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120 Maneras de Exponer con Exito

SUSAN A. FRIEDMANN

Selección de las ferias adecuadas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .2 Secretos para la preparación y planificación de ferias de muestras . . . . . . .4 Formas eficaces de reducir gastos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6 Técnicas para crear gráficos que hacen pararse . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .8 Creación de presentaciones fuertes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .10 Componentes esenciales de mailings anteriores a la feria llenos de fuerza .12 Utilice obsequios de forma eficaz y deje una impresión duradera . . . . . . .14 Expositores internacionales: conozca a su público . . . . . . . . . . . . . . . . . .16 Todo lo que necesita saber sobre transporte de exposiciones . . . . . . . . . .18 Cómo aprovechar al máximo los servicios de las ferias de muestras . . . . .20 Un personal motivado garantiza fantásticos resultados en las ferias de muestras . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .22 Preguntas que habilitan a posibles clientes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .24

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Índice de materias

Seleccionar la feria adecuada a la que asistir puede suponer una gran diferencia en su nivel de éxito -indicios cualificados y ventas- frente a gastar dinero, perder tiempo y energía por nada a cambio.

1. Haga preguntas Las primeras preguntas que debería hacer son "¿a quién quiere llegar en la feria?" y "¿qué quiere que pase?"

2. Identifique ferias Existen dos grupos de ferias que debería evaluar: las ferias a las que se encuentra asistiendo en este momento, y las ferias que quiere considerar en una futura participación. ¿Quién es su mercado objetivo y a qué ferias asiste este mercado?

3. Ajústese a sus objetivos Seleccionar las ferias adecuadas significa ajustar sus objetivos expositores al público adecuado, el tiempo necesario para cumplir con los modelos de compra de los compradores, y la capacidad de mostrar y hacer demostraciones de sus productos/ servicios.

4. Haga sus deberes A la hora de evaluar el potencial de una feria, reúna tanta información como le sea posible; estadísticas/demografía de la feria, y revise las listas de previos participantes. Verifique la información proporcionada por la dirección de la feria. Hable con antiguos expositores y asistentes.

5. Visite la feria Cuando le sea posible, visite personalmente la feria antes de la exposición para evaluar su valor. Evalúe los acontecimientos secundarios y/o los programas educativos alrededor de la feria.

6. Considere la localización Tenga en cuenta la localización geográfica. Normalmente entre el 40 y el 60% de los asistentes vienen de un radio de 200 millas de la localización de la feria. Tenga en cuenta su área de distribución y público objetivo.

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Selección de las ferias adecuadas

¿Qué otros acontecimientos están programados a la misma hora que la feria y qué impacto tendrá en la asistencia?

8. Evalúe las oportunidades ¿Qué otras posibilidades de marketing le podría ofrecer la feria? ¿Existen oportunidades de patrocinio, de mostrar nuevas ofertas, o de participación en el programa educativo?

9. Juegue sobre seguro Sea cauto al participar en una feria novel. Mostrar a la dirección el material promocional puede ser extremadamente persuasivo, pero una feria sin historia previa es una empresa arriesgada.

10. Seleccione su espacio con cautela Cada feria es única y existen muchas variables que afectan la dirección, el volumen y la calidad del tráfico que pasa por su sistema expositor. Familiarícese con el plano del suelo. Piense lo cerca que quiere estar de las principales atracciones, los líderes de la industria, los competidores, los aseos, los puestos de comida, las entradas, las salidas, las escaleras mecánicas y ascensores, las ventanas o los seminarios. Evite las columnas obstructoras, los techos bajos, los pasillos sin salida, muelles de carga y puertas de mercancías, espacios con iluminación pobre, tuberías de agua en el techo, áreas montadas a última hora o "puntos negros" en el plano del suelo.

Ejemplo del plano de la Feria TS2.

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7. Considere del tiempo

1. Determine cómo su actual estrategia de marketing puede fortalecer las ferias de muestras ¿Quiere: • • • •

Aumentar productos/servicios existentes en mercados existentes? Introducir nuevos productos/servicios en mercados existentes? Introducir productos/servicios existentes en nuevos mercados? Introducir nuevos productos/servicios en nuevos mercados?

2. Establezca objetivos realistas y que se puedan medir Sepa lo que esperar de una feria. Establezca objetivos realistas y que se puedan medir. Escríbalos y compártalos con su equipo de exposición. Decida exactamente qué información quiere y entonces establezca los sistemas para medir sus resultados.

3. Establezca un presupuesto realista Existen muchos gastos diferentes en una exposición. Cuando realice su presupuesto, considere lo siguiente: El espacio de la exposición; el sistema expositor, calcule un 50% para equipo (estructura y accesorios) y un 50% para gráficos/servicios de la feria incluidos el transporte, el montaje y desmontaje, y los servicios en sí; transporte; publicidad antes y después de la feria, promociones y acontecimientos especiales; gastos de personal incluidos viajes, alojamiento, gastos diarios y valor del tiempo.

4. Seleccione un sistema expositor que se ajuste a sus necesidades Haga sus deberes y seleccione un sistema expositor que se ajuste a los objetivos establecidos para cada feria, proyecte la imagen adecuada de su compañía, sea duradero, flexible y versátil, y encaje con su presupuesto. Explore la facilidad, capacidad y rentabilidad de ampliar su sistema expositor con el tiempo.

5. Desarrolle un mensaje o tema general Mientras desarrolla su plan promocional, publicidad, acontecimientos especiales y relaciones con los medios de comunicación, necesitará mantener un tema consistente a través de cada pieza. Esto ayudará a reforzar su mensaje a los posibles clientes así como permitirles recordar mejor quién es usted.

