CONTROL Y MONITOREO DE INDICADORES DE CALIDAD

CONTROL Y MONITOREO DE INDICADORES DE CALIDAD ELABORACIÓN Elaborado por: Henry Giraldo Gallego Cargo: Profesional Universitario REVISIÓN Revisado po

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CONTROL Y MONITOREO DE INDICADORES DE CALIDAD

ELABORACIÓN Elaborado por: Henry Giraldo Gallego Cargo: Profesional Universitario

REVISIÓN Revisado por: Angela Viviana Echeverry Díaz Cargo: Asesor

APROBACIÓN Aprobado por: Armando Rodríguez Jaramillo Cargo: Secretario de Despacho

PROCEDIMIENTO

Control y monitoreo de indicadores de calidad

Código: P-PLA-63 Versión: 04 Fecha: 07/06/2011 Página 2 de 7

TABLA DE CONTENIDO 1. OBJETO............................................................................................................ 3 2. ALCANCE ......................................................................................................... 3 3. DEFINICIONES................................................................................................. 3 4. NORMATIVIDAD............................................................................................... 4 5. CONDICIONES GENERALES .......................................................................... 4 6. CONTENIDO..................................................................................................... 6 7. REGISTROS DE CALIDAD............................................................................... 7 8. DOCUMENTOS DE REFERENCIA .................................................................. 7 9. ANEXOS ............................................................................................................ 7

PROCEDIMIENTO

Control y monitoreo de indicadores de calidad

Código: P-PLA-63 Versión: 04 Fecha: 07/06/2011 Página 3 de 7

1. OBJETO Este procedimiento tiene por objeto el control y monitoreo de los indicadores de manera permanente y suministrar la información en los términos definidos por la entidad. 2. ALCANCE Este procedimiento aplica para la elaboración, control, evaluación y presentación de los indicadores por Objetivos de Calidad. Incluye la participación directa de la Secretaría de Planeación y Planificación. 3. DEFINICIONES 3.1 EVALUACION Señalamiento, estimativo, apreciación, cálculo del valor de una acción o cosa. Medición dentro de términos previstos del desarrollo o resultado de una operación. Examen analítico y crítico del Sistema de Control Interno orientado a prevenir, subsanar u obviar fallas en el proceso. 3.2 INDICADOR Se caracteriza porque no se refiere al proceso mismo sino al resultado cuando se compara con una meta establecida previamente. Se expresa generalmente en términos porcentuales y pueden medir variaciones con relación a una meta propuesta o establecer tendencias de un proceso determinado. Expresa relación de causa - efecto y por ello es elemento fundamental para la toma de decisiones. 3.3 META Sumatoria de objetivos orientados dentro de un esquema de planeación. Permite precisar el alcance del objetivo. Son la expresión tangible de un objetivo en términos cuantitativos y cualitativos.

PROCEDIMIENTO

Control y monitoreo de indicadores de calidad

Código: P-PLA-63 Versión: 04 Fecha: 07/06/2011 Página 4 de 7

3.4 OBJETIVO Resultado que la Entidad aspira lograr a través del cabal discernimiento de su misión. Es una descripción de resultados que deben ser alcanzados. Finalidad a la que se orientan las acciones de un plan, programa, subprograma o proyecto. El objetivo debe ser de amplio alcance organizacional, enfocado a lograr resultados realistas y posibles. Debe ser un reto, claro y definido, en el corto, mediano y largo plazo y tener capacidad para ser priorizado. Los objetivos deben ser comprendidos por todos los miembros del grupo de quienes se espera contribuyan a lograrlos. Define lo que se pretende hacer. Están directamente relacionados con la misión, visión y valores. 3.5 UNIDAD ADMINISTRATIVA Corresponde a la denominación general que se le da a las diferentes dependencias jerárquicas en que se distribuye la estructura organizacional de la Entidad: Despacho del Gobernador, Oficina y Secretarías de Despacho. 4. NORMATIVIDAD -

NTCGP 1000:2009

5. CONDICIONES GENERALES 5.1 CLASIFICACIÓN PROCESO: Gestión de la Planeación y la Planificación. SUBPROCESO: Desarrollo Organizacional. 5.2. INTERRELACIONES PROVEEDOR: Todos los procesos. CLIENTE: Todos los procesos, Comunidad, Entidades Públicas Nacionales y Territoriales. 5.3 RIESGOS Y CONTROLES

PROCEDIMIENTO

Control y monitoreo de indicadores de calidad

Código: P-PLA-63 Versión: 04 Fecha: 07/06/2011 Página 5 de 7

5.3.1 Riesgos No contar con información veraz para la medición de los indicadores por objetivo de Calidad. 5.3.2 Puntos de control Coordinación entre la Secretaría de Planeación y Planificación y las dependencias para el suministro veraz y oportuno de la información que permita la medición de los indicadores. (Actividad 2)

PROCEDIMIENTO

Control y monitoreo de indicadores de calidad

Código: P-PLA-63 Versión: 04 Fecha: 07/06/2011 Página 6 de 7

6. CONTENIDO No.

DESCRIPCIÓN

1

Solicitar a cada una de las dependencias el suministro de información necesaria para el seguimiento y medición de los indicadores de calidad previstos en el Manual MDAP-01.

2

3

4

Realizar la medición de los indicadores por cada objetivo de calidad.

PRODUCTO

TIEMPO

Revisión de indicadores

Continuo

Medición de Indicadores

Continuo

Elaborar el informe para el Representante por la Dirección con los resultados consolidados de la Informe medición de indicadores medición de indicadores Plantear propuestas para la modificación de los indicadores por objetivo de calidad cuando se considere pertinente.

RESPONSABLE

Propuestas realizadas

Coordinador del SIGA Anual

Continuo

PROCEDIMIENTO

Control y monitoreo de indicadores de calidad

Código: P-PLA-63 Versión: 04 Fecha: 07/06/2011 Página 7 de 7

7. REGISTROS DE CALIDAD IDENTIFICACIÓN

ALMACENAMIENTO Y RECUPERACIÓN

Código

Nombre

Recolección

Indización

Clasificación

LM-PLA-06

Listado Maestro de Indicadores Informe y Acta Revisión por la Dirección

Coordinador del SIGA

Carpeta - Base de Datos

Consecutivo

Coordinador del SIGA

Carpeta

Consecutivo

F-PLA-21

DISPOSICIÓN FINAL

ACCESO

CONSERVACIÓN

Personal Autorizado Secretaría de Planeación y Planificación Secretaría de Planeación y Planificación

Tiempo de Retención 2 años

Archivo Central

2 años

Archivo Central

8. DOCUMENTOS DE REFERENCIA 8.1 M-PLA-01 Manual de Calidad. 9. ANEXOS 9.1 LM-PLA-06 Listado Maestro de Indicadores 9.2 F-PLA-21 Informe y Acta de Revisión por la Dirección

Método

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