Curso de Ingeniería Biomédica Mantenimiento de equipos biomédicos 16 de noviembre de 2010

Mantenimiento de equipos como parte de:

1. gestión de procedimientos médicos 2. desarrollo industrial 3. interacción entre actores

1 - Gestión de equipos biomédicos • Plan (actividades clínicas, compras, resultados esperados) • Selección y adquisición • Mantenimiento y mejoras • Historia clínica de cada equipo (registro de todos los eventos) • Dada de baja de cada equipo • Evaluación de resultados

Plan • considerar todos los aspectos de la actividad planificada (formación previa y continua, cantidad de pacientes, locales, finanzas, equipos y MANTENIMIENTO)

Selección y Adquisición • Prevé la incorporación de instrumental, su mantenimiento, los materiales fungibles, el nivel de disponibilidad esperado y no solamente la “compra” de un equipo

Mantenimiento y mejoras • El Fabricante es el responsable del buen funcionamiento del equipo: contrata a un Representante o delega en Distribuidores y otras Empresas el seguimiento en uso clínico. Todos obran por encargo del F. Puede haber puestas al día y mejoras a lo largo de su vida útil. • “Equipos usados” sólo si respaldados por esta cadena (según normas europeas)

Historia clínica de cada equipo • Es impensable la gestión de equipos sin una documentación técnica clara y compartida entre los actores involucrados. • El concepto es similar al de la HC de un paciente • En la aeronáutica existe (para autos tb...) • Lista de verificación previa (“check list”) para procedimientos médicos

Dada de baja de cada equipo • Programada para evitar el aumento de fallas • Se decide cuando la reparación es muy cara (!!) • Consecuencia de un evento adverso (!!!!)

2 - desarrollo industrial

idea investigación y desarrollo

investig. médica básica y clínica

fabricación

revisión confiabilidad

selección compra

B

A instalación, uso mantenimiento

“historia clínica” de cada equipo

evaluación verificación

dada de baja

• Lazo institucional A: es la evaluación continua de equipos con decisiones comerciales sobre modelos existentes • Lazo interinstitucional B: involucra la evaluación de desempeño, las necesidades médicas, la investigación y desarrollo de prototipos. La transferencia tecnológica UR/empresas.

Gestión del equipamiento en lazo institucional A • • • •

Inicia en la compra Documentación Integración con Fabricante Integración con investigación: – médica – ingeniería biomédica

• Consulta de Historia Clínica del equipo • Dar de baja a tiempo

Redundancia concepto accesorio para una buena gestión

• Equipos como “respaldo” uno de otro • Marcas y modelos compatibles • Evitar ejemplares únicos (“deme dos”)

Mantenimiento de equipos biomédicos 3 - actores involucrados

organismos certificadores

fabricante/ representante/ vendedor usuario hospital

- normas - directivas - Ministerio Salud

servicio asistencia técnica

3 - actores involucrados • fabricante/representante/vendedor – cadena con una sola cabeza visible para el usuario

• usuario/hospital – cliente que busca calidad de atención médica

• supervisión global (MS, FNR, etc.) – verifica calidad de atención y proveedores tecnologías

• organismos certificadores – ayudan a documentar y mantener niveles de calidad

Desarrollo, investigación y mantenimiento • • • •

Grupos de desarrollo Empresas de mantenimiento Grupos de investigación médica Hospitales

Puntos de encuentro y de complementación

Mantenimiento • Modelos de mantenimiento • Mantenimiento y Calidad • Gestión del equipamiento • Redundancia • Historia clínica del equipo (SITEM)

Mantenimiento Todos los equipos fallan • Cuando ? (MTBF, mortalidad infantil …) • En que circunstancias ? (mal uso, instalación, prototipo…) • Causas directas o indirectas (falla de otro equipo, entorno adverso...) “Si algo puede fallar, va a fallar.”

Modelos 0. Mantenimiento nulo: modelo doméstico 1. Mantenimiento interno 2. Mantenimiento contratado 3. Mantenimiento con acopio de partes (variante de 1 y 2) 4. Integrado con el proveedor: “socio” en la calidad

Mantenimiento nulo: modelo doméstico • Se compra el equipo • Se usa Ventajas • Barato (pero sale caro) Inconvenientes • Períodos a la espera de reparación • Trabajo intenso en momento de roturas

Mantenimiento interno • Formar, equipar y dotar un Departamento de Mantenimiento Ventajas • Respuesta rápida • Seguimiento de equipos posible Inconvenientes • No se pueden reparar todos los equipos • Períodos a la espera de reparación

Mantenimiento contratado • Empresa externa para cada equipo Ventajas • Delegación de responsabilidad Inconvenientes • Carga en la gestión de proveedores • Caro y puede esconder abusos

Mantenimiento por acopio • Compra de repuestos junto con el equipo • Variante de M.interno y de M.contratado Ventajas • Evita demoras en caso de aislamiento del país (imposibilidad de importar) Inconvenientes • Caro e ineficiente por obsolescencia de repuestos • Espacio

Modelo integrado con el proveedor

Ventajas • Incorpora motivación del proveedor • Respuesta rápida Condición • Necesita una gestión inteligente

Contrato integrado • fácil de entender • niveles de productividad con beneficio adicional para proveedor • multas por indisponibilidad • modo de uso de historia clínica de cada equipo • se renueva sólo luego de análisis y publicación conjunta de evaluación • se prevén criterios de baja de equipos

