PAM CLIMA Y CULTURA ORGANIZACIONAL DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA FEDERAL PROGRAMAS DE ACCIONES DE MEJORA (PAM´s) » Criterios Generales » Guía 1

CAMBIAR PARA MEJORAR

“El tiempo no cambia las cosas, hacer cosas es lo que cambia las cosas...” DR. HOUSE Serie norteamericana de TV, 2007.

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OBJETIVO DEL PAM Elaborar un programa de acciones de mejora tiene los siguientes propósitos: 1. Coronar el esfuerzo realizado por cada institución en la medición de su clima y cultura organizacional 2. Contribuir al desarrollo institucional para el mejor cumplimiento de la misión de cada institución

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PROGRAMAS DE ACCIONES DE MEJORA Los criterios que aquí se presentan para aplicarse a la elaboración de los programas de acciones de mejora, como conclusión del ejercicio ECCO, tienen las siguientes características, dada la amplia diversidad de instituciones: – Son simples, para guiar a las instituciones – Son mínimos, pueden incluirse otros o enriquecerse 4

CRITERIOS MÍNIMOS QUE DEBERÁN INCLUIR LOS PAM Estos son los 6 criterios que deben trabajarse en el Programa de Acciones de Mejora de cada institución pública: 1. 2. 3. 4. 5.

ANÁLISIS DE RESULTADOS ESTADÍSTICOS ANÁLISIS DE RESULTADOS DE COMENTARIOS Y SUGERENCIAS (no incluir los comentarios ) COMPARACIÓN DE RESULTADOS DEFINICIÓN DE OBJETIVOS ESTRATÉGICOS DEFINICIÓN DE ACCIONES DE MEJORA a) b) c)

6.

Difusión de resultados Acciones relacionadas con el factor de liderazgo ...

CALENDARIZACIÓN DE ACCIONES (formato establecido por SFP

REGISTRAR EL PROGRAMA DE ACCIONES DE MEJORA 5

PAM

GUÍA... La Guía propone cómo trabajar los 6 criterios... 6

1. ANÁLISIS DE RESULTADOS ESTADÍSTICOS 1.

Considera el archivo de resultados de la aplicación de la ECCO, proporcionado por la SFP 2. Grafícalos: – Consolida los datos socio-demográficos. – Agrupa las calificaciones por Factor-Reactivos asociados 3. Identifica los factores calificados más alto por el personal que contestó la encuesta. Son tus fortalezas 4. Identifica los factores calificados más bajo por el personal. Son tus debilidades

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2. ANÁLISIS DE RESULTADOS DE COMENTARIOS Y SUGERENCIAS 1. Considera ahora el archivo donde están los comentarios y las sugerencias del personal que contestó la encuesta. 2. Considera si es posible alinear algunos de éstos, con las calificaciones estadísticas. 3. ¡Cuidado con esta información! A veces es delicada, porque implica a personas y a veces datos personales. 4. En ocasiones estos comentarios y sugerencias pueden servir de orientación para acciones específicas. 8

3. COMPARACIÓN DE RESULTADOS... 1. Considera ahora los resultados globales de tu institución 2. Compáralos con los específicos de cada área (si es que solicitaste desagregación de resultados) 3. Compáralos con otras instituciones: – –

Contra el sector al que pertenece la tuya Contra instituciones del tamaño de la tuya

4. Compáralos contra los del año pasado 5. Elabora conclusiones o “hallazgos” (“¿qué ves?”) 6. Busca causas y separa efectos. Usa el método de Ishikawa o algún otro 9

... COMPARACIÓN DE RESULTADOS 7. 8. 9.