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Secretos para la preparación y planificación de ferias de muestras

Los gráficos se utilizan para crear interés, centrar la atención y hablar de su producto/servicio a los visitantes. En tan sólo de tres a cinco segundos, los gráficos necesitan comunicar quién es usted, qué hace y cómo se pueden beneficiar sus clientes. Los gráficos son muy a menudo la primera impresión que un asistente tiene de un expositor, de modo que es importante decir lo "adecuado". Considere el tamaño, más grande es mejor.

7. Seleccione el personal "adecuado" Uno de los aspectos fundamentales de cualquier feria es el personal. El personal que elige para representarle son sus embajadores. Ese personal tiene la responsabilidad de hacer o romper futuras relaciones con los asistentes y posibles clientes. Invierta tiempo en su formación de modo que sepan qué hacer y la mejor manera de representar a sus productos/servicios y compañía.

8. Programe pronto sus necesidades de transporte Ahorre dinero al programar sus necesidades de transporte con antelación a la programación de la feria. Elija una empresa de transportes especializada en el transporte de ferias de muestras y que le dé el servicio que necesita. Comuníquese siempre tanto por escrito como verbalmente con su empresa de transportes.

9. Desarrolle un sistema de seguimiento Existen buenas aplicaciones de software de gestión de indicios en el mercado. Encuentre una que se ajuste a sus necesidades o considere el diseño de la suya propia - cuanto más simple mejor. Decida qué tipo de preguntas es posible que le hagan y cómo responderlas. Considere los diferentes métodos de seguimiento para los diferentes tipos de visitantes, p. ej. posibles clientes con necesidades inmediatas; posibles clientes interesados en comprar dentro de los siguientes seis meses; posibles clientes que sólo están parcialmente interesados. El seguimiento más rápido ocurre cuando introduce información sobre indicios en un sistema informático directamente en la feria y lo transmite inmediatamente para que se realice su cumplimiento. Sea cual sea el sistema que utilice, asegúrese de que el seguimiento es rápido, p. ej., de tres a cinco días después de la feria. ¡Si usted no realiza ningún seguimiento, la competencia lo hará!.

10. Reevalúe de forma regular Debería reevaluar continuamente las razones por las que selecciona la feria. Asegúrese de que siguen atrayendo a su público objetivo y de que consigue resultados

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6. Utilice gráficos para mejorar su mensaje

Si es usted el típico expositor, probablemente esté interesado en ahorrar dinero. Aquí tiene algunas formas prácticas, fáciles y creativas de estirar ese presupuesto un poco ajustado.

1. Planificación apropiada Una planificación apropiada es el consejo más importante para reducir gastos. Una planificación por adelantado le ahorrará altos gastos de última hora. Cree una lista de fechas y actividades clave. Amplíe las fechas prevista un mes de modo que siempre cumpla con las fechas límite.

2. Producción publicitaria Realice todos sus mailings antes de la feria para ahorrar gastos de imprenta en lugar de imprimir varias veces a lo largo del año.

3. Compra de un sistema expositor Considere el mejor tipo de sistema expositor para sus necesidades. Considere uno que se empaque de forma compacta para ahorrar gastos de almacenaje; que sea ligero para ahorrar en transporte; que sea portátil para transportarlo en coche, mensajero o como equipaje aéreo; que se pueda montar y desmontar fácilmente para ahorrar gastos; que se adapte fácilmente a diferentes espacios al añadir o quitar componentes.

4. Gráficos de exposición Diseñe y cree sus gráficos de exposición con tiempo para evitar gastos por horas extra o por prisas. Haga que alguien corrija su copia para evitar gastos por cambios.

5. Empacamiento de provisiones Cree una "caja para ferias" que contenga artículos prácticos que a menudo no se encuentran disponibles en una feria. Incluya una grapadora, cinta, velcro‚ tijeras, navaja del ejército suizo, bolígrafos, papel, alargadores y bombillas extra ligeras. Recuerde volver a llenar la caja después de cada feria.

6. Folletos Lleve consigo sólo los folletos suficientes para distribuir a indicios altamente cualificados. Ofrezca mandar folletos a los posibles clientes de modo que estén en su mesa cuando vuelvan de la feria. Así ahorrará en transporte, producción y reducirá el volumen de desperdicios.

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Formas eficaces de reducir gastos

Al comprar un sistema expositor, investigue cómo lo transportará. Los sistemas duraderos ligeros ahorran en transporte. Mantenga un registro exacto del peso real, contenido y número de contenedores. Especifique el peso en su factura de carga. Consolide materiales en un tubo o empaquete en plástico artículos individuales en una paleta. No escatime contenedores de envío. Volver a hacer gráficos dañados puede ser caro.

8. Viaje Investigue tarifas reducidas y tratos especiales con compañías aéreas por diez personas o más viajando a y desde la misma ciudad. Haga las reservas pronto y pida a los hoteles cualquier tarifa especial/ corporativa. Explore las tarifas por quedarse un sábado por la noche, una noche extra en el hotel puede costarle menos que la tarifa aérea extra. Utilice los autocares del aeropuerto en lugar de taxis.

9. Servicios de ferias Encargue los servicios de la feria al menos 10-30 díasantes de la feria - teléfonos, servicios eléctricos, de limpieza, etc. El precio del suelo es a menudo 10-20% más alto. Encargue más vatiaje del que vaya a necesitar de modo que no corra el riesgo de sufrir un fallo eléctrico y entonces tenga que pagar un precio más alto por el suelo.

10. Montaje Programe el montaje durante horas normales de trabajo y evite fines de semana y horas extra en lo que sea posible ya que esto puede costarle el doble. Cuando le sea posible, utilice su propio personal para montar su sistema expositor. Necesitará comprobar las regulaciones especificadas por la sala de exposiciones.

