Contrato Mínima Cuantía No. DNDA 037-2013 BEX TECHNOLOGY S.A. y la DIRECCIÓN NACIONAL DE DERECHO DE AUTOR Bogotá, D.C., Octubre 22 de 2013 E-4 RAD. 2-2013-62481 Señores BEXTECHNOLOGY S.A LUIS AUGUSTO PATIÑO FIGUEROA Representante Legal Calle 56 No. 7 - 85 Oficina 302 Teléfono: 744 29 67 [email protected] – [email protected] Ciudad Asunto: Aceptación Oferta para la implementación de sesenta licencias de Office 365 en el plan E3 en la DNDA - Proceso Mínima Cuantía DNDA 043-2013 Respetados Señores: La Dirección Nacional de Derecho de Autor se permite informar que la propuesta presentada por BEXTECHNOLOGY S.A, el 18 de octubre de 2013 radicada con el No. 1-2013-65818 dentro del proceso DNDA 043-2013, cuyo objeto es “Contratar la Implementación de 60 licencias de Office 365 en el plan E3 en la Dirección Nacional de Derecho de Autor, incluyendo adecuación, instalación, activación, configuración y puesta en funcionamiento integrando la infraestructura actual de la DNDA a las soluciones en la nube de Microsoft Office 365 acorde con las condiciones técnicas exigidas y estudio previo, por valor de CATORCE MILLONES CIEN MIL PESOS ($14’100.000,oo) M/Cte incluido IVA, fue aceptada por la Dirección Nacional de Derecho de Autor en los términos y condiciones allí consignados, precisando que la presente comunicación de aceptación junto con la oferta presentada por BEXTECHNOLOGY S.A., constituyen para todos los efectos el contrato celebrado, con base en el cual se efectuará el respectivo registro presupuestal, conforme se estipula en el Artículo 3.5.4 del Decreto 0734 de 2012.

DATOS DEL CONTRATO No. DNDA 037-2013 T:\2013\E-4 Compras\E-4.5 Mínima Cuantía\E-4.5.2Servicios\INV Implement 365 Oct 15-13\14 Aceptación oferta office 365 Oct 22-13.docx

1. DATOS DEL CONTRATANTE CONTRATANTE DIRECCIÓN Y TELÉFONO CORREO ELECTRÓNICO NIT. REPRESENTANTE LEGAL IDENTIFICACIÓN CARGO NOMBRAMIENTO Y POSESIÓN

Dirección Nacional de Derecho de Autor Calle 28 No. 13A-15 Piso 17 en Bogotá, D.C. Tel. 3418177 Ext. 121 [email protected] 800.185.929-2 Giancarlo Marcenaro Jiménez C.C. 79.232.368 de Suba Director General Decreto de nombramiento No. 1420 del 02 de julio de 2013 expedido por el Ministerio del Interior y posesionado mediante acta de fecha 15 de julio de 2013. 2. DATOS DEL CONTRATISTA

CONTRATISTA NIT. DIRECCIÓN Y TELÉFONO CORREO ELECTRÓNICO REPRESENTANTE LEGAL IDENTIFICACIÓN CARGO

BEXTECHNOLOGY S.A. 900.237.844-2 Calle 56 No. 7 - 85 Oficina 302 Tel. 744 29 67 [email protected] [email protected] Luis Augusto Patiño Figueroa 4.119.147 de Firavitoba Suplente del Gerente 3. CONSIDERANDOS

PROCESO SUPERVISOR DEL CONTRATO

El presente contrato se deriva del proceso de Mínima Cuantía No. DNDA 043 -2013 La supervisión del Contrato estará a cargo del Coordinador de la Unidad de Sistemas de la Dirección Nacional de Derecho de Autor quien se encargará de hacer el seguimiento y verificar el cumplimiento del mismo durante su ejecución y será quien suministre la información clara y confiable en su integridad, para que el contratista pueda realizar los trabajos contratados. Adicionalmente, el supervisor debe verificar que el contratista cumpla con el pago de salud, pensión y

