Decisión administrativa por la que se mejora la aplicación de controles internos del sistema de certificación del Proceso de Kimberley (SCPK) 1. Controles internos del SCPK: disposiciones vigentes De conformidad con la sección IV.a) del documento del SCPK, en el que se incluyen parte de los requisitos mínimos para los Participantes, cada Participante debería establecer un sistema de controles internos diseñado para eliminar la presencia de diamantes conflictivos de remesas de importación y exportación de diamantes en bruto. En la sección IV.f) del documento del SCPK se pide además a los Participantes que, a la hora de establecer un sistema de controles internos, tengan en cuenta, cuando proceda, las demás opciones y recomendaciones para los controles internos recogidas en el anexo II. 2. Desarrollo de recomendaciones relativas a la producción artesanal de aluvión, Pleno de Moscú, noviembre de 2005 En noviembre de 2005, el Pleno adoptó una declaración sobre la mejora de los controles internos de la producción de diamantes de aluvión (declaración de Moscú), en la que se establecen una serie de recomendaciones para el control efectivo de la producción minera artesanal de diamantes de aluvión. En el Pleno se señaló que la declaración debía dirigir los esfuerzos por mejorar la trazabilidad de la producción de aluvión y ayudar a los donantes potenciales a canalizar su ayuda al desarrollo de capacidades para avanzar en la aplicación efectiva del sistema de certificación. El Pleno respaldó plenamente la conclusión del subgrupo de producción de aluvión en el sentido de que unos controles internos efectivos en las zonas mineras de producción de aluvión son fundamentales para garantizar la eficacia del SCPK en su conjunto y evitar la incorporación de diamantes conflictivos al comercio legal de diamantes. En el Pleno también se puso de relieve que varias visitas de seguimiento a Participantes productores de diamantes de aluvión hicieron evidente la necesidad de reforzar los controles internos de la producción artesanal y de mejorar la trazabilidad de la producción desde la mina hasta la exportación. Asimismo se señaló que las medidas a llevar a cabo a este respecto requerirán tanto una participación decidida de las autoridades de los Participantes productores de diamantes de aluvión como, en muchos casos, una ayuda específica de otros Participantes y de la comunidad internacional de donantes para el desarrollo de capacidades. La sección 2.a) de la Declaración de Moscú contiene varias políticas y acciones clave que, de ser aplicadas por los productores artesanales de aluvión, aumentarán perceptiblemente su capacidad de garantizar que se exportan solamente los diamantes producidos y negociados de conformidad con la legislación nacional y las normas del SCPK. La sección 2.b) de la declaración de Moscú identificó las áreas en las que sería más valiosa la ayuda concertada y concentrada por donantes bilaterales y multilaterales para el desarrollo de las capacidades nacionales para garantizar controles internos efectivos.

 

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3. Nuevas orientaciones en materia de controles internos efectivos, Pleno de Gaborone,

noviembre de 2006 Tanto los Participantes como los Observadores reconocen la necesidad de establecer nuevas orientaciones precisas para la aplicación efectiva de controles internos para todos los tipos de Participantes, que empleen y complementen las recomendaciones del anexo II, con el fin de garantizar que todos los Participantes dispongan de un sistema efectivo y fiable de controles internos. El Grupo de trabajo ad hoc para la evaluación del SCPK ha recomendado en su informe al Pleno de Gaborone que: «Paralelamente a la evaluación del SCPK, se elaborará una lista adicional de normas de control interno para todos los Participantes, complementaria de las recomendaciones contenidas en el anexo II del documento básico del SCPK. Deben incorporarse a dicha lista las recomendaciones clave de la declaración de Moscú sobre la mejora de los controles internos de los diamantes de aluvión de producción minera artesanal. Debería promoverse la ejecución de las medidas establecidas en ella como parte del sistema de evaluación paritaria. Los mandatos para las visitas de evaluación deberían incluirse en una Decisión administrativa revisada sobre evaluación paritaria con el fin de evaluar específicamente si los Participantes han adoptado medidas efectivas, sobre la base de las medidas establecidas en la lista adicional de controles internos. Los candidatos a Participantes en el SCPK deberían ser invitados a tener en cuenta, a la hora de diseñar las medidas de control interno nacionales, tanto los requisitos obligatorios como opcionales del SCPK indicados en el anexo II y en la lista adicional de controles internos.» A la hora de desarrollar esta directriz, el Pleno buscó las mejores prácticas y las orientaciones que consideró: -

contrastadas, que estén siendo aplicadas al menos por un Participante, y que, por lo tanto, sean factibles, efectivas y directamente pertinentes para el objetivo de excluir diamantes conflictivos del comercio legal, proporcionadas por lo que se refiere a los costes y las cargas impuestos en relación con el impacto y los beneficios esperados.