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7. Transporte

1. Haga que se paren y miren Los gráficos se utilizan para crear interés, centrar la atención y hablar de su producto/servicio a los visitantes. En tan sólo de tres a cinco segundos los gráficos necesitan comunicar quién es, qué hace y cómo se pueden beneficiar sus clientes. Los gráficos son muy a menudo la primera impresión que un asistente a una feria tiene de un expositor, de modo que es importante decir lo adecuado.

2. Tenga en cuenta los objetivos para la feria Tenga en cuenta cómo transmitir los objetivos para la feria gráficamente. Propóngase atraer la atención con gráficos auténticamente interesantes y vibrantes. Realice imágenes gráficas a tamaño natural para crear un impacto aún mayor. Asegúrese de que sus gráficos se pueden ver a una distancia de 1-5 metros o más.

3. Proyecte la imagen adecuada Entienda qué imagen quiere proyectar: tradicional, alta tecnología, fiabilidad, etc. La imagen de su compañía dictará la elección en tipos de letra, ilustraciones, color, etc.

4. Diseñe para el público Diseñe sus gráficos para el público elegido. Céntrese en los beneficios para el cliente. Utilice sus gráficos para mostrar cómo su compañía difiere de la competencia. Diseñe imágenes para estimular la imaginación del espectador que vayan más allá de lo convencional. Evite diseñar para públicos en concreto, p. ej. blanco para médicos, diagramas para ingenieros. Transmita información técnica utilizando buenos principios de diseño y gráficos cuidadosamente planeados.

5. Utilice diferentes tipos de gráficos Existe una variedad de soluciones gráficas disponibles para transmitir su mensaje incluidas fotografías con iluminación frontal o de fondo, imágenes impresas digitalmente, murales o señalización desmontable.

6. Tenga un enfoque integrado Planee utilizar sus gráficos en otro material colateral para crear una imagen temática integrada. Para recordarlos mejor, utilice colores en lugar de blanco y negro.

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Técnicas para crear gráficos que hacen pararse

Atraiga más atención utilizando fotografías en lugar de ilustraciones u otro tipo de material gráfico. Las fotografías atraen el ojo primero, son más creíbles y se recuerdan mejor. Cuando se utilicen ilustraciones y otro arte lineal se deberán hacer en un estilo fácil de entender. Cuente una historia con sus elementos pictóricos.

8. Combine otros efectos Atraiga a su público con gráficos combinados con otros efectos. Atraiga la atención del público con movimiento. Tenga en cuenta añadir un letrero de mensaje LED a su sistema expositor, o usando imágenes en 3D.

9. Limite el texto Limite la cantidad total de texto ya que la gente raramente lee una masa de letras en un panel de exposiciones. Utilice un lenguaje simple. Escriba texto en frases cortas y mantenga los párrafos cortos. Corrija el texto cuidadosamente. Como corrección final, una tercera parte imparcial es la mejor forma de ver errores.

10. Evite… Superlativos, o el síndrome de "alarde y presunción"; clichés y metáforas muy utilizadas; texto superpuesto en la ilustración o invertir grandes cantidades de texto (letras blancas contra un fondo negro) puntos al final de titulares ya que hacen que el lector se pare y no continúe leyendo.

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7. Utilice fotografías

Según investigaciones sobre ferias de muestras, las presentaciones en vivo son la tercera razón más importante por las que la gente recuerda una exposición, después del tamaño del sistema expositor y el interés del producto. Cualquier forma de presentación en vivo, por ejemplo, una demostración del producto representada, una parodia teatral, un mago, un programa concurso, coreografía, vídeo, audio, robots o cantantes, puede atraer una multitud de visitantes a su exposición.

1. Tenga en cuenta sus objetivos para la feria Utilice su presentación para ayudarle a conseguir sus objetivos y para realzar su mensaje o tema de la feria. Averigüe cuál es el beneficio más atractivo que su producto/servicio tiene que ofrecer desde el punto de vista del comprador y haga alarde de él.

2. Proyecte la imagen adecuada Decida qué imagen quiere proyectar y la mejor forma de transmitir el mensaje de su compañía o producto. Considere transmitir su mensaje a través de magníficos gráficos y una elegante comercialización.

3. Piense en su público Piense siempre en el público que quiere atraer y lo que quiere que ellos saquen de la presentación. Tenga cuidado de no dejarse llevar por una gran idea y pierda de vista el objetivo.

4. Tenga un presupuesto realista Su presupuesto va a ser un factor determinante primario en cuanto al tipo de presentación que su compañía podría considerar. Sea realista. Sepa cuando ser modesto y cuando está bien ser un poco más derrochador.

5. Sea profesional Sea cual sea el tipo de presentación que elija, sea siempre profesional; todo el mundo va a inspeccionar su imagen corporativa. Considere seriamente alquilar una compañía profesional para ayudarle con las ideas conceptuales y la implementación.

6. Llame la atención y anime a la acción Tener una poderosa y convincente estrategia promocional antes y durante la feria le ayudará a atraer a su público. Considere las mejores formas de promocionar su presentación - un mailing especial, publicidad o Internet. Dele a los visitantes un incentivo para asistir, p. ej. un regalo, un descuento, o una demostración especial.

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Creación de presentaciones fuertes

Comuníquese con su personal e implíquelo. Hágales saber exactamente qué espera de ellos antes, durante y después de cada presentación. Asegúrese de que pueden hacer lo que espera de ellos. Decida si quiere usar su propio personal o si quiere traer talento de fuera. Considere motivar a su equipo mediante una competición que premie a quien contacte con un mayor número de posibles clientes.