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OBJETO

DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL

VALOR DEL CONTRATO FORMA DE PAGO

parafiscales, tal y como lo exige la normatividad vigente. Contratar la Implementación de 60 licencias de Office 365 en el plan E3 en la Dirección Nacional de Derecho de Autor, incluyendo adecuación, instalación, activación, configuración y puesta en funcionamiento integrando la infraestructura actual de la DNDA a las soluciones en la nube de Microsoft Office 365. Para cubrir los costos de la contratación a celebrar se cuenta con Certificado de Disponibilidad Presupuestal No. 17013 de fecha Octubre 15 de 2013, por valor de CATORCE MILLONES CIEN MIL PESOS ($14.100.000) M/CTE, recursos financieros del proyecto de inversión que fue aprobado por el Departamento Nacional de Planeación mediante la ficha BPIN No. 2011-01100-0222 con cargo al rubro presupuestal 520. “ADMINISTRACIÒN ATENCIÓN CONTROL Y ORGANIZACIÓN INSTITUCIONAL”.. CATORCE MILLÓNES CIEN MIL PESOS ($14’100.000,oo) M/Cte incluido IVA. La entidad girará al contratista el valor del objeto contractual en dos pagos,así: 1) Un giro por valor del 50% del contrato cuando el contratista adjudicado haya realizado las labores necesarias de acuerdo con su propuesta en el administrador del sistema y haya implementado el 50% de las licencias en cada uno de los equipos de los usuarios finales a satisfacción del supervisor. 2) Un giro por valor del 50% del contrato restante, cuando el contratista adjudicado haya implementado la solución en la totalidad de los equipos de los usuarios finales, haya efectuado la capacitación en su totalidad y haya hecho entrega final de los informes relacionados en el documento técnico de proceso a entera satisfacción del supervisor del contrato.

En todo caso el valor total a cancelar no puede superar el presupuesto oficial contratado en el presente proceso, previa presentación de la factura aplicando los descuentos de Ley a que haya lugar, certificado a satisfacción expedido por el supervisor del contrato y certificación que acredite que se encuentra al día en los pagos de aportes T:\2013\E-4 Compras\E-4.5 Mínima Cuantía\E-4.5.2Servicios\INV Implement 365 Oct 15-13\14 Aceptación oferta office 365 Oct 22-13.docx

parafiscales relativos al Sistema de Seguridad Social Integral. Sin embargo, estos pagos quedan sujetos a la aprobación del PAC por parte del Ministerio de Hacienda y Crédito Público y cumplimiento de requisitos por parte del contratista como la factura y certificación de paz y salvo de salud, pensión y parafiscales. Los pagos se realizarán a través de la siguiente cuenta:

PLAZO DE EJECUCIÓN Y VIGENCIA MONEDA DEL CONTRATO MECANISMO DE COBERTURA DEL RIESGO A CARGO DEL CONTRATISTA

NOMBRE BENEFICIARIO: THE BEST EXPERIENCE IN TECHNOLOGY S.A. NIT.: 900.237.844-2 BANCO: Bancolombia TIPO DE CUENTA: AHORROS NUMERO DE CUENTA: 241-473148-56 El plazo de ejecución de este contrato será de treinta (30) días calendario, termino dentro del cual el contratista deberá hacer entrega a satisfacción de los entregables incluidos en el presente documento, sin perjuicio de las demás obligaciones contenidas en esta invitación y en el contrato. Pesos colombianos De conformidad con lo establecido en el Decreto 0734 de 2012, para cubrir cualquier hecho constitutivo de incumplimiento, EL CONTRATISTA se compromete a constituir a favor de la Unidad Administrativa Especial – Dirección Nacional de Derecho de Autor – Nit. 800.185.929-2, una garantía única de cumplimiento, la cual podrá consistir (i) una póliza de seguros (ii) la constitución de una fiducia mercantil en garantía, (iii) una garantía bancaria a primer requerimiento (iv) el depósito de dinero en garantía. Las garantías deberán ser otorgadas con sujeción a lo dispuesto para cada una de los amparos previstos en el Decreto 0734 de 2012, así: a. El cumplimiento de las obligaciones surgidas del contrato estatal y demás sanciones que se le impongan, de acuerdo con lo establecido en el artículo 5.1.4.2.3., del decreto 734 de 2012, por una cuantía equivalente al diez por ciento (10%)

