meses de enero y febrero de 2008. Respecto del rubro horas extraordinarias, se analizó el mes de marzo de 2008. En lo que dice relación con lo contratos a honorarios, la muestra examinada correspondió a marzo y junio de 2008. Sobre el proceso de remuneraciones, se revisó selectivamente los meses de diciembre de 2007, enero, febrero y marzo de 2008. resoluciones exentas, la muestra 2008.

En lo que dice relación con las selectiva tomada comprendió los años 2007 y

Referente a la recuperación de subsidios por licencias médicas, se analizó el período, noviembre y diciembre de 2007.

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NUMERACiÓN, ARCHIVO Y FORMALIDADES GENERALES DE DOCUMENTOS EXENTOS DEL TRÁMITE DE TOMA DE RAZÓN.

De la revisión .selectiva efectuada a las resoluciones exentas dictadas en los años 2007 y 2008, se observó que en la dictación de algunos actos administrativos referidos a cometidos funcionarios, hubo demora en su emisión, como ocurrió con las resoluciones exentas N"s 4.812, 4.831, 4.832, 4.882, Y 4.899, todas de 2007. Sobre la observación anotada, esa Entidad manifiesta que la demora se debe a las diferentes instancias administrativas que debe experimentar la emisión de las resoluciones que autorizan los cometidos funcionarios, y a su vez, la variada gama de actos administrativos que deben ejecutar por la significativa dotación de personal que asciende a 12.993, funcionarios. No obstante lo' anterior, se indica que la Dirección Nacional, a través de las unidades pertinentes está abocada a mejorar los procedimientos administrativos, con el objeto de lograr una mayor eficiencia de los mismos. CONTRATOS A HONORARIOS (Articulo 11 del D.F.L. N° 29, de 2004, del Ministerio de Hacienda, que fijó el texto refundido, coordinado y sistematizado de la ley N" 18.834, sobre Estatuto Administrativo; artículo 16 del D.L. N° 1.608, de 1976, y su reglamento contenido en el Decreto Supremo N° 98, de 1991, del Ministerio de Hacienda).

De la revisión selectiva de este rubro, se comprobó que varios contratos efectuados en el presente ano no cuentan con los respectivos actos administrativos que permiten formalizar los referidos convenios, dado que ellos se encuentran tramitándose en la Subsecretaría de Justicia.

No obstante la irregularidad anotada, la Oficina de Remuneraciones ha pagado a las personas por el tiempo laborado, sin contar con el respaldo de la resolución correspondiente, efectuando la retribución pecuniaria mediante certificados emitidos por el Subdirector Administrativo, vulnerando lo manifestado por esta Contraloría General a través del dictamen N° 27.299, de 1978. Entre otros, los siguientes contratos a la fecha de la revisión (julio de 2008) no contaban con la respectiva resolución: Acevedo Acuña Escribano Fernández

San Martín Vera Moreno Donoso

Rosa Grace Patricia Diego

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González Griffiths Jofré Neira Plá Vi llegas Zottele