8. Siga y capte indicios Diseñe un formulario de indicios simple y fácil de usar para conseguir la información relevante de sus posibles clientes. Determine quien debería completar la tarjeta -visitantes o personal.

9. Ocúpese de temas logísticos Importantes temas a tener en cuenta son cuánto espacio quiere que ocupe la presentación; si debería ser en un área abierta o cerrada; cómo entrarán y saldrán los visitantes del área; se sentarán o permanecerán de pie durante la presentación; cuántas presentaciones debería realizar cada día; y cuánto tiempo durará cada presentación. Asegúrese de que la presentación no interfiere con otros expositores y respete el espacio del stand vecino.

10. Evalúe el éxito Planee antes de la feria cómo medirá el éxito de la presentación: p.ej. se basará en el número de gente que asista o en el número de indicios recogidos.

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7. Centre a su personal

1. Planee su estrategia La planificación es la clave del éxito de su campaña de publicidad directa antes de la feria. Existen muchas facetas en el proceso de planificación incluidos el producto/servicio, los medios de comunicación, la oferta, el formato de las comunicaciones y una evaluación de los resultados. Su campaña de publicidad directa se debería utilizar en conjunto con otras actividades promocionales antes de la feria tales como publicidad, telemarketing, relaciones con la prensa, etc.

2. Seleccione el producto/servicio o acontecimiento a promocionar Decida que producto/servicio o acontecimiento es probable que atraiga más visitantes a su sistema expositor. Para obtener la mejor respuesta mantenga su promoción simple y fácil de entender.

3. Establezca objetivos Escriba los objetivos de su promoción. Asegúrese de que cuadran con sus objetivos establecidos para la feria y estrategia de marketing. Piense en la respuesta que quiere así como el resultado que espera lograr de forma realista.

4. Seleccione su público Seleccione y diríjase a la gente que quiere que responda a su mailing. Piense en sus intereses y preocupaciones. Si promociona diferentes mercados, a menudo tendrá que influir en múltiples áreas dentro de cada compañía. Considere confeccionar el mensaje a la medida del público al que se dirije.

Ejemplo de un mailing

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Interior del ejempo de un mailing

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Componentes esenciales de mailings anteriores a la feria llenos de fuerza

La lista de mailing es el factor más importante al determinar si su mailing tendrá éxito. A menudo, a quién se lo envía es igualmente importante o, si cabe, más importante que lo que envía. Su mejor lista de mailing es la propia lista hecha en casa confeccionada con los clientes actuales y pasados, y posibles clientes interesados. Si considera la posibilidad de comprar una lista, considere su mercado secundario así como su mercado primario. Compare la lista de registro de la dirección de la feria con su propia lista para evitar duplicados de mailing.

6. Elija un formato, un tono y un estilo Su objetivo debería ser triple: conseguir que abran su creación, conseguir que la lean y conseguir que el lector se ponga en acción. Piense en usar sobres que despierten el interés de los posibles clientes: titulares, ofertas, testimonios, gráficos de los beneficios o cupones de respuesta que atraigan la atención. Piense en el tamaño, en el color, en si incluirá un mecanismo de respuesta o será simplemente una tarjeta. El color mejora la efectividad.

7. Destaque su singularidad Un texto con éxito se centra en un mensaje clave. Destaque su singularidad y ventaja competitiva haciendo hincapié en el beneficio más importante para su cliente. Cuando escriba el texto repase el quién, qué, dónde, cuándo y cómo. Cinco personas más leen los titulares que el texto al completo, así que diga algo importante.

8. Cree un incentivo Una oferta atrayente les dará a los posibles clientes una razón para visitar su sistema expositor. El incentivo sólo será significativo e irresistible si está unido a un beneficio directo para el posible cliente, y sólo estará disponible en la feria al canjear la oferta en su stand. A menudo, los mailings de dos partes atraen asistentes a visitar su exposición. Esto normalmente consiste en un artículo de regalo que se envía en dos partes. La primera mitad se envía antes de la feria, si el visitante quiere la segunda mitad, necesitará recogerla en su exposición.

9. Programe sus mailings Elegir la fecha de los mailings para la feria es crucial. Considere si tiene necesidad de un solo mailing o de una serie de ellos, planee un periodo realista para su campaña, utilice pre-clasificación para ahorrar en gastos de envío, aprovéchese de los materiales de promoción de la dirección de la feria y compre tarjetas pre-impresas para mailings anteriores a la feria.

10. Sígale la pista a su éxito La mejor forma de medir el éxito de sus mailings es establecer un sistema de seguimiento. Utilice un código en cada mailing. Como parte de su oferta de incentivo, anime a los visitantes a que traigan el mailing a su sistema expositor a cambio de recibir un regalo.

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5. Encuentre las listas de mailing

Dar regalos produce una impresión favorable, puede crear clientela, ser un incentivo, comunicar un mensaje y crear conciencia. Cuando piense en regalos para su próxima feria, tenga en cuenta las diez preguntas siguientes.

1. ¿Qué quiere lograr dando un artículo de regalo? Los obsequios deberían estar diseñados para comunicar, motivar, promocionar o aumentar el reconocimiento y el recuerdo. El regalo y el mensaje deberían causar un impacto.

2. ¿Cómo seleccionará su artículo de regalo? Con tantos artículos disponibles, su desafío es encontrar el que mejor le vaya a su finalidad y cumpla con sus objetivos. ¿Quiere mejorar un tema, transmitir un mensaje específico o educar a su público objetivo? Recuerde que la imagen de su compañía se reflejará en la elección que usted haga.