El Pleno abordó, entre otras cosas, la declaración de Moscú sobre la mejora de los controles internos de la producción de diamantes de aluvión, la resolución sobre la producción ilícita de diamantes en Costa de Marfil, las recomendaciones existentes en el anexo II, los resultados del sistema de evaluación paritaria hasta el momento y la experiencia de los Participantes en la ejecución de los controles internos nacionales. 4. Situación de las nuevas orientaciones sobre controles internos Las nuevas orientaciones en materia de controles internos de la presente Decisión administrativa se inspiran en los requisitos y las recomendaciones existentes y deberían ser complementarias y no ir en detrimento de ninguno de ellos.

 

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Se espera que estas orientaciones complementarias en materia de controles internos, así como las recomendaciones del anexo II, sean útiles para todos los Participantes que deseen establecer y ejecutar un sistema de controles internos «destinado a eliminar la presencia de diamantes conflictivos en las remesas de diamantes en bruto importadas a su territorio y exportadas desde el mismo», de conformidad con la sección IV.a) del documento del SCPK. Por consiguiente, el Pleno exhorta a todos los Participantes a trabajar por una aplicación integral de un sistema efectivo y fiable de controles internos que se base en: -

las medidas aquí esbozadas y las recomendaciones del anexo II que sean aplicables y apropiadas, o el sistema alternativo de controles internos que consideren necesario y oportuno,

con el fin de lograr el objetivo de eliminar la presencia de diamantes conflictivos en las remesas de diamantes en bruto importadas a su territorio y exportadas desde el mismo. De forma coherente con la estructura del SCPK, todas las medidas de control interno, incluidas las establecidas aquí, deberían ejecutarse de conformidad con la legislación nacional aplicable del Participante. 5. Asistencia técnica Se anima a los Participantes en el Proceso de Kimberley que puedan proporcionar la ayuda adecuada, así como a los donantes multilaterales y bilaterales, a que presten el apoyo necesario para la aplicación de controles internos efectivos, a partir de las recomendaciones del anexo II del documento del SCPK y de las nuevas orientaciones en materia de controles internos de la presente Decisión administrativa. 6. Seguimiento a través del mecanismo de evaluación inter pares El Pleno acuerda que el seguimiento regular de las recomendaciones y orientaciones en materia de controles internos aumentará su impacto operativo. a) Informes anuales e informes dirigidos al Pleno El Pleno pide al Grupo de trabajo de seguimiento que incorpore una disposición en materia de información voluntaria sobre los pasos dados para la aplicación de las orientaciones en materia de controles internos en los informes anuales de los Participantes sobre la aplicación del SCPK para 2006 y años sucesivos. Dicha disposición vendría a añadirse a la disposición existente en materia de información sobre la aplicación de los requisitos del SCPK (en particular las secciones II, III, IV y V del documento SCPK), que incluirán información sobre el uso de las recomendaciones del anexo II por parte de los Participantes. El Pleno también solicita al grupo de trabajo de Seguimiento que informe al Pleno en 2007 sobre el impacto de todas las recomendaciones y orientaciones en materia de controles internos, incluidas las que figuran aquí.

 

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El Pleno también exhorta a los Participantes que puedan y deseen hacerlo, a que informen en 2007 de: - La mejora de la aplicación de los controles internos, incluida la inspirada en las presentes orientaciones. - La ayuda al desarrollo de capacidades para mejorar los controles internos de los Participantes proporcionada por otros Participantes o por donantes bilaterales y multilaterales. b) Visitas de evaluación inter pares El Pleno pide que las futuras visitas de evaluación inter pares evalúen la aplicación de todos los controles internos, incluidas las orientaciones aquí incluidas, y entablen el diálogo sobre cualquier medida de control interno cuya aplicación en el Participante evaluado fuera particularmente beneficiosa para la mejora de la eficacia de sus controles internos, sin perder de vista la distinción entre los requisitos mínimos del SCPK y otras disposiciones. 7. Candidatos El Pleno solicita que se comunique la presente Decisión administrativa a los candidatos a participar en el SCPK y pide que el Comité de participación entable el diálogo adecuado con cualquier candidato que diseñe un sistema de controles internos, a partir del documento del SCPK, incluidos el anexo II y las nuevas orientaciones en materia de controles internos.