Mantenimiento y Calidad • No esperar la falla para actuar • Usar las herramientas de certificación de calidad con inteligencia • Evaluar y publicar las evaluaciones cruzadas de equipos/procedimientos

SITEM • Registro de eventos de cada equipo • Indicadores de uso / confiabilidad / rendimiento • Anticipación de hitos (revisiones /baja ) • Difusión de estadísticas

Pliego de Licitación • • • •

Registro del proveedor en MSP Lista de usuarios en la zona (MERCOSUR etc.) Que existan repuestos Certificación de Calidad del fabricante (y del proveedor local) • Manual de uso en licitación no sólo con entrega • Elementos para costo de operación • Medidas de confiabilidad de los equipos (MTBF)

Pliego de Licitación (2) • • • • • • •

Garantía Cotización para extensión de garantía Infraestructura para garantía y extensión Personal Calificado (Ing. Biom.) Multas en instalación y en uso Cursos para personal clínico y 1er llamado Manuales de mantenimiento

Licitación o criterio de compra 1/7 • COMPORTAMIENTO PROACTIVO DE LA EMPRESA El pliego debería dar al empresario el mensaje que se le ofrece una posible relación de muchos años alrededor del uso continuado de un equipo, para el cual va a tener que hacer inversiones de personal, de capacitación (interna y externa) y de compra de repuestos e instrumental accesorio. Al proveedor le tiene que interesar que el equipo funcione muchos años, antes que de cerrar una buena venta, “y después se verá”.

Licitación o criterio de compra 2/7 • VIDA UTIL DE LOS EQUIPOS Y HORIZONTE DE CONTRATACION Los proveedores deben estar comprometidos con el resultado de los equipos, a 10 años (o más) de contratos en forma de borrador. Exigencia de la nómina de técnicos para la instalación y el mantenimiento, con formación que por otra parte la Universidad ofrece.

Licitación o criterio de compra 3/7 MANTENIMIENTO Y CONTROL DE CALIDAD los equipos electrónicos tienen Calibraciones y el Control de Calidad, según protocolos (personal de operación y de service). Mal llamado “mantenimiento preventivo” por la tradición mecánica.

Licitación o criterio de compra 4/7 • ACOPIO DE REPUESTOS sugiere inversión en stock de partes por el hospital. En esta época de comunicaciones fáciles y modelos de corta vida, NO es conveniente y se debe exigir mantenimiento con “partes y mano de obra” con un tiempo máximo de “parada” en el contrato.

Licitación o criterio de compra 5/7 • HISTORIA CLINICA DEL EQUIPO (HCE) el personal del Hospital es el “veedor técnico” de los equipos y verifica la HCE, columna vertebral del contrato de mantenimiento. El Personal del H es como el “médico de cabecera” que deriva las reparaciones. La HCE es llenada en cada hito de la vida del equipo.

Licitación o criterio de compra 6/7 • RECEPCION DEL EQUIPO Los cursos son “requisito” para la recepción que inicia la garantía • Cursos de operadores, de primer llamado y manuales • Instalación completa • Verificación títulos y experiencia de técnicos, inspección de repuestos e instrumental • Verificación independiente por auditor técnico (caso blindaje)

Ejemplo de recepción, instalación y pruebas, a prever en la licitación o criterio de compra

Inspección de embalajes y sus rótulos Abertura y entrega Instalación de equipos Formación del personal médico sobre los equipos Verificación del material recibido en cuanto a cantidad Verificación de la formación del personal Verificación del funcionamiento de los equipos Verificación entre el PLAN y lo RECIBIDO en cuanto a características Actas de recepción en SITEM, sistema de historia de cada equipo Comunicación de actas a la Empresa y a la Dirección del Hospital

Licitación o criterio de compra 7/7 • MULTAS Y BONIFICACIONES derivadas automáticamente del registro de la Historia clínica del equipo, sin necesidad de “telegramas” Multa por día (u hora) sin funcionar Bonificación por largo período de operación sin fallas, por producción

Trabajos prácticos Redactar un pliego de licitación de equipos biomédicos con los criterios de “asociación” entre usuario y proveedor Redactar un contrato de mantenimiento de equipos biomédicos, consecuencia de la licitación (o criterio de compra) anterior para lograr un nivel de calidad dado

Contrato de mantenimiento • ¿Quien redactó el proyecto de contrato ? • Describa el grado de involucramiento de la empresa de mantenimiento: ¿es “un socio” en el sentido de tender al óptimo desempeño ? • La empresa ¿tiene incentivo por buen desempeño? • La multa ¿es de aplicación automática ? • El registro de eventos ¿está disponible? quien lo usa? Se paga en base a sus salidas ? • ¿ Se menciona un criterio de baja de equipos ? • ¿ Se menciona el análisis estadístico de desempeño y de procedimientos ? • Redacte los artículos que considera faltan • Proponga la eliminación o modificación de artículos

Mantenimiento • Es parte de un acuerdo tripartito • Contribuye a asegurar la calidad • Es parte de la gestión de servicios de salud • Es parte del desarrollo industrial • Intercambia conocimientos con sectores académicos

2 - desarrollo industrial

idea investigación y desarrollo

investig. médica básica y clínica

fabricación

revisión confiabilidad

selección compra

B

A instalación, uso mantenimiento

“historia clínica” de cada equipo

evaluación verificación

dada de baja

www.nib.fmed.edu.uy gracias