l,Que signtllca comunicaci6n? Definici6n e importancia Elementos basicos de la comunicaci6n Competencia comunicatlva Modelos de comunicaci6n Problemas de comunicaci6n 7 Percepci6n 8 Filtros 8 Barreras de comunicaci6n La comunicaci6n escrita Diferencias entre la comunicaci6n oral y la escrita Sugerencias que propician una comunicaci6n escrita eficaz
14 EL INFORME ESCRITO Y EL REDACTOR 14 15 , 16 17 18 21 21 22
Elinforme escrito Definici6n y caracteristlcas Funci6n y objetlvos Direcci6n delinforme Clastllcaci6n Cualidades comunes Nuevas tendencias EI redactor de informes 22 Descripci6n general de su labor 23 Atributos 23 Habitos intelectuales recomendables para enfrentarse a un problema.
25 ESTILO Y CUALIDADES COMPLEMENTARIAS 25 26
EI estllo Cualidades de estllo 26 Claridad 28 Sugerencias para que un estllo sea claro: 32 Brevedad 32 Una forma practlca de abreviar : 35 Precisi6n
35
C6mo mejorar nuestra precisi6n: v
. Tomas
vi
Sarramfa
39 Sencillez y naturalidad 40 Se atenta contra la naturalidad al utilizar: Cualidades complementarias Resumen de regIas pnictlcas de redaccion y estilo para la preparacion de informes
41 47 47
49 ELABORACION Y PLAN INICIAL 51 53 54
65 67
.
Determinar el tema 0 problema y proposito Identlflcar al destlnatario Busqueda del material informatlvo. 54 Determinar los datos necesarios. 55 Metodo 55 Obtencion de datos primarios 58 LocaItzacion de datos secundarios Recopilacion del material 65 Preparacion de fichas 67 Ordenacion de los datos Tiempo de elaboracion y entrega 68 Actlvidades afines 68 CaIculo de fecha de entrega ,
70 REDACCION 70 76
79 81 82 84 84 87
EI bosquejo Importancia del parrafo 77 Principios que gobiernan la estructura del parrafo 78 Extension del parrafo 78 Clases de parrafos Temas y subtemas Divisiones principales EI borrador 0 .primera redaccion Revision de la primera version Correccion de borradores Evaluacion preliminar
88 REDACCION
89
Y ENFOgUE
DE LOS PRINCIPALES TIPOS DE
Los informes descriptlvos 89 Los informes periodicos 90 Los informes de progreso
94
Informes especiales
.
94 EI informe anual 94 EI informe de auditoria Los informes analitlcos 95 Formulacion del objetlvo '96 Partes del informe 97 Material preliminar 99 C~erpo del infejrme
95
104
DEL INFORME
MATERIAL ILUSTRATIVO 105 108
Necesidad del material ilustratlvo Tablas
INFORMES
Manual de redaccion
113
Grmicas 114 Graftca de linea 117 Graftca de barras 117 Graftca de barras simples 118 Grmica de barras multiples 120 Grmica de barras segmentadas 121 Graftcas de barras bidireccionales 122 Pictogramas 122 Grafica circular Dtros materiales ilustrativos 126 EI diagrama 126 EI diagrama de organizacion 130 Diagramas de procedimiento 132 Mapas estadisticos 133' Fotografias Uso interactivo de materiales Sugerencias generales para la utilizacion de material ilustrativo.
126
134 137 137
138
TECNICAS DE DOCUMENTACION 139
'
Citas en el texto 139 140 140
145
146 147
148
La cita parmrasis La cita directa Extension 140 Cita breve 141 Cita extensa 142 Elipsis 142 Interpolaciones 143 Estilo y puntuacion Notas al pie de pagina 145 Identificar la fuente que corresponda. 146 Ampliar ideas 146 Efectuar referencia cruzada Contenido de las notas al pie de pagina Como debe citarse 147 Libros 148 Articulos Ejemplos diversos 148 Para citar 148 Un libro con un autor 148 Un libro con dos autores 148 Un I1bro con tres autores 148 Un libro con cuatro autores 0 mas 149 Una publicacion sin autor 149 Un articulo de una revista 149 Una revista sin numeracion de volumen 0 tomo 149 Un articulo de un periodico 149 Un articulo de autor anonimo 149 Una fuentede otra I 149 Un documento gubernamental 149 Un documento de la rama legislatlva 150 Un documento de una organizacion internacional
.
