PROCESO GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO COD: 5.1.1.PSC.APO.2.2 VERSION: 02 DOCUMENTO CONTROLADO

PROCESOS DE APOYO

Director

CARACTERIZACIÓN GESTION DEL Profesional RESPONSABLE Especializado (Jefe DEL PROCESO TALENTO HUMANO administrativo)

Suministrar y administrar el personal para asegurar el cumplimiento de normas ALCANCE legales y las competencias requeridas para la prestación del servicio

PROPOSITO

OBJETIVOS DE CALIDAD DEL PROCESO

Cubre el personal administrativo y operativo que desarrolla actividades habituales, independiente de su forma de contratación (planta, contratista)

Mejorar permanentemente las competencias del personal Mejorar el desempeño del personal Mantener un ambiente laboral sano y seguro con un adecuado desarrollo del programa de salud ocupacional

GESTION DEL TALENTO HUMANO

ACTIVIDADES PROVEEDOR

ENTRADAS

Información Necesidades de personal Gerencia Sub Directores, Aprobación jefes de cargos procesos Sistemas de contratación

ACTIVIDADES PHVA SALIDAS PRINCIPALES Definir, revisar periódicamente necesidades de Plan de cargos personal (Plan de P cargos) Definir, y documentar funciones, Perfiles responsabilidade Plan de s y perfiles para P contratación cada uno de los cargos Afiliaciones a Seleccionar y H seguridad contratar,

CLIENTES

Todos los procesos

Entidades de seguridad social

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PROVEEDOR

ENTRADAS Asignaciones salariales

ACTIVIDADES PRINCIPALES Evaluar competencia del personal frente a perfiles para identificar necesidades de formación Definir y desarrollar programa de formación que incluya inducción, capacitación, entrenamiento de acuerdo con necesidades identificadas Realizar seguimiento a la eficacia del programa de formación del personal

Necesidades de formación

Información desempeño Gerencia

Directores, jefes de procesos

Todos los procesos

Información novedades nómina

Mantener archivo del personal Hacer evaluación periódica del desempeño y de la formación del personal Llevar a cabo procesos disciplinarios cuando sea necesario Administrar nómina pagos laborales y seguridad social del personal teniendo especial cuidado en el cumplimiento de las normas legales vigentes. Programar y controlar vacaciones, permisos, ausencias del personal

PHVA

SALIDAS

CLIENTES

social y aportes parafiscales.

H

Contratos laborales

H

Programa de formación Registros de formación

Registros de seguimiento H Archivo de personal H

H

H

Nóminas y registros pagos laborales Todos los procesos

H Registros vacaciones Registros de salud ocupacional H

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PROVEEDOR

Todos los procesos

ENTRADAS

Información condiciones de trabajo

ACTIVIDADES PRINCIPALES

PHVA

SALIDAS Registros de salud ocupacional

Desarrollar programa de salud ocupacional de acuerdo con legislación vigente

H

Mantener archivo de salud ocupacional

H

Registros de seguimiento del proceso Todos los procesos

Registros de AC/AP/AM Reportar e investigar episodios de accidental o enfermedad laboral

H

Seguimiento a indicadores de salud ocupacional

V

Realizar seguimiento al proceso

Realizar auditorias internas al proceso

Ordenar acciones correctivas, preventivas o de mejoramiento según resultados del seguimiento

P: PLANEAR

H: HACER

CLIENTES

V

V

A

V: VERIFICAR

A: ACTUAR

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RECURSOS Y DOCUMENTOS DEL PROCESO RECURSOS HUMANOS

Personal competente para gestionar el proceso

RECURSOS FISICOS Presupuesto formación del personal Hardware Software Internet WEB Intranet Impresora Escáner Papelería Muebles de oficina Salas de reuniones / capacitación

DOCUMENTOS ASOCIADOS CODIGO

TITULO Código/ Protocolo de ética Manual de calidad Manual de funciones, Responsabilidades y Perfiles de cargos Procedimiento para la elaboración y el control de documentos Procedimiento para el control de registros Procedimiento para el tratamiento de no conformidades Procedimiento para la aplicación de acción correctiva Procedimiento para la aplicación de la acción preventiva Procedimiento para la planificación y ejecución de auditorias internas de calidad Procedimiento para la evaluación del personal Programa de formación Resoluciones internas Legislación laboral y de seguridad social Normativa DAFP

REGISTROS CODIGO FORMATO

TITULO/ CONTENIDO Notificación funciones y responsabilidades Registros de evaluación del personal Registros de evaluación del desempeño Registros de inducción / reinducción Registros de capacitación Registros de seguimiento a la eficacia de actividades de formación

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Registros de salud ocupacional Circulares, memorandos

Registros de seguimiento al proceso Registros de auditorias internas al proceso Registros C, AP, AM COMUNICACIONES DEL PROCESO INFORMACION DE ENTRADA COMUNICACIONES A RECIBIR

ORIGEN

Políticas de administración del talento humano

Dirección Subdirección administrativa y financiera

Disposiciones legales que afecten la administración del talento humano

Departamento Administrativo de la función Pública

MEDIO

FRECUENCIA

RESPONSABLE RECEPCION

Escrito

Cada vez que se definan / modifiquen

Profesional especializado (Jefe Administrativo)

Internet

Cada vez que se emitan

Profesional especializado (Jefe Administrativo)

