COOPERATIVA DE AHORRO Y CREDITO TRABAJADORES DEL IRHE, R.L. (COOTIRHE)

REGLAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA JUNTA DE DIRECTORES

MCMXCVIII

REGLAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA JUNTA DE DIRECTORES DE LA COOPERATIVA DE AHORRO Y CREDITO TRABAJADORES DEL INSTITUTO DE RECURSOS HIDRAULICOS Y ELECTRIFICACION, R.L. (COOTIRHE, R.L.)

INDICE Página Capítulo I. Disposiciones Generales.....................................................................3 Capítulo II. Funciones............................................................................................4 Capítulo III. Reuniones............................................................................................8 Capítulo IV. Votaciones.........................................................................................11 Capítulo V. Quórum..............................................................................................12 Capítulo VI. Enmiendas.........................................................................................12 Capítulo VII. Interpretaciones y controversias........................................................12 Capítulo VIII. Disposiciones Finales........................................................................13

Reglamento Administrativo - Junta de Directores. COOTIRHE, R.L.

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REGLAMENTO ADMINISTRATIVO CAPITULO I DISPOSICIONES GENERALES Artículo 1: El presente Reglamento Administrativo de la Junta de Directores (de aquí en adelante llamado “Reglamento “) se adopta en aplicación del Artículo 41, acápite k, del Estatuto de la COOPERATIVA DE AHORRO Y CREDITO TRABAJADORES DEL INSTITUTO DE RECURSOS HIDRAULICOS Y ELECTRIFICACION, R.L. (COOTIRHE) y queda subordinado a las disposiciones de ese Estatuto. En caso de conflicto entre una de sus disposiciones y alguna disposición del Estatuto de COOTIRHE, será este último el que prevalezca. Artículo 2: La Junta de Directores es el órgano encargado de la dirección y administración de la Cooperativa. Fijará las políticas generales para el cumplimiento del objeto social y velará por la ejecución de los planes acordados por la Asamblea. (Art. 39 del Estatuto). Artículo 3: La Junta de Directores estará integrada por siete (7) Miembros Principales y tres (3) Suplentes, elegidos en Asamblea. Artículo 4: Los cargos de la Junta de Directores son: Presidente, Vicepresidente, Secretario, Tesorero, Tres Vocales y Tres Suplentes. a) La designación de los cargos de la Junta de Directores, la llevarán a cabo los miembros de dicha Junta dentro de los cinco (5) días siguientes a la elección e inmediatamente lo comunicarán al IPACOOP y a la Federación a la cual estén afiliados. Artículo 5: La asignación de los cargos dentro de la Junta de Directores se hará por mayoría simple de los votos emitidos en favor y en contra. Para que se pueda realizar esta asignación de cargos deberán estar presentes en la reunión la totalidad de los Miembros Principales de la Junta de Directores. Artículo 6: Cada cargo se votará separadamente. Primero se postulará y se votará para el cargo de Presidente. Luego por el de Vicepresidente. Seguidamente por el de Secretario, y finalmente, por el Tesorero. Serán Vocales los Miembros Principales que no hayan sido elegidos para ocupar alguno de los cargos anteriores. Al finalizar la elección de los cargos, el Presidente saliente juramentará a la nueva Junta de Directores. Artículo 7: Los Miembros de la Junta de Directores sólo podrán ocupar el mismo cargo por dos años dentro del período trienal para el cual fueron electos por la Asamblea.