3. ¿Quién quiere que reciba el obsequio? Si tiene un objetivo claro para el obsequio, eso le ayudará a determinar quién debería recibirlo. Considere tener diferentes obsequios para diferentes tipos de visitantes: obsequios de calidad para clientes clave y posibles clientes y un obsequio de valor inferior para clientes generales.

4. ¿Cómo se relaciona su obsequio de marketing con su tema de marketing? Busque un artículo que complemente de forma natural su mensaje de marketing. Imprima claramente el mensaje en el artículo junto con el nombre de su compañía, el logo y el número de teléfono. Recordar de quién era el regalo mucho después del evento es algo clave.

5. ¿Cuál es su presupuesto? Los artículos de regalo varían considerablemente de precio. La calidad, la cantidad y los pedidos especiales tienen su efecto en el precio. Considere utilizar el mismo artículo para las diferentes ferias y así ahorrar en descuentos por cantidad.

Obsequio de una alfombrilla pare el ratón anunciada en el mailing anterior a la feria, páginia 12.

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Utilice obsequios de forma eficaz y deje una impresión duradera

Puede utilizar su obsequio eficazmente de diferentes formas. Por ejemplo, como una recompensa a los visitantes que han participado en una demostración, presentación o concurso; como muestra de agradecimiento cuando los visitantes le dan información clasificatoria sobre sus necesidades; como agradecimiento por pararse en su sistema expositor. Evite dejar los artículos al alcance de todo el mundo ya que esto disminuye su valor y tiene poco o ningún factor de recuerdo.

7. ¿Ayudarán directamente sus obsequios en las ventas futuras? Entregue un cupón de descuento o un certificado de regalo que exija contacto futuro con su compañía para canjearlo. Piense en regalos que ayuden a generar visitas frecuentes a clientes y posibles clientes, como tener que ir para obtener recambios gratuitos. Haga que el regalo funcione para usted y será dinero bien invertido.

8. ¿Cómo complementa el artículo de regalo sus objetivos expositores? Los obsequios se pueden utilizar para pre-clasificar a sus posibles clientes. Una compañía utiliza naipes: antes de la feria, envía "reyes" a clientes clave, "caballos" a abastecedores y "sotas" a posibles clientes nuevos, entonces exige que lleven las cartas a la exposición para cambiarlas por un regalo especial. Cuando presentan las cartas, el personal de la exposición ya tiene cierta información sobre el visitante. Entonces, actúan sabiendo ya algo de antemano y utilizan su tiempo de forma más productiva.

9. ¿Cómo informará a su público sobre los obsequios? Los obsequios nuevos o útiles pueden atraer posibles clientes a su sistema expositor. Envíe una invitación con detalles sobre el regalo, o cree un obsequio de dos piezas y envíe una parte a los posibles clientes antes de la feria pidiéndoles que recojan la otra parte en la exposición.

10. ¿Cómo medirá la efectividad de su obsequio? Establezca un mecanismo de seguimiento para medir el éxito de su obsequio. Codifique los artículos a canjear de modo que sepa que se obtuvieron en la feria. El seguimiento post-feria podría incluir una pregunta sobre el obsequio, ¿se acuerdan los visitantes de haberlo recibido y les ha sido útil? Después de una feria, haga una crítica de los obsequios con su equipo de la exposición. ¿Atrajo posibles clientes específicos a la muestra? ¿Fue lo suficientemente llamativo como para persuadir a los transeúntes a que se parasen? ¿Lo encontraron útil los clientes? ¿Proyectó la imagen corporativa adecuada?

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6. ¿Qué deben hacer los visitantes para obtener un artículo de regalo?

1. Conozca las diferentes formas de protocolo comercial Conozca a su público, cómo saludarles y cómo dirigirse a ellos. La formalidad es la norma para la mayoría de las culturas; utilice títulos de tratamiento en lugar de nombres de pila. Dar la mano es lo acostumbrado para la mayoría de europeos. Los asiáticos normalmente evitan el contacto físico: los japoneses dan la bienvenida a sus invitados con una inclinación, los chinos con la cabeza, una inclinación o aplaudiendo.

2. Trate las tarjetas de visita con respeto La tarjeta de visita es como un pasaporte que muestra la categoría e identidad. Muestre el mismo respecto hacia la tarjeta de una persona que el que le mostraría a esa persona. Estudie las tarjetas que le dan. Nunca escriba notas en ellas, no las doble ni se las meta en el bolsillo. Considere la posibilidad de imprimir las tarjetas en el reverso en la lengua local utilizando el servicio de un traductor profesional.

3. Entienda el significado de los colores y los números Sea sensible al significado del color y los símbolos de diferentes países. Para estar seguro, haga siempre sus indagaciones. Por ejemplo, el negro, el blanco, el amarillo y el violeta a menudo se asocian con funerales en Japón, (el violeta en Brasil y el amarillo en Méjico). El rojo y el amarillo se consideran afortunados en China. En muchos países asiáticos el "cuatro" denota muerte y se debería evitar, incluidos los productos empaquetados en cuatro; el "siete" y el "ocho" son números de suerte.

4. Realice las modificaciones necesarias Evalúe lo adecuado de su producto/servicio en los mercados extranjeros y decida si es necesario realizar modificaciones: tamaño, diseño, electricidad y otros servicios, color o requisitos de embalaje especiales. Realice las modificaciones necesarias en la literatura del producto, las garantías, los materiales de formación, la difusión promocional y publicitaria.

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Expositores internacionales: conozca a su público

Cuando traduzca texto o comunicados comerciales, utilice siempre a un hablante nativo con conocimientos técnicos de su producto e industria.

