Coordinación de Comunicación Social e Imagen

MANUAL DE ORGANIZACIÓN

MANUAL DE ORGANIZACIÓN DE LA COORDINACIÓN DE COMUNICACIÓN SOCIAL E IMAGEN

Versión:01

Fecha de Validación: 26 de abril de 2013

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Coordinación de Comunicación Social e Imagen

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Coordinación de Comunicación Social e Imagen

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ÍNDICE CONTENIDO

PÁGINAS

I.

INTRODUCCIÓN

II.

OBJETIVO DEL MANUAL

III.

ANTECEDENTES

IV.

MARCO JURÍDICO

V.

ATRIBUCIONES

VI.

FILOSOFÍA

VII.

ESTRUCTURA ORGÁNICA

VIII.

ORGANIGRAMA

IX.

OBJETIVOS Y FUNCIONES

2 3 5 7 9

4. Coordinación de Comunicación Social e Imagen 4.1 Dirección de Comunicación Social 4.1.1

Departamento de Información

4.1.2

Departamento de Relaciones Públicas

4.2 Dirección de Imagen Institucional

X.

1

4.2.1

Departamento de Publicidad

4.2.2

Departamento de Enlaces Institucionales

4.2.3

Departamento de Diseño

4.2.4 4.2.5

Departamento Audiovisual Departamento de Estudios de Mercado

GLOSARIO DE TÉRMINOS

10 11 12 12 15 18 21 23 25 27 29 31 33 35

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I.

INTRODUCCIÓN

El presente Manual de Organización de la Coordinación de Comunicación Social e Imagen, es de observancia general, como un instrumento de información y consulta que describe los alcances de la Coordinación de Comunicación Social e Imagen; el objeto y atribuciones que tiene al interior de la Jefatura de Oficina del Gobernador; el objetivo general que le da razón de ser a las actividades que se realizan; la estructura orgánica y el organigrama, que representa jerárquicamente la forma en que está integrada y organizada la unidad administrativa; el objetivo y funciones de cada área que forman parte de esta Unidad; lo que permitirá identificar con claridad las funciones y responsabilidades de cada una de las áreas que la integran y evitar la duplicidad de funciones.

El artículo 19 de la Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado de Zacatecas, señala que: “El titular de cada dependencia o entidad expedirá y mantendrá actualizados los manuales de organización, de procedimientos y de servicios al público, los que deberán contener información sobre la estructura orgánica de la dependencia o entidad y las funciones de sus unidades administrativas, de conformidad con esta Ley. Los manuales de organización y sus modificaciones deberán publicarse en el Periódico Oficial, Órgano de Gobierno del Estado dentro de los quince días siguientes a su autorización”.

El citado documento deberá ser revisado periódicamente y, en su caso actualizado cuando exista alguna reforma en el Reglamento Interior de las Unidades Administrativas del Titular del Ejecutivo del Estado y/o en las actividades al interior de las áreas administrativas que signifiquen cambios en las atribuciones o en la estructura de la Coordinación de Comunicación Social e Imagen.

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II.

OBJETIVO DEL MANUAL

Ser un instrumento de consulta, orientación e información sobre la estructura orgánica de la Coordinación de Comunicación Social e Imagen, que define las funciones y delimita los niveles de comunicación, responsabilidad y autoridad, para optimizar la eficiencia y eficacia en el desempeño de sus atribuciones.

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III.

ANTECEDENTES

La comunicación y la imagen en los gobiernos constituyen un papel fundamental, ya que el manejo de la información se ha convertido en una herramienta de trabajo esencial y, sin duda alguna, la forma de comunicarse dentro de las organizaciones es clave para el funcionamiento de las mismas, sin embargo, los recursos tecnológicos conseguidos para comunicar no deben hacer olvidar los aspectos eminentemente humanos de las relaciones. Por lo anterior, se requiere el desarrollo de herramientas necesarias para darle a la Administración Pública Estatal el impulso en el desempeño de sus labores, mejorando así, la eficiencia y eficacia de su gestión. Es por ello, que a partir de la publicación en el Periódico Oficial de Gobierno del Estado, de la Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado de Zacatecas, decreto número 378 de fecha 4 de agosto de 2012, en su artículo 3° establece que el Titular del Ejecutivo contará con una Coordinación de Comunicación Social e Imagen, para coadyuvar al cumplimiento de las atribuciones y obligaciones; quedando abrogada la publicada el 30 de Diciembre de 2000. El 7 de febrero de 2004 se publica el Reglamento Interior de la Secretaría Particular del C. Gobernador del Estado de Zacatecas.

El 22 de noviembre de 2008, se publica el Reglamento Interior de la Secretaría Particular de la Gobernadora del Estado, quedando abrogado el publicado el 7 de febrero de 2004.

