ESTUDIO GENERAL DE LAS CUENTAS ESTUDIO PARTICULAR DE LAS CUENTAS Y SU GESTIÓN MODERNA EN LA GLOBALIZACIÓN

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Estudio general de las cuentas Estudio particular de las cuentas y su gestión moderna en la globalización

1. OBJETIVOS Objetivo particular de la unidad Al finalizar las actividades de esta unidad, deberás: o

Aplicar la mecánica contable en casos particulares.

o

Utilizar los principios que determinan el registro y control de compraventa de mercancía.

Objetivos específicos Al finalizar tus actividades de aprendizaje correspondientes a esta unidad, deberás: 1. Explicar el dinamismo de la función financiera. 2. Explicar la función de la contabilidad' para captar el dinamismo de la función financiera. 3. Describir los requisitos legales de los documentos comprobatorios. 4. Señalar los casos en que se requieren los documentos comprobatorios. 5. Explicar el principio del valor histórico original. 6. Dar el concepto de la partida doble. 7. Explicar la base de la partida doble. 8. Explicar las reglas de la partida doble. 9. Explicar las reglas del cargo. 10. Explicar las reglas del abono. 11. Explicar el principio de dualidad económica. 12. Describir la estructura de la cuenta. 13. Analizar cada una de las partes de la cuenta. 14. Expresar el significado de los tecnicismos de la cuenta. 15. Efectuar registros de compra-venta de mercancía por el procedimiento de inventarios perpetuos en su técnica de valuación de Precios Promedios.

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16. Efectuar registros de compra-venta de mercancía por el procedimiento de inventarios perpetuos en su técnica de valuación de primeras entradas primeras salidas (PEPS). 17. Efectuar registros de compra-venta de mercancía por el procedimiento de inventarios perpetuos en su técnica de valuación de últimas entradas primeras salidas (UEPS). 18. Hacer comparaciones de las repercusiones que implica la utilización de cada técnica. 19. Efectuar registros de compra-venta de mercancías por el procedimiento analítico, en su técnica de valuación de precios promedios. 20. Efectuar registros de compra-venta de mercancías por el procedimiento analítico, en su técnica de primeras entradas primeras salidas (PEPS). 21. Efectuar registros de compra-venta de mercancías por el procedimiento analítico, en su técnica de valuación de últimas entradas primeras salidas (UEPS). 22. Hacer comparaciones de las repercusiones que implica la utilización de cada técnica. 23. Registrar operaciones financieras en el libro diario a partir de documentos fuente, tales como: facturas, remisiones, pagarés, letras de cambio, recibos, notas de gastos, etcétera. 24. Efectuar los registros correspondientes al libro mayor. 25. Realizar los registros correspondientes en los mayores auxiliares. 26. Enunciar el principio de realización. 27. Distinguir las cuentas de balance de las de resultados. 28. Efectuar correcciones de errores cometidos, mediante la utilización de la técnica de números rojos.

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A. DINAMISMO DE LA FUNCION FINANCIERA Hasta aquí, hemos visto: o

Que toda entidad necesita de recursos materiales (dinero, mercancías, maquinaria, etc.) para su existencia y logro de sus fines. Estos recursos los aplica y obtiene constantemente.

o

Que estos recursos materiales en su dinámica (obtención y aplicación) se llaman finanzas.

o

Que las finanzas son parte de la economía y se realizan con fines lucrativos, además, son de naturaleza cambiante.

o

Cómo y por qué cambian los balances del fin de un ejercicio a otro.

o

Cómo y por qué en un año la entidad tiene ganancias o pérdidas.

o

Cómo y por qué la utilidad es tan baja o tan alta.

o

Cómo y por qué nuestros inventarios son insuficientes.

B. NECESIDAD DE CAPTAR ESE DINAMISMO Debido a que las finanzas están en constante cambio, se requiere un control sobre ellas para conocer la situación de la entidad, y así poder tomar decisiones y obtener la información necesaria; esto va a ser posible a través de los llamados estados financieros. Los fenómenos financieros ocurren independientemente de que se conozcan o no, pero es necesario conocerlos para controlarlos. El conocimiento y control se logra mediante los estados financieros. Los estados financieros, lógicamente, no deben ser preparados con un recuento de activos y una memorización de pasivos, sino que requieren de una técnica denominada contabilidad Que reúne todos los datos financieros de una entidad, los procesa y produce información.

C. LA CAPTACION DE DATOS La contabilidad capta operaciones financieras, las procesa, y produce información (principalmente a través de los estados financieros).

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D. LOS DOCUMENTOS COMPROBATORIOS Para la captación de operaciones financieras se requieren documentos comprobatorios, como pueden ser: o

Las notas de remisión.

o

Las facturas.

o

Las notas de compra.

o

Recibos de honorarios.

o

Recibos de renta.

o

Recibos de luz.

o

Declaraciones de impuestos.

E. REQUISITOS LEGALES Para tener validez fiscal, dichos documentos deberán contener un mínimo de requisitos, tales como:

o

Número del Registro Federal de Causantes.

o

Número de Cédula de Empadronamiento.

o

Número de Registro de la Cámara respectiva (comercio, transformación, etc.).

o

Estar expedidos a nombre del comprador.

o

Que se trate del documento original.

o

En algunos casos, llevan adheridos los timbres fiscales correspondientes.

El hecho de no cumplir con estos requisitos puede acarrear dificultades fiscales, tales como:

o

Que dichos documentos no sean deducibles.

o

Que se incurra en responsabilidad solidaria por los impuestos omitidos.

Tarea Señala los requisitos que debe contener una factura que ampare la compra de mercancías. V.1

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Coteja tu respuesta con la que se presenta al final de la unidad. F. EL PRINCIPIO DEL VALOR HISTORICO ORIGINAL "Los inventarios y demás activos y pasivos se registran de acuerdo con su valor de adquisición por ser la estimación más objetiva." Este principio se llama del costo o valor histórico. Esto implica que otras estimaciones de valor son excepcionales. Este principio, junto con el de negocio en marcha y el de dualidad económica, forman parte de los principios de contabilidad que establecen la base para valuar las operaciones del ente económico y su presentación. Pero, si se ajustan las cifras por cambios en el nivel general de los precios y se aplican a todos los conceptos susceptibles de ser modificados, que integran los estados financieros, se considerará que no ha existido violación de este principio. Sin embargo, esta situación debe quedar debidamente aclarada en la información que se produzca. G. PROCESAMIENTO DE DATOS (TEORIA DE LA PARTIDA DOBLE)

o

¿Cómo se registrará una compra de equipo de transporte?

o

¿Cómo se registrará una compra de mercancías?