6. Familiarícese con el transporte Es mejor alquilar a un agente de aduanas o agencia de transportes para que se encargue de trasladar sus productos al extranjero. Ellos están muy bien informados de los aranceles de importación, documentación, transacciones de crédito, creación de servicios, seguros y depósitos bajo fianza.

7. Esté preparado para tratar con visitantes extranjeros El inglés es la lengua internacional de los negocios, pero decida si necesita tener a un intérprete disponible.

8. Entienda el proceso de toma de decisiones En Norteamérica, las decisiones se realizan a un ritmo rápido con respuestas rápidas y soluciones rápidas. Los ejecutivos a menudo se sienten frustrados con un largo proceso de toma de decisiones En los países asiáticos, la toma de decisiones empieza en los niveles más bajos de la organización y va ascendiendo. Las decisiones se toman normalmente de forma colectiva y el proceso es a menudo lento y minucioso. En Europa, los cargos más altos de la dirección asisten a las ferias donde esperan realizar pedidos. Quieren tratar con los homólogos de su compañía. Esperan discutir detalles técnicos y a menudo quieren cerrar tratos importantes en la feria.

9. Desarrolle relaciones Tómese tiempo para desarrollar relaciones a través del contacto personal. Puede que le lleve varias apariciones en ferias de muestras antes de que tomen en serio a su compañía.

10. Viaje de forma inteligente Haga duplicados de todos los documentos importantes. Tome notas de nombres, direcciones y números de teléfonos de contactos importantes, incluido su hotel en caso de que se pierda. Sepa quién puede ocuparse de su sistema expositor en el extranjero.

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5. Utilice a un nativo para las traducciones

El tomar las decisiones correctas sobre el transporte de su sistema y materiales para la exposición no sólo le ahorrará tiempo y dinero, sino también muchas molestias.

1. Planee Cuánto más tiempo tenga para planear, mejor preparado estará para organizar las mejores opciones de transporte para sus necesidades específicas. Las cuatro elecciones principales son: las compañías de transporte, las compañía de furgonetas, el transporte de carga aéreo y el servicio de mensajería (DHL o FedEx). Si deja el transporte para el último momento, reducirá sus opciones y elevará sus gastos.

2. Elija lo adecuado Para determinar su correcta opción de transporte considere lo siguiente: las necesidades de embalaje del envío, el origen y el destino del envío; el tiempo apartado para el transporte; y los requisitos de recogida y entrega.

3. Ventajas y desventajas Las compañías de transporte comunes son menos caras y es fácil comprobar la localización de su envío. Las desventajas de las compañías de transporte comunes son que a menudo hacen varias transferencias, lo que aumenta la posibilidad de daños de envío; tienen poco contacto directo con el expositor porque normalmente trabajan directamente con el contratista de la feria o la casa expositora; la carga puede que no sea capaz de tolerar el impacto normal de la carretera, lo que no es bueno para el equipo sensible; y sólo aceptan material embalado. Las compañías especializdas en carga de exposiciones ofrecen un servicio de punto a punto más especializado y personalizado, están equipadas para hacerse cargo de piezas embaladas, acolchadas o envueltas en una manta, el mismo conductor carga y descarga el envío y los camiones operan con "rodaje de aire" (extra amortiguador). Las desventaja de las compañías de carga de exposiciones es que son más caras. Las compañías de transporte de carga aéreo ofrecen el medio de transporte más rápido para las ferias ya que son agencias de transporte de carga especializadas. Las desventajas del transporte de carga aéreo son que los agentes no tienen lealtad a ninguna carga o línea aérea comercial, las personas que se encargan del manejo del equipaje aéreo a menudo utilizan técnicas de manejo violentas, los costes son elevados y están limitados a piezas de cierto tamaño. El servicio de mensajería es el medio de transporte más rápido a una feria para detalles de última hora. Un inconveniente son los gastos.

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Todo lo que necesita saber sobre transporte de exposiciones

Seleccione una empresa de transportes que tenga un servicio de exposiciones dedicado, capacidad de seguimiento las 24 horas y conductores que tengan experiencia en la entrega a ferias. Compruebe las referencias y averigüe qué procedimientos de ayuda toman antes, durante y después del traslado.

5. Infórmese de empresas de transportes oficiales Averigüe a través de la dirección de la feria si tienen una empresa de transportes oficial para el evento. Una empresa de transportes recomendada es probable que ofrezca precios especiales como incentivo para usar sus servicios.

6. Benefíciese de descuentos por volumen Para conseguir el mejor precio de su compañía de transportes considere realizar ofertas anualmente, o consolide todas sus necesidades corporativas de transporte.

7. Asegure la carga Tiene varias opciones de seguro para su exposición: pólizas de seguro colectivo, seguro de transportista general o camión de línea y cobertura de responsabilidad adicional. Pregunte a su transportista qué cobertura de seguro usa en partidas individuales, si ofrece una póliza de seguro abierta en la exposición (que cubra la exposición durante toda la feria) y qué procedimientos siguen a la hora de atender reclamaciones por daños.

8. Etiquete correctamente Etiquete cada caja, envase o cajón que esté cargando, incluso si los agrupa en un bloque. Asegúrese de que todas las etiquetas del cargamento están colocadas convenientemente encima de las etiquetas viejas. Provéase de etiquetas con la dirección de retorno, para pegarlas en el viaje de vuelta.

9. Exposición internacional Cuando realice exposiciones a nivel internacional considere la posibilidad de usar un transportista que tenga una flota con una red mundial o con conexiones subsidiarias de otras empresas. Compruebe qué tipo de ayuda le van a ofrecer con sus clientes, con el manejo de la documentación, el depósito temporal aduanero, almacenamiento y agrupamiento de cargas. Pida garantías de un despacho aduanero rápido y la ruta de entrega más corta y menos cara.