Datos + Análisis y Síntesis, generan Información Información + Cultura Organizacional, genera Conocimiento de la Institución El conocimiento que se genera en este proceso, puede considerarse bajo los supuestos del Artículo 8, Fracción V de la Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos: Artículo 8.- Todo servidor público tendrá las siguientes obligaciones: V.- Custodiar y cuidar la documentación e información que por razón de su empleo, cargo o comisión, tenga bajo su responsabilidad, e impedir o evitar su uso, sustracción, destrucción, ocultamiento o inutilización indebidos; 10

4. DEFINICIÓN DE OBJETIVOS ESTRATÉGICOS ...

1. Considera qué factores vas a trabajar. – Los calificados más bajo y en qué áreas/ur’s – También los calificados más alto 2. Un objetivo estratégico en la ECCO, es el concepto o enunciado que establece lo que se debe hacer para lograr la finalidad del factor que se está abordando, mediante la definición de ciertos esfuerzos vitales 11

... DEFINICIÓN DE OBJETIVOS ESTRATÉGICOS 3.

Características de un objetivo estratégico: a) b) c) d)

4.

Marcan el rumbo de la institución para llegar de la manera más eficiente y efectiva posible a la finalidad establecida Inician con verbo infinitivo Deben estar redactados en forma sencilla y corta Deben ser reales, alcanzables y claros

Define los objetivos estratégicos a lograr en esos factores y áreas/ur’s que consideraste en el punto 1. Responder a las preguntas: a) ¿Qué nos proponemos lograr en la institución, en el tema de clima y cultura organizacional? b) ¿Cómo lo lograremos? c) ¿Cómo lo mediremos? d) ¿Qué haremos a corto, mediano y largo plazo? 12

5. DEFINICIÓN DE ACCIONES DE MEJORA 1. A cada objetivo, vincula acciones para que se logre el efecto propuesto 2. A cada acción, vincula: a) Un responsable b) Recursos Aunque existen muchas acciones que no requieren recursos económicos, sino de relación o vinculación... imaginación

c) Fecha determinada

3. La primera acción de mejora de clima y cultura organizacional, es la difusión de resultados entre el personal –

Esta Acción es obligatoria en tu programa. 13

6. CALENDARIZACIÓN DE ACCIONES 1. Considera todas las posibles acciones que se hayan generado en el criterio 5 2. Programa y alinea las acciones 3. El período a considerar en el calendario debe adecuarse a los tiempos de la institución: – – –

De enero a diciembre (anual perfecto) De marzo a febrero (anual práctico) (ejemplo) …

4. Plásmalas en el formato establecido. 5. Busca la validación de tu Oficial Mayor o equivalente 14

CRITERIOS DE EVALUACIÓN

REGISTRA EL PROGRAMA DE ACCIONES DE MEJORA DE TU INSTITUCIÓN

Envía el Programa de Acciones de Mejora a registrar en la Secretaría de la Función Pública, en la fecha estipulada, en formato electrónico. (Impreso en papel, NO) 1. Por oficio 2. Por correo electrónico, en .xls, .ppt ó .doc, a la Dirección de Cultura y Cambio Organizacional

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REGISTRA EL PROGRAMA DE ACCIONES DE MEJORA DE TU INSTITUCIÓN

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Una vez evaluados, la Unidad registra los Pam’s en la página: –

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www.usp.funcionpublica.gob.mx

El propósito es que todas las instituciones públicas puedan conocer, comparar y aprovechar otras acciones, que puedan serles útiles para la mejora del clima y la cultura organizacional

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REGISTRA EL PROGRAMA DE ACCIONES DE MEJORA DE TU INSTITUCIÓN

Siguiendo la siguiente ruta: 1. Ingresar al portal: www.usp.funcionpublica.gob.mx 2.- Buscar el menú: SISTEMAS APF 3.- Elegir la opción: Sistema de Clima Organizacional de la APF (ECO) 4.- Ingresar la clave correspondiente. 5.- Buscar el menú: ACCIONES DE MEJORA 6.- Seleccionar: PAM’s Registrados

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CAMBIAR PARA MEJORAR

“El tiempo no cambia las cosas, hacer cosas es lo que cambia las cosas...” DR. HOUSE Serie norteamericana de TV, 2007.

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