El 24 de junio de 2009 se publica en el Periódico Oficial, Órgano del Gobierno del Estado de Zacatecas, en su ejemplar número 50, Decreto Gubernativo que reforma y adiciona el Reglamento Interior de la Secretaría Particular de la Gobernadora del Estado. El 26 de febrero de 2011 se publica en el Periódico Oficial, Órgano del 3

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Gobierno del Estado de Zacatecas, el Reglamento Interior del Despacho del C. Gobernador, quedando abrogado el publicado en día 22 de noviembre del 2008, en suplemento 2 al número 94. El 5 de Enero de 2013 se publica en el Periódico Oficial, Órgano del Gobierno del Estado de Zacatecas, el Reglamento Interior de las Unidades Administrativas del Titular del Ejecutivo del Estado, quedando abrogado el publicado en día 26 de Febrero del 2011, en suplemento al número 17.

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IV.

MARCO JURÍDICO – ADMINISTRATIVO

DISPOSICIÓN CONSTITUCIONAL Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. Diario Oficial de la Federación. 5 de Febrero de 1917 y sus reformas.

Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Zacatecas. Periódico Oficial del Gobierno del Estado. 9 de Enero de 1918 y sus reformas.

LEYES Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado de Zacatecas. Periódico Oficial del Gobierno del Estado del 4 de Agosto del 2012.

Ley del Servicio Civil del Estado de Zacatecas. Periódico Oficial del Gobierno del Estado del 11 de Septiembre de 1996.

Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado y Municipios de Zacatecas. Periódico Oficial del Gobierno del Estado del 6 de Febrero del 2013.

Ley Federal del Trabajo. Diario Oficial de la Federación. 18-VIII-1931 y sus reformas.

Ley de Transparencia y Acceso o a la Información Pública del Estado de Zacatecas. Periódico Oficial del Gobierno del Estado del 29 de Junio del 2011.

Ley de Ingresos del Estado de Zacatecas. Periódico Oficial del Gobierno del Estado del 29 de Diciembre del 2012.

REGLAMENTOS Reglamento Interior de las Unidades Administrativas del

Titular del Ejecutivo del

Estado. Periódico oficial de Gobierno del Estado del 5 de Enero del 2013.

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OTROS Presupuesto de Egresos de Estado de Zacatecas. Periódico Oficial del Gobierno del Estado 29 de Diciembre del 2012.

Manual de Normas y Políticas del Ejercicio del Gasto. Periódico Oficial del Gobierno del Estado del 27 de Febrero del 2013.

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V.

ATRIBUCIONES

Son atribuciones de la Coordinación de Comunicación Social e Imagen las conferidas por el artículo 44 del Reglamento Interior de las Unidades Administrativas del Titular del Poder Ejecutivo. “… Artículo 44.- La Coordinación de Comunicación Social e Imagen tendrá las funciones siguientes:

I.

Diseñar y difundir un concepto de comunicación que propicie a la ciudadanía una imagen institucional de una administración pública estatal moderna, de calidad y transparente, acorde a los propósitos contenidos en el Plan Estatal de Desarrollo;

II.

Analizar la información que difunden los medios de comunicación, relativos al desempeño de la administración pública estatal, generando síntesis o reportes que serán entregados con oportunidad al Titular del Ejecutivo;

III.

Establecer en apoyo al Titular del Ejecutivo, relaciones institucionales y de respeto con los medios de comunicación, para favorecer las relaciones que entre estos surjan;

IV.

Coordinar con las unidades de la administración pública, las acciones de información, propaganda y publicidad, a fin de evitar su duplicidad, propiciando una comunicación de calidad con la ciudadanía;

V.

Procurar, en la actividad cotidiana de la comunicación social, la identidad e integración de las y los zacatecanos, fortaleciendo el carácter binacional de nuestra comunidad, así como promover los valores de equidad y transparencia que orientan la actividad de la administración pública estatal;

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VI.

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Diseñar la imagen institucional de una administración pública estatal moderna, de calidad y transparente, acorde a los propósitos contenidos en el Plan Estatal de Desarrollo;

VII.

Acordar con la Jefatura de Oficina todos los trámites administrativos de recursos humanos, financieros y materiales que requiera la Coordinación;

VIII. IX.

Participar en las reuniones del Comité de Agenda del Titular del Ejecutivo, y Las demás funciones que la normatividad establezca o que el Titular del Ejecutivo le encomiende.

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VI.

FILOSOFÍA

VISIÓN Ser el conducto institucional para dar a conocer a la población la información e imagen de las acciones, programas y servicios que ofrece el Ejecutivo del Estado de Zacatecas, así como de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública, maximizando el uso de los recursos técnicos y tecnológicos disponibles.

MISIÓN Generar una comunicación interna y externa del Ejecutivo del Estado que sea institucional, eficaz, oportuna y persuasiva; así como, dar a conocer y fortalecer ante la ciudadanía estatal, nacional e internacional, la imagen e información de las acciones y obras realizadas por el Ejecutivo del Estado; mediante su difusión en los diversos medios masivos de comunicación.

VALORES Institucionalidad,

Servicio,

Atención,

Respeto,

Equidad,

Discreción,

Transparencia, Honestidad, Honradez, Lealtad y Responsabilidad.

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VII.