 

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Orientaciones complementarias en materia de controles internos Controles efectivos del comercio transfronterizo 1. Los Participantes deberían asegurarse de que los pagos internacionales para todas las compras de diamantes en bruto se encaminen a través de bancos en vez de sistemas bancarios informales, y, siempre que sea posible, cuenten con documentación comprobable. 2. Los Participantes deberían llevar a cabo inspecciones físicas de las importaciones y exportaciones de diamantes en bruto, de acuerdo con la legislación nacional, de forma exhaustiva o en función de una evaluación del riesgo (incluidos los controles aleatorios); tales controles deberían incluir el examen del valor y, cuando sea posible, el origen declarado de los diamantes de una remesa determinada. 3. Se anima a los Participantes a exigir la prueba básica de la identidad y la dirección de los exportadores y, en consulta con otros Participantes, según el caso, de los importadores, antes de emitir certificados para exportaciones de diamantes en bruto. Procesos de exportación 4. Antes de emitir un certificado, se exhorta a las autoridades de exportación a que soliciten, de conformidad con la legislación nacional y junto con una declaración de que los diamantes en bruto exportados no son diamantes conflictivos, pruebas adecuadas del origen no conflictivo de los diamantes (lo que, en el caso de los Participantes productores podría incluir datos como la fuente de producción, el peso, las características, el explotador minero, los recibos de cualquier comercio interno y, en el caso de los Participantes no productores, la prueba de la importación legal). Aplicación efectiva del sistema de certificación 5. Todos los Participantes deberán, cuando sea posible y de acuerdo con la legislación nacional, retirar las licencias comerciales (si las tuvieran) de particulares o empresas condenados por actividades relacionadas con los ámbitos cubiertos por el sistema de certificación. Controles internos en Participantes con producción de diamantes i)Trazabilidad de la producción desde la mina hasta la exportación Se insta a que los Participantes con producción de diamantes a que: 6. Se aseguren de que todas las actividades de minería de diamantes (ya sea industrial, semiindustrial y/o artesanal) cuentan con una licencia y de que las autoridades comprueban regularmente la aplicación de este requisito. 7. Exijan a los operadores de explotaciones mineras que conserven un registro de la producción (con datos como lugar de producción, peso y, en la medida de lo posible, características cualitativas de los diamantes producidos).  

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ii) Regulación de la minería de diamantes Se pide a todos los Participantes con producción de diamantes que: 8. Garanticen la comparación regular de la producción global comunicada con la capacidad total real estimada en los estudios geológicos, en la medida en que las autoridades gubernamentales dispongan de ellos (y en caso de que no estén disponibles, se invita a los Participantes, en particular a los que tengan una producción artesanal, a que lleven a cabo estudios geológicos detallados de las capacidades de producción potenciales y reales de las zonas mineras o a trabajar con donantes y/o empresas de prospección a tal fin). 9. Comparen regularmente la capacidad de producción de las minas individuales con la producción o venta declaradas por dichas minas. Control de las minas de diamantes 10. Se anima a los Participantes con minas industriales a hacer público un registro de las minas con licencia de explotación de su territorio. Participantes con explotación minera artesanal de diamantes 11. Se anima a los Participantes con producción artesanal de diamantes a establecer sistemas catastrales operativos para mantener una información exacta y actualizada sobre zonas de producción y licencias de extracción concedidas y velar por que la información recogida en los datos del catastro se introduce y se coteja de forma cruzada con la información derivada de los informes de producción. 12. Los Participantes con producción artesanal de diamantes deberán llevar a cabo controles aleatorios periódicos en las instalaciones mineras para comprobar que las explotaciones tienen licencia. 13. Los Participantes con producción artesanal de diamantes deberían trabajar por la introducción de un sistema que asegure la trazabilidad de la producción desde la mina hasta el punto de exportación basado en las recomendaciones establecidas en la Declaración de Moscú. 14. Se anima a los Participantes con producción artesanal de diamantes a introducir sistemas completamente informatizados para el registro y seguimiento del volumen y origen de los diamantes producidos y comercializados hasta el punto de exportación.