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CAPITULO II FUNCIONES Artículo 8: Son funciones de la Junta de Directores: a) Aprobar o improbar la solicitud de personas que deseen ingresar a la Cooperativa y reglamentar los retiros de las aportaciones y su transferencia a otras cuentas. b) Decidir sobre la renuncia y expulsión de los asociados. c) Nombrar al Gerente o revocar su nombramiento. De igual manera, al personal técnico y de asesoría; fijar sus deberes y remuneración. d) Obtener fianza de fidelidad adecuada para los miembros directivos y demás personal que tenga a su cuidado el manejo de fondos y valores de la Cooperativa. e) Elaborar el presupuesto de ingresos, gastos e inversiones para la consideración y aprobación de la Asamblea. f) Establecer el sistema de contabilidad y determinar los Estados Financieros que se tengan que presentar, según los lineamientos sugeridos por el IPACOOP. g) Analizar, periódicamente la situación financiera de la Cooperativa y al final del Ejercicio Socioeconómico, proponer a la Asamblea la distribución que se hará de los excedentes. h) Delegar, en uno de sus miembros, o en el Gerente, el ejercicio de las funciones que no sean incompatibles con su posición. i) Mantener al día los libros sociales y contables exigidos por la Ley a las asociaciones cooperativas. j) Nombrar comisiones para desempeñar funciones especiales. k) Reglamentar todo lo concerniente a sus operaciones y funcionamiento interno. l) Contratar préstamos para la cooperativa, previa autorización de la Asamblea. m) Aprobar, previamente, los gastos reembolsables en que incurran los miembros de cualquier junta o comité de apoyo en el desempeño de sus funciones. n) Presentar anualmente al IPACOOP, sus Estados Financieros dentro de los noventa (90) días siguientes al cierre del Ejercicio Socioeconómico. o) Presentar, ante la Asamblea, un informe de sus actividades durante el Ejercicio Socioeconómico. p) Determinar y autorizar los gastos administrativos de la asociación cooperativa, previa autorización de la Asamblea. q) Establecer lazos sociales y económicos con otras cooperativas e intercambiar experiencias en beneficio mutuo. r) Realizar actividades comerciales con terceros, la Junta de Directores reglamentará estas actividades.

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s) Considerar los problemas de la Cooperativa y de sus asociados y hacer recomendaciones a la Asamblea para que tome la decisión final. t) Presentar a la Asamblea las modificaciones al Estatuto. u) Determinar las políticas de incentivos a los asociados, así como la política económica de la empresa. v) Nombrar a los miembros del Comités de Educación y demás comités de colaboración. w) Hacer todo lo que juzgue conveniente para bien de la Cooperativa, que no sea contrario a la Ley, al Reglamento o al Estatuto. Artículo 9: Son funciones del Presidente: a) Cumplir y hacer cumplir el Estatuto y velar por la buena administración de la Cooperativa. b) Convocar las reuniones de la Asamblea, la de la Junta de Directores y presidirlas. Fijar la hora, fecha y lugar de las reuniones ordinarias y extraordinarias de esta Junta. c) Firmar todos los documentos y actas conjuntamente con el Secretario y cuando el caso lo requiera con el Tesorero o el Gerente. d) Presentar a la Asamblea el informe Anual de la Junta de Directores. e) Emitir el voto decisivo en caso de empate. f) Cumplir cualquier función encomendada por la Asamblea o la Junta de Directores. g) Delegar los poderes necesarios al Gerente, previa autorización de la Junta de Directores. h) Tomar disposiciones, en nombre de la Junta de Directores de acuerdo con las normas de este Reglamento, la Ley y el Estatuto de la Cooperativa, sobre cualquier recomendación de un Comité Comisión y la Gerencia, cuando estime que el interés de la Cooperativa exige que dichas disposiciones no se aplacen hasta la próxima reunión de la Junta de Directores. No obstante, deberá informar en la próxima reunión las decisiones o disposiciones tomadas. i) Cumplir en la forma más expedita posible las Resoluciones y Acuerdos aprobados por la Junta de Directores y la Asamblea. En el caso de que no se ejecute alguna Resolución o Acuerdo aprobado, deberá suministrar las explicaciones adecuadas al pleno de la Junta de Directores. Ésta decidirá sobre las medidas a tomar en este caso. j) Desempeñar otras funciones según lo dispone el Estatuto y las que le asigne la Junta de Directores.

