INFORME No.40-21-10 SITUACIÒN FINANCIERA IMPRENTA DEPARTAMENTAL DEL VALLE DEL CAUCA

NATURALEZA JURÌDICA DE LA ENTIDAD La Imprenta Departamental del Valle del Cauca fue creada como un Establecimiento Público, del sector Descentralizado, mediante el Decreto No. 1309 de septiembre 29 de 1972, se desarrolla la Ordenanza No. 006 de 1971, ostenta Personería Jurídica, autonomía administrativa y presupuestal. La Imprenta Departamental del Valle del Cauca es una Empresa Industrial y Comercial del Estado del orden Departamental que tiene por objeto la elaboración de toda clase de impresos y publicaciones de todos los actos administrativos del Departamento del Valle, en nuestro Diario Oficial local denominado “Gaceta Departamental del Valle”, igualmente presta el mismo servicio a entes del sector público como del sector privado. ÔRGANOS DE DIRECCIÒN: a) La Junta Directiva b) La Gerencia General Esta Entidad A nivel contable está regida por las normas como son: Resolución 354 de 2007 Régimen de Contabilidad Pública y el plan General de Contabilidad Pública adoptado mediante Resolución 355 de 2007, Decreto 795 del 03 de mayo de 2002, a través del cual establecen normas sobre elaboración, conformación y ejecución de Presupuestos de las E.I.C.E y Las Resoluciones que por acuerdo fueron aprobadas por Junta Directiva, las que adicionan o reducen el Presupuesto General de Rentas e Ingresos, Gastos o apropiaciones de la Imprenta Departamental del Valle del Cauca para la vigencia fiscal 2011. La Información Financiera Contable, Pública y notas generales e informes, se realiza bajo las disposiciones de la Contaduría General de Nación y se presentan a través del Sistema Consolidador de Hacienda e Información Financiera Pública – CHIP. Con base en el análisis realizado a los Estados Financieros y algunos detalles que he logrado conocer durante el mes de permanencia en este cargo. Destacó la no existencia del empalme respectivo y documentación pertinente. Por lo anterior me permito realizar algunas apreciaciones de la situación económica del ente. 1.- Si bien es cierto la entidad cuenta con fortalezas que se reflejan en los Estados Financieros a 31 de diciembre de 2011, las cuales arrojan un superávit financiera y

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presupuestal por $354.669.053, que además de contar con maquinaria y equipo moderno se encuentra certificada por el ICONTEC con la norma ISO-9001 NCTGP1000-2004, también es cierto que situaciones como las que a continuación se exponen afectan considerablemente las finanzas de la Imprenta Departamental del Valle para la siguiente vigencia. No existe en su totalidad un sistema de información integral de la Dirección Financiera que integre los módulos de Contabilidad, Tesorería, Nómina, Inventarios y Almacén; presentándose dificultades de integración de datos generando re-procesos dentro del área de contabilidad, inventarios, mercadeo y producción. Como no existe un sistema de Costo, se viene empleando de forma manual una hoja electrónica donde se evalúa las Ordenes de Producción; lo que conlleva a no conocer el verdadero Costo del Producto Terminado, dificultando de esta manera fijar su precio de venta, efectuar el control sobre las operaciones y los productos, realizar proyecciones, planear o presentar información financiera que permita la toma adecuada de decisiones confiable, oportuna y transparente. Como se aprecia en los cuadros que a continuación se relacionan, el volumen de facturación y venta fue generado en los últimos 3 meses y más en el mes de diciembre de 2011; en donde el mes de diciembre de 2011 se vendió $807 millones de pesos, sobre el total de la venta $3.290.847.559 del año 2011, cifra está que representa un 24.53% del total de ventas durante el año. El ingreso por la excesiva facturación durante el mes de diciembre genera para la vigencia siguiente sobrecostos que afectan a la nueva administración, toda vez que la mano de obra es más costosa; afectando negativamente la situación financiera de la entidad los primeros 3 o 4 meses del año 2012. Ventas de Noviembre y Diciembre de 2012 Noviembre Ingresos Operacionales

Diciembre TOTAL A$O

Publicidad Gaceta Departamental Impresos Formatos Códigos y otros

99.022.868 231.011.214 2.546.210

Otros productos manufacturados

543.470

Devoluciones, rebajas y Descuentos

(180.000)

TOTAL

333.123.762

2.097.786.484 349.368.587 455.000.415 1.146.851.929 41.995.901 2.259.896 4.013.544 710.830 (15.469.746) (1.564.000) 3.290.847.559 807.339.728

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Los costos de ventas que se reflejan en la contabilidad para los meses relacionados en el cuadro anterior son:

Costo de ventas – Bienes producidos Impresos Publicaciones

Noviembre

Diciembre

Materia prima Materiales Generales

29.587.000 0 19792497

74.998.563 0 45.620.168

Sueldos y Salarios

29.944.163

32.739.209

Contribuciones efectivas

7.295.555

9.054.833

Aportes sobre la nómina

2.100.959

3.324.625

22.313.190

22.313.190

Depreciaciones y amortizaciones

TOTAL AÑO 310.472.397 1.771.741 197.405.564 352.145.615 80.438.248 18.749.599 266.235.784 (50.111.069)

Costos en proceso (transitorio)

1.177.107.879 TOTAL

80.186.967

188.050.588

Los gastos operacionales del año 2011fueron: Gastos de Administración – Bienes producidos Impresos Publicaciones

Noviembre

Diciembre

Sueldos y salarios Contribuciones imputadas

104.184.568 23.074.935

79.668.529 16.776.005

Contribuciones efectivas

10.367.061

7.283.155

Aportes sobre la nómina

2.699.371

4.465.185

26.417.349

26.505.148

Impuestos Contribuciones y Tasas

4.947.461

3.824.619

Depreciación propiedad planta y equipo

3.629.404

3.629.404

Generales

TOTAL

175.320.449 142.162.025

TOTAL AÑO 742.855.041 212.059.827 108.409.582 22.805.017 276.078.135 34.813.842 41.407.385 1.438.226.809

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1.- En el Inventario en Bienes Producidos En el Balance General al 31 de presenta una variación negativa de menos $35.715, pasando de $74.906 pesos a $39.191 pesos, lo que quiere decir que no quedaron productos para su entrega 2.- En el Inventario en materias primas sólo quedaron como saldo final al 31 de diciembre, según balance $17.827.682, como Insumos para producir lo facturado e ingresado en Diciembre 3.- El rubro 1517 Materiales para Producción de bienes quedó en cero, en el Balance para el año 2011. 4. La cuenta 1685 Depreciación acumulada, se requiere de un análisis más profundo para determinar su valuación real, ya que este afecta el saldo de activos fijos, utilidad y patrimonio. 5.- Productos en Proceso de la cuenta 1520 pasó del año 2010 de $66.542.980 a $128. 599.583, lo que significa que para sacar a producto terminado de debe ejecutar presupuesto del año 2012, viéndose afectado directamente el costo por las siguientes razones: 1.-Por el incremento salarial que por Ley la Imprenta Departamental hizo a los trabajadores a partir del 1º. de enero de 2012; teniendo en cuenta que hay una Convención Colectiva de Trabajo. 2.-La Seguridad Social de los 32 Trabajadores también se incremento de acuerdo al ajuste salarial realizado. 3.-Por los costos asumidos, que al final se han convertido en Gastos por trabajos que debieron ser entregados en diciembre, tales como Rendición de cuentas que solo fueron entregados en esta vigencia; cuando el cliente ya no los necesitaba, perdiendo así la entidad imagen, costo de oportunidad y el costo adicional porque los clientes se van. 4.- El desgaste de las máquinas por la producción de los bienes vendidos y facturados en diciembre hasta llegar a producto terminado. 5.- El riesgo de tener el producto en proceso en las condiciones de humedad que se tiene en la planta donde actualmente se manufactura los productos que se producen en la Imprenta Departamental del Valle del Cauca. Costos de capacitación, instalación y reubicación de equipos.

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El tiempo que se dejo de producir por la entrega de la maquina dada de baja como parte de pago de la nueva máquina. El costo de la Capacitación para poner a producir la nueva máquina ófset. Mayor valor a pagar por impuestos de Renta, IVA, Industria y Comercio. 6.- Durante el mes de enero del año 2012, se ejecutaron gastos de operación que ascendieron a los $87.000.000, del presupuesto de esta vigencia para entregar a los clientes parte de lo facturado en diciembre de 2012.Como se precisó en el punto 5. INVERSIONES 1.- En cuanto a las inversiones que tiene la Imprenta Departamental del Valle en la SOCIEDAD DE ECONOMIA MIXTA CAVASA, durante el año 2011, según presenta el balance se presentó una pérdida para la Imprenta Departamental del Valle, por la suma de $175.143.629, en cuanto a su valorización; pasando de $1.791.221.950 a $1.616.078.321, situación esta que debió ser revisada por la administración anterior y que hoy de inmediato hay que entrar a revisar, ya que por la ubicación de Cavasa y los factores externos como el clima, las tasas de interés, la situación política del Valle del Cauca, la situación de la empresa; estamos en una economía en crecimiento, las tasas de interés afecta a las acciones en primer lugar porque encarece los costos de financiamiento, afectando de esta manera las ganancias y en segundo lugar porque el aumento de las tasas implica un menor flujo de dinero hacia el mercado bursátil. Que sin conocer a profundidad la negociación de la nueva Máquina de Impresión Offset, para lo que se adquirió un empréstito de $900.000.000 con el INSTITUTO FINANCIERO PARA EL DESARROLLO DEL VALLE DEL CAUCA- INFIVALLE a un interés mensual del DTF+3%, sumado a ello la pérdida de la diferencia en costo histórico de la máquina entregada por valor de $76.408.888 (datos del Balance), y el tiempo que se dejo de producir por la entrega de la máquina y el poner a producir la nueva. EN MATERIA DE IMPUESTOS El tener un mayor valor en activos (renta presuntiva), un mayor valor de ingresos, me refleja una mayor utilidad que a la vez me lleva a pagar mayores impuestos que para el año 2011, la Imprenta Departamental del Valle no provisiono ni un solo peso para pago de impuestos en el 2012 de la actividad generada durante el año 2011, cuando según el Estado de Actividad Financiera, Económica, social y Ambiental Comparativo en el año 2010 ejecutaron $163.402.000, con menores ingresos, menores gastos operacionales, teniendo una variación del ciento por ciento (100%). Se muestra a continuación las variaciones de ingresos, Costos y Gastos entre el año 2010 y 2011.

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2011 3.160.440.909 INGRESOS OPERACIONALES COSTO DE VENTA DE BIENES GASTOS OPERACIONALES EXCEDENTE OPERACIONAL

2010 2.749.689.744 1.019.014.486 1.285.988.509

1.177.107.881 1.438.226.809 545.106.219

444.686.749

VARIACION 410.751.165 158.093.395 152. 238.300 100.419.470

A nivel presupuestal no se dejó los recursos que apalancaran el pago de los impuestos que se causaron por los ingresos producidos en venta de bienes durante el año 2011 y que sólo se consolidan su pago en el año 2012 cuando se realiza la declaración de Renta y a su vez paga; por lo tanto es otro gasto en el que esta administración incurre, tampoco se dejo presupuestado el total de lo que corresponde al pago de Seguridad social correspondiente al mes de diciembre que debió haber sido $19.496.526 y solo dejaron presupuestado $12.324.218, por este concepto; presentándose así un Déficit presupuestal. A continuación se muestra lo que quedo apalancado en la Tesorería para de impuestos. CUENTA

VALOR

ACREEDORES RETENCION EN LA FUENTE E IMPUESTO DE TIMBRE IMP CONTRIBUCIONES Y TASAS POR PAGAR IMPUESTO AL VALOR AGREGADO IVA AVANCES Y ANTICIPOS RECIBIDOS

$25.108.000

TOTAL CUENTAS POR PAGAR

$305.014.770

$166.296.009 $96.792.418 $14.649.719 $2.168.624

De acuerdo a los análisis realizados y a conversaciones sostenidas con el profesional de Tesorería se presume que no hubo conciliación Presupuesto – Tesorería y Contabilidad, ya que se presentan cifras que difieren una de otras entre Contabilidad y Presupuesto. Como es el Caso del Resultado de Tesorería: Caja Bancos Menos Reservas de Caja Menos Recaudos de terceros Menos anticipos y avances recibidos Menos Descuentos de nómina x SSSS Dic/11

$774.250.877 ( 21.922.298) (371.803.989) ( 2.168.624) ( 5.611.474)

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----------------------( $372.744.493)

Saldo

GRUPO 22 – OPERACIONES DE CRÈDITO PÙBLICO Y FINANCIAMIENTO Cuenta 2208, Corresponde a crédito otorgado por Infivalle, por valor de $900.000.000 pesos valor que en el balance general se ve disminuido por el pago de la primera cuota por el monto de $16.071.429, esta cifra incrementa las obligaciones del pasivo en el año 2011, crédito otorgado para cubrir la compra de maquinaria y equipo suministrado en la planta de producción. En el pasivo La cuenta de Operaciones de crédito público interno, quedo como cuenta por pagar al 31 de diciembre de 2011, por la cantidad de $883.928.571, proyectada hasta el 16 de julio de 2016. Los pasivos estimados en los Estados Financieros con corte al 31 de diciembre de 2011 equivalen a $532.436.319 pesos, porción no corriente, equivalente al 27.71% del total del Pasivo, los cuales están representados en provisiones causadas para Bonos Pensiónales. Cuenta que hay que reclasificar para el año 2012, llevando de los $883.928.571 lo correspondiente a corto plazo (1 año), como pasivo corriente y el saldo se debe llevar a pasivo no corriente (largo plazo). CUENTAS DE ORDEN

Y CONTINGENCIAS

81 CUENTAS DE ORDEN DEUDORAS –83-89 DEUDORAS DE CONTROL/DEUDORAS POR EL CONTRARIO (CR) y CUENTAS DE ORDEN ACREEDORAS En los Estados financieros presentados con corte al 31 de diciembre de 2011, no presentan cuentas de orden de ninguna naturaleza, situación esta que afecta directamente la situación financiera, económica, social y ambiental de la entidad contable que estamos certificando por responsabilidad de rendir al recibir la administración, más no por participar en la elaboración y construcción de los mismos. En este grupo se encuentran cuentas de orden y contingentes que a futuro pueden afectar de manera circunstancial la situación financiera del ente público; como es el caso del Pasivo Pensional que en la actualidad cuenta la Imprenta con una nómina de 12 trabajadores jubilados, el empréstito otorgado por el Instituto Financiero Para el Desarrollo del Valle del Cauca – Infivalle, por la cantidad de $900.000.000, adquirida

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durante el año 2011, el control de bienes inservibles o destruidos total o parcialmente que también se deben llevar a cuentas de orden deudoras, debitando la cuenta 831510Propiedad Planta y Equipo de la cuenta 8315 ACTIVOS RETIRADOS y acreditando la subcuenta 891506- ACTIVOS RETIRADOS como es el caso de la máquina que se entrego en parte de pago en la compra de otra.

METODOS DE DEPRECIACION Y AMORTIZACION Y REVISION DE LA VIDA UTIL DE LOS ACTIVOS DEPRECIABLES.

Lo anterior considerando los beneficios económicos futuros o el potencial de servicio del activo, como es el caso de la vida útil de Maquinaria y Equipo que se viene depreciando a 10 años y la misma CGN brinda la posibilidad de poder proyectar estos activos a 15 años, teniendo en cuenta políticas de mantenimiento, reparaciones, avances tecnológicos, en general, es tema de revisión total el grupo de Propiedad Planta y Equipo. A NIVEL PRESUPUESTAL

RESUMEN EJECUCION PRESUPUESTAL DE GASTOS DEL AÑO 2011 GASTOS DE PERSONAL GASTOS DE REPRESENTACION BONIFICACIONES VACACIONES HORAS EXTRAS AUXILIO TRANSPORTE PRIMA DE SERVICIOS PRIMA DE VACACIONES PRIMA DE NAVIDAD INDEMNIZACION VACACIONES TOTAL NOMINAS

PRODUCCION ADMINISTRATIVO 238,154,283 295,778,862 100,000,000 11,810,528 27,617,216 21,538,197 16,025,294 16,595,522 6,013,486 4,556,834 20,104,713 37,588,163 10,000,000 15,397,026 19,260,585 44,111,486 754774 9,992,993 344,232,088 551,067,874

SERVICIOS PERSONALES IND. HONORARIOS REMUNERACION S.TECNICOS

43,661,700 43,661,700

105,154,535 94,947,835 10,206,700

CONTRIB.INHER.A NOMINA APORTES SALUD APORTES PENSION

75,191,451 20,310,618 27,066,641

131,807,778 39,023,977 42,991,332

TOTAL 533,933,145 100,000,000 39,427,744 37,563,491 16,595,522 10,570,320 57,692,876 25,397,026 63,372,071 10,747,767 895,299,962 148,816,235 94,947,835 53,868,400 206,999,229 59,334,595 70,057,973

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CAJA DE COMPENSACION RIESGOS PROFESIONALES ICBF SENA TOTAL GASTOS PERSONAL

11,799,131 4,422,466 6,955,557 4,637,038

19,055,649 3,825,350 16,661,733 10,249,737

30,854,780 8,247,816 23,617,290 14,886,775

463,085,239

788,030,187

1,251,115,426

Del total de Gastos de nómina y personal; para Producción, por este mismo concepto desde el punto de vista presupuestal los $463.085.239 representa el 10.87%, del total de la Ejecución de Gastos ($4.261.608.732) y en la parte Administrativa los $788.030.187, representa el 18.49%, para un porcentaje total en Gastos de nómina del 29.36%. GASTOS GENERALES IMPUESTOS Y CONTRIBUCIONES IMPUESTO INDUSTRIA Y COMER IMPUESTO VEHICULO AUTOMOTOR GRAVAMEN A LOS MVTOS FROS. OTROS IMPTOS Y CONTRIBUC TOTAL IMPUESTOS COMPRA DE EQUIPO MATERIALES Y SUMINISTROS MANTENIMIENTO

-

10,041,150

10,041,150

-

444,250 16,838,380 203,873,850 231,197,630

444,250 16,838,380 203,873,850 231,197,630

313,084 37,170,283 6,502,850

313,084 37,170,283 49,728,525

43,225,675

COMUNICACIONES Y TRANSPORTE

1,359,743

1,334,026 2,693,769

IMPRESOS Y PUBLICACIONES SERVICIOS PUBLICOS SEGUROS

3,858,593

4,774,892 4,774,892 6,721,336 16,369,076

VIATICOS Y GASTOS DE VIAJE CAPACITACION.BIENESTAR SOCIAL Y ESTIMULOS CUOTA DE FISCALIZACION OTROS GASTOS GASTOS FINANCIEROS SUB TOTAL GASTOS GENERALES

10,579,929 16,369,076

1,953,222 1,953,222 18,335,886 -

66,779,897 66,779,897

33,168,644

51,504,530

4,977,000 4,977,000 20,994,188

20,994,188

4041924 4,041,924 138,320,525 205,100,422 369,518,155 436,298,052

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TRANSFERENCIAS CTES PENSIONES Y JUBILACION CESANTIAS BONOS PENSIONALES INTERESES A LA CESANTIAS TOTAL TRANSFERENCIAS GRAN TOTAL GASTOS GENERALES

131,081,677 69,994,423 17,987,197

131,081,677 69,994,423 17,987,197

-

66,779,897

7,923,664 7,923,664 226,986,961 226,986,961 596,505,116 663,285,013

GASTOS DE COMERCIALIZACION Y PRODUCCION

-

DE PROMOCION Y VENTAS

17,074,410

0 17,074,410

COMISIONES POR VENTAS

410,250

0 410,250

MATERIA PRIMA

316,961,290

0 316,961,290

SELECCIÓN DE COLOR Y PLASTIFICA

213,010

0 213,010

OTROS GASTOS DE PRODUCCION

173,602,242

0 173,602,242

TOTAL GASTOS COMER Y PROD.

508,261,202

0 508,261,202

DEUDA PUBLICA INTERNA

22,390,179

22,390,179

TOTAL EJECUTADO

1,060,516,517 1,384,535,303

2,445,051,820

INVERSIONES EN INDUSTRIA Y COM

1,794,634,614

TOTAL EJECUTADO Y PAGADO EN EL PERIODO RESERVAS CUENTAS POR PAGAR GASTOS DE PERSONAL

4,239,686,434

TOTAL EJECUTADO

4,261,608,732

21,922,298

CONCLUSIONES

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De acuerdo a los puntos anteriormente expuestos me permito concluir con los siguientes puntos: 1.-Se requiere de un análisis actuarial del pasivo Pensional, 2.-Se requiere de un estudio de la propiedad planta y equipo, y un inventario a fin de conocer el estado real de los bienes que conforman este grupo en la contabilidad. 3.-Revisar la estructura de gestión administrativa y financiera de la institución. 4.-Se requiere de un estudio de costos que permita la integridad de la información financiera y presupuestal, procesos, calidad y que genera cadena de valor, donde se involucre la parte que corresponde como costo del personal administrativo a los gastos operaciones, de esta manera medir el impacto real en la producción. 5.-Se requiere de un estudio para la implementación de las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF), las Normas Internacionales de Contabilidad-(NIC). El objetivo de la administración es asumir los retos propuestos por la nueva reglamentación (decreto 019 de enero de 2012 - ley anti tramites) y las existentes en el mercado para ser reconocida como la mejor imprenta del sur occidente colombiano, con un compromiso conjunto del Gobierno, con el Sector Industrial y Empresarial, para alcanzar los Estándares reconocidos, que a su vez le aporten competitividad al mercado Colombiano.

STELLA GUERRERO HERREÑO Directora Financiera Imprenta Departamental Del Valle Elaboró y Proyecto: Stella Guerrero Herreño Marzo 20 de 2012 Original firmado

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