 

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Compradores, vendedores, importadores, exportadores, pulidores y talladores y otros operadores económicos que manejan diamantes en bruto 15. Se insta a los Participantes que registran y autorizan a compradores, vendedores, exportadores, agentes y empresas de transporte de seguridad de diamantes en bruto de conformidad con las recomendaciones 13 y 14 del anexo II del documento SCPK, a que pidan información sobre cualquier condena penal, de conformidad con el derecho nacional, antes de conceder una licencia. Se anima a los Participantes a actualizar periódicamente un registro de este tipo y a hacer público el nombre de los titulares de licencias, en la medida en que lo permita la legislación nacional. 16. Los Participantes deberían garantizar controles apropiados, coherentes con la legislación nacional, de las actividades de compradores, vendedores, exportadores, importadores, pulidores y talladores de diamantes en bruto y otros agentes implicados en la manipulación de diamantes en bruto, para asegurar el cumplimiento de las normas nacionales aplicables de ejecución del SCPK. A tal efecto, los Participantes deberían asegurarse de que los compradores, los vendedores, los importadores y los exportadores de diamantes en bruto mantienen documentos verificables (incluidos los controles de existencias, los certificados PK y los datos de compras y ventas) y llevan a cabo controles para, entre otras cosas, comparar las facturas con los certificados del Proceso Kimberley y el comercio con las declaraciones anuales de existencias. Reglamentación del comercio de diamantes de extracción minera artesanal 17. Los Participantes con producción artesanal y comercio interno deben: Verificar los permisos de compra regularmente. Asegurarse de que se mantienen registros de compra diarios y de que se presentan regularmente a las autoridades competentes. Llevar a cabo controles puntuales para asegurarse de que los comerciantes puedan probar el origen de todos los diamantes en bruto vendidos. Efectuar controles puntuales para garantizar que los números de licencia recogidos en los recibos corresponden al origen real de los diamantes. Auto-regulación de la industria 18. Se anima a todos los Participantes con comercio o pulido de diamantes a establecer un sistema de auto-regulación de la industria que cuente con la adecuada supervisión del Estado. El sistema podría incluir los componentes siguientes: Participación de particulares y empresas del comercio de diamantes en bruto en órganos de auto-regulación del comercio de diamantes en bruto. Adopción por parte de estos organismos de códigos de conducta internos u ordenanzas, con organismos disciplinarios internos para su aplicación (incluida la expulsión en caso de violación grave de los códigos de conducta internos u ordenanzas); tales organismos

 

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deberían compartir la información pertinente para la aplicación del SCPK con sus miembros a petición de la autoridad supervisora. La obligación de que los registros de los miembros de tales organismos estén sujetos a una auditoría independiente y regular para garantizar que puede hacerse un seguimiento de todos los diamantes en bruto con los que han comerciado hasta los certificados de importación válidos o hasta las existencias previas al PK. Inspecciones al azar por parte de la autoridad supervisora para asegurarse de que se respeten los requisitos de auditoría. Facilitación de procedimientos para la emisión de certificados del PK para miembros de tales organismos por parte de la autoridad exportadora pertinente del PK (procedimientos acelerados), sujetos a la supervisión efectiva de la autoridad exportadora para garantizar que los requisitos de auditoría se respetan. Justificación del volumen de diamantes en bruto pulidos 19. Se anima a todos los Participantes con empresas o particulares que operen en actividades de pulido de diamantes en bruto a que justifiquen el volumen anual total de diamantes en bruto tallados y pulidos en su jurisdicción. Zonas de libre comercio 20. Los Participantes con zonas de libre comercio en sus jurisdicciones deberían autorizar a compradores, vendedores, exportadores, distribuidores, comerciantes, talladores y pulidores de diamantes que deseen comerciar con diamantes en bruto en tales zonas y deberían recabar información sobre las existencias de diamantes en bruto de cualquiera de esos operadores. Situaciones reales de diamantes de conflicto 21. Además de la identificación de zonas de actividad minera ilegal, los Participantes productores de diamantes y que cuenten con grupos rebeldes sospechosos de extraer diamantes en su territorio deberían dar a la Presidencia toda la información posible sobre la calidad y cantidad de la producción en tales zonas. 22. Se invita a los Participantes productores de diamantes en regiones con indicios de producción por parte de grupos rebeldes a que incluyan datos cualitativos sobre las remesas individuales de diamantes en todos los certificados del Proceso Kimberley emitidos.

 

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23. Se anima a los Participantes a proceder a controles específicos en importaciones y exportaciones para la detección de diamantes conflictivos de conformidad con la legislación nacional y sobre la base de indicios fiables de la presencia de diamantes conflictivos, indicios que pueden consistir en información de la Presidencia sobre las características de la producción de diamantes conflictivos. Se anima a los Participantes a garantizar que los organismos de comercio y las organizaciones autorreguladoras de la industria difunden entre sus miembros cualquier instrucción adicional relativa a la producción de diamantes conflictivos y las medidas impuestas a sus miembros. Gaborone Noviembre de 2006

 

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