Navarro Mallea Muñoz Marchant Caballero Eisele Mora

Marcia Catherine Héctor Luis Ignacio Karin Paola

También se detectó que algunos convenios han sido suscritos para efectuar labores habituales, pudiéndose mencionar los casos de doña Úrsula Hidalgo Ricouz, quien cumple funciones en la sección registro, dependiente del Departamento de Personal. Lo mismo acontece con doña Juana Zúñiga Pérez, quien presta servicios en la Subsecretaría de Justicia para apoyar en labores administrativas y jurídicas en el Gabinete del señor Ministro. En similar situación a las anteriormente descritas se encuentran los señores Juan Cabello Marambio, Osvaldo Cifuentes Sánchez y Esteban Orellana Bonniard, quienes tienen como misión la tramitación de materias legales ante los tribunales de justicia, emitir informes para recursos de amparo, y responder recursos de protección, labores que son propias y habituales del Departamento Jurídico de ese Servicio. También, se verificó que en las cláusulas de los convenios se deja establecido que se tendrá derecho al pago de viáticos, cuando deban realizarse comisiones de servicios. Sobre el particular, resulta conveniente recordar que las personas contratadas bajo la modalidad en análisis no revisten la calidad de funcionarios, por lo que no les asisten los derechos estatutarios propios de los empleados públicos, de modo que la alusión que en el acuerdo de voluntades se hace a los viáticos, debe entenderse en el sentido que esas personas tendrán derecho al pago de un "honorario adicional", afecto a tributación, en el caso que con motivo del cumplimiento de un cometido relacionado con sus labores tengan que, excepcionalmente, desplazarse fuera del territorio en que se desempeñan, de acuerdo con el criterio contenido en el dictamen W 49.380, de 2004, de esta Entidad de Control. El Servicio reconoce las falencias antes indicadas, pero señala que la demora en perfeccionar los actos administrativos se debe a causas exógenas, toda vez que el Director Nacional tiene facultades para aprobar convenios hasta la suma de $ 356.480, Y el Subsecretario y el Ministro de Justicia poseen atribuciones para aprobar los contratos por cantidades superiores a la suma indicada. Al respecto, se hace presente que esa Entidad debe informar de las presentes observaciones a quienes participan del proceso de aprobación de los convenios, a fin de disminuir el período de afinamiento de éstos. Ahora bien, con respecto a las personas que realizan labores habituales, si bien las razones que se informan son atendibles, la jurisprudencia vigente, entre otros, los oficios W' 2.095 Y 40.021, de 1998, establece que es improcedente la contratación de tales labores, razón por la cual se deberá poner término a los servicios prestados bajo la modalidad indicada.

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Finalmente, esa Entidad sena la, respecto a la observación referida al pago de viáticos al personal contratado por la modalidad en análisis, que en el futuro se eliminará esta cláusula, y a su vez, se está estudiando la factibilidad de modificar los contratos vigentes con el objeto de ajustarse a lo senalado por este Organismo Contralor.

SUPLENCIAS.

En lo que dice relación con este tema, se comprobó que a los funcionarios que han prestado servicios en esta calidad, se les ha otorgado el incremento previsional establecido en el artículo 2 0 del D.L. N" 3.501, de 1980, no teniendo derecho a ello. Para arribar a la senalada conclusión, es preciso remitirse al artículo 11 del D.F.L. N" 1.340 bis, de 1930, Ley Orgánica de la Ex Caja Nacional de Empleados Públicos y Periodistas, el cual no contempla a los funcionarios suplentes como imponentes de dicha entidad previsional, régimen que les habría correspondido de no existir actualmente las Administradoras de Fondos de Pensiones, de acuerdo al criterio sustentado por el dictamen N" 21.918, de 1995, de este Organismo de Control. Han percibido indebidamente el incremento previsional citado, los funcionarios don Ramón Labbé López; don Juan Leal Gutiérrez; dona Amada Morales Riveros; dona Pamela Paredes Flores y dona Giselle Villarroel Flores. A su vez, mediante la Resolución N" 710, de 9 de julio de 2008, se nombró suplente a contar del 10 de junio del ano en curso a doña Giselle Carolina Villarroel Flores, como oficial administrativo, grado 18 de la E.U.S.; sin embargo, el referido acto administrativo ingresó a este Organismo Contralor el día 12 de agosto del presente ano, habiendo percibido sus remuneraciones por los meses de junio y julio, lo cual resulta del todo irregular. Esa Institución senala que en el curso del mes de octubre del presente ano se suspenderá el pago del incremento previsional a los funcionarios precedentemente sena lados y a otros que se encuentran en igual situación, agregando además, que se les notificará de las sumas percibidas indebidamente. Respecto al pago efectuado a la funcionaria Giselle Vil/arroel Flores, se senala que éste se efectuó en virtud de un acuse de presentación emanado de la jefatura pertinente, fundamento que carece de toda validez, ya que toda designación en la Admihistraci6n del Estado, debe forzosamente materializarse a través de un acto administrativo formal afecto al trámite de toma de raz6n por parte de esta Contraloría General.

