Cuadro de Mando Integral (Los indicadores clave de tu negocio)

Índice • Presentación • Contexto actual en las Pymes

•¿Qué necesitan? • Solución: Cuadro de Mando Integral • Funcionalidades

• Modalidades de Uso • Beneficios •¿Por qué elegir a Grupo Neolan? • Próximos pasos: Prueba de Concepto

Presentación Grupo Neolan es una empresa especializada en consultoría y servicios informáticos, comunicaciones y sistemas integrados de gestión empresarial, que esta respaldada por muchos años de experiencia en todo tipo de servicios informáticos a la empresa. El ámbito de actuación de la compañía esta dirigido tanto a las pequeñas como a las medianas empresas, con el objetivo de dar servicios integrales en el mundo de las nuevas tecnologías de la información. Grupo Neolan ofrece su colaboración a los clientes en: Detección, organización e implementación de soluciones en Tecnologías de la Información Realización de Análisis, diseño y desarrollo de Proyectos Aportación de la experiencia y capacidad de su equipo de profesionales Implantación y soporte de las mejores soluciones Grupo Neolan es una sociedad aragonesa, fundada en 1992, cuya experiencia viene respaldada por los numerosos proyectos llevados a cabo en los ámbitos de consultoría de empresas, programación informática, implantación de ERP y outsourcing informático, teniendo clientes tanto en numerosos puntos de Aragón, Navarra y la Rioja, como en diversos lugares del resto de España.

Contexto actual en las Pymes «Nos hemos gastado mucho dinero en un ERP y sigo sin tener la información que necesito» Actualmente, la mayoría de las Pymes poseen y generan diariamente una enorme cantidad de datos imposibles de analizar a simple vista. En la mayoría de las Empresas, los Sistemas de gestión tipo ERP y/o las herramientas de Business Intelligence disponen de mucha información, pero por el contrario los usuarios disponen de poco tiempo para el análisis sea cual sea su posición en el organigrama empresarial.

Contexto actual en las Pymes «La información que recibo es compleja y pierdo mucho tiempo en su análisis» La mayor parte de estos datos generados no aportan la información necesaria a la toma de decisiones empresariales debido a su complejidad con el agravante de tardanza en su obtención. Los Sistemas mencionados no trabajan por excepción, sino todo lo contrario por revisión de los datos con un número elevado de cuadros y gráficos e indicadores que requieren mucho tiempo de análisis por parte de los usuarios para poder sacar conclusiones y actuar.

Contexto actual en las Pymes «Tardo mucho tiempo información que pido»

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tener

la

Los diferentes departamentos de la Empresa están centrados con el día a día y la realización de informes consume mucho tiempo que normalmente se considera no productivo.

Contexto actual en las Pymes «No puedo seguir gestionando la empresa con información histórica.» Es cierto que la historia es importante y que debemos aprender de la trayectoria que se ha seguido, pero es necesario enfocar hacia adelante, hacia la Estrategia y su cumplimiento.

Contexto actual en las Pymes «Los datos están en muchos sistemas diferentes y cuando viajo no tengo acceso a ellos.»

Los sistemas Cloud Computing y la tecnología móvil ya no son una opción sino una necesidad.

¿Qué necesitamos? Necesitamos una Gestión de Indicadores de Negocio (KPI) que nos informe en tiempo real sobre la Información de aquellas variables u objetivos definidos en la Estrategia Global de la Empresa.

¿Qué necesitamos? Necesitamos un Sistema que sea:  Potente y sencillo Flexible

La potencia debe estar relacionada con en su facilidad de uso.

El sistema de alertas proporciona la información lo antes posible.

Proactivo

La información se obtiene de forma automática sin petición previa del usuario

 Ahorre costes y aumente ingresos

nos permite anticiparnos a los problemas y evitar

costes o pérdida de ingresos.

 Integre datos diversos

ERP, CRM, Excel, etc

 Independiente y autónomo Mínima inversión

No depender de terceros a la hora de obtener la información

en software, sin costes de mantenimiento

Solución: Cuadro Mando Integral Herramienta de gestión que facilita la toma de decisiones, y que recoge un conjunto coherente de indicadores que proporcionan a la Alta Dirección y a los responsables de Áreas de Negocio, una visión comprensible del negocio o de su área de responsabilidad. La información aportada por el cuadro de mando, permite enfocar y alinear los equipos directivos, las unidades de negocio, los recursos y los procesos con las Estrategias de la Organización.

Solución: Cuadro Mando Integral CMI le proporciona la información relevante y los indicadores clave de su negocio al momento, permitiendo de forma sencilla y rápida supervisar y controlar su negocio en cualquier momento y lugar.