En el primer caso el activo no circulante de la entidad se vería incrementado con el importe del costo del equipo de transporte. En el segundo caso, el activo circulante de la entidad se vería incrementado con el importe del costo de las mercancías. Tomemos como ejemplo un concepto del balance Equipo de Transporte $300 000.00 Como ya hemos establecido que estos conceptos son eminentemente dinámicos, debemos poseer una técnica que nos permita registrar aquello que lo afecte, por ejemplo una adquisición por $220000.00.

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Por lo tanto, será conveniente controlar separadamente cada concepto del balance.

Hemos registrado sólo el aumento de activo (+ A) que implicó la adquisición de equipo de transporte por $220000.00; pero, al mismo tiempo, no hemos considerado el origen de esa adquisición, que es la llamada contrapartida de la operación, y que podría haber sido, en este caso, cualquiera de las siguientes posibilidades:

o

El pago en efectivo de tal equipo que hubiera originado una disminución de efectivo: (- A)

o

En caso de compra a crédito la deuda contraída hubiera sido un aumento de pasivo: (+ P)

o

En caso de haberlo obtenido regalado el capital sería mayor: (+ C)

Por lo tanto: Toda operación siempre tiene una doble repercusión que comúnmente se denomina partida doble. Esta teoría de la partida doble se ha considerado como la base fundamental de la Contabilidad, la cual ha dado lugar al único sistema en uso denominado precisamente Sistema de Partida Doble. Se atribuye esta teoría al fraile franciscano Luca Pacciolo, quien en el siglo XV observó que "toda operación efectuada tiene una causa que, a su vez, produce un efecto, existiendo una compensación numérica entre la una y el otro". La partida doble está basada en el principio de la lógica denominada Ley de Causalidad, cuyo resultado consiste en que no hay causa sin efecto, y que todo efecto tiene una causa, pudiendo existir pluralidad en ambos sentidos (varios efectos provienen de una causa y viceversa). Esta dualidad (causa, efecto) también puede explicarse diciendo que toda operación financiera tiene dos aspectos simultáneos a considerar: su origen (o fuente) y su aplicación.

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Esos dos aspectos son los que considera la Partida Doble. a) la partida doble implica reglas

Y enconsecuencia

El activo tiene dos fuentes: pasivo y capital por lo que: A = P + C. Esta es la ecuación básica fundamental. Conectando la ecuación general con lo anterior, si el activo aumenta (causa) producirá los efectos anteriores. En la partida doble, toda operación siempre tiene una doble repercusión.

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Las anteriores Reglas de la Partida Doble permiten que, no obstante la cantidad y calidad de las operaciones financieras de una entidad, la ecuación fundamental (A = P + C) siga siendo verdadera. Una vez establecido el concepto general de la Teoría de la Partida Doble, y después de haber presentado sus reglas, daremos ejemplos de cada caso contemplado en ellas, estudiando los efectos que tendría, sobre un balance supuesto, una serie de operaciones que pueden modificar sus términos sin afectar su equilibrio o igualdad. Tomemos como base el siguiente balance:

Primer ejemplo: (+ A) (-AL "El activo puede aumentar haciendo que el mismo activo disminuya."

Segundo ejemplo: (+ A) (+ P). "EI activo puede aumentar como consecuencia de un aumento de pasivo."

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Tercer ejemplo: (+ A) (+ e). "EI activo puede aumentar como consecuencia de un aumento del capital."

Cuarto ejemplo: (-A) (+ AL "El activo puede disminuir como consecuencia de un aumento del mismo."

Quinto ejemplo: (- A) (- PL "El activo puede disminuir ocasionando una disminución del pasivo."

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Sexto ejemplo: (- A) (- e). "El activo puede disminuir ocasionando una disminución del capital."

Séptimo ejemplo: (+ P) (+ AL "El pasivo puede aumentar como consecuencia de un aumento del activo." (Véase el segundo ejemplo l) Octavo ejemplo: (+ P) (- P). IIEI pasivo puede aumentar y disminuir simultáneamente."

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Noveno ejemplo: (+ P) (-c). IIEI pasivo puede aumentar cuando disminuye el capital."

Décimo ejemplo: (- P) (-A). IIEI pasivo puede disminuir cuando disminuye el activo." (Véase el quinto ejemplo.) Undécimo ejemplo: (- P) (+ P). IIEI pasivo puede disminuir y aumentar simultáneamente." (Véase el octavo ejemplo.) Duodécimo ejemplo: (- P) (+ C). 11 Al disminuir el pasivo puede aumentar el capital."

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Decimotercero ejemplo: (+ c) (+ A). "El capital puede aumentar cuando aumente el activo." (Véase el tercer ejemplo.) Decimocuarto ejemplo: ( + C] (- P). 11 El capital puede aumentar cuando disminuye el pasivo." (Véase el duodécimo ejemplo.) Decimoquinto ejemplo: (+ C) (-C). "El capital puede aumentar y disminuir simultáneamente."

Decimosexto ejemplo: (-C) (-C). "El capital puede disminuir cuando disminuye el activo." (Véase el sexto ejemplo.) Decimoséptimo ejemplo: (-C) (+ P). "El capital puede disminuir cuando aumente el pasivo." (Véase el noveno ejemplo.) Decimoctavo ejemplo: (- C) (+ C). 11 El capital puede disminuir y aumentar simultáneamente." (Véase el decimoquinto ejemplo.)

