División de Gestión del Talento Humano Solicitud de suspensión o disfrute de vacaciones Código: PA-GA-5.1-PR-26

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Fecha de actualización: 04-09-2015

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1. PROCESO/SUBPROCESO Gestión Administrativa/Gestión del Talento Humano RELACIONADO: 2. RESPONSABLE(S):

Profesional Especializado (Jefe División de Gestión de Talento Humano), Técnico Administrativo.

3. OBJETIVO:

Reconocer y autorizar vacaciones suspendidas o pendientes de disfrute, o compensación de vacaciones a los funcionarios que tengan derecho a las mismas.

4. ALCANCE:

Inicia con la solicitud de suspensión de vacaciones o la solicitud de vacaciones pendientes, en el formato preestablecido, y termina con la notificación de la Resolución al interesado.

5. MARCO NORMATIVO:

Acuerdo 007 de 2006: Por el cual se adopta el Estatuto de Personal Administrativo de la Universidad del Cauca. Acuerdo 024 de 1993: Por el cual se adopta el Estatuto del Profesor de la Universidad del Cauca.

6. CONTENIDO: No.

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Actividad / Descripción

Realiza solicitud de suspensión de vacaciones diligenciando el formato solicitud de suspensión de vacaciones, firma el jefe inmediato.

Recibe documentos presentados por el funcionario solicitante, los radica y entrega al jefe de la División de Gestión de Talento Humano para VoBo.

Cargo Responsable Funcionario solicitante

Secretaria Ejecutiva

Punto de control

PA-GA-5.1-FOR38 Solicitud de suspensión de vacaciones

Verifica documentos recibidos, cada vez que sea necesario, Secretaria Ejecutiva

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Fecha de actualización: 04-09-2015

Recibe y revisa los formatos presentados, da VoBo y entrega al Técnico Administrativo.

Elabora Resolución para suspensión de vacaciones y entrega al jefe de la División de Gestión de Talento Humano para revisión y aprobación del proyecto de resolución.

Envía Resolución para firma del Vicerrector Académico o Vicerrector Administrativo (según sea el caso).

Profesional Especializado (Jefe División de Gestión de Talento Humano)

Técnico Administrativo

Secretaria Ejecutiva

Secretaria Envía la resolución firmada a Secretaría General Ejecutiva para realizar comunicación. (Vicerrectoría Académica o Administrativa)

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Verifica formatos recibidos, cada vez que sea necesario, Profesional Especializado (Jefe División de Gestión de Talento Humano) Verifica resolución con VoBo Jefe División de Gestión de Talento Humano, cada vez que sea necesario, Técnico Administrativo Verifica Resolución firmada, cada vez que sea necesario, Secretaria Ejecutiva (Vicerrectoría Académica o Administrativa)

Verifica registro de salida de documentos, cada vez que sea necesario, Secretaria Ejecutiva (Vicerrectoría Académica o Administrativa)

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Fecha de actualización: 04-09-2015

Comunica al interesado y a las dependencias correspondientes.

Técnico Administrativo (Secretaría General)

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Verifica comunicación escrita y vía correo electrónico, cada vez que sea necesario, Técnico Administrativo (Secretaría General)

SOLICITUD DE DISFRUTE DE VACACIONES Realiza solicitud de vacaciones pendientes en el formato preestablecido, lo firma y recoge las firmas correspondientes.

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Funcionario solicitante

NOTA: Para solicitud de vacaciones pendientes de disfrute, si el funcionario solicitante es docente diligencia el formato PA-GA-5.1-FOR-30 Solicitud y registro de días compensatorios y vacaciones pendientes de disfrutar para profesores, firma el formato y lo hace firmar del Decano respectivo, entrega para visto bueno del Jefe de la División de Gestión de Talento Humano. Si el funcionario solicitante es administrativo diligencia el formato PA-GA-5.1FOR-28 Solicitud y registro de días compensatorios y vacaciones pendientes de disfrutar para administrativos, firma el formato y lo hace firmar de su jefe inmediato, entrega para VoBo del Jefe de la División de Gestión de Talento Humano.