ESTRUCTURA ORGÁNICA

4. Coordinación de Comunicación Social e Imagen

4.1

4.2

Dirección de Comunicación Social 4.1.1

Departamento de Información

4.1.2

Departamento de Relaciones Públicas

Dirección de Imagen Institucional 4.2.1

Departamento de Publicidad

4.2.2

Departamento de Enlaces Interinstitucionales

4.2.3

Departamento de Diseño

4.2.4

Departamento Audiovisual

4.2.5

Departamento de Estudios de Mercado

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VIII. ORGANIGRAMA Coordinación de Comunicación Social e Imagen

Dirección de Comunicación Social

Dirección de Imagen Institucional

Departamento de Información

Departamento de Publicidad

Departamento de Relaciones Públicas

Departamento de Enlaces Interinstitucionales

Departamento de Diseño

Departamento Audiovisual

Departamento de Estudios de Mercado

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IX. OBJETIVOS Y FUNCIONES 4. Coordinación de Comunicación Social e Imagen Objetivo Informar permanentemente a la ciudadanía de manera veraz, oportuna, amplia, clara y precisa sobre las actividades que desarrolla el C. Gobernador y en general la Administración Pública Estatal, vinculando a Dependencias y Organismos Públicos Descentralizados.

Funciones

I.

Diseñar y difundir un concepto de comunicación para generar en la ciudadanía una imagen institucional de una Administración Pública Estatal moderna, de calidad y transparente, acorde a los propósitos contenidos en el Plan Estatal de Desarrollo;

II.

Analizar la información que difunden los medios de comunicación, relativos al desempeño de la Administración Pública Estatal, generando síntesis o reportes que serán entregados con oportunidad al C. Gobernador, para su toma de decisiones;

III.

Establecer en apoyo al C. Gobernador, relaciones institucionales y de respeto con los medios de comunicación, para favorecer las relaciones que entre estos surjan;

IV.

Coordinar con las Unidades de la Administración Pública, las acciones de información, propaganda y publicidad, a fin de evitar su duplicidad, propiciando una comunicación de calidad con la ciudadanía;

V.

Procurar, en la actividad cotidiana de la comunicación social, la identidad e integración de los zacatecanos, fortaleciendo el carácter binacional de nuestra

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comunidad, así como promover los valores de equidad y transparencia que orientan la actividad de la Administración Pública Estatal;

VI.

Mantener una política adecuada de imagen en televisión y en medios impresos del C. Gobernador y el aparato gubernamental, mediante la cobertura de los eventos y giras para proporcionar a la población la información veraz y oportuna;

VII.

Participar en las reuniones del Comité de Agenda del C. Gobernador, para tratar los asuntos relacionados a la Coordinación de Comunicación Social e Imagen;

VIII.

Informar permanentemente a la ciudadanía de manera veraz, oportuna, amplia, clara y precisa sobre las actividades que desarrolla el C. Gobernador y en general la Administración Pública Estatal, vinculando a Dependencias y Organismos Públicos;

IX.

Mantener relaciones y contacto permanente con los directores de las empresas de comunicación a nivel estatal, nacional e internacional para garantizar un buen manejo de la información;

X.

Diseñar las estrategias de comunicación para los medios locales y nacionales que permitan a los ciudadanos contar con información oportuna y veraz, que refleje el trabajo que se realiza en el Gobierno del Estado, y en particular del C. Gobernador;

XI.

Coordinar las labores de las diferentes áreas de Prensa y Comunicación Social del Gobierno del Estado para tener una estrategia única de comunicación;

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XII.

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Coordinar, analizar y participar en la decisión de los convenios publicitarios de los medios locales y nacionales, junto con el Secretario de Finanzas y el Gobernador del Estado;

XIII.

Vigilar la correcta operación de la Coordinación, a través de la organización del personal a cargo, con el objetivo de hacer un trabajo rápido y eficiente que permita la entrega de información oportuna y adecuada a los medios de comunicación;

XIV.

Organizar y liderar los trabajos de la Dirección de Comunicación y de la Dirección de Imagen para tener los contenidos adecuados para difundir en los medios, a través de información y de anuncios publicitarios;

XV.

Proveer de información a las diferentes áreas de la Coordinación para que tengan las herramientas necesarias para realizar su trabajo eficazmente, y

XVI.

Las demás que establezcan las disposiciones legales y administrativas aplicables.

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4.1

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Dirección de Comunicación Social

Objetivo Coordinar en forma oportuna la información que emana de la Administración Pública Estatal, hacia la ciudadanía por conducto de los medios de comunicación masiva. Funciones

I.

Conducir y evaluar las tareas de comunicación social, coordinar y supervisar en esta materia, las acciones de las dependencias de la Administración Pública Estatal;

II.

Analizar y aprobar las notas periodísticas sobre las actividades que realiza el Titular del Ejecutivo y la Administración Pública;

III.

Reunirse periódicamente con los responsables de oficinas homólogas de Secretarías y Organismos Públicos de la Administración Pública Estatal, para establecer criterios uniformes en materia de comunicación social;

IV.

Atender los requerimientos de información de los reporteros de los diversos medios de comunicación, así como con aquellos reporteros que atienden otras fuentes de la administración pública estatal, con la finalidad de dar información oportuna y veraz;

V.