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del valor total del contrato, con vigencia igual al plazo del contrato y un mes más que corresponde al periodo de garantía para el correcto funcionamiento de la implementación de office 365 en la DNDA. b. Calidad del Servicio. de acuerdo con lo establecido en el artículo 5.1.4.2.5., del decreto 734 de 2012, por una cuantía equivalente al veinte por ciento (20%) del valor total del contrato, y una vigencia igual a dos (2) meses contados a partir del recibo a satisfacción del servicio por parte de la DNDA. Obligaciones del contratista: 

OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA

Generales: a. Obrar con lealtad, responsabilidad y buena fe durante la ejecución del contrato. b. Cumplir con el objeto y obligaciones del contrato, presentando los informes sobre el cumplimiento de éste al supervisor del contrato. c. Tener en cuenta las observaciones y recomendaciones que formule el supervisor del contrato. d. Pagar los impuestos si a ello diere lugar. e. Hacer todas las recomendaciones que considere necesarias en relación con el desarrollo y ejecución del contrato. f. Obrar con lealtad y buena fe en el desarrollo del contrato, evitando dilaciones innecesarias. g. No ofrecer ni dar sobornos ni ninguna otra forma de halago a ningún funcionario público, en relación con su propuesta, con el proceso de contratación, ni con la ejecución del contrato que pueda celebrarse como resultado de su propuesta. h. No efectuar acuerdos, o realizar actos o conductas que tengan por objeto o como efecto la colusión en el presente proceso de contratación. i. Dar cumplimiento al artículo 50 de la Ley 789 de 2002 y al artículo 23 de la Ley 1150 de 2007. j. Mantener indemne a la entidad frente a reclamaciones judiciales y extrajudiciales por los daños y perjuicios que se deriven de los actos, omisiones o hechos ocasionados por las personas que sean sub-contratistas o dependan del

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contratista. k. Satisfacer las demás obligaciones a su cargo que se deriven de la naturaleza del contrato y de las exigencias legales. l. Mantener estricta reserva y confidencialidad sobre la información que conozca por causa o con ocasión del contrato. m. Ejecutar las medidas especiales de control que le imparta el supervisor del contrato designado por la Dirección Nacional de Derecho de Autor y a desempeñar las demás actividades que sean necesarias para lograr un total y adecuado cumplimiento de sus obligaciones aunque no estén específicamente señaladas. n. Dar estricto cumplimiento a los términos pactados en el contrato. o. Cumplir con las especificaciones técnicas de la propuesta. p. Informar oportunamente y por escrito al contratante, a través del supervisor del contrato, los inconvenientes que afecten la ejecución del contrato. q. Cumplir con los requisitos de ley sobre la inscripción y vinculación permanente de sus empleados durante la ejecución del contrato, a los sistemas de Seguridad Social, Salud, Pensión y Riesgos Profesionales, de conformidad con lo establecido en la Ley 100 de 1993, Decreto 1703 de 2002, Decreto 2800 de 2003 y Ley 828 de 2003. r. Será por cuenta del contratista todos los salarios y prestaciones del personal a su servicio. s. Responder ante terceros por los daños que se ocasionen y que provengan por causas que le sean imputables. t. Las demás contenidas en la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, y normas concordantes vigentes que sean aplicables, y aquellas obligaciones que se desprendan de la naturaleza contractual.  Específicas: Además de las contenidas en la Ley y las que se desprendan de la naturaleza del contrato, el proveedor deberá cumplir con las siguientes obligaciones: T:\2013\E-4 Compras\E-4.5 Mínima Cuantía\E-4.5.2Servicios\INV Implement 365 Oct 15-13\14 Aceptación oferta office 365 Oct 22-13.docx