Recibe documentos presentados por el funcionario solicitante, los radica y entrega al Técnico Administrativo.

Verifica el tiempo exacto (días) de vacaciones pendientes que tiene y el número de Resolución correspondiente y entrega al jefe de la División.

Secretaria Ejecutiva

Verifica formatos PA-GA-5.1-FOR30 Solicitud y registro de días compensatorios y vacaciones pendientes de disfrutar para profesores, o PA-GA-5.1-FOR28 Solicitud y registro de días compensatorios y vacaciones pendientes de disfrutar para administrativos

Verifica documentos recibidos, cada vez que sea necesario, Secretaria Ejecutiva

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Fecha de actualización: 04-09-2015

NOTA: Si el funcionario no tiene registrados días pendientes, proyecta un oficio con firma del jefe de la División de Gestión de Talento Humano informando la no procedencia de la solicitud.

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Recibe y revisa los formatos presentados, da VoBo y entrega al Técnico Administrativo.

Elabora Resolución para autorización de disfrute de vacaciones y entrega al jefe de la División para revisión y aprobación del proyecto de resolución.

Envía Resolución para firma del Vicerrector Académico o Vicerrector Administrativo (según sea el caso).

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Técnico Administrativo

Profesional Especializado (Jefe División de Gestión de Talento Humano)

Técnico Administrativo

Secretaria Ejecutiva

Secretaria Envía la resolución firmada a Secretaría General Ejecutiva para realizar comunicación. (Vicerrectoría Académica o Administrativa)

Verifica formatos recibidos, cada vez que sea necesario, Profesional Especializado (Jefe División de Gestión de Talento Humano)

Verifica resolución con VoBo Jefe División de Gestión de Talento Humano, cada vez que sea necesario, Técnico Administrativo Verifica Resolución firmada, cada vez que sea necesario, Secretaria Ejecutiva (Vicerrectoría Académica o Administrativa) Verifica registro de salida de documentos, cada vez que sea necesario, Secretaria Ejecutiva

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(Vicerrectoría Académica o Administrativa)

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Comunica al interesado y a las dependencias correspondientes.

Técnico Administrativo (Secretaría General)

Verifica comunicación escrita y vía correo electrónico, cada vez que sea necesario, Técnico Administrativo (Secretaría General)

7. FORMATOS:

PA-GA-5.1-FOR-28 Solicitud y registro de días compensatorios y vacaciones pendientes de disfrutar para administrativos PA-GA-5.1-FOR-30 Solicitud y registro de días compensatorios y vacaciones pendientes de disfrutar para profesores PA-GA-5.1-FOR-38 Solicitud de suspensión de vacaciones

8.ABREVIATURAS Y DEFINICIONES:

VoBo: Visto Bueno SRH: Sistema de Recursos Humanos.

9. REGISTRO DE MODIFICACIONES: Fecha

Versión: No.

Código

Modificaciones

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Creación del procedimiento.

10. ANEXOS:

Anexo A: Convenciones del Diagrama de Flujo Anexo B: Diagrama de Flujo del procedimiento

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ELABORACIÓN

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REVISIÓN

Nombre:

Nombre: Cargo: Técnico Administrativo Fecha: 10-08-2015 REVISIÓN

Responsable Subproceso Cargo: Profesional Especializado (Jefe División de Gestión de Talento Humano) Fecha: 10-08-2015 APROBACIÓN

Nombre: Responsable Proceso Cargo: Vicerrector (a) Administrativo (a) Rector Fecha: Fecha: 04-09-2015 Nota: La firma en el espacio revisión - responsable de subproceso, aplica cuando el subproceso exista.

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Anexo A: Convenciones del Diagrama de Flujo SIMBOLO

SIGNIFICADO

Inicio

Identifica el inicio del proceso. Representa la preparación de un documento en original.

Representa la preparación de un documento que se elabora en original y varias copias.

Representa la toma de decisiones.

Representa una operación. Conector de páginas. Conector interno. Permite conectar actividades o formatos con otras actividades dentro del Flujograma. Indica el sentido de la información. Las flechas se utilizan para conectar los diferentes símbolos y con ello se representa el recorrido de la información entre las diferentes actividades o dependencias. Fin

Representa el final del procedimiento/proceso.