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3. Cobro de renta de un edificio de la entidad: Causa +A Efecto +C 4. Pago en efectivo a un proveedor: -p -A 5. Un proveedor nos concede una rebaja en su crédito: -p +c 6. Pago de sueldos: -A -c Tarea Presenta un ejemplo de: 1. -c

+A

2. +p 3. -p 4. -C

+A +p +p

Comenta tu respuesta con tu tutor. b) ¿Dónde se registran los aumentos y disminuciones? Las modificaciones a un concepto se registran en una cuenta que se esquematiza en la misma forma que un balance: Conceptos de activo "Equipo de transporte" +A I -A Su capacidad nos permite registrar aumentos y disminuciones al concepto en ella misma. En consecuencia:

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Conceptos de pasivo

-P I +P

Conceptos de capital

-;-r:c

Aunque posteriormente veremos qué es una cuenta y sus tecnicismos, conviene precisar que: o

Las anotaciones del lado izquierdo (o lado del "debe") de una cuenta se llaman "cargos" o "débitos".

o

Las anotaciones del lado derecho (o lado del "haber") se llaman "abonos" o "créditos".

Ahora bien: 1. Los diversos conceptos de activo (para cada uno de los cuales existe una cuenta) cuando aumentan (+ A), se cargan; y cuando disminuyen (- A) se abonan. 2. Los diversos conceptos de pasivo y capital (para cada uno de los cuales existe una cuenta) cuando aumentan (+ P) o (+ C), se abonan; y cuando disminuyen (- P) o (-C), se cargan. H. REGLAS DEL CARGO Y DEL ABONO Todo cargo produce: o

aumento en el activo, o

o

disminución del pasivo, o

o

disminución del capital.

Todo abono produce: o

disminución en el activo, o

o

aumento en el pasivo, o

o

aumento en el capital.

Todas las operaciones de comercio tienen una repercusión en la fórmula del balance general, y al efectuarse no alteran la igualdad de éste, pero sí modifican los valores de activo, pasivo o capital. Las cuentas en la contabilidad nos sirven para registrar el movimiento de valores. La dificultad que se presenta al registrar cualquier movimiento en una cuenta es la de saber si la debemos anotar en el lado del "debe" (cargarla) o en el del "haber" (abonarla).

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CUENTA "Debe" 1" Haber" (Cargos) I (abonos) Reglas: Cuentas de activo. Se presentan del lado izquierdo. Por esta razón, convencionalmente se ha aceptado que toda cuenta de activo va a empezar con un cargo o débito. Aumenta con un cargo, disminuye con un abono; su saldo es deudor. Cuentas de pasivo y capital. Estas son todo lo contrario a las del activo. Empiezan con un abono, disminuyen cargándolas y su saldo es acreedor. Cuentas de resultados. Empiezan con un abono, aumentan abonándose y disminuyen cargándose.

El registro de nuestro ejemplo producirá en los diferentes casos (ver Págs. 125 y 126): a) Compra de equipo de transporte pagada en efectivo: (+ A) (- A) EQUIPO DE TRANSPORTE saldo inicial (+ A) 220 000.00) CAJA Saldo inicial XI 220 000.00 (- A)

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b) Equipo de transporte a crédito: (+ Al \ + P)

Ejemplo Se compra un camión repartidor en la suma de $60000.00 de los cuales se pagan en efectivo $15 000.00, con cheque a cargo del banco $15000.00 Y por el resto se firman letras de cambio: (+ A) __ ( - A) (- A) (+ P) La operación anterior quedaría registrada de la siguiente forma:

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Tarea Realiza el registro de la siguiente operación: Vendemos mercancías por $25 000.00 con un costo de $20 000.00. Nos pagan en efectivo $8000.00, nos firman documentos por $12 000.00 Y el resto queda como adeudo del cliente.

1. EL PRINCIPIO DE DUALIDAD ECONOMICA Esta doble afectación en los libros (Partida Doble) es reflejo de una doble afectación en la realidad financiera de la entidad (origen V aplicación de los recursos financieros). "En un asiento, la suma de los cargos siempre es igual a la suma de los abonos." Este principio de la contabilidad se llama: Dualidad Económica. Y esta dualidad se constituye de:

o

Los recursos de que dispone la entidad para la realización de sus fines (aplicación).

o

Las fuentes de dichos recursos que, a su vez, son la especificación de los derechos que sobre los mismos existen, considerados en su conjunto (origen).

J. LA CUENTA Es el medio que se utiliza para el registro ordenado y clasificado de las operaciones. Ya vimos que la cuenta se divide en dos partes: CUENTA Debe

Haber

(Abonos) o (créditos) (Cargos) o (débitos) a) Tecnicismos 1. CARGOS Y ABONOS Cada una de las cantidades que se anoten en el debe de la cuenta, o sea, en el lado izquierdo, recibe el nombre de cargo o débito. A cada una de las anotadas en el haber, lado derecho, se le llama crédito o abono.

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2. MOVIMIENTO DEUDOR Y MOVIMIENTO ACREEDOR A la suma de las cantidades anotadas en el debe (cargos) se le llama movimiento deudor ya la suma de las cantidades anotadas en el haber (abonos) se le denomina movimiento acreedor. 3. SALDO DEUDOR Y SALDO ACREEDOR La diferencia que existe entre el movimiento deudor y el movimiento acreedor se denomina saldo. o

Cuando el movimiento deudor es mayor que el movimiento acreedor, el saldo será deudor.

o

El saldo será acreedor cuando el movimiento acreedor sea mayor que el movimiento deudor.

o

Se puede presentar el caso de que la suma de los dos movimientos sean iguales, en tal caso, la cuenta no tiene saldo y se dice que la cuenta está saldada.

4. NOMBRE DE LA CUENTA Cada una de las cuentas que se establezcan deben llevar un nombre que sirva de identificación, el cual debe reunir las siguientes características: o

Que sea concreto.

o

Que sea preciso.