Enviar material escrito, de audio, de video y gráfico a los medios de comunicación de carácter local, nacional o internacional, favoreciendo la información hacia la comunidad zacatecana que radica o se encuentra temporalmente en el extranjero;

VI.

Elaborar la crónica del Poder Ejecutivo para contar con la información oportuna y veraz que se envía a los medios de comunicación;

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VII.

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Solicitar el apoyo del área administrativa, para el trámite de viáticos durante la giras del Ejecutivo del Estado;

VIII.

Acudir y/o cubrir todos los eventos del C. Gobernador y el aparato gubernamental para proporcionar material escrito, de audio, de video y gráfico para su transmisión en los diferentes medios de comunicación, relacionado con eventos y acciones emprendidas por el Gobierno del Estado de Zacatecas;

IX.

Elaborar y actualizar los archivos de imágenes, de audio y de video, tomados en los eventos y/o giras del C. Gobernador, para proporcionar la información en el momento que sea requerida;

X.

Mantener la política de imagen en medios impresos, radiofónicos y televisivos del C. Gobernador y el aparato gubernamental;

XI.

Mantener una buena relación con los reporteros gráficos de la fuente a fin de facilitar la publicación del material generado, durante las actividades del C. Gobernador;

XII.

Proporcionar el material fotográfico más adecuado e idóneo para ser utilizado en los diferentes espectaculares colocados en todo el Estado, con la finalidad de dar a conocer los diferentes programas y acciones del Gobierno del Estado;

XIII.

Mantener informado al Coordinador de Comunicación Social e Imagen sobre el seguimiento de las actividades realizadas, para la toma de decisiones.

XIV.

Atender las indicaciones que gire el Coordinador de Comunicación Social e Imagen, para el funcionamiento correcto de la Dirección de Comunicación Social, y

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XV.

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Las demás que establezcan las disposiciones legales y administrativas aplicables.

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4.1.1 Departamento de Información

Objetivo Difundir de manera eficaz y oportuna las obras y acciones realizadas por la Administración Pública, para contribuir de manera eficiente y transparente al proceso de comunicación entre el gobierno y la ciudadanía.

Funciones

I.

Formular documentos de análisis, tanto de coyuntura como de perspectiva, relevantes en la vida pública del Estado, para el manejo que corresponda;

II.

Efectuar el seguimiento informativo de medios de comunicación, generando las síntesis o reportes que, a través de la Dirección, serán entregados de manera oportuna al C. Gobernador, Jefe de Oficina del Gobernador y al Coordinador de Comunicación Social e Imagen;

III.

Organizar los equipos de trabajo que cubrirán los eventos del C. Gobernador y cuando así lo requieran brindar apoyo a las otras dependencias del Gobierno Estatal;

IV.

Comunicar al Director de Comunicación Social u otros superiores de eventualidades sucedidas dentro y fuera de la Coordinación que puedan afectar la imagen gubernamental, a fin de implementar las medidas correspondientes;

V.

Analizar la información en los medios masivos de comunicación local y nacional, como radio, televisión e internet, para evitar el mal uso de la información;

VI.

Monitorear los noticieros de radio, televisión y medios en línea como el internet 18

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y redes sociales para el seguimiento adecuado de la información relacionada con el Gobierno del Estado; VII.

Digitalizar audio y video de los principales noticieros locales y nacionales para contar con un archivo de los mismos;

VIII.

Verificar la veracidad de la información, dar seguimiento a la misma y solicitar derecho de réplica para aclarar el mal manejo de información, en caso necesario;

IX.

Enviar la síntesis informativa por medio de correo electrónico

a la

Coordinación de Comunicación Social e Imagen y al Dirección de Comunicación Social, así como a los titulares de las Dependencias del Gobierno del Estado, para su conocimiento; X.

Elaborar síntesis informativa de radio y televisión en sus ediciones matutina, vespertina y nocturna relacionada con el actuar del Gobierno del Estado para generar una misma línea de comunicación entre todos los funcionarios, y el C. Gobernador;

XI.

Entregar de manera oportuna, la información que genera la Coordinación de Comunicación Social sobre las actividades del C. Gobernador y su equipo de Gobierno a los distintos medios de comunicación locales, estatales, nacionales para su difusión;

XII.

Revisar y/o corregir los boletines, discursos, entrevistas y agendas para reducir la probabilidad de que la información contenga un error de ortografía concordancia y/o datos falsos, principalmente;

XIII.

Enviar la información como boletines, discursos, entrevistas y agendas a los diferentes medios de comunicación a través de correo electrónico; para su divulgación; 19

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XIV.

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Enviar por mensaje telefónico la agenda del C. Gobernador a los diferentes medios de comunicación, para su oportuna cobertura;

XV.

Elaborar y administrar el respaldo de información que ha generado y enviado a los medios de comunicación durante el presente sexenio, para su consulta;

XVI.

Actualizar diario la página informativa del portal de Gobierno del Estado de Zacatecas con el fin de mantener bien informada a la ciudadanía;

XVII.