Disposiciones legales Ministerio de la Internet salud ocupacional protección social

Cada vez que se emitan

Información entidades Entidades de de seguridad social - seguridad social Parafiscales - Parafiscales

Escrita Verbal Internet

Cada vez que se emitan

Información capacitación

Proveedores

Escrito Internet

Cada vez que sea necesario

Requerimientos relacionados con el personal

Todas las dependencias

Escrito Intranet

Cada vez que sea necesario

Información sobre contratistas

Todas las dependencias

Escrito

Cada vez que se contraten

MEDIO

FRECUENCIA

RESPONSABLE

Al inicio de la contratación y cuando existan modificaciones

Profesional especializado (Jefe Administrativo)

Profesional especializado (Jefe Administrativo) Profesional especializado (Jefe Administrativo) Profesional especializado (Jefe Administrativo) Profesional especializado (Jefe Administrativo) Profesional especializado (Jefe Administrativo)

INFORMACION DE SALIDA COMUNICACIONES A TRANSMITIR Funciones y responsabilidades

DESTINO

Cada cargo

Escrito

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Resultados de Calificación del personal

Dirección Personal calificado

Escrito

Resultados de Calificación del Desempeño del personal

Dirección Personal calificado

Escrito

Programa de Formación del personal

Toda la organización

Escrito

Resultados de seguimiento a actividades de formación

Personal evaluado

Información actividades de salud ocupacional

Toda la organización

Información actividades de bienestar social

Toda la organización

Información seguridad social y parafiscales

Entidades de seguridad social y receptoras de aportes parafiscales

Profesional especializado anual (Jefe Administrativo) Profesional especializado anual (Jefe Administrativo) Profesional especializado Siempre que se (Jefe tengan Administrativo) actividades programadas

Profesional especializado (Jefe Administrativo)

Verbal

Cada vez que se realice evaluación

Escrito / Intranet

Profesional Siempre que se especializado tengan (Jefe actividades Administrativo) programadas

Escrito / Intranet

Profesional Siempre que se especializado (Jefe tengan Administrativo) actividades programadas

Escrito

Cada vez que sea necesario

Profesional especializado (Jefe Administrativo)

ACTIVIDADES DE SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN:

ACTIVIDAD

METODO / ACCION

FRECUENCIA

RESPONSABLE CONTROL

Semestral

Profesional especializado (Jefe Administrativo)

Seguimiento

Realizar seguimiento a las competencias y al desempeño del personal

Verificar cumplimiento de programas de formación

Mensual

Profesional especializado (Jefe Administrativo) Asesor de Control Interno (Calidad y Control Interno)

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Medición

Verificar eficacia de la capacitación brindada a trabajadores

Mensual

Realizar seguimiento a cronograma de actividades de salud ocupacional

Mensual

Realizar seguimiento a eficacia del programa de salud ocupacional

Mensual

Profesional especializado (Jefe Administrativo)

Profesional especializado (Jefe Administrativo) Asesor de Control Interno (Calidad y Control Interno) Profesional especializado (Jefe Administrativo) Asesor de Control Interno (Calidad y Control Interno)

VEASE ANEXO Nº 2

INSTRUCCIONES DE OBLIGADO CUMPLIMIENTO: ADMINISTRACION DEL PERSONAL: La administración del personal se debe realizar dando cumplimiento a la normativa legal emitida por el Departamento administrativo de la Función Pública y por la legislación laboral y de seguridad social aplicable a la entidad. Se debe mantener el plan de cargos permanentemente actualizados. Los perfiles deben ser definidos con base en educación, formación, experiencia, habilidades requeridas por disposiciones internas de la entidad. Por lo menos dos veces al año se debe realizar la evaluación del personal, con base en los perfiles previamente establecidos Los perfiles deben ser actualizados cuando por razones de reestructuraciones administrativas, asignación de nuevas responsabilidades, nuevas tecnologías, modificación a procesos o procedimientos de trabajo sea necesario contar con competencias diferentes o complementarias a las inicialmente definidas. Cada vez que se requiera enganchar nuevo personal bajo cualquier modalidad de contratación se debe: a. Determinar las competencias necesarias b. Evaluar el personal para identificar necesidades de formación c. Proporcionar formación o tomar acciones para satisfacer dichas necesidades d. Evaluar la eficacia de las acciones tomadas

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e. Asegurarse de que el personal sea consciente de la pertinencia e importancia de sus actividades y de cómo contribuyen al logro de los objetivos de la empresa f. Solicitar

los documentos y mantener los registros apropiados de la educación,

formación, habilidades y experiencia. Los Jefes inmediatos deben comunicar al área de gestión del Talento Humano las fallas o anomalías graves en que incurra el personal a su cargo, el proceso requiere investigación, análisis, llamado a descargos y definición de sanciones, proceso en el que deben participar el proceso Jurídico de la entidad

El profesional especializado Jefe Administrativo debe mantener los documentos y registros requeridos para evidenciar el cumplimiento de la legislación laboral vigente. SALUD OCUPACIONAL Se debe desarrollar con especial cuidado el programa de salud ocupacional de la entidad, dando cumplimiento a la legislación vigente en esta materia. Se deben mantener los registros mínimos requeridos para evidenciar el desarrollo del programa. Se debe evaluar la eficacia del programa de salud ocupacional y se deben mantener indicadores de resultados.