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1. OBJETIVO Establecer las pautas para llevar a cabo acciones Correctivas y Preventivas que eliminen las causas reales o potenciales de posibles accidentes de trabajo o Enfermedades laborales que afecten el correcto funcionamiento del Sistema de Gestión de seguridad salud en el trabajo y Ambiental.

2. ALCANCE El Reporte de las Acciones Correctivas y Preventivas aplica a todas las etapas de los Procesos Estratégicos, Misionales, de Apoyo y de Seguimiento, a las actividades descritas en las matrices de identificación de peligros y valoración del riesgo identificados con los códigos: desde el A-GDHDI-011 hasta el A-GDH-DI-037 (el reporte de condiciones y actos inseguros, las quejas de la comunidad y comunicados sancionatorios de entidades gubernamentales). 3. DEFINICIONES 3.1

ACCION CORRECTIVA: acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra situación no deseable. Nota 1. Puede haber más de una causa para una no conformidad. Nota 2. La acción correctiva se toma para evitar que algo vuelva a producirse, mientras que la acción preventiva se toma para prevenir que algo suceda. Nota 3. Existe diferencia entre corrección y acción correctiva.

3.2

ACCION DE CORRECCION: Es el conjunto de actividades o acciones realizadas para eliminar o subsanar lo que no ha salido bien (no conformidad).

3.3

ACCION PREVENTIVA: conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una no conformidad potencial u otra situación potencial no deseable. Nota 1. Puede haber más de una causa para una no conformidad potencial. Nota 2. La acción preventiva se toma para prevenir que algo suceda, mientras que la acción correctiva se toma para evitar que vuelva a producirse.

3.4

CONFORMIDAD: El cumplimiento de requisitos especificados.

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3.5

EVENTO DEPORTIVO: Actividad de esparcimiento busca que los trabajadores mantengan una condición física idónea, mantenerla o mejorarla en pro de evitar sedentarismo, lesiones en el trabajo por falta de ejercicio y mejorar estado de salud.

3.6

NO CONFORMIDAD (NC): El no cumplimiento de un requisito especificado.

4.

RESPONSABILIDAD

Responsables de Unidades, sedes, oficinas: son los Responsables de: 

Tomar acción(es) correctivas(s) sobre la cual tenga responsabilidad en el los procesos de la UPI´s y el Sistema de Gestión de seguridad y salud en el trabajo y Ambiental y validar la(s) causa(s) que dieron origen al accidente para entablar la(s) acciones pertinentes.



Una vez se presenten condiciones inseguras o actos inseguros que afectan al proceso, se deben Reportar al responsable de unidad y/ o jefe de área, COPASST, área mantenimiento con copia al área de SST a través del Formato Plan de Mejoramiento E-MEJ-FT-005, en un tiempo no mayor a una semana de detectadas las mismas.

LÍDERES DE PROCESO O JEFES DE ÁREA: Responsables de: 

Tomar acción(es) correctiva(s) y preventiva(s) sobre la cual tenga responsabilidad en el Proceso y en el Sistema de Gestión de seguridad y salud en el trabajo y Ambiental y hacer el acompañamiento como integrante del equipo investigador, en la investigación de las causa(s) que dieron origen al accidente o incidente o a la posible condición que pudo a ver aportado para que diera lugar a la posible enfermedad laboral.



Reportar las condiciones inseguras o actos inseguros que afectan su proceso al responsable de seguridad y salud en el trabajo, COPASST, área mantenimiento con copia al área de SST a través del Formato Plan de Mejoramiento E-MEJ-FT-005.

EQUIPO DE ACOMPAÑAMIENTO (EQUIPO INVESTIGADOR): Responsables de realizar seguimiento a la implementación de las acciones de corrección, correctivas y preventivas tomadas dentro de los correctivos necesarios en las investigaciones de los accidentes e incidentes de trabajo. Verificar que las acciones planteadas hayan sido eficaces, dejando soporte en el formato Plan de Mejoramiento E-MEJ-FT-005 en la casilla verificación de cumplimiento. 5. DESCRIPCION DE LA RUTA 5.1. REPORTE DE ACCION CORRECTIVA 

ETAPA 1 Una vez detectada la existencia de un acto o condición insegura que dio lugar a un posible accidente o incidente laboral, por parte del Responsable de la UPI, Sede, y/o Oficina afectada, Equipo investigador o

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jefe de área, se debe plasmar el tipo de acción a tomar en un plazo no mayor a una semana a través del formato Plan de Mejoramiento E-MEJ-FT-005, dirigido al responsable(s) de implementar la acción correctiva y/o preventiva (Ejemplo área de Transportes, Mantenimiento Bienes Muebles e inmuebles y Apoyo Logístico). Debe enviar copia de la misma al responsable de Seguridad y Salud en el Trabajo para hacer seguimiento con el COPASST y/o equipo investigador. 

ETAPA 2 El responsable de la implementación debe registrar en el Plan de Mejoramiento E-MEJ-FT-005 la causa que originó la No Conformidad, la(s) acción(es) Correctivas a implementar y la fecha propuesta de ejecución, conserva copia del registro y enviar copia a al responsable de seguridad y salud en el trabajo para hacer seguimiento con el COPASST y/o equipo investigador.