vii
vill
. Tofu.as.Sarramia 150
150 152
Un material
de DIALOG 0 de ERIC (Database)
150 Una entrevista personal . Colocaci6n y numeraci6n de las notas al pie de pagina Formas especiales de eltas en notas al pie de pagina 152 Mediante el apellido del autor 152 Mediante abreviaturas latlnas 153 Ibid. (Dellatin Ibidem =enel mismo lugar) 153 Op. cit. (dellatin opere citato = en la obra citada) 153 Loc. cit. (dellatin loco citato =en ellugar citado)
155 Referencias en el tooo
'
156 156
Documentaci6n suplementaria La bibliografia 157 Tipos de bibliografia 158 Forma y estilo de presentaci6n 158 Ejemplos 162 Comparaci6n de estilos 162 Formas de citar al pie de pagina 163 Formas de citar en la bibliografia 164 Forma de citar al pie de pagina 164 Forma de citar en la bibliografia 165 Apendices 166 Usos 167
PRESENTACI6N 168 175 175
177
181
Aspectos comunicatlvos no verbales Revisi6n Evaluaci6n final 175 Objetlvo 175 Comprensi6n 175 Sinopsis 176 Introducci6n 176 Disposici6n del escrito 176 Estilo 176 Conc1usiones 176 Recomendaciones 176 Apendices 177 Ilustraciones 177 Citas 177 Bibliograf'm 177 Presentaci6n C6mo se distlngue un buen informe
APENDICE A 181
182
Y FORMATO
Abreviaturas y simbolos mas frecuentes en los informes escritos
APENDICE B 182
Signos de puntuael6n 182 Uso del punta 184 Uso de la coma 185 Uso del punto y com~
Manual de redacci6n .
191
193
195
197
201
186 Uso de los dos puntos 187 Usa de los puntos suspensivos 187 Uso de la dU~resis 187 Uso de las comillas 188 Uso de los guiones 189 Uso de la raya 189 Uso de la raya obUcua 189 Uso de los signos de interrogaci6n 190 Usos de los signos de admiraci6n 190 Usos del parentesis Usos de otros signos auxiliares 191 Corchetes 192 Dos rayas 192 Ap6strofo 193 Pan-afo 193 Calder6n 193 Asterisco 193 Llave El acento 193 Division de las palabras segUn su acento 194 Reglas de acentuacion ortogratlca Casos especiales de acentuaci6n 195 Reglas apUcables a los monosilabos 196 Casos especiales'de acentuacion 196 Acentuaci6n de las palabras compuestas 196 Otros casos de acentuaci6n El usa de las maylisculas 197 Normas generales 199 Uso de las maylisculas en los informes
APENDICE C 201
Los numeros y su escritura 201 Los ntimeros se escriben en letra: \ 201 Se escriben en cifra: 203 AI escribir los numerales recordemos que: 203 Los cardinales (determinan can exactltud) 203 Los ordinales (expresan idea de orden sucesivo) 204 Los partitivos (indican division 0 parte) 204 Los mUltiplos (denotan multipUcaci6n)
205
LECTURAS 207
LA PREPARACI6N DE INFORMES 207 El proceso mental previo 209 El arte de escribir 210 Ellenguaje y la comunicaci6n 212 La sustantivo y 10 procesal 212 El arte de tachar y la revisi6n 212 El tono del informe 213 El destinatario del informe 213 GUlas generales de redacci6n 214 Una advertencia final
",
Ix
x
. Tomas 215
219
222
225
229
232
237 240 242
Sarramia
Como preparar y escribir un informe 215 Los elementos esenciales 216 Orden y organizacion de la composicion 217 Desarrollo de ideas 218 Justificacion de ideas LOS, INFORMES ADMINISTRATNOS 220 Planificacion 220 Control 221 Evaluacion INFORMES CLAROS, CONCISOS Y EFECTIVOS 222 El arte de escribir eficazmente requiere practica 223 Decida los puntos debiles INFORMES SIGNIFICATIVOS 225 Responsabilidad gerencial 226 Procedimiento recomendado 227 Evaluacion de ayuda 227 Cuestiones basicas 228 Criterios generales SIETE PASOS HACIA LA PREPARACIoN DE UN BUEN INFORME 229 Frecuencia 230 Economias 230 Costos 230 Servicio 230 Metas 230 Revision anual 231 Beneficios adicionales EL SISTEMA DE INFORMES ADMINISTRATIVOS 232 Aspecto general y requisitos de un sistema de informes administrativos 234 Labor a realizarse 234 Labor realizada 234 Variacion . 235 Otros requisitos 235 Utilidad de un sistema de informes 236 Otras consideraciones generales EL INFORME «BIEN HECHO» UNA LISTA DE COTEJO PARA ESCRIBIR INFORMES EFICACES