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ASIGNACiÓN DE MODERNIZACiÓN (Ley W 19.553).

Respecto de esta asignación, se comprobó que al señor Director Nacional se le concede por concepto del componente institucional un 5%, en circunstancias que este porcentaje fue modificado a un 5,7% a contar del 1° de enero de 2007, ya un 6,3% por el presente año, de acuerdo a lo establecido en el artículo primero transitorio de la ley N° 20.212. La omisión anotada, tiene incidencia en la determinación de la asignación de Dirección Superior contemplada en el artículo 1° de la ley N° 19.863. A su vez, se verificó que en los años 2007 y 2008 fueron pagadas sumas en exceso por concepto del incremento por desempeño colectivo, a 95 y 143 servidores, respectivamente, no habiendo trabajado dicho personal el año completo en la anualidad anterior a las precedentemente indicadas, debido a que su ingreso a esa Institución fue posterior al 1° de enero respectivo. Sobre este aspecto, es preciso indicar que el incremento por desempeño colectivo procede pagarlo en proporción al tiempo efectivamente trabajado en el año anterior a su concesión, de modo que el porcentaje que se tiene derecho a percibir, será el cuociente que resulte de dividir el número de días trabajados por el factor 365, y el valor así obtenido multiplicado por 5% o 6%, que son los porcentajes obtenidos por diversos equipos de trabajo de esa Entidad, en los años 2006 y 2007, respectivamente. Se hace presente en el oficio de respuesta, que debido a una errada interpretación no se incrementó el porcentaje del componente institucional al señor Director Nacional, por lo que en la remuneración del mes de octubre del año en curso, se pagará la diferencia del porcentaje, y a su vez, la reliquidación de la asignación de Dirección Superior, teniendo presente la prescripción a que están afectas estas asignaciones. También se indica, que se procederá a identificar a los funcionarios a quienes se les pagó en forma indebida el incremento por desempeño colectivo en los años 2007 y 2008, a fin de notificarles el reintegro correspondiente. ASIGNACiÓN POR DESEMPEÑO (Artículos 9° al12 de la ley W 20.212).

De la revisión practicada a esta asignación, se verificó que el Servicio, en el caso de los profesionales funcionarios regidos por la ley N° 15.076, cuyo texto refundido, coordinado y sistematizado fuera fijado por el D.F.L. N° 1, de 2001, de Ministerio de Salud, no se ha ajustado a lo establecido en el numeral 5, del artículo 10, de Ley N° 20.212, en orden a que los porcentajes fijados en el artículo cuarto transitorio se aplican sobre la suma del sueldo base, la asignación profesional y la asignación sustitutiva del artículo 18 de la ley N° 19.185, que corresponda a los grados de la Escala Única de Sueldos que en cada caso se indica, en lugar de calcularlos -como se hizo- sobre el sueldo base y la asignación profesional establecida para el personal que tiene una jornada de 44 horas de la ley N° 15.076.

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Respecto de esta observación, se informa que el pago fue normalizado en el mes de septiembre del año en curso, ajustándose a lo previsto en el artículo 99 del D.F.L. N° 29, de 2004, del Ministerio de Hacienda.

BONIFICACiÓN DEL ARTIcULO 10 DE LA LEY N° 18.675.

Respecto de esta bonificación, se comprobó que al funcionario Luis Rivas Sánchez, quien se encuentra contratado como profesional grado 7° de la E.U.S., desde el 1° de marzo de 2005, se le paga en forma indebida la bonificación en análisis, toda vez que verificados sus antecedentes, actualmente no se encuentra adscrito a ningún régimen previsional, por cuanto obtuvo una pensión anticipada en la Administradora de Fondos de Pensiones Cuprum a contar del mes de agosto de 2007. Se informa al respecto que la Oficina de Remuneraciones, en el mes de julio de 2008, eliminó el pago de esta bonificación al señor Rivas Sánchez, añadiendo, que se notificará de las sumas a reintegrar, por el lapso que percibió indebidamente este estipendio.