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Artículo 10: Son funciones del Vicepresidente: a) Remplazar al Presidente en sus ausencias temporales y ejercerá sus funciones. b) Desempeñar otras funciones según lo dispone el Estatuto y las que le asigne la Junta de Directores. Artículo 11: Son funciones del Secretario: a) Despachar toda la correspondencia y organizar los archivos de la Junta de Directores. b) Confeccionar todas las actas de las reuniones de la Junta de Directores y de la Asamblea de la Cooperativa y presentarlas en las reuniones subsiguientes de estos órganos para su aprobación y transcribirlas en los libros habilitados para tal fin. c) Tanscribir las resoluciones y acuerdos aprobados por la Junta de Directores o por la Asamblea en los libros correspondientes. d) Firmar, conjuntamente, con el Presidente, las actas y demás documentos que sean de su competencia. e) Remitir al IPACOOP todas las actas de la Asamblea y de distribución de Cargos e informes dentro de los treinta (30) días siguiente a su elección. f) Suministrar copias a los Miembros Principales de la Junta de Directores y de cualquier documento que repose en los archivos de la Secretaría y que sea requerido por éstos, previa solicitud efectuada por escrito. g) Redactar el Orden del Día Provisional de las reuniones de la Junta de Directores según lo dispuesto sobre este particular en este Reglamento y entregado al Gerente para su distribución a los Miembros Principales de la Junta de Directores. h) Desempeñar otras funciones según lo dispone el Estatuto y las que le asigne la Junta de Directores. Artículo 12: Son funciones del Tesorero:. a) Revisar todos los informes financieros de la Cooperativa y presentar sus observaciones o recomendaciones a la Junta de Directores.

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b) Presentar ante la Junta de Directores el proyecto de presupuesto de Ingresos, Gastos e Inversiones para su discusión y aprobación. c) Presentar y sustentar el proyecto de presupuesto en la reunión anual de la Asamblea. d) Desempeñar otras funciones según lo dispone el Estatuto y las que le asigne la Junta de Directores. Artículo 13: Son funciones de los Vocales: a) Asistir al Secretario de la Junta de Directores en el desempeño de sus funciones. b) Ser miembro activo del Comité de Educación, o, c) Ser miembro activo del Comité de Previsión Social. d) Desempeñar otras funciones según el Estatuto y las que le asigne la Junta de Directores. Parágrafo: La Junta de Directores, en una de sus primeras reuniones del nuevo ejercicio social, decidirá sobre el Comité en que ha de ubicarse cada Vocal. Artículo 14: Son funciones de los Suplentes: a) Llenar las ausencias temporales o absolutas que se produzcan en la Junta de Directores. Estas ausencias se llenarán con el primer, segundo o tercer suplente, en el mismo orden, según sea el caso. b) En el caso de ausencia absoluta, los Suplentes reemplazarán a los titulares por el resto del período del Directivo saliente. c) Ser miembro activo del Comité de Educación, o, d) Ser miembro activo del Comité de Previsión Social. Parágrafo: La Junta de Directores, en una de sus primeras reuniones del nuevo ejercicio social, decidirá sobre el Comité en que ha de ubicarse cada Suplente.