Comúnmente, estas cuentas se registran en un "Libro" denominado "Mayor" (conjunto de todas las cuentas) que tiene los siguientes tecnicismos;

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Como se recordará, la diferencia de los movimientos constituye el saldo (que puede ser deudor o acreedor según sea mayor el movimiento deudor o el acreedor). En este ejemplo, el saldo es deudor por $407 000.00 (que se obtuvo de: $520 000.00 - $113 000.00). b) Clasificaci6n de las cuentas Las cuentas se clasifican bajo las mismas bases en que se divide un balance general y, por lo tanto" existen tres grupos que son: de activo, de pasivo y capital. 1. CUENTAS DE ACTIVO En éstas, se registran los valores invertidos en el negocio como caja, mercancías y documentos por cobrar. La característica de estas cuentas es que siempre deben arrojar un saldo deudor. 2. CUENTAS DE PASIVO Las cuentas que sirven para llevar un registro de las deudas que tenga la empresa: documentos por pagar, acreedores. Estas cuentas se caracterizan porque deben arrojar un saldo acreedor. 3. CUENTAS DE CAPITAL En éstas, se registran las operaciones que producen aumento de capital (utilidades) o disminución del mismo (pérdidas). Por esta razón, es más común, en lenguaje contable, designarlas con el nombre de cuentas de resultado; por su naturaleza las cuentas de resultados se dividen en: o

Cuentas de Resultados Deudores.

o

Cuentas de Resultados Acreedores.

Las cuentas de Resultados Deudores están destinadas únicamente al registro de las operaciones que producen disminución de capital. Ejemplo: cuentas de gastos de ventas, cuentas de gastos de administración. El saldo que arrojen siempre va a ser deudor. Por el contrario, las cuentas de Resultados Acreedores registran los aumentos de capital. Ejemplo: cuentas de intereses cobrados, cuenta de cambios ganados, de la de descuentos sobre compras. El saldo que arrojen será acreedor. 4. OTRAS CUENTAS Existe otro tipo de cuentas que son las de orden y las cuentas puente. o

Las cuentas de orden registran operaciones que no afectan, de momento, la situación financiera y los resultados de la entidad económica (valores ajenos, valores contingentes).

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o

Las cuentas puente son cuentas transitorias que entrelazan registros de contabilidad utilizados dentro de determinados sistemas de procesamiento de datos.

A continuación, se mencionan algunas cuentas: Cuentas de activo circulante: o

Caja.

o

Bancos.

o

Mercancías.

o

Clientes.

Cuentas de activo no circulante o

Edificios.

o

Maquinaria.

o

Equipo de transporte.

o

Muebles y enseres.

Tarea Da dos ejemplos más de cuentas de activo circulante y dos de activo no circulante.

Comenta tu respuesta con tu tutor. Cuentas de pasivo a corto plazo

o

Proveedores.

o

Acreedores.

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Cuentas de pasivo a largo plazo

o

Acreedor hipotecario.

o

Documentos por pagar a largo plazo.

Tarea Da dos ejemplos de Cuentas de Pasivo a Corto Plazo y dos de Pasivo a Largo Plazo.

Comenta tu respuesta con tu tutor. .Cuentas de resultados Cuentas deudoras: o

Gastos de venta.

o

Gastos de administración.

o

Descuentos sobre ventas.

o

Intereses pagados, etcétera.

Cuentas acreedoras: o

Descuentos sobre compras

o

Intereses cobrados.

o

Cambios ganados, etcétera.

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Ambas cuentas, deudoras y acreedoras, constituyen la "Cuenta de Pérdidas y Ganancias", y tiene movimiento al final del periodo contable, con motivo del cierre de operaciones, y será la que arroje la utilidad o pérdida del ejercicio.

K. EL LIBRO MAYOR Es uno de los libros principales en la Contabilidad en el cual figuran las diferentes cuentas que se establecen para registrar las operaciones, que en forma de "asientos", aparecen anotadas en el "Libro diario". Los asientos que se realicen se toman del libro diario, ya que en este libro se indican las cuentas que deben ser cargadas o abonadas con la respectiva cantidad.

Elementos del Libro Mayor 1) Fecha. 2) Contracuenta, o sea, cuenta relativa. Si son varias las contracuentas, solamente se indica "varias". 3) Número de asiento en el libro diario. 4) Importe de los cargos y los abonos. Formas de llevar el Libro Mayor 1) A doble página sin saldos. 2) A página sencilla determinando saldos.

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En el primer caso, el lado de la izquierda o Debe, se destina para cargos; el lado de la derecha o Haber, para abonos. En la segunda forma, se usa una sola página y la separación de cargos y abonos se hace mediante columnas adyacentes, determinando el saldo cada vez que se hace un asiento. Aun cuando más laboriosa, es más efectiva esta segunda forma. El hecho de que las cuentas en el Libro Mayor (en el primer caso) utilicen las columnas (para cargar y abonar) dio lugar a que se representara la cuenta con una (T). Ejemplos Primer caso: A doble página sin saldos:

Segundo caso: A página sencilla determinando saldos:

L. MAYORES AUXILIARES

El Libro Mayor sirve para registrar las operaciones que va efectuando la empresa, pero hay algunas cuentas que requieren de un registro más detallado. Para este tipo de cuentas, la Contabilidad se sirve de los mayores auxiliares, libros auxiliares o de subdivisión como suele denominárseles. También se les denomina subcuentas.

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Tomemos por ejemplo la cuenta de clientes. En el Libro Mayor se registran de una manera muy general y para llevar un mejor control, necesitamos de las subcuentas. Ejemplo Vendemos $1 000.00 de mercancías a crédito a las siguientes personas: A Luis $50.00, a Juan $300.00, a José $550.00 y a .Jorge $100.00 El asiento en el Libro Mayor sería: CLIENTES $1 000.001 VENTAS $1 000.00 Pero, ¿cómo saber qué cliente nos debe y cuánto? Esto lo sabemos por los mayores auxiliares. Tendremos tantos mayores auxiliares de clientes como clientes tengamos. O sea:

Así, vemos que: La suma del saldo de los mayores auxiliares tiene que ser la misma que el saldo de la cuenta de mayor.

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Los libros auxiliares pueden ser de dos formas: 1. Con clasificación en cuentas por medio de tarjetas, hojas intercambiables, etcétera.