ETAPA 3 Si la acción propuesta necesita de una alta inversión (a partir de cinco salarios mínimos vigentes en adelante) el responsable de la implementación debe consultar con el área encargada para que autorice la implementación según corresponda. En caso de no ser autorizada la inversión se estudian otras posibilidades y se define una acción que económicamente se considere viable y garantice los parámetros de seguridad. Si la acción a implementar no requiere de una alta inversión la ruta sigue su curso normal.

 ETAPA 4 El responsable de la implementación de la acción la pone en marcha y a su vez si es factible, lo aplica en otras sedes o áreas de trabajo similares donde se tengan presencia de las mismas condiciones que estén ocasionando un riesgo para la salud de los trabajadores.  ETAPA 5 El Equipo Investigador y/o COPASST y el responsable de seguridad y salud en el trabajo en la fecha propuesta o periodo verifican en el Plan de Mejoramiento E-MEJ-FT-005 el cumplimiento en la implementación de la acción y evalúan la eficacia de la acción, dejando soporte en el formato Plan de Mejoramiento E-MEJ-FT-005 en la casilla verificación de cumplimiento. De evidenciarse la no efectividad de las acciones desarrolladas se comienza nuevamente la ruta en la etapa 2. 5.2. REPORTE DE ACCIONES PREVENTIVAS 

ETAPA 1 Los Responsable de la UPI, Sede, y/o Oficina afectada, Equipo investigador o jefe de área se reúnen y analizan los problemas presentados durante el periodo teniendo en cuenta que se debe:

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Considerar y Determinar la(s) posibles causa(s) que puedan estar originando los accidentes e incidentes laborales. Analizar y plantear una o varias acciones preventivas tendientes a eliminar la reincidencia de estos accidentes e incidentes, “PRODUCTO Y/O SERVICIO NO CONFORME “E-MEJ-FT-07



Determinar la viabilidad de cada acción.



Elegir la acción que mejor se ajuste a las necesidades detectadas y definir el responsable de liderar la implementación de la acción, con fecha límite de ejecución en el Plan de Mejoramiento E-MEJ-FT-005



ETAPA 2 El Equipo Investigador y/o COPASST y el responsable de seguridad y salud en el trabajo en la fecha propuesta o periodo verifican el cumplimiento en la implementación de la acción y evalúan la eficacia de la misma, en el Plan de Mejoramiento E-MEJ-FT-005 De evidenciarse la no efectividad de las acciones desarrolladas se comienza nuevamente el proceso en la etapa 1. 5.3. PROCEDIMIENTO REPORTE CONDICIONES DE RIESGO EVENTOS, ACTIVIDADES, DEPORTIVAS.



 

ETAPA 1 

Los encargados de UPI, Sedes, Oficinas deben realizar las debidas verificaciones y autorizaciones antes de permitir que los funcionarios realicen actividades deportivas dentro de las Sedes o en representación de la entidad.



Considerar y Determinar la(s) posible(s) causa(s) que puedan estar originando los accidentes e incidentes laborales de tipo Deportivo.



Analizar y plantear una o varias acciones preventivas tendientes a eliminar las causas de estos accidentes e incidentes Deportivos, Diligencie el Formato Plan de Mejoramiento E-MEJ-FT-005.



Determinar la viabilidad de cada acción.



Elegir la acción que mejor se ajuste a las necesidades detectadas.



Definir en el Formato Plan de Mejoramiento E-MEJ-FT-005 el responsable de liderar la implementación de la acción, así como la fecha de inicio y terminación de la acción.

ETAPA 2 El Equipo Investigador y/o COPASST y el responsable de seguridad y salud en el trabajo en la fecha propuesta o periodo verifican el cumplimiento en la implementación de la acción y evalúan la eficacia de la misma.

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

De evidenciarse la no efectividad de las acciones desarrolladas se comienza nuevamente el proceso en la etapa 1.



De requerir utilizar el ítem “5.1 PROCEDIMIENTO ACCION CORRECTIVA” enfocando los ítems a Eventos Deportivos.



Diligenciar el Formato Plan de Mejoramiento E-MEJ-FT-005 marcando con una X en el ítem Seguridad y Salud en el Trabajo para eventos deportivos y realice la descripción iniciando como evento deportivo.

6. CONTROL DE CAMBIOS Nº. VERSIÓN

01

DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS

Se crea el documento.

FECHA (DD/MM/AA)

ELABORÓ

05/02/2016

FIRMA EN ORIGINAL Diego Fernando Lozano Profesional Universitario 219- 01 FIRMA EN ORIGINAL Andrés David Vargas Asesor ARL Positiva

7. CONTROL DE REVISIÓN Y APROBACIÓN FECHA (DD/MM/AÑO)

NOMBRE

CARGO

FIRMA

REVISÓ

DIEGO FERNANDO LOZANO MOGOLLON

PROFESIONAL UNIVERSITARIO 2019-01

29/06/2016

FIRMA EN ORIGINAL

APROBÓ

LEMMY HUMBERTO SOLANO JULIO

SUBDIRECTOR

29/06/2016

FIRMA EN ORIGINAL