7 Puntos Importantes a Considerar al Evaluar Proveedores de WMS La evaluación de Sistemas de Gestión de Bodegas (WMS) puede ser un desafío, con más similitudes que diferencias entre los empresas a medida que los proveedores trabajan continuamente para mejorar sus soluciones. Pero la elección de un proveedor de WMS no tiene porqué ser un proceso largo o costoso, si se conoce las preguntas adecuadas a formular desde un comienzo. Este artículo proporciona preguntas clave a formular que van más allá de las demostraciones de empresas, para enfocarse en otras diferencias clave, tales como las empresas detrás de los productos. La implementación de nuevos sistemas puede ser un proceso largo y costoso, de modo que usted querrá escoger el socio de WMS que no sólo cumpla las necesidades de su negocio hoy, sino que tambien crezca con su negocio en el tiempo. La experiencia de Fortna es que los mejores proveedores a menudo alcanzan un puntaje similar basado en evaluaciones de funcionalidad, usualmente con unos pocos puntos porcentuales de diferencia. Entonces ¿cómo se elige? La clave es mirar más allá de las necesidades actuales de su negocio y evaluar con base a un conjunto diferente de criterios que indicarán si un proveedor puede continuar satisfaciendo sus necesidades en un largo trayecto. Diferenciar al proveedor basado en la dirección de la empresa, ajuste cultural y pertinencia del sector se han tornado tan importantes, si no más, que la evaluación del producto mismo. Usted no sólo está seleccionando un sistema, también esta seleccionando un socio para que camine en el tiempo con usted por los complejos desafíos del negocio. Criterios de Evaluación de Proveedores El proceso de evaluación de un proveedor de WMS versus un sistema WMS no es tan claro como leer una hoja de especificación de productos; sin embargo, ayuda tener un conjunto de criterios de evaluación y un método para otorgarles puntuación de la misma forma en que usted lo haría al evaluar características de productos. Aquí hay algunos puntos clave que usted debiese considerar: #1- Evalúe la Estructura Organizacional del Proveedor. Es importante comprender la forma en que el proveedor opera como organización. Conocer como está estructurado le ayudará a entender la calidad de sus soluciones técnicas y su capacidad de cumplimiento. Por ejemplo, si su proveedor opera sus ofrecimientos de software como grupos separados, esto podría indicar que los productos no están bien integrados y que la organización del proveedor no está tan bien alineada como se podría esperar. Mirar las diferentes líneas de producto que un proveedor apoya, puede ayudarle a entender mejor la estructura del proveedor. Si el proveedor le está vendiendo un WMS pero no todos sus productos están relacionados con cadenas de suministros o distribución, usted podrá cuestionar el foco real de la empresa y si ella podrá satisfacer vuestras futuras necesidades o si su enfoque los llevará en otra dirección

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7 Puntos Importantes a Considerar al Evaluar Proveedores de WMS

CASO DE ESTUDIO: Evaluación de Proveedor Arroja Resultado Diferente al Esperado Un cliente 3PL necesitaba una nueva solución global WMS que se acomodara a su creciente negocio. Habían restringido los proveedores potenciales de 15 a 2, basándose en requerimientos de la funcionalidad actual y costo. Luego la elección se tornó difícil, ya que no había diferencias obvias. Solicitaron la ayuda de Fortna para validar su decisión final. Fortna les preguntó acerca de sus objetivos a largo plazo. La empresa estaba lista para el crecimiento internacional y requería un socio de WMS de largo plazo que estuviese junto a ellos a medida que creciesen. Entonces, se expandió la selección para incluir criterios de evaluación que el cliente consideraba importantes para su éxito futuro como socio, incluyendo las métricas financiera, su visión, trayectoria de productos y estructura de soporte de la empresa. Luego de revisar estos factores clave con el cliente, la elección se hizo clara. Un contendor logró diferenciarse, mientras que el otro mostró deficiencias en áreas clave. Al final, la evaluación arrojó un resultado diferente del esperado, pero le proporcionó confianza al cliente en que su elección final de socio era la adecuada para ellos, tanto en el corto como en el largo plazo.