2. Con clasificación columnar y asientos sucesivos de detalle.

Estas columnas sólo son deudoras, ya que su único movimiento acreedor es cuando se traspasan a la cuenta de pérdidas y ganancias. Es lógico que estas subcuentas pueden dar origen a una relación a manera de balanza de comprobación que nos permite comprobar si su suma es igual al saldo de la cuenta de mayor: gastos de operación. Auxiliar de clasificación columnar

Los auxiliares de clasificación tabular, o por columnas, son aquellos que se llevan para analizar cuentas cuyas subdivisiones pueden preverse conociéndolas de antemano. Por ejemplo, en la cuenta "gastos de administración", de antemano pueden precisarse los conceptos que la integran, a saber: sueldos de gerencias, sueldos de oficina (o simplemente sueldos), gastos de previsión social, gastos de viaje, correos, teléfonos, telégrafos, etcétera.

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Por lo tanto, el libro auxiliar puede ser tabular y requiere como columnas las siguientes: o

Fecha.

o

Concepto.

o

Referencia (número de documento, fuente de datos).

o

Total de asientos.

o

Tantas columnas como subdivisiones se hayan hecho.

De preferencia, se da clasificación tabular a los auxiliares de las cuentas de resultados, tales como: gastos de administración, gastos de venta, gastos y productos financieros, gastos y productos diversos. Sin embargo, hay algunas cuentas de Balance cuyo auxiliar puede ser tabular, debido a que su expansión es por renglones o hacia abajo; algunas de ellas son: o

Documentos por cobrar.

o

Documentos por pagar.

o

Cargos diferidos.

o

Créditos diferidos.

El rayado de los Auxiliares de Mayor varía según las necesidades de cada cuenta. Por ejemplo. El Auxiliar de Mayor de la cuenta "Gastos de venta", tiene como columnas: a) Fecha. b) Concepto. c) Referencia. d) Total. e) Sueldos de Vendedores. f)

Tienda.

g) Comisión a vendedores de tienda. h) Sueldos de agentes viajeros. i)

Comisiones de agentes viajeros.

j)

Viáticos y gastos de viaje.

k) Gastos de previsión social. 1) Anuncios y propaganda. l)

Correo, telégrafo, teléfono.

m) Luz y calefacción. n) Depreciación. o) Diverso.

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Las cuentas de resultados se abren en cada ejercicio al final del cual se saldan contra una cuenta de "pérdidas y ganancias", cuyo saldo se traspasa a la cuenta de "utilidad (o pérdida) del ejercicio", que se presenta sumada (o restada) de la del "capital".

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N. REGISTRO, CONTROL Y VALUACION DE LAS MERCANCIAS EN LAS ENTIDADES COMERCIALES La compra-venta de mercancías es el objeto principal de las empresas mercantiles; es decir, que si la empresa comercial compra un artículo en $60.00 procurará venderlo a un precio mayor, digamos $75.00; la diferencia entre ambos se llama utilidad bruta. En la Contabilidad, estas operaciones pueden registrarse en dos tipos diferentes de sistemas, de acuerdo al tipo de entidad que efectúe estas operaciones.

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Sistema (o procedimiento de registro) de inventarios Perpetuos o Constantes Este método tiene por base el establecimiento de dos cuentas, en las cuales se registran todas las operaciones de las mercancías; dichas cuentas son: una de activo, denominada almacén, y la otra de resultados, conocida con el nombre de costos y ventas. La cuenta de "almacén" tiene por objeto registrar las entradas y salidas de mercancías, a precio de costo, a fin de conocer, en cualquier momento, la existencia de las mismas, valuadas a su precio de adquisición. Debido al hecho de que la cuenta de almacén permite conocer, en cualquier momento, la existencia de las mercancías a precio de costo, se ha denominado a este método "inventarios perpetuos" o "constantes". La cuenta de "costos y ventas", en términos generales, sirve para determinar en cualquier momento la utilidad o pérdida realizada en la compra-venta de mercancías. Las cuentas que se emplean para registrar las operaciones de mercancías; Son: 1. ALMACEN DE MERCA NCIAS Registra el movimiento de entrada y salida de mercancías a precio de costo (Cuenta de Activo). o

Cargos. Inventario inicial. Alta de mercancías por compra. Alta de mercancía por el costo de la devolución de ventas.

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o

Abonos. Salida de mercancías por venta a precio de costo, salida por devolución de compras.

o

Saldo. Como esta cuenta se carga y. abona al precio de adquisición, en cualquier momento su saldo representa el precio de costo en la existencia de mercancías.

2. VENTAS Registro de las ventas que se efectúen (Cuenta de Resultados). o

Cargos. Las devoluciones de ventas. La bonificación sobre ventas.

o

Abonos. El importe de las ventas brutas.

o

Saldo. Representa el importe de las ventas netas y será siempre acreedor.

3. COSTO DE VENTAS Registrar el costo de las ventas (Cuenta de Resultados). o

Cargos. El costo de las ventas efectuadas.

o

Abonos. El costo de las devoluciones de ventas.

o

Saldo. Representa el costo de las ventas netas y será siempre deudor.

En vez de abrir dos cuentas separadas para registrar en una las ventas yen otra el costo de ventas, lo más común es que se abra sólo una cuenta que comprenda ambos aspectos del movimiento de mercancías. Costos y ventas (Cuenta de Resultados) Abonos. Importe de ventas brutas. Costo de la devolución de ventas. Cargos. Costo de ventas. Devolución de ventas. Bonificación sobre ventas. Saldo. Como esta cuenta se acredita de las ventas a precio de venta y se carga del costo de ellas, su saldo, que será siempre acreedor (salvo rarísimas excepciones), representa la utilidad bruta. En resumen: Sistema de inventarios perpetuos Su característica principal es que controla el costo de cada venta y el valor de la existencia de mercancías de acuerdo con el siguiente esquema:

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1. Con tres cuentas: ALMACEN, VENTAS y COSTO DE VENTAS

11. Con dos cuentas: ALMACEN y COSTOS Y VENTAS.

El sistema de "Inventarios Perpetuos" y la Toma Física de Inventarios Este sistema no suprime los inventarios físicos, sino que los utiliza para conocer la desviación que hay entre el saldo de la cuenta almacén y la existencia real; diferencia que debe ser mínima. La regla general es ajustar los libros contra el inventario físico.

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Control La cuenta de almacén requiere de mayor auxiliar para controlar cada clase de artículo. Este control es en cuanto a unidades e importe a precio de costo.

En la Contabilidad se lleva este auxiliar, yen el almacén se suprime la sección de importe, para controlar sólo las existencias en especie.