Apoyar en la revisión y mantenimiento básico del equipo de cómputo de la Coordinación de Comunicación Social e Imagen para depurar archivos;

XVIII.

Administrar el correo electrónico de la Dirección y chequeo constante del email para re-direccionar la información que envían los jefes de prensa de las distintas Dependencias al departamento de información de esta Dirección para su difusión, y

XIX.

Las demás que establezcan las disposiciones legales y administrativas aplicables.

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4.1.2 Departamento de Relaciones Públicas

Objetivo Fortalecer, organizar, coordinar y reforzar las relaciones con los medios de comunicación locales y nacionales para lograr una agenda de citas con el C. Gobernador

y los funcionarios de primer nivel, a través de los directivos de los

medios. Funciones

I.

Establecer una agenda de cumpleaños, aniversarios y fechas importantes de los medios de comunicación, para que el C. Gobernador envíe las felicitaciones pertinentes a cada uno de los medios o personas;

II.

Organizar y coordinar las reuniones que se tengan con directivos de los medios locales y nacionales para el C. Gobernador;

III.

Organizar y coordinar los festejos del día del periodista y de fin de año con los medios locales;

IV.

Apoyar en la organización de conferencias de prensa del C. Gobernador y de los funcionarios de primer nivel con los medios de comunicación;

V.

Establecer las políticas de promoción que requiere el Gobierno del Estado a fin cuidar su imagen;

VI.

Impulsar la colaboración con los medios locales y nacionales para lograr una relación más estrecha con los directivos de medios locales y nacionales;

VII.

Participar en el diseño de la publicidad que se maneja en los diferentes medios de comunicación local y nacional para difundir las actividades del Gobierno del Estado;

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VIII.

MANUAL DE ORGANIZACIÓN

Establecer estrategias claras de comunicación institucional para el manejo de anuncios publicitarios del Gobierno del Estado, que lleven como objetivo posicionar adecuadamente las acciones y trabajos de las diferentes Dependencias;

IX.

Apoyar en el diseño de planes publicitarios para los medios locales y nacionales, generando anuncios dirigidos y particulares para cada medio, según las necesidades de difusión del Gobierno del Estado;

X.

Diseñar la publicidad sobre las actividades del C. Gobernador para algunos medios de comunicación principalmente diarios, semanarios y revistas locales, y

XI.

Las demás que establezcan las disposiciones legales y administrativas aplicables.

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4.2 Dirección de Imagen Institucional

Objetivo Informar en forma clara y veraz a la ciudadanía acerca de la filosofía, las acciones, los resultados y los hechos de la Administración Pública Estatal, mediante la producción de campañas publicitarias transmitidas en medios masivos de comunicación, así como la elaboración de materiales impresos, digitales y audiovisuales. Funciones

I.

Garantizar

el cuidado de la Imagen del Gobierno del Estado al interior y

exterior de la Administración Pública;

II.

Coordinar los trabajos de todos los departamentos que conforman la Dirección de Imagen Institucional, para su buen funcionamiento;

III.

Realizar campañas publicitarias estratégicas para la difusión de diversos programas en materia de obra pública, seguridad, desarrollo económico, turismo y asistencia social y cualquier otro programa de la Administración Pública;

IV.

Generar estrategias online y offline para generar la difusión de información;

V.

Asistir a reuniones con el gabinete a efecto de ver necesidad en materia de imagen para crearla y ponerla a consideración del Jefe de Oficina del Gobernador;

VI.

Evaluar periódicamente con los medios de comunicación las estrategias que se implementan por parte de la Dirección de Imagen Institucional a efecto de cumplir con los objetivos de la implementación de los programas;

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VII.

MANUAL DE ORGANIZACIÓN

Asesorar a los titulares de las Dependencias de la Administración Pública Estatal en materia de Imagen, a fin de cumplir con lo establecido en el Manual de Identidad;

VIII.

Coordinar los trabajos para la realización de eventos encomendados por el C. Gobernador o de diversas Dependencias de la Administración Pública Estatal, a través de la Jefatura de Oficina del Gobernador;

IX.

Velar por el correcto y buen uso de los lineamientos marcados en el Manual de Identidad de Imagen Institucional del Gobierno del Estado;

X.

Crear campañas publicitarias para difundir de manera correcta las acciones y los resultados en diversos ámbitos en los que se desenvuelve la Administración Pública Estatal;

XI.

Mantener informado al Coordinador de Comunicación Social e Imagen sobre el seguimiento de las actividades realizadas, para la toma de decisiones;

XII.

Atender las indicaciones que gire el Coordinador de Comunicación Social e Imagen, para el funcionamiento correcto de la Dirección de Imagen Institucional, y

XIII.

Las demás que establezcan las disposiciones legales y administrativas aplicables.

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MANUAL DE ORGANIZACIÓN

4.2.1 Departamento de Publicidad

Objetivo Garantizar el cuidado de la Imagen del Gobierno del Estado, verificando que la presencia de publicidad utilizada en los eventos sea la correcta y necesaria, para velar en todo momento por el uso adecuado del Manual de Identidad Gráfica y cuidar el entorno en que se desenvuelvan todos y cada uno de los eventos del Poder Ejecutivo.