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CAPITULO III REUNIONES Artículo 15: El calendario de reuniones será establecido por la Junta de Directores durante la primera reunión del nuevo ejercicio social, inmediatamente después de la asignación de cargos de la nueva Junta. Artículo 16: La Junta de Directores se reunirá con la frecuencia que los intereses de la Cooperativa requiera, pero no menos de dos veces al mes. Sin embargo, el Presidente podrá, cuando lo considere conveniente, cancelar la celebración de una de las reuniones del mes. Las reuniones serán convocadas por el Presidente, o en su defecto, por el Vicepresidente o por Tres (3) miembros de dicha Junta. (Art. 44 del Estatuto). Artículo 17: La segunda reunión ordinaria del mes se dedicará principalmente a analizar la situación financiera de la Cooperativa. (Art. 41, acápite g, del Estatuto). Artículo 18: Toda reunión de la Junta de Directores deberá ir precedida por la distribución del Orden del Día Provisional y de cualquier otro documento que vaya a discutirse en la reunión. Artículo 19: En el Orden del Día Provisional se detallarán los temas a tratar en la reunión. Artículo 20: En la preparación del Orden del Día Provisional podrán participar todos los miembros Principales que así lo deseen. No obstante, su redacción correrá a cargo del Presidente y Secretario. Artículo 21: Todo punto propuesto por un miembro Principal para su inclusión en el Orden del Día Provisional deberá ser incluido en éste, para lo cual comunicará sus puntos de interés a la Secretaria de la Junta de Directores. Artículo 22: Si el tiempo no alcanzase para discutir todos los puntos del Orden del Día, se continuará la discusión de la reunión en fecha posterior respetando el orden de los puntos tal como aparecían en el orden del día aprobado. Artículo 23: La duración de una sesión ordinaria de la Junta de Directores en ningún caso tendrá una duración menos de dos horas. Artículo 24: El presidente sólo podrá declarar cerrada la sesión si se han agotado todos los puntos del Orden del Día; si la Junta de Directores ha tomado tal decisión, o por ruptura del quórum. Artículo 25: Una vez agotado los puntos a tratar en una reunión, el Presidente deberá avisar que se va a cerrar la sesión y conceder una última oportunidad a los

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Miembros Principales individualmente, para que puedan expresar cualquier observación final. Artículo 26: Las intervenciones de los Miembros Principales con inclusión del Presidente, no excederán de 10 minutos, y en ningún caso podrán ser interrumpidos, a menos que se trate de una cuestión de Orden. El Presidente decidirá si se admite o no la cuestión de Orden. Artículo 27: Todas las Resoluciones y Acuerdos constarán en un Acta que levantará el Secretario. Ësta deberá ser aprobada por la Junta de Directores en la próxima reunión y debidamente firmada por el Presidente y el Secretario. Artículo 28: La participación en las reuniones de la Junta de Directores se reserva exclusivamente a los Miembros Principales hábiles, salvo lo dispuesto en el Artículo 29 de este Reglamento. Artículo 29: La Junta de Directores en pleno podrá, previo acuerdo, invitar a cualquier asociado a una reunión de la Junta de Directores. También podrá invitar a un no asociado, siempre y cuando se haya de tratar algún tema que requiera de esta presencia. El invitado, podrá participar en los debates sobre el asunto para el cual fue invitado, pero no tendrá derecho a voto. Una vez que se haya agotado el tema que motivó la invitación, el invitado deberá retirarse antes de que pueda continuar la sesión. Artículo 30: Los miembros de la Junta de Vigilancia, del Comité de Crédito, de Educación y otros Comités, pueden asistir a estas reuniones cuando así lo estime conveniente la Junta de Directores y tendrán derecho a voz. Artículo 31: Los miembros de la Junta de Directores que no asistan, a tres (3) reuniones consecutivas o a cuatro (4) alternas en el curso de un año, sin justificación pierden automáticamente su condición de tal. Artículo 32: Toda Resolución y Acuerdo de la Junta de Directores deberá ser numerada y se inscribirá en el Acta de la reunión en que fue adoptada. La Resolución o Acuerdo será un documento escrito que deberá ser refrendado por el Presidente y el Secretario de la Junta de Directores. Artículo 33: Será responsabilidad de la Gerencia el archivo y custodia de los originales de las Resoluciones y Acuerdos aprobados. Artículo 34: E Presidente deberá ser ante todo un conciliador y moderador de los debates de la Junta. No deberá tratar de imponer su punto de vista sobre cualquier asunto en discusión. Deberá escuchar con atención y respeto los puntos de vista de todos los participantes en la reunión, y luego someter a votación el punto en discusión.