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4. Haga sus deberes

Probablemente uno de los aspectos menos atractivos de las exposiciones sea el tratar con los servicios de la feria, aunque sea una necesidad real.

1. Lea el manual de servicios para el expositor El manual de servicios para el expositor es la guía oficial para todo lo que necesita saber el expositor sobre la feria: toda la información pertinente, información sobre reglas y regulaciones, formulario de servicios, inscripción, promociones de la feria, contratistas y transporte. Recuerde cumplir todas las fechas límite.

2. Sepa qué servicios necesita Sepa que productos planea presentar y qué servicios necesita, y cuánto cuestan, para tomar decisiones sobre alfombrado, mobiliario, colores y servicios de limpieza y seguridad. Los servicios que se pidan en el suelo de la feria pueden llegar a costar un 50% adicional.

3. Comprenda el plano del suelo Evalúe cuidadosamente la distribución de su stand en el plano del suelo en relación con el flujo del tránsito. Comprenda cada marca, por pequeña e insignificante que sea ya que indican alturas de techos, ubicaciones de pilares, etc.

4. Identifique las fuentes de los servicios Llame al departamento de electricidad para saber cuánta potencia pedir y dónde se encuentran situadas las tomas de corriente para su expositor. Muestre sus productos donde les afecte menos los antiestéticos cables y cañerías. Pida siempre más servicios de los que crea que va a necesitar, de modo que sus productos rindan a un nivel óptimo.

5. Entienda el transporte El transporte implica la entrega de sus materiales de exposición al lugar asignado, llevarse los cajones vacíos, devolver los cajones al final de la feria y entregar los materiales embalados de nuevo al muelle de carga de la compañía de transportes. Para ahorrarse dinero aúne todas las remesas y realice un solo envío.

6. Tenga suficiente moqueta Asegúrese de que todos los servicios se encuentran instalados antes de poner la moqueta para evitar la frustración de tener que cortar la moqueta por tomas de corriente. Pida moqueta suficiente para cubrir la franja de cemento al descubierto entre el sistema expositor y el pasillo.

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Cómo aprovechar al máximo los servicios de las ferias de muestras

Si su compañía envía productos al extranjero, permita cierto tiempo extra para los diferentes procedimientos de despacho de aduanas. Los artículos necesitarán la documentación correcta y a menudo será necesario que los inspeccionen físicamente. Use siempre un agente de aduanas/agencia de transportes para coordinar todo y mantenerle informado.

8. Encárguese de conocer a los representantes de servicios de la feria Los representantes de servicios de la feria pueden ser sus mejores amigos. A menudo tienen las respuestas a muchas de sus preguntas o problemas. Recuerde que su trabajo es ayudarle.

9. Trabaje con mano de obra gremial cuando sea conveniente Cada ciudad es diferente en relación a las reglas del gremio. Lea cuidadosamente el manual de servicio para familiarizarse con lo que es y lo que no es permisible. Cualquier pregunta que tuviera la debería dirigir a la dirección de la feria o al contratista de servicios. Considere alquilar su casa de exposiciones para obtener supervisión de montaje.

10. Lleve todos los documentos pertinentes Recuerde llevar copias de todos los documentos pertinentes, especialmente planos, pedidos de servicios, números de seguimiento de todos los envíos, etc., así como nombres de contacto, números de teléfono y de fax importantes cuando todo lo haya organizado originariamente otro miembro del personal.

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7. Permita cierto tiempo extra para las aduanas

Dotar de personal a la exposición de su compañía en una feria es un trabajo difícil y mantenerlo motivado a menudo puede ser un verdadero desafío.

1. Seleccione a la gente que quiera estar allí El ingrediente clave para que alguien esté motivado por trabajar en una feria es simple: tienen que querer estar allí. Demasiado a menudo la dirección simplemente le dice a los empleados que "aparezcan" para trabajar en una feria determinada. Sin embargo, si les dieran a elegir, a menudo preferirían no hacerlo.

2. Deje atrás las actitudes negativas A menudo el personal de ventas piensa que trabajar en una exposición interfiere con su rutina normal de ventas. Cuando los empleados tienen una actitud negativa a estar en una feria su lenguaje corporal les dice a todos lo que sienten "este es un ejercicio inútil y que carece de importancia."

3. Dese cuenta de que cada persona es un embajador Recuerde que todas las personas que representan a su compañía son embajadores. Al ser amables, corteses y tener un comportamiento profesional, pueden fortalecer la imagen de la compañía y ganar nuevos clientes. Elija a su equipo cuidadosamente basándose en su excelente conocimiento de los productos/servicios de la compañía y los muchos y posibles clientes que espera que visiten la exposición.

4. Estimule los objetivos personales Cada miembro del personal debería tener al menos un objetivo personal que quisiera conseguir. Esto incrementa la responsabilidad, cambia los hábitos no productivos, aumenta la productividad y también fomenta la motivación. En las reuniones anteriores a la feria se debería animar al personal a compartir sus objetivos con otros miembros del personal. Anime los concursos para la recogida de indicios de calidad. En las reuniones posteriores a la feria deberían informar de sus logros.

5. Obtenga el apoyo de los altos ejecutivos Cuando los altos ejecutivos apoyan las actividades de la feria de muestras de la compañía y demuestran lo que sienten al asistir a la feria, ayudar en el stand, tomar parte en los programas de formación y las actividades anteriores y posteriores a la feria, su entusiasmo es contagioso.