Con CMI se combinan los datos de su negocio, facturación, pedidos, contabilidad, clientes, etc en un cuadro de mandos móvil que los representa a través de indicadores para su seguimiento. Con indicadores adaptados a su negocio. Con información detallada y en profundidad. Garantizando que toda la información y sus datos quedan asegurados.

Solución: Cuadro Mando Integral CONOZCA LA SALUD DE SU NEGOCIO Conocer el estado de su negocio, saber si las cosas van bien o van mal, es a veces una tarea muy laboriosa; hay que pedir informes, ver datos en el programa de gestión ERP, en la contabilidad, consultar a diferentes responsables, etc. Con CMI esto no ocurre, la app se encarga de recopilar toda esa información de forma automática y representarla a través de diferentes indicadores en un cuadro de mandos móvil al que puede acceder desde su tablet. Cada indicador dispone de un valor objetivo y tramos o rangos, que indican el nivel de cumplimiento de los indicadores. Un gráfico que muestra la evolución en el tiempo y acceso a más detalles o nivel de profundidad de los datos.

Funcionalidades En las siguientes pantallas vamos a ver ejemplos de Indicadores clave en cada una de las 4 perspectivas que contempla un Cuadro de Mando Integral Explicaremos el significado de cada indicador y veremos con pantallas reales como se muestran al Usuario Vamos a ver los siguientes KPI:  Plazo de entrega de los Pedidos de Venta  No Conformidades  EBITDA  Ratio de Liquidez  T.A.M. de Ventas  Plazo medio de cobro

Funcionalidades Este KPI nos indica la capacidad de la Organización para satisfacer los requerimientos de los Clientes en el tiempo marcado como Objetivo. Para conseguir este Objetivo tienen que funcionar correctamente todas las Áreas de la cadena de suministro: Administración, preparación de pedidos, recepción de productos, transporte, calidad, etc. Su cumplimiento implica un aumento de los Ingresos debido a una reducción de los costes de operación( disminución de las no conformidades, mejor control de inventario, mayor calidad, etc)

Funcionalidades

Al “pinchar” en el KPI de Plazos de Entrega, vemos un grafico que nos muestra la evolucion de los plazos de entrega de los Pedidos de Venta. Opcionalmente, el desglose se puede hacer por diferentes tipos de Pedidos.

Funcionalidades Si partimos de la base de que un cliente satisfecho transmite su sensación de positividad al menos a tres personas, y que un cliente insatisfecho transmite su malestar a por lo menos nueve personas, y a esto, le unimos que, captar un nuevo cliente es 4 veces más caro que retener uno ya existente, hablar de estrategia de fidelización de clientes ya no es una opción para las compañías, es una obligación. Este KPI nos permite medir el grado de satisfacción general del parque de Clientes. Se puede medir por meses/trimestres/etc

Funcionalidades EBITDA es el acrónimo en inglés de los ingresos antes de intereses, impuestos, depreciaciones y amortizaciones. Este KPI es un indicador financiero muy utilizado pues nos muestra cual es el resultado real de la empresa con motivo de su actividad comercial, ya que no tiene en cuenta ciertos criterios contables como la depreciación y la amortización, ni el efecto de los impuestos y los intereses financieros.

Funcionalidades

Al “pinchar” en el KPI EBITDA, vemos graficos que nos muestran la situacion actual, la evolucion del KPI en los ultimos 12 meses y la evolucion en los ultimos 3 años.

Funcionalidades Los ratios de liquidez comprenden un conjunto de indicadores y medidas cuya finalidad es diagnosticar si una entidad es capaz de generar tesorería, o lo que es lo mismo, convertir sus activos en liquidez a través de su ciclo de explotación Este ratio mide la capacidad que tiene la Empresa para atender sus compromisos a corto plazo con los activos líquidos que posee, es decir con su tesorería y aquellos activos que puedan ser considerados como cuasi tesorería.

Funcionalidades

Al “pinchar” en el KPI, vemos graficos que nos muestran los ratios de liquidez , el de liquidez inmediata y el desglose de la cartera de efectos a cobrar/pagar por periodos de tiempo

Funcionalidades

Al “pinchar” en el desglose de pagos por periodos de tiempo, veremos mas información de detalle: ABC de pagos (resumen de pagos por proveedor) Vencimientos de pago (detalle pago a pago ordenado por vencimiento)

Funcionalidades Las cifras de venta pueden experimentar grandes oscilaciones a lo largo del año debido a los datos estacionales o a efectos puntuales sobre la actividad, por lo que el estudio de los resultados mensuales no pueden proporcionarnos datos directos sobre las tendencias en las ventas. Para lograrlo, utilizamos el conocido como “TAM” El TAM se calcula sumando las ventas del mes actual más las acumuladas de los últimos 12 meses

Funcionalidades

Al “pinchar” en el KPI, veremos mas información de detalle correspondiente a los datos mensuales.