#2 Revise los Planes Futuros del Proveedor. Otro factor importante a considerar es la comprensión de los planes futuros del proveedor. El plan futuro no está garantizado, pero es posible darle sentido a un cuadro del futuro de su proveedor, evaluando su historia reciente. Identificar qué productos o negocios ha adquirido recientemente un proveedor puede ayudar a entender sus posibles direcciones futuras. Si las adquisiciones estuvieron relacionadas, eso es bueno, de lo contrario, puede que usted quiera formular más preguntas acerca del por qué de esas decisiones. Pregunte acerca del desarrollo de nuevos productos; si el proveedor está creciendo internamente ¿qué nuevos productos ha estado desarrollando? De nuevo, los productos relacionados son un buen signo. La mayoría de los proveedores publica un plan de productos para el año que sigue, o más. Asegúrese de obtener una copia y de ver hacia donde parece dirigirse. #3 Evalúe el Soporte y Capacidades de Mantención del Proveedor. Evaluar la organización de soporte y mantención del proveedor también puede contestar preguntas acerca de los productos actuales de la empresa y de su crecimiento futuro. Esta debería ser una parte clave de cualquier estudio de selección, ya que sus productos desempeñarán un rol en el crecimiento de la organización. Formule preguntas acerca del tamaño y estructura de la organización que soportara. ¿Cuantas personas están involucradas en el soporte de sus distintos productos? ¿Están entrenados en soportar varios productos o sólo están dedicados a uno? El soporte independiente de productos individuales es algo que requiere más investigación. No todos los proveedores podrán proporcionar un soporte global de alto nivel, 24/7/365 o un soporte multilingüe. Si esto es algo que usted necesita ahora o en el futuro, es importante preguntar acerca de ello.

#4 Efectúe Visitas Efectivas de Referencia. Todo proveedor intentará presentarle sus referencias más pertinentes, basadas en lo que conozcan de su empresa. Sin embargo, depende de usted validar lo pertinente de la referencia, haciendo preguntas y comprendiendo las diferencias clave en su propia situación. Al hablar con una referencia, enfoque parte de su conversación en el proveedor mismo vs. sus productos. Pregunte acerca del soporte que recibieron y cual fue la experiencia de trabajo con el proveedor, no sólo su experiencia con los productos. Aparte de pedirle referencias al proveedor, asegúrese de buscar antecedentes en su propia lista de contactos y colegas en el sector. Si usted está en un sector muy competitivo o quiere asegurarse de recibir opiniones imparciales, podría recurrir a un tercero. Lo que constituye una gran referencia en una situación puede no ajustarse a otra; asegúrese de calificar esto y recuerde que aún el mejor proveedor que posea una historia establecida tendrá referencias buenas y malas, así que es importante calificar las fuentes de referencia.

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7 Puntos Importantes a Considerar al Evaluar Proveedores de WMS #5 Revise los Antecedentes Financieros de cada Proveedor. Una evaluación de un proveedor no podría ser completa sin una revisión de sus estados financieros. Si es posible, pídale a alguien en su departamento financiero que revise los estados financieros del proveedor. Si se trata de una empresa pública, se pueden encontrar fácilmente en línea. Si no, asegúrese de pedirle al proveedor sus últimos estados financieros auditados, incluyendo un balance, una declaración de ingresos y una declaración de flujos de efectivo. Puede que usted tenga que firmar un acuerdo mutuo de no divulgación con el proveedor para obtener esta información. A usted le interesa verificar que el proveedor sea sano desde un punto de vista financiero y que basado en lo que usted pueda ver en estos momentos, que sean capaces de continuar haciendo negocios en el futuro. Donde fluya el dinero, allí se dirigirá la empresa, de manera que a usted le interesa comprender cuánto dinero se está gastando en investigación y desarrollo. La inversión en productos clave le muestra donde está su enfoque. ¿Están invirtiendo en los productos y servicios que a usted mas le importan? No Ignore los Productos en su Evaluación

Referencias Pertinentes Todo proveedor establecido de software tendrá algunos esqueletos en el closet; un proyecto difícil por aquí, un sistema remplazado por allá. Al evaluar referencias, es importante tener este aspecto en mente y asegurarse de que la referencia sea pertinente para su propio proyecto. He aquí algunas preguntas a contestar al evaluar una referencia: 

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Hemos estado hablando acerca de evaluar el proveedor versus los productos, pero hay un par de áreas en las que la comprensión de los productos le puede ayudar a evaluar mejor al proveedor: #6 Explore la Funcionalidad del Proveedor en el sector. Ahora que el mercado WMS ha madurado, los proveedores se diferenciarán desarrollando una funcionalidad específica para el sector. ¿Qué tipo de funcionalidad ofrece el proveedor que sea específica para su sector? ¿Muestra la trayectoria publicada para sus productos, un compromiso para desarrollar nuevas soluciones específicamente para su sector? Las respuestas a estas preguntas pueden entregar información acerca de la ruta que va a seguir su proveedor y de la importancia de su sector en su futuro.