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Anexo B: Diagrama de Flujo del procedimiento FUNCIO NARIO SOLICITANTE

SECRETARIA EJECUTI VA

JEFE DIVISIÓN DE G ESTIÓ N DEL TALENTO HUMANO

TÉCNICO ADMINISTRATI VO

Recibe documentos, radica y entrega al jefe de la División de G estión de Talento Humano para VoBo

Recibe y revisa los f ormatos present ados, da VoBo y entrega al Técnico Administrativo

Elabora Resolución para suspensión de vacaciones y entrega al jefe de la División para revisión y aprobación

INICIO

¿La solicitud es de suspensión de vacaciones?

NO

SI Realiza solicitud de suspensión de vacaciones diligenciando el formato correspondiente con firma del jefe inmediato

PA-GA-5.1-FOR-38 Solicitud de suspensión de vacaciones

Resolución para suspensión de vacaciones Realiza solicitud de vacaciones pendientes de disf rute en el formato preestablecido, lo firma y recoge las f irmas correspondientes

1 ¿El solicitante es docent e?

SI

Diligencia format o PA-GA-5.1-FOR-30 Solicitud y registro de días compensatorios y vacaciones pendientes de disfrutar para profesores

NO

PA-GA-5.1-FOR-30 Solicitud y regist ro de dí as compensatorios y vacaciones pendientes de disfrutar para profesores

Firma el formato y lo hace firmar del Decano respectivo

Entrega el formato diligenciado y firmado para VoBo del jefe de la División de Gestión del Talento Humano

Diligencia format o PA-GA-5.1-FOR-28 Solicitud y registro de días compensatorios y vacaciones pendientes de disfrutar para administrativos

PA-GA-5.1-FOR-28 Solicitud y regist ro de dí as compensatorios y vacaciones pendientes de disfrutar para administrativos

Firma el formato y lo hace firmar de su jef e inmediato

Entrega el formato diligenciado y firmado para VoBo del jef e de la División de Gestión del Talento Humano

A

SECRETARIA EJECUTI VA (VI CERRECTORÍA ACADÉMICA O ADMINISTRATIVA)

VI CERRECTOR ACADÉMICO O VI CERRECTOR ADMINISTRATIVO

TÉCNICO ADMINISTRATI VO (SECRETARÍA G ENERAL)

División de Gestión del Talento Humano Solicitud de suspensión o disfrute de vacaciones Código: PA-GA-5.1-PR-26 FUNCIONARIO SOLICITANTE

SECRETARIA EJECUTIVA

Versión: 0 JEFE DIVISIÓN DE GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO

Fecha de actualización: 04-09-2015 TÉCNICO ADMINISTRATIVO

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SECRETARIA EJECUTIVA (VICERRECTORÍA ACADÉMICA O ADMINISTRATIVA)

VICERRECTOR ACADÉMICO O VICERRECTOR ADMINISTRATIVO

Entrega resolución para firma

Firma la resolución

TÉCNICO ADMINISTRATIVO (SECRETARÍA GENERAL)

A

Verifica el tiempo exacto (días) de vacaciones pendientes que tiene y el número de Resolución correspondiente

Recibe documentos, radica y entrega al Técnico Administrativo

¿El funcionario tiene registrados días pendientes?

NO Proyecta oficio informando la no procedencia de la solicitud

Recibe oficio de la no procedencia de la solicitud

Envía oficio al solicitante

Firma oficio

Recibe y revisa los formatos presentados, da VoBo y entrega al Técnico Administrativo

Oficio SI

Entrega al jefe de la División

Elabora Resolución para autorización de disfrute de vacaciones y entrega al jefe de la División para revisión y aprobación

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Envía Resolución para firma del Vicerrector Académico o Vicerrector Administrativo (según sea el caso)

Revisa la resolución y da Visto Bueno

Resolución para autorización de disfrute de vacaciones

Envía la resolución firmada a Secretaría General para realizar comunicación Comunica al interesado y a las dependencias correspondientes

FIN