Técnicas de valuación Las mercancías tienen diferentes precios de costo conforme se van adquiriendo y tienden por común a subir. ¿A qué precio de costo deben considerarse las ventas? Hay tres soluciones:

o

Precio promedio. Importe total entre el total de unidades. Se usa cuando las variaciones de los precios unitarios son mínimas.

o

Primeras entradas, primeras salidas (PEPS). Las salidas se valúan de acuerdo con el precio de las primeras entradas de mercancía hasta que éstas se agotan. Se usa cuando los precios van a la baja, y produce que el costo de ventas sea alto y el inventario quede valuado a un precio bajo; lo cual es una política sana.

o

Ultimas entradas, primeras salidas (UEPS). Las salidas se valúan de acuerdo con el precio de las últimas entradas de mercancía, hasta que éstas se agotan. Se usa cuando los precios van a la alza. Y, en consecuencia, produce el mismo resultado por ser inverso que el sistema PEPS.

En todos los casos, al calce del balance o en documento anexo, se debe incluir una nota aclarando el criterio que se ha seguido para el control de las mercancías (UEPS, PEPS o PROMEDIO).

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Procedimiento pormenorizado o analítico (Comparación de Inventarios) A este procedimiento se le llama pormenorizado porque en lugar de registrar globalmente en una cuenta los conceptos que la forman, éstos se "pormenorizan" por grupos generales teniéndose que llevar varias cuentas, que son necesariamente de saldo deudor algunas y de saldo acreedor otras:

En la cuenta "Costo de Ventas" se lleva a cabo la fórmula del costo de ventas:

Otras cuentas que intervienen en este sistema son:

o

Gastos sobre compras (deudora).

o

Rebajas sobre Compras (acreedora).

o

Devoluciones sobre Compras (acreedora).

o

Rebajas sobre Ventas (deudora).

o

Devoluciones sobre Ventas (deudora).

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Cuando se lleva el procedimiento pormenorizado (para algunos "comparación de inventarios"), el "Estado de Resultados" (hasta la utilidad bruta) queda constituido de la forma siguiente:

Valuaci6n (en el "pormenorizado") Es necesario levantar siempre un inventario de mercancías que se valúa a precio de costo promedio, o PEPS o UEPS. Resumen comparativo entre ambos procedimientos de registro

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Tarea Realiza el registro en cuentas de mayor del siguiente ejercicio, utilizando el procedimiento de inventarios perpetuos. Obtén la utilidad o pérdida. Formula el Estado de Resultados y el Balance. 1) Se inicia un negocio con $200 000.00 en efectivo y $100 000.00 en mercancías. 2) Compramos a crédito $600 000.00 de mercancías. 3) Pagamos por concepto de fletes $6000.00 4) Nos conceden una rebaja de $20 000.00 5) Regresamos mercancías por $40 000.00.

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6) Vendemos mercancías por $1 000 000.00. Costo de la mercancía $600 000.00. 7) Concedemos una rebaja de $14 000.00. 8) Nos devuelven mercancías por $80 000.00 (con costo de $49 980.00). Tarea Realiza el registro en cuentas de mayor del siguiente ejercicio, utilizando el procedimiento analítico. Obtén la utilidad o pérdida. Formula el Estado de Resultados y el Balance. 1. Se inicia un negocio con $200 000.00 en efectivo y $100000.00 en mercancía. 2. Compramos a crédito $600 000.00 de mercancía. 3. Pagamos por concepto de fletes $6 000.00. 4. Nos conceden una rebaja de $20 000.00. 5. Regresamos mercancías por $40.000.00. 6. Vendemos mercancías por $1 000000.00. Costo de la mercancía $600000.00. 7. Concedemos una rebaja de $40 000.00. 8. Nos devuelven mercancías por $80 000.00 (con costo de $49 900.00). 9. El Inventario Final es de $95 980.00. O. El PRINCIPIO DE REALIZACION El principio de realización postula que el registro de las operaciones es hasta que éstas ocurren. El Principio de Realización junto con el de entidad y el de periodo contable, forma parte de los principios que identifican y delimitan al ente económico y sus aspectos financieros. El Principio de Consistencia La información contable debe ser obtenida mediante la aplicación de los mismos principios y reglas particulares de cuantificación. A este principio se le denomina de consistencia. P. El LIBRO DIARIO Es uno de los principales libros en la Contabilidad. Se llama Diario por ser el primero en que se anotan cada una de las operaciones que se vayan efectuando cronológicamente, por lo que se le

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conocía como Libro de Primera Anotación. Las anotaciones que se hacen en este libro reciben el nombre de asientos. Hemos visto el registro de las operaciones financieras en el Libro Mayor que las clasifica. Es necesario establecer un registro cronológico de los asientos, que se conoce como Libro Diario, que tradicionalmente responde al siguiente esquema:

CLAVES: 1) Folio (número de página) del Diario. 2) Fecha de la operación (o asiento). 3) Número de orden de la operación (asiento). 4) Folios de las cuentas en el libro mayor. 5) Título de la (s) cuenta (s) y contracuenta (s] 6) Concepto de la operación. 7) Importe por el que deba cargarse cada cuenta. 8) Importe por el que deba abonarse cada cuenta. 9) Antes de las columnas de cargos y abonos existe una columna que se denomina "Parcial" y sirve para anotar las varias partidas de una cuenta, cuyo total deba pasar a cargos o abonos.