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Artículo 35: El Presidente podrá llamar al orden a un orador si sus observaciones no se relacionan con el tema que se discute. Artículo 36: Además de los poderes que se le confieren en virtud de otras disposiciones del Reglamento, el Presidente abrirá y levantará las sesiones, dirigirá los debates, velará por la observancia de las disposiciones del Estatuto de la Cooperativa y del Reglamento aplicables a la Junta de Directores, concederá la palabra, someterá a votación los asuntos y proclamará las decisiones tomadas. El Presidente dirigirá las deliberaciones y mantendrá el orden en todas las sesiones. Decidirá las cuestiones de orden y, sobre todo, podrá proponer el cierre de los debates, o el cierre o la suspensión de una sesión. Artículo 37: El Presidente decidirá inmediatamente, en cumplimiento al presente Reglamento, sobre cualquier cuestión de orden presentada por un Miembro Principal. Esta decisión podrá ser apelada por el que presentó la cuestión de orden. En la discusión sobre una apelación sólo podrán intervenir el que presentó la apelación y el Presidente. Si se mantiene la apelación habrá que someterla inmediatamente a votación y la decisión del Presidente prevalecerá a menos que haya sido revocada por una mayoría de votos de los miembros de la Junta. Artículo 38: Ni el que presentó una cuestión de orden, ni ninguna otra persona podrá tomar la palabra sobre el fondo del asunto que se esté discutiendo hasta que se haya adoptado una decisión sobre la cuestión de orden. Artículo 39: Durante el debate sobre un punto del orden del día, se podrán presentar propuestas o enmiendas relacionadas con el asunto que se esté discutiendo. Artículo 40: Las propuestas se discutirán y someterán a votación en el orden en que se hayan presentado. Artículo 41: Cuando se presenten dos o más enmiendas a una propuesta o a una enmienda, se abrirá el debate y se votará en el orden que se hayan presentado. Artículo 42: El que haya presentado una propuesta o una enmienda podrá retirarla a no ser que se esté discutiendo o se haya adoptado una enmienda a dicha propuesta o enmienda. Artículo 43: Cualquier Miembro Principal podrá proponer, que se suspenda o se cierre la sesión. Tales mociones se pondrán inmediatamente a votación, sin debate, a reserva de lo dispuesto en el Artículo 46 de este Reglamento. Artículo 44: Durante la discusión de un asunto, cualquier Miembro Principal podrá proponer que se suspenda el debate hasta una fecha determinada. Estas propuestas serán inmediatamente sometidas a votación, sin debate, a reserva de lo dispuesto en el Artículo 46 de este Reglamento. Reglamento Administrativo - Junta de Directores. COOTIRHE, R.L.

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Artículo 45: Cualquier Miembro Principal podrá proponer que se cierre el debate sobre un asunto, aún cuando otro Miembro Principal haya manifestado su deseo de hablar. Si se pide la palabra para oponerse al cierre del debate, podrá ser concedida cuando más a dos oradores, después de lo cual la moción será sometida inmediatamente a votación, a reserva de lo dispuesto en el Artículo 46 de este Reglamento. Artículo 46: A reserva de lo dispuesto en el Artículo 37 de este Reglamento respecto de la cuestión de orden, las siguientes mociones tendrán preferencia, en el orden que a continuación se indica, sobre todas las demás mociones o propuestas presentadas: I. II. III. IV.

suspensión del debate sobre el tema que se esté discutiendo; cierre del debate sobre el tema que se esté discutiendo; suspensión de la sesión; cierre de la sesión;

