APROBACIÓN Aprobado por: Armando Rodríguez Jaramillo Cargo: Secretario de Despacho
PROCEDIMIENTO
Control y monitoreo de indicadores de calidad
Código: P-PLA-63 Versión: 04 Fecha: 07/06/2011 Página 2 de 7
TABLA DE CONTENIDO 1. OBJETO............................................................................................................ 3 2. ALCANCE ......................................................................................................... 3 3. DEFINICIONES................................................................................................. 3 4. NORMATIVIDAD............................................................................................... 4 5. CONDICIONES GENERALES .......................................................................... 4 6. CONTENIDO..................................................................................................... 6 7. REGISTROS DE CALIDAD............................................................................... 7 8. DOCUMENTOS DE REFERENCIA .................................................................. 7 9. ANEXOS ............................................................................................................ 7
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Control y monitoreo de indicadores de calidad
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1. OBJETO Este procedimiento tiene por objeto el control y monitoreo de los indicadores de manera permanente y suministrar la información en los términos definidos por la entidad. 2. ALCANCE Este procedimiento aplica para la elaboración, control, evaluación y presentación de los indicadores por Objetivos de Calidad. Incluye la participación directa de la Secretaría de Planeación y Planificación. 3. DEFINICIONES 3.1 EVALUACION Señalamiento, estimativo, apreciación, cálculo del valor de una acción o cosa. Medición dentro de términos previstos del desarrollo o resultado de una operación. Examen analítico y crítico del Sistema de Control Interno orientado a prevenir, subsanar u obviar fallas en el proceso. 3.2 INDICADOR Se caracteriza porque no se refiere al proceso mismo sino al resultado cuando se compara con una meta establecida previamente. Se expresa generalmente en términos porcentuales y pueden medir variaciones con relación a una meta propuesta o establecer tendencias de un proceso determinado. Expresa relación de causa - efecto y por ello es elemento fundamental para la toma de decisiones. 3.3 META Sumatoria de objetivos orientados dentro de un esquema de planeación. Permite precisar el alcance del objetivo. Son la expresión tangible de un objetivo en términos cuantitativos y cualitativos.
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3.4 OBJETIVO Resultado que la Entidad aspira lograr a través del cabal discernimiento de su misión. Es una descripción de resultados que deben ser alcanzados. Finalidad a la que se orientan las acciones de un plan, programa, subprograma o proyecto. El objetivo debe ser de amplio alcance organizacional, enfocado a lograr resultados realistas y posibles. Debe ser un reto, claro y definido, en el corto, mediano y largo plazo y tener capacidad para ser priorizado. Los objetivos deben ser comprendidos por todos los miembros del grupo de quienes se espera contribuyan a lograrlos. Define lo que se pretende hacer. Están directamente relacionados con la misión, visión y valores. 3.5 UNIDAD ADMINISTRATIVA Corresponde a la denominación general que se le da a las diferentes dependencias jerárquicas en que se distribuye la estructura organizacional de la Entidad: Despacho del Gobernador, Oficina y Secretarías de Despacho. 4. NORMATIVIDAD -
NTCGP 1000:2009
5. CONDICIONES GENERALES 5.1 CLASIFICACIÓN PROCESO: Gestión de la Planeación y la Planificación. SUBPROCESO: Desarrollo Organizacional. 5.2. INTERRELACIONES PROVEEDOR: Todos los procesos. CLIENTE: Todos los procesos, Comunidad, Entidades Públicas Nacionales y Territoriales. 5.3 RIESGOS Y CONTROLES
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5.3.1 Riesgos No contar con información veraz para la medición de los indicadores por objetivo de Calidad. 5.3.2 Puntos de control Coordinación entre la Secretaría de Planeación y Planificación y las dependencias para el suministro veraz y oportuno de la información que permita la medición de los indicadores. (Actividad 2)
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6. CONTENIDO No.
DESCRIPCIÓN
1
Solicitar a cada una de las dependencias el suministro de información necesaria para el seguimiento y medición de los indicadores de calidad previstos en el Manual MDAP-01.
2
3
4
Realizar la medición de los indicadores por cada objetivo de calidad.
PRODUCTO
TIEMPO
Revisión de indicadores
Continuo
Medición de Indicadores
Continuo
Elaborar el informe para el Representante por la Dirección con los resultados consolidados de la Informe medición de indicadores medición de indicadores Plantear propuestas para la modificación de los indicadores por objetivo de calidad cuando se considere pertinente.
RESPONSABLE
Propuestas realizadas
Coordinador del SIGA Anual
Continuo
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7. REGISTROS DE CALIDAD IDENTIFICACIÓN
ALMACENAMIENTO Y RECUPERACIÓN
Código
Nombre
Recolección
Indización
Clasificación
LM-PLA-06
Listado Maestro de Indicadores Informe y Acta Revisión por la Dirección
Coordinador del SIGA
Carpeta - Base de Datos
Consecutivo
Coordinador del SIGA
Carpeta
Consecutivo
F-PLA-21
DISPOSICIÓN FINAL
ACCESO
CONSERVACIÓN
Personal Autorizado Secretaría de Planeación y Planificación Secretaría de Planeación y Planificación
Tiempo de Retención 2 años
Archivo Central
2 años
Archivo Central
8. DOCUMENTOS DE REFERENCIA 8.1 M-PLA-01 Manual de Calidad. 9. ANEXOS 9.1 LM-PLA-06 Listado Maestro de Indicadores 9.2 F-PLA-21 Informe y Acta de Revisión por la Dirección