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a) Los "pases" al Mayor Este asiento de diario es el primer registro que después se pasa al Mayor anotando el número de folio de éste en aquél y así en forma cruzada. b) Asientos de apertura, cierre y apertura Así pues, todos los asientos practicados en el Libro Diario se pasan después al Mayor, cargando o abonando las cuentas que dicho Diario indique; consecuentemente: 1. ASIENTOS DE APERTURA Cuando una entidad inicia sus operaciones, se inician anotando en el Diario los llamados asientos de apertura, que posteriormente se pasan al Mayor; quedando así establecidos los movimientos iniciales de las cuentas con sus respectivos saldos. 2. ASIENTOS DE CIERRE Al finalizar un ejercicio (generalmente de un año) de una entidad, tanto por ley como por costumbre, se cierra el ejercicio, se pagan los impuestos y se informa sobre las utilidades. En esta ocasión deberán cortarse los movimientos de las cuentas y las sumas del Diario, para evitar que crezcan indefinidamente. Entonces se dice que las cuentas se "cierran". El "Cierre" de las cuentas de Balance (recuérdese que las de resultados se saldan contra "Pérdidas y Ganancias", cuyo saldo a su vez pasa al "Capital") se hace mediante un asiento de cargo a las cuentas acreedoras, con abono a todas las cuentas deudoras, por el importe de sus respectivos saldos. Este asiento de cierre se pasa al Mayor con lo que todas las cuentas quedarán saldadas; convendrá cortar sus sumas en la forma que se indica en la siguiente página.

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3. ASIENTOS DE REAPERTURA Una vez cerradas las cuentas deberán volverse a abrir al iniciarse las operaciones del nuevo ejercicio, para lo cual bastará con invertir el asiento de cierre, o sea cargar a las cuentas deudoras del Balance y abonar a las acreedoras. (Tal como se muestra en el ejemplo de la cuenta de Caja.) En esta forma queda iniciado el nuevo ciclo en la Contabilidad de la entidad. e) Formas del diario Las formas básicas del diario son: o

El Diario a dos columnas o continental.

o

El Diario a múltiples columnas o tabular.

o

El Diario en hojas sueltas (pólizas y volantes).

1. EL DIARIO A DOS COL UMNAS O CONTINENTAL Consta de dos columnas de valores (excepto la de "parcial") una para cargos y otra para abonos de las cuentas que en cada caso se indiquen. (Véase el rayado que mostramos al inicio del estudio del Diario.) Este tipo de Diario denominado "Continental" en Inglaterra por haberse originado en el Continente Europeo, es sumamente impráctico, ya que los pases al mayor se hacen cuenta por cuenta, de tal manera que cada asiento de Diario implica dos anotaciones en el Mayor y sólo puede ser manejado por una persona. En el libro se sumarán todos los cargos por una parte y todos los abonos por otra, sin importar que unos y otros se refieran a distintas cuentas. Los totales así obtenidos servirán solamente para comprobar que unos y otros conservan el equilibrio establecido por la Teoría de la Partida Doble. 2. DIARIO A MUL TIPLES COLUMNAS O TABULAR En cambio, en el rayado tabular, el Diario está dispuesto en forma horizontal y tiene una serie de columnas dobles (para cargos y abonos) destinadas a cada una de las diversas cuentas en uso. Esta disposición columnar de las cuentas permite clasificar los movimientos, evitando así la promiscuidad de sumandos que se observa en el Diario Continental.

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El Diario Tabular tiene sobre el Continental la ventaja de simplificar los pases, pues la clasificación de los movimientos por cuentas, hecha en el mismo Diario por medio de sus distintas columnas, permite hacer un solo pase al Mayor por la suma de las operaciones que afecten a cada cuenta durante cierto periodo de tiempo, generalmente de un mes. Sin embargo, esta indiscutible ventaja se ve contrarrestada por una no menos importante desventaja: la de que el Mayor camine a saltos mensuales, con lo cual, de hecho, se encuentra siempre atrasado y no permite formular informes y estados que, para ser útiles, debieran presentarse diariamente a los funcionarios o directores de la entidad. 3. EL DIARIO EN HOJAS SUELTAS Pólizas Otro procedimiento de simplificación del trabajo consiste en redactar los asientos de Diario en hojas sueltas que en México (sin razón alguna) reciben también el nombre de "Pólizas", y registrarlos después en un Diario Tabular. El asiento o póliza es en todo un típico asiento de Diario al cual se agregan las iniciales de quien lo hace, revisa y aprueba, con lo cual se logra la indudable ventaja de hacer que cada operación pase por tres personas, haciéndose cada una de ellas responsable de la parte que por su categoría dentro del negocio le corresponde. En algunos casos, se acostumbra también anexar al asiento de Diario o Póliza, los documentos originales que comprueban la operación registrada, y así se agrega un nuevo elemento al asiento de Diario: el de poder comprobar la operación ahí mismo. Volantes o fichas Como en la contabilidad Bancaria. d) Disposiciones legales El código de comercio en su artículo 33 establece: "El comerciante está obligado a llevar cuenta y razón de todas sus operaciones en tres libros por lo menos" que son: o

Libro de Inventarios y Balances,

o

Libro de Diario y

o

El Libro Mayor o de Cuentas Corrientes.

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Q. NUMEROS ROJOS (CORRECCIQN DE ERRORES) 1. EN EL DIARIO Al practicar asientos en el libro diario pueden cometerse errores; pero como el código de comercio prohíbe tachar, borrar, raspar o entrerrenglonar, ordena que tales errores se salven con contrapartidas. (Tal como lo explicaremos más adelante.) 2. EN LOS PASES AL MAYOR Una de las más frecuentes posibilidades de error en el trabajo de contabilidad está en la operación de pasar al Mayor los asientos registrados en el Diario. Efectivamente, el desempeñar este trabajo ocasiona con frecuencia equivocar la cuenta o la cantidad en cada pase, por lo cual conviene vigilar esta actividad más a menudo. Recordemos al efecto que todos los asientos del Diario deben pasarse al Mayor. En consecuencia, la suma de las dos columnas del Diario debe coincidir con la suma de los movimientos operados en todas las cuentas del Mayor. Cualquier discrepancia que resulte al hacer esta comparación revelará la existencia de uno o varios errores que deben localizarse y corregirse desde luego. Esta comprobación se hace en la Balanza de Comprobación, que no es otra cosa que una lista de las cuentas del Mayor, con los movimientos deudores y acreedores. Así, utilizamos las columnas de movimientos como medio de comprobación de que todos los asientos del Diario se han pasado al mayor sin equivocar ni sus cantidades ni su naturaleza. Si se cometió un error se corrige el Mayor con tinta roja o paréntesis, tal como se indica a continuación. ¿Cómo se corrigen los diversos tipos de errores? a) Anotar el número de cuenta equivocado. Este error se puede advertir inmediatamente y se corrige poniendo la palabra "digo" seguida del título correcto. b) Anotar en la columna de cargo o abono cantidad menor a la que corresponde en la cuenta. Este error se descubre cuando se vea la suma de las dos columnas de cantidades no resultan iguales, y entonces deben examinarse las sumas de cada asiento anterior hasta encontrar en cuál de ellos existe error. La corrección se hace en una nueva partida a la que se asigna el mismo número de la errada; posponiendo la palabra "BIS" se indica el título de la cuenta en donde se cometió el error, adicionando el concepto omitido, en su caso, e indicando "Error en partida X" y registrando en la columna debida la cantidad complementaria faltante. c) Anotar en la columna de cargo o abono, cantidad mayor de la debida a la cuenta. Este error se descubre como se indica en (B) y para corregirlo también se asienta una partida