Funciones I.

Garantizar

la presencia de Imagen en las actividades de agenda del C.

Gobernador del Estado y de los eventos de la Administración Pública Estatal;

II.

Gestionar la elaboración de publicidad de acuerdo a las necesidades de cada evento;

III.

Establecer las estrategias necesarias para uso correcto de publicidad para la llevar a cabo una apropiada difusión de información;

IV.

Atender los requerimientos de las Dependencias con el fin de asegurar que la Imagen Institucional se la adecuada;

V.

Atender a proveedores de servicios publicitarios para contratación de servicios y cotización de precios;

VI.

Dar asesoría y coadyuvar al cuidado de la imagen del Gobierno con las Dependencias de la Administración Pública;

VII.

Realizar las funciones de la Dirección en caso de ausencia del titular;

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VIII.

MANUAL DE ORGANIZACIÓN

Tener permanente contacto con los enlaces de las Dependencias del Gobierno del Estado para dar a conocer los nuevos lineamientos que se establezcan en materia de imagen;

IX.

Generar

campañas

publicitarias

de

acuerdo

a

lo

requerido

por

la

Administración Pública;

X.

Asistir a reuniones en representación del titular de la Dirección cuando se le requiera, y

XI.

Las demás que establezcan las disposiciones legales y administrativas aplicables.

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MANUAL DE ORGANIZACIÓN

4.2.2 Departamento de Enlaces Interinstitucionales

Objetivo Coadyuvar con las Dependencias de la Administración Pública Estatal, en el correcto uso de la Imagen Institucional apegándose al Manual de Identidad Gráfica, así como de la implementación de nuevos lineamientos que en materia de imagen se requieran.

Funciones

I.

Coordinar

la relación y la comunicación entre

la Dirección de Imagen

Institucional y los enlaces de cada Dependencia de Gobierno del Estado;

II.

Recibir y canalizar las solicitudes de apoyo giradas por alguna Dependencia y /o Entidad de la Administración Pública Estatal, para darle atención oportuna;

III.

Coadyuvar al buen uso del cuidado de la imagen, vigilando las indicaciones del Manual de Identidad Gráfica, para que se homologue con los lineamientos establecidos a cada una de las Dependencias del Gobierno del Estado;

IV.

Generar al trimestre reuniones periódicas con los enlaces de las Dependencias a efecto de transmitir los lineamientos y acciones a seguir durante el siguiente trimestre del año a efecto de revisar y alinear estrategias en materia de la imagen Institucional;

V.

Tener permanente contacto con los enlaces de las Dependencias del Gobierno del Estado para dar a conocer los nuevos lineamientos que se establezcan en materia de imagen;

VI.

Dar seguimiento a las solicitudes que envían

todas y cada una de las

Dependencias para que sean atendidas en tiempo y forma; VII.

Evaluar juntos con los enlaces de las Dependencias la efectividad de las campañas publicitarias; 27

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VIII.

MANUAL DE ORGANIZACIÓN

Entregar reporte de cada una de las publicaciones y reportes de transmisión para cada Dependencia según sea el caso;

IX.

Coordinar con el área de diseño, audiovisual y publicidad la correcta realización de la campaña;

X.

Monitorear con los medios la correcta ejecución de la campaña publicitaria institucional o solicitada por alguna Dependencia de Gobierno del Estado, y

XI.

Las demás que establezcan las disposiciones legales y administrativas aplicables.

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4.2.3 Departamento de Diseño

Objetivo Crear la Imagen Institucional de la Administración Pública Estatal, coordinando el buen uso del diseño de las actividades relativas a su difusión, así como crear y editar campañas publicitarias mediante: boletines informativos, libros, gacetas, revistas, inserciones en medios y todo impreso de las Dependencias y las Entidades del Gobierno del Estado, de manera creativa.

Funciones

I.

Atender y canalizar todas las solicitudes de diseño e imagen que realizan las Dependencias;

II.

Coordinar la creación y elaboración de diseños e imágenes para promover alguna campaña publicitaria, así como eventos del C. Gobernador;

III.

Elaborar y administrar los Manuales de Identidad Gráfica del Gobierno del Estado, con la finalidad de homogenizar la imagen del Gobierno del Estado;

IV.

Realizar el levantamiento de imágenes fotográficas de los eventos del C. Gobernador para ser utilizadas en la publicidad institucional, así como para la memora gráfica de los informes de labores anuales;

V.

Alinear acciones en materia de diseño gráfico con las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Estatal a fin de homogenizar la información;

VI.

Generar campañas publicitarias de acuerdo a las necesidades de la Administración Pública Estatal para su difusión a la ciudadanía;

VII.

Dar a conocer a través de publicidad impresa, los logros y acciones del Gobierno del Estado, para mantener informada a la población; 29

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VIII.

MANUAL DE ORGANIZACIÓN

Apoyar en el cuidado de la Imagen Institucional en la realización de imágenes distintivas al Gobierno, para que vaya acorde al Manual de Identidad Gráfica;

IX.