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¿Cuán antigua es la referencia? El sector de Software está en constante evolución y una referencia de hace cinco años probablemente sea demasiado antigua para reflejar en forma precisa la situación actual. ¿Qué producto realmente se está usando? La mayoría de los proveedores de software ofrecen múltiples productos, algunos más establecidos que otros. ¿Cómo resuelven los problemas? No hay producto que sea perfecto cuando se libera. Al evaluar un producto más nuevo, se puede esperar algunos tropiezos inicialmente. Pregúntele al proveedor como manejó las situaciones difíciles. Esto puede ser un indicador del tipo de respuesta que usted obtendrá cuando experimente problemas. ¿Cuán similar es la cultura? Implementar y mantener software en una empresa privada punto.com que se inicia, es una experiencia muy diferente que hacerlo en una gran empresa publica, establecida. ¿Cuán similar es la cultura de la referencia que está evaluando, a la suya?

#7 Evalúe la Plataforma Técnica. Comprender qué tecnología usa un proveedor puede indicar la dirección en la qué se dirije. Si tiene varios productos que corren en distintas pilas tecnológicas, los productos probablemente no estarán bien integrados. Similarmente, si se basan en tecnología antigua, pregúnteles acerca de sus planes para actualizar sus soluciones y si el dinero destinado al desarrollo se usará para agregar nueva funcionalidad o simplemente para actualizar la plataforma tecnológica.

Inteligencia SaaS: Entender el Software como Solución de Servicio Hay más proveedores de software que están comenzando a ofrecer modelos SaaS (Software as a Service – Software como un Servicio) como parte de su solución. Al evaluar un ofrecimiento SaaS, tenga presente que dicha solución puede ser muy diferente entre proveedores. En un extremo del espectro, un ofrecimiento SaaS puede incluir todos sus servicios en un sitio web al cual usted se conecte para tener acceso. No se requiere ninguna otra infraestructura de TI. En el otro extremo, puede que sólo ofrezca un modelo básico de hosting de hardware, lo que requiere de un soporte de TI más avanzado. Al comparar los ofrecimientos SaaS de un proveedor, vale la pena formular algunas preguntas adicionales, tales como:  ¿Tiene hosting de hardware y de software? ¿Es independiente el hosting o parte de una instalación consolidada?  ¿Qué tipo de soporte está disponible para SaaS?  Is the data merged with or separate from other customer’s data? www.fortna.com

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Criterios de Evaluación de Proveedores Evalúe

Pregúntese a sí mismo

Ponga nota

¿Qué tipo de presencia tiene el proveedor en el mercado? Fortaleza de la Empresa

¿Cuál es la historia del proveedor? ¿Es una empresa establecida con una gran base de clientes? ¿Tienen una historia financiera fuerte?

Cultura / Calce

¿En qué otros sectores se enfoca este proveedor? ¿Se ajusta la cultura del proveedor a la de su empresa? ¿Cómo está representado el proveedor en su sector? ¿Tienen un

Experiencia en el Sector

número significativo de clientes allí? ¿Qué tipo de servicios específicos ofrecen para el sector?

Trayectoria de Productos

¿Tiene el proveedor una trayectoria publicada de productos? ¿Cuál es el foco de su desarrollo futuro? ¿Ha hablado usted con sus colegas en el sector y con terceros,

Referencias

acerca de referencias? ¿Son las referencias pertinentes a su sector y a sus circunstancias? ¿Cómo está organizado el soporte de productos? ¿Una sola

Soporte y Mantenimiento

ubicación, múltiples ubicaciones? ¿Qué tipo de soporte puede proporcionar el proveedor? (24/7/365, Multilingüe, etc.)

Usted necesita un socio deWMS para un largo trecho. Tomar estos siete puntos en consideración le ayudará a escoger un socio de WMS que no sólo satisfará las necesidades de su negocio hoy, sino que también crecerá con su negocio en el tiempo y que podrá apoyarlo. Acerca de Fortna Durante más de 60 años, Fortna se ha asociado con las mejores marcas del mundo, empresas como ASICS, O’Reilly Auto Parts y MSC, ayudándoles a mejorar sus operaciones de distribución y transformando sus negocios. Las empresas con complejas operaciones de distribución confían en Fortna para ayudarles a cumplir las promesas a sus clientes y a superar desafíos competitivos en forma rentable. Somos una empresa de servicios profesionales que se basa en una promesa: desarrollamos un sólido caso de negocios para el cambio y nos hacemos responsables de esos resultados. Nuestra experticia abarca la estrategia de cadenas de suministros, las operaciones de centros de distribución, el manejo de materiales, los sistemas de cadenas de suministro, la excelencia organizacional y el software de control de bodegas. ¿Cómo Podemos Ayudar? Fortna ayuda a las empresas a desarrollar casos de negocios para las inversiones en cadenas de suministro, incluyendo sistemas de Manejo de Materiales. Para conocer más, solicite hablar con uno de nuestros consultores.

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