Funcionalidades

Al “pinchar” en un mes en concreto, podemos ver los datos del periodo desglosados por varios criterios: Ruta, Segmento, etc.

Funcionalidades El plazo medio de cobro mide el número de días, en promedio, que una empresa tarda en cobrar de sus clientes. Cuanto más elevado sea el valor de este ratio, significará que la empresa tiene un mayor volumen de recursos indisponibles, llegando el caso de tener que recurrir a la financiación externa (líneas de crédito). Otro de los factores que puede afectar negativamente a este indicador es la política comercial de crédito. En determinadas ocasiones, para incrementar las ventas se ofrece el aplazamiento del pago con el consiguiente coste financiero que ello supone. Asimismo, el aumento de la morosidad en la cartera de clientes puede hacer que se dispare el periodo medio de cobro.

Funcionalidades

Funcionalidades Adicionalmente a la gestion de KPI, tenemos la funcionalidad de recibir varios tipos de alertas parametrizadas. Algunas alarmas: • clientes no rentables por encima de un umbral • retrasos en la entrega de pedidos (umbrales por importe y dias) • impagados por encima de un cierto importe • etc

Funcionalidades

FUNCIONALIDADES

A continuación, se muestra una relación con los KPI más importantes encuadrados en cada Perspectiva del Cuadro de Mando Integral.

Por supuesto, cada empresa deberá elegir entre ellos los más adecuados para su negocio

FUNCIONALIDADES Desde la Perspectiva Financiera Beneficio neto / Utilidad neta: son los ingresos menos los gastos. Margen de beneficio neto / Margen de utilidad neta: es el porcentaje de ingresos que son beneficio neto. Margen de beneficio bruto / Margen de utilidad bruta: es el porcentaje de ingresos que son beneficio bruto. Margen de beneficio operativo / Margen de utilidad operativa: muestra la eficiencia de una empresa en el control de costes. Se calcula dividiendo los ingresos operativos o de explotación por las ventas netas. EBITDA o beneficio bruto de explotación calculado antes de la deducción de los gastos financieros.

Tasa de crecimiento de los ingresos: es la velocidad a la que aumentan los ingresos de la empresa. Rentabilidad de la inversión (ROI): son los ingresos generados a partir de la inversión de dinero en algún aspecto de las operaciones de la empresa, en relación al coste de dicha inversión. Rentabilidad sobre los activos (ROA) Relación deuda / patrimonio Relación de gastos de funcionamiento (REA)

FUNCIONALIDADES Desde la Perspectiva de Clientes Índice de promotores netos (NPS): diferencia entre clientes promotores (que hablan bien) y detractores (que hablan mal) de la marca, empresa o servicio. Tasa de retención de clientes: ¿Cuántos de nuestros clientes vuelven a por más? ¿Y en qué medida son leales a nuestra marca, empresa o servicio? Índice de satisfacción del cliente Tiempo del ciclo de cumplimiento de los pedidos (OFCT): es el tiempo que pasa desde que el cliente realiza el pedido hasta que recibe el producto o servicio. Tasa de entrega completa y a tiempo (DIFOT): es el número de pedidos completados y entregados a tiempo, en comparación con el número total de pedidos. Rentabilidad del cliente: beneficios que nos deja un cliente tras deducir todos los costes derivados de captar y conservar a dicho cliente (publicidad, atención al cliente, etc). Valor del tiempo de vida del cliente (CLV): es el valor generado por un cliente en su relación con la compañía a lo largo del tiempo. Índice de rotación de clientes: tiene en cuenta las altas y bajas de clientes durante un período determinado de tiempo. Fidelización del cliente

Quejas de los clientes

FUNCIONALIDADES Desde la Perspectiva de los Procesos Internos •Tasa de uso de la capacidad (CUR): indica en qué medida una empresa utiliza su capacidad productiva. ¿Estamos alcanzando realmente nuestro potencial con la cantidad de trabajo que realizamos y los recursos de los que disponemos? •Tasa de contracción de inventario (ISR): indica la pérdida de inventario debido a diversos factores, incluyendo hurto y robo. •Variación en el cronograma del proyecto (PSV): ¿Se están cumpliendo los tiempos de realización de nuestros proyectos? •Variación en el coste del proyecto (PCV): ¿Logramos completar nuestros proyectos sin sobrepasar el presupuesto inicial? •Medida del valor ganado (EV): valor generado por los proyectos que la empresa tiene en marcha. •Rendimiento de primera pasada (FPY): medida para evaluar la eficiencia inicial de un proceso de producción de múltiples pasos. Equivale al porcentaje de producto sin defectos antes de realizar una revisión del trabajo. •Nivel de retrabajo: trabajo que hay que realizar para corregir los defectos de un trabajo realizado previamente. •Índice de calidad: ¿Está la calidad de nuestros productos o servicios al nivel de lo que esperan nuestros clientes?