Crear logotipos para programas sociales y económicos del Gobierno, para las campañas y publicidad que se requiera, y

X.

Las demás que establezcan las disposiciones legales y administrativas aplicables.

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4.2.4 Departamento Audiovisual

Objetivo Elaborar la videografía de la Administración Pública Estatal, para dar a conocer las obras y acciones del Gobierno del Estado a la ciudadanía, mediante imágenes las cuales deberán ser utilizadas para la realización de videos y anuncios publicitarios.

Funciones

I.

Realizar producciones de audio y video para transmitir campañas publicitarias, anuncios oficiales, informes de Gobierno, programas y acciones de la Administración Púbica Estatal;

II.

Coordinar la relación de la Dirección de Imagen Institucional con los diversos medios de comunicación a efecto de que se transmita en los tiempos oficiales y contratados la publicidad y anuncios de la Administración Pública Estatal;

III.

Dar seguimiento puntual a las pautas en medios de comunicación, generando reporte mensual de sus transmisiones;

IV.

Elaborar respaldos en materia de video y fotografía para contar con la información en el momento que se requiera;

V.

Solicitar reportes de transmisión de spots de radio y televisión a los diferentes medios de comunicación, para contar con la información en el momento que sea requerida;

VI.

Coordinar a las Dependencias de la Administración Pública, para el levantamiento de imágenes en las diferentes obras y acciones de cada una de las áreas que conforma el Gobierno del Estado;

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Coordinación de Comunicación Social e Imagen

VII.

MANUAL DE ORGANIZACIÓN

Llevar a cabo reuniones periódicas con los enlaces de las Dependencias a efecto de escuchar sus necesidades en materia audiovisual;

VIII.

Supervisar todo el material video gráfico, que se presenta en

todos los

eventos que preside el C. Gobernador del Estado a fin de que se presente el material correcto;

IX.

Cubrir la agenda del C. Gobernador del Estado en materia de fotografía y video, a fin de contar con material para las producciones de audio y video, y

X.

Las demás que establezcan las disposiciones legales y administrativas aplicables.

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4.2.5 Departamento de Estudios de Mercado

Objetivo Realizar investigaciones cuantitativas y cualitativas para la implementación, análisis y adecuación de campañas publicitarias.

Funciones

I.

Coordinar el levantamiento y análisis de información de campo para tener una adecuada información y sacar una correcta campaña;

II.

Presentar estrategia para investigación de mercados cualitativo y cuantitativo;

III.

Presentar los resultados de los estudios para conocer sobre qué campo de acción se va a trabajar;

IV.

Diseñar estrategias en conjunto con la Dirección de Imagen Institucional y los demás departamentos a efecto de poder realizar campañas publicitarías efectivas;

V.

Calendarizar eventos, acciones y programas que se requiera un análisis detallado de las obras del Gobierno del Estado;

VI.

Llevar a cabo reuniones con las Dependencias a efecto de conocer sus necesidades en materia de Investigación de Mercados;

VII.

Coordinar esfuerzos de desarrollo de campañas publicitarias en conjunto con los diversos departamentos de la Dirección de Imagen Institucional;

VIII.

Atender los requerimientos del C. Gobernador del Estado para investigaciones específicas;

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IX.

MANUAL DE ORGANIZACIÓN

Generar reportes periódicos a las Dependencias del Gobierno del Estado y presentarlas en las reuniones de gabinete que preside el C. Gobernador, y

X.

Las demás que establezcan las disposiciones legales y administrativas aplicables.

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MANUAL DE ORGANIZACIÓN

X. GLOSARIO DE TÉRMINOS ACTIVIDAD.- Conjunto de operaciones afines, ejecutadas por una misma persona o una misma área, como parte de una función determinada. ADMINISTRACIÓN PÚBLICA ESTATAL.- Conjunto de Dependencias, Entidades y Unidades Administrativas Desconcentradas que dependen directa o indirectamente, del Poder Ejecutivo del Estado y cuyas operaciones tienen como finalidad cumplir y hacer cumplir la política, la voluntad de un gobierno, tal y como ésta se expresa en las leyes fundamentales del Estado. ATRIBUCIÓN.- Facultad u obligación que se da a una unidad administrativa como de su exclusiva competencia, mediante un instrumento jurídico o administrativo. CALIDAD.- Propiedad o conjunto de propiedades inherentes a algo, que permiten juzgar su valor CAMPAÑA PUBLICITARIA.- Es una serie de mensajes publicitarios que comparten una misma idea y tema (Para esa idea se crean varios comerciales). Las campañas de publicidad aparecen en diferentes medios a través de un marco de tiempo específico. La parte fundamental de la realización de la campaña es la determinación de un tema principal ya que esto influirá en los recursos de marketing que se utilizarán. El tema de la campaña es el mensaje central que será comunicado en las actividades de promoción. Los temas de campaña suelen ser desarrollados con la intención de ser utilizado durante un cierto periodo de tiempo, pero muchos de ellos son de corta duración debido a factores como la alta competencia del mercado. Una campaña publicitaria puede ser como su nombre lo dice publicitaria tener público y transmitirle el tema a todas las generaciones de niños, jóvenes y adultos.