JORNADA DE TRABAJO (Articulo 65, del D.F.L.N° 29, de 2004, del Ministerio de Hacienda, texto refundido, coordinado y sistematizado de la ley W 18.834).

Referente a este punto, se verificó que esa Entidad no se ha ajustado a lo establecido en el artículo 65 de la norma legal en referencia, en orden a asegurar y controlar la asistencia al trabajo y permanencia en él, lo que debe ser observado por todos los funcionarios cualquiera sea su jerarquía. Lo anterior, por cuanto no todos los funcionarios registran su asistencia a través del reloj control que existe en la Dirección Nacional, observación que también se hace extensiva a la jefatura, la cual salvo excepciones, registra su asistencia mediante un libro de firmas, el que no reviste la confiabilidad que amerita este control.

Esta anomalía, tiene incidencia en la verificación del cumplimiento de los trabajos extraordinarios, situación que se hace presente en dicha materia. En relación a este tema, esa institución hace una extensa exposición, citando la jurisprudencia emanada por este Organismo Contralor sobre la norma en análisis, justificando las modalidades de control de asistencia de los funcionarios, agregando que sin perjuicio de lo expuesto, se reiterará las instrucciones pertinentes, en orden a que todos los funcionarios registren su asistencia a través de los medios de control existentes.

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HORAS EXTRAORDINARIAS (Artículos 66,67,68,69 Y 98, letra c) del D.F.L. N° 29, de 2004, del Ministerio de Hacienda, texto refundido, coordinado y sistematizado de la ley W 18.834). De la revisión efectuada a esta materia, se verificó que el cálculo del valor hora de trabajo se encuentra bien determinado. Sin embargo, se comprobó que a los funcionarios que a continuación se mencionan, se les pagaron horas en exceso en el mes de marzo de 2008, de acuerdo al registro horario examinado: Nombre

Caamaiío Durán Jiménez Riquelme Parra Pérez Pizarro Sandoval Valdés Ahumada Huerta Teplizky Vargas

Horas Pagadas 25% 50% GLitiérrez Villanueva Suazo Barrera Marchant Hernández Pedreros San Martín Gutiérrez Bartik Gutiérrez Barahona Poblete

Marjorie Jacqueline Giovanna Ramón Blanca Inés Sandra Jorge Jenny Julio Ricardo Roberto Felipe

18 20 18

O 10 28 40 18

O 36

O 40 40

40 20 40 30 40 40 7 40 40 25 40 40 35

Horas Realizadas 25% 50% 31 27 25

O O O

O

15

19 34 8 39 21 40

O

O 40 40

1

O O O 4 23 15 6

Al igual que en el tema precedentemente expuesto, el Servicio hace un extenso análisis del rubro, en que se justifica el mecanismo de control de las horas realizadas. No obstante, se reconoce el pago en exceso de cinco funcionarios por horas extraordinarias nocturnas. A su vez, se concluye que en el futuro no se pagarán los trabajos extraordinarios a aquellos funcionarios que no registren su permanencia a través de los sistemas de control habilitados para tal fin.

REINTEGROS ORDENADOS POR LA CONTRALORíA GENERAL DE LA REPÚBLICA (Artículos 67 Y 67 bis de la ley W 10.336).

Respecto de este rubro, a través de la Resolución W 709, de 2006, emitida por este Organismo Fiscalizador, se concedió facilidades a doce funcionarios de esa Institución, para reintegrar sumas percibidas en exceso por concepto de horas extraordinarias. De la revisión practicada a los cálculos que mensualmente se efectúan, se comprobó que el interés a favor del Fisco, se ha determinado en un monto inferior al que procede, toda vez que la deuda inicial, en lugar de convertirse en Unidades Tributarias Mensuales, fue expresada en pesos.