•Tiempo de inactividad de la máquina o procesos: ¿Cuánto tiempo se desperdicia por inactividad, fallo técnico o enfermedad personal? •Resolución al primer contacto (FCR): mide la eficacia, eficiencia y nivel de satisfacción del cliente en su primer contacto con la marca o empresa.

FUNCIONALIDADES Desde la Perspectiva de la Formación y Aprendizaje •Ingresos por empleado

•Índice de satisfacción de los empleados •Nivel de compromiso de los empleados: ¿En qué medida el comportamiento de los empleados contribuye a los objetivos generales de la empresa? •Indicador de respaldo del personal: ¿Qué posibilidades hay de que nuestro personal recomiende a nuestra empresa como un buen sitio en el que trabajar?

•Tasa de rotación de personal •Promedio de permanencia del personal •Factor de Bradford: mide el absentismo laboral. ¿Cuánto le está costando a la empresa la ausencia no autorizada de personal? •Relación de competitividad salarial (SCR) •Tiempo de contratación •Rentabilidad de la inversión en formación

Modalidades de Uso • Pago por uso,

es la nueva forma de adquirir el software, donde por una cuota mensual se puede utilizar el producto sin tener que preocuparse por la disponibilidad, seguridad, actualizaciones, etc.

 No hay que hacer un desembolso inicial alto para poder utilizar el servicio.  El alquiler es un gasto deducible

• Compra, licencia de servidor/cliente para un número determinado de usuarios y posteriormente se paga un mantenimiento anual.  Permite realizar una implantación propia y/o adaptación del producto  Idóneo para empresas que dispongan de un Dpto. de Informática

Junio 2014

BENEFICIOS Incremento de ingresos Incremento de la cifra de negocio Mejorar la satisfacción y el servicio a los clientes Mejorar el tiempo respuesta al mercado

Facilitar la toma de decisiones Aumentar la habilidad para hace frente a los competidores

BENEFICIOS Ahorro de Costes Reducción de los costes operativos Automatización de procesos manuales Mejora de los procesos operativos

Mejora de la agilidad de la organización Mejora el análisis de la información

¿Por qué elegir a Grupo Neolan? Necesitas un Socio que entienda los cambios y tendencias en las Tecnologías de la Información y en paralelo conozca tu Sector de Actividad. También necesitas un socio tecnológico con la suficiente experiencia y flexibilidad para proporcionarte Soluciones que necesitas en el continuo entorno cambiante de los Negocios

• Nuestros Consultores tienen la capacidad de analizar ampliamente tus necesidades de negocio, suministrando soluciones flexibles y estratégicas • Como Socios Tecnológicos, proporcionamos soluciones a medida, experiencia en la industria y capacidades de grupo • Nos posicionamos contigo en todo momento en los cambios, oportunidades y necesidades

Próximos Pasos: Prueba de Concepto ¿Cómo saber si la implantación de algún proyecto de Tecnología traerá al Negocio los beneficios esperados? Podemos establecer una demostración practica y tangible con su propio sistema ERP o con datos genéricos, para verificar que el concepto es susceptible de ser positivo para transformar la forma de enfocar su Negocio.

Siempre firmamos un acuerdo de no divulgación para que pueda estar seguro de sus datos y procesos de negocio. La Prueba de Concepto es segura, confidencial y sin ningún compromiso.

Próximos Pasos: Prueba de Concepto Analizaremos tus necesidades al detalle Nos gustaría tener la oportunidad de analizar sus necesidades con vistas a proponerles Soluciones que les reporten un retorno de la inversión lo mas rápido posible. Esperamos que hayan encontrado interesante esta presentación y hayamos conseguido mostrarles las ventajas de la implantación de un Cuadro de Mando Integral en su Negocio

Tu equipo dedicado: Director Técnico

Le proporcionara soporte estratégico, experiencia y será el interlocutor valido para acceder al resto del equipo y capacidades de Grupo Neolan Consultor Business Intelligence Consultor/a dedicado exclusivamente para atenderle en las necesidades del negocio Equipo Soporte Resolverá tus dudas del día a día