1. Creación e implementación del Directorio Activo de la entidad con políticas de seguridad. 2. Migración de equipos al nuevo sistema de Directorio Activo y dominio de la Entidad creado (60 equipos incluidos portátiles). 3. Configuración de Office 365 por usuario con servicios de correo electrónico, mensajería instantánea, presencia, data compartida y perfil por usuario de SharePoint. 4. Configurar el WSUS. 5. La configuración del DHCP conforme a los nuevos parámetros. 6. La unificación de dominios de la DNDA. 7. La configuración de la federación de cuentas y DirSync del Dominio de la DNDA con el servicio de Office 365 de manera que permita realizar la sincronización de las credenciales del directorio activo con el servicio de Office 365 para las sesenta (60) licencias adquiridas. (Entre otros debe incluir servicios de correo electrónico, mensajería instantánea, presencia, data compartida y perfil por usuario de SharePoint). 8. Realizar la federación configuración de usuarios en Lync Online. 9. La migración de las cuentas de correo de los usuarios de la entidad. 10. La migración de todo el File Server (Conocido como Tablas de retención y públicas) al sistema de SharePoint Online y configuración de niveles de acceso al mismo a los usuarios. 11. La configuración de los controles de acceso a la información del File Server conforme a las políticas pertinentes y usuarios del Directorio Activo. 12. La configuración de DNS y migración del dominio a la plataforma. 13. Realizar la configuración y ajustes de usuarios de Exchange Online acorde con la configuración del servicio del DNS. 14. Realizar la activación de buzones en la plataforma Exchange Online. 15. Configuración básico del sitio de la DNDA (Main Team Site) en SharePoint Online con el logo institucional. 16. Realizar el diseño personalizado con base en la T:\2013\E-4 Compras\E-4.5 Mínima Cuantía\E-4.5.2Servicios\INV Implement 365 Oct 15-13\14 Aceptación oferta office 365 Oct 22-13.docx

PUBLICACIONES

INDEMNIDAD

siguiente intranet: (http:/201.234.79.35/nueva intranet/default.asp) la cual corresponde a la DNDA y debe vincularse con los servicios y File Server institucional de manera que permita el acceso a los archivos de gestión ubicados en las Tablas de Retención. 17. Configuración del repositorio para migrar los archivos que actualmente residen en el servidor de archivos de la Entidad, incluida la definición de niveles de control de acceso de usuario a la información conforme los grupos aprobados por la Entidad para el acceso a información correspondiente. 18. Capacitación mínimo de 6 horas para usuarios administradores sobre la consola de gestión de O365 y cada una de sus herramientas, incluyendo solución de incidentes de usuario final así: 19. Administración general de O365. 20. Gestión y administración de Exchange Online, Forefront y Lync Online. 21. Gestión y administración de Sharepoint Online. 22. Gestión de incidentes Exchange Online y Lync Online. 23. Gestión de incidentes Sharepoint Online. 24. Configuración de correo electrónico en dispositivos móviles, uno de cada tipo: Blackberry, IPhone 4 y 5, Ipad, Tableta y Android. 25. Capacitación de mínimo 1 hora para usuarios finales sobre el manejo de la herramienta para optimizar su uso después de implementado el sistema. 4 grupos de 15 personas sobre nuevas funcionalidades en Office 365. 26. Brindar soporte sobre la solución implementada durante un (1) mes calendario luego de terminada las actividades de implementación y configuración. El presente documento se publica en el SECOP y en la página web de la Entidad de conformidad con la ley 1150 de 2007 y Decreto 0734 de 2012. Con la publicación de la comunicación de aceptación en el SECOP, el proponente seleccionado quedará informado de la aceptación de su oferta. El futuro contratista, se obliga a mantener indemne a la DNDA de toda reclamación, demanda, acciones

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legales o similares, originadas en reclamaciones de terceros, que tengan como causa toda acción u omisión del contratista, subcontratista o dependientes a su cargo y que con ellas haya ocasionado daños, lesiones y/o perjuicios a terceros durante la ejecución del contrato, de conformidad con el Decreto 931 de marzo 18 de 2009. NOTA. Los estudios previos, la oferta económica, especificaciones técnicas y demás documentos del proceso hacen parte integral de la presente aceptación de la oferta. Cordialmente, DOCUMENTO ORIGINAL FIRMADO POR EL SUSCRITO GIANCARLO MARCENARO JIMÉNEZ Director General

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