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A su vez, el referido interés debe calcularse desde la fecha en que se emite la resolución por parte de esta Contraloría General, siendo en este caso, el 13 de septiembre de 2006.

En el oficio respuesta, se manifiesta que en el mes de septiembre del año 2008, se regularizó la observación en comento.

RECUPERACiÓN DEL EQUIVALENTE DE MÉDICAS (Artículo 12, de la ley W 18.196).

SUBSIDIOS

POR

LICENCIAS

De la revlslon de las licencias médicas extendidas en los meses de noviembre y diciembre de 2007, se comprobó que de un monto total a recuperar ascendente a $55.058.005, faltaba por obtener de las diversas entidades de salud (Fonasa e Isapres) la suma de $10.597.166, por lo que se deberá insistir en su cobro, hasta obtener la totalidad del monto faltante.

Sobre esta observación, se indica que se han efectuado las gestiones de cobranzas, agregando que el monto por recuperar a la fecha, alcanza a $9.546.432.

DECLARACiÓN DE INTERESES Y DE PATRIMONIO (Articulas 57 y siguientes de la Ley N° 18.575).

Sobre esta materia, se verificó que los funcionarios Fernando Leal Aravena; José Lira Rojas; Isaac Tudeia Donoso y Pedro Villagrán Cruzat, no han presentado a este Organismo Contra lar la declaración de patrimonio. A su vez, cabe agregar que de acuerdo a lo prescrito en el artículo 57 de la ley W 18.575, deben presentar las declaraciones de intereses y de patrimonio todos los funcionarios directivos, sin importar el grado o nivel remuneratorio que tengan asignados, a diferencia de lo que ocurre con el resto de los estamentos, trámite que es efectuado en esa Entidad sólo hasta el nivel de jefe de departamento (aplica dictámenes W' 713, de 2005 y 32.393, de 2006). En relación a esta materia, se señala que se ha dado cumplimiento a las declaraciones de patrimonio faltantes; a su vez, se indica, que por confusión no se formalizó el referido trámite a los mencionados servidores públicos, en el entendido que al realizar la declaración de intereses se completaban ambas obligaciones. Igualmente, se señala que se instruirá para que todos los funcionarios directivos den cumplimiento a esta obligación.

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Sobre el particular, es del caso señalar que este Organismo Contralor mediante oficio W 17.152, de 2006, impartió instrucciones sobre la declaración de patrimonio de acuerdo a lo establecido en el artículo 60 A de la ley N° 18.575, en que se identifica a las autoridades y funcionarios que deben presentar la mencionada declaración, el plazo, contenido, la obligación de las oficinas de personal de velar por su cumplimiento y la actualización de las mismas y la responsabilidad y sanciones a que están afectos tanto el funcionario que omita el trámite como el jefe de personal que en razón de sus funciones no advirtió la omisión de una declaración, incurriendo en responsabilidad administrativa, de acuerdo a lo contemplado en el artículo 65 de la norma precedentemente citada.

OTRAS MATERIAS AUDITADAS

Dentro de la selectividad de las materias auditadas, se verificaron, además, los siguientes rubros: Funciones Críticas, Fianzas, Viáticos Nacionales y al Extranjero, Bonificación por Egreso establecida en la ley W 19.998, Asignación Profesional y Asignación de Responsabilidad Superior, no encontrándose observaciones que formular al respecto.

CONCLUSIONES GENERALES

En mérito de lo expuesto, corresponde que Gendarmería de Chile adopte e implemente las acciones tendientes a subsanar las situaciones observadas, las cuales, conforme a las políticas de este Organismo Contralor, sobre seguimiento de los programas de fiscalización serán comprobadas en visitas posteriores que se realicen a la Institución. Transcríbase a la Unidad de Auditoría Interna de Gendarmería de Chile y a la Subdivisión de Control Externo, de la División de Toma de Razón y Registro de esta Contraloría General.

GUILLERMO VlllAL GIORDANO

DIV1SI~~~g:D~ SUBJEFE

POR ORDEN DEL CON~?N yREGISTRO

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