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con número "BIS", pero la diferencia de más se abona si fue en el cargo y viceversa. Otra forma de corregir el error consiste en anotar la diferencia en la misma columna de la equivocación, pero con cifras en tinta roja, pues en la' contabilidad la tinta de ese color hace resta y no de suma como la negra. Al pasar al Libro Mayor esta corrección, también debe usarse tinta roja (cuando no se cuenta con tinta roja se utilizan los paréntesis). Este último sistema (tinta roja o paréntesis) tiene la ventaja de no "inflar" los movimientos. d) Omitir en un asiento una cuenta. Este error es una variante del (B) y se corrige de la misma forma.

Supongamos que la cantidad correcta es $5000.00. Si abonamos los $50 000.00, el saldo quedaría correcto, pero se "inflarían" los movimientos. La solución es cargar con números negativos (tinta roja o paréntesis). S error 1 corrección C asiento correcto 1 CAJA -----. 100 000.00 50 000.00 - (50 000. (0) 5000.00 El error se corrige en el diario, si proviene desde ahí y/o en el Mayor, según donde se haya cometido.

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R. DIAGRAMA DE FLUJO DE LAS OPERACIONES FINANCIERAS EN LA CONTABILIDAD

Muy bien, hemos terminado el estudio de nuestra quinta unidad. Sólo falta comprobar si hemos logrado los objetivos que nos proponíamos. Para ello, es necesario que revises tus respuestas a las preguntas y las compares en la hoja de Respuestas que aparece a continuación. Después, debes estudiar el Resumen y contestar el cuestionario de Autoevaluación. Si aún tienes duda, o no ha quedado e/ara alguna cuestión, vuelve a leer y a contestar. No te desanimes, ponle ganas al estudio y todo se te hará más fácil.

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4. RESPUESTAS Las facturas que amparan la compra de mercancías, deben contener: o

Nombre y domicilio del que la expide (proveedor).

o

Registro Federal de Causantes.

o

Cédula de Empadronamiento.

o

Registro de la Cámara Respectiva.

o

Número de Factura.

o

Fecha.

o

Nombre y Dirección del Cliente (comprador).

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5. RESUMEN 1. La Contabilidad capta operaciones financieras, las procesa y produce información. 2. Para la captación de operaciones financieras se requieren documentos comprobatorios. Dichos documentos, para tener validez fiscal, deben reunir ciertos requisitos. 3. El principio del valor histórico señala que los inventarios y demás activos y pasivos se registran de acuerdo con su valor de adquisición. 4. Toda operación siempre tiene una doble repercusión que se denomina Partida doble. 5. La teoría de la partida doble se basa en el principio lógico denominado Ley de la causalidad. 6. Todo cargo produce: + A o - P o-C. 7. Todo abono produce: -A o + P o + C. 8. El registro de una operación se denomina asiento. 9. El principio de la dualidad económica señala que en un asiento, la suma de los cargos siempre es igual a la suma de los abonos. 10. La cuenta es el medio que se utiliza para el registro ordenado y clasificado de las operaciones. 11. El libro Mayor es uno de los principales en la Contabilidad. En él figuran las diferentes cuentas que se establecen para registrar las operaciones. 12. Hay algunas cuentas que requieren un registro más detallado, y para ello se utilizan los mayores auxiliares. 13. Las cuentas de mayor se dividen en cuentas de balance y cuentas de resultados. 14. Las operaciones de compra-venta de mercancía pueden registrarse en dos tipos de sistemas, que son: inventarios perpetuos o constantes y pormenorizados o analíticos. (Procedimientos de Registro.) 15. La cuenta de almacén requiere de un mayor auxiliar para controlar cada clase de artículo. 16. Las técnicas de valuación de las mercancías son tres: 1) precio promedio; 2) primeras entradas, primeras salidas, y 3) últimas entradas, primeras salidas. 17. El principio de realización postula que el registro de las operaciones es hasta que éstas ocurren. 18. El principio de consistencia señala que la información contable debe ser obtenida mediante la aplicación de los mismos principios y reglas particulares de cuantificación. 19. El libro Diario es el primero en que se anotan cada una de las operaciones que se vayan efectuando cronológicamente.

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20. Los errores que se cometen en los asientos de Diario o Mayor se corrigen Con números rojos, para no inflar movimientos. 6. AUTOEVALUACION 1. Explica el dinamismo de la función financiera. 2. ¿Cuál es la necesidad de captar el dinamismo de la función financiera? 3. ¿Cómo se realiza la captación de datos? 4. ¿Cuáles son los requisitos legales de los documentos comprobatorios? 5. Enuncia el principio de valor histórico original. 6. Da un ejemplo de procesamiento de datos. 7. Da el concepto de la partida doble. 8. ¿Cuál es la base de la partida doble? 9. ¿Cuáles son las reglas de la partida doble? 10. ¿Cuáles son las reglas del cargo? 11. ¿Cuáles son las reglas del abono? 12. Explica el principio de dualidad económica. 13. Describe la estructura de la cuenta. 14. Explica los procedimientos de registro de la compra-venta de mercancías. 15. Explica las técnicas de valuación de la compra-venta de mercancías. 16. Enuncia el principio de realización. 17. ¿Qué es el libro Diario? 18. Enuncia el principio de consistencia. 19. ¿Cómo se efectúan las correcciones de errores? 20. Describe el diagrama de flujo de las operaciones financieras de la contabilidad.

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