MGP Alcaldía Mayor de Bogotá Plan de Gerencia de Comunicaciones
ANEXO G PLAN DE GERENCIA DE COMUNICACIONES
CONTENIDO FUNDAMENTOS .........................................................................................................................2 COMPONENTES DEL PLAN .....................................................................................................2 IDENTIFICACIÓN DE CADA INTERESADO Y SU RESPONSABILIDAD ..........................2 TIPOS DE RESPONSABILIDAD................................................................................................4 MATRIZ DE COMUNICACIONES ............................................................................................4 ESTRUCTURA DE DOCUMENTACIÓN DEL PROYECTO ...................................................5 DIRECTORIO GENERAL DE UN PROYECTO ........................................................................6 ACEPTACIÓN DEL DIRECTIVO ENCARGADO ....................................................................6
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FUNDAMENTOS El plan de gerencia de comunicaciones es el instrumento idóneo para administrar la documentación y la información del proyecto durante su ciclo de vida. La documentación es un factor de vital importancia del proyecto y, como tal, debe gestionarse de una manera estructurada. Implica la creación y destrucción de la información que aplique mediante las técnicas de consolidación que se requieran. Además requiere almacenarse, archivarse y obtenerse la documentación hasta que el proyecto finalice. Tanto la entidad como el integrador deben tener su propio Plan de Gerencia de Comunicaciones.
COMPONENTES DEL PLAN El plan contempla lo siguiente: 1. Identificación de cada interesado y su responsabilidad en el manejo de información 2. Matriz de Comunicaciones 3. Estructura de documentación del proyecto
IDENTIFICACIÓN DE CADA INTERESADO Y SU RESPONSABILIDAD A continuación se describen las responsabilidades de cada interesado en la gestión de la información relacionada con el proyecto.
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Gerente de Proyecto
El Gerente de Proyecto responde, finalmente, por toda la gestión documental del proyecto durante su ciclo de vida. Además, responde por la ejecución del proyecto y atiende los informes de avance periódicos, por hitos y entregables, para lo cual se guía por la matriz de comunicaciones Se apoya en el Grupo o Departamento de Comunicaciones.
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Equipo del proyecto
Apoya al Gerente de Proyecto en las labores documentales del día a día. 2
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Cada entregable debe generar un documento de respaldo. Los responsables de los entregables generan esta documentación. Ellos desarrollan y afinan la documentación a su cargo antes de entregársela al Gerente de Proyecto para su revisión y aprobación.
• Grupo o Departamento de Comunicaciones Es el responsable de apoyar al Gerente de Proyecto en sus responsabilidades de información. Su trabajo debe ser tanto interno como externo. Su labor es principalmente de divulgación y socialización, entre otras cosas, para mejorar el ambiente de receptividad de los interesados. La Oficina de Comunicaciones en cada institución participante es la responsable de manejar sus comunicaciones. Debe haber, no obstante, una comunicación coordinada entre la entidad y el integrador. Resulta necesario resaltar también que la comunicación debe ser transversal en el proyecto y a todos los niveles donde haya influencia de los interesados. Es importante que dentro del proyecto se tenga un perfil de comunicador social del tipo organizacional y un responsable del manejo documental que tenga conocimientos de archivística.
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Interesados o impactados adicionales
Los demás interesados del proyecto deben generar documentación relacionada con el proyecto. Las actividades que se tienen que llevar a cabo con los interesados deben estar reflejadas en el cronograma del proyecto y los costos en su presupuesto. Los interesados mantienen la información respectiva del proyecto y deben ser informados de cualquier cambio que los afecte. Ejemplos de interesados que manejan información del proyecto: a. b. c. d. e. f. g.
Entidad Integrador Entes de control Líderes comunitarios Supervisores e Interventores Terceros del integrador y terceros de la entidad Otros 3
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Tipos de responsabilidad:
Los tipos de responsabilidad pueden estar reflejados, por ejemplo, en los siguientes: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.
Habrá que crear una tabla que identifique a cada interesado y su tipo de responsabilidad, como por ejemplo:
TIPOS DE RESPONSABILIDAD Se muestran tres cargos a manera de ejemplo: CARGO
Gerente de Proyecto Directivo Encargado Grupo o Departamento de Comunicaciones
RESPONSABILIDADES
Revisar Aprobar Autorizar Distribuir
A continuación se muestra el segundo componente del Plan de Recursos Humanos: la Matriz de comunicaciones:
MATRIZ DE COMUNICACIONES 4
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DESCRIPCIÓN DE LA COMUNICACIÓN
¿QUÉ PERSIGUE?
¿CADA CUÁNTO?
DIRIGIDA A
RESPONSABLE
Registro (Evidencia)
1.
Finalización de la Planeación y/o Arranque de la Ejecución (Kickoff)
Reuniones de control periódicas Reuniones de hitos/entregables
Actividades de socialización de los objetivos y entregables así como del enfoque metodológico 2. Debe apoyarse en una atmósfera informal 1.Revisa el avance del proyecto 1. Revisa los avances significativos del proyecto
TIPO DE CONTACTO
Presencial
Una sola vez.
Presencial
Cada semana/quincena
Presencial
En cada hito y en cada entregable
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Equipo del proyecto Líderes de los interesados
Equipo del Proyecto Equipo del proyecto Interesados
Gerente del Proyecto
Gerente del Proyecto Gerente del Proyecto
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La teoría de la comunicación es bien compleja: debe ser interdisciplinaria ya que todo proyecto es transversal. Una forma de ver los esquemas de interacción dentro de un proyecto es el siguiente: • • • • • •
Se advierte que la comunicación oficial de un proyecto debe ser escrita. Será preciso acordar qué se comunicación considera formal e informal
ESTRUCTURA DE DOCUMENTACIÓN DEL PROYECTO El manejo documental de un proyecto requiere tres aspectos que se deben manejar de una manera estructurada: Libro del Proyecto 5
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o Contiene toda la información oficial del proyecto. Este contenido se tratará posteriormente, dentro del desarrollo de la MGP. MGP en la página web de la Alcaldía Mayor de Bogotá. Debe ser estructurada y disponible para la comunidad de la Alcaldía Mayor de Bogotá. Dentro de la MGP se darán los lineamientos de lo que debe contener esta referencia. Directorio del equipo de proyecto y de todos los interesados, como se muestra a continuación: