UNIVERSIDAD FRANCISCO MARROQUIN FISICC IDEA CEI CENTRAL Horario: 7:00 − 8:00 hrs. Teoría Gerencial III Ana de León Investigar los Módulos para el Desarrollo De Habilidades Administrativas y funciones de Administrativas José Alberto Yax Morales IDE−0013072 Guatemala, 01 de febrero de 2,003 Presentamos oportunidades para aprender, practicar y reforzar habilidades especificas de administración. Se han incluido 23 habilidades, que abarcas las cuatro funciones de la administración: • Planificación • Organización • Dirección; y • Control • La Adquisición de Poder El poder es un proceso natural en cualquier grupo u organización y, para desempeñar con eficacia su trabajo, los gerentes tiene que conocer la forma de adquirir y utilizar el poder. Cuando un gerente tiene poder, no necesita depender de otros para disponer de recursos que son fundamentales. Además, si los recursos que controla un gerente son importantes, escasos e insustituibles, su poder se volverá mayor, porque entonces otras personas serán más dependientes de el, cada vez que requiera dichos recursos. Para ser mas erizar en la adquisición y utilización del poder se pueden aplicar los siguientes ocho comportamientos: • Enmarque sus argumentos en términos de las metas de la organización. 1

• Desarrolle la imagen adecuada. • Obtenga el control de recursos de la organización. • Trate de ser la impresión de que usted es alguien indispensable. • Hágase muy visible. • Adquiera aliados poderosos. • Eluda a las personas desprestigiadas. • Apoye a su jefe. • Como Escuchar en Forma Activa Con frecuencia se considera que la capacidad de saber escuchar es lo más natural. A menudo confundimos oír con escuchar, siendo que oír consiste simplemente en percibir vibraciones sonoras, mientras que escuchar es entender el sentido de lo que se dice, y para lograrlo se necesita prestar atención, interpretar y recordar. Escuchar en forma eficaz es una cualidad activa, no pasiva. La escucha activa es un trabajo arduo y exige que nos introduzcamos en la cabeza del hablante a fin de comprender la comunicación desde su punto de vista. En los escuchas afectivos podemos identificar ocho comportamientos específicos. Se podrá ser más eficaz al escuchar activamente si practica las siguientes conductas: • Haga contacto visual. • Muestre su asentimiento y use expresiones faciales apropiadas. • Evite actos o gestos que provoquen distracciones. • Haga preguntas. • Haga paráfrasis. • Absténgase de interrumpir a la persona que habla. • No hable demasiado. • Haga transiciones continuas entre el rol de hablante y el de escucha. • Evaluación de Diferencias Transculturales Decir que la fuerza de trabajo de hoy es diversa es una descripción realista, además, la diversidad de la fuerza de trabajo es una cuestión importante para los gerentes de muchas organizaciones. La diversidad que existe hoy de muchas organizaciones. La diversidad que existe hoy en la fuerza de trabajo exige que los gerentes sean más sensibles a las diferencias que cada grupo cultural aporta a su centro de trabajo. ¿Cómo pueden desarrollar los gerentes ese tipo de sensibilidad? El primer paso es la capacidad de valorar las diferencias transculturales. Para poder evaluar con mas eficacia las diferencias transculturales podemos utilizar los seis comportamientos siguientes: • Cambie su filosofía de tratar a todos por igual a reconocer las diferencias individuales. • Suponga diferencias mientras no se demuestre la semejanza. • Cuando se comunique, ponga mas énfasis en la descripción que en la interpretación o la evaluación. • Practique la empatia (Ponerse en el lugar de la otra persona). • Responda a las diferencias en formas apropiadas para alentar las conductas deseadas. • Evite todas las practicas que puedan interpretarse como sexistas, racistas u ofensivas para cualquier minoría. • Elaboración de Presupuestos Los gerentes no cuentan con recursos ilimitados para realizar su trabajo. La mayor parte de ellos tienen que lidiar con un presupuesto, es decir, un plan numérico en el cual se asignan recursos a las diferentes actividades especificas. Como instrumento de planificación, los presupuestos indican que actividades son importantes y cuantos recursos deberán asignarse a cada una. Sin embargo, los presupuestos no solo se usan para planificación: también se utilizan en el control. Como instrumento de control, los presupuestos proveen a los 2

gerentes estándares cuantitativos con los cuales pueden medir y comparar el consumo de recursos. Al detectar las desviaciones entre el estándar y el consumo real, los gerentes pueden utilizar el presupuesto con propósitos de control. Para poder desarrollar habilidades para la elaboración de presupuestos aplicando las siguientes siete sugerencias: • Determine que actividades de trabajo deberán realizar en el periodo siguiente. • Decida que recursos se necesitaran para realizar las actividades de trabajo deseadas, es decir, las que aseguren el logro de las metas. • Recopilar información sobre costos. • Una vez que sepa que recursos podrá disponer, asígnelos según se requiera para realizar las actividades de trabajo deseados. • Es conveniente revisar periódicamente el presupuesto. • Emprenda una acción si ve que no se ha mantenido dentro de su presupuesto. • Use la experiencia como una guía al desarrollar su presupuesto para el siguiente periodo. • Selección de Un Estilo de Liderazgo Eficaz Los lideres eficaces son hábiles para contribuir al éxito de los grupos que están bajo su dirección, a medida que estos pasan por sus diversas etapas de desarrollo. No existe ningún estilo de liderazgo que sea constantemente eficaz. En la selección de un estilo de liderazgo eficaz es preciso tomar en cuenta factores situacionales, como las características de las personas que están bajo su dirección. Los factores situacionales clave que determinan la eficacia del liderazgo son: La etapa de desarrollo del grupo, la estructura de las tareas, el poder de la posición, las relaciones entre líder y seguidores, el grupo de trabajo, las características de los subordinados, la cultura organizacional y la cultura nacional. Para poder seleccionar con mayor eficiencia un estilo de liderazgo eficaz se pueden utilizar las siguientes seis sugerencias: • Determine la etapa en la cual esta operando su grupo o equipo: formación, tormentas, desarrollo de normas o ejecución. • Si su equipo esta en la etapa de formación, será conveniente que usted despliegue conductas propias de un líder. • Si su equipo esta en la etapa de tormenta, será conveniente que usted se comporte como un líder. • Si su equipo esta en la etapa de desarrollo de normas, será conveniente que usted exhiba ciertos comportamientos propios de un líder. • Si su equipo esta en la etapa de ejecución, será conveniente que usted exhiba formas de comportamiento propias de un líder. • Observe si en el grupo que usted dirige hay cambios de comportamiento y ajuste su estilo de liderazgo en la forma apropiada. • Entrenamiento En forma cada día mas frecuente, a los gerentes eficaces se les considera mas como entrenadores que como jefes. Igual que los entrenadores deportivos, se espera que impartan instrucción, guía, consejo y estimulo a fin de ayudar a los empleados a mejorar su rendimiento en el trabajo. Existen tres habilidades generales que los gerentes deben demostrar para ayudar a sus empleados a generar avances significativos en lo referente al rendimiento. Se podrá ser más eficaz como entrenador siguiendo esas habilidades y practicando las siguientes conductas especificas asociadas a cada una de ellas: • Analice diversas formas de mejorar el rendimiento y las capacidades del empleado. • Genere un clima sustentador. 3

• Influya en los empleados para que modifiquen su comportamiento. • Creaciones de Equipos Eficaces Lo que diferencia un equipo de un simple grupo es que sus miembros se han comprometido al logro de un propósito común, tiene una serie de metas de rendimiento especificas y se hacen mutuamente responsables de los resultados que obtenga todo el equipo. Los equipos pueden tener una producción mayor que la suma de sus aportaciones individuales. La fuerza primordial que convierte a un grupo de trabajo en un equipo eficaz −es decir, en un verdadero equipo de alto rendimiento− es su insistencia en el rendimiento. Los gerentes y los lideres de equipo tiene una influencia apreciable sobre la eficacia de un equipo. Por lo tanto, es necesario que sean capaces de crear equipos eficaces. Se podrá ser mas eficiente en la creación de equipos eficaces aplicando los nueve comportamientos siguientes: • Establezca un propósito común. • Evalué las fortalezas y debilidades del equipo. • Desarrolle metas individuales especificas. • Consiga la aceptación de un enfoque común para alcanzar metas. • Aliente la aceptación de responsabilidad por el rendimiento individual y del equipo. • Desarrolle la confianza mutua entre los miembros. • Mantenga una mezcla apropiada en las habilidades y personalidades de los miembros del equipo. • Proporcione la capacitación y los recursos necesarios. • Genere oportunidades par ala consecución de pequeños logros. • Delegación Los gerentes saben como realizar las cosas a través de otras personas. Puesto que existen limites de tiempo y los conocimientos de todos los gerentes, estos, para ser eficaces, tiene que conocer la forma apropiada de delegar. La delegación consiste en la asignación de autoridad a otra persona para que lleve a cabo tareas especificas. Con ella se permite que un subordinado tome decisiones. No debemos confundir la delegación con la participación. En la toma de decisiones participativa, se comparte la autoridad. En el caso de la delegación, los subordinados tomas decisiones por su cuenta. Varias acciones establecen la diferencia entre quienes saben delegar con eficiencia y los que lo hacen en forma ineficaz. Hay cinco comportamientos que caracterizan a las personas que delegan con eficacia: • Aclare la asignación. • Especifique el rango de discreción del subordinado. • Permita que el subordinado participe. • Informe a los demás que se ha realizado una delegación de poder. • Establezca canales de retroalimentación. • Diseño de Empleos Motivadores Como gerente, es probable que usted tenga que diseñar puestos de trabajo. ¿Cómo asegurase de que esos puestos sean motivadores? ¿Qué puede usted hacer para que el diseño de dichos puestos maximice el rendimiento de sus empleados? El modelo de características del puesto de trabajo, que define cinco características de las tareas (variedad de habilidades, identidad de la tarea, significación de la tarea, autonomía y retroalimentación) y sus relaciones con la motivación del empleado, proporcionan una base para el diseño de puestos que sean motivadores. Las cinco sugerencias siguientes, basadas en el modelo de características del puesto de trabajo, especifican el tipo de cambios con los cuales los puestos de trabajo tienen mas posibilidades de incrementar su potencial para reforzar la motivación de los empleados.

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• Combine las tareas. • Trate de crear unidades de trabajo naturales. • Establezca relaciones con el cliente. • Expanda verticalmente los puestos de trabajo. • Abra canales de retroalimentación. • Desarrollo de Graficas de Control La grafica de control es una herramienta que los gerentes pueden utilizar para controlar los diferentes aspectos de un sistema de operaciones con el fin de alcanzar la calidad total, tanto en productos como en procesos. Las graficas de control son una herramienta para el control administrativo, que muestra los resultados de mediciones realizadas a lo largo de cierto periodo, con limites superior e inferior estadísticamente determinados. Son un medio visual que permite determinar si un proceso especifico se mantiene o no dentro de los limites previamente definidos. Cuando una medicion queda fuera de dichos limites, la variación correspondiente es inaceptable. Con el tiempo, el mejoramiento de la calidad debe resultar en un estrechamiento del rango comprendido entre los limites superior e inferior, mediante la eliminación de las causas comunes de variación. Para poder ser más eficiente en el desarrollo de graficas de control se pueden aplicar los cinco pasos siguientes: • Recopile datos históricos. • Calcule el promedio del proceso y los limites de control superior e inferior. • Dibuje la grafica de control. • Marque en la grafica el promedio de la muestra actual o la mas reciente. • Interprete la grafica. • Desarrollo de la Confianza La confianza desempeña un rol importante en las relaciones del gerente con sus empleados. Considerando la importancia de la confianza, los gerentes de nuestros días deberán buscar activamente la forma de desarrollarla dentro de sus grupos de trabajo. Para poder realizar en forma más eficaz la tarea de desarrollar la confianza entre sus empleados puede utilizar las siguientes ocho sugerencias: • Practique una actitud abierta. • Sea justo. • Exprese sus sentimientos. • Diga la verdad. • Sea consistente. • Cumpla sus promesas. • Mantenga la confidencialidad. • Demuestre que es competente. • Disciplina Si el rendimiento de un empleado no suele alcanzar el nivel aceptable o si el empleado ignora sistemáticamente los estándares y reglamentos de la organización, es posible que el gerente tenga que aplicar la disciplina como un medio para controlar el comportamiento. ¿Qué es exactamente la disciplina? Es una serie de acciones que realiza un gerente para imponer el cumplimiento de los estándares y reglamentos de la organización. Los tipos más comunes de problemas disciplinarios con los que tiene que lidiar los gerentes son: de asistencias (ausentismo, impuntualidad, abuso de los permisos para ausentarse por enfermedad), conductas en el trabajo (incapacidad de alcanzar metas de rendimiento, desobediencia, renuencia a usar dispositivos de seguridad, alcoholismo o drogadicción) y deshonestidad (robar, mentir a los supervisores). 5

Para poder ser más eficaz al disciplinar a los empleados podrá aplicar las siguientes ocho formas de comportamiento: • Responda inmediatamente. • Haga una advertencia. • Plantee el problema en términos específicos. • Permita que el empleado explique su situación. • Mantenga la discusión en un plano impersonal. • Sea consistente. • Aplique la disciplina en forma progresiva. • Llegue a un acuerdo para el cambio. • Entrevistas Las entrevistas se usan de modo casi universal como parte del proceso de selección de empleados. No muchos de nosotros hemos conseguido alguna vez un empleo sin tener que presentarnos a una o varias entrevistas. Las entrevistas pueden ser instrumentos de selección validos y fiables, pero tiene que estar estructuradas y bien organizadas. podrá ser un entrevistador eficaz si aplica las siete sugerencias siguientes cuando entreviste candidatos a puestos de trabajo: • Examine la descripción y la especificación del puesto de trabajo. • Prepare la serie de preguntas estructuradas que desea plantear a todos los solicitantes del puesto. • Antes de conocer a un candidato, revise su formulario de solicitud y currículum. • Inicie la entrevista tranquilizando al solicitante y exponiéndole un breve resumen de los temas a tratar. • Haga sus preguntas y escuche con atención las respuestas del candidato. • Cierre la entrevista informando al solicitante como continuara el proceso. • Redacte su evaluación del solicitante cuando la entrevista todavía este fresca en su memoria. • Administración de la Resistencia al Cambio Los gerentes desempeñan un rol importante en el cambio organizacional, es decir, actúan como agentes de cambio. Sin embargo, frecuentemente se percatan de que los empleados se resisten al cambio. El cambio representa ambigüedad e incertidumbre, o bien, una amenaza para el statu quo. ¿De que manera se puede administrar eficazmente esta resistencia al cambio? Para poder ser más eficaz al administrar la resistencia al cambio se pueden utilizar las siguientes sugerencias: • Evalué el clima para el cambio. • Elija un enfoque apropiado para administrar la resistencia al cambio. • Durante el tiempo en que el cambio sea implementado y después que este se lleve a cabo, comuníquese con los empleados para informarles que tipo de apoyo podrá usted proporcionarles. • Administración del Tiempo El tiempo es un recurso único que, si se desperdicia, nunca se podrá recuperar. Los gerentes que usan con eficacia su tiempo saben que actividades desean realizar, cual es el orden más conveniente para llevarlas a cabo y cuando desean terminar dichas actividades. La administración del tiempo es una forma personal de programar el tiempo de manera eficaz. La esencia de la administración del tiempo consiste en aprovechar este con la mayor eficacia. Para ser más eficaz en la administración de su tiempo puede utilizar las siguientes sugerencias: • Identifique sus objetivos. 6

• Asigne prioridades a sus objetivos. • Elabore una lista de las actividades que será preciso realizar para lograr sus objetivos. • Asigne prioridades a su lista de actividades por realizar. • Tutoría El tutor es una persona perteneciente a la organización, generalmente de mayor edad, con mas experiencia y de un nivel jerárquico mas alto, que patrocina o apoya a otro empleado (el protegido) que esta en una posición más baja en la organización. El tutor puede enseñar, guiar y alentar a su protegido. Algunas organizaciones han instituido programas formales de tutoría, pero aun en caso de que no existan en su organización, considere usted que la tutoría es un habilidad importante que le convendría desarrollar. podrá ser más efectivo como tutor de otra persona si aplica las seis sugerencias siguientes: • Comunique sinceridad y una actitud abierta hacia su protegido. • Aliente a su protegido a que actué con sinceridad y se comunique abiertamente. • Considere la relación con el protegido como una oportunidad de aprendizaje. • Dedique tiempo a su protegido para conocerlo. • Recuérdele a su protegido que nada puede sustituir el rendimiento eficaz en el trabajo. • Sepa reconocer el momento en que deberá dejarlo que siga por su cuenta. • Negociación La negociación es otra habilidad de relaciones personales que utilizan los gerentes. Por ejemplo, es posible que necesiten negociar los salarios de los nuevos empleados, concertar acuerdos con sus superiores, resolver diferencias con sus asociados o resolver conflictos con sus subordinados. La negociación es un proceso en el cual dos o más partes que tienen preferencias diferentes se obligan a tomar decisiones conjuntas y llegar a un acuerdo. podrá ser más eficaz como negociador si aplica estos seis comportamientos recomendables: • Investigue a su oponente. • Comience con una actitud abierta y positiva. • Confronte los problemas, no las personalidades. • Preste poca atención a las ofertas iniciales. • Haga énfasis en las soluciones sin perdedores. • Genere un clima de apertura y confianza. • El Suministro de Retroalimentación Pregunte a un gerente cual e la retroalimentación que proporciona a sus subordinados y podrá tener una respuesta autorizada. Si la retroalimentación es positiva, probablemente será suministrada con prontitud y entusiasmo. En cambio, la retroalimentación negativa se maneja generalmente en forma muy diferente. Como a la mayoría de nosotros, a los gerentes no les agrada dar malas noticias. Temen ofender o tener que lidiar con la actitud defensiva de quienes la reciben. El resultado es que, con frecuencia, la retroalimentación negativa es eludida, retrasada o deformada considerablemente. Sin embargo, es importante que los gerentes sepan proporcionar tanto la retroalimentación positiva como la negativa. podrá ser mas eficaz en el suministro de retroalimentación si aplica las seis sugerencias especificas siguientes: • Enfoque su atención en comportamientos específicos. • Mantenga la retroalimentación en un plano impersonal. • Mantenga la retroalimentación orientada hacia las metas. • Presente la retroalimentación en el momento oportuno. • Asegúrese de que la otra persona comprenda el mensaje. 7

• Dirija la retroalimentación negativa hacia los comportamientos que la persona pueda controlar. • Interpretación de la Cultura Organizacional La capacidad de interpretar la cultura de una organización puede ser una habilidad valiosa. Si usted busca un puesto de trabajo, deseara seleccionar un empleador cuya cultura sea compatible con sus valores personales y en la cual se sienta cómodo. Si es capaz de evaluar con precisión la cultura de sus posibles empleadores antes de decidirse aceptar un puesto de trabajo, podrá ahorrarse mucha ansiedad y reducir las posibilidades de que su decisión sea errónea. Asimismo, durante su carreta profesional tendrá que realizar, sin duda alguna, diferentes transacciones de negocios con numerosas organizaciones, ya sea que intente vender un producto o servicio, que negocio un contrato, que participe en la creación de una empresa colectiva o simplemente, que necesite definir quien controlara determinadas decisiones en una organización. La capacidad de evaluar la cultura de la otra organización. La capacidad de evaluar la cultura de la otra organización puede ser una ventaja indudable para realizar con éxito otras negociaciones. Usted podrá ser más eficaz al interpretar la cultura de una organización si pone en practica las siguientes formas de comportamiento: • Observe el entorno físico. • Tome nota de las personas con quienes se entreviste. • ¿Cómo describiría usted el estilo de las personas que ha conocido? • Examine el manual para el personal de la organización. • Haga preguntas a las personas con quienes se entreviste. • Reducción del Estrés Un ambiente dinámico y lleno de incertidumbre genera estrés en muchos empleados de las organizaciones de nuestros tiempos. Sin embargo, las causas del estrés no solo se encuentran en las cuestiones relacionadas con la organización, sino también en factores que se desarrollan en la vida personal de cada empleado. Aunque se ha descubierto que cierta dosis de estrés es importante para mantener los niveles óptimos de rendimiento, un grado excesivo de estrés puede ocasionar problemas físicos, conductuales y psicológicos. será más eficaz al reducir el estrés que conduce a resultados disfuncionales, si aplica las siguientes formas de comportamiento: • Asegúrese de saber cuales son los requisitos del puesto. • Examine la distribución de su espacio de trabajo. • Haga una pausa cuando se sienta abrumado. • Aplique las habilidades administrativas que le ayuden a ser un trabajador más productivo. • Comunique sus inquietudes a su supervisor. • Si usted es el gerente, manténgase alerta ante cualquier señal de que sus empleados estén siendo sometidos a un estrés excesivo. • Exploración del Ambiente Prever e interpretar los cambios que se producen en el ambiente es una habilidad importante que los gerentes necesitan. La información que se obtiene al explorar el ambiente puede emplearse para tomar decisiones y emprender la acción. Además, es preciso que los gerentes de todos los niveles de la organización sepan explorar el ambiente para obtener información importante y para detectar tendencias. Se podrá ser más eficaz en la exploración del ambiente si aplica las siguientes sugerencias: • Decida que tipo de información ambiental es importante para su trabajo. • Lea y vigile periódicamente las fuentes de información pertinentes. • Incorpore a sus decisiones y acciones la información obtenida de la exploración ambiental. 8

• Revise periódicamente sus actividades de exploración ambiental. • Aliente a sus subordinados a que se mantengan alerta ante cualquier información importante. • Establecimiento de Metas Los empleados deben comprender claramente lo que la firma trata de realizar. Además, los gerentes son responsables de lograrlo, para o cual deben ayudar a los empleados a establecer metas de trabajo. El establecimiento de metas es una habilidad que todo gerentes debe desarrollar. Usted podrá ser mas eficaz en el establecimiento de meta si aplica las ocho sugerencias siguientes: • Identifique las tareas de trabajo clave del empleado. • Establezca metas especificas que impliquen un reto para cada tarea clave. • Especifique las fechas en que se deberá lograr cada meta. • Permita la participación activa del empleado. • Asigne prioridades a sus metas. • Clasifique las metas según su dificultad e importancia. • Incluya mecanismos de retroalimentación para evaluar el avance hacia las metas. • Vincule las recompensas con el logro de metas. • Resolución Creativa de Problemas En un ambiente de negocios globalizado, en el cual los cambios son acelerados y salvajes, las organizaciones necesitan desesperadamente personas creativas. Por el carácter único y la variedad de los problemas que encaran, los gerentes tienen que ser capaces de resolverlos de manera creativa. La creatividad es un marco mental. Usted necesita expandir la capacidad de su mente, es decir, abrirla a nuevas ideas. Todo individuo tiene la capacidad de mejorar su propia creatividad, pero muchos ni siquiera intentan desarrollar esas capacidades. podrá ser más eficaz en la resolución creativa de problemas si aplica las 10 sugerencias siguientes: • Piense que usted es una persona creativa. • Preste atención a su intuición. • Aléjese de su zona de comodidad. • Decida que desea hacer. • Busque formas de abordar el problema • Busque la manera de hacer mejor las cosas. • Encuentre varias respuestas correctas. • Siéntase capaz de encontrar una solución factible. • Participe en tormentas de ideas con otras personas. • Convierta las ideas creativas en formas de acción.

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