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Un personal motivado garantiza fantásticos resultados en las ferias de muestras

Un elemento fundamental dentro del éxito de la motivación es dejar que el equipo sepa lo que se espera de ellos en la feria y proporcionar la formación necesaria para que realicen su trabajo eficazmente. La gente que goza de éxito no nace… se hace.

7. Cree un ambiente positivo, divertido y reafirmado Es responsabilidad de la dirección crear un ambiente positivo, divertido y reafirmado y darse cuenta de que se necesita algo más que un simple incentivo para tener éxito. Las recompensas y el reconocimiento personal proporcionan una forma efectiva de conseguir niveles más altos de rendimiento.

8. Conozca a sus empleados Los ejecutivos necesitan conocer a los miembros de su personal individualmente y lo que les motiva. Los estudios muestran que a la gente le motiva más el reconocimiento personal que el dinero. El poder de reconocimiento puede crear un ambiente más positivo, productivo y agradable mientras se trabaja en una feria.

9. Espíritu de equipo Todos deberían trabajar juntos en equipo en una feria, ayundándose los unos a los otros donde y cuando fuera necesario. Si el número de empleados es muy grande, divídalos en equipos con personal técnico trabajando junto con personal de ventas. Como equipo tienen tiempo antes de la feria de conocerse, de desarrollar un nivel de confianza y de llegar a conocer y entender los puntos fuertes de cada uno de ellos.

10. Examine el rendimiento Después de cada día lleve a cabo sesiones en las que se dé parte de sus misiones para examinar el rendimiento. Se debería animar a los miembros del equipo para que den y reciban comentarios y respuestas de los colegas para encontrar maneras de mejorar el rendimiento de cada día. Los ejecutivos necesitan recordar que los logros individuales valen el reconocimiento del grupo.

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6. Mantenga al equipo informado

Las preguntas son una extraordinaria herramienta en el mundo de los negocios y son la llave a muchas puertas en el mundo de las ventas. Hacer preguntas para revelar necesidades es una forma poderosa de hacerles saber a los posibles clientes que usted está interesado en obtener información para ayudarles a resolver sus problemas. Preguntas iniciales: averigüe inmediatamente con quién está hablando y de dónde son. Usted no quiere perder tiempo con visitantes a los que no puede ayudar. 1. "¿Cuáles con los principales objetivos por los que asiste a esta feria y qué productos/ servicios específicos busca?" 2. "Hábleme del proyecto en el que se encuentra trabajando en estos momentos." 3. "¿Cuáles son algunos de los desafíos más importantes que experimenta en estos momentos?" Necesidades de investigar: pase a preguntas más perspicaces, específicas del negocio para crear el acicate de su venta. 4. "¿Qué es lo que más le gusta del producto/servicio que se encuentra utilizando en estos momentos y qué le gustaría cambiar?" 5. "¿Cuáles considera los tres criterios más importantes a la hora de comprar? 6. "¿Es parte del equipo de compra? En caso afirmativo, ¿qué información específica busca?" Preguntas durante la demostración: durante su demostración mantenga al posible cliente implicado e interesado. 7. "¿Qué piensa del rendimiento de este producto y cómo lo compara con el que usted utiliza en estos momentos?" 8. "¿Qué preocupaciones específicas tiene en relación con nuestros productos/servicios al hacer negocios con nosotros?" Preguntas finales: el utilizar preguntas finales bien preparadas puede ayudar al seguimiento apropiado del producto. 9. "¿Cómo decide su compañía con qué vendedores trabajar?" 10. "¿Qué más le sería importante saber y qué le gustaría ver como el siguiente paso?"

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Preguntas que habilitan a posibles clientes

Nomadic ® Nomadic Display es el productor mundial líder en sistemas expositores modulares y portátiles de la más alta calidad. Sus diseños innovadores, la calidad de sus productos y su inmejorable servicio al cliente son reconocidos distintivos de todos los productos Nomadic Display. Sólo Nomadic ofrece los beneficios de una tecnología patentada, servicio de entrega InstaShip, formas de pago sencillas, un servicio gratuito de 24 horas Línea Directa y una red mundial de apoyo.

La autora Susan Friedmn, especialista en Ferias de Muestras, trabaja con organizaciones en los EE.UU. y Europa que quieren desarrollar las destrezas fundamentales para exponer con éxito ahora y en el futuro. Ha sido oradora, autora y consejera de negocios durante más de 20 años, normalmente aparece en los congresos de la industria y contribuye frecuentemente con las publicaciones comerciales más importantes.

NomadicqDisplay ® Centros de Distribución 5617 Industrial Drive Suite E Springfield, VA 22151 United States Tel. 800-732-9395 Louisburgh County Mayo Ireland Tel: 353-98-66011 Oficinas de Ventas 5617 Industrial Drive Suite E Springfield, VA 22151 United States Tel. 800-732-9395 475 Fifth Avenue, 24th Floor New York, NY 10017 United States Tel: 212-532-3900 Nomadic House 71 St. Johns Road Isleworth Middlesex TW7 6XQ United Kingdom Tel: 020-8326-5555 Phillip-Reis Strasse 23-25 D-63477 Maintal-Dörnigheim Germany Tel: +49-6181-43 83-110 "120 Maneras de Exponer con Éxito" Credits Edición: Gwen Parsons Diseño de la cubierta: Hirshorn Zuckerman Todos los derechos reservados. No se permite la producción total o parcial de este libro en cualquier forma o por cualquier medio, conocido actualmente o por inventar, sea éste electrónico, mecánico, por fotocopia, por grabación o por cualquier sistema de almacenamiento o recuperción de información, sin el permiso por escrito del autor o de la editorial, execpción hecha de citas breves utilization en reseñas. Copyright © 1999 by Nomadic Display