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COORDINACIÓN.- Se refiere a la Coordinación de Comunicación Social e Imagen. EFICAZ.- Capacidad de lograr el efecto que se desea o se espera. ENTIDAD (Organismo Público Descentralizado).- Es la instancia creada por ley o decreto de la Legislatura del Estado o por decreto del Poder Ejecutivo, con personalidad jurídica y patrimonio propio. ESTRATEGIA ONLINE Y OFFLINE.- Es la organización formal en la que se establecen los niveles jerárquicos y se especifica la división de funciones, la interrelación y coordinación que deben existir entre las diferentes unidades organizacionales, a efecto de lograr el cumplimiento de los objetivos. Es igualmente un marco administrativo de referencia para determinar los niveles de toma de decisiones. ESTRUCTURA ORGÁNICA.- Es la organización formal en la que se establecen los niveles jerárquicos y se especifica la división de funciones, la interrelación y coordinación que deben existir entre las diferentes unidades organizacionales, a efecto de lograr el cumplimiento de los objetivos. Es igualmente un marco administrativo de referencia para determinar los niveles de toma de decisiones. FUNCIÓN.- Conjunto de actividades afines y coordinadas que se necesitan realizar para alcanzar los objetivos de la Dependencia o Entidad, y de cuyo ejercicio, generalmente es responsable un área organizacional: se define a partir de las disposiciones jurídico-administrativas vigentes. IDENTIDAD DEL GOBIERNO.- Es el logotipo e imagotipo y tipografía que identifica a la Administración Pública 2010 – 2016, y deberá aparecer, sin excepción en todas las herramientas de comunicación. INVESTIGACIÓN DE MERCADOS.- Función que relaciona el consumidor, cliente y el público con el gerente a través de la información. La Información es usada para: Identificar, definir problemas y oportunidades. - Generar, refinar y evaluar acciones: Mejorar la Comprensión de Marketing como un Proceso. – Diseña los métodos para

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recolectar la información. (Cuestionarios, Trabajo de Campo, etc.) - Analiza los resultados. - Comunica los hallazgos y sus implicaciones. MANUAL DE IDENTIDAD GRÁFICA.- Es un instrumento para concentrar y dirigir de manera unificada y ordenada la difusión, promoción y comunicación que se generan desde cada una de las áreas que componen la administración pública estatal. Así como ofrecer un compendio de lineamientos gráficos que darán unidad y coherencia a las emisiones informativas y de promoción que tengan como objetivo impulsar las acciones de gobierno entre los ciudadanos. Además que norma los criterios en la producción de los materiales de comunicación interna y externa que genera cada dependencia, así como los organismos públicos que conforman nuestro gobierno. MODERANIZACIÓN.- Proceso del cambio a través del cual las Dependencias, Entidades y Unidades Administrativas Desconcentradas del sector público actualizan e incorporan nuevas formas de organización, tecnologías físicas, sociales y comportamientos que les permiten alcanzar nuevos objetivos de manera eficaz y eficiente. Es la transición de un sistema orgánico funcional hacia otro más flexible que se vinculen con las necesidades de la empresa y de los clientes considerando el modelo institucional de calidad y competitividad. OBJETIVO.- Expresión cualitativa de un propósito en un periodo determinado; el objetivo debe responder a las preguntas "qué" y "para qué". ORGANIGRAMA.- Es la representación gráfica de la estructura de una empresa o cualquier otra organización. Representan las estructuras departamentales y, en algunos casos, las personas que las dirigen, hacen un esquema sobre las relaciones jerárquicas y competenciales de vigor en la organización. ÓRGANO

PÚBLICO

DESCONCENTRADO.-

Son

instancias

jerárquicamente

subordinadas a Dependencias o Entidades, con facultades específicas para resolver asuntos en la materia encomendada, de conformidad con las disposiciones legales

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aplicables. Los órganos desconcentrados cuentan con autonomía administrativa, pero no tiene personalidad jurídica ni patrimonio propio. PERIODICO OFICIAL.- Es el medio de comunicación escrita que un Estado, o una organización internacional o regional, utiliza para publicar sus normas jurídicas, tales como constituciones, tratados, leyes, decretos y reglamentos, y otros actos de naturaleza pública. PLAN ESTATAL DE DESARROLLO.- Documento que deberá ser guía precisa de la ruta que ampliará las oportunidades de los individuos y sus familias, garantizará sus libertades y derechos humanos, y dará viabilidad a la seguridad pública, al empleo y a la sustentabilidad del desarrollo. REGLAMENTO INTERIOR.- Es un documento con carácter regulatorio que establece la estructura orgánica que conforma un organismo, y termina la competencia del mismo y las facultades de los servidores públicos hasta el tercer nivel. UNIDAD ADMINISTRATIVA.- Es el órgano que tiene funciones y actividades al interior de la Dependencia, Entidad u órgano Administrativo Desconcentrado, que la distinguen y diferencian de las demás Dependencias/Entidades.

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