Artículo 47: Después de que el Presidente haya anunciado que comienza la votación, nadie podrá interrumpirla, salvo para una cuestión de orden relativa a la forma en que se está efectuando la votación. Artículo 48: Un invitado podrá participar en un debate sobre un tema de común interés para la Cooperativa y la organización que represente. Ninguna propuesta, o enmienda de una propuesta, formulada por un invitado será tomada en consideración a menos que sea propuesta por un Miembro Principal. CAPITULO IV VOTACIONES Artículo 49: Las decisiones serán tomadas por mayoría de votos de los miembros de la Junta de Directores. El Presidente sólo podrá votar en caso de producirse un empate. (Art. 44 del Estatuto). Artículo 50: Sólo los Miembros Principales tendrán derecho a votar en las sesiones. La votación será nominal. Artículo 51: La votación de los Miembros Principales será a favor o en contra y el resultado de la votación se incluirá en el acta de la sesión. Artículo 52: Cualquier miembro de la Junta que desee salvar su responsabilidad pedirá que se haga constar su oposición a dicho acto, en el acta de la reunión respectiva.

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CAPITULO V QUORUM Artículo 53: En las sesiones de la Junta de Directores, el Quórum quedará constituido por la presencia de cuatro (4) Miembros Principales. Artículo 54: En caso de ausencia tanto del Presidente como del Vicepresidente, y habiendo, sin embargo, quórum, los miembros presentes elegirán de su seno un Director de la reunión. Este Director, que será escogido de entre los Miembros Principales presentes, ejercerá por el tiempo que dure la reunión, todas las funciones inherentes al cargo de Presidente de la Junta de Directores. CAPITULO VI ENMIENDAS Artículo 55: Las disposiciones de este Reglamento podrán ser modificadas por la Junta de Directores. Artículo 56: Toda propuesta de modificación de alguna de las disposiciones de este Reglamento deberá ser hecha por escrito por un Miembro Principal y presentada a la Secretaría de la Junta de Directores con una anticipación de, por lo menos, siete (7) días previos a la reunión ordinaria en que se desee que se discuta. La Secretaria incluirá la discusión de dicha propuesta en el Orden del Día Provisional de la reunión correspondiente y asegurará la distribución oportuna del documento que contiene la propuesta, en cumplimiento del Artículo 18 de este Reglamento. Artículo 57: Para que la propuesta de modificación pueda ser sometida a votación por la Junta de Directores, deberán estar presentes, en la sesión ordinaria en que se vaya a discutir esta propuesta de modificación, y al momento de votar, no menos de seis (6) Miembros Principales. Artículo 58: Las decisiones ulteriores de la Asamblea de COOTIRHE que se refieren a cuestiones tratadas en este Reglamento serán incorporadas en éste. CAPITULO VII INTERPRETACION Y CONTROVERSIAS Artículo 59: Toda cuestión o controversia sobre la interpretación o la aplicación del presente Reglamento que no pudiere ser resuelta por vía de negociación entre los Miembros Principales de la Junta de Directores, podrá pedir el nombramiento de una Junta Arbitral, para dirimir las diferencias que se suscitaren. Dicha Junta Arbitral estará compuesta de tres (3) personas de las cuales habrá un representante nombrado por cada parte y una tercera persona que escogerán estos representantes, quien será el arbitro. Las decisiones de dichas Juntas tendrán carácter obligatorio. Reglamento Administrativo - Junta de Directores. COOTIRHE, R.L.

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Sólo las diferencias relacionadas con los negocios de la cooperativa podrán ser consideradas por esta Junta Arbitral. CAPITULO VIII DISPOSICIONES FINALES Artículo 60: El presente Reglamento deroga en todas sus partes el Reglamento anterior. Artículo 61: Este Reglamento comenzará a regir desde su aprobación por la Junta de Directores. EN FE DE LO CUAL, los que suscriben, debidamente autorizados a tal efecto por la Asamblea y el Estatuto, han firmado el presente Reglamento. APROBADO Y REFRENDADO en Panamá el _____ de ____________de _____.

Presidente

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Secretaria

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